Thực trạng hạch toán kế toán quá trình NK hàng hoá tại công ty vật t xuất nhập khẩu hoá chất. I - Khái quát về Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất 1. Quá trình hình thành và phát triển. Vào ngày 4/11/1969 Tổng cục hoá chất đã ra quyết định số 327/ HC- QLKT thành lập Công ty vận tải hoá chất nhằm thực hiện chức năng đợc giao là cơ quan chuyên môn duy nhất giúp Tổng cục quản lý và cung ứng vật t kỹ thuật cho toàn ngành hóa chất. Tổng cục hoá chất nhận thấy trong xu hớng hội nhập toàn cầu hoá, nhu cầu tiêu dùng hoá chất trong n- ớc ngày càng tăng, đã ra quyết định số 824/HC-TCCBĐT ngày 25/12/1985 đổi tên Công ty vật t vận tải hóa chất thành Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất. Ngoài nhiệm vụ quản lý và cung ứng vật t kỹ thuật cho toàn ngành hoá chất, Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất còn có thêm nhiệm vụ xuất nhập khẩu và cung ứng vật t, đợc đảm nhận uỷ thác các nguồn xuất nhập khẩu của các cơ sở trong Tổng cục hoá chất. Ngày 20/11/1992, Hội đồng bộ trởng ra quyết định 388- HĐBT về việc thành lập lại các doanh nghiệp nhà nớc, Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất cũng không nằm ngoài quyết định này, do đó Công ty cũng đã tiến hành thành lập lại theo quyết định số 60/CNNg ngày 13/2/1993. Quyết định này quy định ngành nghề kinh doanh chủ yếu : Vật t thiết bị, vận tải, các loại hoá chất, nguyên liệu hoá chất, thiết bị văn phòng, phân bón, phân NPK và các loại hàng hoá khác. Ngày 9/1/1997, để đáp ứng đợc theo cơ chế thị trờng cũng nh xu thế toàn cầu hoá, nhất là khi Việt Nam đã ra nhập khối ASEAN, và tới đây cố gắng ra nhập tổ chức quốc tế WTO Tổ chức thơng mại thế giới, theo QĐ số 13/QĐ/HĐQT của hội đồng quản trị đã ra quyết định phê chuẩn điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất. Theo quyết định này, Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất hạch toán độc lập trực thuộc Tổng công ty Hoá chất Việt Nam, là tổ chức kinh tế do Nhà nớc đầu t, thành lập và tổ chức quản lý, hoạt động kinh doanh nhằm thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội do Nhà nớc giao. Công ty có : 1. Tên giao dịch quốc tế : VINACHIMEX ( Vietnam Chemical Import and Export Corporation ) 2. Trụ sở tại : Số 4 Phạm Ngũ Lão, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội Cho đến nay, trải qua 35 năm hoạt động và phát triển không ngừng, Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất đã đạt đợc gần 2 tỷ lợi nhuận mỗi năm, kết quả này là một cố gắng rất lớn của toàn thể doanh nghiệp và là mục tiêu phấn đấu trong những năm tiếp theo. 2. Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Công ty. Công ty thực hiện quản lý theo hình thức trực tuyến, chức năng, nghĩa là các nhân viên trong công ty tổ chức thực hiện theo một đờng thẳng, ngời thừa hành chỉ nhận và thi hành mệnh lệnh của ngời phụ trách cấp trên trực tiếp ngời phụ trách chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả công việc của những ngời dới quyền mình. Những quyết định quản lý do các phòng ban chức năng nghiên cứu, đề xuất khi đợc thủ trởng thông qua biến thành mệnh lệnh đợc truyền đạt từ trên xuống dới. Dới đây là mô hình tổ chức quản lý của công ty ( Sơ đồ số 1 ) : Sơ đồ 15 : Bộ máy quản lý của công ty Giám đốc Phó giám đốc P. Tổ chức, hành chính P.Kế hoạch P.Vận tải P.Xuất nhập khẩu P.Kế toán, tài chính P.Xây dựng cơ bản Chi nhánh vật t XNK hoá chất TPHCM Chi nhánh vật t XNK Hải Phòng Chi nhánh vật t hóa chất Đà Nẵng Xí nghiệp vật t vận tải Hoá chất Chức năng và nhiệm vụ của một số phòng ban trong Công ty : Phòng xuất nhập khẩu : Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh xuất, nhập khẩu vật t, thiết bị, các loại hoá chất, phân bón, các nguyên liệu hoá chất và các loại hàng hoá khác.Thực hiện kế hoạch, nhiệm vụ kinh doanh nhập khẩu, xuất khẩu của giám đốc giao, hạch toán đầy đủ mọi hoạt động kinh tế đảm bảo kinh doanh có hiệu quả. Phòng kế hoạch : Tiến hành lập kế hoạch chung của Công ty về các mặt : Tài chính, lao động và tiền lơng, kỹ thuật cơ bản, vận chuyển trình Giám đốc ký duyệt để giao chỉ tiêu cho các đơn vị thực hiện Phòng vận tải : Nắm chắc số lợng, chất lợng phơng tiện vận tải của Công ty để điều động cho các đơn vị hoặc hợp đồng vận chuyển hàng hoá cho khách hàng khi có yêu cầu. 3. Kết quả hoạt động một số năm gần đây. Sau đây là bảng tổng kết một số chỉ tiêu trong các năm 2000, 2001, 2002( Bảng 1) Bảng số 1 : Bảng kết quả hoạt động kinh doanh một số năm gần đây ( Đơn vị : 1000đ ) Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Tổng TSLĐ 147286391 110713615 178137620 Tổng TSCĐ 7804731 1882757 8171135 Tổng TS 155091122 112596372 186308755 Tổng nợ phải trả 136170446 98080263 165374432 Tổng NVCSH 18920676 14516109 20934323 Tổng nguồn vốn 155091122 112596372 186308755 Doanh thu thuần 532180705 540847123 538171556 Giá vốn hàng bán 515511386 520503500 518190277 Lợi tức gộp 16669319 20343623 19981279 Chi phí bán hàng + CPQLDN 16015867 19445742 18992459 Lợi tức thuần từ hoạt động KD 653452 897881 988820 Lợi tức HĐTC 566820 567656 558102 Lợi tức HĐBT 330419 150035 71436 Tổng thu nhập trớc thuế 1550691 1615572 1618358 Thuế TNDN 449931 500728 517844 Lợi tức sau thuế 1100760 1114844 1100514 Thu nhập bình quân của CNV 1015000 1176000 1386000 ( Trích từ các Báo cáo tài chính của 3 năm : 2000, 2001, 2002 ) Sau đây là bảng phân tích một số chỉ tiêu trong 3 năm trở lại đây của doanh nghiệp ( Bảng số 2) để thấy và so sánh đợc tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, qua đó ta có thể có một cái nhìn tổng quát về kết quả của những cố gắng mà doanh nghiệp đang tiến hành ngày một tốt hơn hay không. Bảng số 2 : Bảng so sánh một số chỉ tiêu trong 3 năm gần đây : Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Hệ số tự tài trợ 0.1214 0.173 0.1128 Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn 1.0816 1.128 1.077 Hệ số đầu t TSCĐ 0.0504 0.0664 0.0438 Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu 0.291% 0.2987% 0.3007% Do đặc thù của doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu là lợng hàng hoá lu chuyển nhiều, do đó vốn lu động của doanh nghiệp là rất cao còn TSCĐ thì nhỏ, Năm 2002 : Chỉ riêng TSLĐ và đầu t ngắn hạn chiếm 95,56% tổng số tài sản, TSCĐ chỉ chiếm một phần rất nhỏ 4,44% còn ít hơn cả năm 2001 và 2000. Hệ số tài trợ tính bằng Nguồn vốn CSH chia cho Tổng số nguồn vốn thể hiện mức độ độc lập về mặt tài chính của doanh nghiệp, nó cho biết vốn chủ sở hữu chiếm bao nhiêu trong tổng nguồn vốn, qua bảng trên thấy rằng hệ số này còn rất nhỏ chứng tỏ hầu hết tài sản của doanh nghiệp đều đợc đầu t bằng nguồn vốn vay, do đây là doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu do đó cũng là điều dễ hiểu. Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn cho thấy khả năng đáp ứng các khoản nợ ngắn hạn ( phải thanh toán trong vòng một năm hay một chu kỳ kinh doanh ), trong 3 năm trở lại đây tỉ lệ này luôn lớn hơn 1 ( không nhiều lắm ) chứng tỏ doanh nghiệp có đủ khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn và tình hình tài chính của doanh nghiệp là bình thờng càng khẳng định vay ngắn hạn để tiến hành lu chuyển vốn nên số vốn vay ngắn hạn của doanh nghiệp là tăng dần và rất cao. Nhìn vào tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu cả 3 năm đã tăng dần, chứng tỏ doanh nghiệp đã cố gắng để tăng lợi nhuận mặc dù thì tỷ lệ này không phải là cao cho lắm nên doanh nghiệp nên cố gắng đẩy nhanh hơn nữa tốc độ tăng lợi nhuận. Thu nhập bình quân của doanh nghiệp đã tăng dần và thuộc vào mức thu nhập khá, đây quả là một cố gắng lớn của doanh nghiệp trong việc tăng thu nhập cho ngời lao động theo từng năm, nhng so với mức lạm phát trong những năm gần đây thì mức tăng này cũng cha phải là cao bởi nếu so với mức tăng 25% của giá vàng trong năm 2002 so với các năm trớc thì mức tăng thu nhập nh vậy cũng cha đảm bảo cho lắm. Lợi nhuận của công ty có đợc là từ hoạt động kinh doanh, ngoài ra còn do thu nhập từ hoạt động tài chính mà chủ yếu là từ các khoản đầu t tài chính ngắn hạn ( gồm có góp vốn liên doanh và các khoản đầu t dài hạn khác ). Thu nhập HĐBT chủ yếu là do thu từ thanh lý TSCĐ và một vài các khoản thu khác còn chi phí cho HĐBT thì chỉ có giá trị còn lại của TSCĐ. Nhìn chung tình hình tài chính cũng nh tình hình kinh doanh của doanh nghiệp là rất tốt, các chỉ tiêu tài chính là ổn định và đảm bảo, các tỷ suất đều đang tăng dần theo thời gian là dấu hiệu tốt. Tuy nhiên phần nguồn vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp cần tăng thêm để đảm bảo một phần tài trợ cho tài sản của doanh nghiệp đợc đảm bảo hơn nữa. Phần thu nhập hoạt động tài chính là cao so với loại hình hoạt động của doanh nghiệp là kinh doanh chứ không phải loại hình hoạt động cho thuê tài chính do đó cần tăng cờng thu nhập từ hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu và sản xuất hơn nữa. 4. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty. Để đáp ứng yêu cầu cho hạch toán kế toán thì công ty tiến hành tổ chức bộ máy kế toán nh sau : Sơ đồ số 16 : Tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trởng Kế toán tổng hợp (kế toán TSCĐ) Kế toán thanh toán và theo dõi tiền lơng Kế toán các nghiệp vụ mua bán hàng hoá Kế toán ngân hàng Thủ quỹ Bộ phận kế toán chi nhánh TPHCM Bộ phận kế toán xí nghiệp Bộ phận kế toán chi nhánh TP Hải Phòng Phòng kế toán có các chức năng, nhiệm vụ sau : Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật t, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh, kế hoạch thu, chi tài chính , tiến hành thu, nộp, tính toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại tài sản, vật t, tiền vốn, kinh phí, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành động tham ô , lãng phí, vi phạm chính sách, chế độ, kỷ luật kinh tế tài chính của nhà n- ớc. Phản ánh, giám đốc các nghiệp vụ xuất, nhập khẩu, thanh toán kịp thời công nợ trong mỗi thơng vụ xuất, nhập khẩu để đảm bảo cán cân ngoại thơng . 5. Đặc điểm vận dụng tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán phản ánh quá trình lu chuyển hàng hoá NK tại công ty. 5. 1. Đặc điểm hệ thống tài khoản. Tổ chức tài khoản kế toán chính là quá trình thiết lập một hệ thống tài khoản hạch toán kế toán cho các đối tợng hạch toán kế toán nhằm cung cấp các thông tin tổng quát về từng loại tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của đơn vị. Dựa trên quyết định số : 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ tài chính cũng nh đặc thù về quản lý của đơn vị mình. Công ty đã sử dụng cả hệ thống tài khoản ghi kép và ghi đơn, sử dụng tài khoản dự phòng, sử dụng các tài khoản nguồn vốn cũng nh tài khoản nguồn kinh phí. Chỉ có các tài khoản thuộc nhóm đầu t tài chính ngắn hạn, TSCĐ thuê tài chính, TSCĐ vô hình, nợ dài hạn và nợ khác là không sử dụng đến hoàn toàn Riêng trong phần lu chuyển hàng hoá , kế toán sử dụng các tài khoản sau để hạch toán ( Kể cả NK trực tiếp và NKUT ). Tiền mặt tại quỹ : TK 1111,TK 1112 Hệ thống tài khoản ngân hàng : TK1121C Tiền gửi ngân hàng công th- ơng bằng VND ; TK 1122C Tiền gửi ngân hàng Công thơng bằng USD ; TK1123C Ký quỹ ngân hàng Công thơng Hệ thống tài khoản tiền vay : TK 311C Vay ngắn hạn ngân hàng công thơng, TK 311Đ Vay ngắn hạn ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội TK 131N Phải thu phòng nhập ; TK131X Phải thu phòng xuất, TK131 đợc theo dõi chi tiết cho từng khách hàng. TK 331N Phải trả phòng nhập ; TK331X Phải trả phòng xuất, không chi tiết cho từng nhà cung cấp. TK 156 Hàng hoá nhập kho ; TK 632 Giá vốn hàng bán ; TK 511 Doanh thu bán hàng và Phí uỷ thác ; TK 911 Xác định kết quả kinh doanh. TK 413 : chênh lệch tỷ giá. Doanh nghiệp không sử dụng các tài khoản nh : TK007, TK 151, TK157, TK531, TK532, TK 515, TK 635. 5.2. Hình thức sổ kế toán. Theo báo cáo tài chính năm 2002 của công ty quy định hình thức sổ của doanh nghiệp là hình thức Nhật ký chung ( Sơ đồ 3 ) Sơ đồ số 17 : Sơ đồ tổ chức sổ ở công ty Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ chi tiết Sổ cái các TK Báo cáo tài chính Chú thích : : Phản ánh hàng ngày Tuy nhiên các phần việc đợc thực hiện tự động trên máy nhờ phần mềm kế toán INFOBUS VD . Các tài liệu gốc đợc cập nhật vào máy tính thông qua một thiết bị nhập liệu, thờng là bàn phím và đợc tổ chức lu giữ trên các thiết bị nhớ ở dạng tệp tin dữ liệu nghiệp vụ và các tệp tin này đ ợc quản trị một cách hợp nhất do một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nghiệp vụ đợc Chuyển sổ vào các tệp Sổ chi tiết và Sổ cái bởi chính chơng trình máy tính. Trong máy tính có hai chế độ xử lý tệp dữ liệu nghiệp vụ : chế độ theo lô và chế độ trực tiếp, phần hành kế toán máy của công ty sử dụng chế độ xử lý trực tiếp, nghĩa là tất cả các dữ liệu nghiệp vụ đ ợc lu giữ trong một tệp dữ liệu nghiệp vụ duy nhất và từ tệp này chơng trình máy tính cho phép lên Sổ chi tiết, Sổ cái và các Báo cáo tài chính, in các bảng, biểu của từng hình thức ghi chép sổ sách kế toán theo yêu cầu của ngời dùng. 5. 3 - Báo cáo tài chính. Doanh nghiệp tiến hành lập Báo cáo tài chính vào cuối mỗi năm, báo cáo tài chính bao gồm : Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Bản thuyết minh báo cáo tài chính, ngoài ra còn có giải trình quyết toán tài chính, niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1/N đến 31/12/N. Báo cáo tài chính hàng năm lập theo Mẫu số B1 - DN ban hành theo quyết định số 167/2000QĐ - BTC ra ngày 25 /10/2000 của Bộ trởng Bộ tài chính.Các báo cáo trong phần lu chuyển hàng hoá NK bao gồm : Sổ chi tiết các tài khoản, Sổ cái các tài khoản, ngoài ra còn có Sổ chi tiết của TK 131 theo đối tợng công nợ phải thu. 5. 4. Chứng từ sử dụng. Do đặc thù của hình thức kinh doanh XNK là quan hệ giữa các quốc gia với nhau do đó chứng từ sử dụng phải chặt chẽ và tuân thủ các quy định của Bộ tài chính. Trong phần hành lu chuyển hàng hoá NK trực tiếp và NKUT Công ty sử dụng các chứng từ sau đây : Giấy nhận nợ, Hợp đồng tín dụng, Đơn xin mở th tín dụng, Phơng án kinh doanh NK, Phiếu thanh toán L/C hàng nhập, Giấy đề nghị vay vốn ngắn hạn kiêm phơng án trả nợ. Hợp đồng nội, Hợp đồng ngoại. Hoá đơn thơng mại. Hoá đơn (GTGT) Tờ khai hàng hoá NK, Biên lai thu lệ phí hải quan. Giấy thông báo thuế, thu chênh lệch giá. Vận tải đơn. Phiếu thu, Phiếu chi, Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi, Giấy báo Nợ, báo Có Lên báo cáo định kỳ Giấy chứng nhận xuất xứ, Bảng kê đóng gói, Chứng từ bảo hiểm, Giấy chứng nhận phẩm chất, trọng lợng. II . Thực trạng hạch toán kế toán lu chuyển hàng hoá tại Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất . 1. Đặc điểm và phân loại hàng hoá nhập khẩu tại Công ty. Không giống nh những hàng hoá tiêu dùng khác, hoá chất là loại hàng hoá đặc biệt hơn bởi nó chứa đựng nhiều mối nguy hiểm đối với ngời sử dụng, ngoài ra không chỉ NK mình hoá chất mà doanh nghiệp tiến hành NK nhiều loại khác nhau theo quy định trong giấy phép kinh doanh. Các loại hàng hoá của Công ty đáp ứng nhu cầu sản xuất cho hầu hết các đơn vị sản xuất cuả ngành Công nghiệp hoá chất trên phạm vi cả nớc. Vì vậy, việc NK các hàng hoá này phải theo quy định của Nhà nớc chứ không đợc NK tràn lan và theo nhu cầu của từng công ty. Đây là đặc điểm nổi bật về hàng hoá NK mà Công ty vật t xuất nhập khẩu hoá chất đang tiến hành các hoạt động NK. Hàng hóa NK tại công ty đợc phân loại theo các nhóm sau : Nhóm 1 : Các loại hoá chất : - Các loại Cacbonate (Soda), Sunfat (Na 2 SO 4, Calcium carbibe, A.chloride ), các loại acid (Axit stearic, Silicon dioxide, Axit boric, Axit nitric ), - Các loại hoá chất khác ( Than đen, Selenium, D-G : Hoá chất sản xuất sơn, Formalin, Jolene hơng liệu, Laundrosil hơng liệu, Cotlonfluer, Hydrogen peroxide, chất phòng lão, đất đèn, PAC chất lọc nớc, Amina, thuốc tuyển, Titanium dioxide, oxit kẽm, Monolude, Vulcan 5H ) Nhóm 2 : Các loại sản phẩm khác : - Cao su tổng hợp,Vải mành, thép các loại ( Tanh, ống thép không gỉ ) - Hạt nhựa các loại : PP, PE, APS, GPPS, PVC, HDPE, LLDPE - Giấy bao bì - Phân bón. Nhóm 3 : Máy, thiết bị, phụ tùng : Phụ tùng máy lu loát, Buồng đốt thiết bị cô đặc , Máy luyện kín, Máy luyện hở, Máy đào, Máy đóng bao, cụm thiết bị làm lạnh, Xe cẩu, máy ủi Nhóm 4 : Vật t, hàng hoá khác : Van, Feromangan, Bình ôxy, Cumaron, Juăng, thạch cao, thức ăn nuôi tôm. 2. Trình tự và thủ tục mua hàng NK tại công ty. Công tác lu chuyển hàng hoá NK tại Công ty vật t xuất nhập khẩu hoá chất đợc thực hiện theo hai giai đoạn : giai đoạn NK hàng hoá và giai đoạn tiêu thụ hàng NK tại thị trờng nội địa. Quá trình lu chuyển hàng hoá NK đợc thực hiện bắt đầu từ khi hàng về NK của công ty hoặc qua bán thẳng và tiền hàng đã đợc thanh toán. Quá trình đó đợc thực hiện qua các bớc sau : B ớc 1 : Ký kết hợp đồng kinh doanh NK. Tùy theo từng thơng vụ NK mà Công ty có thể đàm phán trực tiếp với nhà cung cấp để ký kết hợp đồng kinh doanh NK hàng hoá hoặc có thể căn cứ vào các Đơn chào hàng gửi từ phía nhà cung cấp nơc ngoài sau khi đã nghiên cứu nhu cầu thị trờng, giá cả trong và ngoài nớc cũng nh kế hoạch NK hàng hoá của công ty. Dựa vào Đơn đặt hàng hoặc Đơn chào hàng để hai bên tiến hành sửa đổi những điều khoản đã ghi trong đơn để đi đến quyết định cuối cùng là ký kết hợp đồng. B ớc 2 : Xin giấy phép NK Sau khi lập phơng án kinh doanh và tiến hành ký kết hợp đồng, Công ty làm thủ tục xin giấy phép NK đối với những mặt hàng Nhà nớc hạn chế. Hoá chất là một ngành kinh doanh cần có sự thận trọng nên thờng có nhiều lô hàng cán bộ phòng XNK phải tiến hành xin Tổng cục hoá chất cho phép NK. Còn lại những lô hàng không bị hạn chế thì cán bộ phòng XNK có thể bỏ qua giai đoạn này. B ớc 3 : Mở L/C Do công ty chỉ mở tài khoản tại 3 Ngân hàng là : NH Đầu t và phát triển, Ngân hàng Công thơng, Ngân hàng Ngoại thơng do đó thờng kế toán ngân hàng tiến hành mở L/C tại 1 trong 3 ngân hàng này. Thời gian mở L/C đợc quy định trong hợp đồng ký kết giữa hai bên với nhau, thông thờng mở khoảng 15 đến 20 ngày trớc khi đến thời hạn giao hàng. Khi mở L/C cán bộ phòng XNK phải làm bộ thủ tục gồm : Đơn xin mở L/C (theo mẫu cuả Ngân hàng mở ), Hợp đồng mua hàng nớc ngoài, Hợp đồng bán hàng nội địa kèm theo 2 uỷ nhiệm chi : một để ký quỹ mở L/C và một để trả phí cho ngân hàng về việc mở L/C. Khi bộ chứng từ gốc từ nớc ngoài chuyển đến, ngân hàng sẽ kiểm tra và yêu cầu cán bộ công ty kiểm tra lại, nếu thấy hợp lý thì đồng ý trả tiền và nhận chứng từ gốc có kèm theo chữ ký hậu cuả Ngân hàng để nhận hàng, sau đó Ngân hàng sẽ tiến hành chuyển tiền cho ngời xuất khẩu. Thời hạn thanh toán L/ C trong Công ty tơng đối dài, th- ờng khoảng 3 tháng trở lên, tính từ thời hạn L/C đợc mở tại 1 trong 3 ngân hàng có hiệu lực thanh toán. B ớc 4 : Đôn đốc ng ời bán giao hàng. Cán bộ phòng XNK có trách nhiệm gửi th, Fax, hoặc gọi điện thúc giục ng- ời bán giao hàng theo đúng hợp đồng đã ký. B ớc 5 : Làm thủ tục hải quan. Cán bộ phòng kinh doanh phải điền vào Tờ khai hải quan về loại hàng hoá , tên hàng, số l ợng, giá trị, phơng tiện vận tải, NK từ nớc nào đầy đủ các thông tin theo quy định của Nhà n ớc và của Tổng cục hải quan, tiến hành theo dõi quá trình kiểm tra hàng hoá của Hải quan. B ớc 6 : Tiến hành giao nhận hàng và kiểm tra hàng . Bộ phận giao nhận hàng NK gồm có : Một cán bộ phòng tiếp nhận vận chuyển, một cán bộ theo dõi hàng NK của phòng XNK, một cán bộ tổ chức theo dõi, kiểm tra chất lợng hàng hoá do công ty thuê từ Công ty kiểm tra chất lợng hàng hoá XNK Nhà nớc - Vinacontrol. Tiến hành kiểm tra chứng từ giao nhận , số lợng, chất lợng khi nào có chứng nhận kiểm tra của Vinacontrol cấp là hợp lý, hợp lệ thì tiến hành công việc tiếp nhận hàng từ bên bán để nhập kho ( Rất ít ) hoặc chuyển thẳng. Khi kiểm nhận nhập kho xong, hai bên ký xác nhận vào các bộ chứng từ có liên quan, nếu vật t hàng thiếu hụt thì xem xét phạm vi trách nhiệm của từng bên để có kết luận và bồi thờng thoả đáng theo các chứng từ mua hàng , biên bản kiểm nhận ( hoặc hoá đơn GTGT ) và sau đó chuyển về phòng kế toán để ghi sổ . B ớc 7 : Tiến hành vận chuyển hàng hoá . Hàng hoá NK của Công ty chủ yếu đợc vận chuyển từ đờng biển ( vì có độ an toàn cao và ít tốn phí ), thời điểm hàng đợc coi là NK tính từ ngày vào cảng Hải phòng, Đà nẵng hoặc TP Hồ Chí Minh đợc hải quan ký vào Tờ khai NK. Công ty chỉ nhập hàng theo giá CIF và hàng hoá thờng đợc bán thẳng từ cảng đến các điểm bán hàng đã ghi trong Hợp đồng nội. Công ty chỉ tiến hành vận chuyển đến các địa điểm đó theo yêu cầu của khách hàng do công ty có Phòng vận tải luôn điều hoà việc chuyên chở hàng hoá . B ớc 8 : Làm thủ tục thanh toán. Sau khi đã kiểm tra và giao hàng cho bên mua theo đúng thoả thuận ghi trong hợp đồng, chuyển hàng đi bán đã thu đợc tiền thì Công ty tiến hành trả cho ngân hàng đã mở L /C. B ơc 9 : Khiếu nại ( Nếu có ) [...]... 5.3 Hạch toán tiêu thụ ở Công ty Để minh hoạ cho quá trình tiêu thụ hàng hoá NK trực tiếp, ta xét tiếp ví dụ lô hàng P.P SS35N mà hai công ty đã tiến hành ký kết Hợp đồng nội từ trớc khi NK đảm bảo cho Công ty vật t xuất nhập khẩu hoá chất bán đợc hàng và Công ty cổ phần hóa chất nhựa có đợc nguyên liệu đúng thời gian Sau khi hàng hoá đã đợc đa về kho công ty tại Yên Viên chờ chuyển bán, công ty đã phản... hàng hoá về đến cảng và công ty đã tiến hành giao nhận, kế toán phản ánh nh sau : Nợ TK 002 : Giá trị hàng hoá nhận giữ hộ Khi hàng xuất trả cho đơn vị uỷ thác NK, kế toán ghi : Có TK 002 : Vật t , hàng hoá nhận giữ hộ Sơ đồ tổng quát của quá trình NKUT nh sau ( Sơ đồ 20 ) : 5 Kế toán quá trình bán hàng NK 5.1 Các phơng thức tiêu thụ hàng hoá NK Tổ chức bán hàng NK là giai đoạn cuối cùng của qúa trình. .. quá trình thực hiện hợp đồng nội và hợp đồng ngoại nếu có sai sót mà hai bên không thể thoả thuận đợc thì tiến hành khiếu kiện ở cơ quan hành pháp theo thoả thuận trong hợp đồng 3 Kế toán nghiệp vụ NK trực tiếp 3.1 Đặc điểm NK trực tiếp ở Công ty vật t và XNK hoá chất Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất tiến hành NK hàng hoá theo các hợp đồng đã ký kết từ tr ớc, bán hàng theo lô chứ không NK hàng. .. nhàng và cuối cùng đem lại hiệu quả kinh tế cao cho công ty Để minh hoạ quá trình NK hàng hoá , ta xét ví dụ về NK hạt nhựa Poly Propylen SS35N ( hoá chất P.P ) từ ấn Độ Công ty cổ phần hoá chất nhựa là công ty chuyên sản xuất các sản phẩm làm từ hạt nhựa có nhu cầu NK hạt nhựa P.P nhng không có khả năng cũng nh giấy phép để NK hạt nhựa cho sản xuất của mình đã đề nghị với Công ty vật t xuất nhập khẩu. .. thực hiện theo sơ đồ tổng quát sau ( Sơ đồ 5 ) Sơ đồ 18 : Tổng quát quá trình lu chuyển hàng hoá NK Ký kết kinh doanh NK Xin giấy phép NK Mở L/C Thuê phơng tiện vận chuyển Mua BH hàng hoá ( Nếu có ) Làm thủ tục hải quan Tiến hành giao nhận hàng Kiển tra hàng hoá Làm thủ tục thanh toán 3.2 Nhập khẩu hàng hoá Hoạt động đem lại lợi nhuận chính của công ty là NK các loại hoá chất, cao su, vải mành, hơng... Riêng Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất xác định giá vốn theo phơng pháp thực tế đích danh, lô hàng nhập giá nào thì xuất theo giá đó cho tất cả các năm Công ty chọn phơng pháp này là do một lô hàng NK về rất lớn và đợc bán chỉ sau đó một thời gian ngắn, thờng thì lô hàng này đợc chuyển đi thì lô hàng khác mới nhập vào ( Vì kho của công ty không lớn để có thể chứa nhiều hàng hoá một lúc ) 5.3 Hạch. .. quá trình kế toán nghiệp vụ NKUT, ta xét ví dụ sau : Công ty cao su Sao vàng là doanh nghiệp chuyên sản xuất các sản phẩm từ cao su nh : Săm, Lốp, Juang đã tiến hành đàm phán với Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất NKUT số lợng hàng hoá đang cần cho quá trình sản xuất Hai bên tiến hành ký kết hợp đồng uỷ thác ( Phụ lục 3 ) Sau một thời gian tìm hiểu các đối tác nớc ngoài, Hợp đồng ngoại đợc ký kết... lợng hàng hoá ( Do công ty thuê từ Công ty kiểm tra chất lợng hàng hoá XNK Nhà nớc - Vinacontrol ).Trớc khi nhập kho hàng hoá bộ phận giao nhận trên tổ chức kiểm tra hoá đơn chứng từ thu nhận đợc từ bên bán và giấy chứng nhận kiểm tra chất lợng, số lợng hàng hoá của Vinacoltrol cấp là hợp lý, hợp lệ để kiểm nhận nhập kho và làm Tờ khai hải quan hàng hoá NK số 11-875 /NK/ KD ngày 02/12/2002 Công ty yêu cầu... hoàn thiện Nói chung, kế toán phần hành NK hàng hoá trực tiếp sẽ đợc hạch toán nh sơ đồ sau ( Sơ đồ 19 ) 4 Kế toán nghiệp vụ NK Uỷ thác Với mục đích đa dạng hoá hoạt động kinh doanh và phát huy hết khả năng, tiềm tàng của Công ty, đợc sự cho phép NKUT trong Giấy phép đăng ký kinh doanh, khi các đơn vị khác có nhu cầu NK hàng hoá trong phạm vi danh sách hàng hoá đợc phép NK của Công ty cũng nh trong quy... nhận vận chuyển, một cán bộ theo dõi hàng NK của Phòng kinh doanh NK, một cán bộ tổ chức theo dõi, kiểm tra chất lợng hàng hoá ( Do công ty thuê từ Công ty kiểm tra chất lợng hàng hoá XNK Nhà nớc - Vinacontrol ) Khi hàng về đến cảng, tại đây sẽ tiến hành giao tay ba, phơng thức thanh toán trả ngay nên Ngân hàng tiến hành trả tiền cho ngời XK, kế toán ghi nh sau : Công ty tiến hành trả số tiền cho ngời . Thực trạng hạch toán kế toán quá trình NK hàng hoá tại công ty vật t xuất nhập khẩu hoá chất. I - Khái quát về Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất. Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất. Theo quyết định này, Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất hạch toán độc lập trực thuộc Tổng công ty Hoá chất