MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN VẬT LIỆU TRONG CÔNG TY IN CÔNG ĐOÀN 1. Những nhận xét chung về hạch toán vật liệu trong công ty in Công Đoàn Trải qua hơn hai mươi năm xây dựng và phát triển, vượt qua những khó khăn ban đầu, từ chỗ chỉ là một xưởng in nhỏ với cơ sở vật chất kỹ thuật nghèo nàn, đến nay công ty in Công Đoàn đã trở thành một nhà in lớn mạnh trong ngành in cả nước, với trang thiết bị kỹ thuật, công nghệ sản xuất hiện đại cùng với đội ngũ công nhân viên lành nghề có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm quản lý giỏi. Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, công ty đã có nhiều thay đổi trong công tác kế toán nói chung, công tác kế toán vật liệu nói riêng phù hợp với tình hình mới. Sổ sách kế toán, tài khoản kế toán, phương pháp kế toán đã được điều chỉnh kịp thời theo các qui định mới của bộ tài chính. Tuy nhiên, công tác kế toán vật liệu ở công ty vẫn còn tồn tại những ưu, nhược điểm sau: A.Những ưu điểm cơ bản: Vật liệu trong kho được sắp xếp hợp lý, thuận tiện cho quá trình bảo quản, dự trữ và sử dụng. Vật liệu mua về được nhập kho đầy đủ và được phản ánh trên các sổ kế toán. Trình từ nhập, xuất vật liệu được tiến hành hợp lý, rõ ràng. Việc vào sổ sách theo dõi tình hình nhập, xuất được tiến hành thường xuyên, đầy đủ. Số liệu giữa thủ kho và kế toán luôn luôn được đối chiếu, so sánh nên những sai sót được phát hiện kịp thời. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các sổ kế toán. Công ty đã lựa chọn được phương pháp đánh giá vật liệu phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, đồng thời đáp ứng được yêu cầu quản lý vật liệu và phản ánh chính xác được giá trị vật liệu xuất dùng, cung cấp số liệu cho kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Việc lựa chọn hình thức kế toán của công ty là hết sức phù hợp với đặc điểm và quy mô của doanh nghiệp, phù hợp với điều kiện và trình độ kế toán của công ty, đảm bảo theo dõi sát tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Kế toán vật liệu đã vận dụng tài khoản kế toán một cách tương đối phù hợp để theo dõi sự biến động của vật liệu. Ngoài ra, công ty còn có chế độ thưởng phạt hợp lý đối với công nhân trực tiếp sản xuất . B. Những nhược điểm còn tồn tại: Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác kế toán vật liệu của công ty vẫn còn một số tồn tại cần tiếp tục hoàn thiện để đáp ứng tốt hơn nữa những yêu cầu của quản lý trong nền kinh tế thị trường. Hiện nay công ty đang áp dụng việc thu mua vật liệu theo nhu cầu sử dụng và tiến độ sản xuất, công ty tiến hành kiểm soát thông qua việc cấp phát vốn nên có rất ít vật liệu tồn kho. Điều này có thuận lợi là không gây ứ đọng vốn, song khi có biến động bất thường trên thị trường vật tư, doanh nghiệp cũng bị ảnh hưởng lớn, có thể là giá thành sản phẩm tăng hoặc khan hiếm vật tư…như vậy sẽ ảnh hưởng lớn đến sản xuất cũng như việc thực hiện hợp đồng. Công ty cũng không thành lập ban kiểm nghiệm vật tư, do đó vật tư mua về không được kiểm tra tỉ mỉ, khách quan cả về số lượng, chất lượng cũng như chủng loại. Điều này dẫn đến tình trạng vật tư nhập kho không đảm bảo đúng qui cách phẩm chất…ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm sản xuất ra. Hiện nay do đặc điểm sản xuất của công ty là sử dụng nhiều loại vật liệu cho quá trình sản xuất nên việc quản lý còn gặp nhiều khó khăn và phức tạp, đặc biệt là khâu bảo quản vật liệu. Các lô giấy cuộn có kích thước lớn dùng để in báo, với khối lượng ít nhất là 20 tấn đều chưa có kho bảo quản mà còn để ngoài trời dùng bạt che dẫn đến tình trạng vật liệu bị hư hỏng, giảm chất lượng. Phế liệu không được làm các thủ tục thu hồi, nhập lại trong khi hầu hết các phế liệu đều có thể tận thu tái chế được.Phế liệu thu hồi không được nhập kho, không phản ánh trên sổ sách về số lượng và giá trị làm hao hụt phế liệu và làm thất thoát nguồn thu của công ty. Công ty chưa sử dụng sổ danh điểm vật liệu. Vì vậy, công tác kiểm tra rất khó khăn và phức tạp. Khối lượng công tác kế toán vật liệu làm thủ công lớn, mất nhiều thời gian và công sức. Sổ sách kế toán chi tiết của công ty chưa có kết cấu hợp lý. Công tác kế toán chi tiết vật liệu của công ty cũng chưa được hoàn thiện vì định kỳ vào cuối tháng kế toán chưa lập “bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu”. Việc theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp, ngoài sổ cái TK331 phải trả người bán, công ty không sử dụng bất cứ sổ kế toán chi tiết nào để theo dõi quan hệ thanh toán của công ty với đơn vị bán. Việc lập chứng từ ghi sổ vào cuối tháng căn cứ ghi sổ cái Tk331 được lấy số liệu tổng cộng trong tháng. Như vậy, việc theo dõi từng loại vật liệu mua trong tháng, việc kiểm tra đối chiếu sẽ gặp khó khăn. Công ty vẫn chưa áp dụng kế toán máy, công tác kế toán làm thủ công nên không tránh khỏi sai sót và kém hiệu quả. 2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty in Công Đoàn: Công ty nên tiến hành xây dựng hệ thống định mức vật tư để công tác quản lý thu mua và sử dụng vật liệu được hiệu quả hơn. Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục, công ty nên có kế hoạch thu mua và dự trữ nhất định đối với những vật liệu chính có giá trị lớn, giúp cho doanh nghiệp luôn chủ động trong sản xuất kinh doanh. Công ty cũng chưa vận dụng định mức tiêu hao vật liệu, do vậy dễ gây lãng phí, tạo kẽ hở trong khâu quản lý và sử dụng vật liệu. Vì vậy công ty nên xây dựng định mức tiêu hao cho từng loại vật liệu sử dụng. Hệ thống định mức tiêu hao đó phải được xây dựng trên yêu cầu kỹ thuật công nghệ của sản phẩm kết hợp với thực tế và kinh nghiệm sản xuất. Hệ thống các định mức vật liệu ST T Đơn vị sử dụng Tên vật liệu Định mức sản xuất Định mức dự trữ 1 Phân xưởng chế bản Dầu tra máy 0,5 lít/ tháng … 2 Phân xưởng in offset Mực in 2,8 kg/trang Giấy cuộn 20 lần … … … … Công ty nên lập biên bản kiểm nghiệm cho các loại vật tư mua ngoài nhập kho. Để đảm bảo tính xác thực và độ tin cậy cao của số liệu kế toán phục vụ công tác quản lý vật liệu và để đáp ứng tốt nhất yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm, vật liệu mua về trước khi nhập kho phải được kiểm nghiệm để xác định số lượng, chất lượng, quy cách thực tế của vật liệu. Muốn vậy công ty phải thành lập một ban kiểm nghiệm vật tư bao gồm những người chịu trách nhiệm về vật tư trong công ty, trong đó người chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Cơ sở để tiến hành kiểm nghiệm là hoá đơn của người cung cấp cùng những hiểu biết và kinh nghiệm quản lý, sử dụng vật liệu có tính chuyên môn của các thành viên trong ban kiểm nghiệm. Trong quá trình kiểm nghiệm phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân để xử lý. CÔNG TY IN CÔNG ĐOÀN Mã số 05VT Theo QĐ số 114/TC/QĐ/CĐKT Ngày1 tháng11 năm 1995 của BTC BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM (Vật tư sản phẩm hàng hoá) Ngày 9 tháng1 năm 2002 Căn cứ vào hoá đơn số 063016 ngày 8 tháng 1 năm 2002 của công ty tin họcTTX- Việt Nam Ban kiểm nghiệm gồm: Ông: Nguyễn Cao Khải trưởng ban Bà : Nguyễn Thị Thuần uỷ viên Bà : Ngô Thị Cách uỷ viên Đã kiểm nghiệm loại vật tư TT Tên nhãn hiệu Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả đúng quy cách phẩm chất Kết quả sai quy cách phẩm chất 1 Giấy Couché 120g/m 2 Toàn diện Kg 1.341,6 1341,6 0 2 Giấy Couché 80g/m 2 Toàn diện Kg 894,4 894,4 0 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: số lượng vật tư đủ, chất lượng tốt Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban Công ty nên lập sổ danh điểm vật liệu: sổ danh điểm vật liệu là sổ tập hợp toàn bộ các loại vật liệu mà công ty đã và đang sử dụng để theo dõi vật liệu theo từng loại giúp cho công tác quản lý và kế toán được dễ dàng và thống nhất. Mỗi loại, nhóm vật liệu được quy định một mã riêng, sắp xếp một cách trật tự, khoa học, thuận tiện khi cần tìm những thông tin về một nhóm, một loại vật liệu nào đó. Để lập sổ danh điểm vật liệu, điều quan trọng nhất là phải xây dựng được bộ mã vật liệu chính xác, đầy đủ, không trùng lắp, có dự trữ để bổ sung những mã vật liệu mới thuận tiện và hợp lý. Công ty nên lập lại sổ chi tiết vật liệu. Để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu kế toán sử dụng sổ xuất nhập vật tư, theo sổ này kế toán không theo dõi được số tồn kho vì trên sổ không có cột tồn. Cứ một trang sổ có tên là nhập thì trang kế tiếp có tên là xuất, vì vậy kế toán sẽ gặp khó khăn trong việc đối chiếu theo dõi chi tiết việc sử dụng vật liệu. Sổ chi tiết vật liệu Tháng 1 năm 2002 Tên, quy cách vật liệu: Đơn vị tính: Tên kho: Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Sh Nt Sl ĐG TT Sl ĐG TT Sl ĐG TT Tồn kho ngày 1/1 Cộng P/S T1 Tồn kho 31/1 Người lập bảng Kế toán trưởng Trong việc quản lý, sử dụng vật liệu nói chung và công tác kế toán vật liệu nói riêng, thủ kho có mối liên hệ mật thiết với kế toán vật liệu. Vì vậy, để thuận tiện cho việc quản lý, sổ sách của thủ kho phải phù hợp với sổ sách của kế toán. Dù áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu nhưng thủ kho không sử dụng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu theo chỉ tiêu số lượng mà sử dụng sổ kho theo mỗi thứ vật liệu trên một trang sổ. Như vậy, để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa thủ kho và kế toán vật liệu, thủ kho cần phải sử dụng thẻ kho để ghi chép. CÔNG TY IN CÔNG ĐOÀN MÃ SỐ 06VT Theo QĐ số 114/TC/QĐ/CĐKT Ngày1 tháng11 năm 1995 của BTC THẺ KHO Ngày lập thẻ 1/1/2002 Tờ số: Kho: Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Đơn vị tính: Mã số: ST T Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Tồn kho 1/1 Cộng PS T1 Tồn cuối T1 Công ty nên lập bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu. Vào cuối tháng, ngoài việc đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết với thẻ kho nhằm đảm bảo tính chính xác của số liêụ, để đáp ứng một cách tốt hơn cho những yêu cầu quản lý, kế toán phải tổng hợp số liệu từ các sổ chi tiết để ghi vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu theo từng loại, nhóm. Trong điều kiện thực tế ở công ty in Công Đoàn, phòng kế hoạch vật tư không trực tiếp viết các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu, nên bảng kê này sẽ được sử dụng như một báo cáo vật tư cuối tháng, giúp cho phòng kế hoạch vật tư của công ty chủ động hơn trong việc lập kế hoạch thu mua cũng như trong công tác quản lý sử dụng vật liệu. Bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu Tháng 1 năm 2002 Đơn vị tính: đồng Danh điểm vật liệu Tên vật liệu đơn vị tính Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Cộng nhóm Cộng loại Tổng cộng Hoàn thiện về định kỳ lập chứng từ ghi sổ và lập bảng phân bố vật liệu xuất dùng. Hiện nay, công ty mới tập trung chứng từ và lập chứng từ ghi sổ một tháng một lần cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng. Để giúp cho lãnh đạo nắm bắt kịp thời thông tin kinh tế, công ty nên lập chứng từ ghi sổ từ 10-15 ngày một lần sẽ giúp cho công tác kế toán không bị giồn dập vào cuối tháng và việc lập báo cáo vào cuối tháng được kịp thời. Cũng để thuận tiện cho việc lập chứng từ ghi sổ phản ánh các nghiệp vụ xuất vật liệu và phục vụ cho công tác kế toán chi phí tính giá thành, cuối mỗi tháng công ty nên lập bảng phân bổ vật liệu dùng trong tháng, để từ đó lấy số liệu ghi vào chứng từ ghi sổ. Bảng phân bổ vật liệu Tháng1 năm 2002 TK có TK nợ TK152 TK152.1 TK152.2 TK152.3 TK152.4 Cộng TK621 TK627 TK642 TK641 Cộng Người lập bảng Kế toán trưởng Để hoàn thiện công tác thanh toán với người bán, công ty nên mở cho mỗi người bán một dòng vào cột diễn giải. Có như vậy việc kiểm tra các khoản thanh toán mới dễ dàng, ngăn ngừa các trường hợp dây dưa nợ đọng hay chiếm vốn làm giảm uy tín của công ty đối với nhà cung cấp. Sổ chi tiết thanh toán với người bán Tài khoản: Đối tượng: Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Thời hạn được CK Số phát sinh Số dư SH NT N ợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ P/S trong kỳ Cộng P/S Dư cuối kỳ Người ghi sổ Kế toán trưởng Công ty cần phải tiến hành các thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi và quan tâm đến việc bảo quản vật liệu. Với những vật liệu nhỏ công ty bảo quản tương đối tốt nhưng với những vật liệu có kích thước lớn như giấy thì việc bảo quản còn chưa tốt, nên công công ty cần nâng cấp xây dựng thêm kho bảo quản vật liệu. Đối với phế liệu công ty cũng cần làm tốt công tác tận thu phế liệu để giúp cho việc tiết kiệm chi phí vật liệu hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Phế liệu nhập kho phải được các bộ phận có trách nhiệm tổ chức cân đong ước tính giá trị. Sau đó kế toán viết phiếu nhập kho làm hai liên, một liên để lưu vào sổ một liên giao cho thủ kho khi đã nhập phế liệu vào kho. Công ty nên sớm đưa tin học vào sử dụng trong công tác kế toán để đảm bảo đáp ứng nhanh chóng, kịp thời thông tin do kế toán cung cấp, giảm bớt khối lượng tính toán. Để đạt được yêu cầu sử dụng kế toán máy công công ty cần phải cài đặt được phần mềm kế toán phù hợp vơí thực tiễn công tác kế toán cũng như loại hình sản xuất kinh doanh của công ty và phải đào tạo được đội ngũ nhân viên kế toán sử dụng thành thạo phần mềm kế toán đó. KẾT LUẬN Chúng ta đều biết vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu của quá trình sản xuất chi phí vật liệu có ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm sản xuất ra. Việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm vật liệu trong quá trình sản xuất giúp hạn giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Mục tiêu đó chỉ có thể đạt được khi công tác kế toán vật liệu được quan tâm đúng mức, được cải tiến và hoàn thiện không ngừng. Qua thời gian tìm hiểu thực tế ở công ty in Công Đoàn tôi nhận thấy công ty đã tổ chức, sắp xếp và đưa công tác kế toán vật liệu đi vào nề nếp, góp phần mang lại hiệu quả cho hoạt động quản lý cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.Tuy nhiên để trở thành công cụ quản lý kinh tế hữu hiệu đòi hỏi công ty phải tích cực phát huy sáng kiến nhằm kiện toàn hơn nữa công tác kế toán vật liệu, vừa đảm bảo phù hợp với điều kiện thực tế của công ty vừa có ý nghĩa chỉ đạo thực tiễn trong khi áp dụng chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán mới ban hành. Thời gian thực tập tuy không nhiều nhưng cũng đã giúp tôi hiểu biết hơn rất nhiều về thực tiễn nghề nghiệp. Với những cố gắng phản ánh đầy đủ và trung thực tình hình tổ chức công tác kế toán vật liệu ở công ty cùng với một số ý kiến đề xuất với mong muốn công ty ngày một phát triển. [...]...Tuy nhiên với trình độ kinh nghiệm và thời gian có hạn nên chuyên đề của tôi không tránh khỏi những thiếu xót Tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến xây dựng của thầy, cô giáo để được hoàn thiện hơn nữa Tôi xin chân thành cảm ơn! . MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN VẬT LIỆU TRONG CÔNG TY IN CÔNG ĐOÀN 1. Những nhận xét chung về hạch toán vật liệu trong công ty in Công. kế toán máy, công tác kế toán làm thủ công nên không tránh khỏi sai sót và kém hiệu quả. 2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công