SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP I. BỘ MÁY QUẢN LÝ. 1. Khái niệm. Bộ máy quản lý của một tổ chức là một hệ thống các con người cùng với phương tiện của tổ chức đó, được liên kết theo quy tác và một số nguyên tắc nhất định mà tổ chức thừa nhận. Để lãnh đạo quản lý toàn bộ các hoạt động của hệ thống nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. cung có thể nói Bộ máy quản lý là chủ thể của hệ thống. 2. Khái niệm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý . Cơ cấu tổ chức quản lý là khái niệm phản ánh cấu tạo và hình thức bên trong của hệ thống, cơ cấu tổ chức quản lý bao gồm nhiều bộ phận nhiều khâu liên kết với nhau tuân theo những quy luật nhất định về một mục đích nào đó các bộ phận này có chức năng nhiệm vụ khác nhau nhưng lại có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau tạo thành một chỉnh thể nhằm thực hiện các chức năng quản lý đã được xác định . 3. Chức năng của bộ máy quản lý. Nhiệm vụ chủ yếu của bộ máy quản lý bao gồm 08 chức năng sau: - Nghiên cứu tài nguyên nhân sự. - Hoạch định tài nguyên nhân sự - Tuyển dụng nhân sự - Đào tạo và phát triển nhân lực - Quản lý tiền lương - Tương quan lao động - Dịch vụ phúc lợi - Y tế và an toàn lao động. 4. Yêu cầu của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo được các yêu cầu sau đây: - Phân công hợp lý nhiệm vụ chức năng quyền hạn giữa các bộ phận không chồng chéo, xoá bỏ các cấp trung gian không cần thiết, tăng mối quan hệ - Số lượng cấp bậc quản lý càng ít càng tốt nhằm đảm bảo tính linh hoạt của cơ cấu, tăng cường hiệu lực trong sản xuất kinh doanh. - Xác định được rõ các mối quan hệ dọc ngang đảm bảo phối hợp chặt chẽ nhiệm vụ giữa các bộ phận trực tiếp. - Đảm bảo tính thiết thực hiệu quả, sao cho chi phí quản lý giảm mà hiệu quả ngày càng cao. 5. Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. 5.1 Cơ cấu tổ chức theo trực tuyến. Sơ đồ 1: Cơ cấu theo kiểu trực tuyến (Nguồn:Gíáo trình Phân tích lao động xã hội . Nhà xuất bản lao động-xã hội. Năm 2002 – Chủ biên: T.S Trần Xuân Cầu) Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến là mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới quy định theo trực tuyến, đây là quan hệ dọc trực tiếp người thưà hành chỉ biết quan hệ nhận nhiệm vụ và chịu trách nhiệm với mọi cấp trên trực tiếp Ngược lại lãnh đạo cấp trên phải chịu trách nhiệm trước mọi hoạt động và thành bại của cấp dưới mà mình phụ trách. Ưu điểm: Của mô hình này là thực hiện nghiêm túc chế độ một thủ trưởng hiệu lực chỉ huy mạnh tổ chức gọn nhẹ. Nhược điểm: Người lãnh đạo vất vả đảm nhận chỉ huy tất cả các lĩnh vực công việc, hạn chế việc sử dụng khai thác trí tuệ các chuyên gia thích hợp nhất với mô hình này là các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và việc quản lý không phức tạp 5.2. Cơ cấu quản lý theo chức năng. Sơ đồ 3: Cơ cấu tổ chức theo trức năng Ng i lãnh oườ đạ Người lãnh đạo tuyến 1 Ng i lãnh o tuy nườ đạ ế 2 Các đối tượng quản lýCác đối tượng quản lý Người lãnh đạo chức năng ANgười lãnh đạo chức năng B Người lãnh đạo Người lãnh đạo chức năng C Đối tượng quản lý Đối tượng quản lý Đối tượng quản lý (Nguồn:Gíao trình Phân tích lao động xã hội . Nhà xuất bản lao động-xã hội. Năm 2002 – Chủ biên: T.S Trần Xuân Cầu) Theo kiểu cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận riêng biệt theo các chức năng quản lý và hình thành nên những người lãnh đạo được chuyên môn hóa. Chỉ đảm nhận thực hiện một số chức năng nhất định. Ưu điểm: Nhờ đó có diều kiện khai thác trình độ của các chuyên gia nâng cao chất lượng hiệu quả giảm bớt gánh năng quản lý. Nhược điểm: Người lãnh đạo Ng-êi l·nh ®¹o chøc n Ng-êi l·nh ®¹o chøc n¨ng ¨ Người lãnh đạo chức năng B Người lãnh đạo chức năng C Người lãnh đạo cấp 2 Người lãnh đạo chức năng A Người lãnh đạo chức năng B Ng-êi l·nh ®¹o chøc n¨ng Đối tượng quản lý Đối tượng quản lý Đối tượng quản lý Mối liên hệ giữa các nhân viên tương đối phức tạp và chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng khác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế đọ thủ trưởng. Gây mất đoàn kết trong tổ chức. 5.3 Cơ cấu trực tuyến chức năng. Sơ đồ 3: Cơ cấu trực tuyến – chức năng (Nguồn:Giáo trình Phân tích lao động xã hội . Nhà xuất bản lao động-xã hội. Năm 2002 – Chủ biên: T.S Trần Xuân Cầu) Mô hình này là sự kết hợp của hai cơ cấu trên theo đó mối quan hệ giữa cấp dưới và cấp trên là một đường thẳng còn các bộ phận chức năngchỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn những lời khuyên, kiểm tra sự hoạt động của các cán bộ trực tuyến. Ưu điểm: Với các tổ chức quy mô lớn phức tạp trong điều kiện quản lý hiện đại mở rộng liên kết đa phương nhiều chiều phải hình thành các phòng ban chức năng các bộ phận này chuyên môn hoá đi sâu nhiên cứu giúp thủ trưởng các luận cứ khoa học của từngquyết định. Nhược điểm: Mô hình này là số cơ quan chức năng tăng lên nó làm cho bộ máy công kềnh, nhiều đầu mối, người lao động phải có trình độ và năng lực cao mơi liên kết phối hợp hai tuyến và chức năng. 5.4 Cơ cấu theo trực tuyến tham mưu. Sơ đồ 4: Cơ cấu theo kiểu trực tuyến tham mưu. Ngưòi lãnh đạo (Nguồn:Giáo trình Phân tích lao động xã hội . Nhà xuất bản lao động-xã hội. Năm 2002 – Chủ biên: T.S Trần Xuân Cầu) Theo cơ cấu này người lãnh đạo ra mệnh lệnh và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với người thừa hành trực tiếp của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp người lãnh đạo phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia ở bộ phận tham mưu giúp việc. Kiểu cơ cấu này cho phép người lãnh đạo tận dụng được những tài năng, chuyên môn của các chuyên gia, giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức. Nhưng nó đòi hỏi người lãnh đạo phải kiếm được chuyên gia giỏi Ưu điểm Kiểu cơ cấu này cho phép người lãnh đạo tận dụng được các tài năng, nhuyên môn của các chuyên gia giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu L tuy n 2Đ ế Tham m u1ư Tham m u 3ư Tham m u 2ư L tuy n 1Đ ế Tham m u 2ư Tham m u 1ư Tham m u 2ư Tham m u 1ư Các i t ngđố ượ qu n lýả Các i t ngđố ượ qu n lýả Nhược điểm Mô hình này phải tìm kiếm được các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực . 6. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. 6.1. Nhân tố khách quan. Môi trường kinh tế xã hội. Môi trường kinh tế xã hội ảnh hưởng đến quy mô và cơ cấu tổ chức môi trường kinhtế phát triển sẽ có nhiều tiềm năng cho sự phát triển của công ty quy mô của tổ chức cũng có khả năng mở rộng bộ máy quản lý cũng được mở rộng và dẫn đến cơ cấu tổ chức cũng đa dạng nhiều bộ phận hơn, ngược lại môi trường kinh tế kém phát triển thì tổ chức cũng hạn chế phát triển, bộ máy quản lý cũng không được mở rộng. Lĩnh vực kinh doanh của công ty Lĩnh vực kinh doanh của công ty ảnh hưởng đến quy mô và cơ cấu của tổ chức, quyết định đến các bộ phận và các phòng ban chức năng việc hình thành từng bộ phận của cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào các nhiệm vụ và chức năng kinh doanh từng lĩnh vực kinh doanh sẽ hình thành từng bộ phận cho phù hợp với từng lĩnh vực kinh doanh cụ thể các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ sẽ có các bộ phận của bộ máy quản lý khác với các bộ phận của doanh nghiệp sản xuất. Quy mô và phạm vi hoạt động của công ty - Quy mô và phạm vi hoạt động của công ty ảnh hưởng đến quy mô và cơ cấu của bộ máy quản lý với công ty lớn phạm vi hoạt dộng rộng thì cơ cấu tổ chức cũng phức tạp nhiều cấp quản lý nhiều khâu quản lý và cũng có nhiều bộ phận. Loại hình công ty -Loại hình công ty cũng ảnh hưởng đến số lượng các bộ phận của bộ máy quản lý,do đó ảnh hưởng đến quy mô của tổ chức. -Trình độ khoa học công nghệ kỹ thuật mức độ trang bị cho lao động càng cao thì việc sử dụng lao động trực tiếp ít cần nhiều lao động quản lý, lao động kỹ thuật do đó có những bộ phận tương ứng làm cho cơ cấu tổ chức cũng thay đổi theo. -Khối lượng nhiệm vụ kế hoạch được giao cũng ảnh hưởng đếnviệc tổ chức bộ máy với từng khối lượng công việc và những nhiệm vụ mục tiêu khác nhau cần có những bộ phận tương ứng để thực hiện các nhiệm vụ mục tiêu đó. -Các phân cấp của nhà nước về hệ thông tổ chức và phân cấp phân quyền quản lý ảnh hưởng đến việc phân cấp quản lý trong công ty. 6.2 Các nhân tố chủ quan. Trình độ năng lực của lãnh đạo ý trí của lãnh đạo về việc sắp xếp bố trí thành lập các phòng chức năng phụ thuộc vào trình độ năng lực của lãnh đạo, đối với từng lãnh đạo sẽ có những phong cách lãnh đạo khác nhau với năng lực và trình độ năng lực càng cao thì cơ cấu tổ chức càng gọn nhẹ và cần ít đầu mối. -Trình độ năng lực của các bộ phận tham mưu ảnh hưởng đến số lượng các bộ phận và các đối tượng quản lý. Quan hệ bên trong tổ chức -Mức dộ thể hiện quyền lực mức độ kiểm soát của người lãnh đạo và mứ độ hợp tác giữa các nhân viên mức đảm nhận của các nhân viên trong tổ chức ảnh hưởng đến quy mô cơ cấu tổ chức nếu các nhân viên đảm nhận được nhiều công việc thì sẽ cần ít lao động và cũng cần ít bộ phận hơn do đó co cấu tổ chức sẽ gọn nhẹ hơn và ngược lại dẫn đến cần nhiều lao động và cần nhiều bộ phận sẽ làm cho cơ cấu tổ chức thêm phức tạp -Các luật lệ kiểm soát nhân viên và các nhà quản lý ảnh hưởng đến quan hệ giữa các cấp quản lý, các đầu mối trong tổ chức tuỳ theo mức độ kiểm soát của các luật lệ quy định ảnh hưởng đến quan hệ bên trong tổ chức ảnh hưởng đến các quyết định của từnh lãnh đạo, ảnh hưởng đến việc bổ nhiệm bãi nhiệm các vị trí trong tổ chức, làm cho cơ cấu tổ chức thay đổi. -Quá trình hiệp tác lao động các công việc được gộp lại ở mức độ nào đó hiệp tác lao động trong từng bộ phận dẫn đến quá trình báo cáo từ cấp dưới lên cấp trên phải qua những cấp nào ảnh hưởng đến mức độ chính xác của các báo cáo và ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý. 7. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Việc đánh giá hiệu quả hay tính hợp lý của một cơ cấu tổ chức rất phức tạp. Cơ cấu tổ chức phải phục vụ mục tiêu của tổ chức. Bất cứ một bộ phận nào ra đời đều phải xuất phát từ nhu cầu thực tế khách quan của tổ chức. Sau một thời gian hoạt động, phải đánh giá lại các bộ phận trong tổ chức và cũng như mối liên hệ giữa chúng để phát hiện ra những bất hợp lý, lỗi thời của chúng. Thông thường có thể dùng các chi tiêu sau đây để đánh gía: + Chỉ tiêu tổng quát: Chỉ tiêu này được tính bằng cách so sánh mức độ thực hiện nhiệm vụ kế hoạch của năm nay so với năm trước hoặc sau và trước khi có sự thay đổi cơ cấu tổ chức. + Các chi tiêu riêng đặc thù. - Tốc độ hoặc thời gian chuyền tải thông tin (Các quyết định quản lý hoặc các báo cáo) giữa cấp quản lý và cấp thực hiện. Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ giúp tăng tốc độ và giảm thời gian chuyển tải thông tin, tránh được các thông tin chuyển vòng qua nhiều cấp trung gian [...]... phẩm chất cần thiết để thực hiện các công việc được giao -Giữa bộ máy quản lý và bộ phận sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp luôn luôn có tác động lẫn nhau Bộ máy quản lý lập ra các kế hoạch sản xuất kinh doanh và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh có thể nói bộ máy quản lý chính là chủ thể, bao gồm những người lao động quản lý -Với một bộ máy quản lý sẽ điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. .. trong bộ máy quản lý III SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 1 Tính tất yếu của hoàn thiện bộ máy tổ chức bộ máy quản lý Một cơ cấu tổ chức không phù với sự phát triển của tổ chức sẽ cản trở sự phát triển của tổ chức, việc thay đổi một cơ cấu tổ chức đã không còn phù hợp, không phải đơn giản vì trong quá trình thay đổi có rất nhiều yếu tố cản trở việc thay đổi đó Sự cản trở đó có... gì cần phải có những bộ phận quản lý đó II KHÁI NIỆM VỀ QUẢN LÝ VÀ LAO ĐỘNG QUẢN LÝ 1 Khái niệm quản lý Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý đến đối tượng quản bằng một hệ thống các phương pháp làm thay đổi trạng thái của đối tượng quản lý tiếp cận đến mục tiêu cuối cùng là phục vụ cho lợi ích của con người Quản lý doanh nghiệp là quá trình tác động liên tục có tổ chức có mục đích của chủ doanh. .. công lao động trong lĩnh vực quản lí ,bản thân quản lý đã trở thành một chức năng xã hội vì vậy mỗi bộ phận nằm trong cơ cấu tổ chức quản lý được chuyên môn hoá những phần việc nhất định trong hoạt động quản lý Như vậy tiền đề khách quan của sự hình thành và phát triển của cơ cấu tổ chức quản lý là sự phân công lao động xã hội trong lĩnh vực quản lý ở đây ta thấy giữa cơ cấu tổ chức quản lý với cơ cấu... cấp quản lý Khâu quản lý là một cơ quan độc lập thực hiện một số chức năng hay một phần chức năng của quản lý nó chịu sự lãnh đạo trực tiếp của một cấp quản lý nhất định Cấp quả lý là thể thống nhất tất cả các khâu quản lý ở cùng một bậc, quản lý trong thực tiễn tồn tại những cấp như trung ương địa phương và cấp cơ sở, cấp quản lý chỉ rõ thứ bậc của các cơ quan từ dưới lên Cơ cấu tổ chức quản lý là sự. .. với hoàn cảnh khách quan Hệ thống quản lý Là sự liên kết giữa chủ thể quản lý và khách thể quản lý, tác động quản lý thường mang tính chất tổng hợp hệ thống gồm nhiều biện pháp Mục tiêu của quản lý Là tạo ra thêm và bảo vệ lợi ích cho con người, quản lý thực chất là quản lý con người, tất cả vì con người tất cả từ con người Mọi giải pháp quản lý sẽ sai lầm nếu xa dời mục tiêu con người Bản chất của quản. .. của công ty Bộ máy quản lý là lực lượng duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý được Nó chỉ phát huy sức mạnh khi nó phù hợp với yêu cầu thực thực tiễn, còn không thực thì nó lại trở thực thành lực lượng kìm hãm Hoàn thiện bộ máy quản lý làm cho bộ máy quản lý có hiệu lực hơn thích hợp với nhiệm vụ với quy mô sản xuất kinh doanh, thích ứng với mọi đặc điểm kinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp nhằm... và quản lý phải tập trung cao độ vào việc thực hiện chiến lược, vì ngay cả một chiến lược tuyệt vời cũng trở nên vô nghĩa nếu không được thực hiện đúng cách Để đáp ứng được các yêu cầu đó Việc hoàn thiện bộ máy quản lý hết sức cần thiết cho sự phát triển của công ty Hoàn thiện bộ máy quản lý theo hướng chuyên tinh nghĩa là thực hiện thường xuyên, chuyên sâu và có chọn lọc, gọn nhẹ thể hiện sự vừa đủ... , trong từng thời cơ và môi trường khác nhau bao giờ cũng xuất hiện một phương pháp gải quyết hợp lý hiệu quả nhất đó chính là cơ chế quản lý hiệu quả nhất.Vì quả lý chính là quản lý con người Quản lý gắn liền với thông tin vì thông tin là nguyên liệu của quản lý thực chất của quản lý là xử lý thông tin chất lượng của thông tin và tính kịp thời của thông tin quyết dịnh chất lượng của quản lý Quản lý. .. kinh doanh, thích ứng với mọi đặc điểm kinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động cuả doanh nghiệp ngày nay trong nền kinh tế thị trường một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì cần có bộ máy hoạt động hiệu quả, mặt khác hoàn thiện bộ máy quản lý làm cho bộ máy quản lý tinh giảm, gọn nhẹ mà vẫn còn tính hiệu lực . phận trong bộ máy quản lý. III. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP. 1. Tính tất yếu của hoàn thiện bộ máy tổ chức bộ máy quản lý. Một. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP I. BỘ MÁY QUẢN LÝ. 1. Khái niệm. Bộ máy quản lý của một tổ chức là