TỔ CHỨC CÔNG TÁC TIỀN LƯƠNG VÀ KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG I. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG & BHXH 1. Nội dung, ý nghĩa, nhiệm vụ của công tác kế toán, tiền lương, BHXH ở công ty XNK Intimex. a) Lao động và các loại lao động ở công ty. Lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh và là yếu tố mang tính quyết định mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải có dù ít hay nhiều tuỳ thuộc theo quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. * Các loại lao động: Tổng số cán bộ công nhân viên trong công ty là 387 người, trong đó số công nhân trực tiếp chiếm ít và các cán bộ CNV là chủ yếu. Cụ thể ta có cơ cấu công nhân viên của công ty XNK Intimex Tổng số Trình độ Đại học Trung cấp Công nhân kỹ thuật 387 315 15 57 Trong đó: Lao động gián tiếp: 243 Lao động trực tiếp: 144 - Lực lượng lao động tại công ty chia làm 2 nhóm: + Lao động trực tiếp: Là những người trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất, trực tiếp quản lý kỹ thuật sản xuất, các công nhân sản xuất ở bộ phận xí nghiệp. + Lao động gián tiếp: Là những người làm nhiệm vụ tổ chức quản lý phòng ban, phòng kinh tế tổng hợp, phòng TCKT, phòng Tổ chức lao động tiền lương, phòng hành chính, phòng Quản trị, phòng xuất nhập khẩu và 5 phòng nghiệp vụ kinh doanh 1, 2,4, 6, 8. Nhằm thúc đẩy sản xuất phát triển tăng cường năng suất lao động kế toán cần hạch toán chính xác về lao động, để quản lý số lượng lao động, xí nghiệp cần sử dụng bảng chấm công và đưa vào danh sách lao động của từng đội, tổ của phòng ban theo dõi ghi từng công nhân trong tháng. Từ đó làm cơ sở để tính lương cho công nhân viên. Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động tổ chức hạch toán việc sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động. Chứng từ sử dụng là phiếu xác nhận sản lượng hàng ngày của từng người hay từng bộ phận lắp ráp. b. Tiền lương và các loại tiền lương ở công ty Intimex. * Tiền lương: Là khoản thù lao mà doanh nghiệp trả cho người lao động để họ có thể tái sản xuất sức lao động, bù đắp sức lao động mà họ đã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh. * Các hình thức trả lương: Công ty áp dụng 2 hình thức trả lương. + Trả lương theo thời gian: Tính cho lao động thuộc khối gián tiếp làm công tác văn phòng như: phòng giám đốc, phòng kế toán, phòng tổ chức lao động tiền lương, phòng hành chính, phòng quản trị, phòng XNK . + Trả lương theo sản phẩm: Đây là hình thức trả lương chính của công ty. Theo hình thức này tiền lương của công nhân viên hoàn thành theo xác nhận của khách hàng, theo năng suất lao động và của phòng quản lý ghi, theo dõi. Trả lương theo hình thức này này trả cho khối công nhân trực tiếp sản xuất ở các đội lắp ráp . Hình thức trả lương theo sản phẩm đã đảm bảo sự công bằng cho người lao động, bên cạnh đó còn khuyến khích công nhân viên làm việc có hiệu quả, tăng năng suất lao động. Hàng tháng sau khi kế toán đã tiến hành tổng hợp tiền lương phải trả cho công nhân viên theo từng đối tượng sử dụng và tính toán các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ theo mẫu qui định việc lập bảng "Phân bổ tiền lương và trích BHXH" mẫu số 01/LĐTL thì mới căn cứ vào đó để trả lương cho công nhân viên một cách chính xác. c. Các khoản trích theo lương ở công ty: - Công ty thực hiện chế độ tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định của Nhà nước. + BHXH: Công ty trích 20% tiền lương cơ bản phải trả cán bộ công nhân viên trong đó 15% tính vào chi phí giá thành bộ phận có liên quan còn 5% người lao động phải nộp bằng cách khấu trừ vào lương. + BHYT: trích nộp 3% tiền lương cơ bản phải trả CBCNV trong đó 2% tính vào chi phí giá thành và 1% người lao động phải nộp bằng cách khấu trừ lương. + KPCĐ: Được trích là 2% tiền lương thực tế phải trả CBCNV như vậy trong tổng số 25% trích 19% tính vào chi phí và 6% khấu trừ vào lương. 2. Vai trò của lao động tiền lương và khoản trích theo lương ở công ty: Lao động là một trong 3 yếu tố không thể thiếu đối với quá trình sản xuất, không có lao động thì không có sản phẩm, từ sản phẩm đem đi tiêu thụ thì mới thu về được lợi nhuận để công ty phát triển. Vì vậy lao động có vai trò cực kỳ quan trọng trong sản xuất, ở bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ. Để bù đắp sức lao động mà người lao động đã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh thì tiền lương là khoản thù lao mà doanh nghiệp trả cho họ để họ có thể tái sản xuất sức lao động, tiếp tục quá trình sản xuất tiếp theo. Tiền lương luôn gắn liền kết quả thời gian mà người lao động đã tham gia vào quá trình sản xuất và là điều kiện quan trọng không thể thiếu được để tái sản xuất sức lao động, duy trì cuộc sống người lao động và là một đòn bẩy hết sức quan trọng thúc đẩy người lao động hăng say sản xuất. Đối với các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ ở công ty có một vai trò rất lớn, với mục đích nhằm tạo ra nguồn tài trợ cho công nhân viên trong trường hợp họ nghỉ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, mất sức, nghỉ hưu . và phục vụ chăm sóc sức khoẻ cho công nhân viên khi họ đi khám chữa bệnh. II. PHƯƠNG PHÁP TÍNH LƯƠNG, TRẢ LƯƠNG, TÍNH BHXH THAY LƯƠNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NỘP BHXH, BHYT, KPCĐ. 1. Phương pháp tính lương và trả lương. a. Đối với bộ phận gián tiếp. - Công ty trả lương theo hình thức lương thời gian, nó được áp dụng đối với đội ngũ CBCNV của công ty trong các phòng ban quản lý. Công thức: Mức lương được lĩnh = Lương thời gian x Hệ số bình quân chung + Khoản phụ cấp (nếu có) Mà: Lương thời gian = x Số ngày công làm việc thực tế trong tháng. Hệ số bình quân chung= Cụ thể trong tháng 01/2001 bà Nguyễn Thị Phú trưởng phòng kế toán có mức lương cơ bản 625.700đ. Trong tháng Bà đi làm đủ số ngày làm việc theo chế độ cho bộ phận văn phòng là 24 ngày. Hệ số bình quân chung là 2.10 Bà đã làm được số ngày công làm việc thực tế là 25,5 công, biết Bà có tiền lương phụ cấp là 137.000đ vậy ta tính được lương của Bà Phú như sau: Mức lương được lĩnh: Mức lương được lĩnh = (x 25,5) x 210 + 137.000đ = 1.397.500đ Vậy lương của Bà Phú được lĩnh trong tháng 01 là 1.397.500đ b. Đối với bộ phận trực tiếp: - Để đảm bảo phản ánh chính xác số lượng và chất lượng sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành của từng tổ đội, công nhân lắp ráp làm căn cứ tính trả lương kiểm tra sự phù hợp của tiền lương phải trả với kết quả lao động. Các chứng từ để hạch toán kết quả lao động trong doanh nghiệp là phiếu giao việc sản xuất và xác nhận khối lượng sản phẩm công việc hoàn thành trong ngày. - Hàng tháng căn cứ vào phiếu trên, ghi rõ nội dung công việc và xác nhận sản lượng vào trong phiếu và ghi rõ từng cá nhân sản xuất trong ngày đó. Sau khi đã được cán bộ nghiệm thu và xác nhận, ghi kết quả đó vào phiếu sản xuất. - Để tính lương cho công nhân sản xuất, kế toán thanh toán lương phải tập hợp các chứng từ làm cơ sở cho việc xác định chính xác số tiền của từng công nhân sản xuất. Vì đặc điểm của công ty là sản xuất hàng xuất khẩu và tiêu dùng do đó có nhiều phương pháp tính lương cho công nhân sản xuất trực tiếp ở từng tổ, đội. Dưới đây là một trong những phương pháp tính lương của công ty. Đây là phương pháp đơn giản nhất được áp dụng thực tế tại công ty. Công thức: Mức lương được lĩnh = Lương thời gian + Lương khoán + phụ cấp (nếu có). Mà: +Lương thời gian: Được tính tương tự như lương ở bộ phận gián tiếp + Lương khoán = x Số ngày công thực tế trong tháng. Cụ thể trong tháng 01/2001 anh Trần Văn Công của tổ lắp ráp xe máy có mức lương cơ bản là 530.700đ anh đã làm đủ số ngày làm việc theo chế độ là 26 ngày (với công nhân lắp ráp). Số tiền bình quân của 1 ngày công làm việc trong tháng của tổ lắp ráp là 4.022đ/ngày công. Và tổng số ngày công thực tế làm việc trong tháng của anh Công đạt 25 công. Biết anh không có phụ cấp lương. Vậy lương của anh Công trong tháng 01 sẽ là: Mức lương được lĩnh = (x 25) + (7.02 x 25) = 685.800đ Vậy anh Công được lĩnh trong tháng 1 là 685.800đ - Hàng tháng công ty trả lương làm 2 kỳ Kỳ 1 là thanh toán tạm ứng vào ngày 10 hàng tháng. Mức thanh toán không vượt quá 50% lương thực tế. Kỳ 2 thanh toán nốt số tiền mà công nhân lĩnh sau khi trừ đi khoản tạm ứng kỳ 1 và được thanh toán vào cuối tháng. Cụ thể: Căn cứ bảng thanh toán lương tháng 01/2001 của tổ lắp ráp xe máy của công ty có cô Vũ Kim Anh có mức lương thực tế được lĩnh trong tháng là 646.100đ. Kế toán đã tạm chi tạm ứng đầu tháng là 400.000đ từ đây ta có mức lương được lĩnh kỳ 2 của cô Anh là: Mức lương lĩnh kỳ 2 = 646.100đ - 400.000đ = 246.100đ 2. Phương pháp tính BHXH trả thay lương của công ty. * Theo chế độ mới quy định BHXH trả thay lương được tính từng trường hợp được trả như sau: - Trường hợp nghỉ đẻ thai sản. + Thời gian được nghỉ hưởng BHXH: Được nghỉ 4tháng trong điều kiện làm việc bình thường. Được nghỉ 5 tháng đối với công nhân làm việc độc hại, nặng nhọc làm việc theo chế độ sai hoặc ở nơi có phụ cấp khu vực hệ số là 0,5; 0,7. Được nghỉ 6 tháng đối với người làm việc ở nơi có phụ cấp khu vực hệ số là 1. Trường hợp sinh con dưới 60 ngày tuổi bị chết thì người mẹ được nghỉ 75 ngày. + Tỷ lệ nghỉ hưởng BHXH: Trong thời gian nghỉ ở trên thì người mẹ được hưởng 100% lương cơ bản. - Trường hợp nghỉ vì ốm đau, tai nạn, rủi ro có xác nhận của y tế. + Thời gian được nghỉ hưởng BHXH: Trong điều kiện làm việc bình thường, có thời gian đóng BHXH dưới 15 ngày thì được nghỉ 30 ngày trong 1 năm (không tính thứ 7, chủ nhật). Nếu đóng BHXH từ 15 - 30 ngày thì được nghỉ 40 ngày/1năm. Nếu đóng BHXH từ 30 ngày trở lên thì hưởng 50 ngày. Nếu làm việc độc hại, nặng nhọc, nơi có phụ cấp 0,7thì được nghỉ thêm 10 ngày trong điều kiện làm việc bình thường. Nếu điều trị bệnh dài ngày với bệnh đặc biệt được Bộ y tế ban hành thì thời gian nghỉ hưởng BHXH không quá 180 ngày. + Tỷ lệ hưởng BHXH: Trong thời gian nghỉ chữa bệnh được hưởng 75% lương cơ bản. * Công thức tính BHXH trả thay lương: = x Số ngày nghỉ BHXH x Tỷ lệ hưởng BHXH - Căn cứ vào chế độ quy định về BHXH trả thay lương, công ty đã áp dụng trực tiếp đối với CBCNV trong công ty. Căn cứ vào từng đối tượng được hưởng tỉ lệ BHXH kế toán tính toán thanh toán cho từng đối tượng trong từng trường hợp nghỉ hưởng BHXH. Cụ thể trong tháng 01/2001 ông Nguyễn Văn Bằng tổ lắp ráp đã nghỉ 2 ngày do ốm đã có giấy xác nhận của bệnh viện Bạch Mai. Biết rằng lương cơ bản của ông là 403.200đ. Căn cứ vào thời gian nghỉ hưởng BHXH và tỷ lệ nghỉ hưởng BHXH theo chế độ quy định. Kế toán đã tính toán chi trả cho ông Bằng như sau: = x 2 x 75% = 23.262đ Vậy ông Bằng được hưởng khoản BHXH trong 2 ngày nghỉ là 23.262đ 3. Phương pháp tính BHXH, BHYT, KPCĐ tại công ty XNK Intimex Hà Nội. * Trong tổng số 25% tính cho BHXH, BHYT, KPCĐ thì: + BHXH trích 20% tiền lương cơ bản, trong đó 15% tính vào chi phí và 5% người lao động nộp bằng cách khấu trừ lương. + BHYT trích 30%, trong đó 2% tính vào chi phí và 1% người lao động nộp bằng cách khấu trừ lương. BHYT trích theo lương cơ bản. + KPCĐ trích 2% tiền lương thực tế phải trả CBCNV. * Cụ thể: Trong tháng 01/2001 công ty đã trích các khoản như sau: - BHXH, BHYT có tiền lương cơ bản là 50.840.000đ BHXH, BHYT phải trích trong tháng = 50.840.000đ x 23% = 11.693.200đ Trong đó: tính vào chi phí là: BHXH: 15% x 50.840.000đ = 7.626.000đ BHYT: 2% x 50.840.000đ = 1.016.800đ - KPCĐ trích trong tháng 01/2001, có tổng tiền lương thực tế 54.084.400đ. Tính vào chi phí: KPCĐ trích trong tháng = 2% x 73.814.300đ = 1.476.285 * Trong tổng số 25% tính cho BHXH, BHYT, KPCĐ công ty nộp nên cấp trên 24% còn 1% KPCĐ công ty giữ lại dùng để chi trả ốm đau, thai sản, tai nạn. III. KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH THAY LƯƠNG Ở CÔNG TY XNK INTIMEX. 1. Chứng từ kế toán: a. Bảng chấm công - Mục đích và phương pháp lập: Hạch toán sử dụng thời gian lao động là việc ghi chép kịp thời, chính xác số ngày công, giờ công làm việc thực tế, thời gian ngừng việc, nghỉ việc của 1 người, mỗi bộ phận sản xuất trong từng thời gian, đối với từng sản phẩm công việc. Bảng chấm công là chứng từ quan trọng đầu tiên để hạch toán thời gian lao động trong doanh nghiệp và nó là tài liệu quan trọng để tổng hợp đánh giá phân tích tình hình sử dụng thời gian lao động là cơ sở kế toán để tính toán kết quả lao động và tiền lương cho CBCNV. Bảng chấm công và chứng từ khác có liên quan được áp dụng riêng cho các phòng ban, từng tổ lắp ráp. Bảng chấm công được sử dụng trong 1 tháng và được theo dõi chấm công từng ngày trong tháng và còn làm cơ sở cho lập báo cáo định kỳ, phục vụ công tác quản lý và thời gian lao động trong công ty. Bảng chấm công được treo công khai để cho CBNCV theo dõi. Cụ thể bảng chấm công tháng 01/2001 của phòng Tổ chức lao động tiền lương như sau: BẢNG CHẤM CÔNG PHÒNG TỔ CHỨC LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG. Tháng 01 năm 2001 ST T Họ và tên Lương cấp bậc Ngày trong tháng Quy ra công Ký hiệu chấm công 1 2 . 30 31 Số công hưởn g lương SP Số công hưởn g lương thời gian Số công nghỉ ngừn g việc 1 Nguyễn Thị Phú 827.400 x x . x x 25,5 + Lương SP: K 2 Nguyễn Văn Tài 625.800 x x . x x 25,5 + Lương thời gian : X 3 Lê Thị Hải 357.000 x x . x x 25,5 + ốm : ô 4 Nguyễn Văn Xuân 373.800 x x . x x 26,5 + Con ốm cô Cộng 2.184.000 103 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) [...]... cứ vào chứng từ lao động tiền lương, kế toán tiến hành phân loại và tập hợp tiền lương phải trả cho từng đối tượng sử dụng lao động, trong đó cần phân biệt lương chính; lương phụ và khoản khác để ghi vào cột có TK 334 ở các dòng phù hợp + Căn cứ vào tiền lương thực tế phải trả, tỉ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ để tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, ghi vào cột có 338 và nợ các cột khác Cụ thể tại công. .. NV6: Cuối tháng căn cứ vào phiếu chi số 13 ngày 31/01/2001 Kế toán chi lương kỳ 2 cho CBCNV Nợ TK 334: 31.084.400đ Có TK 111: 31.084.400đ 3 Sổ sách kế toán liên quan đến tiền lương và BHXH trả thay lương a Bảng phân bổ tiền lương và BHXH - Mục đích: Là bảng tổng hợp dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương thực tế phải trả (lương chính; lương phụ; và khoản khác), BHXH, BHYT, KPCĐ phải trích nộp trong tháng,... V KẾ TOÁN TRÍCH TRƯỚC TIỀN LƯƠNG TIỀN NGHỈ PHÉP - Tại công ty XNK Intimex - Hà Nội không tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép Hàng tháng trong đơn giá tiền lương được duyệt thì đã có khoản tiền lương nghỉ phép đó rồi Khi chi trả tiền lương nghỉ phép đó kế toán hạch toán như sau: NV1: Khi chi trả lương nghỉ phép của công nhân sản xuất trực tiếp ĐK Nợ TK 627 Có TK 334 NV2: Khi chi trả lương nghỉ... toán lương: - Là chứng từ thanh toán lương, là căn cứ để hạch toán tiền lương Bảng này được lập theo từng bộ phận tương ứng bảng chấm công - Cơ sở lập bảng này là bảng chấm công, bảng tính phụ cấp trợ cấp phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc công việc hoàn thành và là căn cứ lập phiếu chi trả lương - Cụ thể trong tháng 1/2001, căn cứ vào bảng chấm công và chứng từ có liên quan ta có bảng thanh toán lương. .. toán tạm ứng lương kỳ 1 Bảng thanh toán tạm ứng lương kỳ I được lập vào ngày 10 hàng tháng mức trích không quá 50% thu nhập của mỗi người BẢNG THANH TOÁN TẠM ỨNG LƯƠNG KỲ I Phòng tổ chức lao động tiền lương STT Họ và tên Lương cơ bản Số tiền tạm Ký nhận ứng 1 Nguyễn Thị Phú 827.400 500.000 2 Nguyễn Văn Tài 625.800 400.000 3 Lê Thị Hải 357.000 300.000 4 Nguyễn Văn Xuân 373.800 300.000 Tổng cộng 2.184.000... kế toán BẢNG THANH TOÁN BHXH Toàn công ty XNK Intimex tháng 1/2001 ST Họ và tên Lương T cấp bậc Số ngày nghỉ và tiền trợ cấp Ngày Số tiền nghỉ 1 Trương ánh 403.200 2 Ngày Số tiền Tổng cộng 23.262 Số Ngày nghỉ nghỉ Ngày tiền Số tiền nghỉ 2 23262 Hồng 2 Vũ Kim Anh 489.400 Cộng 1 2 23.262 28.234 1 28.234 1 28.234 3 51.496 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Năm mươi mốt nghìn bốn trăm chín sáu đồng Kế toán BHXH... bình quân 1 ngày của cô Trần Thị Loan sẽ là: = = = 26.075đ Vậy số tiền lương nghỉ phép của cô Loan trong ngày 3 ngày sẽ là ⇔ số tiền lương nghỉ phép = 26.075 x 3 ngày = 78.225đ NV1: Căn cứ số tiền lương nghỉ phép kế toán định khoản như sau: Nợ TK 642: 78.225đ Có TK 334: 78.225đ NV2: Căn cứ vào phiếu chi số tiền lương nghỉ phép kế toán định khoản Nợ TK 334: 78.225đ Có TK 111: 78.225 ... Nợ 642 Có TK 334 NV3: Khi chi trả tiền lương nghỉ phép cho CBCNV trong công ty ĐK Nợ TK 334 Có TK 111 VD: ở bộ phận văn phòng trong tháng 1/2001 có cô Trần Thị Loan nghỉ phép 3 ngày, được biết lương cấp bậc của cô là 625800đ Vậy cô sẽ được hưởng khoản tiền lương nghỉ phép là bao nhiêu? Biết rằng số ngày công chế độ tính bộ phận văn phòng là 24 ngày Ta có: Số tiền lương bình quân 1 ngày của cô Trần... tách rời giữ việc theo thứ tự thời gian, ghi nhật ký và ghi theo hệ thống, giữa việc ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 07 Ngày 31 tháng 01 năm 2001 Trích yếu Phân bổ tiền lương tháng 01/2001 Cộng Số hiệu tài khoản 622 334 627 334 641 334 642 334 Số tiền 31.282.700 1.442.200 8.425.400 12.934.100 54.084.400 Ghi chú Kèm theo chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ... phân bổ tiền lương và BHXH như sau: b Chứng từ ghi sổ: Phương pháp lập Chứng từ ghi sổ được lập khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra Kế toán căn cứ vào số hiệu tài khoản, số tiền phát sinh để lập chứng từ ghi sổ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại theo chứng từ cùng nội dung tính chất nghiệp vụ để lập chứng từ ghi sổ Việc ghi sổ tách rời giữ việc theo thứ . TỔ CHỨC CÔNG TÁC TIỀN LƯƠNG VÀ KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG I. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG & BHXH 1. Nội. trả lương cho công nhân viên một cách chính xác. c. Các khoản trích theo lương ở công ty: - Công ty thực hiện chế độ tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo