1 Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM. 3.1 Đánh giá về công tác kế toán vốn bằng tiền tại Tổng công ty Thép Việt Nam. 3.1.1 Về tổ chức bộ máy kế toán Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào, muốn hoạt động kế toán được trôi chảy và mang lại hiệu quả cao trong công việc đều phải biết tổ chức sắp xếp bộ máy kế toán một cách khoa học và hợp lý. Điều này sẽ giúp cho công tác kế toán các phần hành được nhịp nhàng, tránh sự chồng chéo hoặc thiếu sót khi phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Sự phối hợp nhịp nhàng này giữa các phần hành kế toán một mặt giúp cho công tác kế toán phản ánh được nhanh chóng, chính xác giúp cho ban quản trị có cơ sở kịp thời, chắc chắn để ra các quyết định quản trị phù hợp, mặt khác còn tạo tâm lý thoải mái cho các kế toán viên khi thực hiện nhiệm vụ của mình, giúp nâng cao hiệu quả công việc, đặc biệt là với những doanh nghiệp có quy mô hoạt động lớn, khối lượng công tác kế toán nhiều như ở Tổng công ty Thép Việt Nam. Ưu điểm: Tại Tổng công ty, việc phân công tổ chức công tác kế toán khá hoàn chỉnh, luôn không ngừng bố trí, phân công nhân viên kế toán hiệu quả, đảm bảo công tác kế toán thuận lợi và hoàn thành tốt nhiệm vụ kế toán. Việc phân công các phần hành kế toán cho mỗi chuyên viên kế toán đảm bảo các nguyên tắc trong quản lý là nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm, thể hiện ở kế toán tiền mặt và thủ quỹ là do 2 người đảm nhiệm; Kế toán trưởng hoặc Phó trưởng phòng kế toán tài chính (có một số nghiệp vụ trong giới hạn quyền hạn) là người phê duyệt nghiệp vụ thu, chi không đồng thời là kế toán tiền mặt, kế toán ngân hàng hay thủ quỹ; kế toán tiền mặt đồng thời là kế toán các nghiệp vụ tạm ứng là hợp lý vì các nghiệp vụ tạm ứng thường sử dụng phần lớn là tiền mặt . Mặt khác, mối quan hệ giữa các phần hành kế toán theo dạng trực tuyến và có sự đối chiếu ngang giữa các phần hành nên làm tăng sự chính xác và minh bạch trong các thông tin kế toán của Tổng công ty. Do Tổng công ty hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con, lại là một Tổng công ty nhà nước có sử dụng ngân sách nhà nước vì các mục tiêu kinh tế 2 vĩ mô nên hoạt động đầu tư khá lớn, việc tách kế toán hoạt động đầu tư ra khỏi kế toán các hoạt động thường xuyên để tạo thành 2 mảng chính là hợp lý. Nhược điểm: Tuy nhiên, sự phân công các phần hành cụ thể cho mỗi chuyên viên kế toán có một số điểm chưa hợp lý. Thứ nhất, chuyên viên kế toán tổng hợp văn phòng trụ sở chính có trách nhiệm tổng hợp báo cáo quyết toán Trụ sở chính công ty mẹ, trong khi kế toán tổng hợp định kỳ (quý, năm) cũng phải lập báo cáo tài chính công ty mẹ. Như vậy, điều này đã tạo nên sự phân công làm hai bước để lập báo cáo tài chính công ty mẹ cho 2 chuyên viên kế toán khác nhau, thể hiện sự chưa hợp lý trong việc sử dụng nguồn lực. Thứ hai, kế toán tiền mặt và kế toán ngân hàng được theo dõi ở hai chuyên viên kế toán khác nhau, trong khi đó, cả kế toán tiền mặt và kế toán ngân hàng đều phải theo dõi về mặt vật chất của tiền là như nhau (tiền VNĐ, tiền có gốc ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý). Bởi vậy, khi muốn theo dõi chi tiết một loại tiền nào đó, cần phải có sự tổng hợp của cả hai chuyên viên kế toán. Điều này là không cần thiết và gây ra sự cắt đoạn trong quản lý vốn. 3.1.2 Về tổ chức kế toán vốn bằng tiền 3.1.2.1 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ Nhìn chung, hệ thống chứng từ tại Tổng công ty Thép Việt Nam hiện nay đã được xây dựng một cách có hệ thống và khoa học, đảm bảo đầy đủ các chứng từ theo quy định của Bộ tài chính (tuân theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006). Các biểu mẫu chứng từ cũng được quy chuẩn theo các quy định do Bộ tài chính ban hành cũng như theo các văn bản pháp luật khác. Đối với các nghiệp vụ liên quan đến vốn bằng tiền, hệ thống chứng từ mà Tổng công ty đang sử dụng có thể đảm bảo phản ánh và minh chứng được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như nghiệp vụ thu, chi, tạm ứng, kiểm kê quỹ… Ngoài ra, Tổng công ty còn thiết kế những quy tắc và cách thức lưu chuyển chứng từ hợp lý, khoa học và tiết kiệm được nguồn lực (thời gian, con người), góp phần xử lý nhanh các thông tin tài chính kế toán, từ đó thông tin kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trạng thái và sự biến động của vốn bằng tiền tại Tổng công ty. Điều này đặc biệt quan trọng trong công tác quản lý và hoạch định các chiến lược 3 kinh doanh, bởi nếu việc luân chuyển chứng từ gặp trục trặc, các thông tin tài chính kế toán không thể được phản ánh và thông báo kịp thời cho Ban giám đốc thì không đảm bảo các quyết định được chính xác, nhất là khi vốn bằng tiền là loại tài sản liên quan đến khả năng thanh toán, chi trả các khoản vốn vay của Tổng công ty. 3.1.2.2 Về hệ thống tài khoản kế toán Để hạch toán chi tiết và tổng hợp các nghiệp vụ liên quan đến vốn bằng tiền, Tổng công ty đã tự thiết kế cho mình một hệ thống tài khoản kế toán đầy đủ, chi tiết, đảm bảo thể hiện được nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Với hệ thống tài khoản được thiết kế một cách chi tiết: theo loại tiền (tiền Việt Nam Đồng, tiền ngoại tệ), theo nơi cất trữ tiền (tại quỹ hay chi tiết các ngân hàng mà Tổng công ty mở tài khoản tiền gửi), theo trạng thái vật chất biểu hiện của tiền (tiền mặt, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý)…, Tổng công ty có thể theo dõi, quản lý và lập kế hoạch sử dụng vốn bằng tiền một cách dễ dàng và khoa học theo từng loại tiền riêng biệt. Qua đó, các chỉ tiêu vốn bằng tiền sẽ được ghi chép, phản ánh đầy đủ, đúng đắn theo từng nguồn hình thành và phát sinh. Hiện nay Tổng công ty đang ngày càng mở rộng thị trường không chỉ là thị trường nội địa mà ra cả thị trường quốc tế, cũng như tìm kiếm các đối tác kinh doanh nước ngoài nhằm tận dụng các công nghệ tiên tiến trên thế giới nên các giao dịch có sử dụng đến đồng ngoại tệ trở nên thường xuyên hơn. Các ngoại tệ được sử dụng chủ yếu là USD, EURO, đồng Yên Nhật và đồng Nhân dân tệ. Với việc sử dụng nhiều loại ngoại tệ như vậy nên Tổng công ty sử dụng tài khoản 007 – Ngoại tệ các loại, chi tiết loại ngoại tệ nhằm theo dõi và quản lý hiệu quả tình hình sử dụng ngoại tệ tại Tổng công ty. Mặt khác,do tỷ giá ngoại tệ luôn biến động liên tục nên để phản ánh chính xác giá trị tài sản hiện có Tổng công ty sử dụng tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái để đánh giá lại tài sản có gốc ngoại tệ vào cuối năm tài chính hay trong giai đoạn đầu tư xây dựng cơ bản. Điều này là hợp lý và phù hợp với các chuẩn mực kế toán ban hành. 3.1.2.3 Về hệ thống sổ kế toán 4 Ưu điểm: Để theo dõi, quản lý và tổng hợp các thông tin kế toán tài chính có liên quan đến vốn bằng tiền, Tổng công ty đã xây dựng cho mình một hệ thống sổ sách kế toán tương đối đầy đủ, từ các sổ chi tiết đến tổng hợp, đáp ứng được thông tin nhanh chóng, kịp thời để Ban quản trị Tổng công ty nắm bắt và ra các quyết định sản xuất kinh doanh phù hợp. Với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán FAST, khối lượng công tác kế toán đã giảm đi đáng kể (do tất cả các dữ liệu đều được máy tính tự động cập nhật và xử lý), giảm bớt gánh nặng công việc cho các kế toán viên, đồng thời lên sổ và lập các báo cáo tài chính trong kỳ được chính xác và kịp thời theo nhu cầu quản lý của Tổng công ty. Nhược điểm: Hiện tại Tổng công ty đang áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký Chứng từ. Tuy nhiên, cũng nhận ra rằng việc áp dụng hình thức ghi sổ này là chưa phù hợp. Mặc dù tại Tổng công ty khối lượng công tác kế toán nhiều, đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ tay nghề cao nhưng hình thức này phù hợp hơn với những doanh nghiệp chủ yếu kế toán bằng lao động thủ công. Hình thức ghi sổ này sẽ khó vận dụng máy tính vào hạch toán, gây khó khăn trong công tác kiểm tra và quản lý số liệu kế toán. Trong khi đó, hiện nay Tổng công ty đã áp dụng phần mềm kế toán máy trong công tác kế toán để xử lý thông tin nhanh và chính xác hơn, do đó hình thức ghi sổ này tỏ ra không còn phù hợp. 3.1.2.4 Báo cáo kế toán tổng hợp Các báo cáo kế toán tổng hợp được chuyên viên kế toán tổng hợp lập theo định kỳ (quý, 6 tháng, năm) đầy đủ theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính gồm Bảng cân đối kế toán (Mẫu số 01-DN), Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02-DN), Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số 03-DN) và Bản thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số 09-DN). Ngoài ra theo quy định, vào cuối năm tài chính, Tổng công ty còn phải lập các báo cáo tài chính hợp nhất, đó là Bảng cân đối kế toán (Mẫu số 01-DN/HN), Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu số 02-DN/HN), Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số 03-DN/HN), Bản thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số 09-DN/HN) hợp nhất các khoản mục trên 5 các báo cáo tài chính của toàn hệ thống công ty mẹ, công ty con trình Thủ tướng Chính phủ. Riêng báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Tổng công ty lập theo phương pháp gián tiếp. Điều này là phù hợp với thực tiễn quản lý và công tác lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số 03-DN/HN) cuối kỳ, do báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số 03- DN/HN) theo quy định phải được lập theo phương pháp gián tiếp. 3.1.2.5 Kế toán ngoại tệ Cùng với sự phát triển và lớn mạnh của Tổng công ty, sự hợp tác và mở rộng quan hệ kinh tế ra nước ngoài, các khoản ngoại tệ cũng được sử dụng nhiều hơn để phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Vì vậy, vấn đề quản lý và sử dụng ngoại tệ cũng phải được quan tâm hơn để phản ánh đúng thực tế vốn bằng tiền của Tổng công ty, tạo điều kiện cho việc hoạch định các kế hoạch sử dụng vốn hiệu quả. Ưu điểm: Tại Tổng công ty, Kế toán hạch toán ngoại tệ chính xác và đúng chế độ về các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái được xác định vào cuối kỳ. Lãi về chênh lệch tỷ giá hối đoái đươc hạch toán vào tài khoản 515 – Doanh thu hoạt động tài chính; còn các khoản lỗ từ chênh lệch tỷ giá hối đoái được hạch toán vào tài khoản 635 – Chi phí tài chính. Bên cạnh đó, để phục vụ cho công tác quản lý hiệu quả, kế toán theo dõi theo từng loại ngoại tệ mà Tổng công ty sử dụng thông qua các tài khoản như TK 007 – Ngoại tệ các loại, chi tiết theo từng loại gốc ngoại tệ để theo dõi tình hình biến động tăng giảm và còn lại của ngoại tệ theo nguyên tệ, TK 1122 – tiền gửi ngoại tệ, chi tiết theo gốc ngoại tệ và nơi ngoại tệ được gửi… Ngoài ra, để quản lý ngoại tệ, kế toán ngân hàng và kế toán tiền mặt cũng như thủ quỹ phải liên tục liên hệ với các ngân hàng hay kiểm kê, theo dõi số liệu trên sổ sách có trùng khớp với thực tế không. Nhược điểm: Hiện tại, Tổng công ty đang áp dụng tỷ giá hạch toán để hạch toán chi tiết tiền có gốc ngoại tệ. Việc sử dụng giá hạch toán có thể làm giảm khối lượng công tác kế toán nhưng lại làm cho việc tính giá ngoại tệ xuất ra không chính xác. Đối với việc sử dụng kế toán máy, việc tính giá xuất ngoại tệ không còn là công việc vất vả như khi làm kế toán thủ công dù cho 6 tần suất xuất ngoại tệ có lớn như thế nào đi chăng nữa. Bởi vậy, phưong pháp này sẽ làm cho các thông tin về tiền trở nên sai lệch, làm ảnh hưởng đến các quyết định về sản xuất kinh doanh của Ban quản trị. 3.2 Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán vồn bằng tiền tại Tổng công ty Thép Việt Nam. Mặc dù có thể nói hiện nay hệ thống kế toán tại Tổng công ty là khá hoàn chỉnh, đặc biệt là kế toán vốn bằng tiền, nhưng vẫn mắc phải một số hạn chế như trên đã phân tích. Bởi vậy, em mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hơn kế toán vốn bằng tiền tại Tổng công ty Thép Việt Nam. Về tổ chức bộ máy kế toán: Kế toán tổng hợp có trách nhiệm tổng hợp báo cáo quyết toán Trụ sở chính công ty mẹ đồng thời lập báo cáo tài chính định kỳ cho công ty mẹ và toàn hệ thống công ty mẹ, công ty con mà không tách biệt việc tổng hợp báo cáo quyết toán trụ sở chính công ty mẹ và lập báo cáo tài chính như hiện nay. Điều này sẽ tạo điều kiện cho kế toán tổng hợp chủ động trong việc tổng hợp số liệu để lập các báo cáo tài chính cho Tổng công ty cũng như có thể tận dụng được nguồn lực về con người trong phòng, đồng thời lại có thể phân định rõ trách nhiệm đối với mỗi nhân viên trong việc thực hiện công tác kế toán của mình. Bên cạnh đó, một hạn chế thứ hai đã phân tích ở trên đó là phải mất đến hai chuyên viên kế toán để theo dõi các khoản mục vốn bằng tiền (chuyên viên kế toán ngân hàng và chuyên viên kế toán tiền mặt). Đây là sự lãng phí trong quản lý nhân lực kế toán. Do đó, kế toán ngân hàng nên đảm nhận công việc của kế toán tiền mặt, bởi hiện nay, với việc sử dụng phần mềm kế toán máy, khối lượng công việc của các kế toán viên không còn quá lớn như khi làm kế toán thủ công như trước đây, mà số liệu trên các sổ sách báo cáo được 7 tạo ra vẫn đảm bảo độ chính xác cao theo các số liệu được nhập vào máy tính tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc kết hợp này còn giúp cho kế toán tiền mặt – tiền gửi ngân hàng có thể theo dõi chi tiết các khoản mục tiền theo dạng vật chất mà nó hiện hữu. Đồng thời theo dõi tổng hợp vốn bằng tiền, tình hình biến động tăng, giảm tiền của Tổng công ty, từ đó đưa ra được cái nhìn khái quát hơn trong công tác quản lý vốn bằng tiền – một loại tài sản cực kỳ quan trọng không chỉ đối với Tổng công ty Thép Việt Nam mà còn đối với bất cứ doanh nghiệp, tổ chức nào. Về hệ thống sổ kế toán: Do Tổng công ty đã áp dụng kế toán máy để phục vụ cho công tác hạch toán nên việc áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký – Chứng từ không còn cần thiết và phù hợp như trước đây, khi Tổng công ty còn sử dụng kế toán thủ công. Để thuận tiện và dễ dàng hơn trong công tác kế toán của các kế toán viên, Tổng công ty nên chuyển sang hình thức ghi sổ Nhật ký chung. Với hình thức ghi sổ này, kế toán có thể dễ dàng đối chiếu, kiểm tra chi tiết theo từng chứng từ gốc, qua đó có thể phát hiện sai sót nhanh chóng và kịp thời sửa chữa, tránh làm ảnh hưởng đến những thông tin tài chính cung cấp cho các đối tượng có liên quan. Về kế toán vốn bằng tiền có gốc ngoại tệ: Việc áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán đã trực tiếp làm giảm đi rất nhiều khối lượng công tác kế toán của mỗi kế toán viên nói chung và kế toán viên theo dõi vốn bằng tiền nói riêng, đặc biệt là trong việc tính giá xuất của ngoại tệ mà Tổng công ty đang nắm giữ. Mặt khác, yêu cầu về thông tin vốn bằng tiền ngày càng phải chính xác để có thể đưa ra các quyết định quản lý phù hợp. Vì vậy, để tăng độ chính xác trong việc xác định giá trị của các ngoại tệ, Tổng công ty nên áp dụng tỷ giá thực tế hiện hành để tính giá xuất cho các ngoại tệ nắm giữ. Với việc áp dụng phương pháp này, tại thời điểm 8 đầu ngày, khi chưa cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán sẽ thực hiện điều chỉnh tỷ giá ngày hôm đó theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố. Phát sinh chênh lệch đầu ngày được kế toán hạch toán vào tài khoản 515 hoặc tài khoản 635 tùy theo lãi về ngoại tệ hay lỗ về ngoại tệ. Trong ngày sẽ không phát sinh các chênh lệch ngoại tệ nữa. 9 KẾT LUẬN Trong cơ chế thị trường sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp diễn ra rất khốc liệt, doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải đảm bảo thu nhận được những thông tin tài chính kịp thời, chính xác. Kế toán có chức năng đảm bảo điều đó, đặc biệt là khoản mục vốn bằng tiền của doanh nghiệp. Bởi vốn bằng tiền không chỉ đảm bảo nhu cầu mua sắm, thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp mà nó còn thể hiện hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đó. Trong doanh nghiệp, vốn bằng tiền vừa là điều kiện, vừa là mục tiêu hoạt động kinh doanh. Vì vậy, kế toán vốn bằng tiền mang ý nghĩa vô cùng quan trọng. Thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh tại Tổng công ty Thép Việt Nam cho thấy vốn bằng tiền đóng vai trò quan trọng, đặc biệt là trong các mối quan hệ kinh tế với các đối tác kinh doanh, với Nhà nước, với các đơn vị thành viên và các thành phần kinh tế khác. Để đảm bảo chất lượng các thông tin đáp ứng được nhu cầu quản lý của ban quản trị cũng như các đối tượng quan tâm khác, kế toán vốn bằng tiền tại Tổng công ty cần phải hoàn thiện hơn nữa trong công tác tổ chức và hạch toán. Vì vậy, em đã lựa chọn chuyên đề tốt nghiệp này nhằm mục đích nâng cao chất lượng tổ chức và hạch toán kế toán tại Tổng công ty Thép Việt Nam. Với việc đi sâu nghiên cứu nhằm phân tích và đánh giá thực trạng kế toán vốn bằng tiền của Tổng công ty, qua đó đã rút ra được những ưu, nhược điểm trong công tác tổ chức cũng như hạch toán, em mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại Tổng công ty. Do thời gian nghiên cứu hạn chế và trình độ còn hạn hẹp nên báo cáo chuyên đề này không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em mong nhận được sự đóng góp của TS. Phạm Thị Thủy cũng như chú Kế toán trưởng và các anh chị công tác tại phòng Tài chính kế toán Tổng công ty Thép Việt Nam để bài báo cáo được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn. 10 . Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM. 3.1 Đánh giá về công tác kế toán vốn bằng tiền tại Tổng công ty Thép. số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán vồn bằng tiền tại Tổng công ty Thép Việt Nam. Mặc dù có thể nói hiện nay hệ thống kế toán tại Tổng công ty là