Phân tích thực trạng và giải pháp hoàn thiện tổ chức sự kiện của công ty TNHH truyền thông mật mã

Thông tin tài liệu

GVHD:   TÀI TT NGHIP 1 / 61 SVTH: H Th Thanh Thy PHẦN MỞ ĐẦU a. Đặt vấn đề: T khi Vit Nam chuyu kinh t sang nn kinh t th ng, thì s  b  t ca các nhãn hiu ln kéo theo s phát trin ca ngành qung cáo và tip th thì nhu cu truyn thông ca các doanh nghi ng công ty con t chc s kic thành lp t nhng nhân viên ca công ty qung cáo m n theo cp s nhân.  có 5% s công ty qung cáo-t chc s kin hng tt,thc lãi là mt con s  k. http://www.thanhnien.com.vn/news/Pages/200936/20090904001523.aspx) . ( theo phân tích ca báo Thanh Niên ngày 9/6/2009 c Tn) Công ty TNHH TRUYN THÔNG Mp phi mt s v trong vinh ng phát trin cc t chc s king kinh doanh ca công ty trong dài hn.Vì do khách hàng mc tiêu là các doanh nghip ln nên vic tìm kim và phát trin ngun khách hàng là yu t sng còn ca công ty. Hin ti ngun khách hàng ch yu ca công ty Mt Mã mang li ch yu là t các mi quan h. Gi c phi vi công ty do h là ngun doanh thu ch yu.  c s phát trin bn vth không tìm kim thêm khách hàng mi, các khách hàng ting ty nên có mnh ng phát trin m Chính vì th mà công ty nên có mt quy trình t chc s kin hiu qu  có th gi chân các khách hàng hin ti và có thêm ngun khách hàng mlai. b. Mục tiêu nghiên cứu: Sau khi kt thúc quá trình nghiên cu cc các mc tiêu sau:  Hiu rõ quy trình hng t chc s kin ca công ty.  Lc gii pháp hòan thin t chc s kin ca công ty.  c mn tìm hiu nhng v sau:  Quy trình t chc s kin ca công ty.  Nhc thông qua các s kin tiêu biu.  Cách tìm kim ngun khách hàng ca công ty. GVHD:   TÀI TT NGHIP 2 / 61 SVTH: H Th Thanh Thy  Hic th ng mc tiêu và khách hàng tia công ty. c. Phƣơng pháp nghiên cứu: S dnh tính theo hai cách: - Phân tích các d liu th cp t sách, báo, internet, tài liu ca công ty. - Phng vn chuyên sâu s dng vi. ng nghiên cu: - Bên trong: các d liu v tình hình kinh doanh, các bn báo cáo, tình hình hong thc t ca công ty Truyn Thông Mt Mã. - Bên ngoài: các doanh nghip khách hàng  trc tip s dng dch v ca công ty. d. Hạn chế của đề tài: Do s hn ch v thi gian thc hiu và các thông tin thu thc, bài vit không th tránh khi nhng thiu soát cc b sung và khc phc, rt mong nhc s  n ca th bài vit ca em hoàn thi e. Kết cấu đề tài:  tài s gm 4 phn chính. Th nht là nêu lên mt s v n ca t chc s kin và tình hình phát trin hong t chc s kin  Vit Nam nhm giúp chúng ta có kin thn v hong t chc s ki có mt cái nhìn nhn tng quát v tình hình t chc s kin ti Vit Nam hin nay. i thiu v  thc tp  thc nhng v trong cc trúc hong ca  t   phân tích thc trng trong quy trình t chc s kin cra gii pháp tng th cho quy trình t chc s kin. GVHD:   TÀI TT NGHIP 3 / 61 SVTH: H Th Thanh Thy CHƢƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CĂN BẢN CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ TÌNH HÌNH PHÁT TRIỂN HỌAT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Ở VIỆT NAM. I. Một Số Vấn Đề Căn Bản Của Tổ Chức Sự Kiện. 1.1. Khái niệm về tổ chức sự kiện. T chc s kin là mt quá trình hnh vic thc hin và giám sát nhng hng liên   c sau : -ngh thut-tuyên truyn-công b ti mt thm, ma m nhnh và tuân th nh pháp lut, sao cho s kin dia nhà t chc. ( trích thônc t chc s kin ca B -Th Thao-Du Lch ) 1.2. Mục đích của tổ chức sự kiện. T chc s kin ch là mt phn trong tòan b chic tip th và qung bá ca doanh nghip. Bên cnh viu, t chc s kin còn nhm mn ti mt thông p c th, hoc lp li mng nht c bit công c  bin nht trong hot ng tip th vi m chú ý cho sn phm hoc dch v ca sn phm, to s quan  a t khách hàng, t    bán ca công ty. ng thi to  doanh nghip gp g, i và giai bn hàng, i tác, n thông, quyn, y thông tin hai ching quan h có li cho các doanh nghip. p ca s kin có th c th hii dng:  Hình nh: thip mi, sân khu,  c n, bng tên, quà tng, ng quà, ng phc, b  Li :ch , bài phát biu, thông cáo báo chí, h, các n ph H ng t chc s ki ng gn kt doanh nghip. Tùy theo m    i ng doanh nghip mun kt ni s thi.  Media Kit: quan h báo chí-truyn thông. GVHD:   TÀI TT NGHIP 4 / 61 SVTH: H Th Thanh Thy  Crisic Management: qun lý khng hang.  Government Relations: quan h vi chính ph.  Reputation Management: qun lý danh ting ca công ty.  Investor Relations: quan h v  Social Responsibility: trách nhim xã hi ca doanh nghip. 1.3. Phân lọai của tổ chức sự kiện. Mt s hng t chc s kin mà ta d dàng thc: Khai  khánh thành, ng th, khi công. Gii thiu sn phm mi, hi ngh khách hàng. Hi ch. Hi ngh, hi tho, hp báo. Din trình, phát biu cc công chúng. Biu din ngh thut, trình din thi trang.  Các k ngh, các ngày l. K nim thành lp, nhn danh hiu. Ti, tic tri (catering). T chc thi (th thao)  phân lai các hng t chc s kin mng, i ta có th phân lai da trên nhiu tiêu thc khác nhau: o m làm event. Trong phòng hp: hi ngh, hi tho,  i thiu sn ph Ngòai tri: ca múa nhc-thi trang, l hi, giu th  GVHD:   TÀI TT NGHIP 5 / 61 SVTH: H Th Thanh Thy o Theo ma event. a. Chƣơng trình giải trí ,thể thao, hội chợ… n, có th là ca nhc ngòai tri, các hi ch m thc, hi ch công ngh, game,  b. Chƣơng trình hội thảo chính trị hoặc khoa học  n là chính tr, khoa hc mang tính nghiên cu, hoth c nhân s kin ra mt mt sn phm. c. Chƣơng trình nhân dịp đặc biệt. c bing ngày l ln, tng kt cu tt niên, ng t ch,  d. Chƣơng trình cảm ơn khách hàng. Nhm c yêu mn, lòng trung thành ca i vi sn phm, dch v, các công ng t chc nh và ch mi các khách hàng thân thit và khách hàng mn tham d. t hp vi vic ra mt mt dòng sn phm mi hoc mn mi. e. Chƣơng trình kỉ niệm công ty. ng t chc event theo lai này có 3 m - Mt là: cch hàng, o. - Hai là: quu. - Ba là:  nhân viên trong công ty gp g, n kt ln nhau. f. Chƣơng trình quảng cáo đơn thuần Các công ty t chc s kin, roadshow vi m yu là qung bá tên tui, u công ty nhân d gii thiu sn phm mm gây s i vi tiêu dùng mi lúc, m ng, nhng s kin gii thiu sn phm mc gii trí, biu din. GVHD:   TÀI TT NGHIP 6 / 61 SVTH: H Th Thanh Thy Theo chủ thể làm event: a. Làm event cho các t chc phi li nhun. b. Làm event cho các t chc có li nhun. - Event do ni b công ty t t chc. Vào các dp l, k nim công ty hay s kin có quy mô nh, mt s công ty có th t ng ra t chc các bui hi tho, hp mt, òai mng bá, cng thì còn có nhng s kin vi m hc hi gn kt gia các cá nhân và o trong công ty. ng có mi ph trách event. Công ty có th có phòng event riêng hoc ly ngun nhân lc thuc b phn Marketing hay PR. - Event do các công ty chuyên event t chc. Nu công ty có ngun kinh phí ln,  m bo t chc s kin dit hiu qu cao nht, ng thuê ngòai các công ty chuyên t chc s kin. Tùy thuc mi s kin, mi mc g án, k hach thuê các dch v t chc s kin thích h: dch v cho thuê mt bng, dch v PGs, PBs t chc s kin dch v MC, ca  hat náo viên , hay dch v nhóm nhy,  a, vi quy mô s kin rt ln, các công ty có nhu cu s thuê nhiu công ty chuyên t chc s kin cùng m m bo thc hic mc u ca công ty.  có nhiu công ty chuyên v mc t chc s kin s kt hp, h tr l thc hin. 1.4. Quy trình của tổ chức sự kiện. Hình thành concept Thit k s kin Lp k hach Trin khai thc hin và giám sát Tin hành t chc Kt thúc  GVHD:   TÀI TT NGHIP 7 / 61 SVTH: H Th Thanh Thy Hình 1: quy c t chc s kin ( Ngun: T Chc S Kin - -i hc Kinh T Quc Dân Ch2: bn cht ca t chc hong s kin ) Bƣớc 1: hình thành concept  Ma event: nh lai event, t chc cho phù hp.  Mc tiêu: á hiu qu event.  ng chính ca event.  m.  Thi gian din ra s kin.  Ngân sách.  c tính sn phm và dch v: tm khác bit thu hút khán gi. ng (ch  cho s kin) còn ph thuôc nhiu vào yu t khác nt (regulation), khu vc t chc (site choise), a khách hàng (client culture), ngun lc (resource), và nhng v m t chc(venue), âm thanh ánh sáng (sound and light), các k xo, hiu c bit (audiovisual, special effects). Bƣớc 2: thit k s kin (vit proposal) Trong mt thi gian ngn phi thit k mn ho. Không ch n là nhim v lng tên ca công ty lên tng sn phm mà phi làm sao cho sn phm c sng trong s ng ca khách hàng. - Bn thit k s kii dng word hoc power point. - Th hin ni dung, ng v  ng thi kèm bng báo giá. i vi mt event, an quan trng nht, to s khác bit gia các công ty event vi nhau. ng hay vm bo s thành công ca event bi còn ph thuc nhiu vào khâu t chc. Nội dung chính thường gồm: GVHD:   TÀI TT NGHIP 8 / 61 SVTH: H Th Thanh Thy - Nn tng, m nên nêu tng quát và c cái h cn. - ng phát tho mt cách tng quan v  - Thit k: nên có các thit k hoc hình nh minh ha cho bn thit k s kin , không cn quá chi ti th ng ca bn. - Tính thc thi c l, form mu cn thi càng chi tit s càng thit phc. Ngòai ra nếu mở rộng có thể kể thêm: - Mc tiêu: khác vi mlà lý do làm event, mng nh tính hóa nhng gì cc thông qua event. - Mô t m d kin t chc: , mt bng,  -  m bo s i tham gia, m bo vic tài tr. - K hach PR, qung cáo, tuyên truyn cho event. - Cu trúc nhân s nhóm là event. - Kinh phí d kin. - Bn cung cc nhng gì cho khách hàng thông qua event. Ti sao h nên chn agency ca bn. Bước 3: lp k hach  thc hin event thành công, ta s c li v t ngày thc hin event, (ngày thc hin là ngày x, ngày x-1 làm gì, ngày x-2 c t c cn thc hin, ta t chc nhân s và t chc thc hin-giám sát các hó mt cách chi tit nht. K hach càng chi tit thì vic t chc, thc hin và giám sát càng thun tin. m n ung, quà tng i k thut i t chc i trang trí i hu cn i F&B GVHD:   TÀI TT NGHIP 9 / 61 SVTH: H Th Thanh Thy Thit k sp xp Tin tài tr, tin vé Báo chí, khách mi N trình, i biu din Giy phép, in n Hình 2:mô hình t chc nhân s cho mt event (Ngun: T Chc S Kin - - i hc Kinh T Quc Dân  toán ngân sách và lp k hoch t chc s kin ) Gi nhân s: - i k thui t chi trang trí: 3 nhóm này s kt hp vi nhau lo trang trí toàn b sân khu, nhu power point, ánh sáng sân khi k thu i trang trí s c thuê t các công ty chuyên cung cp âm thanh, ánh sáng cho các  s lo toàn b khâu trang trí sân khi t chc s qun lý vic trang trí, dàn dng cho sân khu , trình chiu power point. - i hu ci F& B: lo toàn b vt dng phc cho PG, PB, quà tc ung, tht trong quá trình din ra s kin. - i giao t ngoi giao: s lo liên lc vi các nhà báo mi h n tham d ng thi liên lc v t PR cho cVà gii thích tt c các v thc mc cu h. N t chc thì do công ty event m nhim toàn b công vic giao t, còn nc làm cho khách hàng thì công vic này s do hai bên cùng kt hp. u hành  i giao t i ngai i tài chính i thu ngân  i hành chính , giy t GVHD:   TÀI TT NGHIP 10 / 61 SVTH: H Th Thanh Thy - i hành chính giy t: s lo toàn b các th tc pháp lý, giy t xin công   S v giy phép t ch    bn quyn s dng nhc ca các nh  thuê mt b  di honh sn trong n ra. - i quu hành toàn b c hii qui nm ht toàn b ti công vin ra t vic nhn thông tin t  có thip can thip kp thi gii quyt các tình hung xu có th xy ra. Nhng hng mc thng có trong mt bng k hach : Nhng công vic cn làm: k hach tài chính, k hach truyn thông, k hach t chc (chun b s vt cht, công tác logistis, k hach biu din, v an ninh, ngai giao, các th t tùy vào tng event mà có k hach có danh sách nhng vic cn làm khác nhau. Bng phân công công vic, i chu trách nhim chính cho tng công vic, hay nói cách khác là khâu t chc nhân s  chy event . Bước 4: trin khai công tác thc hin và giám sát.  Lúc này mi s thc hin công vic theo k hach và có s giám sát ca ng b phn  Liên h chc ch vi tác bên ngòai (công ty cho thuê dng c, thit b, dch v vn chuyn, các lc ng biu di  T chc các cuc hnh k vi nhng ngi tham gia t chc s ki m bo rng các công vin khai. Bước 5: tin hành t chc  c khi din ra event chính thc s có mt bui chy th, ng s dic ngày t chc. u này giúp công tác phi hp gia các b phn suông s và có hiu qu  m ri ro c  ng b phn s u phi nhân lc theo công vic phân công. Nhng lúc có phát sinh ngòai d kin, mi s cùng tp hp l cùng gii qyt ti ch. [...]... Mật Mã, đây là điều công ty nên xem xét lại hướng đi của mình và dịch vụ cung cấp của công ty có thật sự thu hút khách hàng hay chưa trong quá trình cải cách công ty 29 / 61 SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP CHƢƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY 3.1 Phân tích 3 chƣơng trình 3.1.1 Giới thiệu sơ nét về 3 chƣơng trình a Lễ động thổ của công ty. .. các công ty chuyên về tổ chức sự kiện ngày càng nhiều Chỉ riêng tại thành phố Hồ Chí Minh số lượng công ty quảng cáo, tổ chức sự kiện và tổ chức biểu diễn có đăng kí kinh doanh đã gần mức 5000 công ty Tuy nhiên chỉ có khỏang 250 công ty thật sự đạt được hiệu quả trong kinh doanh và có danh tiếng, điển hình là các công ty PRO Event, Le Bros, Cool Event, Big Solution Trong khi đó những công ty chuyên tổ. .. CHUNG VỀ CÔNG TY 2.1 Giới thiệu về công ty Công ty TNHH MẬT MÃ là một công ty họat động trong mãng cung cấp dịch vụ như: thiết kế xây dựng phát triển thương hiệu, kỹ năng xây dựng kế họach marketing, PR truyền thông, quảng cáo…từ cơ bản đến chuyên sâu Công ty luôn nổ lực không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng dịch vụ và hỗ trợ khách hàng Công ty cung cấp cho khách hàng giải pháp ứng dụng truyền thông. .. và tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp Hy vọng trong một tương lai không xa, các họat động tổ chức sự kiện ở Việt Nam sẽ chuyên nghiệp và có một bước tiến sâu hơn Nguồn: http://www.thanhnien.com.vn/news/Pages/200936/20090904001523.aspx Một vài hình ảnh về các công ty PRO Event,Le Bros,Cool Event,Big Solution - Pro event : là công ty chuyên về tổ chức các buổi hòa nhạc, lễ hội, sự kiện của công ty, ... các sự kiện đặc biệt Hiện tại công ty có tổng cộng 7 chi nhánh, bên cạnh đó công ty còn cung cấp các thiết bị âm thanh, đèn chiếu sáng cho các sự kiện quang trọng - Công ty Le Bros: được thành lập từ tháng 9/2002 với sự tham gia của các thành viên lãnh đạo chủ chốt của HQ Vision Le Bros hiện nay đã trở thành một trong những công ty quảng cáo, PR và tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam Khách hàng của Le... với lĩnh vực hoạt động chính là tổ chức sự kiện và in ấn Tự mình đứng ra quản lý toàn bộ hoạt động của cả công ty và xưởng in ấn khi tuổi đời của ông Lâm còn trẻ (26 tuổi) và chuyên ngành học trước kia của ông là cơ khí tại đại học Bách Khoa TP.HCM nên kinh nghiệm quản lý và lãnh đạo công ty của ông còn yếu Nên trong quá trình hoạt động đổi tên thành MẬT MÃ công ty thật sự gặp rất 18 / 61 SVTH: Hồ Thị... một số công ty có bề dày kinh nghiệm và tạo được thương hiệu qua một số sự kiện có tầm và để lại dấu ấn Sự phát triển của ngành này trong những năm gần đây đang góp phần tạo nên bức tranh marketing tại Việt Nam đa diện hơn ,và hòan thiện hơn và cũng hứa hẹn sẽ sớm cho ra đời một ngân hàng ý tưởng về tổ chức sự kiện tại Việt Nam  Xu hướng tổ chức sự kiện mang phong cách riêng thể hiện sự độc đáo và sáng... tình cảm và đạo lý uống nước nhớ nguồn của người Việt Nam Nhằm giáo dục truyền thống lịch sử và Cách Mạng dân tộc và cũng là dịp để giới thiệu và nâng cao tầm vóc của Thủ Đô Hà Nội nói riêng và Việt Nam nói chung ở khu vực và trên Thế giới Công ty TNHH Truyền thông Mật Mã phối hợp với Trung Tâm Thông Tin Triển Lãm Tp.HCM và Hiệp Hội Quảng Cáo Việt Nam thực hiện hoạt động treo banner tuyền truyền cho... nhân sự & tài chính Trưởng phòng Trưởng phòng Quảng lý kinh doanh event xưởng in ấn Trợ lý Nhân viên Kế tóan kinh doanh Nhân viên công ty Nhân viên Nguồn: phòng quản lý nhân sự công ty Chức năng và nhiệm vụ của từng vị trí: - Giám đốc: ông Vũ Hoàng Lâm Nhiệm vụ: o Điều hành toàn bộ hoạt động của công ty o Kí và đóng dấu các giấy tờ,hợp đồng của công ty o Đưa ra phương hướng hoạt động kinh doanh của công. .. tổ chức sự kiện là một nghề mới ,nó thật sự dành cho những người năng động nên rất thích hợp cho giới trẻ Chính vì thế mà đội ngũ nhân viên trong các công ty tổ chức sự kiện thường chiếm từ độ tuổi 22-30tuổi Và các công ty thuê nhân viên cũng là dựa vào kinh nghiệm bản thân trải nghiệm trong quá trình đi làm mà không cần thông qua đào tạo Ở thành phố Hồ Chí Minh nói riêng thì số lượng các công ty tổ . BẢN CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ TÌNH HÌNH PHÁT TRIỂN HỌAT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Ở VIỆT NAM. I. Một Số Vấn Đề Căn Bản Của Tổ Chức Sự Kiện. 1.1. Khái niệm về tổ. CHƢƠNG 2: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY. 2.1. Giới thiệu về công ty. Công ty TNHH MT MÃ là mt công ty hng trong mãng cung cp dch v t

Ngày đăng: 02/11/2012, 16:38