THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY GS – GROUP JSC 2.1. Thực trạng kế toán thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty GS – GROUP JSC 2.1.1. Thủ tục chứng từ Chứng từ sử dụng: Đối với nghiệp vụ mua hàng và thanh toán cho nhà cung cấp trong nước. - Các chứng từ về mua hàng: hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường, vận đơn, biên bản giao nhận tài sản, biên bản kiểm nghiệm hàng hóa, phiếu nhập kho. - Các chứng từ về thanh toán: giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi… Hợp đồng kinh tế: là hợp đồng do 2 bên mua và bên bán tiến hành lập và ký kết để xác định quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Trong hợp đồng sẽ quy định rõ số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị hợp đồng,thời hạn thực hiện hợp đồng, phương thức giao nhận, bảo hành, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán, địa điểm thanh toán và những vấn đề có liên quan. Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng thông thường: đây là hóa đơn do bên bán (bên bán là nhà cung cấp Việt Nam) phát hành đây là bằng chứng chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là cơ sở cho kế toán nhập số liệu vào máy vi tính và lên các bảng kê thuế đầu vào. 1 Phan ThÞ H¬ng Biểu 2-1 : Hóa đơn giá trị gia tăng HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT - 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG AA/2009T Liên 2: Giao cho khách hàng 2350 Ngày 03 tháng 12 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH SX TM DV Trọng Tín Địa chỉ: 649/36/13 Điện Biên Phủ P.25 MST: 0303990395 Họ và tên người mua: Nguyễn Văn Tuấn Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư Địa chỉ: Số 2 lô F1 khu ĐTM Đại Kim Hà Nội Số tài khoản: 0011000644465 Hình thức thanh toán: TM/CK MST: 0101430351 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị Số Đơn giá Thành tiềntính lượng A B C 1 2 3=1X2 1 Giấy in mã vạch 70x30x150 Cuộn 200 165,000 33,000,000 Cộng tiền hàng: 33,000,000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 1,650,000 Tổng cộng tiền thanh toán 34,650,000 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi tư triệu sáu trăm năm mươi nghìn đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) 2 Phan ThÞ H¬ng Giấy đề nghị nhập hàng mua: đây là văn bản được lập bởi cán bộ phòng kinh doanh, khi có nhu cầu về hàng hóa cán bộ phòng kinh doanh sẽ tiến hành lập yêu cầu mua hàng , yêu cầu mua hàng phải có chữ ký của người lập, xác nhận của trưởng phòng kinh doanh. Trên giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ tên của người yêu cầu, tên hàng, số lượng hàng, giá của từng mặt hàng, lý do nhập hàng… Biểu 2-2 : Phiếu yêu cầu mua hàng CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ PHIẾU YÊU CẦU MUA HÀNG Họ và tên người yêu cẩu : Nguyễn Văn Nam Bộ phận : Phòng kinh doanh Lý do yêu cầu : Mua để cung cấp cho đơn đặt hàng số 234/ĐĐH Thời gian cần sử dụng : 04/12/2009 Chi tiết hàng hóa: STT Tên hàng hóa Mã hàng Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi ch ú 1 Giấy in mã vạch 70x30x150 70x30x150 Cuộn 200 165000 33,000,000 Người duyệt Ngày 01 tháng 12 năm 2009 (ký và ghi rõ họ tên) Người lập (ký và ghi rõ họ tên) (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) Hóa đơn vận chuyển: là loại hóa đơn do đơn vị vận chuyển hàng hóa giao cho Công ty khi phát sinh nghiệp vụ vận chuyển hàng hóa. Hóa đơn vận chuyển có thể là hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường. Phiếu nhập kho: do phòng kinh doanh lập thành 2 liên, liên 1 lưu tại kho nơi lập phiếu, liên 2 thủ kho ghi thẻ kho và chuyển lên phòng kế toán để 3 Phan ThÞ H¬ng ghi sổ kế toán. Phiếu nhập kho nhằm xác định số lượng vật tư, hàng hóa nhập kho, làm căn cứ ghi thẻ kho, xác định trách nhiệm của những người có liên quan và ghi sổ kế toán. Trên phiếu nhập kho có đầy đủ các thông tin về nhà cung cấp, tên kho, tên hợp đồng, tên quy cách hàng hóa, mã hàng, đơn vị tính, số lượng đơn giá… 4 Phan ThÞ H¬ng Biểu 2-3 : Phiếu nhập kho Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư Số: 00239 Nợ: Có: PHIẾU NHẬP KHO Ngày:03/12/2009 Họ và tên người giao hàng:Công ty TNHH SX TM DV Trọng Tín Địa chỉ:649/36/13 Điện Biên Phủ P.25 Theo hợp đồng: Nhập tại kho: HCM01 Diễn giải: Nhập giấy in mã vạch STT Tên quy cách hàng hóa Mã hàng ĐVT Loại tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Giấy 70x30x150 mét 70x30x15 0 Cuộn VNĐ 200 165,000 33,000,00 0 2 Cộng 200 165,000 33,000,00 0 Tổng số tiền (bằng chữ): Ba mươi ba triệu đồng Người lập Phụ trách Kế toán Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị bộ phận trưởng (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) 5 Phan ThÞ H¬ng Biên bản giao nhân tài sản cố định: được lập khi phát sinh nghiệp vụ giao nhận TSCĐ biên bản này được lập thành 2 bản trong đó mỗi bên (bên giao và bên nhận) giữ một bản, biên bản này là căn cứ để giao nhận TSCĐ và kế toán ghi sổ (thẻ) TSCĐ. Giấy đề nghị tạm ứng: do người có nhu cầu xin tạm ứng viết sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến để ban giám đốc duyệt chi. Căn cứ vào quyết định duyệt chi của ban giám đốc kế toán tổng hợp tiến hành lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng chuyển cho thủ quỹ để tiến hành xuất quỹ. Biểu 2-4 : Giấy đề nghị tạm ứng CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ VPGD: Số 2 - Lô F1 - Khu ĐTM Đại Kim - Hoàng Mai - Hà Nội GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG (Ngày 02 tháng 12 năm 2009) Kính gửi : Giám đốc Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư Tên tôi là : Nguyễn Văn Tuấn Bộ phận : Phòng kinh doanh Số tiền xin tạm ứng : 10.000.000 đồng Viết bằng chữ : Mười triệu đồng Lý do tạm ứng : Mua hàng của Công ty TNHH SX TM DV Trọng Tín cung cấp cho đơn đặt hàng của khách hàng Thời hạn thanh toán : Ngày 03/12/2009 Giám đốc Công ty (Ký và ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký và ghi rõ họ tên) Người đề nghị tạm ứng (Ký và ghi rõ họ tên) (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) 6 Phan ThÞ H¬ng Giấy thanh toán tiền tạm ứng: do người được cấp tạm ứng lập, là bản liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng, và các khoản chi có liên quan của người nhận tạm ứng, đây là căn cứ vào sổ kế toán và thanh toán tiền tạm ứng. Biểu 2-5 : Giấy thanh toán tiền tạm ứng GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG Ngày 04 tháng12 năm2009 Số:0201 Nợ:3311 Có:1411 Họ và tên người thanh toán: Nguyễn Văn Tuấn Bộ phận: Phòng kinh doanh Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây Diễn giải Số tiền A 1 I. Số tiền tạm ứng 1. Số tạm ứng đợt trước chưa chi hết 0 2. Số tạm ứng kỳ này -Phiếu chi số…1350 ngày…02/12………. 10,000,000 -Phiếu chi số…… ngày………. - II. Số tiền đã chi 1. Chứng từ số…002350 ngày 03/12 10,000,000 III. Chênh lệch 1. Số tạm ứng không chi hết 2. Chi quá số tạm ứng 0 Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Người đề nghị thanh toán (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) 7 Phan ThÞ H¬ng Phiếu chi: do kế toán tổng hợp lập, có đầy đủ chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng và thủ quỹ, người nhận tiền và người lập phiếu. phiếu chi được lập thành 2 liên, một liên được lưu tại nơi lập phiếu, liên còn lại thủ quỹ dùng ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán. Giấy báo nợ: phát sinh khi Công ty thanh toán các khoản nợ bằng tiền gửi ngân hàng, ngân hàng sẽ phát hành giấy báo nợ và gửi giấy báo này về Công ty để thông báo nghiệp vụ giảm tiền gửi tại ngân hàng Ủy nhiệm chi: do kế toán tổng hợp lập, có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị, ủy nhiệm chi được gửi tới ngân hàng để ngân hàng căn cứ vào chi tiền theo sự ủy nhiệm của Công ty. Ủy nhiệm chi được lập thành 4 liên, sau khi tiến hành chi tiền theo yêu cầu của Công ty, ngân hàng gửi lại cho Công ty 1 liên cùng giấy báo nợ. Đây là căn cứ để kế toán ghi sổ. Biểu 2-6 : Ủy nhiệm chi ỦY NHIỆM CHI. PAYMENT ORDER Mã số: H8-16/NH Ngày 15/12/2009 Số: 125 Ghi nợ TK Số tiền: TK:0011000644465 Bằng số:24,630,000 Tên TK: Công ty cổ phần tập đoàn phát triển công nghệ và đầu tư Bằng chữ: hai mươi tư triệu sáu trăm ba mươi nghìn đồng Tại ngân hàng VietComBank Nội dung: Thanh toán tiền hàngGhi có TK TK:0001145678956 Tên TK:Công ty TNHH SX TM DV Trọng Tín Kế toán trưởng Chủ TK Tại ngân hàng BIDV (ký) (ký và đóng dấu) Dành cho ngân hàng: Thanh toán viên Kiểm soát Giám đốc (ký) (ký) (ký) 8 Phan ThÞ H¬ng (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) Đối với quá trình mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài. - Hợp đồng nhập khẩu với nhà cung cấp nước ngoài - Hóa đơn thương mại - Vận đơn đường biển, đường không… - Hóa đơn bảo hiểm Một số chứng từ khác như: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa… - Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu - Yêu cầu mua hàng (order corfimation) + Chứng từ thanh toán với nhà cung cấp bao gồm: - Yêu cầu mở thư tín dụng (thanh toán bằng L/C) - Lệnh chuyển tiền - Giấy báo nợ của ngân hàng Hợp đồng nhập khẩu hàng hóa: tương tự như hợp đồng thương mại đối với nhà cung cấp trong nước. Hợp đồng quy định quyền và nghĩa vụ của hai bên trong việc kinh doanh hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu, tuy nhiên vì có yếu tố nước ngoài nên các khoản mục rất chi tiết và quy định cụ thể luật pháp áp dụng khi có tranh chấp xẩy ra. Comerical invoice: hóa đơn này do nhà cung cấp nước ngoài phát hành. Hóa đơn là căn cứ xác định sự tồn tại của nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thể hiện nghĩa vụ thanh toán của Công ty với nhà cung cấp. Hóa đơn vận chuyển: là hóa đơn do đơn vị vận chuyển lập, có thể đơn vị vận chuyển đường biển hoặc đường không. Đây là căn cứ để xác định chi phí vận chuyển hàng từ nước ngoài về. Công ty có trách nhiệm trả toàn bộ chi 9 Phan ThÞ H¬ng phí này cho Công ty vận tải. Tuy nhiên tùy từng điều kiện thanh toán mà chứng từ này có tồn tại hay không ví dụ khi điều khoản thanh toán là CIF thì không phát sinh chứng từ vận chuyển, khoản này do nhà cung cấp chi trả. Hóa đơn bảo hiểm: Là hóa đơn do Công ty bảo hiểm lập. Hóa đơn này là căn cứ xác định phí bảo hiểm mà Công ty phải trả. Tương tự như vận đơn tùy từng điều khoản thanh toán mà khoản chứng từ này có phát sinh hay không. Biều 2-7 : Hóa đơn bảo hiểm HÓA ĐƠN THU PHÍ BẢO HIỂM (GTGT) (Invoice for insuarance fee) TỔNG CÔNG TY BẢO VIỆT VIỆT NAM Ký hiệu: BG/2009T CÔNG TY BẢO VIỆT HÀ NỘI Số: 0002088 Địa chỉ: 15 Trần Khánh Dư, MST: 0101527385 - 009 Quận Hoàn Kiếm, Tp Hà Nội Số tài khoản: Đại diện người mua (Representative of the buyer): Đơn vị (Enterprise): Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư Địa chỉ (Address): Số 2 Lô F1 khu ĐTM Đại Kim Hà Nội Số tài khoản (Number of account): Tại (In the bank): Mã số thuế (Code of VAT): Hình thức thanh toán (Mode of payment): Số thứ tự Loại hình bảo hiểm Số tiền phí bảo hiểm Giấy chứng nhận (Hợp đồng, Đơn) Bảo hiểm Số….ngày…/ …/20…. (No) (Class of insurance) (Amount of premium) (Reference number and date of insurance certificate) Đồng Việt Nam Ngoại tệ 10 Phan ThÞ H¬ng [...]... ngân hàng, ngân hàng phát hành giấy báo nợ gửi về Công ty để thông báo số tiền trong tài khoản của Công ty đã bị giảm đi Đây là căn cứ để kế toán ghi giảm khoản phải trả nhà cung cấp 2.1.2 Kế toán chi tiết thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty GS – GROUP JSC Sổ sách sử dụng Sổ chi tiết Sổ chi tiết thanh toán với người bán: Sổ này được dùng để theo dõi tình - hình thanh toán với nhà cung cấp và được... tượng thanh toán Sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với nhà cung cấp: sổ này dùng để theo - dõi tổng hợp tình hình thanh toán với nhà cung cấp Sổ tổng hơp: Sổ Nhật ký chung, sổ Cái TK 331… Trình tự hạch toán Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Acounting 2004, quy trình hạch toán qua phần mềm kế toán như sau: 12 Phan ThÞ H¬ng Sơ đồ 2-1 Sơ đồ hạch toán phần hành thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty GS. .. Công ty xác nhận sau khi được xác nhận ngân hàng gửi giấy báo Nợ tới Công ty thể hiện số tiền đã được chuyển vào L/C Khi nghiệp vụ mua bán hàng hóa kết thúc nhà cung cấp gửi bộ chứng từ thanh toán vào ngân hàng và đề nghị thanh toán Ngân hàng tiến hành thanh toán và gửi giấy báo nợ về Công ty để thông báo việc thanh toán đã được thực hiện, việc lập yêu cầu mở thư tín dụng, hạch toán về tiền do kế toán. .. Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) 19 … 2.1.3 Kế toán tổng hơp thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty GS – GROUP JSC 2.1.3.1 Tài khoản sử dụng: Để theo dõi tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp hàng hóa , tài sản cố định, dịch vụ Công ty sử dụng tài khoản 331 “phải trả nhà cung cấp Tài khoản này được mở chi tiết cho từng đối tượng thanh toán tuy nhiên công ty không mở chi tiết... Phát triển Công nghệ và Đầu tư) 22 Phan ThÞ H¬ng 2.2 .Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng tại Công ty GS – GROUP JSC 2.2.1 Thủ tục chứng từ Công ty hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng hàng ngày khi có nghiệp vụ phát sinh Từ các chứng từ có liên quan kế toán nhập số liệu vào máy vi tính, phần mềm kế toán sẽ tự động lên các sổ sách báo cáo thích hợp Công ty mở sổ chi... bán lô hàng với tổng giá trị chưa có thuế là 90,000,000 đồng cho Công ty TNHH TM và XNK Viettel thuế GTGT 10% Hàng đã chuyển cho khách hàng và khách hàng thanh toán 10.000.000 đồng bằng tiền mặt Số còn lại được thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng sau 15 ngày Tuy nhiên đến ngày 20/12/2009 khách hàng đã thanh toán tiền Công ty tiến hành chiếu khấu thanh toán 0.5% tổng giá trị thanh toán cho khách hàng bằng... liệu được nhập vào máy vi tính phần mềm kế toán sẽ tự động lên các sổ chi tiết và sổ tổng hợp chi tiết 2.2.2 Kế toán chi tiết thanh toán với khách hàng tại Công ty GS – GROUP JSC Trình tự hạch toán: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán cập nhật thông tin vào phần cập nhật hóa đơn bán hàng trong phần mềm Các thông tin mà kế toán nhập vào máy bao gồm: - Tài khoản: 131 - Mã số khách hàng - Ngày nhập... tổng hợp thực hiện Lệnh chuyển tiền: chứng từ này do Công ty lập gửi tới ngân hàng yêu cầu thanh toán bằng chuyển khoản cho nhà cung cấp nước ngoài Khi thực hiện xong ngân hàng gửi giấy báo Nợ tới Công ty thông báo nghiệp vụ thanh 11 Phan ThÞ H¬ng toán đã thực hiện, số tiền trong tài khoản của Công ty đã được chuyển cho nhà cung cấp Giấy báo nợ: phát sinh khi có nghiệp vụ thanh toán cho nhà cung cấp qua... Khi xuất bán hàng cho khách hàng kế toán lập hóa đơn GTGT như biểu 2-13 giao cho khách hàng, thủ kho lập phiếu xuất kho như biểu 2-16 để xuất hàng cho khách hàng - Khi khách hàng thanh toán tiền mặt kế toán tổng hợp lập phiếu thu, thủ quỹ căn cứ phiếu thu để nhập quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ - Ngày 20/12 Công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng thông báo số tiền khách hàng thanh toán Công ty tiến hành... bán hàng: Là hợp đồng được ký kết giữa Công ty và khách hàng Trong hợp đồng quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của các bên Hợp đồng quy định rõ về mặt hàng, số lượng, chất lượng của hàng hóa, hình thức và thời hạn thanh toán và các điều khoản có liên quan Trường hợp khách hàng mua hợp đồng với giá trị nhỏ hợp đồng bán hàng không được lập, Công ty dựa vào chứng từ yêu cầu mua hàng của khách hàng để thực . THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY GS – GROUP JSC 2.1. Thực trạng kế toán thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty. bán hàng hóa kết thúc nhà cung cấp gửi bộ chứng từ thanh toán vào ngân hàng và đề nghị thanh toán. Ngân hàng tiến hành thanh toán và gửi giấy báo nợ về Công