THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DỤNG CỤ SỐ I 2.1 - Giới thiệu tổng quan Công ty Dụng cụ số I 2.1.1 - Q trình hình thành phát triển Cơng ty Dụng cụ số I Công ty Dụng cụ số I có tiền thân Nhà máy Dụng cụ cắt gọt thuộc Bộ Cơ khí luyện kim, thành lập vào ngày 25 tháng năm 1968 Từ ngày 17 tháng năm 1970, Nhà máy Dụng cụ cắt gọt đổi tên thành Nhà máy Dụng cụ số Sau ngày 22 tháng năm 1993, Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nặng định thành lập lại nhà máy Dụng cụ số theo định số 292 QĐ/ TCNSĐT Theo định số 702/ TCCBDT Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nặng, ngày 12 tháng năm 1995 Nhà máy dụng cụ số đổi tên thành Công ty Dụng cụ cắt Đo lường khí thuộc Tổng công ty máy Thiết bị công nghiệp – Bộ Công nghiệp Và đến cuối năm 2003 Công ty Dụng cụ cắt Đo lường khí đổi tên Công ty Dụng cụ số I Doanh nghiệp Nhà nước cổ phần hóa Tên viết tắt công ty DUFUDOCO, tên giao dịch tiếng Anh công ty No I Tools Co Hiện nay, công ty nằm địa bàn đường Nguyễn Trãi (cây số đường Hà Nội Hà Đơng), phường Thượng Đình, quận Thanh Xn, Hà Nội Theo định cấp trên, Công ty Dụng cụ số I có nhiệm vụ sản xuất kinh doanh loại dụng cụ cắt gọt kim loại phi kim loại, loại dụng cụ đo, loại dụng cụ cầm tay xuất phụ tùng chi tiết máy Sản phẩm Cơng ty loại dụng cụ cắt gọt kim loại bao gồm bàn ren, tarô, mũi khoan, dao phay, dao tiện, lưỡi cưa, calip với sản lượng 15 tấn/ năm Ngồi sản phẩm nói Cơng ty cịn sản xuất số sản phẩm phục vụ cho nhu cầu thị trường sàn chống trượt, neo cầu, dao cắt lợp, trượt với sản lượng 120 tấn/ năm Công ty Dụng cụ số I doanh nghiệp Nhà nước hình thành thời kì bao cấp, sinh kinh tế thị trường, doanh nghiệp Nhà nước cổ phần hoá chuyển giao đội ngũ cán công nhân viên vừa có bề dầy kinh nghiệm sản xuất kinh doanh lại vừa có thực tế hoạt động kinh tế thị trường Máy móc thiết bị Công ty đa dạng nhập từ nhiều nước khác nhau, bảo dưỡng thường xuyên nên hoạt động tốt đảm bảo sản xuất bình thường Trải qua 30 năm hoạt động với nhiều biến động đặc biệt thời buổi kinh tế thị trường, hàng loạt Cơng ty khí bị đình trệ hoạt động sản xuất Cơng ty trì ổn định, sản phẩm Cơng ty có uy tín với thị trường ngồi nước Năm 1996 sản phẩm Cơng ty tiêu thụ nước 79% xuất sang Nhật Bản 21% Là doanh nghiệp Nhà nước cổ phần hoá nhiên nhiều năm trước nguồn vốn kinh doanh Công ty chủ yếu Ngân sách Nhà nước cấp Tại thời điểm thành lập, nguồn vốn kinh doanh Công ty 5.085 triệu đồng, thời điểm nguồn vốn kinh doanh Công ty 84 tỷ đồng Tuy vậy, q trình hoạt động Cơng ty gặp khó khăn vốn Với mục tiêu phát triển không ngừng, Công ty Dụng cụ số I tiến hành nghiên cứu thay dần số thiết bị cũ số thiết bị mới, nghiên cứu cải tiến mẫu mã, nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành hoạt động Cơng ty chế thị trương tương đối ổn định, thu nhập bình quân đầu người lao động tăng lên so với trước Mục tiêu kế hoạch đặt cho năm 2004 Công ty sau: ∗ Giá trị tổng sản lượng theo giá cố định 11 tỷ, tăng 10% so với năm 2003 ∗ Tổng doanh thu 16 tỷ tăng 9% so với năm 2003 ∗ Các khoản phải nộp ngân sách: 899,4 triệu đồng tăng 28,5% so với năm 2003 ∗ Lãi dự kiến 180 triệu đồng tăng 22% so với năm 2003 ∗ Thu nhập bình quân đầu người 870 nghìn đồng/ người/ tháng tăng 12% so với năm 2003 Với mục tiêu cho thấy Công ty nỗ lực, cố gắng phấn đấu nâng cao chi tiêu kinh tế tài nhằm thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh, phát huy tiềm lực mạnh thị trường, đáp ứng cao nhu cầu xã hội 2.1.2 - Đặc điểm tổ chức sản xuất máy quản lý Công ty 2.1.2.1 - Về tổ chức sản xuất Hiện tổng số cán công nhân viên Công ty bao gồm có 435 người có 133 người nữ Trình độ Đại học chiếm 74 người, cơng nhân kĩ thuật Cơng ty có 300 người, cơng nhân bậc có 96 người, bậc có 94 người cịn lại cơng nhân bậc 5, 4, 3, khơng có cơng nhân bậc Các phân xưởng sản xuất bao gồm: phân xưởng Khởi phẩm, phân xưởng Cơ khí I, phân xưởng Cơ khí II, phân xưởng Dụng cụ, phân xưởng Cơ điện, phân xưởng Mạ, phân xưởng Nhiệt luyện phân xưởng Bao gói Các phân xưởng bố trí sơ đồ quy trình cơng nghệ sản xuất sản phẩm trình bầy phần sau 2.1.2.2 - Về tổ chức máy quản lý Công ty Để quản lý điều hành Cơng ty hồn thành cơng tác sản xuất kinh doanh, máy Công ty tổ chức tương đối chặt chẽ, khoa học giúp cho lãnh đạo Công ty nắm bắt thơng tin kịp thời đưa định sản xuất kinh doanh cách xác đắn Hiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty sau:  Khối lãnh đạo Công ty bao gồm: - Giám đốc Công ty người đại diện hợp pháp Công ty trước pháp luật, người có quyền cao nhất, có trách nhiệm quản lý điều hành chung hoạt động sản xuất kinh doanh Cơng ty, với kế tốn trưởng chịu trách nhiệm hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh tồn Cơng ty - Giúp việc cho Giám đốc Phó giám đốc: Phó giám đốc Kỹ thuật, Phó giám đốc sản xuất, Phó giám đốc kinh doanh, Phó giám đốc có trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty, thay mặt Giám đốc điều hành hoạt động Công ty giám đốc vắng theo phạm vi quyền hạn - Thường trực Đảng uỷ Cơng đồn giúp cho Ban giám đốc hoạt động có hiệu  Khối phịng ban Cơng ty bao gồm: - Phòng Kế hoạch kinh doanh gồm 11 người, có chức điều tra nghiên cứu thị trường, dự đốn tình hình tiêu thụ sản phẩm, tìm nguồn hàng đối tác kinh doanh để ký hợp đồng Ngồi chức cịn có chức vào nhu cầu đơn vị sản xuất Công ty để dự thảo kế hoạch sau trình Giám đốc duyệt lập kế hoạch sản xuất Các phịng ban khác theo kế hoạch để triển khai công việc theo phạm vi chức đơn vị - Phịng Thiết kế gồm người người thành lập chi nhánh riêng, tiến hành thiết kế sản phẩm theo kế hoạch thiết kế, điều chỉnh thiết kế cũ cho phù hợp đồng thời theo dõi q trình thực - Phịng Cơng nghệ gồm có 14 người, vào vẽ thiết kế lập quy trình cơng nghệ cho sản phẩm cần sản xuất Chuẩn bị dụng cụ (dụng cụ cắt dụng cụgá lắp), dụng cụ chưa có phải thiết kế đưa cho phân xưởng Dụng cụ để tiến hành sản xuât Tiến hành theo dõi quy trình cơng nghệ sản xuất sản phẩm - Phịng Cơ điện gồm 11 người, có chức lập kế hoạch sửa chữa thiết kế chi tiết thay giao cho phân xưởng Cơ điện thực đồng thời có chức quản lý hệ thống điện hay gọi chung quản lý kỹ thuật máy móc thiết bị - Phòng KCS gồm 15 người, thực chức kiểm tra chất lượng sản phẩm, kiểm tra khâu đầu vào đầu ra, khâu trình sản xuất, tiến hành kiểm tra sản phẩm mẫu mã bao gói - Phịng Thiết kế gồm 11 người, tiến hành sửa chữa cơng trình nhỏ Cơng ty xây dựng cơng trình nhỏ - Phịng Hành quản trị gồm 14 người với người trạm y tế người trường mầm non, có nhiệm vụ thảo cơng văn, lưu trữ vận chuyển công văn, quản lý tài sản thuộc hành chính, thực cơng tác tạp vụ, quản lý xe con, vệ sinh công cộng Công ty, quản lý trạm y tế trường mầm non - Phịng Tổ chức lao động gồm có người, có chức lập kế hoạch thực kế hoạch nhân sự, tuyển dụng lao động đào tạo nghề hai, giải chế độ cho công nhân viên, định mức thời gian lao động, toán tiền lương, thực khâu bảo hộ lao động - Phịng Bảo vệ gồm có 12 người, có nhiệm vụ bảo vệ trị, kinh tế, thực cơng tác phịng cháy chữa cháy thực cơng tác nghĩa vụ qn - Phịng Vật tư gồm có 15 người có nhiệm vụ thu mua vật tư, vào định mức vật tư nhu cầu sử dụng vật tư để cung cấp vật tư cho sản xuất, quản lý kho vật tư chính, nói cách khác Phịng vật tư có nhiệm vụ thống kê tình hình nhập – xuất sử dụng vật tư - Phịng Tài vụ gồm người, có chức quản lý tình hình tài Cơng ty, hạch toán lỗ lãi cho hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty, báo cáo cho Ban giám đốc Cơng ty để từ đưa kế hoạch kinh doanh hợp lý… Tóm lại, tổ chức sản xuất máy quản lý Công ty thể qua sơ đồ 2.1 2.1.3 - Đặc điểm quy trình cơng nghệ sản xuất sản phẩm Sản phẩm sản xuất Công ty đa dạng nhiều loại, phải trải qua nhiều khâu, nhiều gian đoạn khác nhau, sản phẩm Cơng ty có quy trình cơng nghệ sản xuất đặc thù, cụ thể khác nhiên hầu hết sản phẩm Công ty tn theo quy trình cơng nghệ sản xuất chung sau đây: Sơ đồ 2.2: Quy trình cơng nghệ sản xuất sản phẩm Công ty Thép vào PX Cơ khí I Kho VLC (Thép) PX Cơ khí II PX Khởi phẩm PX Dụng cụ PX Cơ điện PX Nhiệt luyện, PX Mạ PX Bao gói Quy trình cơng nghệ sản xuất tiến hành theo sau: Đầu tiên vật liệu để sản xuất sản phẩm thép (thép gió, thép khác) mua từ thị trường bên nhập kho vật tư, Cơng ty mua phơi ban đầu nhập kho (không cần phân xưởng khởi phẩm) Khi sản xuất sản phẩm, từ kho vật liệu thép đưa xuống phân xưởng khởi phẩm Phân xưởng có chức rèn, dập, cưa, cắt, tiện, phá hàn nối vật liệu vào để tạo phôi ban đầu Các phôi ban đầu đưa xuống phân xưởng PX Cơ khí I, PX Cơ khí II, PX Dụng cụ, PX Cơ điện Nếu Công ty mua phôi ban đầu nhập kho (không qua phân xưởng khởi phẩm) phơi ban đầu chuyển từ kho xuống thẳng phân xưởng  PX Cơ khí I có chức sản xuất loại bàn ren, ta rô, mũi khoan từ phôi ban đầu…  PX Cơ khí II có chức sản xuất dao phay, doa, xoáy, dao tiện, lưỡi cưa, dao chuốt …  PX Dụng cụ sản xuất dụng cụ cắt, dụng cụ gá lắp để phục vụ cho phân xưởng khác  PX Cơ điện sửa chữa điện cho máy móc thiết bị tất phân xưởng sản xuất chi tiết thay thế,… Khi sản phẩm sản xuất từ phân xưởng cần phải mạ hay nhiệt luyện cứng, nhuộm đen, sơn chuyển xuống phân xưởng Nhiệt luyện, PX Mạ Sau qua hai PX sản phẩm chuyển quay trở lại PX sản xuất để gia cơng tinh mài gọt thật xác, hồn thành sản phẩm Các sản phẩm hoàn thành lại chuyển xuống PX Bao gói Đối với sản phẩm khơng cần phải mài gọt lại từ PX Nhiệt luyện, PX Mạ chuyển thẳng tới PX Bao gói Tại PX bao gói sản phẩm đóng gói hịm gỗ hay túi nilơng sau nhập vào kho thành phẩm chuyển nhập kho tiêu thụ 2.1.4 - Đặc điểm tổ chức máy kế tốn Cơng ty Để phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty Dụng cụ số I tổ chức cơng tác hạch tốn kế tốn theo hình thức tập trung, tồn cơng việc kế tốn tập trung phịng tài vụ Các phân xưởng khơng có phận kế tốn nói riêng mà bố trí nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch tốn ban đầu, thu thập thơng tin kiểm tra chứng từ định kỳ gửi phòng vụ tập trung Cơng ty Phịng tài vụ Cơng ty gồm người bố trí cụ thể sau:  Kế tốn trưởng có nhiệm vụ: - Chịu trách nhiệm chung trước giám đốc cơng tác kế tốn tài Cơng ty - Trực tiếp phụ trách công tác đạo điều hành tài chính, tổ chức hướng dẫn thực sách chế độ quy định Nhà nước, Ngành cơng tác kế tốn tài - Bảo vệ kế hoạch tài với Tổng Cơng ty, giao kế hoạch tài cho phân xưởng, phòng ban liên quan - Tham gia ký kiểm tra Hợp đồng kinh tế, tổ chức thông tin kinh tế phân tích hoạt động kinh tế tồn Cơng ty  Phó phịng tài vụ: - Thay kế tốn trưởng điều hành cơng tác kế tốn tài kế tốn trưởng vắng - Xây dựng kế hoạch tài năm để bảo vệ với Tổng Công ty - Trực tiếp phụ trách công tác kế tốn kho vật liệu chính, kế tốn tổng hợp chi tiết tồn q trình thu mua vật liệu để việc xuất kho, tồn kho vật liệu xuất dùng cho tháng để phân bổ cho phù hợp với giá thành sản phẩm  Kế tốn tổng hợp tồn Cơng ty: - Tổng hợp tồn tốn, tổng hợp nhật kí chứng từ, sổ bảng tổng kết tài sản tồn Cơng ty - Kế toán tổng hợp kế toán chi tiết giá trị tài sản cố định tổ chức ghi tình hình tăng giảm TSCĐ Cơng ty, khấu hao TSCĐ tháng chi phí sản xuất theo nguyên tắc  Kế toán tiền lương BHXH: - Kế toán tổng hợp kế toán chi tiết thời gian lao động, kết lao động, kiểm tra giám sát toán tiền lương, thưởng BHXH vào đối tượng tập trung chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm - Kế tốn tổng hợp chi tiết tồn q trình thu mua vận chuyển xuất kho vật liệu phụ, nhiên liệu, động lực cho sản xuất theo nhu cầu để phân bổ vào chi phí sản xuất cho phù hợp  Kế toán ngân hàng: - Theo dõi khoản thu, chi tiền gửi Ngân hàng khoản vay Ngân hàng - Theo dõi, kế toán chi tiết, tổng hợp nghiệp vụ kinh tế liên quan đến tiêu thụ sản phẩm, xác định kết kinh doanh, theo dõi chi tiết tổng hợp tình hình khoản phải thu khách hàng chuyển tiền bán hàng  Kế toán tốn: - Có nhiệm vụ theo dõi kế tốn tổng hợp toàn khoản phải trả cho người bán tình hình cơng nợ Cơng ty Kế tốn tổng hợp chi tiết q trình thu mua, vận chuyển xuất kho công cụ dụng cụ, công nghệ xuất dùng vào việc sản xuất chế tạo sản phẩm để phân bổ vào chi phí tính giá thành theo nguyên tắc  Thủ quỹ: - Kiêm kế toán kho thành phẩm, kế toán tiền mặt theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ, kiểm tra theo dõi vào sổ, chứng từ, theo dõi nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến thành phẩm Thủ quỹ cịn kiêm kế tốn cơng nợ phải thu, phải trả tạm ứng Như vậy, hình thức kế tốn tập trung phù hợp với Cơng ty đảm bảo đạo tập trung thống nhất, trực tiếp kế toán trưởng đạo kịp thời lãnh đạo Cơng ty với tồn hoạt động sản xuất kinh doanh công tác kế tốn Cơng ty Hình thức kế tốn Công ty khái quát theo sơ đồ sau đây: Sơ đồ 2.3: Cơ cấu tổ chức máy kế tốn Cơng ty Phó phịng Tài vụ Kế tốn Tổng hợp TSCĐ Kế toán trưởng Kế toán Ngân hàng Kế toán Tiền lương BHXH Thủ quỹ KT kho Thành phẩm Kế toán toán kiêm kho Dụng cụ công nghệ Nhân viên kinh tế phân xưởng 2.2 - Thực trạng cơng tác kế tốn ngun vật liệu Công ty Dụng cụ số I 2.2.1 - Đặc điểm nguyên vật liệu Công ty Nguyên vật liệu yếu tố bản, sở vật chất để tạo nên thực thể sản phẩm đặc biệt nguyên vật liệu lại gắn với ngành sản xuất sản phẩm khí Sản phẩm Công ty chủ yếu bulông loại, ốc vít, loại khung… sản phẩm phục vụ cho ngành khí nên nguyên vật liệu mà doanh nghiệp sử dụng loại như: thép tròn, thép tấm, thép ống, thép chữ U, thép chữ I, thép góc, que hàn, chất phốtphát hố, thép tấm, thép lá… Nguyên vật liệu Công ty mang đặc điểm nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất nói chung là: Vật liệu thuộc loại tài sản lưu động Công ty, đối tượng lao động, sở vật chất để hình thành nên sản phẩm giá trị chuyển dịch lần vào giá trị sản phẩm Xét chi phí: Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng lớn (khoảng 60 – 65%) toàn chi phí sản xuất giá thành sản phẩm Cơng ty Vì có biến động nhỏ chi phí ngun vật liệu ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm Công ty, ảnh hưởng đến doanh thu lợi nhuận Công ty nên cần phải tổ chức quản lý tốt nguyên vật liệu, xây dựng định mức tiêu hao cho chi tiết sản phẩm để sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm có hiệu Do đặc thù nguyên vật liệu Cơng ty dễ bị ơxy hố, hố chất dễ bị phẩm chất, que hàn dễ bị ẩm, ướt nên việc vận chuyển bảo quản khơng tốt chất lượng ngun vật liệu khơng đảm bảo yêu cầu kỹ thuật gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm Vì vậy, Cơng ty cần có biện pháp bảo quản, vận chuyển dự trữ phù hợp với loại nguyên vật liệu, tránh mát, hư hỏng làm ảnh hưởng đến tính liên tục trình sản xuất 2.2.2 - Phân loại tính giá ngun vật liệu 2.2.2.1 - Phân loại Cơng ty Dụng cụ khí I xây dựng nguyên vật liệu phân loại vào cơng dụng, vai trị nguyên vật liệu trình sản xuất kinh doanh Theo cách phân loại nguyên vật liệu Công ty chia thành: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng chủ yếu Cơng ty tham gia vào trình sản xuất, nguyên vật liệu sở chủ yếu để cấu thành nên thực thể sản phẩm Bao gồm loại nguyên vật liệu sau: Thép lá, thép trị, thép góc, thép chữ U, thép chữ I, thép Trong loại lại chia thành nhiều thứ khác nhau: Thép lá: Lá 0.8 ly x 1m22 x 2m44; Lá 0.6 ly x 1m22 x 2m44 Thép tròn: Thép fi 25 g/c; Thép fi 21 g/c - Nguyên vật liệu phụ: Bao gồm nhiều loại khác nhau, không cấu thành nên thực thể sản phẩm song vật liệu phụ có tác dụng định cần thiết cho trình sản xuất như: que hàn, loại đinh, ốc vít, chất phốt phát, sơn chống gỉ, axit tẩy mối hàn… - Nhiên liệu bao gồm xăng, dầu, bôi trơn… - Phụ tùng thay chi tiết phụ tùng dùng cho máy móc galê, vịng bi, dây cu roa… Việc phân loại vật liệu giúp cho Công ty quản lý vật liệu dễ dàng, từ đưa hình thức hạch tốn thích hợp 2.2.2.2 - Tính giá ngun vật liệu Ngun vật liệu mua ngồi Cơng ty đánh giá theo giá thực tế  Đối với nguyên vật liệu nhập kho: Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Công ty giá mua chưa có thuế GTGT cộng (+) chi phí liên quan (thu mua, vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản…) trừ khoản giảm trừ (nếu có) Đối với nguyên vật liệu mua ngồi gia cơng chế biến: Giá thực tế giá nguyên vật liệu xuất kho cộng với chi phí gia cơng theo hợp đồng cộng chi phí vận chuyển từ Công ty tới nơi thuê gia công từ nơi thuê gia công Công ty  Đối với nguyên vật liệu xuất kho: Cơng ty tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân Trị giá vật liệu xuất kho = Số lượng nguyên vật liệu xuất kho x Đơn giá bình quân Giá th ực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập kỳ Đơn giá bình quân = Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập kỳ 2.2.3 - Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Công ty Dụng cụ số I Tại Công ty việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu hạch toán theo phương pháp thẻ song song  Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất nguyên vật liệu theo tiêu số lượng Mỗi loại vật liệu ghi tờ thẻ kho, thẻ kho đóng thành dùng cho năm Khi nhận chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp chứng từ Sau tiến hành nhập xuất nguyên vật liệu thẻ kho phải ghi số lượng thực nhập thực xuất thẻ kho, loại phiếu nhập phiếu xuất thủ kho phân loại để định kỳ ngày lần kế tốn xuống kho lấy phịng kế tốn Cuối tháng thủ kho phải tính số lượng tồn kho thẻ kho để đối chiếu số lượng với kế tốn Ví dụ 1: Trong tháng năm 2003 thủ kho nhận phiếu nhập xuất sau: Biểu Công ty Dụng cụ số I Mẫu số 06-VT Kho: VTKK QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/95 TC THẺ KHO Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Thép 25ly Đơn vị tính: Kg Mã số: Chứng từ Diễn giải Stt Số phiếu Nhập Xuất Đơn vị tính Ngày tháng Số lượng Nhập Xuất Kiểm kê ngày 31/12/2003 01 02 03 04 05 06 01 12 13 15 21 22 4/1 8/1 8/1 11/1 16/1 23/1 Tồn 1.650 Kg Kg Kg Kg Kg Kg Cộng cuối tháng Tồn kho tháng Xác nhận KT 1.550 1.915 1.915 1.875 635 1.750 5.340 4.300 2.690  Tại phịng kế tốn: Kế tốn mở sổ chi tiết tương ứng với thẻ kho Định kỳ ngày lần kế toán vật liệu xuống kho lấy chứng từ nhập xuất thủ kho phân loại theo tập Khi nhận chứng từ kế tốn phải kiểm tra lại tính hợp lý, hợp pháp chúng, kiểm tra lại cách phân loại chứng từ thủ kho hợp lý chưa Nếu chứng từ hợp lý hợp pháp kế tốn ký xác nhận vào thẻ kho, mang chứng từ phịng kế tốn Kế tốn phải kiểm tra đối chiếu chứng từ khác, ghi đơn giá tính thành tiền cho chứng từ Căn vào chứng từ, kế toán ghi sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Giá bình qn tính sau: Ví dụ giá bình quân thép 25 ly: Theo biên kiểm kê ngày 31/12/2002 số lượng thép tồn đầu kỳ 1650kg, giá thực tế 4250đ, giá thực tế nguyên vật liệu nhập kỳ 4500đ Đơn giá bình quân tháng 7.012.500đ + (8.617.500đ + 8.437.500đ) = 1.650kg + (1.915kg + 1.875kg) 24.067.500 = = 4.507đ/kg 5.340 Trị giá hàng tồn kho thép 25 ly là: 2.690kg x 4.507đ = 12.123.830đ Trị giá hàng xuất kho thép 25 ly là: 4.300kg x 4.507đ = 19.380.100 đ Cuối tháng sau tổng hợp tất chứng từ đối chiếu với thẻ kho, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn nguyên vật liệu làm để đối chiếu với phần kế tốn tổng hợp Tất sai sót phát đối chiếu phải kiểm tra, xác minh điều chỉnh kịp thời 2.2.4 - Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 2.2.4.1 - Tài khoản sử dụng Thực tế Cơng ty Dụng cụ số I, kế tốn tổng hợp nguyên vật liệu áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên Hệ thống sổ kế toán tổng hợp theo hình thức Nhật ký chứng từ Các tài khoản Công ty sử dụng là: TK 152, TK 133, TK 111, TK 112, TK 141, TK 331, TK 621, TK 627, TK 154, TK 338, TK 138 2.2.4.2 - Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu 2.2.4.2.1 - Trường hợp mua ngồi Hàng hố đơn về: Mua hàng trả tiền Sau kiểm tra, đối chiếu chứng từ thu mua hoá đơn tài chính, hợp đồng mua bán, phiếu nhập kho biên kiểm nghiệm, kế toán tiến hành định khoản phiếu nhập * Mua nguyên vật liệu tốn tiền mặt: Ví dụ: Ngày 03/01/2003 Cơng ty mua thép Công ty gang thép Thái Nguyên, tổng số tiền 13.876.500đ bao gồm chi phí mua hàng vận chuyển, bốc xếp, bao gồm thuế GTGT Cơng ty trả tiền mặt Kế tốn vào phiếu nhập kho số 20, hoá đơn GTGT ghi: Nợ TK 152: 12.615.000 Nợ TK 133: 1.261.500 Có TK 111: 13.876.500 Nghiệp vụ chi tiền mặt Cơng ty để trực tiếp mua hàng xẩy mà chủ yếu toán chuyển khoản tạm ứng cho nhân viên mua Biểu Công ty Dụng cụ số I NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ Ghi Có TK 111: Tiền mặt Tháng 1/2003 Stt Ngày 01 02 … 03/01/2004 06/01/2004 … Cộng Ghi có TK 111, Nợ TK… TK 133 TK 152 TK 153 1.261.500 12.615.000 1.580.462 31.609.268 7.771.900 … … … 12.841.962 112.968.420 27.771.900 ĐVT: đồng … … Người ghi nhật ký (ký tên) Cuối tháng hay cuối quý kế toán khoá sổ Nhật ký chứng từ số Xác định tổng số phát sinh bên Có TK 111 đối ứng bên nợ TK 152 lấy số liệu cột tổng cộng để ghi sổ TK 152 (ghi Có TK 111 – Nợ TK 152) * Mua nguyên vật liệu toán tiền gửi ngân hàng: Đối với trường hợp kế toán viết uỷ nhiệm chi viết séc toán tiền mua hàng vào bảng kê chi tiền Đến nhận sổ phụ ngân hàng (giấy báo nợ), kế toán vào giấy báo nợ, hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho để định khoản ghi vào sổ tiền gửi ngân hàng Ví dụ: Ngày 10/1/2003 sau nhận giấy báo nợ ngân hàng, kế toán vào chứng từ gốc định khoản sau: Nợ TK 152: 36.950.000 Nợ TK 133: 1.847.500 Có TK 112(1): 38.797.500 Cuối quý hay cuối tháng kế toán khoá sổ tiền gửi ngân hàng lấy số liệu sổ tiền gửi ngân hàng lên Nhật ký chứng từ số Xác định tổng số phát sinh Có TK 112 đối ứng phát sinh Nợ TK 152 để ghi sổ TK 152 Biểu Công ty Dụng cụ số I NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ Ghi Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng Tháng1/2003 Ghi Có TK 112, ghi Nợ TK Chứng từ Hoá đơn 042876 Diễn giải PN NT 13 10/1 17 12/1 ĐVT: đồng … TK 152 Cộng Có TK 112 TK 133 … 36.950.000 1.847.500 38.797.500 11.200.000 11.762.500 Cộng 036971 Trả tiền mua thép Trả tiền mua thép 73.057.325 3.652.866 562.500 476.710.191 Đã ghi sổ ngày … tháng … năm Người ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) * Mua nguyên vật liệu chưa toán tiền cho người bán: Đối với nguyên vật liệu mua ngồi chưa trả tiền Cơng ty hạch tốn vào TK 331, theo dõi chi tiết cho đơn vị bán Vì ngun vật liệu mua ngồi đa dạng, phong phú nhiều đơn vị bán khác nên để phù hợp với hệ thống sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ kế tốn toán mở sổ chi tiết toán theo mẫu sau Sổ chi tiết theo dõi toán với người bán mở thành nhiều quyển, theo dõi đơn vị bán hàng, sổ mở cho năm, 01/01/2003 đến hết năm, tờ hố đơn ghi dịng theo thứ tự thời gian theo dõi từ bắt đầu phát sinh đến toán xong Cuối tháng kế toán vào sổ chi tiết TK 331 tổng hợp số liệu để ghi vào NKCT số 5, đơn vị bán ghi dòng NKCT số biểu 15 Sau kế toán khoá sổ NKCT số 5, ghi vào sổ TK 331, xác định tổng số phát sinh bên Có TK 331 đối ứng bên Nợ TK 152 lấy số liệu tổng cộng để ghi sổ TK 152 (Ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 331) Biểu Công ty Dụng cụ số I SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản 331: Phải trả người bán Tháng 1/2003 Đối tượng: Công ty gang thép Thái Nguyên Chứng từ Số HĐ Số NT PN nhập 09619 18 13/1 097118 20 21/1 23/1 TK Số phát sinh Số dư Diễn giải đối Nợ Có Nợ Có ứng Số dư 70.000.000 đầu kỳ Mua 152 21.820.851 thép Thuế 133 1.091.042 GTGT Mua 152 6.976.763 thép Thuế 133 348.838 GTGT Trả 80.000.000 TGNH … Cộng 80.000.000 135.237.494 Số dư 125.237.494 cuối kỳ Người ghi sổ (ký tên) Kế tốn trưởng (ký tên) Biểu Cơng ty Dụng cụ số I SỔ CÁI TK 331 – Phải trả cho người bán Đơn vị tính: đồng Số dư đầu năm Nợ Có 218.630.000 Ghi Nợ TK, đối ứng Có với TK TK 112 TK 311 Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có Số dư cuối tháng Nợ Có Tháng Tháng … 120.000.000 428.041.326 548.041.326 492.389.820 162.978.494 Ngày … tháng … năm… Kế toán trưởng (Ký tên) * Mua nguyên vật liệu tiền tạm ứng: Khi tạm ứng tiền cho nhân viên mua hàng, vào giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi tiền, sổ quỹ tiền mặt kế toán vào Nhật ký chứng từ số I Nhật ký chứng từ số 10 Nợ TK 141 Có TK 111 Trong Nhật ký chứng từ số ghi vào cột ghi Nợ TK 141, ghi Có TK 111 Trong cột Nhật ký chứng từ số 10, đối tượng tạm ứng theo dõi chung trang sổ, đối tượng ghi dịng Phải tốn tạm ứng đợt trước tạm ứng đợt sau Khi toán, vào giấy toán tiền tạm ứng, hoá đơn, phiếu nhập… để định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK141 Cuối tháng cuối quý khoá sổ Nhật ký chứng từ số 10, xác định số phát sinh tổng cộng bên Có TK 141 đối ứng bên Nợ TK 152 lấy số liệu để ghi sổ TK 152 (Ghi Có TK 141, ghi Nợ TK 152) Biểu Công ty Dụng cụ số I Nhật ký chứng từ số 10 Ghi Có TK 141 – Tạm ứng Tháng 1/2003 Đơn vị tính: đồng Số dư đầu kỳ N C Stt Diễn giải Nguyễn Toàn Thắng Nguyễn Xuân Thành Ghi Nợ TK 141, ghi Có TK TK 111 Cộng 20.000.000 20.000.000 3.400.000 3.400.000 Ghi Có TK 141, ghi Nợ TK TK 152 TK 133 19.047.60 952.400 3.238.100 N C 161.900 … … … … 32.000.00 Cộng Số dư cuối kỳ 32.000.00 26.000.000 1.500.000 4.500.000 Đã ghi sổ ngày… tháng… năm… Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) * Trường hợp nhập kho hàng đường tháng trước: Vì ngun vật liệu Cơng ty chủ yếu mua địa bàn Hà Nội nên trường hợp thường khơng xẩy Hãn hữu có trường hợp cuối tháng hàng chưa Cơng ty lưu hoá đơn đợi đến hàng làm thủ tục nhập kho ghi sổ 2.2.4.2.2 - Trường hợp nhập kho nguyên vật liệu thuê gia công Tại Công ty Dụng cụ số I, nguyên vật liệu chủ yếu nhập từ nguồn mua ngoài, trường hợp th ngồi gia cơng Khi nhập ngun vật liệu th ngồi gia cơng kế tốn vào: Hợp đồng gia công, phiếu xuất kho gia công, biên kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho gia cơng… ghi định khoản sau: Nợ TK 152 Có TK 154 2.2.4.3 - Kế toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu Tại Công ty Dụng cụ số I, q trình kế tốn tổng hợp xuất ngun vật liệu có số trường hợp điển hình sau: * Trường hợp xuất vật tư cho sản xuất sản phẩm (chi tiết cho phân xưởng): Nợ TK 621 (chi tiết theo phân xưởng) Có TK 152 (chi tiết nguyên vật liệu) Ví dụ: Ngày 2/1 vào phiếu xuất kho số 01 ngày 2/1/2003 xuất 635 kg thép 25 ly sản xuất máy tiện gien loại 0,8 x 1m kế toán định khoản sau: Nợ TK 621 XCK: 4.611.02đ Có TK152: 4.611.02đ Định khoản ghi sổ chi tiết vật tư * Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất chung: Nợ TK 627 (chi tiết theo phân xưởng) Có TK 152 Ví dụ: Ngày 2/1/2003 theo phiếu xuất kho số 03 xuất cho phân xưởng khí 20kg que hàn để hàn sửa chữa lại số giá kệ để máy móc thiết bị Nợ TK 627 (PX khí): 1.333.320đ Có TK 152: 1.333.32đ * Trường hợp xuất nguyên vật liệu phục vụ cho bán hàng: Nợ TK 641 Có TK 152 Ví dụ: Ngày 4/1/2003 phiếu xuất kho số 08 xuất 10 lít xăng cho nhân viên phịng KH TT Nợ TK 641: 48.570đ Có TK 152: 48.570đ * Trường hợp xuất nguyên vật liệu thuê gia cơng chế biến: Nợ TK 154 Có TK 152 Ví dụ: Ngày 20/1/2003 phiếu xuất số 22 xuất nguyên vật liệu thuê gia công Nợ TK 154: 21.393.473đ Có TK 152: 21.393.473đ * Trường hợp xuất nguyên vật liệu bán: Nợ TK 632 Có TK 152 Ví dụ: Công ty bán 1.178,8 thép ống fi 140 cho Nhà máy khí 2129 hố đơn số 0411897 ngày 19/1/2003 Nợ TK 632: 30.648.800đ Có TK 152: 30.648.80đ * Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu vào cuối tháng: Cuối tháng vào sổ chi tiết nguyên vật liệu kế toán tiến hành tổng hợp nguyên vật liệu xuất dùng cho mục đích, sở lập bảng phân bổ số Biểu 10 Cơng ty Dụng cụ số I BẢNG PHÂN BỔ SỐ Bảng phân bổ nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ Tháng 1/2003 Đơn vị tính: đồng Các TK ghi Có STT TK 152 Ghi Nợ TK TK 154 TK 621 TK 622 TK 627 TK 641 TK 642 Cộng TK 153 100.694.600 397.680.208 15.932.800 12.608.400 126.645.790 653.561.798 Bảng phẩn bổ số chuyển cho kế tốn tập hợp chi phí để lập bảng kê số bảng kê số 5: Phần ghi Nợ TK 621, 627, 641…đối ứng Có TK 152 Lập bảng kê số Biểu11 Công ty Dụng cụ số I Bảng kê số Bảng tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Tháng 1/2003 Đơn vị tính: đồng Các TK ghi Nợ STT TK 152 Các TK ghi Có I Số dư đầu tháng II Số phát sinh tháng TK 111 (Từ NKCT số 1) TK 112 (Từ NKCT số 2) 115.220.800 712.666.018 112.968.420 73.057.325 …… TK 331 (Từ NKCT số 5) TK 154 (Từ NKCT số 7) TK 141 (Từ NKCT số 10) Cộng số dư đầu tháng số phát sinh tháng Cộng xuất tháng Tồn cuối tháng 468.942.686 31.697.587 26.000.000 827.886.818 653.561.798 174.325.020 * Ghi sổ TK 152: Sổ tổng hợp TK 152 mở cho năm, phản ánh biến động nguyên vật liệu theo tháng năm Cách lập sổ TK 152: - Số dư đầu năm: Được lấy từ sổ TK 152 năm trước - Số phát sinh Nợ: Được lấy từ NKCT số 1, 2, 5, 7, 10  Từ NKCT số 1: Căn số liệu tổng cộng cột ghi Nợ TK 152 – ghi Có TK 112  Từ NKCT số 2: Căn số liệu tổng cộng cột ghi Nợ TK 152 – ghi Có TK 331  Từ NKCT số 5: Căn số liệu dòng ghi Nợ TK 152 – cột ghi Có TK 154  Từ NKCT số 10: Căn số liệu tổng cộng cột ghi Nợ TK 152 – ghi Có TK 141 Số phát sinh Có: Được lấy từ bảng phân bổ số Sổ TK 152 ghi lần vào cuối tháng sau khoá sổ, kiểm tra đối chiếu số liệu NKCT Biểu12 SỔ CÁI Công ty Dụng cụ số I TK 152 – Nguyên vật liệu Đơn vị tính: đồng Số dư đầu năm Nợ Có 115.220.800 Ghi Có TK, đối ứng Nợ với TK TK 111 (NKCT số 1) TK 111 (NKCT số 1) TK 111 (NKCT số 1) TK 111 (NKCT số 1) Tháng 112.968.420 73.057.325 26.000.000 468.942.686 Tháng … TK 111 (NKCT số 1) Cộng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có Số dư cuối tháng Nợ Có 31.697.587 712.666.018 653.561.798 174.325.020 Ngày… tháng… năm… Kế toán trưởng (Ký tên) 2.2.5 - Công tác kiểm kê nguyên vật liệu Do đặc điểm nguyên vật liệu Công ty có loại cồng kềnh (như loại sắt, thép), có loại khó bảo quản hố chất Hơn nữa, giá trị nguyên vật liệu lại chiếm tỉ trọng lớn giá thành sản phẩm (60 – 65%) Do để đạt mục tiêu hạ thấp chi phí ngun vật liệu địi hỏi Cơng ty phải tổ chức tốt công tác quản lý nguyên vật liệu nói chung, tổ chức cơng tác quản lý kho vật tư nói riêng Ở Cơng ty Dụng cụ số I định kỳ tháng tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu lần để phát xử lý chênh lệch số tồn kho thực tế số tồn sổ sách, đồng thời rút kinh nghiệm, bổ sung biện pháp để không ngừng nâng cao chất lượng công tác quản lý kho vật tư Ban kiểm kê bao gồm người: thủ kho, thống kê (nhân viên phòng Kế hoạch Vật tư), kế toán (Kế toán nguyên vật liệu) Kết kiểm kê ghi vào “Biên kiểm kê” phòng Kế hoạch Vật tư lập Cuối kỳ kiểm kê, biên kiểm kê gửi phịng kế tốn Kế tốn tập hợp số liệu tính giá trị xác định chênh lệch thừa thiếu cho loại Chênh lệch thừa thiếu Số lượng tồn =kho kiểm kê Số lượng tồn kho sổ sách Trước lập báo cáo, kết kiểm kê kế toán hạch toán sau: - Thừa phát kiểm kê: Nợ TK 152 Có TK 338(3381) - Thừa phát qua kiểm kê:  Thiếu định mức: Nợ TK 642 - Trị giá thiếu hụt định mức Có TK 152  Thiếu ngồi định mức: Nợ TK 152 Có TK 338(3381) Kết kiểm kê cho thấy Cơng ty có kết hợp chặt chẽ quản lý kế toán vật tư nhập kho, xuất dùng, kế toán thủ kho Hệ thống kho tàng bố trí, bảo quản hợp lý an toàn  ... tốn ngun vật liệu Cơng ty Dụng cụ số I 2.2.1 - Đặc ? ?i? ??m nguyên vật liệu Công ty Nguyên vật liệu yếu tố bản, sở vật chất để tạo nên thực thể sản phẩm đặc biệt nguyên vật liệu l? ?i gắn v? ?i ngành sản... nhập kho nguyên vật liệu th ng? ?i gia cơng T? ?i Cơng ty Dụng cụ số I, nguyên vật liệu chủ yếu nhập từ nguồn mua ng? ?i, trường hợp th ng? ?i gia cơng Khi nhập ngun vật liệu th ng? ?i gia cơng kế tốn vào:... thuê gia công Công ty  Đ? ?i v? ?i nguyên vật liệu xuất kho: Công ty tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân Trị giá vật liệu xuất kho = Số lượng nguyên vật liệu xuất kho x Đơn giá bình