THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI PHÒNG KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH HOÀ BÌNH 1. BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH HOÀ BÌNH Để phản ánh tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty có một phòng kế toán có trách nhiệm cung cấp kịp thời, chính xác , đầy đủ thông tin về tình hình, kết quả kinh doanh phục vụ cho việc quản lý của Giám đốc. Với đặc điểm sản xuất công ty đã áp dụng tình hình kế toán tập trung, mọi nghiệp vụ hạch toán và hệ thống báo cáo được thực hiện tại phòng kế toán của công ty. Xuất phát từ đặc điểm vốn có của mình công ty TNHH Hoà Bình đã lựa chọn mô hình tổ chức kế toán theo mô hình trực tuyến. Nghĩa là công tác kế toán được tiến hành theo hình thức trực tuyến tham mưu, kế toán trưởng nắm quyền kiểm soát và điều hành chịu hoàn toàn trách nhiệm, nghĩa vụ chuyên môn kế toán, thay mặt nhà nước kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ, quy định của nhà nước về kế toán cũng như lĩnh vực tài chính. Bộ máy kế toán của công ty được thực hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 4: Mô hình bộ máy kế toán của công ty: Kế toán trưởng Kế toán tài sản cố định Kế toán vật tư Kế toán chi phí giá thành Kế toán tiêu thụ Kế toán tiền gửi Ngân hàng Kế toán tiền mặt Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Nguồn: Phòng Kế toán • Kế toán trưởng Chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo nhân viên kế toán, hướng dẫn và kiểm tra công việc do họ thực hiện, đồng thời phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty, cấp trên và cơ quan nhà nước về độ trung thực và hợp lý của thông tin kế toán cung cấp. Là người tổng hợp và đôn đốc các bộ phận tổng hợp và báo cáo số liệu của các nhà máy và toàn công ty phát sinh hang tháng , quý, năm. Lập bảng kê và báo cáo kế toán thưo mẫu của bộ tài chính quy định để trình lên các cơ quan có liên quan. • Kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản: Có nhiệm vụ hạch toán tài sản cố định, theo dõi, ghi sổ quá trình tăng, giảm tài sản cố định và tính khấu hao tài sản cố định trong kỳ. Tiến hành hạch toán các chi phí sửa chữa lớn và sửa chữa thường xuyên của tài sản. Tiến hành lập thẻ cho từng tài sản, mở sổ theo dõi tăng giảm, biến động TSCĐ. Đồng thời tổng hợp báo cáo kiểm kê theo định kỳ. • Kế toán vật tư: Có nhiệm vụ theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại vật tư về giá trị, đồng thời theo dõi quá trình thanh toán giữa công ty và các đối tượng khác thông qua hệ thống Ngân hàng như: thu trên bán hang bằng tiền gửi ngân hang, thanh toán cho nhà cung cấp , vay ngắn hạn, dài hạn bằng tiền gửi Ngân hàng. • Kế toán chi phí giá thành kiêm kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất cho từng sản phẩm trên cơ sở tính đúng và đầy đủ giá thành cho từng sản phẩm hoàn thành trong kỳ và theo dõi tình hình, lập và sử dụng quỹ khen thưởng phúc lợi. • Kế toán tiêu thụ: Là người có trách nhiệm hạch toán quá trình bán hàng, lên doanh thu, theo dõi giá vốn và định kỳ lập báo cáo kết quả kinh doanh của công ty, theo dõi và đôn đốc tình hình thanh toán của khách hàng cho công ty. • Kế toán tiền gửi ngân hàng: Có nhiệm vụ hạch toán chi tiết và tổng hợp các nghiệp vụ thu, chi liên quan đến tiền gửi ngân hàng. Thanh toán cho nhà cung cấp, vay ngắn hạn, vay dài hạn bằng tiền gửi ngân hàng. • Kế toán tiền mặt: Hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt của công ty. Hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình vay vốn, huy động có kỳ hạn nhỏ hơn một năm và quá trình thanh toán vay bằng tiền mặt. • Thủ quỹ: Có nhiệm vụ nhập và xuất quỹ tiền mặt, kiểm tra tính thật giả của tiền mặt, ghi sổ và nộp tiền vào ngân hàng đúng kỳ hạn. Hàng ngày cập nhật các chứng từ vào sổ quỹ, rút số dư và kiểm quỹ, đến hết giờ làm việc thì phải kiểm tra, khoá két và liêm phòng két. Hàng ngày phải báo cáo tồn quỹ cho trưởng phòng và giám đốc vào chiều thứ 7 hàng tuần và cùng với kế toán thanh toán lập biên bản kiểm kê quỹ. 2. MỘT SỐ TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG TẠI PHÒNG KẾ TOÁN Phòng kế toán là nơi tập hợp về tình hình hoạt động cũng như tài chính của công ty. Với bề dày lịch sử hơn 20 năm nên các hoạt động của phòng kế toán cũng rất mạnh mẽ và ảnh hưởng rất lớn tới sự phát triển của công ty. Bộ máy kế toán của công ty cũng không ngừng đổi mới và ngày càng hoàn thiện hơn, tổ chức quản lý một cách chặt chẽ hơn. Thông qua các báo cáo về tình hình hoạt động của công ty hang tháng giúp cho Ban lãnh đạo nắm vững được hoạt động của công ty để có những điều chỉnh kịp thời phù hợp với yêu cầu phát triển. Phòng kế toán có nhiệm vụ thực hiện các hoạt động có kiên quan đến số liệu tài chính, đảm bảo cho công ty luôn có nguồn tài chính ổn định. Phòng kế toán thuộc về khối văn phòng nên việc đánh giá chất lượng cũng khác với khối trực tiếp tham gia sản xuất sản phẩm. hay nói cách khác, lĩnh vực hoạt động của phòng kế toán là lĩnh vực dịch vụ. Cho nên sự đánh giá chất lượng thông qua một số tiêu chí sau: - Sự thống nhất trong các hoạt động, cần có sự phân công, tạo mối liên hệ chặt chẽ giữa các loại lao động kế toán một cách khoa học theo tính chất khác nhau của khối lượng công tác kế toán. Mỗi nhân viên phải thực hiện tốt những quy chế, chức năng, nhiệm vụ đã được phân. - Đánh giá thông qua năng lực của nhân viên, trình độ, nghiệp cụ, kinh nghiệm của các nhân viên có thể gây được sự tín nhiệm của ban lãnh đạo và nhân viên trong công ty, khả năng thực hiện các chức năng một cách chính xác, số liệu đưa ra đáng tin cậy và có thể đáp ứng được các yêu cầu đề ra. - Tác phong cũng như cách làm việc của họ luôn đạt được sự hài lòng của tất cả mọi người cùng với sự lịch thiệp, quan tâm, thân thiện và tôn trọng người khác. - Tinh thần trách nhiệm cũng như thái độ làm việc của tất cả mọi người như sự nhiệt tình với công việc, đam mê với nghề; ý thức xây dựng, cải tiến phát huy sáng tạo trong công việc và môi trường làm việc. - Chất lượng được đánh giá thông qua những điều kiện vật chất trong phòng làm việc. Các điều kiện vật chất, trang thiết bị phải đáp ứng được các yêu cầu của công việc. Trong phòng cần phải có những trang thiết bị tối thiểu như: máy tính, máy fax, máy in, điện thoại cố định, tủ đựng hồ sơ, sổ sách kế toán,… - Luôn có sự đáp ứng kịp thời các yêu cầu của Ban lãnh đạo, của công ty về tình hình tài chính và giải quyết các vấn đề liên quan đến tài chính. Giải quyết tốt các đối tượng như: vay vốn, gia hạn thêm nợ, đầu tư, thanh toán các khoản nợ ngắn hạn,… - Sự tin cậy của các số liệu kế toán để đáp ứng các yêu cầu đặt ra. Đảm bảo rằng không có sự sai sót khi kiểm toán lại các nghiệp vụ. 3. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC BỐ TRÍ NƠI LÀM VIỆC VÀ PHƯƠNG TIỆN VẬT CHẤT KỸ THUẬT TẠI PHÒNG KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH HOÀ BÌNH Với quy mô văn phòng làm việc của Công ty TNHH Hoà Bình là không lớn nhưng cũng đủ để mỗi phòng ban chức năng đều được bố trí hoạt động độc lâp với nhau. Phòng kế toán có diện tích khoảng 25m 2 được bố trí theo sơ đồ sau Sơ đồ 5: Sơ đồ bố trí mặt bằng tại phòng Kế toán – Tài chính Tủ tài liệu Két sắt Tủ tài liệu KT. Trưởng Máy in Máy fax Thủ quỹ KT. Tổng hợp KT. TSCĐ KT. Vật tư KT. Tiền gửi KT. Tiêu thụ KT. CPGT Tủ. TL Nguồn: Phòng kế toán Với cách bố trí này đã cho ta một cái nhìn tổng quan về phòng kế toán. Từ đó có những đánh giá khái quát ban đầu chuẩn bị cho việc thực hiện phong trào 5S tại phòng kế toán. Để phục vụ cho công tác kế toán thì phòng đã được trang bị một số trang thiết bị cho quá trình làm việc. Bảng 7: Một số thiết bị phòng kế toán tài chính STT Thiết bị Đơn vị Số lượng Máy tính Chiếc 8 Máy in Canon LBP 1200 Chiếc 1 Máy fax Canon L220 Chiếc 1 Tủ tài liệu Chiếc 3 Điều hoà 2 chiều LG Cái 2 Bàn + ghế Bộ 8 Két sắt Chiếc 1 Máy đếm tiền Chiếc 1 Bộ bàn ghế Xuân Hoà Bộ 1 Nguồn: Phòng kế toán Qua những số liệu thống kê trên đây ta có thể thấy các trang thiết bị trong phòng kế toán đã tương đối đầy đủ có thể đáp ứng được các yêu cầu của công việc. Mỗi người đều được trang bị một chiếc máy tính phục vụ cho quá trình làm việc. Tất cả các máy đều được kết nối với nhau để có thể trao đổi thông tin thường xuyên khi cần thiết. Phòng có 7 nhân viên, mỗi người đều có một bàn làm việc riêng và kế toán trưởng làm việc trong một phòng riêng. Mỗi bàn làm việc đều có các file đứng để đựng giấy tờ, một hộp bút và một máy điện thoại để bàn. Trong phòng được bố trí 3 tủ đựng tài liệu trong đó có 2 chiếc để ở ngoài và một cái nhỏ để trong phòng của kế toán trưởng. Mọi hồ sơ giấy tờ liên quan đến hoạt động kế toán đều được lưu trữ trong tủ tài liệu. Các loại hồ sơ lưu giữ bao gồm: • Sổ sách kế toán, sổ cái • Các báo cáo kết quả kinh doanh tháng, quý, năm • Tài liệu tham khảo • Các chứng từ kế toán, chứng từ ngân hàng hàng năm • Các hồ sơ dự án cần theo dõi công nợ và mang đối chiếu ở ngân hàng Các hồ sơ giấy tờ đều được lưu trữ trong tủ tài liệu cụ thể: các hồ sơ dự án có bản gốc được lưu tai phòng kế toán trưởng còn một bản photo được lưu ở tủ ngoài, trong từng file riêng, các chứng từ kế toán được để theo từng tháng, từng năm và kẹp trong các túi hồ sơ có dán nhãn ghi tên các tài liệu. Mặc dù đã có quy định các vị trí để tài liệu nhưng hầu như các tài liệu để không đúng quy định. Các tài liệu sổ sách kê toán nhiều khi lại bị để lẫn lộn vào nhau gây khó khăn cho việc tìm kiếm. Nhiều khi việc tìm tài liệu mất nhiều thời gian vì để không đúng quy định hay có khi còn không thể tìm được những thứ cần dùng đến. Các tài liệu có liên quan đến công việc đang làm cùng các dự án đã làm xong đều để chung với nhau. Các giấy tờ hay sử dụng cùng với các biểu mẫu để chung vào một file, các tài liệu tham khảo lấy ra nhưng không để vào vị trí cũ,… Đối với việc vệ sinh phòng làm việc thì thường chỉ do bộ phận tạp vụ của công ty thực hiện. Mỗi tuần phòng kế toán được dọn vệ sinh ba lần vào các ngày thứ 3, thứ 5, thứ 7. Trong phòng được bố trí một giỏ đựng rác để cạnh máy in. Bàn làm việc riêng thì mọi người tự làm vệ sinh hang ngày. Cho nên nhiều khi bàn làm việc của một số người thường xuyên bừa bãi bụi bẩn làm giảm hiệu quả công việc. Nhìn chung các hoạt động của phòng kế toán cũng đang dần được củng cố và ổn định. Tuy nhiên các nội quy, quy chế cũng chỉ bao gồm các quy định công việc, nghiệp vụ cụ thể của phòng và của từng người. Đối với công tác chất lượng cũng chỉ mới dừng lại ở việc quản lý và đánh giá kết quả cuối cùng. Điều này không phản ánh đúng bản chất của hoạt động quản lý chất lượng vì chất lượng phải thực hiện trong cả quá trình từ đầu vào đến đầu ra. Quản lý chất lượng được hiểu là các hoạt động nhằm điều chỉnh và kiểm soát một cơ quan, tổ chức về (vấn đề) chất lượng Các phương thức và công cụ quản lý chất lượng cơ bản bao gồm: - Kiểm tra chất lượng (Quality Inspection) với mục tiêu để sàng lọc các sản phẩm không phù hợp, không đáp ứng yêu cầu, có chất lượng kém ra khỏi các sản phẩm phù hợp, đáp ứng yêu cầu, có chất lượng tốt. Mục đích là chỉ có sản phẩm đảm bảo yêu cầu đến tay khách hàng. - Kiểm soát chất lượng (Quality Control – QC) với mục tiêu ngăn ngừa việc tạo ra, sản xuất ra các sản phẩm khuyết tật. Để làm được điều này, phải kiểm soát các yếu tố như con người, phương pháp sản xuất, tạo ra sản phẩm (như dây truyền công nghệ), các đầu vào (như nguyên, nhiên vật liệu…), công cụ sản xuất (như trang thiết bị công nghệ) và yếu tố môi trường (như địa điểm sản xuất). - Kiểm soát chất lượng toàn diện (Total Quality Control – TQC) với mục tiêu kiểm soát tất cả các quá trình tác động đến chất lượng kể cả các quá trình xảy ra trước và sau quá trình sản xuất sản phẩm, như khảo sát thị trường, nghiên cứu, lập kế hoạch, phát triển, thiết kế và mua hàng; và lưu kho, vận chuyển, phân phối, bán hàng và dịch vụ sau khi bán hàng. - Quản lý chất lượng toàn diện (Total Quality Management – TQM) với mục tiêu của TQM là cải tiến chất lượng sản phẩm và thỏa mãn khách hàng ở mức tốt nhất có thể. Phương pháp này cung cấp một hệ thống toàn diện cho hoạt động quản lý và cải tiến mọi khía cạnh có liên quan đến chất lượng và huy động sự tham gia của tất cả các cấp, của mọi người nhằm đạt được mục tiêu chất lượng đã đặt ra. 4. MỘT SỐ KẾT QUẢ ĐIỀU TRA THỰC TẾ VỀ CHẤT LƯỢNG TẠI PHÒNG KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH HOÀ BÌNH Qua tìm hiểu thực tế tại phòng kế toán của công ty, để hoàn thiện và nâng cao việc quản lý chất lượng công ty đã định hướng một vài chương trình áp dụng hệ thống chất lượng để cải tiến chất lượng. Để có thêm cơ sở thực tế cho việc cải tiến chất lượng em đã tiến hành một cuộc điều tra nhỏ trong công ty về tình hình quản lý chất lượng tại phòng kế toán. • Phạm vi điều tra: Công ty TNHH Hoà Bình • Đối tượng điều tra: toàn bộ nhân viên trong công ty • Phương thức điều tra: mẫu phiếu điều tra Tiến hành điều tra nghiên cứu với số lượng 40 phiếu tương ứng với 40 người. Sau khi xây dựng mẫu điều tra hiệu chỉnh bảng hỏi và thu thập ý kiến của các cá nhân nằm trong đối tượng điều tra đã thu được những kết quả cụ thể. 4.1. Hiệu quả làm việc của phòng kế toán Qua điều tra thống kê được thì trong tổng số 40 phiếu điều tra có 30% số nhân viên được hỏi đã trả lời là không hài lòng với kết quả làm việc tại phòng kế toán, 37,24% không có ý kiến về vấn đề này, 6% cho là rất không hài lòng và có 22% cho là hài lòng còn lại là 4,76% rất hài lòng. Biểu đồ đánh giá kết quả làm việc tại phòng kế toán Chỉ tiêu Kết quả (%) Rất hài lòng 4.76 [...]... quả thực hiện công việc - Thực tế là tính tự giác trong công việc của mọi người chưa cao, chưa có ý thức trong việc sắp xếp, vệ sinh và bảo quản nơi làm việc của mình Từ những thực trạng trên của phòng kế toán có thể thấy công tác chất lượng và quản lý chất lượng chưa được cao Phòng kế toán chỉ là một trường hợp điển hình ở các phòng ban khác của công ty TNHH Hoà Bình nói riêng và các công ty hiện nay... và của ban lãnh đạo Để thu thập thêm ý kiến của mọi người trong phòng kế toán em đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp một số người và cũng thu được những kết quả nhất định Đối với nhân viên phòng kế toán khi được hỏi về những vấn đề trên họ đều cho rằng nhiều khi cũng rất lung túng trong việc sắp xếp xử lý giấy tờ công văn trong phòng làm việc Bà trưởng phòng kế toán có nhận xét rằng: Công ty TNHH Hoà Bình. .. hợp lý, nhiều khi có những khoảng thời gian chết dẫn đến trì trệ công việc ảnh hưởng đến kết quả công việc Ban lãnh đạo cũng có định hướng là sẽ có một chương trình chất lượng thực hiện trong phòng kế toán nói riêng và toàn công ty nói chung, nhằm hướng tới một hệ thống quản lý chất lượng toàn diện 4.7 Đánh giá tổng hợp Qua những điều tra trên ta có thể rút ra những nhận xét như sau: Ưu điểm của phòng. .. các công việc cần giải quyết Phòng kế toán là nơi mọi người đến để thực hiện công việc thanh toán, nhận tiền hay nhận các công văn giấy tờ Qua điều tra về mức độ giả quyết công việc của cán bộ nhân viên phòng kế toán đã thu được kết quả như sau: STT Chỉ tiêu Nhận lương Làm các đề nghị thanh toán Tạm ứng Đưa công văn giấy tờ Khác Kết quả 79% 82% 60% 21% 7% Qua điều tra thực tế cho thấy có tới 79% nhân... điều tra có 2% cho rằng rất hài lòng với công việc, 40% phiếu điều tra được hỏi là hài long với công việc Tuy nhiên có tới 24% không hài lòng với công việc và 32% là thấy bình thường với phong cách làm việc của phòng kế toán Qua kết quả tổng hợp của phiếu điều tra, ta nhận thấy mức độ hài long của nhân viên trong công ty về phòng kế toán chưa được cao Từ những kết quả trên cho thấy tỷ lệ về mức độ hài... của phòng kế toán: - Có một đội ngũ nhân viên trẻ trung, nhiệt tình với công việc, có trình độ tay nghề cao trong công tác kế toán - Các phương tiện vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công việc tương đối đầy đủ - Đội ngũ ban lãnh đạo của công ty nhiệt tình luôn quan tâm và tạo mọi điều kiện cho các hoạt động, phong trào của công ty - Với bề dày lịch sử trên 20 năm, đã khẳng định được vị trí của doanh... chế của phòng kế toán: - Hiệu quả công việc chưa cao do sự chậm chễ trong công việc vẫn xảy ra thường xuyên - Đồ đạc, công văn giấy tờ vẫn còn lộn xộn chưa khoa học và không chú ý đến việc bảo quản - Phòng làm việc bố trí chưa đáp ứng được yêu cầu công việc - Các thủ tục, quy trình giải quyết công việc chưa hợp lý gây nên tình trạng chậm chễ, kéo dài thời gian, làm gián đoạn ảnh hưởng đến kết quả thực. .. xác trong công việc và theo dõi thường xuyên sự biến động tài sản Về ý kiến đánh giá của Ban lãnh đạo công ty ông Nguyễn Hữu Đường ( Tổng giám đốc) khi đựơc hỏi có nhận xét rằng: Phòng kế toán của công ty có nhiệm vụ quan trọng trong sự phát triển của công ty, đa số các nhân viên đều có năng lực chuyên môn khá vững vàng Tuy nhiên hiệu quả công việc vẫn chưa cao Đây có thể là do cách ứng xử công việc... tập trung và tính chính xác cao Trong khi đó nếu không có cách quản lý tốt thì rất có thể dẫn đến việc nhầm lẫn và mất mát tiền của công ty - Nhân viên kế toán TSCĐ có bày tỏ: Công việc của chị chỉ phản ánh các biến động TSCĐ Nhưng tài sản của công ty khá lớn Không những thế trong mấy năm gần đây công ty đầu tư sang lĩnh vực xây văn phòng cho thuê nên các nghiệp vụ biến động tài sản, các giấy tờ sổ... được kết quả như sau: Có tới 81% phiếu điều tra cho rằng cần có một chương trình áp dụng để nâng cao chất lượng, nâng cao hiệu quả công việc Và có 19% cho rằng việc này là không cần thiết Trong khi đó các đối tượng điều tra lại đa số là không có hiểu biết về chương trình chất lượng và họ cũng không thường xuyên phải lên phòng kế toán để giải quyết công việc 4.6 Ý kiến đánh giá của nhân viên phòng kế toán . THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI PHÒNG KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH HOÀ BÌNH 1. BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH HOÀ BÌNH Để phản ánh tình. MỘT SỐ KẾT QUẢ ĐIỀU TRA THỰC TẾ VỀ CHẤT LƯỢNG TẠI PHÒNG KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH HOÀ BÌNH Qua tìm hiểu thực tế tại phòng kế toán của công ty, để hoàn thiện