TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG I. Tổ chức công tác kế toán: 1. Tổ chức bộ máy kế toán. Phòng kế toán của công ty may Thăng Long, với 11 lao động kế toán, trong đó bao gồm: một kế toán trưởng, một phó phòng kế toán, một kế toán tổng hợp và 7 kế toán phần hành, một thủ quỹ. Ngoài ra, công ty còn có các nhân viên thống kê tại các xí nghiệp nhằm phục vụ cho công tác kế toán. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Toàn bộ công tác kế toán được thực hiện trọn vẹn ở phòng kế toán của công ty, ở các xí nghiệp thành viên và các bộ phận trực thuộc không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên thống kê. Cụ thể, bộ máy kế toán ở công ty may Thăng Long được tổ chức như sau: * Tại phòng kế toán- tài vụ của công ty: Nhiệm vụ: Tổ chức, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện toàn bộ công tác thu thập, xử lý các thông tin kế toán ban đầu, thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và chế độ quản lý tài chính theo đúng quy định của Bộ tài chính, cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác những thông tin toàn cảnh về tình hình tài chính của công ty. Từ đó tham mưu cho Ban giám đốc để đề ra biện pháp, các quyết định phù hợp với đường lối phát triển của công ty. Trên cơ sở qui mô sản xuất, đặc điểm tổ chức sản xuất, đặc điểm quản lý của công ty, mức độ chuyên môn hoá và trình độ cán bộ, phòng kế toán- tài vụ được tổ chức như sau: - Đứng đầu là kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán của công ty, theo dõi quản lý và tổ chức điều hành công tác kế toán cùng với phó phòng kế toán. - Tiếp đó là các nhân viên: + Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để ghi chép vào các sổ tổng hợp sau đó lập các báo cáo tài chính. + Kế toán tiền ( kế toán thanh toán): Sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ gốc, kế toán thanh toán viết phiếu thu, phiếu chi ( đối với tiền mặt), viết séc, uỷ nhiệm thu - chi, . ( đối với tiền gửi ngân hàng). Hàng tháng, lập bảng kê tổng hợp sec và sổ chi tiết đối chiếu với sổ sách thủ quĩ, sổ phu ngân hàng, lập kế hoạch tiền mặt gửi lên cho ngân hàng có quan hệ giao dịch. Quản lý các tài khoản và các loại sổ liên quan. + Kế toán vật tư: Làm nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, cuối tháng tổng hợp số liệu, lập các báo cáo liên quan. Khi có yêu cầu bộ phận kế toán nguyên vật liệu và các bộ phận chức năng khác tiến hành kiểm kê lại kho vật tư, đối chiếu với sổ sách kế toán. Nếu thiếu hụt sẽ phải tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý ghi trong biên bản kiểm kê. + Kế toán TSCĐ và nguồn vốn: Theo dõi tình hình biến động các loại TSCĐ của công ty và nguồn vốn hình thành các loại tài sản đó cũng như các nguồn vốn khác (nguồn vốn kinh doanh, các quỹ…). + Kế toán tiền lương và các khoản BHXH: Căn cứ vào các bảng bảng chấm công, bảng tổng hợp lương, . do các nhân viên xí nghiệp gửi lên để hạch toán và có nhiệm vụ theo dõi tình hình chi trả lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ, công nhân viên của công ty. + Kế toán công nợ: Theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả trong công ty và giữa công ty với khách hàng. + Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm: Hàng tháng, khi nhận được các báo cáo về tình hình sử dụng NVL, lương công nhân… từ các xí nghiệp gửi lên, kế toán phần hành này tiến hành ghi sổ để hạch toán và tập hợp các chi phí đồng thời lập các báo cáo có liên quan. Khi hoàn thành một đơn hàng thì tính ra giá thành và ghi sổ… + Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: Theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn thành phẩm, tính giá trị hàng xuất, theo dõi doanh thu, lợi nhuận. + Thủ quĩ: Chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của công ty. Hàng ngày, căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi… hợp lệ để xuất hoặc nhập quỹ, ghi sổ quỹ phần thu, chi. Cuối cùng ngày đối chiếu với sổ quỹ của kế toán tiền mặt. * Tại các xí nghiệp : Tại kho: Thủ kho phải tuân thủ theo chế độ ghi chép ban đầu, căn cứ vào các chứng từ cần thiết để ghi thẻ kho… và cuối tháng lập các báo cáo cần thiết để chuyển lên phòng kế toán công ty tuân theo nội quy hạch toán nội bộ. Nhân viên thống kê tại xí nghiệp có nhiệm vụ theo dõi từ khi nguyên vật liệu đưa vào sản xuất đến lúc giao thành phẩm cho công ty… Về mặt quản lý, nhân viên thống kê chịu sự quản lý của giám đốc xí nghiệp, về mặt nghiệp vụ chuyên môn do kế toán trưởng hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra. Đây là một hướng tổ chức hợp lý, gắn quyền lợi, trách nhiệm của nhân viên thống kê với nhiệm vụ được giao đồng thời tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên thống kê thực hiện nhiệm vụ, đảm bảo tính chính xác, khách quan của số liệu. KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán thanh toánKế toán TSCĐ và nguồn vốnKế toán lương và BHXHKế toán tập hợp chi phí và giá thànhKế toán tiêu thụKế toán vật tưKế toán công nợ Thủ quỹKế toán tổng hợp Nhân viên thống kê các xí nghiệp, phân xưởng PHÓ PHÒNG KẾ TOÁN Sơ đồ 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty cổ phần may Thăng Long. 2. Chế độ kế toán áp dụng ở công ty. Công tác kế toán của công ty đã thực hiện đầy đủ các giai đoạn của quá trình hạch toán, từ khâu lập chứng từ, ghi sổ kế toán đến lập hệ thống báo cáo kế toán. Hiện nay công ty có sử dụng phần mềm kế toán Effect, nhưng chỉ đối với một số phần hành, công việc kế toán không hoàn toàn trên máy mà đó chỉ là một phần trợ giúp, công ty đang từng bước hoàn thiện công tác kế toán máy. Hiện ở công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống chứng từ thống nhất do Bộ tài chính ban hành, đã sử dụng hệ thống tài khoản và báo cáo theo chuẩn mực mới từ đầu năm 2003 . Cụ thể: 2.1.Chế độ chứng từ . Công ty đã đăng kí sử dụng hầu hết các chứng từ kế toán thống nhất do Bộ tài chính ban hành, cụ thể : Loại 1 : Lao động tiền lương. Loại 2 : Hàng tồn kho. Loại 3 : Bán hàng. Loại4 : Tiền tệ. Loại 5 : Tài sản cố định. Những chứng từ này được áp dụng làm căn cứ ghi sổ kế toán cung cấp thông tin cho quản lý. Tuy nhiên đây chỉ là những chứng từ mà công ty đăng kí sử dụng, trên thực tế công ty không sử dụng hết . 2.2. Chế độ tài khoản. Công ty đăng kí sử dụng hệ thống tài khoản thống nhất của Bộ tài chính ban hành theo quyết định 1141/ QD /TC/CĐKT (trước năm 2003) và đã sử dụng hệ thống tài khoản mới theo quyết định của Bộ tài chính từ năm 2003. Tuy nhiên, trên thực tế công ty đã sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nên không sử dụng tài khoản 611và 631. Bên cạnh đó, mặc dù trực thuộc tổng công ty dệt may nhưng công ty hạch toán hoàn toàn độc lập ,hàng năm chỉ nộp kinh phí quản lý cho tổng công ty nên không sử dụng tài khoản 136, tài khoản này chỉ được sử dụng ở trung tâm giới thiệu sản phẩm (cửa hàng thời trang). Công ty cũng không sử dụng tài khoản 113, do kế toán thường giao dịch trực tiếp với ngân hàng . 2.3. Chế độ sổ sách và báo cáo. Phòng kế toán của công ty hiện đang ghi sổ thao hình thức ''Nhật kí chứng từ''. Đây là hình thức kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian và việc ghi sổ theo hệ thống, giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối kì, cuối tháng. Các loại sổ sử dụng như sau: - Sổ kế toán chi tiết : Sổ TSCĐ, sổ chi tiết vật liệu, sổ chi phí sản xuất kinh doanh, sổ chi tiết thanh toán với người mua người bán, sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết tiền vay bảng phân bố tiền lương và bảo hiểm, bảng phân bố công vụ, bảng tính và phân bố khấu hao . - Sổ kế toán tổng hợp: Các bảng tổng hợp. Nhật kí chứng từ: 1,2,3,4,5,7,8,9,10,(không sử dụng nhật kí chứng từ 3 và 6). Bảng kê số 1,2,4,5,8,10,11( không sử dụng BK 3 và BK9 do công ty tính giá xuất hàng tồn kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ). Sổ cái các tài khoản. - Các loại báo cáo kế toán: Báo cáo kết quả kinh doanh. Bảng cân đối kế toán. Bảng thuyết minh báo cáo tài chính. Kế toán không sử dụng báo cáo lưu chuyển tiền tệ, các báo cáo này được lập theo quý . - Báo cáo quản trị: Báo cáo tồn kho ( báo cáo N – X – T NVL, thành phẩm,…). Báo cáo tiền tệ ( báo cáo quỹ tiền mặt, tiền gửi, các khoản tiền vay, báo cáo thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp…). Báo cáo doanh thu, chi phí. Các báo cáo trên công ty lập theo quý. Đó là những loại chứng từ, sổ sách và báo cáo mà công ty sử dụng để tiến hành toàn bộ công tác hạch toán kế toán cũng như những thông tin chung về phương pháp tính giá hàng tồn kho, hình thức ghi sổ… đối với các phần hành kế toán của công ty cổ phần may Thăng Long. . TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG I. Tổ chức công tác kế toán: 1. Tổ chức bộ máy kế toán. Phòng kế toán của công ty may Thăng. KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán thanh toánKế toán TSCĐ và nguồn vốnKế toán lương và BHXHKế toán tập hợp chi phí và giá thànhKế toán tiêu th Kế toán vật t Kế toán