Hướng dẫn sử dụng V.EMIS PHÂN HỆ QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1 I. CHUẨN BỊ 1. Lập bảng Phân công chuyên môn theo tổ chuyên môn như mẫu , hoặc tự tạo mẫu khác sao cho rõ ràng dễ nhập liệu và thuận tiện trong kiểm tra : Stt Tên GV Tên tắt Giảng dạy TS tiết dạy Chủ nhiệm Kiêm nhiệ m khác Tổng số tiết trách nhiệm 1 Nguyễn Thị Kim Anh K.Anh Toán 9 A, B (8) Lý 6 C, D (3) CN 6 C (2) 13 9A 17 2 Hồ Hoàng Anh H.Anh Toán 9 C,D,E (12) Lý 6 E,F,G,H (4) 16 BT 18 - Với cách trình bày này ta dễ dàng kiểm tra tổng số tiết phải được phân công trong TKB của GV Nguyễn Thị Kim Anh (K.Anh) là 15 tiết (Chủ nhiệm trong TKB có 2 tiết là Chào cờ và SHL) và GV Hồ Hoàng Anh (H.Anh) là 16 tiết - Sắp xếp GV dạy buổi sáng và buổi chiều riêng thành 2 nhóm, những GV dạy 2 buổi nên làm dấu để khỏi nhầm và cần có những quan tâm đặc biệt khi sắp TKB như dạy sáng nghỉ chiều…. - Tên tắt không quá 10 ký tự (dấu được xem là 1 ký tự ví dụ Huyền (7 ký tự; dấu mũ và thanh huyền là 2 ký tự) 2. Bảng thống kê số tiết học theo khối lớp 1 Ngữ văn 4 4 4 5 2 Toán 4 4 4 4 3 GDCD 1 1 1 1 4 Vật lý 1 1 1 2 5 Hóa học 2 2 6 Sinh học 2 2 2 2 7 Lịch sử 1 1 1 1 8 Địa lý 2 2 1 1 9 Công nghệ (*) 2 2 2 (1) 2(1) 10 Thể dục 2 2 2 2 11 Ngoại ngữ 3 3 3 2 12 Mỹ thuật (**) 1 1 1 1 13 Âm nhạc(**) 1 1 1 1 14 Chào cờ 1 1 1 1 2 15 SHL 1 1 1 1 16 Tự chọn 1(***) 1 1 1 1 17 Tự chọn 2(***) 1 1 1 1 Tổng số tiết (*) Môn Công nghệ 2 hoặc 1 tiết tùy theo sắp xếp theo tình hình nhân sự thực tế của trường bảo đảm số tiết cho cả năm học . (**) Mỹ thuật, Âm nhạc những khối nào học ghi là 1, những lớp không học bỏ trống, nếu cả 4 khối không học thì bỏ trống thì không lập vào . (***) Tự chọn 1 , Tự chọn 2 : Nếu phân học tự chọn mỗi lớp 2 môn, 1 tiết/môn thì đặt như trên, nếu dạy một môn đủ 2 tiết thì chỉ ghi Tự chọn ; Ví dụ : Khối 6 và 7 học 2 môn tự chọn , Khối 8 và 9 học chỉ một môn ta khai như sau : Stt Môn K6 K7 K8 K9 16 Tự chọn 1 1 1 2 2 17 Tự chọn 2 1 1 II. TRÌNH TỰ TẠO THỜI KHOÁ BIỂU Trong lần đầu tiên làm việc với chương trình cần thực hiện đầy đủ các thao tác theo trình tự sau: b1) - Xác định giáo viên tham gia giảng dạy (có thể xác định và khai tên tắt trong Pemis-Nếu GV mới chuyển về chưa có Hồ sơ trong PMIS của đơn vị thì phải nhập thêm vào tối thiểu phải có tên và mã nhân sự trong PMIS- Xem Mục “ 1. Xác định giáo viên tham gia giảng dạy” dưới đây ) b2) Đăng kí đơn vị sử dụng b3) Cập nhật các tham số - Cập nhật khối học - Cập nhật lớp học - Cập nhật môn học - Cập nhật số tiết chuẩn b4) Nhập dữ liệu: - Nhập tên tắt - Đăng kí giáo viên với tổ bộ môn - Lập bảng phân công giảng dạy b5) Thiết lập các ràng buộc b6) Xếp thời khoá biểu b7) Tỉnh chỉnh thời khoá biểu b8) In thời khoá biểu, xuất dữ liệu ra Excel 3 1. Xác định giáo viên tham gia giảng dạy: - Khởi động PMIS: Chọn Nghiệp vụ  Nhập thông tin hồ sơ hiện ra màn hình - Kiểm tra số lượng GV của đơn vị đã đủ chưa, nếu thiếu thì nhập thêm GV bằng cách: Nhấn nút Nhập tên GV vào ô Họ và tên  Nhấn nút . - Có thể nhập tên tắt (Xếp TKB) cho GV trong PMIS bằng cách: Nếu GV nào tham gia giảng dạy  chọn hồ sơ của GV  Chọn nút  nhập tên tắt của GV vào ô Tên tắt (Xếp TKB)  nhấn nút đóng PMIS. - Có thể nhập tên tắt (Xếp TKB) trực tiếp trong VEMIS * Chú ý: Không nhập trùng tên tắt xếp TKB và tên tắt không quá 10 ký tự như nói ở trên. 2. Thiết lập tham số hệ thống 2.1.Khởi động VEMIS - Nhấn đúp vào biểu tượng VEMIS trên màn hình nền hoặc tệp VEMIS. EXE trong thư mục C:\VEMIS => xuất hiện cửa sổ - Gõ tên đăng nhập : superadmin - Mật khẩu: a - Chọn phân hệ: Quản trị hệ thống - Nhấn nút đăng nhập 2.2. Thiết lập tham số hệ thống Sau khi đăng nhập vào phân hệ quản trị hệ thống thành công => xuất hiện màn hình 4 Chọn Đăng kí đơn vị sử dụng Nhập Mã đơn vị (hoặc chọn tên đơn vị trong cây đơn vị bằng cách nhấn nút trong hộp thoại và chọn đơn vị) Chọn TỉnhPhòngKhối THCSTrường mình (nhấn vào dấu cộng (+) phía trước của mục Khi thấy trên hộp thoại xuất hiện đúng tên đơn vị mình: chọn nút => xuất hiện hộp thoại : Chọn No => xuất hiện hộp thoại 5 Chọn No Sau khi hệ thống thông báo: => nhấn OK, sau đó nhấn nút thoát để đóng hộp thoại. 2.3. Cập nhật danh mục 2.3.1. Cập nhật khối học - Trên màn hình làm việc của Phân hệ quản lý hệ thống chọn: khi đó xuất hiện màn hình: Chọn Danh mục Quản lý học sinh (nhấn vào dấu (+) ở đầu dòng) => Chọn Khối học và nhấn nút nằm ở góc dưới cùng bên trái - Khi đó xuất hiện hộp thoại Danh sách các khối lớp chuẩn trong trường: 6 Nếu thấy đúng, đủ các khối lớp học thì nhấn nút sau đó nhấn nút 2.3.2. Cập nhật lớp học Chọn Danh mục Quản lý học sinh => Chọn Khối học (nhấn vào dấu (+) ở đầu dòng) => Chọn 1 Khối học và nhấn nút nằm ở góc dưới cùng bên trái => Nhấn nút => Nhập tên lớp => Nhấn nút 7 Lưu ý : Phải xác định thứ tự 6A, 6B, 6C cho đến hết khối 6 rồi qua khối 7, nếu nhập lộn xộn thì khi in TKB nó sẽ in ra theo thứ tự lộn xộn.Nếu đã nhập lỡ sai thứ tự ở lớp nào đó thì phải xóa hết những lớp- khối sau nó cho đến hết rồi nhập lại.Ví dụ sai thứ tự ở 7C thì phải xóa tất cả những lớp sau 7C là 7D…8A,8B,….9A,9B cho đến hết. - Nếu khi nhập chương trừnh không cho nhập theo thứ tự 6A,6B…với dòng thông báo “Lớp này đã tồn tại” thì làm SẠCH bằng cách phục hồi dữ liệu theo hướng dẫn”PHỤC HỒI DỮ LIỆU ‘ ở đoạn sau . 2.3.3. Cập nhật môn học - Chọn Môn học trong Danh mục quản lý học sinh rồi nhấn nút => xuất hiện hộp thoại Thông tin môn học bao gồm các môn học cơ bản => chọn Cập nhật + Thêm/bớt môn học: Chọn xuất hiện hộp thoại: + Nhấn nút => Chọn môn gốc(chọn môn trống) và nhập tên môn học => chọn + Nếu muốn sửa tên môn học => chọn môn học => nhấn nút =>chọn + Nếu muốn xóa môn học => chọn môn học => nhấn nút Xóa 8 Từ thực tế ta thêm môn Tự chọn( đã nói ở phần CHUẨN BỊ ) và “bịa” thêm 2 môn SHL và Chào cờ phân công cho GVCN, mã môn chương trình tự gán. 2.3.4. Cập nhật thời gian làm việc: - Chọn Danh mục quản lý giảng dạy => chọn Thời gian làm việc => chọn Chi tiết => xuất hiện hộp thoại => Chọn Ngày trong tuần để cập nhật ngày làm việc: + Thêm ngày: Chọn thêm => nhập mã ngày, tên ngày => chọn Lưu + Sửa/xóa ngày: Chọn ngày => chọn sửa/xóa => Chọn giờ trong tuần để cập nhật số tiết trong ngày (với tiểu học) và số tiết/buổi (với THCS và THPT): + Thêm tiết: Chọn thêm => nhập mã tiết, tên tiết => chọn Lưu + Sửa/xóa tiết: Chọn tiết => chọn sửa/xóa 9 2.3.5. Cập nhật tổ chuyên môn - Chọn Danh mục quản lý giảng dạy => Chọn Danh mục tổ chuyên môn => Nhấn nút khi đó xuất hiện hộp thoại: + Thêm tổ chuyên môn: Nhấn nút => nhập tên tổ => nhấn + Sửa tên tổ chuyên môn: Chọn tổ cần sửa tên => nhấn nút => sửa tên tổ => nhấn nút + Xóa: Chọn tổ cần xóa => nhấn nút - Nhấn nút để đóng hộp thoại. 2.3.6. Cập nhật số tiết chuẩn cho các môn (không cần thiết-chỉ cần thiết với Tiểu học) : => Chọn Danh mục quản lý giảng dạy => Số tiết chuẩn cho các môn. => Nhấn nút 10 [...]... BỊ” 3 Xếp TKB - Khởi động VEMIS  Đăng nhập vào Phân hệ Quản lý giảng dạy Khi đó xuất hiện màn hình: 3.1.Hệ thống - Chọn Menu Hệ thống + Chọn Tạo mới TKB khi tạo TKB lần đầu hoặc kế thừa dữ liệu một TKB trước đó + Nếu kế thừa dữ liệu một TKB trước đó, chọn ngày kế thừa dữ liệu sau đó nhấn nút 11 + Chọn Mở TKB khi muốn tiếp tục làm việc với dữ liệu TKB đã tạo Nháy đúp chuột vào bộ dữ liệu TKB cần mở... thành Cột như sau : Chọn riêng TKB Copy  qua sheet mới  đưa chuột vào vị trí tùy chọn  nhấn chuột phải  chọn Paste Special (dán đặc biệt)  làm dấu vào ô Transpose OK - Kích vào các lựa chọn tương ứng trong bảng → Nhấn Excel, ngược lại nhấn nếu muốn đưa dữ liệu ra + In TKB: Có thể chọn in TKB:     TKB của từng GV TKB của toàn bộ GV trong tổ TKB của từng lớp TKB của cả khối theo buổi 26 Sao... Menu Ràng buộc → Ràng buộc với giáo viên → Ràng buộc với tất cả giáo Đây là điểm mạnh của module xếp TKB Với chức năng này, những yêu cầu cơ bản của TKB sẽ được thỏa mãn Tuy nhiên không nên “ràng buộc cho tất cả giáo viên” vì sẽ có 16 mâu thuẫn mà mình không kiểm soát được Sau khi xếp thử xongxem TKB phân tích đơn giản và sau đó “Ràng buộc với từng GV”-Mỗi lần chỉ ràng buộc với 1 , tối đa là 2 để... phục nó trong QUẢN TRị PEMIS” và bình thường cũng không khôi phục nó vì sau ghi nhập tên tắt thông tin sẽ cập nhật vào PeMis, việc chia TKB chỉ lấy danh sách , ngoài ra không tác động gì cả, cho nên không khôi phục nó, trừ khi máy phải cài lại) Trong 7 file trên việc chia TKB chỉ cần 2 file : - Nếu lỗi Phân công chuyên môn cần file TPS_0000.bak - Nếu lỗi việc khai báo các lớp cần file VEMIS_Student_00000.bak... cần phải thiết lập ràng buộc với Lớp vì đó là cái chung của trường)  Thống kê số giờ dạy của từng GV, từng lớp  Chọn chức năng xếp thời khóa biểu tự động 4.1 Xếp tự động Chọn TKB => Xếp tự động 21  Chọn Buổi  Xếp  Tạo TKB  xuất hiện hộp thoại chọn  Nhấn Nếu thành công => xuất hiện thông báo Nhấn OK  Thoát  Kết thúc Cập nhật dữ liệu Chờ khi xuất hiện thông báo Nhấn OK => nhấn Kết thúc 4.2... hoặc tiếp tục ràng buộc từng GV để tối ưu TKB - Chọn Menu Thời khóa biểu => Tinh chỉnh => Xuất hiện màn hình tinh chỉnh như sau: - Chọn buổi (sáng/chiều) - Chọn lớp - Chọn giáo viên 23 4.2.1.Tinh chỉnh thời khóa biểu C1: Dùng phương pháp kéo thả để đổi trực tiếp thời khóa biểu - Nếu có thể đổi được sẽ có hộp thoại thông báo => Nhấn OK để xác nhận việc đổi TKB - Những thay đổi đó xuất hiện trên bảng... chưa nhập tên tắt có thể thêm tên tắt bằng cách chọn GV => nhập tên tắt (nhập không quá 10 kí tự) => chọn - Chọn để trở về màn hình chính 3.2.2 Khối - Lớp - Dùng để xem danh sách các khối, các lớp được lấy từ CSDL Phân hệ Quản lý học sinh Danh sách này hiển thị theo khối, không hiển thị theo buổi học sáng hoặc chiều 12 - Chọn để trở về màn hình chính 3.2.3 Đăng ký giáo viên với tổ bộ môn - Chọn tên GV,... trình sau : Ràng buộc từng người một xếpTKB Xem thấy được xếp người khác, nếu GV nào đó sau khi ràng buộc không xếp được phải gỡ bỏ và ràng buộc lại và tiếp tục lặp lại như trên cho đến vừa ý 3.3.2 Ràng buộc với lớp - Chọn Menu Ràng buộc → Ràng buộc với lớp → Một lớp bận các thời gian Để khóa những tiết không học => Tích vào vị trí các tiết không học trên lưới TKB => Chọn (nếu áp dụng cho cả khối)... tương ứng với tên giáo viên và môn học => Cửa sổ Phân công ứng với GV môn học hiện ra Chọn số tiết (Làm lần lượt như vậy cho đến khi phân công hết chuyên môn cho GV) Lưu ý : Không cần chọn số tiết trong danh sách nhử hình minh họa mà gõ số trực tiếp bằng phím, nếu xóa không chọn đưa trỏ chuột vào và nhấn phím Space-Bar (phím dài nhất)- Cẩn thận ! rất hay nhầm lẫn giữa Buổi Sáng và Chiều * Kiểu chi tiết:... bảng thông báo kết quả chuyển - Nếu không đổi được sẽ xuất hiện hộp thoại C2: Dùng thao tác xóa/thêm môn học - Nhấn chuột phải vào tên tiết cần xóa/thêm Lưu ý: Sau khi đã tinh chỉnh xong cần cập nhật lại TKB (nhấn nút cập nhật) 4.2.2.Khóa/mở khóa tiết học 24 - Khóa tiết học: Nhấn chuột phải vào tên tiết cần khóa => Chọn Khóa dữ liệu - Mở khóa tiết học: Nhấn chuột phải vào tên tiết cần mở khóa => Chọn Mở . tạo TKB lần đầu hoặc kế thừa dữ liệu một TKB trước đó. + Nếu kế thừa dữ liệu một TKB trước đó, chọn ngày kế thừa dữ liệu sau đó nhấn nút 11 + Chọn Mở TKB. tắt (Xếp TKB) cho GV trong PMIS bằng cách: Nếu GV nào tham gia giảng dạy  chọn hồ sơ của GV  Chọn nút  nhập tên tắt của GV vào ô Tên tắt (Xếp TKB)  nhấn