TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ NHA TRANG LỚP KẾ TOÁN : K2E Người thực hiện: Vũ Thị Hoa Lê Tấn Quang BÀI THUYẾT TRÌNH BỘ MÔN: QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC Nha Trang, Tháng 3 Năm 2010 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP I/Phân tích công việc là gì? 1. Khái niệm: Phân tích công việc là những công việc, thủ tục xác định quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng theo yêu cầu của công việc và làm thủ tục xác định cho việc quản trị nhân sự nhằm thực hiện công việc một cách tốt nhất. ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Phân tích công việc cung cấp các thông tin về yêu cầu,đặc điểm của công việc, làm cơ sở cho việc xây dựng bản mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. 2. Khi nào cần phân tích công việc? Phân tích công việc được thực hiện trong ba trường hợp sau: - Trường hợp thứ nhất: khi tổ chức được thành lập và chương trình phân tích công việc được tiến hành lần đầu tiên. - Trường hợp thứ 2:khi có thêm các công việc mới( có thể lần đầu tiên xuất hiện hay lần đầu tiên có mặt trong tổ chức ). - Trường hợp thứ 3:khi các công việc phải thay đổi do đổi mới của khoa học kỹ thuật, đổi mới phương pháp làm việc, hay đổi mới tổ chức quá trình sản xuất… II/Vì sao phải phân tích công việc? Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc. Đó là việc nghiên cứu các công việc để nhằm làm rõ ở từng công việc cụ thể người lao động có nhiệm vụ và trách nhiệm gì họ thực hiện những hoạt động nào tại sao phải thực hiện và thực hiện như thế nào, những máy móc công cụ thiết bị nào được sử dụng, những mối quan hệ nào được thực hiện các điều kiện làm việc cụ thể cũng như yêu cầu về kiến thức kĩ năng và khả năng người lao động cần phải có để thực hiện công việc nhờ phân tích công việc mà nhà quản lý xác định được kì vọng của mình đối với người lao động và làm cho họ hiểu được các kì vọng đó và nhờ đó người lao động cũng hiểu được các trách nhiệm của mình trong công việc. 1.Ưu, nhược điểm của phân tích công việc trong doanh nghiệp a.Ưu điểm : - Giúp cho tổ chức tuyển đúng người và bố trí đúng lúc - Việc sắp xếp, đề bạt, thuyên chuyển nhân viên sẽ chính xác và thành công hơn - Đảm bảo tính công bằng trong công tác quản trị nhân lực ( công bằng về tiền lương, công bằng về cơ hội …) - Tạo kích thích lao động nhiều hơn qua việc sắp xếp các mức khen thưởng - Tiết kiệm thời gian và sức lực qua việc tiêu chuẩn hóa công việc và từ đó giúp cho nhà quản trị có cơ sở để làm kế hoạch và phân chia thời biều công tác. - tạo cơ sở để cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau hơn. b. Nhược điểm: - Tốn kém - Đây là công việc không dễ dàng và đòi hỏi những tiến hành phân tích công việc có kỹ năng và hiểu biết nhất định - Đôi khi tạo ra một không khí lo lắng cho người lao động. 2. Tác dụng cửa phân tích công việc Phân tích công việc có vai trò như hòn đá tảng đầu tiên để thực hiện các chức năng khác của nhà quản trị nhân lực. Kết quả của phân tích công việc được sử dụng như là một thông tin đầu vào quan trọng cho: -Phân tích các đặc điểm kỹ thuật của công việc và chỉ ra loại nhân lực cần thiết để thực hiện công việc một cách hoàn hảo. - Định hướng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn nhân viên và hoàn thiên việc bố trí nhân viên. Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo. Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên. - Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc làm cơ sở cho việc xác định hệ thống tiền lương và mức thù lao cần thiết cho mỗi công việc. - Qua mô tả công việc có thể chỉ ra được yếu tố độc hại cho sức khỏe và an toàn của người lao động. Nếu những yếu tố có hại này không thể khắc phục được thì cần thiết phải thiết kế lại công việc để loại trừ chúng. - Xác định yêu cầu và điêu kiện làm việc - Xác định nhi cầu đào tạo và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo Thông qua phân tích công việc, người quản lý giúp người lao động hiểu được một cách căn kẽ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình trong công việc cũng như những cơ hội mà họ có thể có. Sơ đồ về quá trình phân tích cv và tác dụng phân tích công việc: Tóm lại: nếu không biết phân tích công việc, nhà quản trị sẽ không thể tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp; không thể đánh giá được chính xác yêu cầu công việc, do đó không thể trả lương, kích thích họ kịp thời, chính xác III/ Trình bày nội dung cơ bản của bảng mô tả công việc và bảng mô tả tiêu chuẩn công việc? 1. Bản mô tả công việc a/Bản mô tả công vệc là gì? Bản mô tả công việc là tài liệu cung cấp thông tin về việc đang được thực hiện bao gồm: tên công việc, miêu tả ngắn gọn công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm cũng như các mối quan hệ trong công việc, điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. b/ Tại sao phải mô tả công việc? - Để mọi người biết họ cần phải làm gì. - Định ra tiêu chuẩn và mục tiêu cho người làm công việc đó. - Tránh được các tình huống va chạm. - Mọi người biết ai làm và làm nhiệm vụ gì. - Mỗi người điều phải có một bản mô tả công việc, thậm chí cả người chủ doanh nghiệp cũng phải có bản mô tả công việc. c/Nội dung của bản mô tả công việc gồm: Thông tin nhận dạng công việc:tên công việc ; cấp bậc công việc; nhân viên thực hiện công việc; cán bộ lãnh đạo, phụ trách hay giám sát việc thực hiện công việc; người thực hiện công việc. -Thông tin về công việc: mô tả tóm tắt bản chất công việc -Thông tin về các mối quan hệ trong khi thực hiện công việc: mối quan hệ của người thực hiện công việc với những người khác trong bộ phận, trong tổ chức và ngoài tổ chức -Thông tin về các nhiệm vụ và trách nhiệm thực hiện công việc: liệt kê từng nhiệm vụ chính, sau đó nên giải thích các công việc cụ thể cần thực hiện trong nhiệm vụ, trách nhiệm chính đó. Ví dụ một trong những nhiệm vụ chính của phòng tổ chức cán bộ là: lựa chọn, đào tạo và nâng cao trình độ cho cấp dưới -Thông tin và quyền hạn của người thực hiện công việc: xác định rõ giới hạn hay phạm vi quyền hạn trong các quyết định về mặt tài chính và nhân sự -Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá người thực hiện công việc: số lượng sản phẩm hay khối lượng công việc công việc cần thực hiện trong ngày, doanh số bán hàng, mức tiêu hao nguyên vật liệu, chất lượng sản phẩm… Các công tác cụ thể Trách nhiệm Nhiệm vụ Phân tích công việc Mô tả công việc Mô tả tiêu chuẩn công việc Kỹ năng Khả năng Kiến thức Hoạch định Tuyển mộ Tuyển chọn Đào tạo & phát triển Đánh giá công tác Lương bổng phúc lợi An tồn v y tế Giao tế nhn sự và quan hệ lao động Nghiên cứu Tuyển dụng bình đẳng -Điều kiện làm việc:liệt kê những điều kiện làm việc đặc biệt như làm ca ba, thêm giờ, mức độ ô nhiễm, tiếng ồn sự may rủi trong công việc -Bảng môt tả công việc giúp cho chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và quyền hạn trách nhiệm khi thực hiện công việc. Chính vì vậy, bản mô tả công việc phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, có thể so sánh với các công việc khác và dễ hiểu đối với người giao và người nhận công việc đó. 2. Bản tiêu chuẩn công việc a/ Bản tiêu chuẩn công việc là gì? Bản tiêu chuẩn công việc là tài liệu cung cấp thông tin về tiêu chuẩn tối thiểu có thể chấp nhận được mà người lao động cần phải có để hoàn thành công việc trong một điều kiện nhất định nào đó. Bản mô tả công việc liệt kê tất cả những yêu cầu chủ yếu đối với người thực hiện công việc như: về kiến thức kỹ năng, kinh nghiệm công tác, trình độ giáo dục và đào tạo, yêu cầu về thể chất và tinh thần cũng như giới tính. b/ Nội dung chính của bản tiêu chuẩn công việc là: -Nhóm thông tin về công việc: tên công việc, thuộc bộ phận nào, quyền hạn và trách nhiệm, bản chất công việc -Nhóm thông tin về cơ hội; tiền lương, điều kiện đào tạo và phát triển, cơ hội thăng tiến -Nhóm thông tin về tiêu chuẩn của người lao động gồm: trình độ văn hóa, chuyển môn, trình độ ngoại ngữ và các kĩ năng khác liên quan đến ghi tốc kĩ, đánh máy, công nghệ thông tin, kinh nghiệm công tác, tuổi đời, sức khỏe, hoàn cảnh gia đình, các đặc điểm cá nhân có liên quan đến thực hiện công việc như tính trung thực, khả năng hòa đồng với mọi người, tham vọng ,sở thích, nguyện vọng cá nhân . -Khi tuyển chọn nhân viên đã được đào tạo, những tiêu chuẩn trên có thể xác định được thông qua nghiên cứu hồ sơ nhân viên, thông qua các cuộc trắc nghiệm và phỏng vấn. Tuy nhiên, vấn đề sẽ khó khăn hơn khi họ cần tuyển chọn nhân viên để đào tạo trước khi tuyển họ thành nhân viên chính thức, trong trường hợp này, việc tuyển chọn được thực hiện theo trình tự: -Dự đoán những đặc điểm cá nhân cần thiết để thực hiện công việc tốt như sự khéo léo, trí thông minh, mức độ nhạy cảm đối với công việc. -Tuyển các ứng viên có tiêu chuẩn tương ứng -Thực hiện chương trình đào tạo -Đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên sau đào tạo và tuyển chọn những học viên tốt nhất trong đào tạo -Phân tích mối quan hệ giữa những đặc điểm yêu cầu đề ra ban đầu với thực tế thực hiện công việc của nhân viên. Từ đó rút ra kết luận cần thiết về những yêu cầu, tiêu chuẩn đối với học viên các khóa đào tạo sau. III/ Lập một bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc 1.Vị trí cần tuyển:Thư ký giám đốc 2.Báo cáo cho:Trưởng phòng hành chính ,giám đốc 3.Mục tiêu: Thực hiện các công việc của thư ký bằng cách tổ chức,sắp xếp các thành phần công việc thường lệ của giám đốc,làm đầu mối liên hệ giữa giám đốc và các đơn vị trong công ty 4.Yêu cầu: -Tốt nghiệp đại học chuyên ngành kinh tế ,truyền thông. -Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm tại vị trí thư ky ở các công ty có vốn đầu tư nước ngoài -Yêu cầu thông thạo tiếng anh 5.Trách nhiệm chính 5.1.Các nhiệm vụ chủ yếu: -Hằng ngày nhận và trả lời email của giám đốc tại các hộp thư :của công ty,của yahoo sau khi đã xin ý kiến chỉ đạo của giám đốc -Sắp xếp lịch và nhắc lịch làm việc hằng ngày,hằng tuần của giám đốc -Lưu trữ các tài liệu thuộc phòng làm việc của giám đốc -Theo dõi các dự án do giám đốc trực tiếp điều hành và báo cáo tiến độ công việc với giám đốc cũng như làm cầu nối thông tin giữa giam đốc và các thành viên trong dự án 5.2.Các nhiệm vụ thứ yếu -Chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp ,buổi nói chuyện khi giám đốc tham dự -Thay mặt giám đốc giả quyets các sự vụ đã được ủy quyền khi giám đốc đi công tác -Tập hợp báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh hàng tháng ,hàng quý của các đơn vị 6.Địa bàn hoạt động -Đa số các hoạt động sẽ được thực thi tại văn phòng ,thời gian đi công tác chi nhánh và nơi thực hiện dự án sẽ chiếm khoang 10% thời gian 7.Các đối tác cần giao tiếp -Công việc này đòi hỏi giao tiếp ,gặp gỡ với trưởng phòng hành chính ,các trưởng phòng kinh doanh ,các nhân viên trong dự án và đối tác ngoài công ty 8.Chỉ tiêu công việc -Trong 2 tháng thử việc đầu tiên tìm hiểu về cơ cáu tổ chức và các quy định ,quy trình ,hệ thống sản phẩm,dịch vụ của công ty -Sau 2 tháng thử việc ,bắt đàu thực hiện các công việc của vị trí thư ký giám đốc đã được mô tả cụ thể tại mục 6 của bảng phân tich công việc này -Sau 6 thang làm việc ,thực hiện tốt các công việc của vị trí thư ký giám đốc -Sau 1 năm làm việc ,đánh giá két quả công việc để ứng cử vào vị trí giám đốc 9.Kiến thưc kỹ năng -Có kiến thức trong lĩnh vực thương mại điện tử,dịch vụ gtgt trên internet -Sử dụng thành thạo các phần mềm vi tính văn phòng -Kỹ năng soạn thảo văn bản,lập kế hoạch ,phân tích số liệu -Khả năng làm việc độc lập và theo nhóm 10.Tính cách: -Trung thực,thân thiện, ngăn nắp -Sáng tạo -Biết lắng nghe -Quyết đoán 11.Sức khỏe,giới tính : -Nam,tuổi từ 27 đến 35,cao 1m70 trở lên -Đủ sức khỏe để làm việc PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Hiện tại có nhiều phương pháp phân tích công việc. Việc sử dụng phương pháp nào phụ thuộc vào nhiều yếu tố như năng lực thực hện chuyên môn chính của tổ chức, đặc điểm và quy mô của tổ chức. Dưới đây là một số phương pháp phổ biến nhất hiện nay. 1. phương pháp quan sát Phương pháp quan sát là một phương pháp phân tích công việc khá đơn giản và rõ ràng. Nó có thể sử dụng một cách độc lập hoặc kết hợp với phương pháp khác trong phân tích công việc. trong phương pháp này, người phân tích công việc quan sát quá trình thực hiện công việc và ghi chép đầy đủ các thông tin miêu tả công việc. thông tin này bao gồm: những việc đã thực hiện, chúng được thực hiện như thế nào, thời gian thực hiện chúng, môi trường và thiết bị, công cụ thực hiện chúng. Các thông tin này được ghi vào mẫu phiếu chuẩn bị trước. Ưu điểm của phương pháp này là các thông tin được thu thập khá phong phú thực tế từ công việc. tuy nhiên một trong nhưng nhược điểm là người quan sát phải được đào tạo một cách thật cẩn thận về việc xác định các thông tin cần quan sát và ghi chép. Đôi khi, việc sử dụng các mẫu phiếu quan sát có sẵn các mẫu thông tin dự kến trước sẽ có ích đối với việc quan sát vì đảm bảo rằng không bỏ sót. Nhược điểm thứ hai là việc các công việc liên quan đến trí não và có tính chuyên môn kỹ thuật không biểu lộ hành vi ra ngoài để dễ dàng quan sát hay các công việc đòi hỏi nhiều thời gian để quan sát như nhân viên bán hàng di động. Ngoài ra kết quả quan sát dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tối chủ quan của người quan sát và người bị quan sát, 2. phương pháp phỏng vấn Phương pháp phỏng vấn yêu cầu người quan sát phân tích công việc gặp gỡ người thực hiện công việc. thông thường cuộc phỏng vấn được tiến hành ở nơi làm việc. phỏng vấn có thể là định hướng hay là không định hướng. Phỏng vấn định hướng là phỏng vấn theo một mẫu đã chuẩn bị sẵn, còn phỏng vấn không định hướng thì không cần. Phỏng vấn định hướng có ưu điểm là đảm bảo không bỏ sót các khía cạnh của công việc và dễ dàng so sánh các thông tin có được từ những người khác cùng thực hiện một công việc. Nhược điểm chính của phương pháp này là tốn thời gian và công sức như thời gian chuẩn bị, đặt lịch, đi đến nơi phỏng vấn và tiến hành phỏng vấn. 3. phương pháp sử dụng bảng câu hỏi Bảng câu hỏi thường dài từ 3 trang đến 5 trang và chứa các câu hỏi chủ quan và câu hỏi mở. Bảng câu hỏi liệt kê những câu hỏi đã được chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước về công việc bao gồm các thông tin về nhiệm vụ các kỹ năng liên quan đến công việc và hướng dẫn cách điền vào bảng câu hỏi. Đối với trường hợp công việc đã có, bảng câu hỏi được phân phát cho người thực hiện công việc và người này chỉ việc điền vào. Thông tin sau khi bảng câu hỏi được hoàn thành, nó được người phụ trách bộ phận kiểm tra lại. Nếu công việc còn mới, bảng câu hỏi được gửi cho người phụ trách bộ phận. Bảng câu hỏi được đánh giá là phương pháp hữu hiệu nhất để thu thập thông tin phân tích công việc. nó cung cấp các thông tin nhanh hơn và dễ thực hiện so với hình thức phỏng vấn. Để nâng cao chất lượng thông tin thu thập qua bảng câu hỏi, cần lưu ý các vấn đề sau: - cấu trúc của các câu hỏi Ngoài các câu hỏi về chức năng nhiệm vụ chính, trong bảng câu hỏi cần thiết phải có những câu hỏi về nhiệm vụ người lao động phải thực hiện tại nơi làm việc. tuy nhiên các câu hỏi cần xoay quanh trọng tâm những vấn đề phải nghiên cứu và bảng câu hỏi nên ngắn gọn. Thông thường không ai thích trả lời câu hỏi một câu hỏi dài. Một bảng câu hỏi càng dài thì người trả lời càng ít chú ý đến nội dung của các câu hỏi. - cách thức đặt câu hỏi Các câu hỏi cần thiết kế sao cho đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời và có thể trả lời ngắn gọn. Ơ những nơi nào có thể, nên thiết kế câu hỏi mở. Ví dụ, “ theo anh (chị), cường độ làm việc có quá cao hay không?” hoặc câu hỏi lựa chọn các phương án trả lời. Ví dụ với câu hỏi “theo anh (chị), một nhân viên cần thực hiện tối thiểu bao nhiêu thời gian để có thể làm quen với công nhân trên dây chuyền lắp ráp điện tử. - nơi thực hiện Nên để cho người trả lời thực hiện bảng câu hỏi tại nơi làm việc. những bảng câu hỏi thực hiện ở nhà thường được trả lời kém trung thực và ít chính xác hơn. Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, việc trả lời bảng câu hỏi nên được thực hiện trong giờ làm việc sao cho người lao động không cảm thấy khó chịu vì phải mất thời gian cá nhân của họ. Một dạng khác của phương pháp làm việc bằng các câu hỏi là yêu cầu người lao động thực hiện việc miêu tả công việc trên cơ sở nhất trí của người phụ trách bộ phận. Ưu điểm của phương pháp này là người lao động biết rõ nhất về việc và cho phép xác định sự khác nhau trong quan điểm về công việc giữa người lao động và người phụ trách bộ phận. Bảng câu hỏi có thể thiết kế dưới nhiều dạng với mức độ chi tiết khác nhau. Một trong những bảng câu hỏi hay được dùng nhiều nhất là bảng câu hỏi phân tích vị trí việc làm (PAQ) được Lloyd.byars và Leslie W.Rue xây dựng được miêu tả như sau: Các tiêu chí được sử dụng trong PAQ Tiêu chí Miêu tả Ví dụ Thông tin đầu vào Nơi và cách nào người lao động có được thông tin sử dụng trong việc thực hiện công việc? Sử dụng tài liệu có sẵn Quá trình trí óc Lý giải như thế nào,ra quyết định và các hoạt động xử lý thông tin nào được tiến Lý giải để giải quyết vấn đề Mã hóa/ giải mã hành để thực hiện công việc. Các hoạt động để thực hiện công việc Hoạt động nào người công nhân được tiến hành, các loại thiết bị, công cụ nào được sử dụng Sử dụng bàn phím. Lắp ráp tháo gỡ Quan hệ với người khác Mối quan hệ nào cần có trong quá trình thực hiện công việc Hướng dẫn giao tiếp với công chúng và khách hàng Điều kiện làm việc Trong điều kiện vật chất, tâm lí và xã hội nào công việc được thực hiện Nhiệt độ cao, bình thường Các đặc trưng khác của công việc Các hoạt động, điều kiện hay đặc trưng khác so với những thứ đã được miêu tả trên đây có liên quan đến công việc? Nhịp độ làm việc, phương pháp trả tiền công … Bảng PQA được thiết kế đo 6 mặt đặc trưng của vị trí công việc với việc sử dụng 194 yếu tố công việc và hệ thống làm việc từ 1 => 5: -Rất hạn chế - Hạn chế - Trung bình - Cao - Rất cao . Lê Tấn Quang BÀI THUYẾT TRÌNH BỘ MÔN: QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC Nha Trang, Tháng 3 Năm 2010 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP I /Phân tích công việc là. hội mà họ có thể có. Sơ đồ về quá trình phân tích cv và tác dụng phân tích công việc: Tóm lại: nếu không biết phân tích công việc, nhà quản trị sẽ không