Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu công ty gốm xây dựng Xuân Hoà 2.1 Đặc điểm chung công ty gốm xây dựng Xuân Hoà 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty Tháng 10- 1978 theo định số 98/BXD-TCLĐ ngày 12- 01-1978 ba nhà máy gạch Bá Hiến, nhà máy gạch Xuân Hoà, nhà máy gạch Cầu Xây đà sát nhập thành nhà máy gạch Xuân Hoà- tiền thân Công ty gốm xây dựng Xuân Hoà Tháng 8-1994 theo định số 481- BXD/TCLĐ nhà máy đà đổi tên thành công ty gốm xây dựng Xuân Hoà Công ty đợc thành lập lại vào ngày 2011-1995 theo định số 911-BXD/TCLĐ thành viên Tổng công ty thuỷ tinh gốm xây dựng Trụ sở công ty: xà Minh trí, huyện Sóc Sơn, Hà Nội Các giai đoạn phát triển công ty: - Thời kỳ từ 1978 đến 1992: Từ sau xáp nhập ba xí nghiệp gạch Xuân Hoà, Bá Hiến, Cầu Xây nhà máy hoạt động chế bao cấp, hàng hoá sản xuất tiêu thụ hàng năm Bộ xây dựng Liên Hiệp xí nghiệp gạch gói sành sứ xây dựng giao kế hoạch Tất loại vật t nh than, củi, điện sử dụng theo kế hoạch nhà nớc, riêng đất loại nguyên liệu có sẵn công ty đà đợc nhà nớc giao cho vùng nguyên liệu để sản xuÊt Trong thêi kú bao cÊp s¶n phÈm s¶n xuÊt chủ yếu gạch đặc 220x105x60, ngói 22 viên/m gạch men lát 220x220x15 Nhìn chung toàn thiết bị công nghệ lạc hậu, sản phẩm làm có chất lợng không tốt - Thời kỳ từ năm 1992 đến nay: Đứng trớc cạnh tranh ngắt thị trờng, trớc yêu cầu phát triển đất nớc phải đẩy mạnh công nghiệp hoá, đại hoá để đa nên kinh tế đất nớc tiến nhanh, theo kịp với tăng trởng cđa kinh tÕ khu vùc vµ kinh tÕ thÕ giíi Nhận thức đợc điều này, công ty gốm xây dựng Xuân Hoà đà đổi công nghệ thay phơng tiện sản xuất thủ công thiết bị đại Tháng 3-1992 nhà máy đà đầu t xởng Xuân Hoà lò nung Tuynel liên hiệp có công suất 25 triệu viên/ năm Ngoài công ty đầu t mua sắm hệ máy chế biến tạo hình Italia có công suất 50 triệu viên/năm, đầu t sân phơi gạch bê tông, nhà cáng kính với tổng số tiền đầu t cho giai đoạn đầu tỉ đồng Việt Nam Đầu t mở rộng 1000 m2 sân bê tông nhà cáng kính phơi gạch với tổng số tiền đầu t cho giai đoạn 4,5 tỉ đồng Việt Nam Với điều chỉnh trên, sau năm hoạt động công ty đà khẳng định đợc vị trí vững thị trờng Sản phẩm công ty đà có mặt hầu hết tỉnh thành phố nớc, đảm bảo số lợng chủng loại, chất lợng giao hàng hạn, đầy đủ theo hợp đồng đà kí kết Thực chủ chơng Đảng nhà nớc đẩy mạnh trình cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nớc ngày 21 tháng 12 năm 2004, theo định số 2021 BXD Công ty đợc chuyển thành Công ty cổ phần Xuân Hoà Viglacera Năm 2002 công ty tiếp tục đẩy mạnh sản xuất, mở rộng thị trờng sang tỉnh miền Nam, đáp ứng nhu cầu ngày tăng thị trờng đời nhà máy gạch Cotto Bình Dơng( xà Tân hiệp Đông, Dĩ An, Bình Dơng), giai đoạn đầu t xây dựng Với 20 năm tồn công ty đà không ngừng lớn mạnh, điều đợc minh chứng qua số tiêu từ năm 2003 đến nay: STT Chỉ tiêu ĐVT 2003 2004 2005 Giá trị TSL trđ 28.780 39.909 78.100 Các khoản nộp Nhà nớc trđ 2.435 4.596 4.701 L·i thùc hiƯn tr® 2.854 4.320 4.500 Thu nhËp BQ ngêi n®/ng/th 918 1.222 1.350 Các mặt hàng chủ yếu công ty sản xuất cung cấp thị trờng kể đến là: Gạch R60: 220x100x60, R220: 220x220x105, R150: 150x200x150, sản phẩm mỏng có giá trị kinh tế cao: Gạch rỗng lỗ: 220x220x50, gạch lát nền: 200x200x15, gạch dừa: 200x200x50, ngói lợp 22viên/m2 2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh quy trình công nghệ công ty 2.1.2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh: Hiện công ty có nhà máy sản xuất Nhà máy gạch Xuân Hoà Nhà máy gạch Côtt Bình Dơng trình xây dựng Nhà máy nằm thị trấn Xuân Hoà, huyện Mê Linh tỉnh Vĩnh phúc Đây xởng có lực sản xuất lớn công ty đợc trang bị lò nung sấy Tuynel Phân xởng có nhiệm vụ sản xuất sản phẩm nh gạch lát 200x200x15, 300x300x15,250x250x15,gạch Blốc có độ rỗng lớn 200 x 200 x 90, gạch xây hai lỗ, gạch lỗ, gạch men rỗng Nhà máy Cotto Bình Dơng (thuộc khu sản xuất Tân Đông Hiệp, huyện Dĩ An,Tỉnh Bình Dơng) công xuất hoạt động triệu m 2/năm Nhà máy chuyên sản xuất loại gạch: gạch lát nền, gạch ốp, gạch thẻ Nhiệm vụ Nhà máy sản xuất sản xuất gạch theo tiêu công ty đề nh theo tiêu hoạch định nhà máy Mỗi Nhà máy có giám đốc giám đốc công ty bổ nhiệm Giám đốc nhà máy có nhiệm vụ quyền hạn nh thực kế hoạch sản xuất kinh doanh nhà máy hàng tháng, hàng quý, hàng năm thông qua phòng ban đại hội công nhân viên chức nhà máy Chịu trách nhiệm giao nộp sản phẩm theo quy định số lợng chất lợng đồng thời chịu trách nhiệm tổn thất việc làm ăn hiệu 2.1.2.2 Quy trình công nghệ sản xuất công ty: Tất sản phẩm công ty đợc sản xuất từ đất sét với khuôn mẫu khác nhau, chúng có quy trình công nghệ sản xuất, khái quát quy trình công nghệ sản xuất công ty qua sơ đồ sau: Sơ đồ 01: Quy trình công nghệ sản xuất Kho đất sét Máy ủi Máy cấp liệu thùng Băng tải (có thiết bị pha Than cám cỡ hạt 1-3mm) Máy cán thô Băng tải Máy nghiền xa luân Máy điều phối đất Băng Băngtảitải3 chuyển mộc Máy cán Máy nhào đùn LH có thiết bị hút chân không Cắt tự động Thành phẩm Nhập kho Phơi nhà kính Sơ đồ quy trình công nghệ đợc diễn tả nh sau: Sấy lò Tuynel Sản phẩm đợc làm nguội Tiêu thụ - Công đoạn khai thác nguyên liệu: loại đất sét nguyên liệu chủ yếu sản xuất gạch Đất sét sau đợc khảo sát, thăm dò thử công nghệ đạt tiêu chuẩn sản xuất đợc tiến hành khai thác cách dùng máy ủi, ủi lớp đất màu từ 20 đến 30 cm sau dùng máy xúc, xúc lên «t« trë vỊ b·i chøa Th«ng thêng viƯc khai th¸c đợc tiến hành theo kiểu chiếu từ vào khai thác đến hết đến - Công đoạn chế biến tạo hình : Đất sét khai thác thờng đợc phơi phong hoá từ đến tháng, sau đa vào nhà chứa đất để tiến hành ngâm ủ tối thiểu phải đợc 24 giờ, độ ẩm đạt từ 14 -16 % Các lô đất đợc ngâm ủ yêu cầu kỹ thuật sau dùng máy ủi ủi dần vào máy cấp liệu thùng Máy cấp liệu thùng có nhiệm vụ phân phối dải đất nên băng tải 1, đất đợc pha than cám hình nhỏ, lợng than pha thô 80-90% định mức tiêu hao sản phẩm Đất than đợc đa lên máy cán thô để phá vỡ cấu trúc ban đầu đất Từ máy cán thô đất đợc chuyển lên máy nghiền xa luân qua băng tải Máy có nhiệm vụ trà xát, nghiền vỡ kết cấu nguyên liệu Đồng thời đất đợc pha với nớc đạt độ ẩm 20-22% đợc ép xuống máy ®iỊu phèi ®Êt ( m¸y cÊp liƯu ®Üa) M¸y cÊp liệu đĩa điều phối nguyên liệu cách đặn lên máy cán mịn qua bang tải Máy cán mịn có khe hở từ 2-3 mm, có nhiệm vụ, cán mỏng đất tăng độ dẻo, độ đồng sau đẩy xuống máy nhào đùn liên hợp có gắn thiết bị hút chân không Thiết bị hút hết không khí đất, làm tăng độ đặc nguyên liệu trớc tạo hình Máy đùn tạo thỏi mộc qua khuôn tạo hình đầu máy Thỏi mộc đợc máy cắt tự động cắt thành viên sản phẩm theo yêu cầu Các sản phẩm mộc chuyển qua băng tải ngang bốc lên xe cải tiến vận chuyển phơi nhà kính - Công đoạn phơi sấy sản phẩm mộc: Các thao tác phơi gạch mộc phải nhẹ nhàng tránh biến dạng, đồng thời phơi 3-5 ngày độ ẩm mộc 14-16% đợc xếp lên xe goòng để sấy lò Tuynel, độ ấm sản phẩm khỏi lò đạt từ 2-8 % - Công đoạn nung sản phẩm: Lò nung đợc bố trí liên hợp với phận sấy nhằm sử dụng xe goòng xếp gạch mộc đà sấy khô lò thời gian nung >=72 h, nhiệt độ trung bình Nhiên liệu nung chủ yếu than cám nghiền nhỏ, tuỳ theo thời gian tuỳ lợng gạch mộc cho nâng tốc độ nung, thông thờng 45-50 cho xe goòng (mỗi xe khoảng 2900-3100 viên gạch xây) Cứ goòng vào có goòng Sản phẩm nung chín đợc làm nguội, dỡ bốc xuống, qua phận KCS để kiểm tra chất lợng Cuối phân loại sản phẩm xếp kiêu, đa tiêu thụ 2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh Công ty Công ty cổ phần Xuân Hoà - Viglacera doanh nghiệp nhà nớc hoạt động hạch toán kinh doanh độc lập, chịu quản lý mặt pháp lý nhân Tổng công ty Thuỷ tinh Gốm xây dựng (Bộ xây dựng) Do đặc thù mặt địa lý nhà máy công ty không nằm địa bàn nên cấu tổ chức phòng ban phải đợc bố trí hợp lý để đảm bảo sản xuất đợc ổn định, liên tục sở tinh giảm máy gián tiếp tới mức tối đa Sơ đồ 02: Mô hình quản lý công ty CT HĐQT Giám đốc P GĐ phụ trách kinh doanh P GĐ phụ trách sản xuất, kỹ thuật Phòng kỹ thuật, phận điện,vật t XDC Phòng tổtoán chức Phòng lao kế động hoạch Phòng đầu hành t Phòng kinhPhòng doanhtài tiêu thụ kế Nhà máy gạch Xuân Hoà máy gạch cotto Bình Dơng Vai trò nhiệm vụ phòng ban chứcNhà - Giám đốc: Gồm ngời, giám đốc ngời có trách nhiệm quản lý vĩ mô, đa định đạo chung để điểu hành toàn máy quản lý công ty hoạt động cách thống - Phó giám đốc: Bao gồm phó giám đốc, có nhiệm vụ tham mu cho giám đốc công tác quản lý điều hành sản xuất kinh doanh lĩnh vực: sản xuất, tiêu thụ, kỹ thuật - Phòng kinh doanh tiêu thụ: Bao gồm nhân viên, nhiệm vụ phòng chào hàng, tiếp thị tìm phơng án tiêu thụ sản phẩm, tìm hiểu nghiên cứu chiến lợc mặt hàng kinh doanh giúp giám đốc có định hớng sản xuất vào mặt hàng có nhu cầu tiêu thụ thị trờng - Phòng tài kế toán: Bao gồm nhân viên, có chức thu thập, xử lý cung cấp thông tin tình hình tài kết kinh doanh xí nghiệp, nhà máy nh toàn công ty - Phòng hành chính: Gồm nhân viên, đảm nhận công việc liên quan đến công tác hành trực tiếp khách, tiếp nhận chuyển công văn đến nội Công ty Công ty - Phòng kỹ thuật - xây dựng - vật t: Gồm 11 nhân viên, có nhiƯm vơ nghiªn cøu øng dơng tiÕn bé khoa häc kỹ thuật, cải tiến kỹ thuật sản xuất, chịu trách nhiệm chất lợng nguyên vật liệu, thiết bị máy móc nhập công ty Lập phơng án, kế hoạch xây dựng công trình, lắp đặt máy móc thiết bị Lập dự trù, dự trữ vật t, tiếp nhận vật t - Phòng kế hoạch đầu t: Có trách nhiệm lập kế hoạch sản xuất kinh doanh năm, quý, tháng, nghiên cứu lập dự án khả thi, tham mu cho giám đốc định sản xuất kinh doanh ( gồm nhân viên) - Phòng tổ chức lao động: Gồm nhân viên, phòng tham mu cho giám đốc công tác quản lý tuyển dụng điều động nhân lực phục vụ cho sản xuất lập thực kế hoạch nhân lực hàng năm, quý, tháng, tham mu cho giám đốc việc điều hành nhân lực 2.1.4 Cơ cấu máy kế toán đặc điểm tổ chức công tác kế toán 2.1.4.1 Cơ cấu máy kế toán: Dựa quy định Nhà nớc vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh với nhà máy trực thuộc (Nhà máy Gạch Xuân Hoà, Nhà máy Gạch Cotto BD), công ty cổ phần XH Viglacera đà tiến hành tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung Với hình thức này, phòng kế toán trung tâm công ty tiến hành toàn công tác kế toán từ việc lập chứng từ kế toán đến xử lý, kiểm tra phân loại nhập liệu vào máy Tại phận trực thuộc không tổ chức máy kế toán riêng mà bố trí nhân viên kinh tế để thu nhận xử lý sơ bộ, tổng hợp chứng từ phát sinh phận mình, định kỳ gửi phòng kế toán công ty để xử lý Với hệ thống máy tính đợc trang bị Công ty nhân viên kế toán tiến hành xử lý chứng từ nhận đợc hệ thống hoá toàn thông tin kế toán công ty Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy mô, ứng dụng tin học đơn vị, Công ty đà lựa chọn cấu máy kế toán thích hợp cho Sơ đồ 03 : Bộ máy kế toán công ty Chức nhiệm vụ Kế toán trởng - Kế toán trởng: Chức phân phối kế hoạch cho nhân viên kế toán dựa kế hoạch công tác chung, trực tiếp chịu trách nhiệm trớc Giám đốc công tác hạch toán kế toán - Phó phòng kế toán thành phẩm tiêu thụ sản phẩm: Chịu trách nhiệm tiêu thụ thành phẩm, phản ánh kết sản xuất kinh doanh Phó phòng kế toán thành Phó phòng kế toán công nợ - Phó phòng kế toán công nợ toán: chịu trách nhiệm phẩm tiêu thụ toán khoản công nợ nh : Phải trả cho ngời bán, phải thu khách hàng - Kế toán vật t, tài sản cố định: Có trách nhiệm theo dõi tình hình nhập, xuất vật t, lên bảng kê xuất vật t tính giá xuất thực tế Ngoài ra, chịu trách nhiệm sửa chữa lớn, định kỳ tài sản cố định - Kế toán tổng hợp chi phí giá thành: Có nhiệm vụ tổng hợp chi phí giá thành thực bút toán phân bổ, kết chuyển, lập báo cáo cuối tháng, cuối quí năm - Nhân viên thống kê kiêm kế toán tiền lơng: tính toán lơng phải trả hàng KT KT cho cán KT tháng công nhân viên, BHXH, BHYT, KFCĐ KT Tổngty, hợp, Tiền lơng- Thủ quĩ công : Có nợ nhiệm vụ quản vật lý ttiền mặt Công có chức chi Thủ quỹ chi phí và qua kế toán trởng kiêm tiền thu tiền thông TSCĐ giá thành toánkế toán công thống kê2.1.4.2 Hình thức ty: Căn vào đặc điểm riêng dựa quy định Nhà nớc ban hành, công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung hạch toán (Công ty đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ) hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên Hiện công ty sử dụng phần mềm Nhân viên thống kê kế toán Fast vào công tác kế toán Phần mềm kế toán FAST có Nhà máy phân hƯ sau: - HƯ thèng - Ph©n hƯ kế toán tổng hợp - Phân hệ kế toán tiền mặt tiền gửi ngân hàng - Phân hệ kế toán bán hàng công nợ phải thu - Phân hệ kế toán tiền mặt công nợ phải trả - Phân hệ kế toán hàng tồn kho - Phân hệ kế toán chi phí tính giá thành - Phân hệ kế toán tài sản cố định - Phân hệ báo cáo thuế 10 - Phân hệ báo cáo tài Số liệu cập nhật phân hệ đợc lu phân hệ đó, đợc ơ chuyển sang phân hệ khác nghiệp vụ, thông tin có liên quan, tuỳ theo trờng hợp cụ thể để lên sổ sách kế toán báo cáo tài chính, báo cáo quản Chứng từ gốc xuất, nhập nguyên vật liệu trị, chi phí giá thành Sơ đồ 04: kế toán nguyên vật liệu theo hình thức nhật ký chung máy Nhập liệu vào máy tính Chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu máy tính Các lệnh xử lý thao tác máy Sỉ nhËt ký chung Sỉ chi tiÕt vËt t, s¶n phẩm, hàng hoá Sổ TK 152, 111,112,331 Bảng tổng hợp 2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán nhập,NVL xuất, tồnCông NVL ty Báo cáo kế cổ phần xuân hoà viglacera: 2.2.1 Bảng cân Đặcđối điểm sổ phát NVL sinh Công ty toán liên quan Công ty cổ phần Xuân Hoà đơn vị sản xuất kinh doanh độc lập, sản phẩm công ty sản xuất phục vụ cho ngành xây dựng nh: Gạch xây loại, sản phẩm mỏng, số loại ngói Chi phí NVL chiếm tỷ trọng cao giá thành sản phẩm công ty Hơn khối lợng sản phẩm sản xuất tiêu thụ hàng năm Công ty lớn, nên đòi hỏi vốn đáp ứng cho nhu cầu NVL nhỏ Để sản xuất sản phẩm doanh nghiệp cần phải sử dụng nhiều chủng loại NVL khác nh đất than dầu mỡ Do khối lợng sử dụng lớn chủng loại đa dạng, phong phú nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trình công ty không ảnh tới mẫu mÃ, chất lợng sản phẩm sản xuất mà ảnh hởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm công ty Với vị trí vai trò nh việc quản lý, phân loại, đánh giá NVL công ty có ý nghĩa quan trọng Đất, than, dầu, mỡ loại NVL sử dụng thờng xuyên trình sản xuất sản phẩm Đối với loại nguyên vật liệu này, doanh nghiệp có nhiều thuận lợi việc lựa chọn nguồn mua thị trờng có nhiều nhà cung cấp mặt hàng với mẫu mÃ, giá cả, chủng loại phong phú Đặc biệt NVL đất, từ cha sáp nhập nhà máy gạch XH, Bá Hiến, Cầu Xây, nhà máy đà đợc nhà nớc giao cho vùng nguyên liệu sản xuất nên bên cạnh việc nhập mua doanh nghiệp tù khai th¸c víi chi phÝ thÊp, tiỊn th GTGT đầu vào NVL thấp (thờng 5%) Công ty thờng mua NVL dới hình thức trọn gói (trong giá mua đà bao gồm chi phí vận chuyển, bên bán có trách nhiệm vận chuyển hàng đến địa điểm đà thoả thuận, công ty phải kiểm nhận cho nhập kho) thông qua việc ký kết hợp đồng mua hàng quý, năm có thoả thuận rõ, thời gian, địa điểm đợt cung cấp hàng Tuy nhiên, nh đà đề cập trên, khối lợng sản phẩm sản xuất hàng năm lớn nên để đảm bảo cung ứng đủ NVL công ty đà gặp không khó khăn, trở ngại vấn đề vốn Ngoài có nhiều loại NVL, lo¹i NVL l¹i cã nhiỊu nhãm, thø NVL víi tÝnh lý, hoá khác nên công tác quản lý NVL trở nên phức tạp Từ đó, ta thấy NVL nh công tác kế to¸n NVL cã mét ý nghÜa hÕt søc quan träng hoạt động sản xuất kinh doanh công ty 2.2.2 Phân loại đánh giá nguyên vật liệu 2.2.2.1 Phân loại nguyên vật liệu: Phân loại NVL việc phân chia, xếp nguyên vật liệu thành thứ, nhóm, loại dựa tiêu thức định Mỗi loại NVL có đặc điểm, tính hoá, lý công dụng khác Do đó, để đảm bảo công tác quản lý hạch toán NVL đợc thuận lợi, xác việc phân loại NVL cần thiết Căn vào đặc điểm NVL yêu cầu quản lý, công ty đà tiến hành phân loại NVL nh sau: - Nguyên vật liệu chính: Bao gồm đất, than, dầu Diezen loại xăng dầu khác phục vụ cho việc chế tạo sản phẩm chạy máy móc thiết bị Trong đó: + Đất bao gồm loại: đất dùng để sản xuất loại gạch xây đất sét có chất lợng cao để sản xuất sản phẩm mỏng + Than bao gồm than dùng để pha trực tiếp vào đất để tạo hình sản phẩm (loại than phải than cám đà đợc kiểm tra chất lợng) than dùng để đốt lò - Nhóm curoa: nhóm bao gồm tất loại curoa đợc sử dụng Để quản lý đối tợng doanh nghiệp cần phải xác định hệ thèng danh mơc t¬ng øng bao gåm: danh mơc chøng từ, danh mục tài khoản, danh mục NVL sản phẩm hàng hoá, danh sách khách hàng, danh sách kho hàng phần mềm kế toán pháp đà thiết kế danh mục tơng ứng nhằm phục vụ cho việc quản lý đối tợng có liên quan * Danh mục chứng từ: Đề tiến hành hạch toán ban đầu, công ty sử dụng chứng từ nhập xuất kho theo quy định BTC Ngoài công ty sử dụng số loại chứng từ với nội dung kết cấu riêng (đà đợc đăng ký với nhà in thuộc BTC) theo yêu cầu quản lý công ty Khi nhập vào máy kế toán lựa chọn loại chứng từ tơng ứng theo mẫu đà có sẵn đợc cài đặt phần mềm nh phiếu nhập mua hàng, phiếu nhập chi phí tiền hàng (phản ¸nh chi phÝ mua NVL th«ng qua c¸c chøng tõ to¸n), phiÕu xt kho KÕ to¸n cịng cã thĨ sửa đổi, cài đặt lại nội dụng, kết cấu chứng từ *Danh mục tài khoản: Khi sử dụng phần mềm kế toàn Fast, doanh nghiệp thực công việc cài đặt danh mục tài khoản từ lúc bắt đầu đa máy vào sử dụng Theo thiết kế phần mềm hành đà có dật sẵn hệ thống kài khoản chuẩn BTC quy định, nhng tuỳ theo yêu cầu sử dụng mà công ty mở thêm tài khoản chi tiết cấp 2,3,4 Công việc khai báo đợc thừc hiƯn qua menu lƯnh: ViƯc sư dơng TK 152 "Nguyªn liệu vật liệu " để theo dõi tình hình nhập xuất NVL TK doanh nghiệp không mở chi tiết Ngoài liên quan đến việc kế toán NVL doanh nghiệp sử dụng TK 111, TK 112, TK 331 mở chi tiết cho tài khoản tuỳ theo yêu cầu Công ty thực việc khai báo cài đặt thông tin liên quan đến tài khoản menu lệnh: "kế toán tổng hợp \ danh mục từ điển\ danh mục tài khoản" Sau kế toán khai báo thông tin tài khoản: tên TK, mÃ, TK mẹ, TK có hay không theo dõi chi tiết công nợ cho đối tợng phải trả, nhóm tiểu khoản "kế toán tổng hợp \ danh mục từ điển\ danh mục tài khoản" Kế toán sử dụng tài khoản TK152 để theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu công ty Ngoài kế toán sử dụng tài khoản khác nh: TK 111,TK112,TK 331,TK621,TK627 tài khoản đợc mở chi tiết theo yêu cầu nhng phải thực công việc khai báo nh *Danh sách nhà cung cấp: NVL công ty đợc nhập từ nhiều nguồn khác có nhiều nhà cung cấp có quan hệ quen thuộc với doanh nghiệp, để tạo thuận tiện trình giao dịch với đối tợng này, công ty đà mà hoá cho nhà cung cấp, nhóm nhà cung cấp Kế toán khai báo cài đặt thông tin cho đối tợng lệnh: "Kế toán mua hàng công nợ phải trả\ danh mục từ điển tham số\ danh mục khách hàng" Sau kế toán khai báo thông tin liên quan đến nhà cung cấp nh: Mà khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, mà số thuế, tài khoản nợ ngầm định, thời hạn toán ngầm định * Danh mục hàng hoá vật t: Công ty quản lý loại NVL theo mÃ, tên, đơn vị tính, phơng pháp tính, TK hàng tồn kho, TK giá vèn, TK doanh thu, cã tÝnh tån kho hay kh«ng (phÕ liƯu thu håi th× doanh nghiƯp sÏ khai báo không tính) Tơng ứng với danh mục nguyên vật liệu đà đợc phân loại doanh nghiệp mà hoá loại NVL theo nguyên tắc sau: Mà cấp 1: Sử dụng chữ để phản ánh loại NVL (có tính chÊt gỵi nhí): C nhãm Curoa, D: NVL chÝnh, H: NVL phục vụ công tác hành chính, K: nhóm vật t kh¸c, N: nhãm phÕ phÈm ,P: nhãm phơ tïng xe ô tô, T: thiết bị điện loại, V: Nhóm vòng bi Mà cấp 2: Sử dụng chữ số để phản ánh thứ NVL ví dụ: P 001: Đệm đầy vòi phun, P 002: bơm xăng chữ sè nµy nhiỊu hay Ýt lµ t thc vµo sè lợng thứ nguyên vật liệu *Danh mục kho hàng: Các kho hàng công ty bao gồm: kho XH, kho BH(mỗi nhà máy coi nh kho) Kế toán khai báo danh mục kho hàng thông qua menu lệnh "kế toán hàng tồn kho\ danh mục từ điển tham số\ kho hàng) Sau kế toán khai báo thông tin liên quan đến kho hàng: Kho Xuân Hoà có mà là:ZX H), kho Bình Dơng có mà BD 2.2.4 Kế toán nhập NVL * NVL nhập kho công ty chủ yếu mua Đối với loại NVL có nhu cầu sử dụng thờng xuyên, công ty thờng mua theo hợp đồng dới hình thức mua trọn gói nhà cung cấp loại NVL thờng có quan hệ quen thuộc với công ty, ví dụ đất nhập Công ty TNHH Mạnh Cờng, than nhập từ Công ty than Hà Nội , xăng dầu loại thờng nhập Công ty xăng dầu Vĩnh Phúc Các loại NVL sử dụng không thờng xuyên công ty thờng cử nhân viên mua Ngoài công ty nhËp NVL nhËp phÕ liƯu thu håi, nhËp ®iỊu chuyển kho * Chứng từ sử dụng: Doanh nghiệp sử dụng loại chứng từ sau để kế toán nhập NVL mua - Phiếu nhập kho ( mẫu C11-H-QĐ 999 /CĐKT) - Biên kiểm nghiệm vật t (mẫu 05 - VT) - Hoá đơn GTGT (Mẫu 01 - GTGT) - Hoá đơn bán hàng (Mẫu 02 - GTGT) Đây loại chứng từ phục vụ cho việc hạch toán, ghi chép ban đầu Riêng phiếu nhập kho công ty có phần thuế GTGT ( th st vµ tiỊn th), víi mÉu thiÕt kế nh thuận lợi cho kế toán việc theo dõi toán nhập liệu sau Khi nhập liệu vào máy, kế toán lựa chọn mẫu biểu phiếu nhập kho có sẵn ®Ĩ nhËp liƯu nh: phiÕu nhËp mua néi ®Þa : sè 4, nhËp tõ s¶n xuÊt : sè 2, nhËp tiền chi phí mua hàng : số 3, nhập khác : sè ( MÉu biĨu vµ néi dung cđa chứng từ đợc cài đặt sẵn phần mềm kế toán hàng tồn kho) Nhng với thiết kế dạng mở nhằm tạo khả tối u cho ngêi sư dơng, Fast 2003 cịng cho phÐp c«ng ty sửa lại mẫu biểu cho phù hợp * Thủ tục nhập kho NVL: Theo quy định công ty, tất loại NVL mua phải đợc kiểm nghiệm trớc nhập kho Khi hàng đến nơi, nhân viên tiếp liệu mang hoá đơn nhận đợc bên bán lên phận kỹ thuật Căn vào hoá đơn mua hàng, phận kỹ thuật tiến hành lập biên kiểm nghiệm vật t vµ thµnh lËp ban kiĨm nghiƯm vËt t Ban kiĨm nghiệm vật t phải bao gồm ngời đại diện phòng kỹ thuật, thủ kho, đại diện bên giao hàng ngời sử dụng phối hợp để kiểm tra số lợng, chất lợng, chủng loại vật t, sau xác nhận vào biên kiểm nghiệm cho phép nhập kho thấy đủ điều kiện Biên kiểm nghiệm vật t đợc lập thành 03 liên Liên giữ lại phòng kỹ thuật - vật t, liên gửi cho kế toán vật t, liên giao cho bên bán Kế toán vật t sau nhận đợc hoá đơn bán hàng biên kiĨm nghiƯm vËt t sÏ tiÕn hµnh kiĨm tra tÝnh hợp lý, hợp lệ chứng từ này, thÊy khíp ®óng sÏ lËp phiÕu nhËp kho, phiÕu nhËp kho đợc lập thành liên - Liên 1: giữ phòng kế toán để lu chứng từ toán - Liên 2: giao cho thủ kho giữ - Liªn 3: giao cho bé phËn vËt t (phơ trách cung tiêu) Phiếu nhập kho phải có đẩy đủ chữ ký thủ trởng đơn vị, kế toán trởng, ngời giao hàng, phụ trách cung tiêu, thủ kho Sau nhận đợc phiếu nhập kho (đảm bảo tính hợp lƯ), thđ kho sÏ cho phÐp nhËp kho vµ ký xác nhận vào phiếu nhập kho theo số thực nhập Căn vào hoá đơn GTGT số 012580 Công ty than HN HĐ số 0083160 Cty TNHH Mạnh Cờng (biểu số 01 + 02) biên kiĨm nghiƯm vËt t sè 95 ngµy 11/06/2006 (biĨu sè 3), kế toán đà tiến hành lập phiếu nhập kho số 92 vật t Than PN 103 nhập đất ( biểu số 04 +05) *Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 152 "Nguyên liệu vật liệu" để phản ánh số có tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu Kết cấu: - Bên nợ: phản ¸nh trÞ gi¸ vèn thùc tÕ vËt liƯu nhËp kho nghiệp vụ khác làm tăng giá trị vật liệu - Bên có: trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất kinh doanh trị giá nguyên vật liệu giảm nguyên nhân khác - D nợ: trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuèi kú C«ng ty kh«ng më chi tiÕt cho TK152 Ngoài kế toán sử dụng TK 111, 112, 141, 331 để theo dõi tình hình nhập NVL Các loại TK đợc mở chi tiết tùy theo yêu cầu doanh nghiệp Ví dụ TK 112: - TK 11211 "Tiền gửi VNĐ Ngân hàng Cầu Giấy" - TK 11212 "Tiền gửi VNĐ Ngân hàng Mê Linh" Những NVL sử dụng có tính chất thờng xuyên, công ty thờng mua thông qua ký hợp đồng với nhà cung cấp, việc toán đợc thực theo thời hạn thoả thuận Tuỳ theo hình thức toán mà kế toán tiến hành định khoản Nếu mua hàng trả chậm kế toán định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Nếu mua hàng trả tiền mặt tiền gửi ngân hàng kế toán định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK111, TK112 Đối với NVL phát sinh không thờng xuyên NVL có nhu cầu sử dụng bất thờng, công ty cử nhân viên vật t mua Do trình mua hàng, quan hệ toán với nhà cung cấp, công ty phải mở sổ theo dõi việc toán với nhân viên tiếp liệu Nếu mua nguyên vật liệu tiền tạm ứng, kế toán định khoản: Nợ TK 152 Nỵ TK 133 Cã TK 141 VÝ dơ: (1) Nhập kho mua ngoài: - Căn vào hoá đơn số 012580 ngày 11/06/2006 PNK số 92, ngày 11/06/2006, kế toán định khoản nh sau: Nợ TK 152 (SCT 152.1) 116.160.000 Nỵ TK 133 5.808.000 Cã TK 331 (Cty than HN) 121.968.000 - Căn vào hoá đơn sè 0083160 ngµy 23/06 vµ PNK sè 103 ngµy 23/06, kế toán định khoản nh sau: Nợ TK 152(SCT 152.1) 1.039.666.320 Nỵ TK 133 51.983.346 Cã TK 331 ( Cty M.Cờng) 1.091.649.636 (2) Kiểm kê NVL phát thừa so với sổ sách: Căn vào biên kiểm kê kế toán định khoản ghi sổ nh sau: Nợ TK 152 Có TK 338.1 Tuy nhiên, vào tháng không phát thừa kiểm kê Việc khai báo, cài đặt tài khoản đà đợc doanh nghiệp thực thông qua menu lệnh: "kế toán tổng hợp/danh mục từ điển tham số/danh mục tài khoản" Số d đầu năm tài khoản đợc cập nhật menu "Kế toán tổng hợp\ cập nhật số liệu\ số d đầu năm tài khoản" *Quy trình nhËp liƯu: Trong kÕ to¸n m¸y, kÕ to¸n NVL chđ u nhËp liƯu, xư lý chøng tõ p©n hƯ kế toán háng tồn kho.Tuy nhiên, theo thiết kế phần mềm lựa chọn mình,để đảm bảo cho việc khử trùng chứng từ, phiếu nhập mua đợc cập nhật phân hệ kế toán: mua hàng toán với ngời bán,còn chứng từ khác đợc cập nhật phân hệ kế toán hàng tồn kho Các thông tin cần khai báo cho phiếu nhập mua hàng: - Phần thông tin chung chứng từ: mà nhà cung cấp, tên nhà cung cấp,địa chỉ, mà số thuế, diễn giải, tài khoản có, số phiếu nhập, ngày hạch toán, số hoá đơn GTGT - Phần thông tin chi tiết chứng từ: mà hàng, tên hàng, đơn vị tính, mà kho, số lợng nhập, đơn giá nhập, tài khoản nợ - Phần nhập th, tÝnh tỉng cđa phiÕu nhËp: tỉng sè lỵng vËt t nhËp kho, tỉng tiỊn hµng nhËp kho, th st, tiền thuế, tài khoản thuế GTGT đầu vào Nếu muốn nhập chi phí mua hàng chọn"phiếu nhập chi phí", phần số lợng vật t không khai báo Căn vào phiếu nhập kho đà lập, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy theo quy trình sau: (Giả sử nhËp d÷ liƯu cđa phiÕu nhËp kho sè 92 cđa Công ty than Hà Nội) Chọn menu cần thiết: "mua hàng công nợ phải trả \ cập nhật số liệu\ phiếu nhập kho" Chơng trình lên chứng từ cập nhật gần nhất, nhấn nút ESC để quay hình nhập chứng từ Lóc nµy chØ cã nót "Míi", "Läc" vµ nót "Quay ra" sáng, nút khác mờ, trỏ đặt nút "Mới" Tại nút "Mới" ấn phím enter để bắt đầu nhập chứng từ Con trỏ chuyển đến trờng hình nhập thông tin chứng từ Lần lợt nhập thông tin lên hình: + Mà khách: KD006 Sau ấn phím Enter, máy tự động lên tên địa ngời cung cấp (doanh nghiệp đà cài đặt danh mục nhà cung cấp/danh mục từ điển tham số/ kế toán mua hàng công nợ phải trả) + Diễn giải: Trạm than ô cách nhập than + Số lợng: 270.8 + TK cã: TK 331 + TK nỵ: sau Ên phÝm enter, máy tự định khoản TK nợ: TK152 Tại nút "Lu" ấn phím Enter để lu chứng từ Sau chơng trình thực lu xong hiên lên thông báo "đà thực xong" Sau lu xong chøng tõ trªn, trá sÏ chun đến nút "Mới", ta có khả thực công việc tiếp theo: "Mới", "In chứng từ", "Sửa" , "Xoá", "Xem", "Tìm", "Page up"," Page down","Quay ra" Sau thực bớc công việc (nhập số liệu cho phiếu nhập số 92) ta có hình nhËp liƯu * Sỉ s¸ch, b¸o c¸o kÕ to¸n : Fast chơng trình phần mềm kế toán đợc thiết kế dạng mở nên sổ sách kế toán theo quy định nhà nớc, chơng trình cho phép mở sổ theo yêu cầu quản trị công ty Với chơng trình phần mềm kế toán đà cài đặt, có lệnh chơng trình tự động chạy cho phép kết xuất, in sổ sách tơng ứng từ chi tiết đén tổng hợp tuỳ theo yêu cầu ngời sử dụng Các loại sổ sách, báo cáo kế toán NVLcủa công ty bao gåm: + Sỉ nhËt ký chung xt vËt t (BiĨu sè 14) + Sæ nhËt ký chung nhËp vËt t (biểu số 13) sổ tài khoản liên quan: Sổ TK 152 (biểu 15) Sổ kế toán tổng hợp phản ánh tổng hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nguyên vật liệu công ty theo tiêu giá trị Số liệu sổ kế toán tổng hợp làm lập báo cáo tài - Sổ kế toán chi tiết: sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ chi tiết công nợ, sổ chi tiết mua hàng Sổ chi tiết dùng để phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đối tợng kế toán riêng biệt mà sổ kế toán tổng hợp cha phản ánh đợc Số liệu sổ kế toán chi tiết làm lập báo cáo quản trị Ví dụ: - Sổ chi tiÕt than ( biĨu sè 10 ), Sct ®Êt (biĨu sè 11 ) - B¸o c¸o kÕ to¸n: báo cáo hàng nhập, báo cáo hàng xuất, báo cáo hàng tồn Bảng tổng hợp nhập xuất tồn (biểu số 12 ) Trong báo cáo hàng nhập bao gồm: bảng kê phiếu nhập (biểu số 09), bảng kê phiếu nhập mặt hàng, bảng kê phiếu nhập nhóm theo nhà cung cấp Để xem, in loại sổ sách, báo cáo kế toán thực bớc công việc sau: + Vào phân hệ kế toán liên quan + Lựa chọn loại sổ sách , báo cáo kế toán tơng ứng + Vào điều kiện lọc để lọc sổ sách cần thiết Sau thực bớc công việc trên, chơng trình kết dới dạng bảng số liệu, dùng phím mũi tên để xem thông tin cần thiết Ngoài ra, NVL công ty nhập từ nguồn khác bao gồm: nhập điều chun kho, nhËp phÕ liƯu thu håi, vËt liƯu sư dụng không hết nhập lại kho Đối với NVL nhập từ nguồn thủ tục nhập kho công tác hạch toán ban đầu tơng tự nh kế toán nhập NVL mua Khi nhập vào máy, kế toán không nhập phân hệ kế oán mua hàng công nợ phải trả mà nhập phân hệ kế toán hàng tồn kho menu lệnh: "kế toán hàng tồn kho\ cập nhËt sè liƯu\ phiÕu nhËp kho" Trong ph©n hƯ kÕ toán hàng tồn kho, có mẫu phiếu nhập tơng øng doanh nghiƯp cã thĨ lùa chän: 1: PhiÕu nhËp nội địa, 2: nhập từ sản xuất,4:nhập điều chuyển kho, 5: nhập chi phí mua hàng, 9: nhập khác 2.2.5 Tổ chức kế toán xuất NVL * Đối tợng kế toán phơng pháp kế toán tập hợp chi phí sản xuất: Vật liệu xuất kho công ty chủ yếu sử dụng cho việc sản xuất sản phẩm chi phí NVL chiếm tỷ lệ cao giá thành sản phẩm (khoảng 65%), tổ chức tốt khâu hạch toán xuất dùng NVL tiền đề cho việc hạch toán xác, đầy đủ giá thành sản phẩm, đảm bảo việc tập hợp chi phí sản xuất đợc xác kịp thời vào đối tợng tập hợp chi phí Hiện Công ty có phân xởng sản xuất (và phân xởng sản xuất nhiều loại sản phẩm (khoảng 18 sản phẩm) với qui trình công nghệ sản xuất giản đơn, nên yêu cầu quản lý doanh nghiệp phải quản lý loại sản phẩm nhà máy Từ đó, Công ty đà xác định đối tợng tập hợp chi phí sản xuất loại sản phẩm nhà máy Đối với khoản chi phí trực tiếp, kế toán sử dụng phơng pháp tập hợp trực tiếp để tập hợp chi phí vào đối tợng có liên quan Khi phản ánh khoản chi phí NVL trực tiếp, kế toán vào định mức tiêu hao vật t số lợng sản phẩm hoàn thành để tập hợp chi phí cho sản phẩm Đối với khoản chi phí NVL sử dụng cho mục đích khác nh phục vụ công tác quản lý sản xuất phân xởng, phục vụ quản lý doanh nghiệp kế toán tập hợp chi phí theo phân xởng (nhà máy), sau váo tiêu thức phân bổ để phân bổ chi phÝ cho tõng s¶n phÈm *Chøng tõ sư dơng: Công ty sử dụng loại chứng từ sau để kế toán xuất nguyên vật liệu - Phiếu xuất kho (mÉu C12-H -Q§ 999/C§KT) - PhiÕu xuÊt kho néi bé - PhiÕu xin lÜnh vËt t - LÖnh cÊp vËt t * Thủ tục xuất kho: Đối với loại NVL trực tiếp sản xuất sản phẩm (đà xây dựng định mức tiêu hao), vào kế hoạch sản xuất định mức tiêu hao đà đề (do phòng kế hoạch phòng kỹ thuật-vật t lập) phụ trách nhà máy lập phiếu xin lĩnh vật t cho tháng Phiếu đợc lập thành phải có chữ ký phê duyệt đại diên phòng kỹ thuật vật t giám đốc công ty( số lợng, chủng loại phải phù hợp với kế hoạch sản xuất định mức tiêu hao đà quy định) Liên 1: lu nhà máy, liên 2: gửi cho phòng vật t, liên 3: gửi cho thủ kho, liên 4: gửi cho phòng kế toán để giám sát đối chiếu kiểm tra trình sử dụng nguyên vật liệu Hàng ngày quản đốc phân xởng có trách nhiệm giám sát tình hình sử dụng nguyên vật liệu công nhân Sau xem xét tÝnh hỵp lý, hỵp lƯ cđa phiÕu xin lÜnh vËt t, hµng ngµy thđ ... doanh Công ty Công ty cổ phần Xuân Hoà - Viglacera doanh nghiệp nhà nớc hoạt động hạch toán kinh doanh độc lập, chịu quản lý mặt pháp lý nhân Tổng công ty Thuỷ tinh Gốm xây dựng (Bộ xây dựng) ... Cotto BD), công ty cổ phần XH Viglacera đà tiến hành tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung Với hình thức này, phòng kế toán trung tâm công ty tiến hành toàn công tác kế toán từ việc... xuyên Hiện công ty sử dụng phần mềm Nhân viên thống kê kế toán Fast vào công tác kế toán Phần mềm kế toán FAST có Nhà máy phân hệ sau: - Hệ thống - Phân hệ kế toán tổng hợp - Phân hệ kế toán tiền