NHẬN XÉT VÀ Ý KIẾN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH I. NHỮNG NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA – XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Ở CÔNG TY THIẾT BỊ PHỤ TÙNG VÀ XĂNG DẦU Từ khi thực hiện đổi mới hoạt động kinh doanh theo cơ chế thị trường, mặc dù gặp không ít những khó khăn nhưng Công ty vẫn đạt được những thành tựu đáng kể: Hoàn thành kế hoạch do Tổng công ty, Nhà nước giao cho với mức doanh thu và mức nộp Ngân sách năm sau cao hơn năm trước. Có được kết quả như vậy là do Lãnh đạo Công ty đã tổ chức tốt công tác nghiên cứu thị trường, tìm hiểu thị hiếu người tiêu dùng từ đó tìm nguồn hàng phù hợp để kinh doanh nhờ đó mà Công ty đã dần chiếm được lòng tin của khách hàng, uy tín ngày càng được khẳng định và nâng cao, thị trường tiêu thụ ngày càng được mở rộng. Những thành tích trên cũng là kết quả của việc tổ chức công tác kế toán nói chung, đặc biệt là công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Bộ máy kế toán của Công ty được bố trí phù hợp với yêu cầu công việc và khả thi chuyên môn của từng người. 1/ Về tổ chức hạch toán: Công ty tổ chức hạch toán phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh của Công ty, đã phát huy được vai trò của kế toán, làm một công cụ quan trọng đối với Giám đốc doanh nghiệp và Kế toán trưởng. Tổ chức hạch toán ở Công ty bao gồm nhiều yếu tố cấu thành như: tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán, các chế độ, thể lệ kế toán… nên công tác tổ chức hạch toán rất phức tạp và phụ thuộc vào nhiều yếu tố nhất là mặt hàng kinh doanh đa dạng của Công ty. Vì vậy yêu cầu cung cấp thông tin kinh tế, tài chính phải chính xác kịp thời. Phòng Tài chính Kế toán Công ty đã nắm vững được nội dung của tổ chức công tác kế toán, từ việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức việc ghi chép chứng từ ban đầu, tổ chức luân chuyển chứng từ một cách hợp lý và khoa học. Kế toán Công ty đã vận dụng tài khoản kế toán theo đúng quy định của Tổng công ty và các cấp có thẩm quyền, chấp hành việc ghi chép kế toán cũng như tài khoản sử dụng, đều phản ánh được đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính của Công ty. 2/ Về chứng từ và sổ sách kế toán: Công ty đã sử dụng tương đối hoàn thiện chứng từ trong quá trình hạch toán, số liệu được đầy đủ, trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý. Do vậy hệ thống chứng từ của Công ty đã chứng minh được tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, làm căn cứ để phục vụ cho quá trình hạch toán. Công ty tổ chức hệ thống sổ sách kế toán phù hợp, tạo điều kiện việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, phục vụ cho việc điều hành và quản lý kinh tế. Thực hiện chế độ báo cáo kế toán đúng quy định và phù hợp với từng yêu cầu cụ thể. Những báo cáo kế toán bắt buộc như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được tổ chức theo đúng mẫu biểu và các chỉ tiêu đã được Nhà nước quy định. Còn những báo cáo hướng dẫn khác thì căn cứ vào yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp để vận dụng và xây dựng mẫu biểu cũng như những chỉ tiêu chính xác, kịp thời phục vụ cho công tác quản lý của Công ty. 3/ Đối với công tác bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của Công ty cũng thể hiện nhiều ưu điểm. Cụ thể là: Do đặc điểm kinh doanh của Công ty bao gồm rất nhiều mặt hàng và được bán thường xuyên cho nhiều đối tượng khác nhau, việc cung cấp một cách linh hoạt vừa giản đơn vừa đáp ứng được yêu cầu quản lý. Việc đánh giá hàng hoá bán ra theo giá thực tế đích danh đảm bảo cho số liệu cung cấp một cách chính xác, phản ánh đúng tình hình thực tế và sự biến động của từng loại mặt hàng trong kỳ. Nhằm đẩy nhanh công tác tiêu thụ hàng hoá, Công ty đã áp dụng nhiều hình thức thanh toán khác nhau phù hợp với điều kiện của từng khách hàng. Việc mở “Sổ chi tiết bán hàng” đã phản ánh được đầy đủ tình hình bán hàng và đã đáp ứng được yêu cầu quản lý chi tiết cho từng hoá đơn, từng khách hàng. Về việc theo dõi công nợ của khách hàng, bằng việc mở sổ chi tiết TK 131 đã phản ánh được cụ thể tình hình thanh toán của từng khách hàng trong từng tháng. Từ đó giúp Công ty làm căn cứ để theo dõi và đôn đốc công nợ một cách kịp thời. Đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Công ty cũng mở sổ chi tiết để theo dõi, tập hợp các khoản chi phí trong quá trình kinh doanh, đã hạn chế được những khoản chi phí không đáng có. Việc xác định kết quả tiêu thụ được tiến hành chung cho tất cả các loại hàng hoá trên “Bảng cân đối tài khoản”, vừa đơn giản, vừa dễ làm thể hiện được đầy đủ kết quả tiêu thụ cuối cùng phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty. 4/ Về công tác kế toán thanh toán với người mua: Đối với những khoản nợ dây dưa, kéo dài việc hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi là biện pháp quan trọng, cần thiết để phòng ngừa những rủi ro có thể sảy ra đối với tình hình tài chính của Công ty. Thực tiễn tại Công ty Thiết bị Phụ tùng và Xăng dầu, kế toán đã tổ chức hạch toán nợ phải thu khó đòi, nhằm hạn chế rủi ro trong kinh doanh, đảm bảo phù hợp những doanh thu và chi phí trong kỳ. Công ty tiến hành lập dự phòng cho các khoản nợ đã xác định là khó đòi theo những quy định trong chế độ tài chính kế toán hiện hành trên TK 139 “Dự phòng nợ phải thu khó đòi”. Mức lập dự phòng ước tính có thể dựa vào kinh nghiệm của nhân viên kế toán hoặc dựa vào kinh nghiệm của các khoản nợ đã được quy định trong trường hợp đồng ký kết với khách hàng với cách tính như sau: - Phương pháp ước tính trên doanh thu bán chịu (phương pháp kinh nghiệm) Số dự phòng phải thu cần lập cho năm tới = Tổng số doanh thu bán chịu x Tỷ lệ phải thu khó đòi ước tính - Phương pháp ước tính đối với khách hàng đáng ngờ (dựa vào thời gian quá hạn thực tế) Số dự phòng cần phải lập cho niên độ tới của khách hàng đáng ngờ = Số nợ phải thu của khách hàng đáng ngờ x Tỷ lệ ước tính không thu được ở khách hàng đáng ngờ Các khoản dự phòng phải thu khó đòi được kế toán theo dõi trên TK 139 – “Dự phòng phải thu khó đòi”. * Phương pháp hạch toán, - Cuối niên độ kế toán, hoàn nhập toàn bộ số dự phòng còn lại năm cũ chưa dùng Nợ TK 139 Có TK 721 Đồng thời, trích lập số dự phòng cho năm tới: Nợ TK 642 (6426) Có TK 139 - Trong niên độ kế toán tiếp theo: + Ghi nhân số nợ khó đòi không đòi được, xử lý xoá sổ: Nợ TK 004 Đồng thời, trừ số đã xoá sổ vào dự phòng: Nợ TK 139 Có TK 131, 138… + Trích bổ sung số nợ xoá sổ lớn hơn dự phòng về chúng đã lập (nếu có) Nợ TK 642 (6426) Có TK 139 + Hoàn nhập số dự phòng không dùng đến của số nợ khó đòi đã thu được Nợ TK 139 Có TK 721 - Cuối niên độ kế toán, tiến hành hoàn nhập và trích lập dự phòng phải thu khó đòi như trên. 5/ Vấn đề ứng dụng tin học trong công tác kế toán. Hiện nay phòng Tài chính Kế toán của Công ty được trang bị 2 máy tính để sử dụng trong công việc kế toán và sử dụng để soạn thảo văn bản. Công tác kế toán tại Công ty hiện nay đang dần từ kế toán thủ công sang kế toán máy. Việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán sẽ giảm đi rất nhiều công sức của kế toán viên cho việc ghi chép tinh toán trên sổ sách đồng thời nâng cao hiệu quả và tính chính xác của công tác kế toán. Điều đó thể hiện sự quan tâm của Lãnh đạo Công ty về việc đầu tư trang thiết bị kỹ thuật phần mềm kế toán chuyên dụng cho phòng kế toán, đồng thời bồi dưỡng nhân viên kế toán sử dụng thành thạo các chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Từ đó giúp cho các nhân viên kế toán hoàn thành tốt nhiệm vụ mà Công ty giao cho. Trên đây là những ưu điểm của công tác kế toán bán hàng xác định kết quả kinh doanh của Công ty bên cạnh đó còn một số tồn tại như sau: Về công tác xác định kết quả kinh doanh: Vẫn chưa xác định được kết quả kinh doanh của từng mặt hàng từ đó doanh nghiệp không thể biết được mặt hàng nào lỗ, mặt hàng nào lãi để có biện pháp phát triển kinh doanh kịp thời. Trên đây là một số hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty Thiết bị Phụ tùng và Xăng dầu. Xuất phát từ những lý do trên đã làm cho công tác này thường chậm so với yêu cầu của quản lý. Do vậy, việc phát huy những ưu điểm và kết quả được là điều kiện cần thiết để hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nói chung ở Công ty Thiết bị Phụ tùng và Xăng dầu. Ngoài ra phong kế toán Công ty chỉ tiêu tiến hành tổng hợp số tiền lỗ lãi của việc doanh thu tiêu thụ hàng hóa giữa kỳ kế hoạch với thực tiễn. Như vậy chỉ có thể đánh giá được việc thực hiện nhiệm vụ kế hoạch thông qua các chỉ tiêu kinh tế chưa thấy được tốc độ phát triển của Công ty. Muốn đánh giá đúng và cung cấp thông tin kế toán đầy đủ phục vụ cho đối tượng thông tin kế toán phải so sánh giữa tốc độ doanh thu và kết quả tiêu thụ của kỳ này và kết quả kỳ trước. Thông qua bảng đánh giá các chỉ tiêu sau: Một số chỉ tiêu đánh giá kết quả kinh doanh ở Công ty Thiết bị Phụ tùng và Xăng dầu Quý IV/2001 STT CÁC CHỈ TIÊU CÁCH TÍNH KỲ TRƯỚC (%) KỲ NÀY (%) KH TH 1 Tỷ lệ lãi gộp tính trên doanh thu thuần lãi gộp 4,3 4,5 4,7 Doanh thu thuần 2 tỷ lệ lãi gộp tính trên NVCSH lãi gộp 3,6 3,8 4,0 Nguồn vốn CSH Tỷ lệ lãi gộp tính trên doanh thu thuần lãi gộp 1,8 2,0 2,3 Doanh thu thuần tỷ lệ lãi gộp tính trên nguồn vốn lãi gộp 1,4 1,6 1,9 Nguồn vốn CSH Qua bảng trên ta thấy được doanh nghiệp đã hoàn thoành được chỉ tiêu kinh tế đặt ra so với kỳ trước và đã có bước tiến rõ rệt điều này thể hiện tốc độ phát triển kinh tế của Công ty qua các thời kỳ. II. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM CẢI TIẾN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Ở CÔNG TY Ngày nay người tiêu dùng khi mua sắm thường đặt ra khá nhiều tiêu chuẩn đối với mặt hàng mình muốn mua về chất lượng, mẫu mã… Đứng trước những yêu cầu của khách hàng, đòi hỏi Công ty phải luôn tìm mọi cách để thu hút khách hàng, lấy nhanh doanh số tiêu thụ bằng cách tổ chức thực hiện tốt công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Trên thực tế cho thấy công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Thiết bị Phụ tùng và Xăng dầu đã thu được những kết quả đáng kể. Nó thể hiện từ khâu lập, luân chuyển chứng từ, theo dõi và hạch toán chi tiết đến việc tổ chức và ghi sổ tổng hợp. Chính những kết quả này là cơ sở, tiền đề cho các biện pháp khả thi nhằm hoán thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty. Trên cơ sở những hạn chế về tổ chức công tác kế toán thành phần và xác định kết quả như đã trình bày ở trên, sau đây tôi xin đưa ra một số ý kiến đề xuất của tôi với mong muốn góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của Công ty. Để đảm bảo việc kinh doanh diễn ra liên tục có hiệu quả các nhà kinh doanh thường kinh doanh nhiều mặt hàng, đầu tư vào nhiều lĩnh vực nhằm mục đích san sẻ rủi ro. Song dù kinh doanh ở lĩnh vực nào thì các nhà quản lý đều cần phải biết được hiệu quả làm ăn của từng lĩnh vực, từng lại mặt hàng kinh doanh. Trên cơ sở đó có biện pháp phát triển kinh doanh những mặt hàng có khả năng đem lại lợi nhuận cao một cách kịp thời. Nhiệm vụ của kế toán cũng phải đáp ứng được nhu cầu đó. Thực tế Công ty Thiết bị Phụ tùng và Xăng dầu hiện nay việc xác định kết quả bán hàng được tiến hành chung cho tất cả mặt hàng trên bảng cân đối tài khoản. Với cách xác định này thì Công ty khó có thể biết được loại hàng nào có hiệu quả và loại hàng nào chưa có hiệu quả để khuyến khích kinh doanh hoặc chuyển hướng kinh doanh. Xuất phát từ thực tế đó, theo tôi Công ty nên mở sổ theo dõi chi tiết TK 911 để xác định chi tiết tình hình lãi, lỗ của từng mặt hàng. Để tiện việc theo dõi và tính toán kết quả của từng mặt hàng sẽ được xác định trên cùng một sổ, mỗi loại được xác định một dòng, dòng tổng cộng kết quả kinh doanh sẽ được ghi vào bảng cân đối tài khoản. Để xác định chi tiết kết quả bán hàng của từng loại hàng hoá thì kế toán phải phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng. Với đặc điểm kinh doanh của Công ty theo tôi lấy tiêu thức giá vốn hàng bán để phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp hợp lý hơn cả. Công thức phân bổ là: Chi phí bán hàng, Tổng CPBH và QLDN cần phân bổ Trị giá vốn Chi phí quản lý = x của mặt Doanh nghiệp của Tổng trị giá vốn của hàng bán hàng A Căn cứ vào cách xác định kết quả tiêu thụ theo từng loại sản phẩm như trên, ta có thể dễ dàng nhận thấy mặt hàng nào có kết quả bán hàng trong kỳ tốt hơn. Dựa vào kết quả này Ban lãnh đạo Công ty sẽ quyết định trong kỳ kinh doanh tới nên chú trọng đầu tư vào loại mặt hàng nào. Trên đây là một số ý kiến của cá nhân tôi xin được phép trình bày, rất mong có thể góp một phần nào đó vào công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên do chưa có kinh nghiệm thực tế nên những ý kiến này có thể chỉ mang tính lý thuyết, không có hiệu quả trong thực tế. Vậy nếu có gì chưa đúng chưa hợp lý, rất mong được góp ý, phê bình của tất cả các anh, chị ở phòng Kế toán Công ty Thiết bị Phụ tùng và Xăng dầu. Tôi xin chân thành cảm ơn tất cả các anh, chị ở Công ty Thiết bị Phụ tùng và Xăng dầu đặc biệt là các anh, chị ở phòng Kế toán Công ty đã giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong thời gian thực tập tại Công ty. LẬP BẢNG BÚT TOÁN KẾT CHUYỂN S Diễn giải Tài khoản Số tiền TT Nợ Có Nợ Có 1 Kết chuyển doanh thu thuần 511 911 20.750.269.370 2 K/c giá vốn hàng bán 911 632 19.753.082.450 3 K/c chi phí bán hàng 911 641 247.835.616 4 K/c chi phí quản lý doanh nghiệp 911 642 275.773.053 KẾT LUẬN Để có thể đứng vững trong môi trường cạnh tranh hiện nay, việc tiêu thụ hàng hoá được các doanh nghiệp rất coi trọng bởi nó đóng vai trò quyết định đối với sự sống còn và quá trình phát triển doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại. Do vậy việc hoàn thiện công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh vừa đảm bảo cho việc quản lý chặt chẽ hàng hoá và các chi phí phát sinh trong hoạt động kinh doanh chủ yếu phục vụ cho lãnh đạo Công ty quản lý điều hành chung toàn Công ty một cách có hiệu quả. Chuyên đề này đã đi sâu nghiên cứu một số vấn đề cơ bản về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại trên phương diện lý luận, đồng thời đã phản ánh một cách đầy đủ và trung thực công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của Công ty Thiết bị Phụ tùng và Xăng dầu. Qua đó đề xuất một số ý kiến đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán bán hàng tại Công ty. Tuy nhiên do thời gian nghiên cứu có hạn nên bài chuyên đề tốt nghiệp không thể tránh khỏi những thiếu sót cả về lý luận và thực tiễn chính xác, hợp lý và khả thi. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo, cán bộ nhân viên phòng Tài chính Kế toán Công ty Thiết bị Phụ tùng và Xăng dầu đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Lê Quang Dũng đã giúp đỡ em hoàn thành bài chuyên đề này. Hà nội, ngày 20 tháng 03 năm 2003 Sinh viên thực hiện . NHẬN XÉT VÀ Ý KIẾN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH I. NHỮNG NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TIÊU THỤ HÀNG. cũng là kết quả của việc tổ chức công tác kế toán nói chung, đặc biệt là công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Bộ máy kế toán của Công