TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KIM TÍN 1.1 Đặc điểm bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần Kim Tín có ảnh hưởng đến kế toán tiêu thụ và kết quả kinh doanh 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty Cổ phần Kim Tín, tiền thân là Công ty TNHH Thương mại Linh Anh, Công ty TNHH Thương mại Linh Anh ra đời xuất phát từ chính nhu cầu đòi hỏi của thị trường và của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cũng như các cửa hàng chuyên dụng về thiết bị, vật liệu ngành hàn, vật liệu kim khí là phải đảm bảo về chất lượng thiết bị hàn cũng như mẫu mã phải đa dạng phong phú; Bước đầu quy mô hoạt động của Công ty còn nhỏ, số lượng lao động chỉ có hơn mười người. Sau những năm đầu xây dựng và trưởng thành với phương châm yếu tố con người được coi trọng, Công ty đã thu hút được nguồn nhân lực từ nhiều nơi với đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độ cao. Cùng với đó, Công ty ra đời trong giai đoạn Đất nước đang bước vào thời kỳ đổi mới, định hướng XHCN ngày càng phát triển và mở rộng theo theo xu hướng hội nhập kinh tế khu vực và Quốc tế. Đặc biệt việc trở thành thành viên của tổ chức Thương mại thế giới WTO là mốc quan trọng cho sự nghiệp đổi mới nền kinh tế nước ta. Việc gia nhập WTO và với cơ chế hiện nay các thành phần kinh tế tự do được Nhà nước ưu tiên khuyến khích tư nhân hóa; cổ phần hóa; đây vừa là cơ hội vừa là thách thức lớn đối với các doanh nghiệp trong nước. Nắm bắt được xu thế đó, Công ty TNHH Thương mại Linh Anh đã có một bước chuyển đổi lớn, đã quyết định chuyển đổi Công ty TNHH Thương mại Linh Anh thành Công ty Cổ phần Kim Tín. Năm 2006, căn cứ theo quyết định số 046/2006/QĐ-LIAN của chủ tịch hội đồng thành viên Công ty TNHH Thương mại Linh Anh đã quyết định chuyển công ty TNHH Thương mại Linh Anh thành Công ty Cổ phần Kim Tín. Công ty Cổ phần Kim Tín là một trong chín công ty thuộc tập đoàn Kim Tín với thương hiệu “Que hàn Kim Tín”. Công ty có quy mô hoạt động kinh doanh ngày càng lớn mạnh, đã và đang tạo được chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Hiện nay Công ty đã có hơn một trăm nhân viên với trình độ đại học, cao đẳng có kinh nghiệm cao trong các lĩnh vực kinh doanh của Công ty. Công ty có tên giao dịch là : Công ty Cổ phần Kim Tín; trụ sở : Số 3, A11, khu Đầm Trấu, phường Bạch Đằng, Hai Bà Trưng, Hà Nội; vốn điều lệ là 3 tỷ VNĐ. Là một tập đoàn doanh nghiệp giàu truyền thống, tập đoàn Kim Tín cũng như Công ty Cổ phần Kim Tín đã tạo được cho riêng mình uy tín mà không phải doanh nghiệp nào cũng đạt được. Trang thiết bị cơ giới đa dạng và hiện đại cùng đội ngũ cán bộ chuyên nghiệp, nhiều kinh nghiệm, những hàng hóa của Công ty ngày càng chiếm được lòng tin của người tiêu dùng, có mặt hầu hết trên tất cả các tỉnh thành trên cả nước. Từ năm 2006 đến nay tại các hội chợ triển lãm quốc tế Việt build, Kim Tín đã đạt được Cúp vàng thương hiệu Việt ngành xây dựng Việt Nam; đạt giải thưởng sao vàng Đất Việt. Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Công ty là : buôn bán tư liệu sản xuất. chủ yếu là vật tư, nguyên vật liệu để phục vụ cho ngành chế tạo thiết bị điện và cơ khí; dịch vụ môi giới và xúc tiến thương mại; kinh doanh hàng kim khí điện máy, công nghệ thực phẩm; sản xuất và mua bán nguyên vật liệu, dụng cụ, thiết bị trong ngành hàn, nối. Trong đó hoạt động sản xuất và mua bán vật liệu, dụng cụ, thiết bị trong ngành hàn nối chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty. Dưới đây là một số chỉ tiêu tài chính của Công ty trong hai năm qua: Bảng 1.1. Bảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế chủ yếu tại Công ty Cổ phần Kim Tín qua các năm như sau: ( Trích báo cáo tài chính các năm) Đơn vị tính: VNĐ TT CHỈ TIÊU Năm 2006 Năm 2007 Chênh lệch CN/ĐN Số tiền Tỷ lệ % 1 Doanh thu thuần 7.409.819.850 10.627.956.433 3.218.137.580 43,4 2 Giá vốn hàng bán 7.006.664.366 9.992.937.163 2.986.272.827 42,6 3 Chi phí quản lý 323.532.323 547.872.964 224.640.641 69,5 4 Chi phí tài chính 21.976.000 25.564.000 3.688.000 16,8 5 LN thuần từ HĐKD 58.056.151 61.583.296 3.536.145 6,1 6 Tổng LN trước thuế 68.144.751 61.583.296 3.438.545 5,9 7 Thuế TNDN 16.280.532 17.243.325 962.793 5,9 8 LN sau thuế 41.864.221 44.339.973 2.475.752 5,9 9 Thu nhập bình quân 1.631.000 1.900.000 269.000 17,5 Qua bảng trên ta thấy sự kinh doanh có hiệu quả của Công ty trong những năm gần đây. Tuy năm 2007 Công ty đạt được tổng lợi nhuận trước thuế và lợi nhuận sau thuế cao hơn năm 2006 nhưng với tỷ lệ 5,9 % là chưa cao. Sở dĩ như thế là vì doanh thu thuần tăng rất cao (43,4 %) nhưng giá vốn hàng bán cũng tăng cao không kém. Mặt khác Công ty có chi phi quản lý và chi phí tài chính tăng cao so vơi năm 2006 dẫn đến tình trạng doanh thu thuần tăng cao nhưng chưa thật sự đạt được hiệu quả tốt nhất. Công ty cần xem xét để cắt giảm, tiết kiệm những chi phí không cần thiết để tăng cao lợi nhuận trước thuế hơn nữa. 1.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh Để quản lý tốt hoạt động kinh doanh bộ máy Công ty được tổ chức theo các bộ phận chuyên môn hóa cụ thể theo chức năng và nhiệm vụ rõ ràng giữa các phòng ban. Công ty thực hiện chế độ lãnh đạo một thủ trưởng với sự tư vấn của các bộ phận chức năng. Ban giám đốc gồm có Giám đốc và Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị Công ty là cơ quan cao nhất của Công ty; Hội đồng quản trị quyết định phương hướng sản xuất, phương hướng tổ chức và cơ chế quản lý của Công ty. Giám đốc điều hành chịu trách nhiệm trước Nhà nước. Trước HĐQT về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; Giám đốc có trách nhiệm điều hành chung hoạt động mua bán hàng hóa, hoạt động xuất nhập khẩu và các hoạt động kinh doanh của Công ty dưới sự trợ giúp của Phó giám đốc và các phòng ban. Phó giám đốc kinh doanh giúp Giám đốc phụ trách các công việc cụ thể về kinh doanh, tiêu thụ hàng hóa, quản lý tình hình kinh doanh ở các chi nhánh, là cố vấn trực tiếp cho Giám đốc về phương án kinh doanh. Phó giám đốc kỹ thuật giúp Giám đốc phụ trách về công tác kỹ thuật, về hành chính nhân sự. Bộ máy của công ty được chia thành các phòng ban: phòng kinh doanh; phòng kế toán; phòng xuất nhập khẩu; phòng kho vận và phòng hành chính nhân sự. Phòng Kinh doanh: Có chức năng xây dựng chiến lược kinh doanh và kế hoạch kinh doanh ngắn hạn của Công ty; Liên hệ trực tiếp, mật thiết với khách hàng. Hiện nay, Công ty có ba phòng kinh doanh, mỗi phòng có trách nhiệm tìm kiếm khách hàng; giới thiệu và bán sản phẩm, chăm sóc khách hàng theo khu vực mà mình phụ trách. Phòng Kế toán: Có chức năng hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chính xác; đầy đủ kịp thời và đảm bảo tính hợp pháp hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng quy định hiện hành. Xác định chi phí kết quả hoạt động kinh doanh; lập các báo cáo tài chính theo quy định của Công ty và pháp luật. Kiểm soát tình hình công nợ khách hàng, giá bán sản phẩm theo bảng giá quy định của Công ty; Theo dõi việc thực hiện trả nợ, lãi vay theo các điều khoản trong hợp đồng tín dụng với các tổ chức tín dụng. Xây dựng và thực hiện các chiến lược vay và sử dụng vốn nhằm sử dụng một cách hiệu quả các nguồn vốn mà công ty có thể sử dụng. Lập kế hoạch tài chính và kiểm soát theo từng giai đoạn thực hiện của kế hoạch. Phòng Xuất Nhập khẩu: Có chức năng tìm kiếm đối tác theo đúng quy trình Xuất nhập khẩu; đảm bảo chỉ tiêu số lượng hàng nhập khẩu và phù hợp với nhu cầu kinh doanh; kiểm tra quá trình nhận hàng tại cảng của nhân viên giao nhận; kịp thời xử lý các phát sinh về chứng từ tại Cảng và các khiếu nại về sự cố hàng hóa đúng nơi; đúng hạn định. Phải đảm bảo là dư nợ L/C không vượt quá mức quy định cho phép và không quá 50 ngày trước ngày hàng về. Phòng Hành chính Nhân sự: chức năng điều chỉnh cơ cấu tổ chức và xây dựng nguồn nhân lực nhằm thực hiện chiến lược lâu dài của Công ty. Xây dựng hệ thống các chính sách, các quy định; thủ tục và quy trình quản lý các công việc liên quan đến hành chính nhân sự trong Công ty theo luật pháp Việt Nam đã quy định. Phòng Kho vận: Quản lý việc sắp xếp kho bãi hàng hóa và đội xe tải của Công ty. Sắp xếp hàng hóa, phương tiện vận tải theo lệnh giao hàng một cách chính xác, đúng hạn tiết kiệm và hiệu quả. Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần Kim Tín tuy đơn giản nhưng rất chặt chẽ. Tuy mỗi phòng ban có chức năng và nhiệm vụ khác nhau nhưng có cùng mục đích hoạt động, để đưa ra kế hoạch tối ưu nhất giúp cho Giám đốc điều hành bộ máy Công ty tốt nhất. Là doanh nghiệp thương mại nên phòng kinh doanh của Công ty với đội ngũ nhân viên nhiều nhất để phân bổ theo từng khu vực quản lý kinh doanh và theo ngành hàng phụ trách như: Khu vực Hà Nội, khu vực Nam Sông Hồng, Tây Bắc, Đông Bắc, phụ trách ngành hàng Dự Án, ngành hàng Nhập khẩu nhằm nắm giữ và khai thác thị trường phía Bắc để hàng hóa của Công ty tới trực tiếp với người sử dụng. Mỗi vùng kinh doanh phòng kế toán có các kế toán chuyên quản và kế toán kho ở mỗi vùng, kiểm soát và hỗ trợ với phòng kho vận để chuyển hàng tới khách hàng một cách nhanh nhất. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH Sơ đồ 1.1 Bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty 1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán 1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán, toàn bộ công tác thu thập chứng từ, hóa đơn, tiến hành ghi sổ và xử lý đều được thực hiện tại phòng kế toán, Các chi nhánh tại các tỉnh thành trong cả nước đều có kế toán hạch toán báo sổ vừa làm công tác kế toán. vừa làm công tác thống kê. thực hiện chi thu và thanh toán tại đơn vị mình trong phạm vi định mức cho phép, Phòng kế toán có nhiệm vụ thực hiện thống kê kế toán tài chính theo chế độ và chuẩn mực hiện hành, theo hướng dẫn của Bộ tài chính, kiểm tra và phân tích các kế hoạch thu chi tài chính, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại vật tư tài sản cung cấp kịp thời số liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh. lập báo cáo kế toán thống kê, báo cáo quyết toán quý, năm và các báo cáo đột xuất, Công ty có 15 kế toán trong đó có 9 kế toán kho tại 9 tỉnh thành và 6 kế toán tại phòng tài chính Công ty. PGĐ KỸ THUẬTPGĐ KINH DOANH PHÒNG KHO VẬN PHÒNG HCSN PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KINH DOANH PHÒNG XNK Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng Tài chính kế toán: Chỉ đạo công tác tài chính kế toán. Nhận sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc công ty, tham mưu cho Giám Đốc trong mọi công việc có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh; ký các chứng từ thu, chi, HĐBH, các hóa đơn khuyến mãi và các báo cáo tài chính. Tổ chức hạch toán kinh tế về HĐSXKD của toàn công ty, lập đúng hạn các báo cáo kế toán và quyết toán của Công ty theo quy định của chế độ hiện hành. Xác định và phản ánh chính xác; kịp thời. theo đúng chế độ kết quả kiểm kê tài sản mỗi kỳ và đề xuất các biện pháp xử lý khi có các trường hợp thất thoát xẩy ra; Kế toán trưởng phải thường xuyên kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành chế độ bảo vệ tài sản, tiền vốn của Công ty, chế độ quản lý LĐ, quản lý tiền lương tiền thưởng các khoản phụ cấp và các chính sách, chế độ đối với người lao động. phải thường xuyên tổng hợp, phân tích đánh giá tính đúng đắn của kết quả. tính hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty, giúp Giám Đốc phát hiện sự lãng phí, những thiệt hại đã xảy ra, những việc làm không có hiệu quả, trì trệ trong SXKD để tìm cách khắc phục, đồng thời nghiên cứu cải tiến tổ chức kinh doanh, tiết kiệm và nâng cao hiệu quả đồng vốn. Tổ chức lưu trữ, bảo quản giữ gìn các tài liệu, số liệu kế toán bí mật của Công ty, thường xuyên bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên phòng kế toán Công ty. Phân công và chỉ đạo trực tiếp các kế toán viên của Công ty. có quyền yêu cầu tất cả các bộ phận trong Công ty chuyển đầy đủ kịp thời những tài liệu cần thiết cho công việc kế toán và kiểm tra của kế toán trưởng. Dưới Kế toán trưởng là Kế toán tổng hợp : người tập hợp số liệu từ các kế toán chuyên quản báo cáo lên và vào sổ sách. Theo dõi giám sát, hạch toán doanh thu. kết chuyển giá vốn hàng bán và xác định kết quả kinh doanh. Số liệu kế toán tổng hợp có được lấy từ các Kế toán chuyên quản. Công việc của các kế toán chuyên quản là tiếp nhận các đơn hàng từ Thư ký kinh doanh và kế toán kho ở các tỉnh, rồi tiến hành đối chiếu và kiểm tra công nợ, lập phiếu xuất kho, sau đó trình lên thủ trưởng hoặc kế toán trưởng ký duyệt, sau đó chuyển xuống phòng kho vận để xuất hàng và giao hàng kịp thời cho khách. Hàng tuần hoặc hàng tháng phải tiến hành đối chiếu công nợ với thư ký kinh doanh và khách hàng, rồi báo cáo lên cho Kế toán tổng hợp và NVKD số nợ còn lại của khách hàng để NVKH đi thu nợ. Riêng kế toán phụ trách Khu vực Hà Nội còn có nhiệm vụ cập nhật phiếu thu, phiếu chi hàng ngày và kiểm soát lượng tiền vào ra tồn quỹ để báo cáo với Kế toán trưởng kiểm soát vòng quay vốn và sử dụng vốn một cách hiệu quả nhất. Kế toán kho C4 (là kho tổng của Công ty): khi nhận PXK từ kế toán bán hàng. kiểm tra thẻ kho và hàng thực tế trong kho có đủ theo chủng loại không, địa chỉ giao hàng đã rõ ràng chưa sau đó báo cho thủ kho xuất hàng; Hàng ngày kế toán kho phải tiến hành vào thẻ kho rồi kiểm tra đối chiếu thẻ kho với thực tế để biết được chính xác lượng nhập và xuất trong ngày. Đồng thời lập báo cáo kho và lập biên bản; tiền thu được từ nhân viên giao nhận hàng ngày chuyển lên cho kế toán chuyên quản, thư ký kinh doanh để cung cấp hàng kịp thời và tốt nhất cho khách; Mỗi kho hàng thực thuộc công ty tại các tỉnh đều có 1 kế toán theo dõi tình hình nhập xuất hàng, công nợ, chính sách chiết khấu đối với khách hàng. Các kho hàng này hạch toán phụ thuộc thông qua TK phải thu phải trả nội bộ; Phòng kế toán ở các kho hàng trực thuộc thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở các kho hàng đó, định kỳ gửi các báo cáo về cho kế toán và Thư ký kinh doanh có liên quan của Công ty. Đồng thời chuyển tiền mặt nếu có về tài khoản của Công ty để số dư trong quỹ tại các chi nhánh không được quá mười triệu đồng tại mỗi chi nhánh; Thủ quỹ có trách nhiệm giữ quỹ tiền mặt của Công ty; nắm được lượng tiền ra vào hàng ngày và cuối tháng phải đối chiếu để kiểm kê quỹ cùng với kế toán phụ trách kiểm soát quỹ. 1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Sổ kế toán là thành phần cần thiết để người làm kế toán ghi chép và phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo đối tượng cũng như theo thời gian; tùy theo quy mô hoạt động, đặc điểm kinh doanh của mỗi Công ty để mở các sổ kế toán thích hợp nhưng phải tuân theo chế độ quy định của nhà nước. Công ty Cổ phần Kim Tín áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật ký, trọng tâm là sổ Nhật ký chung, có thể mở các sổ Nhật ký chi tiết như Nhật ký thu tiền, chi tiền; theo thứ tự thời gian phát sinh và định khoản nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để chuyển ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Từ các chứng từ gốc : Phiếu nhập kho; phiếu xuất kho; phiếu thu; hóa đơn giá trị gia tăng…kế toán phản ánh vào sổ Nhật ký chung, đồng thời lập các sổ chi tiết các tài khoản 156, tài khoản 632, tài khoản 511 và các tài khoản có liên quan khác. Sau đó chuyển ghi vào các sổ Cái có liên quan. Cuối tháng kế toán lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng mặt hàng tiêu thụ, từng khách hàng và khu vực kinh doanh. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung được khái quát như sau: Chứng từ : Hóa đơn mua hàng, đơn hàng, phiếu thu, … Nhật ký chung Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Sổ chi tiết các tài khoản: 632, 511, 131, 156,… Bảng tổng hợp số liệu chi tiết các tài khoản : 632, 511, 131, 156,… Sổ cái tài khoản: 156, 511, 632, 131,111… Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Sơ đồ 1.2 : Trình tự ghi sổ kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Kim Tín . TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KIM TÍN 1.1 Đặc điểm bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần Kim Tín có ảnh hưởng đến. viên Công ty TNHH Thương mại Linh Anh đã quyết định chuyển công ty TNHH Thương mại Linh Anh thành Công ty Cổ phần Kim Tín. Công ty Cổ phần Kim Tín là một