Hoàn thiện hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty cổ phần đầu t và phát triển công nghệ đông á I - Đánh giá khái quát tình hình hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty cổ phần đầu t và phát triển east- ASIAn 1- Ưu điểm Nhìn chung, kế toán thanh toán với nhà cung cấp, với khách hàng, với nhà nớc tại công ty đã cung cấp đợc những thông tin cần thiết cho công tác quản lý nói chung và công tác quản lý tài chính nói riêng. Việc ứng dụng chơng trình kế toán máy đã giúp cho việc cung cấp và quản lý thông tin nhanh chóng, đồng thời chơng trình này cũng cho phép thiết lập một hệ thống sổ sách kế toán chi tiết , đầy đủ cùng với các hệ thống các báo cáo phục vụ quản trị nội bộ đã giải quyết nhanh chóng, khoa học khối lợng công việc hạch toán kế toán của công ty. Bên cạnh đó, công tác tổ chức kế toán khá hợp lý, các tổ kế toán phối hợp hoạt động nhịp nhàng giúp cho việc hạch toán kế toán các nghiệp vụ đợc thực hiện nhanh chóng và có tính chuyên môn hoá cao. Công tác kế toán thanh toán với ngời bán, với khách hàng đã đảm bảo theo dõi sâu sát tới từng đối tợng , từng loại mặt hàng, từng bộ phận. Công ty cũng đảm bảo việc thanh toán đúng hạn đối với các khoản phải nộp nhà nớc, áp dụng kịp thời các quy định của bộ tài chính. Cụ thể : - Đối với công tác thanh toán với ngời bán, chơng trình kế toán máy đã cho phép theo dõi chi tiết tới từng ngời bán. Hệ thống các Báo cáo phục vụ quản trị nội bộ giúp cho việc theo dõi chính xác thời hạn thanh toán và số tiền của từng hợp đồng, từng nhà cung cấp, bao gồm: + Báo cáo tuổi nợ nhà cung cấp : có các thông tin về tổng số nợ phải trả, số nợ quá hạn từ 0 đến 10 ngày, từ 11 tới 20 ngày và trên 20 ngày. + Báo cáo chi tiết tuổi nợ theo dõi cho từng nhà cung cấp : có liệt kê tất cả các hợp đồng, giá trị từng hợp đồng, số ngày còn lại cho tới khi đến hạn, số ngày quá hạn. Nhờ có các Báo cáo này, kế toán có thể thanh toán cho các hợp đồng đúng hạn. - Đối với công tác thanh toán với ngời mua, việc hạch toán phải thu khách hàng đợc chi tiết cho từng ngời mua. Công ty sử dụng các chính sách khuyến mại, tặng thởng cho các khách hàng thờng xuyên và việc hạch toán các nghiệp vụ trên theo đúng quy định của Bộ tài chính. - Đối với các nghiệp vụ thanh toán với Nhà nớc : việc hạch toán VAT đợc hạch toán theo đúng chế độ (theo thông t số 122/2000/ TT- BTC), công ty cũng thực hiện thanh toán các khoản thuế đúng thời hạn quy định. Công ty đã tiến hành mã hoá tên các khách hàng, các nhà cung cấp, tạo điều kiện cho việc quản lý và ghi chép dễ dàng hơn. Việc thanh toán chủ yếu đợc thực hiện qua ngân hàng đã góp phần nâng cao công tác quản lý tài chính của công ty. 2- Những tồn tại : Bên cạnh những u điểm trên, việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán, với khách hàng với nhà nớc vẫn còn những tồn tại cần đợc khắc phục : Thứ nhất, hình thức sổ áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký chung nhng kế toán đã bỏ qua công tác ghi nhật ký và ghi thẳng vào Sổ chi tiết và từ đó lên Sổ Cái, một kế toán vừa quản lý Sổ chi tiết, vừa quản lý Sổ Cái. Nh vậy sẽ làm mất đi u điểm của việc ghi nhật ký là có thể kiểm tra đối chiếu giữa việc ghi sổ tổng hợp và ghi sổ chi tiết. Bên cạnh đó, yêu cầu của việc ghi sổ theo phơng pháp Nhật ký chung là phải ghi sổ hàng ngày, tuy nhiên đôi khi kế toán thờng tập hợp một số chứng từ cùng loại, khác ngày để ghi sổ một lần giống nh phơng pháp ghi Chứng từ - ghi sổ. Thứ hai, do mới áp dụng phần mềm kế toán máy Solomon từ đầu năm 2001 nên kế toán vẫn cha nắm bắt và khai thác đợc hết các chức năng phần mềm này có thể cung cấp, do đó vẫn cha thành thạo trong việc xử lý tài liệu và cung cấp thông tin. Thứ ba, các nghiệp vụ mua hàng thanh toán ngay đợc hạch toán qua TK 33101 phải trả ngời bán . Tơng tự, các nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay cũng đợc hạch toán trên TK 13101 phải thu khách hàng. Hạch toán nh vậy đã làm tăng khối lợng công việc cho kế toán. Kế toán sẽ phải ghi tăng công nợ cho ngời bán, khách hàng, ngay sau đó lại ghi giảm công nợ. Đối với trờng hợp thanh toán ngay cho ngời bán, kế toán ghi : Phản ánh nghiệp vụ mua hàng, kế toán ghi : Nợ TK 156, 211. . . Nợ TK 13301 : VAT đợc khấu trừ Có TK 331 : Phải trả ngời bán Phản ánh nghiệp vụ thanh toán, kế toán ghi : Nợ TK 331 : phải trả ngời bán Có TK 111, 112 Đối với trờng hợp khách hàng trả ngay, kế toán ghi : a) Phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK 131 : Tổng tiền bán hàng Có TK511 : doanh thu bán hàng Có TK 33301 : VAT đầu ra b) Phản ánh các khoản tiền khách hàng trả ngay Nợ TK 111, 112 : Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có TK 131 : Số tiền khách thanh toán Thứ t , các nhiệp vụ thanh toán với ngời bán, với khách hàng phát sinh phần lớn đều liên quan đến ngoại tệ nhng công ty lại áp dụng tỷ giá thực tế nên hiệu quả của việc hạch toán ngoại tệ cha cao. Thứ năm, công ty không tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi. Các trung tâm tự quản lý các khoản nợ và đa ra các biện pháp để thu hồi nợ. Với một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thơng mại thì việc lập dự phòng là cần thiết và có lợi cho doanh nghiệp. Nó sẽ giảm bớt thiệt hại khi rủi ro xảy ra vì thiệt hại đó một phần đã đợc tính vào chi phí. Thứ sáu, việc hạch toán chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng bán vẫn theo quy định cũ, mặc dù hiện nay không áp dụng hình thức này nhng cũng phải quy định lại việc hạch toán chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng bán cho phù hợp với chế độ tài chính vì có thể trong tơng lai công ty sẽ áp dụng. Thứ bẩy, việc hạch toán trờng hợp miễn giảm thuế nhập khẩu tại công ty là không đúng quy định, công ty đã tính phần miễn giảm thuế nhập khẩu vào giá thực tế hàng mua trong khi đó, theo quy định thì phần miễn giảm thuế phải đợc hạch toán vào khoản thu nhập bất thờng. Thứ tám : - Công ty thực hiện thanh toán tiền thuế thu nhập doanh nghiệp theo quý, việc thanh toán nh vậy sẽ làm khan hiếm tiền mặt vào cuối quý vì, công ty sẽ phải trả một khoản tiền lớn. - Tiền thuế nhà đất một năm là 30.600.000 VND công ty cho hết vào chi phí quản lý của tháng 1 làm cho chi phí tháng 1 tăng cao. II - Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty cổ phần đầu t và phát triển east-aSian. Trong nền kinh tế thị trờng, luôn diễn ra sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp để tồn tại và phát triển. Sự thành bại của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào công tác kế toán,nếu ta tổ chức và hạch toán kế toán tốt thì không những sẽ phát sinh lợi nhuận cho công ty mà còn đảm bảo đúng pháp luật đề ra. Nghiệp vụ thanh toán xảy ra ở cả trong quá trình mua hàng và quá trình tiêu thụ, nó có liên quan mật thiết với các nghiệp vụ quỹ và nghiệp vụ tạo vốn. Nh vậy, có thể nói các nghiệp vụ thanh toán có một ý nghĩa vô cùng quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, nó góp phần duy trì sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Thông qua việc kiểm tra, tính toán, ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bằng hệ thống phơng pháp khoa học của kế toán - chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối kế toán - có thể biết đợc thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời về sự vận động của tài sản, nguồn vốn. Ngoài ra các báo cáo tài chính còn cung cấp thông tin cho các đối tợng quan tâm về tình hình tài chính, triển vọng phát triển kinh doanh của doanh nghiệp để có những quyết định đầu t đúng đắn trong từng thời kỳ. Vì vậy, phải hoàn thiện đổi mới không ngừng công tác kế toán cho thích hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trờng hiện nay. Và đây thật sự là một yêu cầu thiết yếu. Trong lĩnh vực kinh doanh thơng mại, các nghiệp vụ thanh toán càng trở nên có vai trò quan trọng, nó đòi hỏi việc hạch toán phải cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, đồng thời phải tạo ra sự tin tởng đối với các nhà cung cấp về khả năng tài chính của công ty. Để quản lý một cách có hiệu quả và tốt nhất đối với các hoạt động của doanh nghiệp nói riêng, dù là SX-kinh doanh hay dịch vụ và nền kinh tế quốc dân của 1 nớc nói chung đều cần phải sử dụng các công cụ khác quản lý khác nhau trong đó có kế toán. Bên cạnh đó, tổ chức tốt công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán còn góp phần nâng cao hiệu quả công tác tổ chức kế toán nói chung cũng nh góp phần làm lành mạnh hoá công tác tài chính của một doanh nghiệp. Đối với các cơ quan quản lý cấp trên, việc hoàn thiện còn tạo cho họ những thông tin, số liệu chính xác, phản ánh trung thực tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu công ty mở rộng quy mô trao đổi hàng hóa vơn tầm một doanh nghiệp lớn thì em nghĩ rằng công ty còn có thể phát triển mạnh hơn nữa khi đó các bộ phận tiêu thụ và hạch toán sẽ có thể phát huy thêm khả năng của mình hơn nữa. Việc hoàn thiện công tác kế toán cần phải đáp ứng các yêu cầu sau : - Hoàn thiện vềđội ngũ kế toán phải đủ năng lực làm việc - Hoàn thiện trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tuân thủ chế độ kế toán. Về phía Nhà nớc, kế toán là công cụ quản lý tài chính rất quan trọng, do vậy tuân thủ đúng chế độ tự nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp cũng nh về phía quản lý cấp trên. Tuy nhiên do chế độ chỉ dừng lại ở kế toán tổng hợp, do vậy việc vận dụng ở các đơn vị vẫn đợc phép vận dụng sáng tạo trong việc ghi sổ chi tiết nhng vẫn phải trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính. - Hoàn thiện trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh nhằm mang lại hiệu quả cao nhất. - Hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng đợc yêu cầu cung cấp thêm thông tin kịp thời chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý. - Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, giảm nhẹ công việc nhng vẫn mang tính khoa học. Trên cơ sở đó, tôi xin đa ra một vài ý kiến để khắc phục những tồn tại đã nêu ra nh sau : Thứ nhất, các chứng từ hạch toán ban đầu của các bộ phận gửi cho phòng tài vụ cần đ- ợc xử lý và ghi chép vào nhật ký chung bởi hai hoặc ba nhân viên kế toán sau đó các chứng từ này sẽ đợc gửi tới các kế toán chi tiết để ghi chép vào sổ chi tiết. Nhân viên kế toán ghi chép nhật ký chung có thể là kế toán tổng hợp hoặc kiểm soát viên. Kế toán cần đảm bảo tính cập nhật trong việc ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung. Các chứng từ cần đợc ghi sổ đúng ngày để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý. Thứ hai, để nâng cao trình độ sử dụng và khai thác phần mềm kế toán máy, công ty cần tiếp tục đào tạo cho kế toán viên. Thời gian đào tạo có thể bố trí vào ngày thứ 7 hàng tuần vì công việc cuối tuần không nhiều. Thứ ba, đối với các khoản thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp mà thu, chi tiền ngay không cần qua TK 13101 và TK 33101 mà sẽ hạch toán nh sau : - Mua hàng trả tiền ngay : Nợ TK 156 hàng hoá Có TK 111, 112 - Bán hàng thu tiền ngay : Nợ TK 111, 112 Có TK 511 Có TK 33301 Thứ t , công ty nên áp dụng tỷ giá hạch toán để hạch toán ngoại tệ theo thông t số 44/TC- TCDN ngày 8/7/1997 của Bộ tài chính hớng dẫn xử lý các khoản chênh lệch tỷ giá trong doanh nghiệp Nhà nớc và thông t số 101/2000/TT- BTC ngày 17/10/2000 sửa đổi bổ xung thông t số 44/TC- TCDN. Việc hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá hạch toán đối với các nghiệp vụ thanh toán với ng- ời bán và với khách hàng nh sau : Với ngời bán : Mua hàng hoá, TSCĐ bằng ngoại tệ - Nếu tỷ giá thực tế > tỷ giá hạch toán Nợ TK 156, 211 : tỷ giá thực tế Nợ TK 133 : tỷ giá thực tế Có TK 331 : tỷ giá hạch toán Có TK 515 : chênh lệch tỷ giá Đồng thời ghi đơn bên Có TK 007 : nguyên tệ - Nếu tỷ giá thực tế < tỷ giá hạch toán Nợ TK 156, 211 : tỷ giá thực tế Nợ TK 133 : tỷ giá thực tế Nợ TK 635 : chênh lệch tỷ giá Có TK 331 : tỷ giá hạch toán Đồng thời ghi đơn bên Có TK 007 : nguyên tệ Thanh toán tiền hàng Nợ TK 331 : tỷ giá hạch toán Có TK 1112, 1122 : tỷ giá hạch toán Với khách hàng : Trờng hợp bán hàng thu bằng ngoại tệ - Nếu tỷ giá thực tế > tỷ giá hạch toán : Nợ TK 131 : tỷ giá hạch toán Nợ TK 635 : chênh lệch tỷ giá Có TK 511 : tỷ giá thực tế Có TK 3331 : tỷ giá thực tế Đồng thời ghi đơn bên Nợ TK 007 : nguyên tệ. - Nếu tỷ giá thực tế < tỷ giá hạch toán : Nợ TK 131 : tỷ giá hạch toán Có TK 515 : chênh lệch tỷ giá Có TK 511 : tỷ giá thực tế Có TK 3331 : tỷ giá thực tế Đồng thời ghi đơn bên Nợ TK 007 : nguyên tệ Khi thu tiền hàng Nợ TK 1112, 1122 : tỷ giá hạch toán Có TK 131 : tỷ giá hạch toán Điều chỉnh tỷ giá cuối kỳ Số chênh lệch tỷ giá = Số nguyên tệ Tỷ giá thực tế cuối kỳ - Tỷ giá đang ghi sổ Cuối kỳ, căn cứ vào tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trờng ngoại tệ liên ngân hàng, tính ra số chênh lệch tỷ giá : Xử lý số chênh lệch cuối kỳ : - Nếu tỷ giá cuối kỳ > tỷ giá hạch toán, kế toán ghi : Nợ TK 131, 331 : số chênh lệch tăng Có TK 515 : số chênh lệch tăng - Nếu tỷ giá cuối kỳ < tỷ giá hạch toán, kế toán ghi : Nợ TK 635 : số chênh lệch giảm Có TK 131, 331 : số chênh lệch giảm Đầu kỳ sau ghi ngợc lại để xoá số d. Thứ năm, công ty nên tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi theo thông t số 107/2001/TT-BTC ngày 31/12/2001 về hớng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, giảm giá chứng khoán đầu t, dự phòng phải thu khó đòi tại doanh nghiệp. Cuối niên độ kế toán, tính số dự phòng phải thu khó đòi cho năm nay : Nợ TK 642- 6426 Có TK 139 : dự phòng phải thu khó đòi Sang năm sau, tính ra số dự phòng phải lập trong năm và so sánh với số dự phòng năm trớc đã lập : + Nếu không thay đổi thì không lập thêm dự phòng + Nếu số số dự phòng phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trớc thì tiến hành lập thêm theo số chênh lệch. Nợ TK 642- 6426 : số chênh lệch Có TK 139 : dự phòng phải thu khó đòi + Nếu số số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập năm trớc thì hoàn nhập dự phòng theo số chênh lệch. Nợ TK 139 : số chênh lệch Có TK 642 : chi phí quản lý doanh nghiệp Trờng hợp có dấu hiệu chắc chắn không đòi đợc, kế toán ghi : Nợ TK 642- 6426 Có TK 131 : số thực tế mất Đồng thời ghi Nợ TK 004- chi tiết cho từng đối tợng : số nợ đã xoá sổ. Trờng hợp số nợ đã xoá sổ nhng lại đòi thì cho vào thu nhập bất thờng : Nợ TK 111, 112 Có TK 711 : thu nhập bất thờng (Đồng thời ghi đơn bên Có TK 004). Thứ sáu, hạch toán chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng bán. - Hạch toán chiết khấu thanh toán : Theo thông t số 63/1999/TT-BTC ngày 7/6/1999 và thông t số 120/1999/TT-BTC ngày 7/10/1999 hớng dẫn và sửa đổi chế độ tài chính và sửa đổi bổ xung chế độ kế toán. Chiết khấu thanh toán đợc hạch toán nh sau : Nợ TK 811 : chi phí tài chính Có TK 131 : phải thu khách hàng - Hạch toán giảm giá hàng bán : Theo thông t 122/ 2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của bộ tài chính hớng dẫn thi hành nghị định số 79/2000/NĐ-CP ngày 29/12/2000 của chính phủ quy định chi tiết thi hành luật thuế giá trị gia tăng. Khi chấp nhận giảm giá, trừ nợ hoặc nhận nợ với khách hàng, kế toán ghi : Nợ TK 532 : giảm giá hàng bán Nợ TK 3331 : VAT phải nộp Có TK 131 : phải thu khách hàng Thứ bẩy, đối với hạch toán miễn giảm thuế nhập khẩu, công ty cần sửa lại theo đúng chế độ quy định nh sau : a) Phản ánh thuế nhập khẩu ban đầu Nợ TK 151, 156 Có TK 3333- thuế nhập khẩu b) Phản ánh thuế nhập khẩu đợc miễn giảm. Nợ TK 3333 thuế nhập khẩu Có TK 711 thu nhập khác a) Khi nộp thuế nhập khẩu Nợ TK 3333 thuế nhập khẩu Có TK 111, 112 Thứ tám : - Công ty có thể thanh toán tiền thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập doanh nghiệp theo tháng để chia nhỏ số tiền thuế phải nộp. - Công ty nên phân bổ dần tiền thuế nhà đất, tiền thuê đất cho các tháng nh vậy sẽ hợp lý hơn. Cách hạch toán nh sau : + Khi có thông báo về số thuế nhà đất tiền thuê đất phải nộp, kế toán ghi : Nợ TK142 : 30.600.000 Có TK 333017 : 30.600.000 Khi nộp tiền thuế nhà đất, tiền thuê đất : Nợ TK 333017 : 30.600.000 Có TK 112 : 30.600.000 Hàng tháng tiến hành phân bổ dần tiền thuế vào chi phí quản lý doanh nghiệp : Nợ TK 642 : 2.550.000 Có TK 142 : 2.550.000 Kết luận Thực hiện tốt việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán không những làm tăng cờng củng cố nề nếp tài chính tránh đợc những sai sót ,nhầm lẫn , mà còn cung cấp thông tin quan trọng ,xác thực cho công tác quản lý. Với đề tài Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán, khách hàng và Nhà nớc với việc tăng cờng công tác quản lý tài chính tại công ty cổ phần đầu t và phát triển công nghệ Đông á tôi đã nghiên cứu cơ sở lý luận của các nghiệp vụ thanh toán cũng nh thực trạng hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty EAST-ASIAN để tìm ra những u, nhợc điểm và đa ra một số biện pháp khắc phục những nhợc điểm đó. Do điều kiện còn hạn chế, nên tôi không thể trình bày tất cả các nghiệp vụ thanh toán và cha đi sâu vào phân tích nhu cầu và khả năng thanh toán của công ty. Tuy nhiên, tôi đã cố gắng nghiên cứu những nghiệp vụ thanh toán cơ bản và quan trọng nhất. Những phân tích đề xuất trên đây với góc nhìn của một sinh viên kế toán thực tập tại một công ty mà hoạt động trao đổi hàng hóa mang tính chất đặc thù giữa kiến thức học đờng và thực tiễn còn có một khoảng cách. Do vậy những điều đã nói đã viết trong tập chuyên đề này khó tránh khỏi sự thiếu sót, nhất là những ý kiến đóng góp. Tôi xin chân thành cảm ơn cô giáo PGS.TS.Nguyễn Thị Lời là ngời trực tiếp hớng dẫn tôi cùng các anh chị trong phòng tài vụ của công ty cổ phần đầu t và phát triển công nghệ Đông á đã giúp đỡ tôi rất nhiều để tôi có thể làm tốt chuyên đề tốt nghiệp này. Hà Nội, tháng 07 năm 2005 Sinh viên thực hiện : . Hoàn thiện hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty cổ phần đầu t và phát triển công nghệ đông á I - Đánh giá khái quát tình hình hạch toán các nghiệp. chính tại công ty cổ phần đầu t và phát triển công nghệ Đông á tôi đã nghiên cứu cơ sở lý luận của các nghiệp vụ thanh toán cũng nh thực trạng hạch toán các