HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ II THÁI NGUYÊN 3.1. Nhận xét chung về công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Xây dựng số II Thái Nguyên. Trải qua những năm chuyển đổi mô hinh quản lý từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty Cổ phần, công ty Cổ phần Xây dựng số II Thái Nguyên đã trở thanh doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, bắt kịp với nhịp độ phát triển chung của đất nước. Có được điều kiện đó là do công ty đã nhanh chóng nắm bắt được tình hình để sắp sếp lại bộ máy quả lý gọn nhẹ, lựa chon đội ngũ cán bộ có tinh thần trách nhiệm, trình độ nghiệp vụ vững vàng, phù hợp với yêu cầu của cơ chế mới. Sự thành công này của công ty có một phần là do đóng góp của các cán bộ kế toán đã cung cấp những thông tin cần thiết, chính xác giúp cho lãnh đạo công ty đề ra các quyết định đúng đắn, lựa chọn phương án kinh doanh tốt nhất, đem lại những lợi ích thiết thực cho Công ty. Hiện nay nền kinh tế thị trường ngày một mở rộng và cạnh tranh lẫn nhau công ty đã luôn nhanh chóng kịp thời nắm bắt sự thay đổi trên thị trường để tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty nói chung và công tác nguyên vật liệu nọi riêng có những thay đổi hợp lý, phù hợp với môi trường cạnh tranh. Cùng với sự phát triển của Công ty, bộ máy kế toán cũng không ngừng được kiện toàn và tổ chức lại hợp lý, tính chuyên hoá trong công việc cao. Hơn nữa, Công ty luôn chú trọng bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ kế toán nhằm nắm bắt những thông tin mới trong nước và các thông lệ kế toán quốc tế. 3.1.1. Ưu điểm Kế toán vật liệu lập tương đối đầy đủ các loại sổ sách kế toán để phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ nhập, xuất kho vật liệu. Nhìn chung công tác kế toán vật liệu được tiến hành phù hợp với điều kiện cụ thể của Công ty, đảm bảo tuân theo chế độ kế toán hiện hành, đồng thời đáp ứng được yêu cầu quản lý, tạo điều kiện để quản lý chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, tính toán phân bổ chính xác giá trị vật liệu dùng cho từng đối tượng sử dụng, cung cấp số liệu cho công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành kịp thời Hình thức ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chứng từ phù hợp với đặc điểm hoạt động của Công ty, tạo điều kiện cho việc luân chuyển một cách đầy đủ hợp lý. Công ty đã cập nhật đầy đủ những thay đổi mới trong chế độ kế toán để áp dụng đó là : các chứng từ công ty đang thực hiện theo QĐ số 48-TC/QĐ/CĐKT ngày 14/9/2006 đối với doanh nghiẹp vừa và nhỏ có vốn dưới 10 tỷ đồng. 3.1.2. Nhược điểm Bên cạnh những mặt đă đạt được công tác kế toán nguyên vật liệu vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định cần được cải tiến và hoàn thiện hơn để phù hợp với yêu cầu quản lý ngày càng cao.Việc ghi chép,theo dõi nguyên vật liệu nói chung còn năng nề về kế toán thủ công ( ghi chép, phản ánh bằng tay), việc ghi chép kiểm tra và đối chiếu thường diễn ra vao cuối tháng nên công việc dồn vào một thời diểm. Do đó khó tránh khỏi những sai sót. Công ty vẫn chưa tận dụng được tối đa nguồn nguyên vật liệu, nguồn nhân lực tại nơi thi công các công trình để giảm bớt được chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Từ khâu thu mua đến quản lý nguyên vật liệu chưa được công ty quản lý một cách chặt chẽ,dẫn đến làm giảm chất lượng nguyên vật liệu và một số trường hợp còn thiếu hụt nguyên vật liệu ngoài định mức. 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phầnXây dựng số II Thái Nguyên. Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng số II Thái Nguyên nhìn chung đã có nhiều cố gắng trong công tác hạch toán kế toán và đã đạt được những thành tựu đáng kể góp phần đưa công ty lên một vị trí vững chắc trên thị trường. Tuy nhiên, trong nền kinh tế thị trường, cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế, của quan hệ sản xuất, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng phải từng bước hoàn thiện hơn nữa. Có như vậy mới có thể phát huy một cách tốt nhất hiệu quả của công tác kế toán, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của quản trị doanh nghiệp trong công tác quản lý. Xuất phát từ thực trạng công tác kế toán vật liệu, với mục đích hoàn thiện hơn nữa, đảm bảo tuân thủ hệ thống kế toán doanh nghiệp hiện hành và phù hợp với đặc thù và yêu cầu quản lý tại Công ty Cổ phần Xây dựng số II Thái Nguyên. Qua thời gian thực tập và đi sâu nghiên cứu phần hành kế toán này tại công ty, em xin đưa ra một số kiến nghị sau: 3.2.1 Phân loại nguyên vật liệu và xây dựng sổ danh điểm nguyên vật liệu: Trong công tác xây dựng cơ bản, số lượng, chủng loại nguyên vật liệu rất lớn. Do vậy, cần thiết phải có quy định số hiệu cho từng thứ nguyên vật liệu mà mở sổ danh điểm nguyên vật liệu, đặc biệt trong điều kiên sử dụng tin học trong công tác kế toán. Khi sử dụng ký hiệu để thay thế cho tên gọi, nhãn hiệu, quy cách nguyên vật liệu thì trước hết Công ty nên phân loại nguyên vật liệu dựa vào tác dụng, tính năng tương đồng thành từng loại chính. Sau đó, chi tiết từng loại thành nhóm, mỗi nhóm gồm nhiều thứ. Mỗi loại, mỗi nhóm, mỗi thứ nguyên vật liệu được quy định một mã riêng, sắp xếp theo một trật tự thuận tiện cho việc tìm kiếm thông tin về một loại nguyên vật liệu nào đó. Hơn nữa, Công ty cần tạo lập một mã nguyên vật liệu thống nhất giữa các bộ phận, phòng ban liên quan đảm bảo tính khoa học, hợp lý. Toàn bộ nguyên vật liệu của công ty hiện nay có thể được phân thành 5 loại: + Nguyên vật liệu chính: Là toàn bộ những nguyên vật liệu chính, chủ yếu tham gia cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. Trong nguyên vật liệu chính bao gồm tất cả các nhóm nguyên vật liệu mà Công ty đã phân loại như hiện nay. Cụ thể: - Nhóm xi măng - Nhóm thép + Nguyên vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất như: Đinh, dây thép buộc, cót + Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình thi công công trình có tác dụng tạo ra năng lượng phục vụ sản xuất. + Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, phương tiện vận tải: thanh mài mòn, tấm mài mòn + Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại nguyên vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp: công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt các công trình xây dựng cơ bản. Cùng với việc phân loại nguyên vật liệu như trên TK 152- nguyên vật liệu được tổ chức thành các tài khoản cấp hai như sau: TK 1521- Nguyên liệu, vật liệu chính TK 1522- Nguyên liệu, vật liệu phụ TK 1523- Nhiên liệu TK 1524- Phụ tùng thay thế TK 1525- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản Trong từng loại nguyên vật liệu lại gồm các nhóm nguyên vật liệu. Do vậy, tài khoản cấp 2 có thể chi tiết theo tài khoản cấp 3. Ví dụ: TK 15211- Xi măng TK 15212- Thép Và để hệ thống danh điểm được áp dụng rộng rãi trong toàn công ty, tạo tiền đề cho việc nhận biết, nắm bắt được một cách nhanh nhất các loại, nhóm, thứ vật liệu để công ty có những giải pháp nhất định. Việc áp dụng rông rãi hệ thống danh điểm có tác dụng to lớn trong điều kiện hiện đại hoá trong công tác quản lý vật liệu. Ta có thể lập sổ danh điểm vật liệu như sau: Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách ĐVT Đơn giá (đồng) Ghi chú Loại vật liệu Số danh điểm 152.1 Nguyên vật liệu chính 01 Xi măng PCB 30 Tấn 01.01 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 01.02 Xi măng Cao Ngạn Tấn 01.03 Xi măng Búp Sơn Tấn 02 Thép xây dựng 02.01 Thép phi 6mm Kg 02.02 Thép phi 8mm Kg …. 152.2 Nguyên vật liệu phụ 01 01 … 152.3 Nhiên liệu 01 02 … 152.4 Phụ tùng 01 02 …….… ………………… ………. …………. ……… Nhập số liệu theo mã số của từng loại vật liệu vào máy tính. Máy tính tính ra số cần thu muaSố lượng vật liệu cần thu mua = Số cần xuất dùng trong tháng- Số tồn kho đầu tháng Theo chứng từ nhập, xuất được lập, định mức tiêu hao vật liệu, kế hoạch thi công để tính ra số còn phải thu mua, phải xuất cho các phân xưởng, số xuất theo định mức cho các đội tại các thời điểm trong tháng, và có thể sử dụng để đối chiếu kiểm tra với các số liệu tổng hợp tại kho, phòng kế toán. Phòng kế hoạch Phòng kế toánCung cấp số liệu về vật liệu tồn kho theo từng loại với mã số kèm theo trong báo cáo tháng.Phòng kỹ thuậtCung cấp số liệu tính toán về khối lượng của từng loại vật liêu cần phải đáp ứng cho thi công trong tháng. . Sau đây em xin trình bày ý kiến của mình trên cơ sở các quá trình của công tác quản lý vật liệu tại Công ty. Ngay từ khi tính toán các định mức chi phí cho từng loại vật liệu và lập kế hoạch thi công trong tháng, phòng kỹ thuật thực hiện việc áp dụng hệ thống danh điểm để ký hiệu cho từng loại vật liệu. Trên cơ sở từng loại vật liệu với các mã số kèm theo mà phòng kỹ thuật chuyển sang, với số vật liệu tồn kho cuối tháng được kế toán cung cấp thì phòng kế hoạch với điều kiện được áp dụng máy vi tính sẽ dễ dàng tính toán và lập kế hoạch thu mua cho từng tháng. Trong điều kiện sử dụng sổ danh điểm, kế toán không cần phải nhập dữ liệu chi tiết theo tên gọi của từng loại vật liệu ( công việc này chiếm khá nhiều thời gian ) mà chỉ cần nhập mã số của từng loại vật liệu cùng với các chỉ tiêu liên quan (số tồn kho, giá trị vật liệu tồn kho, số cần phải cung cấp theo kế hoạch, . Thông tin sẽ được lưu chuyển theo sơ đồ sau: Việc áp dụng mã số rộng rãi, thống nhất trong toàn công ty theo sơ đồ trên, kế toán sẽ dễ dàng thực hiện việc kiểm tra đối chiếu các sốliệu liên quan với nhau, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu định mức chi phí, định mức sản xuất của từng loại một cách chặt chẽ nhất. Trên cơ sở áp dụng rộng rãi hệ thống danh điểm, tính chặt chẽ, hiệu quả của công tác quản lý cũng được nâng cao lên 3.2.2. Lập ban kiểm nghiệm vật tư và sử dụng “biên bản kiểm nghiệm vật tư”. Vật tư mua về trước khi nhập kho cần phải được kiểm nhận để xác định số lượng, chất lượng và quy cách thực tế của vật liệu. Do đó công ty cần phải lập một ban kiểm nghiệm vật tư bao gồm những người chịu trách nhiệm về vật tư của công ty, trong đó người chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Cơ sở để kiểm nhận là hoá đơn của người cung cấp. Trường hợp chưa có hoá đơn phải căn cứ vào hợp đồng mua bán để kiểm nhận, tuy nhiên theo thực tế của công ty hiện nay là hầu hết tất cả các trường hợp vật tư mua về đều có hoá đơn của bên bán do vậy chỉ cần căn cứ vào hoá đơn đó để kiểm nhận, như thế sẽ thuận tiện hơn. Trong quá trình kiểm nhận vật tư nhập kho, nếu phát hiện thừa, thiếu hoặc sai quy cách, phẩm chất đã ghi trong hợp đồng thì phải lập biên bản, xác định rõ nguyên nhân để tiện cho việc xử lý về sau. Còn nếu vật tư mua về dù số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất như trong hoá đơn của bên bán đã ghi thì ban kiểm nghiệm cũng phải lập biên bản để xác nhận. Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0095065 ngày 30/08/2006. Mua thép cuộn fi6+fi8 và thép cán của Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Tân Quan và thực tế kiểm nghiệm vật tư nhập kho, ban kiểm nghiệm vật tư có thể lập biên bản kiểm nghiệm như sau: BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Căn cứ hoá đơn GTGT số 0095065 ngày 30/08/ 2006 của Công ty Cổ phần Xây dựng và thương mại Tân Quan Ban kiểm nghiệm chúng tôi gồm: 1. Đại diện vật tư: 2. Đại diện tài vụ: 3. Đại diện kho : Đã kiểm nghiệm số vật tư dưới đây do ông Phan Đức Khoa trực tiếp nhận về, kết quả kiểm nghiệm như sau: S TT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách Số lượng sai quy cách 1 Thép cuộn Fi6+Fi8 Toàn diện Kg 40 40 0 2 Thép cán Toàn diện Kg 130 130 0 Kết luận của ban kiểm nghiệm: Vật liệu mà Ông Khoa nhận về đúng với số lượng, phẩm chất, quy cách ghi trên hoá đơn GTGT số 0095065 ngày 30/ 08/ 2006 của Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Tân Quan. Đại diện vật tư Đại diện tài vụ Đại diện kho (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) 3.2.3. Xây dựng hệ thống kho Do nguyên vật liệu là một khoản chi chủ yếu trong giá thành công trình, vì vậy vấn đề sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu cần phải hết sức chú ý. TK 1388,411 TK 331 TK 152 TK 1381 TK111, 1388, 334 Giá trị nguyên vật liệu thực nhập Thiếu hụt đã xác định được nguyên nhân, tuỳ trường hợp mà xử lý Thiếu hụt chưa xác định được nguyên nhânKhi có quyết định xử lý, tuỳ trường hợp mà kế toán ghi Hiện nay ở Công ty hệ thống kho tàng chưa đạt yêu cầu, điều đó có thể lý giải được là do diện tích của công ty khá nhỏ nhưng với sự phát triển ngày một nhanh và lớn mạnh của công ty thì việc mở rộng quy mô là điều tất yếu. Vậy, trong thời gian tới công ty nên đầu tư cải tạo, xây dựng mới thêm hệ thống kho để công tác quản lý vật liệu được tốt hơn. Đặc biệt, ngay tại công trình đang thi công cũng phải mở rộng hệ thống kho tàng để tránh tình trạng khó kiểm soát, nguyên vật liệu hư hỏng, hao hụt, mất mát . Xây dựng kho với định mức dự trữ tối thiểu vừa đủ để tránh không gây nên tình trạng gián đoạn thi công và định mức dự trữ tối đa cũng vừa đủ tránh dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn. Hơn nữa, Công ty cần tổ chức sắp xếp lại kho tàng theo những đặc điểm tính chất hoá học của từng loại vật liệu sao cho hợp lý nhất. 3.2.4. Lập biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho cuối tháng Do hệ thống kho tàng ở công ty chưa tốt, có những nguyên vật liệu phải để cả ngoài sân nên việc hao hụt nguyên vật liệu và giảm chất lượng là điều dễ hiểu. Vì vậy để phục vụ cho viện quản lý và bảo quản nguyên vật liệu một cách tốt hơn, công ty nên lập biên bản kiểm kê vật tư hàng tháng để xác định khối lượng, chất lượng vật tư làm căn cứ xác định trách nhiệm trong công tác bảo quản, xử lý vật tư thừa thiếu và để kế toán vật tư hạch toán phần thiếu hụt này. 3.2.5. Hạch toán phần nguyên vật liệu hao hụt và kém phẩm chất Công ty chưa kiểm soát chặt chẽ khâu mua vật tư về, trong quá trình thu mua và nhập kho vẫn còn xảy ra trường hợp thiếu hụt vật liệu ngoài định mức cho phép, những khoản thiếu hụt này được hạch toán vào chi phí mua theo số tiền của số hàng đủ theo hợp đồng. Vì thế, để hạn chế các khoản tiêu hao giảm bớt chi phí bất hợp lý thì cần thiết phải hạch toán hợp lý số nguyên vật liệu thiếu hụt trong quá trình nhập kho. Trường hợp như vậy có thể hạch toán như sau: [...]... đến công tác quản lý nguyên vật liệu Hạch toán vật liệu là công cụ đắc lực giúp lãnh đạo công ty nắm bắt tình hình và chỉ đạo sản xuất Hạch toán nguyên vật liệu có phản ánh chính xác đầy đủ, kịp thời thu mua sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu thì lãnh đạo Công ty mới đưa ra các quyết định đúng đắn Do đó công tác kế toán nói chung, công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng phải không ngừng được hoàn thiện. .. tiện cho công tác kế toán tại các đơn vị Công ty nên áp dụng phần mềm kế toán Fast 2005 vào sử dụng để việc cập nhật các chứng từ, sổ sách được thuận lợi cho công tác kiểm tra theo tiến độ từng nhân viên kế toán, làm cho công việc của các nhân viên trở nên nhanh gọn và hiệu quả hơn KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập nghiên cứu đề tài tại công ty, ta có thể khẳng định rằng kế toán nguyên vật liệu có vai... 3.2.6 Ứng dụng phần mềm kế toán Fast 2005 vào công tác kế toán nguyên vật liệu Hiện nay trước nhu cầu thông tin ngày càng cao, ở nước ta đang diễn ra quá trình tin học hoá trên nhiều lĩnh vực của nền kinh tế quốc dân Việc áp dụng máy vi tính vào công tác xây dựng hệ thống chương trình kế toán đã trở nên phổ biến, các phần mềm kế toán ngày càng nhiều Hiện nay, phần mềm kế toán Fast 2005 là phần mềm mới... Thông qua công tác kế toán nguyên vật liệu, giúp cho các đơn vị sản xuất, kinh doanh bảo quản và sử dụng vật liệu một các hợp lý và phù hợp, đồng thời góp phần nâng cao việc sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu, điều chỉnh hợp lý chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận cho Công ty Qua nghiên cứu kết hợp giữa lý thuyết và thực tế, em đã nhận thấy công tác hạch toán nguyên vật liệu có...Trường hợp vật liệu mua về nhập vào kho nhưng bị phẩm chất kém so với chất lượng vật liệu ghi trên hợp đồng ,kế toán vẫn hạch toán theo giá trị của vật liệu đủ tiêu chuẩn là chưa đúng, vật liệu kếm phẩm chất dẫn đến công trình thi công có chất lượng giảm sút nhưng giá thành lại không giảm làm cho uy tín của công ty giảm sút Vì vậy, cần xác định chính xác số vật liệu kém phẩm chất và yêu... hoàn thiện Trước khi kết thúc đề tài, một lần nữa em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành nhất tới thầy giáo hướng dẫn Thạc sĩ Trương Anh Dũng, các thầy các cô giáo trong khoa cùng các bác, các cô, các chú anh chị tại phòng kế toán, kế toán các đội sản xuất, lãnh đạo Công ty Cổ phần Xây dựng số II Thái Nguyên đã giúp đỡ em hoàn thành tốt đề tài này Em xin chân thành cảm ơn Thái Nguyên ngày 18 tháng 4... người bán phải giảm giá để kế toán của công ty hạch toán phần giảm ấy và theo đó giá thành công trình sẽ giảm tương ứng Đối với vật liệu kém phẩm chất, kế toán tiến hành hạch toán như sau: TK111,112,331 TK152 Giá mua chưa có thuế GTGT TK133 (1) Thuế GTGT đầu vào (2) Ghi chú: (1): Là giá trị của số hàng kém phẩm chất được người bán chấp nhận giảm giá (2): Số thuế GTGT đầu vào của số hàng kém phẩm chất được . HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ II THÁI NGUYÊN 3.1. Nhận xét chung về công tác kế toán tại Công ty Cổ phần. nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phầnXây dựng số II Thái Nguyên. Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng số II Thái Nguyên nhìn chung đã