HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN TRÍ HƯỜNG 3.1 Đánh giá thực trạng kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Qua thời gian thực tập tại Phòng kế toán của Công ty, đi sâu tìm hiểu về công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu em nhận thấy công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty có những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại như sau: 3.1.1 Đánh giá về tổ chức bộ máy kế toán Về công tác kế toán nói chung của Công ty là tương đối tốt, bộ máy kế toán được tổ chức và phân nhiệm rõ ràng, mỗi kế toán có trách nhiệm làm một phần hành cụ thể, việc này đã tạo điều kiện cho nhân viên kế toán phát huy được tính chủ động, sáng tạo, chuyên môn hoá trong công việc .các phần hành kế toán được phối hợp khéo léo tạo điều kiện thúc đẩy quá trình phát triển, khai thác nghiệp vụ đạt hiệu quả chính xác, đúng chế độ hiện hành. Về hình thức tổ chức bộ máy kế toán: Phòng kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung là phù hợp với yêu cầu quản lý và quy mô hoạt động. Vì thế tạo điều kiện rất thuận lợi cho việc áp dụng phương tiện kỹ thuật trong tính toán, áp dụng phương pháp kế toán hiện đại từ đó làm giảm nhẹ bộ máy kế toán nâng cao năng suất lao động. Hình thức này giúp cho việc kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo cho sự lãnh đạo thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của ban lãnh đạo công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên hình thức này chỉ phù hợp khi quy mô hoạt động của Công ty chưa mở rộng, hiện nay Công ty đang lỗ lực phát triển thị trường mở rộng quy mô hoạt động. Như vậy nếu quy mô ngày càng mở rộng hơn thì việc tập hợp chứng từ tại phòng kế toán Công ty ngày càng khó khăn. Mô hình tổ chức và phân công lao động trong bộ máy kế toán của Công ty là phù hợp, tuy nhiên vẫn còn một số điểm hạn chế: Thứ nhất: Đội ngũ nhân viên kế toán của Công ty đều là những người ít tuổi, tuổi trẻ tuy năng động, nhiệt tình, sáng tạo trong công việc nhưng kinh nghiệm làm việc trong công tác kế toán chưa nhiều lên hạn chế trong việc xử lý các tình huống. Do đó, Công ty nên tuyển một số nhân viên giàu kinh nghiệm hơn, đảm bảo việc thành thạo trong công việc và có thể hướng dẫn cho các nhân viên trẻ. Thứ hai: Việc kiêm nhiệm trong phân công lao động kế toán làm cho khối lượng công việc của một nhân viên khá nhiều, khó đảm bảo về mặt thời gian cũng như việc chuyên môn hoá về nghiệp vụ. 3.1.2 Đánh giá công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp chiếm 70-75% trong tổng chi phí chính vì vậy mà công ty rất coi trọng việc quản lý nguyên liệu, vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ và sử dụng, tổ chức hạch toán kế toán sao cho thực hiện một các khoa học có hiệu quả. Hàng ngày thủ kho phải báo cáo số lượng tồn kho của các loại nguyên vật liệu cho Phòng kế hoạch-vật tư biết để điều chỉnh phù hợp với quá trình sản xuất, chỉ đạo của Công ty: - Về công tác thu mua nguyên vật liệu: Công ty đã thực hiện tốt việc phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu. Việc cung cấp thu mua những nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng nhằm tiết kiện chi phí, công tác thu mua được kiểm tra chặt chẽ về số lượng cũng như chất lượng trước khi nhập kho. Việc thu mua của Công ty được dựa trên kế hoạch cho quá trình sản xuất, khi phát sinh nhu cầu nguyên vật liệu theo đơn đặt hàng thì phòng kế hoạch lập kế hoạch cung ứng vật liệu để mua nguyên liệu, vật liệu về sử dụng theo đơn đặt hàng đó. Điều này tránh bị hao hụt, mất mát nguyên vật liệu của công ty đồng thời không gây ứ đọng vốn. - Về công tác tính giá nguyên vật liệu: Công ty thực hiện tính giá nguyên vật liệu theo nguyên tắc giá gốc quy định trong chuẩn mức kế toán số 02 “Hàng tồn kho”. Đối với nguyên vật liệu xuất kho, giá gốc được xác định là giá bình quân cả kỳ dự trữ. Phương pháp này đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ công việc hạch toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu, không phụ thuộc vào số lần nhập-xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu. Tuy nhiên phương pháp này đến cuối tháng kế toán mới xác định được đơn giá nguyên vật liệu xuất kho gây ảnh hưởng tới công tác kế toán nói chung. - Về công tác phân loại, bảo quản : Nguyên liệu, vật liệu của Công ty rất đa dạng về chủng loại nhưng đã được phân loại hợp lý theo công dụng của từng loại, Công ty có hệ thống kho tàng đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, đội ngũ thủ kho có phẩn chất đạo đức, có trình độ chuyên môn đảm bảo quản lý tốt nguyên liệu, vật liệu tránh hư hỏng, thất thoát. - Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu: Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, đây là phương pháp đơn giản, dễ tìm, dễ đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót trong việc ghi chép, quản lý. - Phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Kế toán hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình xuất-nhập- tồn kho nguyên vật liệu trên sổ kế toán. Vì vậy kế toán có thể tính chính xác số tồn kho trên sổ kế toán từ đó đối chiếu với số tồn kho thực tế để phát hiện sai sót, từ đó Công ty có thể quản lý chặt chẽ số lượng nguyên liệu, vật liệu trên kho. Việc lập bảng tổng hợp chi tiết nguyên liệu vật liệu cho tất cả các sản phẩn trong tháng tạo điều kiện cho kế toán ghi sổ nhanh chóng, dễ dàng. Bên cạnh đó còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc so sánh tỷ trọng vật liệu xuất dùng cho sản xuất từng loại sản phẩm. Tuy nhiên việc tính giá nguyên liệu, vật liệu xuất kho theo phương pháp đơn giá bình quân thì công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác kế toán nói chung. Tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế mà Công ty nên xem xét: Thứ nhất: Trong việc quản lý hàng tồn kho Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho các loại nguyên liệu, vật liệu điều này gây bất lợi cho Công ty khi giá nguyên liệu, vật liệu biến động trên thị trường, gây khó khăn trong việc xác định giá thực tế của vật liệu. Thứ hai: Việc nhập kho nguyên liệu, vật liệu thừa, sử dụng không hết (nhất là nguyên vật liệu chính) khi hoàn thành còn chậm, có những đơn đặt hàng đã hoàn thành rồi mà kế toán chưa nắm được số liệu về số lượng nguyên liệu, vật liệu thừa nhập kho gây cản trở việc hạch toán chi phí sản xuất. Thứ ba: Hiện nay, khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất, các phân xưởng viết phiếu xin cấp vật tư, phiếu này được duyệt mới mang xuống kho để thủ kho xuất. Do đó, mỗi lần có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu các phân xưởng lại phải thực hiện thủ tục trên, để giảm bớt được thủ tục rườm rà này công ty có thể lập phiếu xuất vật tư theo hạn mức cho từng phân xưởng. Thứ tư: Hiện nay Công ty chưa xây dựng định mức tồn kho tối thiểu cũng như tối đa cho từng loại nguyên vật liệu nhất là nguyên vật liệu chính và vật liệu phụ, từ đó có thể dẫn đến việc dự trữ nguyên vật liệu không hợp lý. Khi có sự biến động của thị trường về giá cả hoặc khan hiếm nguyên vật liệu…có thể sẽ ảnh hưởng đến chi phí và giá thành của sản phẩm. 3.1.3 Tài khoản, sổ sách sử dụng Hệ thống chứng từ của Công ty đã được thực hiện đầy đủ và đúng quy định của Bộ Tài chính. Các chứng từ liên quan đến nguyên liệu, vật liệu được luân chuyển theo đúng chế độ, đầy đủ các chữ ký bắt buộc và được bảo quản, lưu trữ cẩn thận. Các chứng từ được đánh số thứ tự liên tục và được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ghi sổ, đảm bảo các yếu tố cần thiết cũng như hiệu lực của chứng từ. Sau khi ghi sổ kế toán, các chứng từ được phân loại theo từng phần hành và tổ chức bảo quản. Việc lập các chứng từ có sự độc lập tương đối và có sự kiểm tra đối chiếu lẫn nhau. Các chứng từ luân chuyển nội bộ được thiết kế khá phù hợp và cung cấp được những thông tin cần thiết, đáp ứng cho việc quản lý của Công ty. Hệ thống tài khoản của Công ty được vận dụng linh hoạt theo những sửa đổi, bổ xung trong Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. Công ty đã xây dựng những tài khoản cấp 1, cấp 2 sử dụng phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Điều này giúp cho công tác hạch toán kế toán tại Công ty được thực hiện thuận tiện. Tuy nhiên trong kế toán nguyên liệu, vật liệu Công ty không sử dụng Tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” Là một doanh nghiệp sản xuất có quy mô vừa và nhỏ nên việc lựa chọn hình thức Chứng từ ghi sổ là phù hợp với kế toán lao động thủ công và kế toán máy. Các loại sổ của Công ty được sử dụng đầy đủ, đáp ứng được yêu cầu quản lí, từ các loại sổ chi tiết đến các sổ tổng hợp. Cách trình bày sổ dễ hiểu, được ghi chép một cách đầy đủ. Quy trình ghi sổ được kế toán thực hiện theo đúng chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành. Tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế mà Công ty nên xem xét: Thứ nhất, về mẫu Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, Công ty chỉ có cột “thành tiền” đối với nguyên vật liệu mà không có cột “số lượng”. Điều này sẽ khó khăn trong việc đối chiếu, kiểm tra số liệu với kế toán tổng hợp. Thứ hai, việc vào Sổ chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện bởi kế toán nguyên liệu, vật liệu, theo quy định là phải ghi hàng tuần, tuy nhiên có thể do khối lượng công việc quá nhiều nên đến thời điểm cuối tháng, nhiều nghiệp vụ nhập, xuất vật tư đã phát sinh nhưng vẫn chưa được viết vào Sổ chi tiết vật liệu. 3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Từ những hạn chế nêu trên, em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán nguyên liệu, vật liệu tại công ty: 3.2.1 Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Hiện nay, Công ty không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Trong thực tế Công ty sử dụng nhiều loại nguyên liệu, vật liệu có đặc tính lý hoá rất phức tạp, mặt khác giá cả nguyên liệu, vật liệu trên thị trường thường xuyên biến động gây ảnh hưởng đến kết quả sản xuất. Theo nguyên tắc thận trọng trong kế toán thì việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho ở Công ty là hết sức cần thiết vì lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho giúp cho công ty có được nguồn vốn tài chính để bù đắp những tổn thất có thể xảy ra do vật tư tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho của công ty khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hoạch toán. Đồng thới đảm bảo cho công ty dự tính trước phần giá trị vật tư, hàng hoá khi đưa vào chi phí sản xuất phần giá trị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán của hàng tồn kho. Việc trích lập dự phòng được thực hiện vào cuối niên độ kế toán. Để hạch toán khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán cần sử dụng thêm tài khoản 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 3.2.2 Về việc lập phiếu xuất kho nguyên vật liệu theo hạn mức Để giảm bớt được thủ tục rườm rà về việc xuất kho nguyên vật liệu công ty có thể lập phiếu xuất kho nguyên liệu, vật liệu theo hạn mức cho từng phân xưởng. Tác dụng của phiếu này là có thể theo dõi số lượng vật tư xuất kho trong trường hợp lập phiếu xuất kho một lần theo định mức nhưng xuất kho nhiều lần trong tháng cho bộ phận sử dụng vật liệu theo định mức. Phiếu này do phòng kế hoạch-vật tư lập và quy định rõ số lượng vật tư được xuất theo định mức sau đó chuyển cho thủ kho để theo dõi. Phương pháp ghi phiếu này như sau: Phiếu này có thể dùng cho một hay nhiều loại vật tư. Hạn mức được duyệt trong tháng là số lượng nguyên liệu, vật liệu được duyệt trên cơ sở kế hoạch khối lượng sản xuất sản phẩm trong tháng và định mức nguyên vật liệu cho mỗi đơn vị sản phẩm. Hạn mức Số lượng sản phẩm Định mức sử dụng được duyệt = sản xuất theo kế x vật tư cho một trong tháng hoạch trong tháng đơn vị sản phẩm Số lượng thực xuất trong tháng do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức được duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần, thực xuất từng lần. Cuối tháng (kế hoạch) dù hạn mức vật tư còn hay hết, thủ kho cộng số thực xuất trong tháng để ghi vào thẻ kho rồi gửi lên phòng kế toán để viết phiếu xuất. 3.2.3 Về công tác tổ chức chứng từ, sổ sách Công ty sử dụng Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu nhằm theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn của từng loại vật liệu theo giá trị mà không có số lượng, để thuận tiện trong việc đối chiếu, kiểm tra số liệu với kế toán tổng hợp Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu nên có cột số lượng. Bảng tổng hợp chi tiết có thể thiết kế lại theo mẫu ở Biểu số 3.1 BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT LIỆU Tên tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu Tháng 12 năm 2008 Tên, qui cách vật liệu ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền Ne 7/1OE lô 27 Kg 3.784,2 102.173.400 326,5 8.815.500 2.638,5 71.239.500 1.472,2 39.749.400 Ne 10/1OE Slub Kg 4.735,8 134.970.300 3.073,5 87.594.750 1.662,3 47.375.550 Ne 16/1 CD Cotton Kg 1.247,5 34.056.750 12.756,5 352.155.939 9.027,8 248.975.358 4.976,2 137.237.331 Ne 20/1 CD lô 16 Kg 6.643,4 211.260.120 43.759,4 1.391.548.920 37.928,6 1.206.129.480 12.474,2 396.679.560 Ne 20/2 CD Kg 8.720,8 296.507.200 8.720,8 296.507.200 . . Cộng kho Sợi 81.417,7 1.256.954.157 131.761,8 3.404.168.720 123.440,4 1.693.601.252 89.739,1 2.967.521.625 PVA 540 Kg 750 26.220.000 4.750 162.507.000 1.125 38.603.250 4.375 150.123.750 Chất chống sủi bọt Lít 280 3.360.000 5 60.000 275 3.300.000 . . . . . Cộng kho hoá chất 20.414,9 573.490.708 30.100 1.090.461.073 14.331 592.674.908 36.183,9 1.071.276.873 Nấm nhựa Cái 50 150.000 2.350 8.065.200 1.600 5.476.800 800 2.738.400 Vòng bi 8031 Hộp 4 280.000 8 527.840 7 471.240 5 336.600 . . . . . Cộng kho vật tư 48.720 707.360.283 33.421 1.913.620.847 37.501 776.297.770 44.640 1.844.683.360 Số dư cuối tháng 150.552,6 2.537.805.148 195.282,8 6.408.250.640 175.272,4 3.062.573.930 170.563 5.883.481.858 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người lập (Ký, họ tên) Biểu số 3.1: Mẫu Bảng tổng hợp chi tiết vât liệu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Việc tổ chức chứng từ còn chậm, khâu hạch toán ban đầu chưa được tốt. Để đảm bảo cho khâu hạch toán ban đầu tốt thì Công ty lên nối mạng Internet cho phòng kế toán tạo điều kiện cho kế toán tiếp cận công nghệ mới, cập nhật nhanh chóng các thông tin liên quan đến kế toán. Để giải quyết tình trạng chứng từ quá tải vào cuối tháng (năm) công ty lên có hình thức khen thưởng và kỷ luật đối với kế toán viên hoàn thành tốt hoặc chưa tốt nhiệm vụ được giao. 3.2.4. Về xây dựng định mức tồn kho nguyên vật liệu Để sản xuất ra một mặt hàng, Công ty cần sử dụng khối lượng nguyên vật liệu khá nhiều. Vì vậy, Công ty nên tiến hành xây dựng hệ thống định mức tồn kho tối đa cũng như tối thiểu cho các loại nguyên vật liệu chủ yếu và có giá trị cao nhằm giúp cho công tác thu mua nguyên vật liệu được tốt hơn, đảm bảo luôn cung cấp một cách kịp thời nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, hoàn thành các đơn hàng đúng theo kế hoạch. 3.2.5 Xây dựng hợp đồng với các nhà cung cấp Công ty phải tạo mối quan hệ hợp tác với nhiều nhà cung cấp nguyên liệu, vật liệu để khi cần có thể lựa chọn những nhà cung cấp gần nhất, đáp ứng kịp thời, đầy đủ nguyên liệu, vật liệu theo yêu cầu về số lượng, chất lượng của Công ty, giảm cước chi phí vận chuyển, tiết kiệm chi phí lưu kho Trên đây là một số kiến nghị của em nhằm hoàn thiện kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường. Em mong rằng khâu tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty được thực hiện và hiệu quả hơn. KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường đã giúp em học hỏi được nhiều kinh nghiệm mới mẻ, được ứng dụng trong thực tế về công tác kế toán, nó bổ trợ cho em những kiến thức lý luận ở trường em đã được học. Như vậy đây là điều kiện thuận lợi để giúp ích cho em trong công tác sau này, tránh những bỡ ngỡ giữa lý luận và thực tiễn. Với chuyên đề nghiên cứu: “Hoàn thiện kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường” một lần nữa em có thể khẳng định kế toán nguyên liệu, vật liệu có vai trò quan trọng không nhỏ trong quản lý kinh tế. Kế toán nguyên liệu, vật liệu giúp cho họ có được những biện pháp quản lý và hướng điều chỉnh thích hợp trong sản xuất. Công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu còn giúp cho công ty có thể bảo quản tốt và nâng cao việc sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu, phấn đấu để tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm, tăng tích luỹ và tốc độ chu chuyển vốn kinh doanh. Qua thực tế tại công ty, em đã nghiên cứu, tìm hiểu những mặt mạnh và những điểm còn hạn chế cần khắc phục nên em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến với mong muốn góp một phần nào đó để hoàn thiện công tác quản lý kế toán nguyên vật liệu của công ty trong điều kiện hiện nay. Từ đó em hiểu rằng một cán bộ tài chính kế toán không chỉ am hiểu những lý luận mà còn phải biết vận dụng sáng tạo, linh hoạt những lý luận đó vào trong thực tế. Em xin chân thành cảm ơn PGS.TS. Nguyễn Văn Công, Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường nói chung và các nhân viên phòng Tài chính - Kế toán của Công ty nói riêng đã hướng dẫn và tạo điều kiện cho em hoàn thành đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn! . HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN TRÍ HƯỜNG 3.1 Đánh giá thực trạng kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Trách. liệu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường. Em mong rằng khâu tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty được thực hiện và hiệu quả hơn. KẾT