NHẬN XÉT KIẾN NGHỊ VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY KHOÁ MINH KHAI 3.1. Những nhận xét chung về kế toán vật liệu ở Công ty Khoá Minh Khai : Qua thời gian thực tập ở Công ty Khoá Minh Khai vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác kế toán , ta thấy có một số đặc điểm nổi bật sau: - Việc tổ chức bộ máy của công ty : được tổ chức theo hình thức tập trung là hết sức hợp lý, phù hợp qui mô sản xuất của công ty. Bộ máy kế toán hoạt động có nguyên tắc, cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn và liên tục cập nhật chế độ kế toán mới và vận dụng một cách linh hoạt. - Công tác kế toán vật liệu được tiến hành hàng tháng có nề nếp, phối hợp nhịp nhàng giữa kế toán, kho, và phân xưởng. +Công ty đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch thu mua nguyên vật liệu. Với số lượng vật liệu sử dụng lớn, chủng loại đa dạng mà công ty vẫn cung cấp đầy đủ cho nhu cầu sản xuất, không làm gián đoạn chu trình sản xuất . + Việc tổ chức bảo quản vật liệu trong kho được Công ty luôn quan tâm, Công ty đã xây dựng hệ thống kho tàng khá tốt và hợp lý nên việc bảo quản vật liệu, tổ chức cấp phát vật liệu tiến hành kha tốt và hợp lý. - Phương pháp kế toán chi tiết mà Công ty áp dụng là phương pháp ghi sổ số dư, bên cạnh việc sử dụng giá hạch toán là rất phù hợp với đặc điểm vật liệu và trình độ kế toán của Công ty. - Hình thức kế toán áp dụng để tổng hợp vật liệu là hình thức nhật ký chung. Đây là hình thức kế toán có nhiều ưu điểm điểm phù hợp với đặc điểm phù hợp với quy mô sản xuất của Công ty và thuận tiện áp dụng máy vi tính. - Việc áp dụng kế toán nguyên liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phù hợp với tình hình thực tế của Công ty, đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình biến động của thành phẩm, vật tư, tiền vốn… Nhưng bên cạnh nhưng điểm nổi bật trên, công tác kế toán vật liệu ở Công ty khoá Minh Khai còn có một số hạn chế, thiếu sót nhất định cần hoàn thiện: + Hạch toán chi tiết vật liệu: Kế toán chi tiết vật liệu đã bao quát được toàn bộ tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu chi tiết theo từng đối tượng song cuối tháng kế toán lại không lập bảng luỹ kế nhập, xuất. Do đó việc lấy số liệu tổng hợp vào các bảng và việc kiểm tra đối chiếu còn gặp khó khăn. * Đánh giá vật liệu: Việc xây dựng giá hạch toán cho vật liệu còn thiếu chính xác, chưa sát với tình hình thực tế. Trong bảng giá hạch toán, có một số vật liệu giá thực tế khác nhau nhưng giá hạch toán được xây dựng bằng nhau. Ví dụ: Thép CT3 tròn các kích cỡ φ 8, φ 10, φ 12 . có giá thực tế khác nhau nhưng đều có giá hạch toán là 4.300đ/kg. Hơn nữa giá hạch toán của một số vật liệu còn khác xa so với giá thực tế làm cho việc hạch toán trên sổ thiếu chính xác. Ví dụ : giá hạch toán của thép CT tròn φ 8 là 4.300 trong khi giá thực tế là 10.000đ/kg * Công tác hạch toán vật liệu nhập, xuất do gia công tự chế ở Công ty. Ở Công ty, vật liệu xuất cho gia công tự chế cũng như khi nhập lại từ gia công, tự chế đều lấy từ giá thực tế bằng với giá hạch toán. Như vậy việc xuất kho vật liệu cho gia công, tự chế là xuất theo giá hạch toán và vật liệu nhập kho vật liệu từ gia công tự chế cũng là nhập theo giá hạch toán. Điều này trái với quy định hiện hành: Khi nhập kho phải tính và phản ánh theo thực tế và khi xuất kho cũng phải xác định giá thực tế với kho theo đúng phương pháp quy định. Để đúng với quy định hiện hành, đúng với nguyên tắc đánh giá vật liệu buộc. Công ty phải hoàn thiện lại việc đánh giá vật liệu khi nhập tự gia công và xuất kho cho gia công, tự chế. * Hình thức nhật ký chung tại Công ty Khoá Minh Khai: Hiện nay tại Công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung để phản ánh và theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là hợp lý. Tuy nhiên do ảnh hưởng của hình thức sổ Nhật ký chứng từ trước kia nên kế toán vẫn sử dụng một số mẫu sổ cuả hình thức này.Tại phần hành kế toán Nguyên vật liệu, kế toán vẫn sử dụng NKCT số 5 và bảng kê số 3 là mẫu sổ của hình thức Nhật ký chứng từ.Điều này là trái với qui định hiện hành song do tính tiện lợi của số liệu do mẫu sổ này cung cấp nên kế toán vẫn tiết tục sử dụng. 3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty Khóa Minh Khai. Qua thời gian thực tập, trên cơ sở lý luận đã được học kết hợp với việc tìm hiểu, nghiên cứu thực trạng công tác kế toán vật liệu ở Công ty Khoá Minh Khai, để không ngừng hoàn thiện và phát huy vai trò của công tác kế toán vật liệu, em xin đề xuất một số ý kiến sau: Ý kiến1: Xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu hoàn chỉnh và thống nhất. Công ty sử dụng hàng ngàn loại vật liệu khác nhau trong đó có loại vật liệu giống nhau hoàn toàn về chủng loại mẫu mã, nhã hiệu, chỉ khác nhau về kích cỡ. Do đó kế toán vật liệu nên chi tiết hoá sổ danh điểm vật liệu theo cách như sau. Ví dụ: Sổ danh điểm vật liệu TK 1521 - Nguyên vật liệu chính Ký hiệu Tên vật liệu Quy cách Đơn vị tính Đơn giá Nhóm Danh điểm 1521 - 01 Thép tấm inox Kg 1521 - 01 - 01 Thép tấm inox 2,5 x 1219 x 2438 Kg 20.000 1521 - 01 - 02 Thép tấm inox 2,2 x1000 x 2000 Kg 20.000 1521 - 01 - 03 Thép tấm inox 1,2 x 1220 x 2000 Kg 20.000 1521 - 01 - 04 Thép tấm inox 0,8 x 1000 x 2000 Kg 20.000 1521 - 02 Thép góc Cây 1521 - 02 - 01 Thép góc 3 ly Cây 35.000 1521 - 02 - 02 Thép góc 5 ly Cây 35.000 . Muốn hoàn thiện được số danh điểm vật liệu thì điều trước tiên là phải làm tốt công tác phân loại vật liệu, vật liệu không chỉ phân thành những loại vật liệu mà khôg phải phân ra chi tiết hơn trong từng loại đó. Vật liệu được phân loại dựa trên vai trò, công dụng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong mỗi loại lại được căn cứ vào tính chất, đặc điểm của vật liệu để dựa vào thành các nhóm, trong các nhóm lại phân ra các thứ vật liệu. Mỗi loại vật liệu sẽ được theo dõi chi tiết trên sổ kế toán, trong đó lại theo dõi chi tiết theo từng thứ vật liệu. Việc hoàn thiện sổ danh điểm vật liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu. Ý kiến 2: Hoàn thiện đánh giá vật liệu. Ở Công ty, vật liệu có một số lượng và chủng loại rất nhiều mà hiện nay việc trang bị máy vi tính cho công tác kế toán còn chưa đầy đủ nên việc sử dụng giá hạch toán để hạch toán các nghiệp vụ nhập xuất hàng ngày là hết sức hợp lý, nó giúp cho khối lượng công việc hách toán kế toán được giảm nhẹ hơn. Tuy nhiên nó vẫn có một nhược điểm là làm cho việc tính toán không được chính xác. Do vậy để không làm tăng sự mất chính xác trong tính toán đòi hỏi Công ty phải xây dựng hệ thống giá hạch toán chính xác. Sau khi ghi sổ số dư và lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu, kế toán thực hiện kiểm tra, đối chiếu số liệu về giá trị từng loại vật liệu trong tồn kho cuối tháng ở sổ số dư và bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu khớp nhau. Đồng thời số liệu ở bảng kê tổng hợp nhập, xuất tồn kho vật liệu còn được tổ chức đối chiếu, kiểm tra với số liệu ở các sổ kế toán tổng hợp. Ý kiến 3: Hạch toán vật liệu nhập, xuất do tự gia công, tự chế. Để khắc phục hạn chế trong đánh giá giá trị thực tế vật liệu xuất cho gia công tự chế và vật liệu nhập từ gia công tự chế, kế toán cần thực hiẹn như sau : Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá hạch toán vật liệu nhập kho từ tự gia công tự chế x Hệ số giá Giá thực tế vật liệu xuất kho = Giá hạch toán vật liệu xuất cho gia công tự chế x Hệ số giá Sau khi hoàn thiện Bảng kê số 3, kế toán phải đánh giá lại giá trị vật liệu nhập từ gia công tự chế theo công thức : Ví dụ : giá trị vật liệu chính nhập từ nguồn 154 cần được đánh giá lại như sau : Giá thực tế = 61.613.200 x 0.978 =60.257.709 Tương tự với vật liệu nhập từ gia công tự chế : Ví dụ : giá trị vật liệu chính xuất cho gia công tự chế được đánh giá lại như sau : Giá thực tế =54.926.500 x 0.978 =53.7180117 Giá thực tế được đánh giá lại như trên sẽ được phản ánh trên hệ thống sổ tổng hợp đảm bảo việc phản ánh giá trị vật liệu theo đúng chế độ qui định. Ý kiến 4: Hạch toán vật liệu theo hình thức nhật ký chung. Ta thấy rằng việc hạch toán vật liệu theo hình thức nhật ký chung có sử dụng kèm theo một số nhật ký chứng từ của hình thức nhật ký chứng từ là không cần thiết. Bởi vì thực hiện thuần tuý hình thức nhật ký chung vẫn đảm bảo quá trình hạch toán đầy đủ và hợp lý. Trong quá trình hạch toán vật liệu ta có thể làn theo quy định sau: - Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật liệu kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung sau đó vào sổ cái kế toán cho phù hợp. - Đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, kế toán mở sổ chi tiết TK331 để theo dõi công nợ từng khách hàng. Cuối tháng lập bảng tổng hợp chi tiết TK 331. Trong đó: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra - Đối chiếu số liệu tương ứng trên các sổ cái tài khoản liên qua. Cắn cứ vào sổ cái TK 152 đối ứng với ghi có các TK 331,111, . hoặc căn cứ vào sổ ghi có TK 111, 331 . đối ứng nợ với TK 152 để vào bảng kê tính giá thành thực tế vật liệu. Cuối tháng căn cứ vào các chứng từ xuất vật liệu và bảng kê tính giá thành vật liệu lập bảng phân bổ vật liệu. Ta có thể minh hoạ quy trình hạch toán vật liệu như sau: Ý kiến 5: Áp dụng tin học trong công tác kế hạch toán kế toán vật liệu Hiện nay Công ty chỉ trang bị cho phòng kế toán một máy vi tính và nó chưa thực sự phát huy vai trò, các phần hành công việc kế toán hầu như làm bằng tay sau đó vào máy dưới dạng nhập số liệu tổng hợp. Hơn nữa Công ty hạch toán vật liệu với chủng loại rất phức tạp hoàn toàn làm kế toán bằng tay, khó có thể tránh khỏi sai sót, không đảm bảo tính chính xác trong công tác hạch toán. Vì vậy trong thời gian tới Công ty cần hoàn thiện trang bị hệ thống máy vi tính cho kế toán (đảm bảo mỗi nhân viên kế toán có một máy). Bảng phân bổ vật liệu Bảng kê “tính giá thành thực tế vật liệu” Sổ cái TK 152,331,111,141 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết TK 331 Chứng từ nhập, xuất Mặc dù chi phí ban đầu có thể cao nhưng hiệu quả đem lại sẽ là tính chính xác, hiệu suất công việc cao và nhất quán trong công tác hạch toán. Hơn nữa việc trang bị công nghệ thông tin học sẽ đáp ứng được công tác quản lý đòi hỏi ngày càng cao của nền kinh tế thị trường, việc cập nhật, thu thập các thông tin diễn ra thường xuyên, nhanh chóng đáp ứng kịp thời phục vụ đắc lực trong công tác quản lý của Công ty. Một vấn đề cần phải đề cập đến chính là các phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm, thực trạng của Công ty là rất quan trọng. Hiện nay tuy Công ty đã áp dụng kế toán này song khối lượng công việc phải làm bằng kế toán thủ công rất lớn do hạn chế về phần mềm kế toán và khả năng sử dụng của kế toán viên.Do vậy việc trang bị thêm máy vi tính ở phòng Tài vụ cùng với việc đào tạo nâng cao kỹ năng sử dụng các chương trình phần mềm ké toán cho các cán bộ kế toán của công ty là rất cần thiết. KẾT LUẬN Nguyên liệu, vật liệu là một bộ phận của vốn lưu động. Trong các doanh nghiệp sản xuất thì nguyên liệu là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý doanh nghiệp. Mặt khác nó là bộ phận của hàng tồn kho. Do đó để phản ánh đầy đủ và chính xác tình hình biến động của nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lượng và chủng loại góp phần tiết kiệm vật liệu nhằm hạ giá thành sản phẩm thì đòi hỏi việc tổ chức công tác kế toán vật liệu phải luôn được cải tiến và hoàn thiện. Trong thời gian thực tập tại Phòng kế toán của Công ty em đã đi sâu tìm kiếm về tổ chức công tác kế toán nguyên liệu. Qua đó thấy được cùng với sự phát triển của Công ty, hệ thống quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng, đặc biệt là phần hành kế toán vật liệu k ngừng được hoàn thiện, đáp ứng yêu cầu của sản xuất kinh doanh, phục vụ kịp thời vật liệu cho quá trình sản xuất được hoạt động liên tục. Song bên cạnh những mặt mạnh này có còn có một số tồn tại không thể tránh khỏi. Để khắc phục phần nào những điểm chưa hoàn thiện đó em đã đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện thêm công tác hạch toán vật liệu ở Công ty Khoá Minh Khai. Do kiến thức còn hạn chế nên chuyên đề này không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được sự giúp đỡ, góp ý của thầy cô. Hà nội, ngày tháng năm 2001 Lương Thị Thuý . NHẬN XÉT KIẾN NGHỊ VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY KHOÁ MINH KHAI 3.1. Những nhận xét chung về kế toán vật liệu ở Công ty. trên, công tác kế toán vật liệu ở Công ty khoá Minh Khai còn có một số hạn chế, thiếu sót nhất định cần hoàn thiện: + Hạch toán chi tiết vật liệu: Kế toán