1 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT, XUẤT NHẬP KHẨU VÀ XÂY DỰNG HÀ NỘI 2.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Sản xuất, Xuất nhập khẩu và Xây dựng Hà Nội Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Sản xuất, Xuất nhập khẩu và Xây dựng Hà Nội Tên giao dịch bằng tiếng Anh: MIMEXCONS Trụ sở giao dịch: số 389 Kim Ngưu, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. Mã số thuế: 0100520468 Điện thoại: 04.6366689 Fax: 04.8211874 Công ty Cổ phần Sản xuất, Xuất nhập khẩu và Xây dựng Hà Nội tiền thân là Công ty Sản xuất, Dịch vụ xuất nhập khẩu và Xây dựng, được thành lập theo giấy phép thành lập Công ty số 3367 GP/TLDN ngày 13/01/1998 của UBND thành phố Hà Nội và giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 054022 ngày 20/01/1998 do Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp. Công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội là một doanh nghiệp có tư cách pháp nhân đầy đủ, hạch toán độc lập, có con dấu và tài khoản riêng. Từ ngày đầu thành lập, trụ sở chính của Công ty được đặt tại số 1A Phố Vọng, đồng thời công ty có hai trung tâm trực thuộc, cụ thể: Trung tâm điện tử và thiết bị viễn thông Địa chỉ: 1A Phố Huế Trung tâm điện lạnh Địa chỉ: 5C Quang Trung 1 1 2 Sau ba năm đi vào hoạt động, Công ty đã có những biến chuyển đáng kể, các chủng loại mặt hàng sản xuất, kinh doanh đã tăng so với trước. Bên cạnh đó, do nhu cầu của thị trường ngày càng mở rộng, đồng thời công ty đã thiết lập được một mạng lưới rộng khắp, do đó từ đầu năm 2001 Công ty đã chuyển trụ sở chính về số 22 Lê Đại Hành, Quận Hai Ba Trưng, Hà Nội và mở rộng them các trung tâm cửa hàng trực thuộc bao gồm:  Cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm máy điều hòa nhiệt độ Địa chỉ: 198 Tôn Đức Thắng, Đống Đa, Hà Nội.  Trung tâm sửa chữa và dịch vụ bảo hành các sản phẩm điện tử, tin học văn phòng Địa chỉ: 51A Đại Cồ Việt, hai Bà Trưng, Hà Nội.  Trung tâm điện tử và thiết bị viễn thông Địa chỉ: 24 Nguyễn Du, Hai Bà Trưng, Hà Nội.  Trung tâm máy tính thiết bị văn phòng và viễn thông Địa chỉ: 480 Phan Bội Châu, Hoàn Kiếm, Hà Nội  Cửa hàng bán vật liệu xây dựng Địa chỉ: 1A PhốVọng, Hai Bà Trưng, Hà Nội Cùng với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế cả nước, Công ty cũng liên tục mở rộng quy mô sản xuất và thị trường kinh doanh của mình, năm 2005 vừa qua công ty đã bổ sung thêm một số ngành nghề kinh doanh có thế mạnh trong nền kinh tế. Đến đầu năm 2005, do quy mô tăng, lĩnh vực hoạt đọng ngày một mở rộng nên công ty đã chuyển trụ sở chính về số 389 Kim Ngưu, Hai Bà Trưng, Hà Nội. Hiện nay, Công ty đang có hướng phát triển sang các lĩnh vực sản xuất, đặc biệt là chế biến thép nhập khẩu thành sản phẩm hoàn thiện và thiết lập chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh. 2 2 3 Trong quá trình hoạt động, Công ty luôn tuân thủ mọi quy định của Nhà nước về hoạt động xuất nhập khẩu, đảm bảo quyền lợi cho cán bộ công nhân viên trong Công ty, nghiêm chỉnh chấp hành chế độ kế toán và hoàn thành mọi nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. Hiện nay Công ty đang xây dựng nhiều dự án để tiếp tục nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, đáp ứng yêu cầu mới của nền kinh tế, đóng góp ngày càng tích cực vào sự phát triển chung của đất nước. 2.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty: 2.2.1. Lĩnh vực hoạt động của Công ty Công ty Cổ phần Sản xuất, Xuất nhập khẩu và Xây dựng Hà Nội là một doanh nghiệp vừa sản xuất kinh doanh vừa kinh doanh thương mại nhưng hoạt động thương mại vẫn là chủ yếu nên tổ chức sản xuất kinh doanh theo hình thức các trung tâm vệ tinh, cửa hàng giới thiệu sản phẩm; do đó thiết lập một mạng lưới bán hàng rộng khắp cả nước. Nội dung hoạt động của công ty bao gồm:  Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp.  Xây dựng cầu, đường bộ.  Sản xuất và kinh doanh các mặt hàng cơ khí, vật liệu xây dựng.  Xây dựng các công trình thuỷ điện thuỷ lợi,xây dựng cơ sở hạ tầng  Lắp đặt điện nước, kinh doanh xuất nhập khẩu các loại máy móc, thiết bị điện, điện tử, các mặt hàng vật tư kim khí chuyên dùng  Các ngành nghề kinh doanh khác phù hợp với quy định của pháp luật. Trong đó, hoạt động sản xuất các mặt hàng cơ khí của Công ty diễn ra rất ít, lĩnh vực hoạt động chủ yếu của Công ty là chuyên thi công xây lắp các công trình thuộc phạm vi chuyên môn của Công ty đã trúng thầu và kinh doanh lưu chuyển hàng hóa trong nước. 3 3 4 Trong lĩnh vực xây dựng, Công ty Cổ phần Sản xuất, Xuất nhập khẩu và Xây dựng Hà Nội hoạt động với chức năng là xây dựng cơ bản, do đó quy trình hoạt động chủ yếu gắn liền với công trình, từng hạng mục công trình. 2.2.2. Đặc điểm qui trình sản xuất thi công công trình của Công ty: Đối với bất kỳ một công trình xây dựng nào để hoàn thành đưa vào sử dụng phải trải qua 3 giai đoạn sau: Khảo sát Thiết kế Thi công Nhưng đối với Công ty cổ phần sản xuất, Xuât nhập khẩu và xây dựng Hà Nội qui trình công nghệ được thể hiện ở giai đoạn thi công công trình. Thực chất quá trình liên quan đến hạch toán chi phí của Công ty lại xảy ra từ khâu tiếp thị để ký hợp đồng hay tham gia đấu thầu công trình bằng các hình thức như: Quảng cáo, chào hàng, tuyên truyền giới thiệu sản phẩm, giới thiệu năng lực sản xuất. Sau khi ký kết hợp đồng xây dựng xí nghiệp tiến hành lập kế hoạch, tổ chức thi công bao gồm: Kế hoạch về máy móc thiết bị, nhân lực, tài chính. Quá trình thi công công trình là khâu chính trong giai đoạn này. Cuối cùng là công tác bàn giao nghiệm thu công trình và quyết toán với chủ đầu tư. Tuỳ theo từng hợp đồng mà công tác nghiệm thu, thanh toán có thể xảy ra từng tháng hay từng giai đoạn công trình hoàn thành. Tóm lại, quy trình công nghệ sản xuất của Công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.6 : Quy trình công nghệ sản xuất của Công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội Tiếp thị đấu thầu Kí kết hợp đồng 4 4 5 Lập kế hoạch sản xuất Thu hồi vốn Tổ chức thi công Bàn giao nghiệm thu công trình 2.2.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Công ty Cổ phần sản xuất, Xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội tính đến năm 2008 có 152 cán bộ công nhân viên, trong đó cán bộ quản lý chiếm 30 người. Trong Công ty giữa các phòng ban, trung tâm và Ban giám đốc có mối quan hệ chặt chẽ, ăn khớp, phối hợp nhịp nhàng trong toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo kiểu phân cấp, thực hiện chế độ một thủ trưởng và tổ chức quản lý theo chức năng Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần Sản xuất, Xuất nhập khẩu và Xây dựng Hà Nội Ban giám đốc Phòng kinh doanh XNK Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán tài chính Các trung tâm 5 Ban vật tư thiết bị Ban quản lý dự án Phòng kế hoạch kỹ thuật 5 6 Bộ máy quản lý của Công ty bao gồm: Ban Giám đốc, các phòng ban chức năng, các trung tâm trực thuộc.  Ban Giám đốc: Gồm 1 Giám đốc và 2 Phó Giám đốc.  Giám đốc là người đứng đầu Công ty, điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty đồng thời là người chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của Công ty.  Phó Giám đốc là người tham mưu cho giám đốc về hoạt động kinh doanh của công ty và được ủy quyền của giám đốc phụ trách, điều hành công ty khi giám đốc vắng mặt hoặc đi công tác.  Các phòng ban chức năng: là các bộ phận có chức năng nhiệm vụ nhất định và có mối liên hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình hoạt động kinh doanh, đều chịu sự quản lý của Ban giám đốc và hướng tới mục tiêu chung của Công ty là tìm chỗ đứng cho chính mình trên thị trường trường trong nước và Quốc tế. Công ty có bốn phòng chức năng và hai ban chức năng 6 6 7  Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: quản lý điều hành mọi hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, mở rộng quan hệ thương mại và các đối tác trong và ngoài nước. Tiến hành các thủ tục, các kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương phù hợp, hiệu quả trong ký kết, đàm phán thực hiện các hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa.  Phòng tổ chức hành chính quản lý các mặt về tổ chức hành chính như quản lý cán bộ, tổ chức nhân sự, tuyển dụng lao động, chế độ chính sách, quản trị hành chính.  Phòng Tài chính - Kế toán: Theo dõi giám sát hoạt động của công ty thông qua việc thực hiện chế độ tổ chức theo đúng văn bản quy định của nhà nước. Thực hiện hoạt động nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp, quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh, đánh giá hiệu quả và đề xuất các biện pháp nhằm tăng hiệu quả đồng vốn.  Phòng Kế hoạch Kỹ thuật: có nhiệm vụ lập kế hoạch và quản lý kỹ thuật công trình thi công. Ngoài ra còn theo dõi về giá, các định mức về giá, lưu trữ, cập nhật các thay đổi về văn bản chính sách mới ban hành, làm hồ sơ đấu thầu các công trình thuộc chuyên môn của công ty. Thiết kế, tổ chức thi công, nghiên cứu đề ra các giải pháp công nghệ mới, chịu trách nhiệm quản lý quy trình quy phạm, đảm bảo an toàn trong sản xuất kinh doanh.  Ban quản lý dự án: thực hiện chức năng quản lý dự án đối với các công trình của công ty, các hồ sơ hoàn thành, nghiệm thu công trình, lập hồ sơ đấu thầu các công trình thi công.  Ban vật tư thiết bị: Thực hiện chức năng kiểm tra kiểm soát và đáp ứng nhu cầu về vật liệu xây dựng cho các công trình, tổ chức xưởng sản xuất bê tông và đội thiết bị thi công cơ giới để phục vụ lưu động cho các công trình. 7 7 8  Các trung tâm trực thuộc: kinh doanh các loại vật tư hàng hóa theo giấy phép của công ty, xúc tiến và tìm kiếm các cơ hội kinh doanh trong nước và ngoài nước, thực hiện các kế hoạch kinh doanh do công ty giao, ngoài ra trung tâm còn có mối quan hệ với khách hàng về việc tiêu thụ và kinh doanh các sản phẩm, hàng hóa của công ty. 2.2.4 Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán ở Công ty. 2.2.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Công ty cổ phần sản xuất, Xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội là một đơn vị có quy mô vừa, hoạt động trên địa bàn tập trung. Lĩnh vực hoạt động chính của công ty là thi công xây lắp các công trình thuộc phạm vi chuyên môn của Công ty đã trúng thầu và kinh doanh lưu chuyển hàng hóa trong nước. Vì vậy, công tác kế toán phải đáp ứng được yêu cầu của các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin thường xuyên, đầy đủ, chính xác và kịp thời góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh của Công ty. Mô hình tổ chức kế toán của công ty là mô hình tập trung, việc tổ chức hạch toán được tập trung tại phòng tài chính – kế toán. Ở các trung tâm kế không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ, định kì gửi về phòng kế toán của công ty. Tại phòng kế toán khi nhận được các chứng từ ban đầu, kế toán thựchiện kiểm tra phân loại chứng từ, hoàn chỉnh và ghi chép vào các sổ tổng hợp, sổ chi tiết. Hệ thống hóa số liệu, cung cấp thông tin kế toán phục vụ yêu cầu quản lý đồng thời dựa trên cơ sở báo cáo kế toán đã lập tiến hành phân tích các hoạt động kinh tế nhằm giúp lãnh đạo điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty và ra các quyết định kịp thời. 8 8 9 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cổ phần sản xuất, XNK và xây dựng Hà Nội được bố trí theo bảng sau: Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán ngân hàng kiêm kế toán thanh toán Kế toán lương kiêm thủ qũy Kế toán tổng hợp- kế toán bán hàng Kế toán công nợ Nhân viên kế toán ở các trung tâm Nhân viên kế toán ở các đội sản xuát công trình  Kế toán trưởng: Phụ trách chung toàn bộ công tác tài chính kế toán của công ty, tổ chức giám sát hạch toán tư công ty đến các đội sản xuất phản ánh kịp thời môi trường hoạt động kinh tế phát sinh trong kỳ. Chịu trách nhiệm trước pháp luật, giám đốc công ty về tính chính xác, tính pháp lý, về lĩnh vực tài chính kế toán của đơn vị. 9 9 10  Kế toán tổng hợp kiêm kế toán bán hàng: Ghi chép và cập nhật chứng từ hàng ngày, định kỳ lập báo cáo tài chính, xác định doanh thu, lỗ, lãi, thuế phải nộp, kiểm tra sổ sách, xử lý các bút toán chưa hợp lý. Đồng thời theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, công tác nhập hàng, xuất hàng và hàng hóa tồn kho của công ty, cập nhật hóa đơn bán hàng, theo dõi tình hình giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại.  Kế toán ngân hàng kiêm kế toán thanh toán: Kiểm tra việc thanh toán tạm ứng và các khoản công nợ cá nhân đồng thời chuyển toàn bộ các chứng từ thanh toán về kế toán nhật ký chung ghi sổ. Theo dõi tình hình nhập xuất vật tư cho các công trình, cuối kỳ lập báo cáo liên quan, đồng thời theo dõi nghiệp vụ tiền gửi ngân hàng.  Kế toán lương kiêm thủ quỹ: Có nhiệm vụ chi tiền mặt, quản lý két tiền mặt của công ty. Đồng thời có nhiệm vụ tính lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên chức, đảm bảo đúng chế độ tương xứng với công việc  Kế toán công nợ: Theo dõi tình hình công nợ của công ty và báo cáo công nợ cho kế toán trưởng. Lập bảng phân tích tình hình công nợ  Nhân viên kế toán ở các đội sản xuất và ở các trung tâm tập hợp chứng từ, định kì chuyển lên phòng kế toán công ty. Công ty đã sử dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung đảm bảo tập trung thống nhất trong việc chỉ đạo công tác kế toán, tạo điều kiện chuyên môn hóa kế toán, giảm nhẹ đội ngũ cán bộ kế toán cho phép thu được thông tin một cách nhanh chóng. 2.2.4.2. Hình thức kế toán – hệ thống sổ kế toán: 10 10 [...]... Đặc điểm nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Sản xuất, Xuất nhập khẩu và Xây dựng Hà Nội Công ty Cổ phần sản xuất, Xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội hoạt động trong lĩnh vực thi công xây dựng, xây lắp các công trình nên vật liệu sử dụng trong công ty có số lượng lớn và phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau Để xây dựng các công trình công ty phải sử dụng một khối lượng lớn nguyên vật liệu, phong... Công ty Cổ phần sản xuất, XNK và xây dựng Hà Nội Công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội là một công ty về thi công xây dựng Vì vậy nguyên vật liệu sử dụng trong công ty đa dạng và phong phú, các nghiệp vụ nhập, xuất đều diễn ra thường xuyên hàng ngày vì thế nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu là vô cùng quan trọng Công ty đã tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương... kho Kế toán trưởng Thủ trưởng Tại Công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội, nguyên vật liệu nhập chủ yếu do mua ngoài nhưng trong một số trường hợp có nguyên vật liệu nhập do xuất dùng không hết hoặc nhập nguyên vật liệu do di chuyển nội bộ 21 22 22  Trường hợp nguyên vật liệu sử dụng không hết nhập lại kho cũng được tiến hành như trên nhưng 01 liên phiếu nhập được chuyển tới do kế. .. hành công tác sản xuất kinh doanh ở công trường và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty ) Biểu 2.9 Công ty Cổ phần sản xuất, XNK và xây dựng Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Ngày 15/11/2008 Mẫu 02- VT Số:PX0902 Họ tên người nhận hàng: Mai Thị Huyền Lý do xuất: Phục vụ Công ty Xuất tại kho: Kho Thái Thụy STT 27 MS ĐVT Số lượng Đơn giá 28 28 Tên, nhãn hiệu, Theo Thực Thành CT xuất tiền... hợp xuất do sử dụng nội bộ: Vật tư sử dụng nội bộ ở Công ty Cổ phần sản xuất, Xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội là việc đơn vị thực hiện chuyển vật tư từ công trường này xuất sang công trường khác Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị là các công trường thường cách xa 26 27 27 nhau cho nên tại mỗi công trường đều có kho vật tư riêng biệt vì thế công trường này cần sử dụng vật tư mà công. .. Kg 14 5 Thực Đơn giá Thành tiền N-X 14 5 7.000 10.000 Cộng 98.000 50.000 148.000 Tổng số tiền (bằng chữ): Một trăm bốn tám nghìn chẵn Thủ trưởng đơn vị Người giao Người nhận  Nguyên vật liệu của công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội ngoài việc xuất cho công trình là chủ yếu, trong một số trường hợp công ty còn xuất nguyên vật liệu sử dụng nội bộ và xuất do di chuyển nội bộ ... doanh của công ty 2.3.2 Phân loại nguyên vật liệu trong công ty: Tất cả các loại nguyên vật liệu được sử dụng trong quá trình thi công cấu thành nên thực thể công trình được coi là nguyên vật liệu chính và được hạch toán vào tài khoản 152 Việc quản lý nguyên vật liệu được tiến hành bằng việc mã hoá các loại nguyên vật liệu theo tên của chúng Nguyên vật liêụ chính của công ty được phân chia thành các... Hình thức kế toán áp dụng: Hình thức Nhật ký chung  Hệ thống báo cáo được tổ chức theo Mẫu của Nhà nước bao gồm: 14 15 15  Bảng cân đối kế toán  Báo cáo kết quả kinh doanh  Các báo cáo khác theo yêu cầu quản trị  Các căn cứ pháp lý là các văn bản quyết định của Bộ tài chính ban hành 2.3 Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Sản xuất, Xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội 2.3.1... sau: Vật liệu chính: Bê tông nhựa sắt, Xi măng thép, Thép tròn trơn, bê tông, đá, nhựa đường, xi măng, cát Vật liệu phụ: phụ gia bê tông, vôi bột, các loại sơn, ván khuôn, giàn giáo Vật liệu khác: cát, sỏi, đất đắp, đá 2.3.3 Thủ tục nhập - xuất và kế toán chi tiết nguyên vật liệu: 2.3.3.1 Thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu  Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Căn cứ vào dự toán tiến độ thi công công... từ, đối chiếu số liệu và ghi vào số thực nhập, xuất, và thẻ kho Cuối ngày thủ kho căn cứ vào số nhập, số tồn kho để ghi vào cột số tồn của thẻ kho 29 30 30 Biểu 2.10 Công ty Cổ phần sản xuất, THẺ KHO (trích) XNK và XD Hà Nội Ngày lập thẻ 30/11/2008 CT: Nhà máy xi măng Hạ Long Loại vật tư: Xi măng Hoàng Thạch ĐVT: Tấn Ngày STT Chứng từ Diễn giải Ký, nhập Số lượng xác xuất SH NT Tồn Nhập xi măng của . Công ty Cổ phần Sản xuất, Xuất nhập khẩu và Xây dựng Hà Nội Công ty Cổ phần sản xuất, Xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội hoạt động trong lĩnh vực thi công xây. triển của Công ty Cổ phần Sản xuất, Xuất nhập khẩu và Xây dựng Hà Nội Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Sản xuất, Xuất nhập khẩu và Xây dựng Hà Nội Tên giao