Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty xây dựng công trình giao thông 810 Với quá trình thành lập và phát triển hơn ba mơi năm Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 thuộc tổng Công ty Xây Dựng công trình giao thông 8 đã có một bề dày thành tích. Tuy nhiên bớc sang cơ chế thị trờng với sự cạnh tranh gay gắt của rất nhiều các doanh nghiệp quốc doanh và công ty t nhân trong lĩnh vực xây dựng cơ bản công ty đã gặp không ít khó khăn nhng Công ty đã tự khẳng định vị trí của mình không ngừng phát huy các nguồn lực để phát triển sản xuất kinh doanh và ngày một lớn mạnh I. Những u điểm Điều dễ dàng nhận thấy là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, các phòng ban chức năng rất gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm, qui mô hoạt động của Công ty, phục vụ tốt cho quá trình sản xuất kinh doanh. Các phòng ban chức năng đợc qui định những nhiệm vụ rõ ràng, phục vụ kịp thời và đáp ứng đợc những yêu cầu của quản lý nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Mô hình kinh doanh của công ty cũng rất phù hợp với sự phát triển của kinh tế thị trờng. Công ty áp dụng cơ chế khoán xuống từng tổ, đội thi công nhằm mục đích cho các đội thi công có trách nhiệm và sự quan tâm đến kết quả sản xuất kinh doanh của mình, cơ chế khoán gắn đợc lao động bỏ ra với hởng thụ nhận đợc, tạo cho ngời công nhân trong Công ty có trách nhiệm tìm tòi suy nghĩ để làm sao đạt đợc hiệu quả sản xuất cao nhất. Cùng với sự lớn mạnh của Công ty, bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức phù hợp với yêu cầu công việc, khả năng trình độ chuyên môn của từng kế toán, phù hợp với đặc điểm, tính chất, qui mô sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn, kinh phí với sự phân cấp quản lý tài chính ở Công ty nhằm đáp ứng nhu cầu về thông tin cho quản lý Công ty. Với hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung nh hiện nay đã đảm bảo đợc sự lãnh đạo thống nhất, tập trung đối với công tác kế toán trong Công ty, đảm bảo cho kế toán phát huy đợc vai trò và chức năng của mình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công lao động, chuyên môn của các cán bộ kế toán. Việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán mới cũng nh thay đổi sổ sách, chứng từ, theo chế độ kế toán mới đợc tiến hành kịp thời và thích ứng rất nhanh. Công tác kế toán vật liệu ở Công ty đợc tiến hành dựa trên cơ sở khoa học và đợc vận dụng thích hợp với chế độ kế toán hiện hành. Thể hiện ở các điểm sau: 1. Đánh giá vật liệu. 1 1 Là việc xác định giá vật liệu theo những nguyên tắc nhất định trên cơ sở đảm bảo các yêu cầu chân thực, thống nhất với các nguyên tắc cơ bản là vật liệu phải đợc đánh giá theo giá thực tế. Do tình hình thực tế ở Công ty, vật liệu xuất kho tính theo giá thực tế đích danh trở nên đơn giản và hợp lý. 2. Quản lý vật liệu -Về khâu thu mua: Các đội tự đi tìm nguồn hàng, tự ký kết hợp đồng mua bán điều này đã tạo ra sự chủ động sản xuất đối với các đội và tận dụng đợc năng lực của nhân viên, tạo điều kiện cho việc thu mua đợc nhanh chóng, bên cạnh đó còn tìm ra nguồn vật t có giá thấp, địa điểm thu mua thuận lợi, từ đó giảm đợc chi phí vật liệu góp phần giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. -Về khâu dự trữ, bảo quản: Công ty luôn dự trữ vật liệu ở mức hợp lý, đủ đảm bảo cho sản xuất và không gây ra ứ đọng vốn. Hệ thống kho bãi di động theo các công trình đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng vật liêụ. -Về khâu sử dụng: Mọi nhu cầu sử dụng vật liệu đều đợc đa qua phòng vật t thiết bị xem xét tính hợp lệ của các nhu cầu đó nhằm sử dụng tiết kiệm và quản lý tốt vật liệu -Việc luân chuyển chứng từ: Công ty đã thực hiện đầy đủ thủ tục nhập xuất kho -Phân loại vật liệu: Công ty đã dựa vào vai trò, công dụng của vật liệu để chia ra thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ. . . Việc phân loại của Công ty dựa trên cơ sở nh vậy là hợp lý và tơng đối chính xác Bên cạnh những u điểm trên công tác kế toán của Công ty nói chung cũng nh công tác kế toán vật liệu nói riêng còn có những hạn chế nhất định cần dợc hoàn thiện . I. Những hạn chế và những kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở Công ty. 1. ý kiến thứ nhất: Về việc phân loại và lập sổ danh điểm vật liệu. Việc hạch toán vật liệu muốn đợc chính xác và thuận lợi thì vật liệu phải đợc phân loại khoa học hợp lý. Sau khi phân loại vật liệu thành từng nhóm, từng thứ vật liệu cần thiết phải lập "Sổ danh điểm vật liệu" (Biểu số 31) để mã hoá các loại vật liệu và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý đặc biệt để tiện sử dụng khi áp dụng kế toán máy. Danh điểm của các vật liệu sẽ đợc sử dụng để ghi vào thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu và các sổ khác. Nhờ vậy công tác kế toán về vật liệu sẽ chính xác hơn, thuận lợi hơn, giảm đợc thời gian khi có công tác kiểm kê, kiểm tra, không những thế việc cung cấp thông tin phục cho yêu cầu quản lývà chỉ đạo sản xuất sẽ kịp thời Biểu số 31: 2 2 sổ danh đIểm nguyên vât liệu Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách nguyên vật liệu đơn vị tính đơn giá Ghi chú Nhóm Danh điểm 1521 1521-01 1521-02 1521-03 1521-04 1521-01-01 1521-01-02 1521-01-03 . . . 1521-02-01 1521-02-02 1521-03-01 1521-03-02 1521-04-01 1521-04-02 . . . Nguyên vật liệu chính Đá các loại Đá 4 x 6 Đá 1 x 2 Đá 0,5 x 1 Xi măng Xi măng Hoàng Thạch Xi măng Bỉm Sơn Nhựa đờng Nhựa đờng ESSO 60/70 Nhựa đờng lỏng Cát Cát đen Cát vàng. m 3 - - Kg - - - - - m 3 - - 1522 Nguyên vật liệu phụ 1522-01 1522-02 Phụ gia bê tông Đất đèn Kg - 1523 Nhiên liệu 1523-01 1523-02 1523-01-01 1523-01-02 1523-02-01 . . . Xăng Xăng Mogas 83 Xăng Mogas 92 Dầu Dầu Diezel Lít - - - - 2. ý kiến 2 về phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu. Hiện nay tại Công ty việc hạch toán chi tiết vật liệu chỉ dừng lại ở sổ chi tiết vật liệu mà không lập bảng tổng hợp tài khoản 152 cuối tháng, quý do vậy mới chỉ theo dõi đợc lợng vật t xuất ra trong tháng thông qua bảng kê tổng hợp xuất vật liệu còn đối với vật liệu nhập kho thì không theo dõi đợc một cách tổng hợp do cha lập "Bảng tổng hợp nhập vật liệu" (Biểu số 32) vì sau mỗi quý kế toán mới lập bảng tổng hợp TK 331 để theo dõi những khoản phải thanh toán với ngời bán, chủ yếu là nhà cung cấp vật liệu, tuy nhiên ngoài ra TK 331 còn theo dõi các khoản công nợ khác với các bên có liên quan ví dụ nh: Bên B phụ vì vậy không thể theo dõi vật liệu nhập trong tháng và số liệu tồn cuối tháng một cách khoa học. Để theo dõi một cách có khoa học hơn thiết nghĩ 3 3 Công ty nên lập bảng tổng hợp nhập vật liệu cho tất cả các loại vật liệu nhập trong tháng và nên mỗi tháng một lần theo mẫu sau. Biểu số 32: Bảng tổng hợp nhập vật liệu Tháng. . năm. . stt Tên loại quy cách vật liệu Tên đơn vị (ngời) cung cấp đơn vị tính Số lợng đơn giá Thành tiền Tổng Sau mỗi kỳ kế toán, kế toán vật liệu nên lập "Bảng tổng hợp xuất, nhập, tồn kho vật liệu" (Biểu số 33) để nắm đợc thông tin về lợng tồn kho của từng loại vật liệu để có thể cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý. Trên cơ sở sổ chi tiết vật liệu và các bảng tổng hợp nhập xuất vật liệu trong tháng kế toán lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu. Bảng này theo dõi các loại vật t nhập xuất, tồn trong tháng và đợc mở để theo dõi cả về mặt số lợng và giá trị. Các giá trị trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn này có thể sử dụng để đối chiếu với sổ cái TK 152. Biểu số 33: Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu Tháng. . .năm. . . Số danh điểm Tên vật liệu Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng Lợng Tiền Lợng Tiền Lợng Tiền Lợng Tiền Cộng 3. ý kiến thứ 3 về việc tính giá vật liệu nhập. Tại Công ty việc thu mua vật liệu đợc tực hiện thông qua các hợp đồng mua bán. Trong hợp đồng thờng thoả thuận là vật t đợc cung cấp đến tận chân công trình vì vậy giá của vật liệu nhập kho thờng bao gồm cả chi phí vận chuyển. Trong một số trờng hợp nếu trong quá trình thu mua có thể phát sinh các chi phí nh chi phí nhiên liệu, công cho lái xe. . .thì đợc Công ty hạch toán thẳng vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của công trình đó điều này có nhiều tiện lợi cho công tác hạch toán tuy nhiên có những trờng hợp sẽ méo mó trong việc tính giá thành của từng công trình nh trong trờng hợp vật t điều động nội bộ, một đội nào đó đã nhập vật t này về nhng không sử dụng kết và đợc chuyển cho đội khác thì nếu nh chi phí mua có liên quan của số vật t đó đã đợc tính vào chi phí trực tiếp của đội kia sẽ làm cho giá thành của công trình đó tăng lên một cách bất hợp lý. Còn đội đợc lĩnh số vật t đó thì lại không 4 4 phải chịu chi phí thu mua do đó sẽ giảm đợc chi phí nguyên vật liệu của đội sử dụng và từ đó giá thành công trình sẽ thấp hơn. Để tránh tình trạng trên có thể xẩy ra Công ty nên tính giá của vật liệu nhập bằng tổng số tiền ghi trên hóa đơn cộng với chi phí thu mua khác có liên quan. 4. ý kiến 4 áp dụng máy vi tính vào hạch toán kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng. Trớc đây Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 áp dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ, sau khi có quyết định 1141QĐ- CĐKT ban hành về việc đổi mới Công ty đã chuyển sang hình thức sổ Chứng từ ghi sổ. Đây là một bớc cải cách quan trọng trong kế toán của Công ty, hình thức sổ này có nhiều thuận lợi cho việc áp dụng kế toán máy. Tuy nhiên, hiện nay Công ty vẫn áp dụng kế toán thủ công để theo dõi, hạch toán. Việc sử dụng hình thức sổ này trong điều kiện kế toán thủ công đã gây ra sự ghi chép trùng lặp, làm tăng khối lợng công tác kế toán. Trong điều kiện khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển Công ty nên áp dụng kế toán máy vào hạch toán giúp cho việc tính toán ghi chép đợc chính xác và nhanh hơn, phục vụ tốt hơn cho yêu cầu quản lý. Nội dung kế toán máy theo hình thức chứng từ ghi sổ bao gồm: Cập nhất số liệu: - Vào chứng từ . - Xem, hiệu chỉnh chứng từ. - Hệ thống danh mục tài khoản. - Hệ thống danh mục khách hàng, danh mục ngời bán. - Kết chuyển, phân bổ. - Khóa sổ, chuyển số d sang năm sau. Tổng hợp số liệu: - In, xem các loại sổ sách: Sổ chứng từ ghi sổ, Sổ cái TK . . . - Xem số liệu phát sinh, số d TK. - In bảng cân đối TK. - Tổng hợp các số liệu. . . Các nhu cầu khác: - Đặt lại hệ thống. 5 5 - Lu trữ số liệu. Sơ đồ 13- Sơ đồ kế toán bằng máy vi tính (*) (*) (*) Do máy tự động thực hiện. Với việc sử dụng kế toán máy công việc của các nhân viên kế toán đợc giảm nhẹ. Nhân viên kế toán vật liệu cũng nh các phần hành kế toán khác chỉ việc đa dữ liệu vào máy theo các chứng từ gốc hợp lệ theo chơng trình đã cài đặt rồi máy sẽ tự động chuyển số liệu vào các sổ có liên quan và tập hợp số liệu cân đối một cách nhanh chóng và chính xác. ở đây ngoài việc in ra sổ sách lu giữ theo tháng, quý, năm, ngời ta có thể xem xét chi tiết vào số d của các TK bất kỳ lúc nào. Tuy nhiên để có đợc những thông tin chính xác việc đòi hỏi đối với nhân viên kế toán trong xử lý các chứng từ ban đầu phải thật chính xác và phản ánh đúng nghiệp vụ phát sinh. 5. ý kiến 5- Sử dụng tài khoản 113- Tiền đang chuyển. Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng, Kho bạc hoặc đã gửi qua Bu điện để chuyển cho Ngân hàng hay ngời đợc hởng hoặc số tiền mà doanh nghiệp đã làm thủ tục chuyển từ Tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhng vẫn cha nhận đợc giấy báo hay bảng sao, kê của Ngân hàng. Doanh nghiệp nên sử dụng TK 113- "Tiền đang chuyển" để phản ánh số tiền đang chuyển: Kết cấu và nội dung phản ánh TK 113: 6 6 Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Khoá sổ sang kỳ sau - Lên các loại sổ sách. - Sổ cái và các sổ chi tiết. - Bảng cân đối kế toán . - Các báo cáo kế toán. Nhập dữ liệu Xử lý nghiệp vụ - Bên Nợ: Các khoản tiền đã nộp vào Ngân hàng nhng cha nhận đợc giấy báo Có của Ngân hàng. - Bên Có: Số kết chuyển vào TK 112- "Tiền gửi Ngân hàng" Hoặc TK 311- "Vay ngắn hạn". D Nợ: Các khoản tiền còn đang chuyển. Ví dụ: Do Công ty cha áp dụng TK 113 vào hệ thống TK kế toán, cho nên trong một số trờng hợp nh khi Công ty xuất quỹ tiền mặt gửi vào Ngân hàng nhng cha nhận đợc giấy báo có của Ngân hàng kế toán vẫn ghi vào sổ theo bút toán: Nợ TK 112 Có TK 111 Điều đó phản ánh không chính xác vì khi đó Ngân hàng cha nhận đợc tiền mà tại Công ty đã ghi tăng tiền gửi Ngân hàng, khi sử dụng TK 113 thì trong trờng hợp trên kế toán ghi vào sổ theo bút toán: Nợ TK 113 Có TK 111 Khi doanh nghiệp nhận đợc giấy báo Có của Ngân hàng về số tiền đang chuyển đã vào TK của Công ty kế toán ghi vaò sổ theo bút toán: Nợ TK 112 Có TK 113 7 7 Kết luận Vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu đợc trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu th- ờng chiếm tỷ trọng rất lớn trong giá thành sản phẩm vì vậy tổ chức công tác kế toán vật liệu là một nhu cầu tất yếu của công tác quản lý, sử dụng và quản lý vật liệu một cách hợp lý, có hiệu quản sẽ góp phần làm giảm giá thành và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Công tác quản lý và hạch toán vật liệu là một lĩnh vực khá rộng, do điều kiện và thời gian nghiên cứu cũng nh sự hiểu biết có hạn nên bài viết này chi viết đợc một số vấn đề. Tuy nhiên em đã cố gắng phản ánh đầy đủ trung thực những u điểm. Cố gắng của Công ty đồng thời cũng nêu ra những mặt còn hạn chế và một số ý kiến, kiến nghị nhằm góp phần nhỏ để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán vật liệu. Những ý kiến trong bài viết này là kết quả của quá trình nghiên cứu kết hợp giữa lý luận cơ bản và tình hình thực tế tại Công ty. Có những vấn đề mà Công ty có thể sửa đổi, thực hiện ngay nhng cũng có những vấn đề mà Công ty phải cải cách từng bớc. Trong thời gian thực tập, nghiên cứu tại Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 em đã đợc sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ phòng kế toán, đồng thời đ- ợc sự chỉ bảo tận tình của Thầy giáo hớng dẫn Nguyễn Quốc Trân, một lần nữa em xin chân thành cảm ơn. 8 8