TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở TRƯỜNG TIỂU HỌC TRẦN PHÚ A/ CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP I/ Khái niệm, nhiệm vụ kế toán hành chính sự nghiệp. I.1/ Khái niệm. Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở đơn vị. I.2. Nhiệm vụ : Thu thập phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, sử dụng các khoản thu phát sinh ở đơn vị. Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình dự toán thu, chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước. Kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản công ở đơn vị. Kiểm tra tình hình chấp hành kỉ luật thu, nộp ngân sách, chấp hành kỉ luật thanh toán và các chế độ chính sách của Nhà nước. Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị cấp dưới. Lập và nộp đúng thời hạn các báo cáo tài chính cho các sơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định. Cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng các định mức chi tiêu. Phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí vốn, quỹ của đơn vị. I.3/ Yêu cầu công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quỹ, kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị, Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và phương pháp tính toán. Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng dễ hiểu, đảm bảo cho các nhà quản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị. Tổ chức công tác kế toán gon nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả. I.4/ Nội dung công tác kế toán hành chính sự nghiệp. - Kế toán vốn bằng tiền. - Kế toán vật tư, tài sản. - Kế toán thanh toán. - Kế toán nguồn kinh phí, vốn, quỹ. - Kế toán các khoản thu ngân sách. - Kế toán các khoản chi ngân sách. - Lập báo cáo tài chính và phân tích quyết toán của đơn vị. II./ Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp. II.1/ Tổ chức công tác ghi chép ban đầu. - Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và thu, chi ngân sách của mọi đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác. Kế toán phải căn cứ vào chế độ chứng từ do nhà nước ban hành trong chế độ chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp và nội dung hoạt động kinh tế tài chính cũng như yêu cầu quản lý các hoạt động đó để quy định cụ thể việc sử dụng các mẫu chứng từ phù hợp, quy định người chịu trách nhiệm ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ cụ thể và xác định trình tự luan chuyển cho từng loại chứng từ một cách khoa học, hợp lý, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu thông tin kinh tế, đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị. trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ là do kế toán trưởng quy định. - Trong quá trình vận dụng chế độ chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp các đơn vị không được sửa đổi điểm mẫu đã quy định. Mọi hành vi vi phạm chế độ chứng từ, tuỳ theo tính chất và mức độ vi phạm được xử lý theo đúng quy định của pháp lệnh kế toán thống kê, pháp lệnh về xử phạt vi phạm hành chính và các văn bản pháp quy khác của nhà nước. II.2/ Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. Ban hành theo quyết định 999 TC/QĐ/CĐKT ngày 02/11/1996 và sửa đổi, bổ sung theo thông tư số 184/1998/TT-BTC ngày 28/12/1998, thông tư số 185/1998/TT-BTC ngày 28/12/1998, thông tư số 109/2001/TT-BTC ngày 31/12/2001 và thông tư số 121/2002/TT-BTC ngày 31/12/2002 của Bộ Tài Chính. Tài khoản kế toán là phương tiện dùng để tập hợp, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh theo nội dung kinh tế. Tài khoản kế toán được sử dụng trong đơn vị hành chính sự nghiệp dùng để phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình vận động kinh phí và sử dụng kinh phí ở các đơn vị hành chính sự nghiệp. Nhà nước Việt Nam quy định thống nhất hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cả nước gồm các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản. Trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất có quy định những tài khoản kế toán dùng chung cho mọi đơn vị thuộc mọi loại hình hành chính sự nghiệp và những tài khoản kế toán dùng riêng cho các dơn vị thuộc một số loại hình, quy định rõ các tài khoản cấp hai của một số tài khoản có tính chất phổ biến trong các loại hình đơn vị hành chính sự nghiệp. Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản thống nhất quy định trong chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp, đồng thời phải căn cứ vào hoạt động của đơn vị cũng như yêu cầu quản lý các hoạt động đó, các đơn vị quy định những tài khoản kế toán cấp I, II, III. Và có thể quy định thêm 1 số tài khoản cấp II, III có tính chất riêng của loại hình hành chính sự nghiệp của đơn vị mình. Việc xác định đầy đủ, đúng đắn, hợp lý số lượng các tài khoản cấp I, II…. để sử dụng đảm bảo phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị, đáp ứng nhu cầu thông tin và kiểm tra phục vụ công tác quản lý của nhà nước. II.3/ Tổ chức vận dụng hình thức kế toán: II.3.1/ Hình thức nhật ký chung. SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Chú thích : Ghi sổ cuối tháng hoặc định kỳ Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra * Trình tự ghi sổ: - Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm caqn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào các sổ kế toán chi tiết liên quan. - Cuối tháng, cuối quí, cuối năm cộng số liệu trên Sổ Cái, lập bảng cân đối phát sinh. - Sau kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết ( được lập từ các sổ kế toán chi tiết ) dùng để lập Báo cáo tài chính. - Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ. II.3.2/ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo t i chínhà Bảng tổng hợp chi tiết * Chú thích : Ghi sổ cuối tháng hoặc định kỳ Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra * Nội dung trình tự ghi sổ : - Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán căn cứ Chứng từ kế toán đã kiểm tra đr lập Chứng từ ghi sổ hoặc lập Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, sau đó mới căn cứ số liệu của Chứng từ kế toán hoặc của Bảng tổng hợp chứng từ kế toán để lập Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ khi đã được lập được chuyển cho Phụ trách kế toán kí duyệt, rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng kí vào Sổ đăng kíchứng từ ghi sổ và cho số, ngày của Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đã ghi vào Sổ đaưng kí của chứng từ ghi sổ mới được sử dụng để ghi vào Sổ Cái, và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. - Sau khi phản ánh tất cả Chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào Sổ Cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính số dư cuối tháng của từng Tài khoản. Sau khi đối chiếu kiểm tra số liệu trên Sổ Cái đã dược sử dụng lập “ Bảng cân đối tài khoản “ và các báo cáo tài chính khác. - Đối với các Tài khoản phải mở Sổ, Thẻ kế toán, Sổ kế toán chi tiết thì Chứng từ kế toán, Bảng cân đối chứng từ kế toán kèm theo Chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, lấy kết quả lập Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên Sổ cái của tài khoản đó. Các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoả sau khi đối chiếu được dùng làm căn cứ lập Báo cáo tài chính. II.3.3/ Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÍ – SỔ CÁI Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Nhật kí – sổ cái Báo cáo t i chínhà Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Chú thích : Ghi sổ cuối tháng hoặc định kì Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra * Trình tự nội dung ghi sổ kế toán : - Hàng ngày kế toán cưn cứ vào Chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán) đã đưpực kiểm tra xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Nhật kí – Sổ cái. Mỗi chứng từ ( hoặc Bảng tổng hợp) được ghi một dòng đồng thời ở cả 02 phần Nhật kí và Sổ cái. Bảng tổng hợp chứng từ được lập cho những chứng từ cùng loại, phát sinh nhiều lần trong một ngày (như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, nhập vật liệu …) - Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ sau khi được dùng để ghi Nhật kí – Sổ cái, phải được ghi vào các Sổ hoặc Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Cuối tháng sau khi đã phản ánh toàn bộ Chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Nhật kí – Sổ cái và các Sổ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng Nhật kí – Sổ cái ở cột phát sinh của Nhật kí và cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng ( đầu quý ) và số phát sinh trong tháng tính ra số dư cuối tháng ( cuối quý ) của từng tài khoản. - Việc kiểm tra đối chiếu các số liệu sau khi cộng Nhật kí – Sổ cái phải đảm bảo yêu cầu sau : Tổng số phát sinh ở = Tổng số phát sinh Nợ của = Tổng số phát sinh Có của phần Nhật kí tất cả các tài khoản tất cả các tài khoản Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng, căn cứ số liệu của từng đối tượng chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết từng tài khoản được đối chiếu với số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư của từng tài khoản đó trên Nhật kí – Sổ cái. [...]... được thể hiện qua sơ đồ sau : Trưởng phòng kế toán đơn vị dự toán cấp trên Kế toán vốn bằng tiền Kế toán vật tư TSCĐ Kế toán thanh toán Kế toán nguồn kinh phí, kế toán các khoản chi Bộ phận kế toán tổng hợp, lập Phụ trách kế toán của các đơn vị dự toán cấp dưới Phân chia các công việc theo từng phần hành kế toán B/ CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN THU, CHI NĂM: I/ LẬP DỰ TOÁN NĂM: Để quản lý một cách có hiệu quả... phòng kế toán đơn vị Kế toán vốn bằng tiền Kế toán vật tư TSCĐ Kế toán nguồn kinh phí Kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính Bộ phận kế toán thanh toán Bộ phận kế toán các khoản chi Các nhân viên kế toán ở các bộ phận trực thuộc Tuỳ theo quy mô của đơn vị lớn hay nhỏ, khối lượng thông tin thu nhận, xử lý nhiều hay ít mà tổ chức các bộ phận của phòng kế toán phù hợp ở những ngành, cơ quan có đơn vị dự toán. .. chính mà bản thân đơn vị phải tự tổ chức kiểm tra công tác kế toán của mình Công việc kiểm tra kế toán phải được thực hiện thường xuyên, liên tục đơn vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính, ít nhất mỗi năm 1 lần phải thực hiện kiểm tra kế toán khi xét duyệt quyết toán năm cho các đơn vị Nội dung kiểm tra kế toán là kiểm tra việc ghi chép trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính, kiểm... cũng được tổ chức theo ngành dọc phù hợp với từng cấp ngân sách cụ thể: đơn vị dự toán cấp 1 là kế toán cấp 1, đơn vị dự toán cấp 2 là kế toán cấp 2, đơn vị dự toán cấp 3 là kế toán cấp 3 Đối với các đơn vị dự toán chỉ có 1 cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụ kế toán của cấp 1 và cấp 3 Khi đó bộ máy kế toán của đơn vị được tổ chức gồm 1 phòng kế toán với các bộ phận cơ cấu phù hợp với các khâu công việc,... toán bao gồm nhiều công việc khác nhau như lựa chọn loại hình tổ chức bộ máy kế toán ( loại hình tập chung, phân tán hay nửa tập chung, nửa phân tán), xác định các phần hành kế toán và phân công lao động kế toán … Việc tổ chức bộ máy kế toán phải lấy hiệu quả công việc làm tiêu chuẩn sao cho thu thập thông tin vừa chính xác kịp thời vừa tiết kiệm kinh phí Việc tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị... máy kế toán của ngành được tổ chức gồm một phòng kế toán của đơn vị dự toán cấp 1 và các phòng kế toán của các đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc ( cấp 2, cấp 3 ) Phòng kế toán đơn vị dự toán cấp trên ( cấp 1 là cấp trên của cấp 2 hoặc cấp 3 trực thuộc, và cấp 2 là cấp trực thuộc cấp 1 nhưng cấp trên của cấp 3 ) thực hiện hạch toán kế toán các hoạt động kế toán tài chính phát sinh tại đơn vị , tổng... liệu kế toán từ các phòng kế toán của đơn vị cấp dưới gửi lên, lập báo cáo tài chính, hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong đơn vị và các đơn vị trực thuộc Các phòng kế toán của các đơn vị dự toán cấp dưới gồm các bộ phận cơ cấu phù hợp thực hiện công tác kế toán thuộc phạm vi hoạt động của đơn vị dự toán cấp dưới Bộ máy kế toán trong các ngành này được thể hiện qua sơ đồ sau : Trưởng phòng... lệ tài chính, kế toán và thu, nộp ngân sách Thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng hay người phụ trách kế toán phải chấp hành lệnh kiểm tra kế toán của đơn vị kế toán cấp trên và có trách nhiệm cung cấp đầy đủ số liệu cần thiết cho công tác kiểm tra kế toán được thuận lợi II.6/ Tổ chức kiểm kê tài sản: Kiểm kê tài sản là 1 phương pháp xác định tại chỗ số thực có về tài sản vật tư, tiền quỹ, công nợ của... Cuối niên độ kế toán trước khi khoá sổ kế toán, các đơn vị phải thực hiện kiểm kê tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền quỹ, đối chiếu và xác nhận công nợ hiện có để đảm bảo cho số liệu trên sổ kế toán khớp đúng với thực tế Ngoài ra các đơn vị cần phải tiến hành kiểm kê bất thường khi cần thiết ( trong trường hợp bàn giao, sáp nhập, giải thể đơn vị …) III/ Tổ chức bộ máy kế toán: Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm... hành kế toán, thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị và các nhân viên kinh tế ở các bộ phận trực thuộc thực hiện hạch toán ban đầu thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ phản ánh các nghiệm vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của bộ phận đó và gửi những chứng từ kế toán đó về phòng kế toán trung tâm của đơn vị BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÁC ĐƠN VỊ DỰ TOÁN NÀY ĐƯỢC THỂ HIỆN QUA SƠ ĐỒ SAU : Trưởng . TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở TRƯỜNG TIỂU HỌC TRẦN PHÚ A/ CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP I/ Khái niệm, nhiệm vụ kế toán hành chính. đơn vị dự toán cấp trên Kế toán vốn bằng tiền Kế toán vật tư TSCĐ Kế toán thanh toán Kế toán nguồn kinh phí, kế toán các khoản chi Bộ phận kế toán tổng hợp,