NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ ĐIỆN THUỶ LỢI I .ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN THUỶ LỢI 1 .Những ưu điểm về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cơ khí - Điện Thuỷ Lợi - Về tổ chức công tác kế toán Cán bộ phòng kế toán có trình độ chuyên môn, có trách nhiệm với công việc, đã tiếp cận và vận dụng được các văn bản chế độ mới do Bộ tài chính đã ban hành để phù hợp với hoạt động của công ty.Với hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung như hiện nay, công ty đã đảm bảo được sự thống nhất, tập trung đối với công tác kế toán, đảm bảo cho kế toán phát huy đầy đủ vai trò, chức năng của mình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công lao động, chuyên môn hoá và nâng cao trình độ nghiệp vụ của các kế toán viên. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức tương đối chặt chẽ với đội ngũ kế toán viên có năng lực, nhiệt tình, được bố trí phù hợp với trình độ và khả năng của mỗi người góp phần đắc lực vào công tác hạch toán kế toán và quản lý tài chính tại công ty. - Về tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty Cơ khí - Điện Thuỷ Lợi Việc tổ chức hạch toán vật liệu được công ty rất quan tâm. Mọi công việc như nhập – xuất, đánh giá vật liệu đều tuân thủ các nguyên tắc, chế độ, chuẩn mực kế toán đã ban hành, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán vật tư với các bộ phận liên quan, đồng thời số liệu kế toán được phản ánh trung thực, chính xác rõ ràng tình hình hiện có và sự biến động của nguyên liệu. Do đó về cơ bản tổ chức kế toán vật liệu phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty. - Việc đánh giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước - xuất trước có ưu điểm bởi khi lập báo cáo thì hàng tồn kho được xác định đúng theo giá thị trường. - Việc tổ chức thu mua vật liệu do bộ phận vật tư của phòng kế toán đảm nhận. Công ty có đội ngũ thu mua vật tư nhanh nhẹn, hoạt bát trong việc nắm bắt vật tư trên thị trường để thu mua nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty tránh tình trạng mất cân đối do mua thừa làm ứ đọng vốn, khó bảo quản. - Việc tổ chức bảo quản vật tư được công ty rất quan tâm. Công ty đã xây dựng quy hoạch hệ thống kho tàng khá tốt, phù hợp với công ty. Đồng thời công ty có đội ngũ thủ kho có trình độ, có trách nhiệm bảo quản an toàn cho vật tư không bị hư hỏng, mất mát ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất. - Về hạch toán tổng hợp NVL Công ty áp dụng phương pháp hạch toán tổng hợp kê khai thường xuyên. Phương pháp này có độ chính xác cao, theo dõi được chặt chẽ tình hình nguyên vật liệu của doanh nghiệp. Phương pháp này là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp là số lượng nguyên vật liệu nhiều, hoạt động nhập xuất diễn ra liên tục đòi hỏi phải được theo dõi, giám đốc thường xuyên. 2 .Những hạn chế trong kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cơ khí - Điện Thuỷ Lợi - Về hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty Cơ khí - Điện Thuỷ Lợi Công ty mới chỉ áp dụng các chứng từ bắt buộc, chưa quan tâm đến các chứng từ hướng dẫn và công tác kiểm tra kiểm soát, xác định trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân có liên quan. - Về tài khoản sử dụng Toàn bộ nguyên vật liệu của công ty đều được hạch toán trên tài khoản 152. Công ty ít mở chi tiết từng loại nguyên vật liệu để dễ dàng cho việc theo dõi. - Về trình tự hạch toán Hàng tồn kho của công ty chưa được xác định theo nguyên tắc giá gốc. Công ty tính giá hàng tồn kho chỉ bao gồm giá mua mà không bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ. Các chi phí này công ty hạch toán trực tiếp vào tài khoản 642 và không phù hợp với chuẩn mực kế toán số 02 (hàng tồn kho). -Về hệ thống sổ kế toán Về cơ bản công ty đã áp dụng các biểu mẫu về sổ sách kế toán theo quyết định 15, nhưng bên cạnh đó công việc ghi chép sổ sách của kế toán vật tư chưa được hợp lý. - Về việc ứng dụng máy vi tính Hiện tại công ty chưa sử dụng phần mềm kế toán nào, mà mọi công việc từ ghi chép hạch toán hàng ngày, tính giá, lên sổ, lập các báo cáo đều do kế toán viên tự thực hiện trên Microsoft Excel. Chứng từ ghi sổ được dùng để nhập vào máy và sử lý dữ liệu đầu vào bằng cách sử dụng các công thức và hàm trong Excel. Để lên được các sổ cái và bảng cân đối số phát sinh, kế toán phải sử dụng rất nhiều lệnh trong Excel. Công tác kế toán máy thực hiện qua các lệnh Excel rất tốn thời gian. Trường hợp kế toán có sai sót trong sử dụng lệnh thì việc tìm kiếm ra sai sót là rất khó và mất nhiều thời gian. Công ty đã trang bị cho mỗi kế toán viên một máy vi tính và mỗi thủ kho một máy vi tính nhưng chưa nối mạng với nhau, làm cho việc cập nhật thông tin giữa thủ kho và kế toán còn bị gián đoạn. Nếu khi kế toán muốn kiểm tra đối chiếu số liệu với thủ kho hoặc cần thông tin thì phải gọi điện cho thủ kho mang các chứng từ lên mà không trực tiếp kiểm tra được 3 .Sự cần thiết và yêu cầu hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu 3.1 Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu Trong cơ chế quản lý kinh tế hiện nay, mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp là hướng tới tối đa lợi nhuận, ngày càng nâng cao lợi ích xã hội. Để đạt được những mục tiêu này đòi hỏi các doanh nghiệp phải sử dụng đồng bộ nhiều biện pháp tổ chức kỹ thuật, quản lý. Song một trong những biện pháp cơ bản được doanh nghiệp quan tâm đó là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm. Trải qua nhiều khó khăn và thử thách nhưng công ty vẫn đứng vững trên thị trường vốn khắc nghiệt của nước ta, phát triển hoà nhập với nền kinh tế thị trường và hội nhập kinh tế quốc tế. Một nguyên tắc làm việc mà công ty không ngừng quán triệt đó là “Tiết kiệm, hiệu quả”, luôn luôn cố gắng tìm mọi biện pháp để tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm để tăng cường sức tiêu thụ trên thị trường. Để làm được điều đó công tác kế toán kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng phải không ngừng được hoàn thiện, vững chắc. Vì đặc điểm của công ty là sản xuất mặt hàng phục vụ cho các công trình các dự án nên sự đòi hỏi về chất lượng là rất khắt khe. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố thiết yếu trong quá trình sản xuất. Giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Việc đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất có ý nghĩa quan trọng trong việc duy trì thường xuyên liên tục, góp phần tăng tốc độ luân chuyển vốn. Quản lý tốt nguyên vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. 3.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu phải dựa trên những nguyên tắc sau: - Phải tuân thủ chế độ tài chính kế toán hiện hành, các văn bản pháp luật của Nhà nước có liên quan đồng thời hướng tới hòa nhập với các thông lệ chung và chuẩn mực kế toán quốc tế. - Phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh riêng của công ty. Việc vận dụng sáng tạo chế độ kế toán tài chính vào công tác hạch toán nguyên vật liệu sẽ nâng cao hiệu quả của công tác kế toán đồng thời không trái quy định chung. - Việc hoàn thiện công tác kế toán phải được đặt ra trong mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra và lợi ích đạt được vì mục đích của hoàn thiện là nâng cao hiệu quả của công tác kế toán nguyên vật liệu góp phần vào công tác hạch toán chung của doanh nghiệp được thuận lợi. - Việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu phải hướng tới làm tốt hơn vai trò cung cấp thông tin của kế toán cho công tác quản trị trong nội bộ doanh nghiệp cũng như cho các nhà quản lý tài chính, những người quan tâm cũng được biết về tình hình tài chính của công ty. 3.3 ý nghĩa của việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu Đối với các doanh nghiệp sản xuất việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Nó có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác kế toán tại công ty. Trên cơ sở khắc phục những hạn chế về hạch toán kế toán nguyên vật liệu công việc của kế toán được giảm bớt đáng kể, các nghiệp vụ kinh tế bất thường xảy ra luôn được ghi nhận một cách đầy đủ, kịp thời đúng với chuẩn mực kế toán, khối lượng nhập xuất nguyên vật liệu liên tục và thường xuyên được theo dõi và phản ánh một cách chi tiết phục vụ tốt cho đối chiếu, kiểm tra cung cấp thông tin cần thiết cho kế toán giá thành, kế toán xác định kết quả kinh doanh. Kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp nguyên vật liệu được thực hiện tốt góp phần làm tăng hiệu quả làm việc của các phần hành kế toán. Bên cạnh đó việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu không những có tác động đến công tác quản lý nguyên vật liệu mà còn tác động trực tiếp đến công tác quản lý tại công ty. Nguyên vật liệu được kiểm soát, quản lý chặt chẽ trên cả 2 mặt giá trị và số lượng theo từng khâu và từng bộ phận. Từ đó các nhà quản lý có thể đưa ra các chiến lược trong ngắn hạn và dài hạn II MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN THUỶ LỢI Qua quá trình thực tập ở Cơ khí - Điện thủy lợi trên cơ sở đã được học ở trường kết hợp với thực tế công tác kế toán về nhập – xuất vật liệu ở công ty.Em mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhắm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty. 1 .Về công tác nghi chép ban đầu Hiện nay Công ty đang sử dụng hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ nhưng đến cuối tháng kế toán mới lập chứng từ ghi sổ và nhập các chứng từ ghi sổ vào máy nên toàn bộ công việc bị dồn vào cuối tháng. Tuy nhiên, tồn tại này là do đặc điểm sản xuất của Công ty chi phối. Theo em, để hạn chế tồn tại này, Công ty nên trang bị máy vi tính cho nhân viên kế toán tại xí nghiệp. Việc trang bị này là có tính khả thi vì hầu hết các nhân viên kế toán của Công ty đều đã biết sử dụng máy vi tính. Mặt khác, xu hướng trong những năm tới của Công ty là sẽ để các xí nghiệp thực hiện hạch toán độc lập và chỉ trích nộp lợi nhuận về Công ty theo một tỷ lệ nhất định. Hơn thế nữa, công việc kế toán được thực hiện trên hệ thống máy vi tính ở các xí nghiệp có nối mạng với máy chủ sẽ cho phép bộ phận kế toán tại phòng kế toán thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo Công ty một cách nhanh chóng giúp lãnh đạo ra các quyết định kinh tế kịp thời. 2 .Về hệ thống tài khoản sử dụng Để đảm bảo thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý nguyên vật liệu chính xác kế toán phải mở thêm chi tiết tài khoản 152, ví dụ như sau: - 1521: Nguyên vật liệu chính gồm các loại tôn, thép - 1522: Nguyên vật liệu phụ gồm các loại sơn chống gỉ,… - 1523: Nhiên liệu gồm các loại: xăng, dầu, đất đèn,… 3 .Về trình tự hạch toán - Về sổ danh điểm NVL Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ NVL, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của NVL, doanh nghiệp cần tiếp tục chi tiết và hình thành “sổ danh điểm vật liệu” cần thống nhất tên gọi, kí mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm NVL Biểu số 27: Sổ danh điểm vật liệu Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất NVL Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm NVL - Về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: - Việc kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ làm cho bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp phản ánh được chính xác hơn giá trị thực của tài sản mà doanh nghiệp hiện có. Đối với phương diện tài chính thì lập dự phòng sẽ làm giảm lợi nhuận của báo cáo nhưng ngược lại nó lại tạo ra nguồn tài chính để bù đắp các khoản thiệt hại có thể xảy ra. - Việc dự phòng được thực hiện ở thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm, sau khi đã tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu. Để lập dự phòng thì nguyện vật liệu phải có điều kiện sau: nguyên vật liệu là những vật tư tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính, giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá trị gốc và được ghi nhận vào giá hàng bán trong kỳ vào cuối kỳ kế toán năm khi lập báo cáo tài chính. - Để hạch toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho ta sử dụng tài khoản 1593 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. - Phương pháp hạch toán: + Cuối kỳ kế toán năm, khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đầu tiên ghi” Nợ TK 632 Có TK 1593 + Cuối kỳ kế toán năm tiếp theo: * Nếu kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn khoản lập dự phòng đã lập năm trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn phải ghi: Nợ TK 632 Có TK 159 (HTK) * Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay nhỏ hơn khoản lập dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn ghi: Nợ TK 159 (HTK) Có TK 632 4 .Về hệ thống sổ công ty sử dụng Hiện nay, ở Công ty không lập bảng phân bổ vật tư mà chỉ sử dụng bảng kê tổng hợp vật tư xuất dùng có mẫu sổ gần phù hợp với bảng phân bổ vật tư, tuy nhiên, nội dung bảng kê thì chỉ phản ánh được quá trình tập hợp chi phí chứ nó không phản ánh được quá trình phân bổ chi phí cho từng công trình. Để giúp kế toán thuận lợi trong quá trình tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, Công ty nên lập bảng phân bổ vật tư theo mẫu sau: Biểu số 28: Đơn vị:……………… BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU – CÔNG CỤ DỤNG CỤ Tháng 12 năm 2007 STT Ghi Có các TK Đối tượng sử dụng TK 152 TK 153 1. TK 621 2.543.690.000 - Công trình H-Linh 315.487.535 - Công trình Ba Hạ 82.756.564 -Công trình ĐAKAROSA 188.217.620 …………………. ………… 2. TK 627 8.188.500 10.540.000 3. TK 642 1.250.000 Cộng 2.553.128.500 10.540.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập bảng Kế toán trưởng (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) Số liệu để phản ánh vào bảng phân bổ vật tư được tổng hợp từ các chứng từ xuất kho vật liệu và các bảng kê chi tiết vật tư xuất dùng. Sau đó, số liệu ở bảng phân bổ vật tư được dùng làm căn cứ ghi sổ chi tiết TK 621 cho từng đơn đặt hàng, vào bảng kê nhập - xuất - tồn, lập chứng từ ghi sổ KẾT LUẬN Công ty Cơ khí - Điện thủy lợi là một công ty chuyên thiết kế, chế tạo, lắp đặt và sửa chữa cơ khí thủy công trong các công trình thủy lợi và thủy điện, cho nên vật liệu được sử dụng với khối lượng và chủng loại khá lớn. Cùng với sự cố gắng của các phòng ban trong công ty, công ty đã luôn đảm bảo được sản xuất liên tục, từng bước đưa sản phẩm của mình chiếm lĩnh trên thị trường. Đặc biệt là tổ chức công tác kế toán, với khâu kế toán vật liệu đã không ngừng hoàn thiện mình, đáp ứng yêu cầu quản lý vật tư làm cho dòng vật tư được luân chuyển liên tục, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi khiếm khuyết nhất định. Trong chuyên đề em có trình bày một số vấn đề liên quan đến việc hoàn thiện sổ sách và trình tự hạch toán NVL và đưa ra một số ý kiến đề xuất để công ty tham khảo, em hy vọng rằng những ý kiến trên sẽ được Công ty nghiên cứu áp dụng góp phần hoàn thiện hơn kế toán nghuyên vật liệu tại Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ Lợi. Trong quá trình em thực tập tại công ty Cơ khí - Điện thủy lợi vì điều kiện thời gian nghiên cứu và sự hiểu biết còn hạn chế nên trong bản chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của công ty và các thầy cô giáo để chuyên đề này được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của ban lãnh đạo và phòng kế toán công ty Cơ khí - Điện Thuỷ Lợi đã nhiệt tình chỉ bảo giúp đỡ em trong thời gian thực tập. Em xin chân thành cảm ơn PGS.TS. Nguyễn Năng Phúc đã hướng dẫn em trong suốt quá trình thực tập. . NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ ĐIỆN THUỶ LỢI I .ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG. trong kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cơ khí - Điện Thuỷ Lợi - Về hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty Cơ khí - Điện Thuỷ Lợi Công ty mới