Đặc điểm sảm phẩm Tổ chức sản suất và Quản lý chi phí tại Công ty Xây dựng và Trang trí Nội thất Việt Hà 1.1 Đặc điểm sản phẩm của Công ty Có quy mô, cơ cấu phức tạp, sản phẩm đơn chiếc, thời gian sản xuất lâu dài với quy mô lớn đòi hỏi một khối lượng về quy mô và chủng loại các yếu tố và nhân tố đầu vào phải có kế hoạch năm. Đặc điểm này làm cho việc tổ chức quản lý và hạch toán trong các doanh nghiệp xây lắp khác với doanh nghiệp khác ở chỗ: sản phẩm xây lắp phải lập dự toán (dự toán thiết kế, dự toán thi công). Quá trình sản xuất xây lắp phải so sánh dự toán, phải lấy dự toán làm thước đo. Sản phẩm tiêu thụ theo giá dự toán (giá thanh toán với bên chủ đầu tư ) hoặc giá thoả thuận với bên chủ đầu tư (giá thoả thuận này cũng được xác định trên dự toán công trình). Mặt khác sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất chịu nhiều ảnh hưởng của địa phương nơi đặt sản phẩm (địa hình, địa chất, thuỷ văn, thời tiết khí hậu, thị trường các yếu tố đầu vào) . Hơn nữa các điều kiện của sản xuất như: xe máy thiết bị .người lao động phải được chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm. Đặc điểm này làm cho công tác quản lý và sử dụng hạch toán như vật tư tài sản của công ty dễ mất mát, hư hỏng . Ngoài đặc điểm xây lắp, việc tổ chức quản lý và sản xuất của công ty còn chịu nhiều ảnh hưởng của quy trình xây lắp. - Sản phẩm của Công ty chủ yếu là những công trình giao thông xây dựng có quy mô lớn, trải dài, địa bàn sản xuất kinh doang rộng, chịu ảnh hương nhiều của điều kiện thời tiết và của các mặt hoạt động kinh tế xã hội của các khu dân cư, thời gian sản xuất dài, từ năm 2001 công ty còn tham gia xây dựng các công trình giao thông: đường, mặt cầu, cầu nhỏ phạm vi hoạt động của công ty rộng khắp cả nước, trong những năm gần đây công ty mở rộng thị trường vào Miền Trung. Các công trình này xây dựng cố định nên vật liệu lao động, máy thi công phải di chuyển theo địa điểm đặt công trình. Hoạt động xây lắp tiến hành ngoài trời chịu ảnh hưởng của điều kiện thiên nhiên ảnh hưởng đến việc quản lý tài sản vật tư, máy móc dễ bị hư hỏng và ảnh hưởng nhiều đến tiến độ thi công. Do vậy, vấn đề sinh hoạt của công nhân và an ninh cho người lao động cũng như phương tiện máy móc rất được công ty quan tâm. - Danh mục sản phẩm của công ty được đặt theo thư tự từ bé đến lớn theo năm hiện hành và tên gọi của công trình đó cho dễ nhớ khi mở phần mềm kế toán ví dụ công trình Đường giao thông Đồng Mai là hợp đồng thứ 3 được ký trong năm 2009 thì ký hiệu của công trình: ĐMai - 03 - Tiêu chuẩn chất lượng: Để thi công đường giao thông công ty đang áp dụng tiêu chuẩn “ TCVN 4050- 1998”.Còn cụ thể khi thi công vật liệu theo các tiêu chuẩn sau: TT Vật liệu chính sử dụng cho công trình Tiêu chuẩn kỹ thuật Nhà thầu đăng ký sử dụng 1 Xi măng trung ương Theo tiêu chuẩn PC 40 Bỉm Sơn 2 Thép các loại TCVN 198-1996 TCVN 197 - 1985 Nhà máy gang thép Thái Nguyên 3 Đá các loại TCVN 1771-86 Mỏ Miếu Môn, Lương Sơn … 4 Cát các loại TCVN 1772- 86 Sông Lô – Sơn Tây 5 Nhựa TCN 252-98 6 Đất TCVN K95- K98 6 Các vật liệu khác theo đúng thiết kế đã chỉ dẫn TCVN - Đặc điểm sản phẩm dở dang: Sản phẩm dở dang của doanh nghiệp xây lắp có thể là công trình, hạng mục công trình dở dang chưa hoàn thành hay khối lượng xây lắp dở dang trong kỳ chưa được, chấp nhận thanh toán. Đánh giá sản phẩm dở dang tức là tính toán, xác định chi phí sản xuất đã phát sinh liên quan đến khối lượng sản phẩm chưa hoàn thành cuối kỳ theo một nguyên tắc nhất định. Việc đánh giá sản phẩm dở dang hợp lý là một trong những yếu tố quyết định đến tính trung thực hợp lý của giá thành sản phẩm xây lắp trong kỳ. Muốn đánh giá sản phẩm dở dang hợp lý trước hết phải tổ chức kiểm kê chính xác khối lượng xây lắp chưa hoàn thành trong kỳ, đồng thời xác định đúng đắn mức độ hoàn thành của khối lượng xây lắp dở dang so với khối lượng hoàn thành theo quy ước của từng giai đoạn thi công trong kỳ. Khi đánh giá sản phẩm dở dang cần phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phân kỹ thuật với tổ chức lao động để xác định mức độ hoàn thành của khối lượng xây lắp dở dang. Công ty đánh giá sản phẩm dở dang bằng cách căn cứ vào biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành được chủ đầu tư chấp nhận thanh toán và từ đó kế toán tính được mức độ dở dang của công trình đó so với dự toán còn dở dang bao nhiêu phân trăm. 1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất sản phẩm của công ty Xây dựng và Trang trí Nội Thất Việt Hà. * Quy trình công nghệ Do đặc điểm của ngành xây dựng bao gồm nhiều lĩnh vực ,hoạt động trên phạm vi rộng nên để đáp ứng được yêu cầu quản lý công ty đã chia công nhân thành các đội sản xuất nhỏ với chức năng và nhiệm vụ khác nhau. Khi công trình thi công, tùy theo đặc điểm yêu cầu kĩ thuật của từng công trình mà công ty sẽ giao cho các đội có chức năng đảm nhận tiến hành công việc. Thường thì lực lượng lao động ở các đội xây dựng kết hợp với nhau để thi công một công trình hay hạng mục công trình, nhưng cũng có thể có một đội thi công một công trình xây dựng do giám đốc giao cho.Với cơ cấu tổ chức như trên đã tạo điều kiện tổ chức quản lí chặt chẽ về mặt kinh tế, kĩ thuật với từng đội xây dựng, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Quá trình sản xuất ra sản phẩm của doanh nghiệp xây lằp bắt đầu tư khi có thông báo mời thầu của chủ đầu tư nhà thầu nghiên cữu xem xét thấy có đáp ứng đủ tiêu chuẩn và đủ năng lực cho đến kinh nghiệm để có thể tham gia gói thầu trên không quy trình gồn các giai đoạn sau: + Mua hồ sơ mời thầu : Sau khi có thông báo mới thầu được chủ đầu tư công bố trên 02 số báo liên tiếp Doanh nghiệp nghiên cứu các điều kiện điều khoản của chủ đầu tư yêu cầu cảm thấy có đủ năng lực cũng như nguồn lực có thể tham gia gói thầu trên thì + Làm hồ sơ dự thầu trên cơ sở bảo lãnh dự thầu của ngân hàng đảm bảo cho việc có đủ điều kiện để có thể tham gia dự thầu gói thầu trên. Sau đó chủ đầu tư thông báo ngày mở thầu công bố các nhà thầu tham gia nhà thầu nào bỏ với mức thấp nhất nhà thầu đó chúng thầu. +Sau khi có kết qủa trúng thầu doanh nghiệp tiến hành ký hợp đồng thi công với chủ đầu tư với sự bảo lãnh của ngân hàng đảm bảo thực hiện theo đúng hợp đồng đã ký với chủ đầu tư nếu đơn vị thi công không thực hiện đúng hợp đồng thi công thì ngân hàng đứng gia thanh toán vô điệu kiện khoản đên bù do phá vớ hợp đồng. Khi chủ đầu tư ban giao mặt bằng thi công cho nhà thầu doanh nghiệp tiến hành thi khởi công công trình . Do đặc thù của doanh nghiệp xây lắp sản phẩn là đơn chiếc thời gian thi công kéo dài hàng năm có khi hàng 5-10 năm do đó khi hoàn thành xong hạng mục Hồ sơ mời thầu Kết quả trúng thầuDự thầu Thi công Nghiệm thu Bản giao đưa vào sử dụng công đoạn nào thì nhà thầu tiến hàng nghiệm thu với chủ đầu từ và yêu cầu chủ đầu tư thanh toán khối lượng của giai đoạn đó. Vi dụ như xây dựng nhà dân dụng: Sau khi triển khai công tác đào mòng, nhập vật tư vật liệu về, gia công cốt pha, cốt thép sau nghiệm thu của tư vấn giám sát và kỹ thuật đạt yêu cầu cho đổ bê tông móng sau đó mời chủ đầu tư nghiệm thu để thanh toán phần móng cho bên thi công. Điều kiện nghiệm thu: Tuân theo quản lý chất lượng công trình, Bên A sẽ thực hiện nghiệm thu từng công việc xây dựng, từng công trình xây dựng, giai đoạn thi công xây dựng, từng hạng mục công trình xây dựng, công trình xây dựng đưa vào sử dụng. Đối với bộ phận bị che khuất của công trình phải được nghiệm thu trước khi tiến hành các công việc tiếp theo Bên A chỉ nghiệm thu khi đối tượng nghiệm thu đã hoàn thành và có đủ hồ sơ theo quy định. Công trình chỉ được nghiệm thu đưa vào sử dụng khi đảm bảo đúng yêu cầu thiết kế, đảm bảo chất lượng và đạt các tiêu chuẩn theo quy định Điều kiện để bàn giao công trình đưa vào sử dụng; - Đảm bảo các yêu cầu về nguyên tắc, nội dung và trình tự bàn giao công trình xây dựng xong đưa vào sử dụng theo quy định của pháp luật về Xây dựng - Đảm bảo an toàn trong vận hành, khai thác khi đưa công trình vào sử dụng, việc nghiệm thu, bản giao công trình xây dựng phải thành lập Hội đồng nghiệm thu bàn giao công trình, thành phần của Hội đồng nghiệm thu, bàn giao công trình xây dựng theo quy định của Pháp luật. Sau khi các phần hành lần lượt được tư vấn giám sát nghiệm thu, chủ đầu tư chấp nhận công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng tư thì lúc đó sản phầm xây lắp mới hoàn chỉnh. Bảo hành công trình: Bên thi công Xây dựng có trách nhiệm thực hiện bảo hành công trình sau khi bàn giao cho chủ đầu tư.Nội dung bảo hành công trình bao gồm khác phục, sửa chữa thay thế thiết bị hư hỏng, khiếm khuyết hoặc khi công trình vận hành, sử dụng không bình thường do lỗi của nhà thầu gây ra. Thời hạn bảo hành công trình được tình từ ngày nhà thầu thi công hoàn thành công trình và ban giao công trình hoặc hạng mục công trình đưa vào sử dụng phải bảo hành cho chủ đầu tư là 12 tháng Mức tiền cam kết để bảo hành công trình: - Bên B có trách nhiệm bảo hành công trình tương đương 2% giá trị hợp đồng. - Bên B chỉ được hoàn trả tiền bảo hành công trình sau khi kết thúc thời hạn bảo hành và được chủ đầu tư xác nhận đã hoàn thành công việc bảo hành - Tiền bảo hành công trình được tĩnh theo lãi suất ngân hàng do hai bên thoả thuận. Tiền bảo hành có thể thay thế bằng thư bảo lãnh của ngân hàng có giá trị tương đương hoặc có thể khấu trừ vào tiền thanh toán khối lượng công trình hoàn thành do hai bên thoả thuận. Quy trình cụ thể của tùng công nghệ như sau: - Làm đường giao thông: Tưới nhựa dính bám Rải thảm nhựa đường Hoàn thành - Làm công trình dân dụng Làm cấp phối móng lớp 1 Làm cấp phối móng lớp 2 Làm móng đường Chuẩn bị mặt bằng Thi công phần móng Thi công phần thân Thi công phần mái Hoàn thiện Ban giao đưa vào sử dụng Trên cơ sở nắm chắc các quy trình công nghệ của công ty sẽ giúp cho việc tổ chức quản lý và hạch toán các yếu tố chi phí đầu vào hợp lý, tiết kiệm chi phí không cần thiết, theo dõi từng bước quá trình tập hợp chi phí sản xuất đến giai đoạn cuối cùng. Từ đó góp phần làm giảm giá thành một cách đáng kể, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. * Cơ cấu tổ chức sản xuất tại hiện trường. Chủ nhiệm công trình Bộ phận kế toán đội Bộ phận Kế hoạch – Kỹ thuật- Giám sát- Thí nghiệm- Khảo sát - Đo đạc Bộ phận quản lý vật tư Đội Thi Công Số 2 Đội Máy Thi Công Đội Thi công Hoàn thiện Đội Thi Công Số 1 Chủ nhiệm công trình: Là người có kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng, đã từng quản lý và điều hành các công trình có độ phức tạp như hoặc lớn hơn công trình đang làm.Là người thay mặt công ty, có toàn quyền quyết định và chịu trách nhiệm trước Công ty và chỉ đạo công trình hoàn thành theo đúng yêu cầu của bên A và Kỹ sư tư vấn.Chịu trách nhiệm về mặt tổ chức nhân lực, kỹ thuật, chất lượng và tiến độ của công trình. Kiểm tra đôn đốc hàng ngày về quy trình thi công, đảm bảo đúng thiết kế và chất lượng công trình. Trợ giúp cho chủ nhiệm công trình là là Phó giám đốc kỹ thuật, Phòng kỹ thuật, Kế hoạch, Tài vụ… Bộ phận Kế hoạch – Kỹ thuật Giám sát- Thí nghiệm – Khảo sát bao gồm: + Kỹ sư phụ trách kỹ thuật thi công: Phụ trách trực tiếp về kỹ thuật thi công của từng công việc, giúp việc cho chủ nhiệm công trình thay chủ nhiệm công trình khi chủ nhiệm công trình đi vắng. + Bộ phận kỹ thuật: Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình kỹ thuật thi công, giải quyết các vấn đề kỹ thuật phức tạp đảm bảo các công trình thi công theo đúng tiến độ, chất lượng đề ra. + Giám sát hiện trường: Giúp việc cho bộ phận ký thuật là các giám sát viên luôn có mặt ở công trường. Là người có kinh nghiệm, hiểu biết tương đối sâu về công việc. Giao dịch với bên A và kỹ sư tư vấn trong các giải pháp kỹ thuật thi công, làm công tác nghiệm thu, làm hồ sơ hoàn công. +Khảo sát: Bộ phận này có trách nhiệm xác định tuyến trên thực địa, giúp cho việc tổ chức thi công. Cung cấp các số liệu khảo sát, đo đạc trong quá trình thi công để đảm bảo thi công chính xác theo đúng yêu cầu thiết kế, cung cấp số liệu cần thiết, trung thực đáp ứng yêu cầu trong quá trình chuẩn bị thi công, chon nguồn vật liệu đưa vào sử dụng, cũng như kiểm tra trong quá trình thi công theo yêu cầu của Kỹ sư tư vấn và bên A. + Bộ phận vật tư : Là bộ phận có trách nhiệm theo dõi xuất, nhập vật tư cho công trình, xem chất lượng vật tư có đạt yêu cầu hay không. + Bộ phận kế toán đội: Theo dõi tình hình Tài chính của công trình, theo dõi chấm công, lưu giữ hóa đơn của công trình đó để cuối tháng gửi về công ty + Các đội sản xuất đây là bộ phận cơ bản quyết định chất lượng của sản phẩm, hơn nữa nó còn là một trong các yếu tố quan trọng, quyết định tiến độ thi công công trình.Vì vậy đòi hỏi bộ phận này được quản lý chặt chẽ . + Mô hình tổ chức hiện trường nói trên luôn đặt vấn đề chất lượng và tiến độ công trình lên hàng đầu. Mặt khác nó đảm bảo tính năng động của đội sản xuất. 1.3. Quản lý chi phí sản xuất của Công ty. Quản lý chi phí trong sản xuất là một trong những khâu không thể thiếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và trong doanh nghiệp xây lắp nói riêng. Trong đó quản lý chi phí sản xuất là một yêu cầu không thế thiếu được . - Quản lý chi phí vật liệu, nguyên nhiên liệu phản lý chặt chẽ mức tiêu hao vật tư xem việc sử dụng vật tư có đúng trủng loại mà thiết kế yêu cầu và mức tiêu hao có đúng với dự toán không . Có tiếc kiệm trong thi công không vị nếu tiếc kiệm được vật tư thi mới giảm được giá thành sản phẩm doanh nghiệp mới có lãi. Do đó công tác quản lý vật tư là rất quan trong . - Giám đốc: là người trực tiếp quản lý cao nhất của công ty, là người đại diện pháp nhân của công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước nhà nước về các hoạt động của công ty và đại diện cho các quyền lợi của toàn bộ nhân viên trong công ty Giám đốc đưa ra các đường lối, chính sách, phương hướng hoạt động của công ty và tư đó để mọi người làm theo. - Phó giám đốc: Dưới quyền Giám đốc là phó Giám đốc kỹ thuật và phó Giám đốc hành chính, chịu trách nhiệm điều hành công ty theo phân công và uỷ quyền của giám đốc. Phó Giám đốc hành chính chịu trách nhiệm điều hành bộ phận hành chính và tài chính- kế toán của công ty, phó giám đốc kỹ thuật trực tiếp quản lý và điều hành bộ phận kỹ thuật và quản lý thi công trong công ty, có trách nhiệm giám sát và quản lý trực tiếp các công trường xây dựng - Phòng Kinh tế- Hành chính: Nghiên cứu lập kế hoạch hoạt động chung cho toàn công ty. Quản lý và tổ chức nhân sự trong công ty và thực hiện các công tác lao động tiền lương, BHXH, BHYT. Hỗ trợ các phòng ban khác soạn thảo văn bản, công văn và hồ sơ dự thầu. - Phòng Kế hoạch- Kỹ thuật: Nghiên cứu hồ sơ thiết kế, lập kế hoạch thi công cho từng công trình, quản lý và giám sát việc thi công về tiến độ và chất lượng thi công, lập dự toán và thiết kế các bản vẽ hồ sơ hoàn công. Giám sát các đơn vị thi công về kỹ thuật và theo đúng thiết kế Có trách nhiệm đảm bảo cho các công trình hoạt động liên tục, quản lý giao nhận vật tư và các trang thiết bị tại công trình, quản lý đội máy thi công. Công ty có tổ chức đội máy thi công riêng được quản lý bởi tổ trưởng tổ máy. - Phòng Tài chính kế toán: Đây là bộ phân quan trong là nơi tổ chức công tác tài chính- kế toán trong công ty. Tập hợp và huy động các nguồn tài chính, quản lý quỹ, thanh toán vật tư và tập hợp các chi phí của từng công trình để từ đó hạch toán chi phí tính giá vốn của từng công trình để từ đó biệt được công trình đó lỗ hay lãi có tiết kiệm được chi phí hay không. Do đặc điểm của ngành xây dựng bao gồm nhiều lĩnh vực, hoạt động trên phạm vi rộng nên để đáp ứng được yêu cầu quản lý công ty đã chia công nhân thành các đội sản xuất nhỏ với chức năng và nhiệm vụ khác nhau. Khi công trình thi công, tùy theo đặc điểm yêu cầu kĩ thuật của từng công trình mà công ty sẽ giao cho các đội có chức năng đảm nhận tiến hành công việc. Thường thì lực lượng lao động ở các đội xây dựng kết hợp với nhau để thi công một công trình hay hạng mục công trình, nhưng cũng có thể có một đội thi công một công trình xây dựng do giám đốc giao cho.Với cơ cấu tổ chức như trên đã tạo điều kiện tổ chức quản lí chặt chẽ về mặt kinh tế, kĩ thuật với từng đội xây dựng, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. . Đặc điểm sảm phẩm Tổ chức sản suất và Quản lý chi phí tại Công ty Xây dựng và Trang trí Nội thất Việt Hà 1.1 Đặc điểm sản phẩm của Công ty Có quy. trăm. 1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất sản phẩm của công ty Xây dựng và Trang trí Nội Thất Việt Hà. * Quy trình công nghệ Do đặc điểm của ngành xây dựng bao