MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ 3.1. Một số nhận xét về công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Nhà xuất bản Thống kê : 3.1.1. Đánh giá những ưu điểm về công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Nhà xuất bản Thống kê : - Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ, hợp lý, khoa học phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ của cán bộ kế toán - Đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ cao, có năng lực, tác phong làm việc khoa học, năng động trong công việc - Trong công tác hạch toán kế toán, Nhà xuất bản Thống kê thực hiên theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Đội ngũ cán bộ kế toán đã vận dụng một cách linh hoạt chế độ kế toán, đã tự xây dựng những bảng kê, sổ sách hạch toán phù hợp với tính chất đặc thù của Nhà xuất bản. - Thông tin do bộ phận kế toán cung cấp nhanh chóng, chính xác,kịp thời và đầy đủ. Điều này đã giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các bộ phận kế toán và lập báo cáo kế toán thuận lợi, dễ dàng và chính xác. - Công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ được coi trọng và giao cho nhân viên kế toán có trình độ nghiệp vụ vững vàng đảm nhận. Tuy nhiên công tác hạch toán tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả tiêu thụ của doanh nghiệp còn một số những tồn tại cần khắc phục sau. 3.1.2.Đánh giá những mặt tồn tại về công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng : - Hình thức hạch toán kế toán của Nhà xuất bản : Mặc dù công việc hạch toán ở Nhà xuất bản được thực hiện theo hình thức hạch toán “chứng từ ghi sổ” kết hợp với một số bảng kê của hình thức “nhật ký chứng từ” đã đạt được những kết quả nhất định song việc vận dụng hình thức hạch toán trên còn chưa hợp lý và phù hợp biểu hiện ở những mặt sau: + Ghi trùng lặp số liệu giữa bảng kê tổng hợp hàng hóa, dịch vụ bán ra với sổ chi tiết dẫn đến khối lượng công việc nhiều, chồng chéo. + Công việc chủ yếu dồn vào cuối tháng vì vậy việc kiểm tra đối chiếu sẽ bị chậm, ảnh hưởng đến thời gian lập báo cáo kế toán. - Doanh nghiệp áp dụng hình thức hạch toán “ chứng từ ghi sổ” song lại không mở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Điều này ảnh hưởng đến việc theo dõi các chứng từ ghi sổ được lập tại công ty. Do đó ảnh hưởng tới việc kiểm tra đối chiếu giữa chứng từ bởi vì một số chứng từ ghi sổ có thể kèm theo nhiểu chứng từ gốc nên việc không sử dụng sổ đăng ký chứng từ có thể gây mất chứng từ hoặc bỏ sót chứng từ ghi sổ. Đồng thời vì không có sổ đăng ký chứng từ ghi sổ nên không thể đối chiếu giữa chứng từ ghi sổ và các bảng kê thích hợp. - Trong trường hợp xuất thành phẩm cho các bộ phận của Nhà xuất bản, tôi thấy chưa đúng với chế độ kế toán hiện hành khi kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 627 Có TK 512 Cuối tháng căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 627 -- Phương thức thanh toán: Hiện nay Nhà xuất bản áp dụng phương thức bán hàng đậi lý, kyý gửi do đó số lượng khách chưa thanh toán tiền chiếm một tỷ lệ lớn. Đồng thời cũng có một số khách hàng đến lấy các xuất bản phẩm cũng chưa thanh toán tiền hàng ngay mà còn ký nợ trong một khoảng thời gian dài mới thanh toán. Các khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng chiếm một tỷ lệ không lớn so với tổng doanh thu hàng tiêu thụ được, Xem bản tổng hợp hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra (mẫu số 02) thì số tiền khách hàng còn nợ doanh nghiệp lên tới 61,6 % trên tổng doanh thu bán hàng. Như vậy việc đẩy mạnh công tác tiêu thụ để tăng số lượng hàng bán ra của Nhà xuất bản Thống kê là hoàn toàn đúng đắn. Tuy nhiên doanh nghiệp cũng cần xem xét, điều chỉnh các phương thức thanh toán sao cho hợp lý, tránh tình trạng vốn đang bị chiếm dụng khá lớn như hiện nay. - Khi xuất kho các xuất bản phẩm cho các đại lý, ký gửi thì kế toán không ghi phiếu xuất kho cho các xuất bản phẩm đó mà chỉ theo dõi ở sổ tay hàng xuất kho. Chỉ đến khi nào xuất bản phẩm đó được tiêu thụ thì các đại lý, ký gửi báo về thì lúc đó kế toán mới ghi hóa đơn GTGT cho số xuất bản phẩm này. Cách hạch toán này chưa đúng với chế độ kế toán hiện hành. - Việc hạch toán lãi thu từ việc cho các phòng ban trong doanh nghiệp vay vốn kinh doanh, doanh nghiệp hạch toán sử dụng vốn kinh doanh như sau : Nợ TK 641 Có TK 642 Việc hạch toán sử dụng vốn kinh doanh bằng cách ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp là chưa phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. - Kế toán chưa phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiêp cho các xuất bản phẩm bán ra của Nhà xuất bản mà cuối kì hạch toán kế toán lại chuyển toàn bộ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả tiêu thụ. Việc làm này chưa hợp lý, chưa đúng chế độ kế toán quy định.Theo nguyên tắc chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phải được phân bổ cho lượng hàng tồn kho và hàng bán ra nhằm đảm bảo nguyên tắc phù hợp khi so sánh giữa thu nhập và chi phí bán hàng để xác định chính xác kết quả bán hàng trong kỳ. 3.2.Một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện công tác bán hàng và xác định công tác tại Nhà xuất bản Thống kê : Qua thời gian thực tập ở Nhà xuất bản Thống kê, tôi thấy bên cạnh những mặt tích cực trong quá trình hạch toán tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả tiêu thụ của doanh nghiệp thì vẫn còn một số những vấn đề tồn tại. Để hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thì doanh nghiệp cần phải đáp ứng những nguyên tắc sau: - Việc hạch toán phải trên cơ sở tôn trọng chế độ chính sách về kế toán của Nhà nước ban hành, phải đúng với những quy định trong điều lệ cũng như yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước. - Hạch toán phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp cũng như quy mô và địa bàn hoạt động. - Hạch toán kế toán phải phù hợp trình độ chuyên môn của cán bộ quản lý và cán bộ kế toán. - Quá trình hạch toán kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả. Trên cơ sở thực tế của công tác hạch toán tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Nhà xuất bản Thống kê tôi xin mạnh dạn trình bày một số ý kiến nhằm góp phần khắc phục những mặt tồn tại trong việc hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại doanh nghiệp. * Ý kiến thứ nhất : Về hình thức hạch toán kế toán : Hiện nay Nhà xuất bản đang áp dụng hình thức kế toán “chứng từ ghi sổ” kết hợp một số bảng kê trong hình thức kế toán “Nhật ký chứng từ”. Việc áp dụng hình thức kế toán này tuy có những ưu điểm nhất định như kết cấu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ không phức tạp, trình tự ghi chép đơngiản, dễ thực hiện, không đòi hỏi trình độ nghiệp vụ cao. Tuy nhiên việc áp dụng hình thức hạch toán này cũng có một sóo hạn chế như đã nêu ở phần trên do vậy doanh nghiệp có thể nên áp dụng hình thức kế toán “nhật ký chung”. Việc áp dụng hình thức hạch toán “nhật ký chung ” vào trong công tác kế toán cảu doanh nghiệp cũng giúp cho việc ghi chép dễ dàng do kết cấu sổ đơn giản và rất thuận tiện cho việc xử lý công tác hạch toán kế toán bằng máy tính. Bên cạnh đó việc áp dụng phương pháp này sẽ giúp cho doanh nghiệp tiện lợi trong quá trình quản lý tài sản và vốn, giúp cho nhân viên kế toán thuận lợi trong việc lấy số liệu, kiểm tra, đối chiếu số liệu một cách nhanh chóng. Nó cũng rất thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát công tác kế toán của Nhã nước đối với Nhà xuất bản trong công tác hạch toán kế toán nói chung và trong công tác hạch toán têu thụ sản phẩm và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng. Hệ thống sổ sách của hình thức hạch toán kế toán “nhật ký chung” bao gồm: - Sổ nhật ký chung : + Sổ nhật ký thu tiền + Sổ nhật ký chi tiền + Sổ nhật ký mua hàng + Sổ nhật ký bán hàng - Sổ cái - Các sổ, thẻ chi tiết Ngoài ra nếu doanh nghiệp vẫn áp dụng hình thức hạch toán kế toán “chứng từ ghi sổ” vậy nên chăng mở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Việc đó vừa tạo nhiều thuận tiện cho doanh nghiệp và và khắc phục các thiếu sót như đã trình bày ở trên. Ví dụ về mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sẽ được trình bày dưới đây : SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Mẫu số S 02- SĐK/DNNN Tháng 3 năm 2005 Đơn vị tính : đồng Chứng từ ghi sổ Sồ tiền Số hiệu Ngày, tháng 5/3 31/3 878 294 120 6/3 ……… 31/3 ……. 142 858 ………… Cộng Sổ này có …trang, đánh số từ trang 01 đến trang … Ngày mở sổ 31/3/2005 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị * Ý kiến thứ hai: Trường hợp xuất thành phẩm giữa các bộ phận : Như đã trình bày ở phần 2 ( mục I ) doanh nghiệp thực hiện cơ chế khoán gọn. Vì vậy khi phòng Chế bản và in xuất giao thành phẩm cho phòng Sản xuất kinh doanh, theo tôi việc hạch toán căn cứ vào các chứng từ liên quan ghi sổ theo định khoản sau : Nợ TK 111,1386 Có Tk 512 Có Tk 3331 (33311) Cuối tháng hạch toán kết chuyển giá vốn hàng bán của thành phẩm tiêu thụ nội bộ : Nợ TK 911 512 000 Có TK 632 512 000 * Ý kiến thứ ba: Việc xuất kho thành phẩm cho các đại lý : Khi xuất kho các xuất bản phẩm cho các đại lý, ký gửi kế toán phải ghi phiếu xuất kho cho số hàng này. Việc làm này giúp cho kế toán viên và thủ kho có thể kiểm toán được số lượng xuất của từng xuất bản phẩm và số lượng hàng trong kho một các chính xác Khi đại lý thông báo tiêu thụ hết số hàng thì doanh nghiệp viết hóa đơn GTGT cho khách hàng, tính toán hoa hồng cho đại lý. Kế toán căn cứ vào chứng từ liên quan ghi ; Nợ TK 111,131 Nợ TK 641 Có TK 511 Có TK 3331 (33311) * Ý kiến thứ tư : Về việc hạch toán lãi sử dụng vốn : Trong tháng 2 năm 2005 phát sinh nghiệp vụ thu tiền lãi sử dụng vốn từ các phòng ban ở doanh nghiệp kế toán ghi sổ theo định khoản : Nợ TK 641 6 474 600 Có TK 642 6 474 600 Việc hạch toán lãi sử dụng vốn kinh doanh bằng cách ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp là chưa phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Theo tôi lãi sử dụng vốn kinh doanh phải được phản ánh vào TK 515 “ Doanh thu hoạt động tài chính”. Cụ thể lãi sử dụng vốn kinh doanh được hạch toán như sau: Nợ TK 111 6 474 600 Có TK 511 6 474 600 * Ý kiến thứ năm : phương pháp hạch toán hàng tồn kho : Hiện tại doanh nghiệp đang áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Hạn chế của phương pháp này là tính không chính xác số lượng các xuất bản phẩm đã xuất ra, nếu đó không phải là thời điểm cuối kì hạch toán. Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, cuối tháng kế toán tiến hành kiểm kê thành phẩm tồn kho để tính ra số lượng thành phẩm xuất kho trong tháng. Đối với doanh nghiệp số lượng đầu sách tương đối lớn sẽ làm cho việc kiểm kê khó khăn và tốn nhiều thời gian. Do vậy đơn vị có thể nên áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Việc áp dụng phương pháp này giúp cho kế toán có thể biết được tình hình thành phẩm xuất kho ở bất cứ thời điểm nào. Đồng thời cũng giảm bớt công việc hạch toán vào cuối kỳ… LỜI CẢM ƠN Trong quá trình học tập tại Trường TH Kinh tế Hà Nội và thực tập tại Nhà xuất bản Thống kê, em đã được trang bị một số kiến thức, kinh nghiệm thực tiễn về công tác kế toán. Do hạn chế về mặt hiểu biết và lý luận, mặt khác do thực tập ở Nhà xuất bản với thời gian có hạn nên trong quá trình làm báo cáo không thể tránh được một số khuyết thiếu sai sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo trong khoa Kế toán cũng như các bạn học sinh trường TH Kinh tế Hà Nội cùng cán bộ phòng kế toán Nhà xuất bản Thống kê. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo đã giúp đỡ hướng dẫn em trong quá trình viết báo cáo thực tập tốt nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn đến các cán bộ công nhân viên phòng kế toán nói riêng và các cán bộ phòng ban của Nhà xuất bản nói chung đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập tại Nhà xuất bản và hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp này. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn. Hà Nội, ngày tháng năm 2005 . MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ 3.1. Một số nhận xét về công tác. bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Nhà xuất bản Thống kê : 3.1.1. Đánh giá những ưu điểm về công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Nhà