Hoàn thiện kế toán chi phí doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo 3.1. Đánh giá thực trạng về kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo. 3.1.1. Những ưu điểm Trong điều kiện nền kinh tế thị trường phát triển như hiện nay các công ty đều phải cạnh tranh với nhau để khẳng định được vị trí của mình. Đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ thông tin thì sự cạnh tranh càng gay gắt hơn. Tuy nhiên trong điều kiện kinh tế khó khăn ấy Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo vẫn đứng vững và ngày càng chứng tỏ được chiến lược phát triển đúng đắn của mình. Đạt được kết quả ấy có sự đóng góp không nhỏ của bộ phận kế toán trong công ty giúp công ty tồn tại và phát triển trong môi trường đầy cạnh tranh và biến động. Qua thời gian thực tập vừa qua tại Công ty em đã được tìm hiểu hệ thống kế toán của Công ty và làm quen với công việc kế toán. Em thấy tổ chức công tác kế toán ở Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo tương đối tốt, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. - Về tổ chức bộ máy kế toán: Phòng Kế toán gồm 6 người được phân công phụ trách các phần hành kế toán riêng đảm bảo sự chuyên môn hoá nhưng vẫn có sự phối hợp chặt chẽ. Thủ quỹ và kế toán tiền mặt được tách riêng do đó tách biệt được chức năng ghi sổ tiền mặt và chức năng bảo quản, lưu trữ tiền mặt. Các kế toán của công ty đều rất trẻ, nhiệt tình năng động, tốt nghiệp Cao đẳng và Đại học chuyên nghành kế toán do đó am hiểu chế độ kế toán và sử dụng thành thạo phần mềm kế toán nên thực hiện các nghiệp vụ kế toán nhanh chóng và chính xác. + Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING và phần mềm quản lý HBE nên công việc của kế toán thuận lợi và dễ dàng hơn đặc biệt là hệ thống báo cáo chính xác hơn và các thông tin, dữ liệu kế toán được lưu trữ trên phần mềm rất tiện lợi cho việc tra cứu số liệu và in các báo cáo. + Bộ máy kế toán được phân công công việc hợp lý rõ ràng phù hợp với chức năng của từng nhân viên kế toán. Giữa các nhân viên kế toán thường xuyên có sự kiểm tra đối chiếu số liệu đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán và phản ánh theo dõi kịp thời tình hình các hoạt động của Công ty. - Về hệ thống tài khoản: Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định số 48/2006-QĐ-BTC. Đây là hệ thống tài khoản giành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ nên rất phù hợp với quy mô và hoạt động kinh doanh của đơn vị. Mặt khác công ty còn chi tiết các tài khoản này thành các tiểu khoản phù hợp với yêu cầu quản lý riêng từng đối tượng như: tài sản cố định, hàng tồn kho, khách hàng, ngân hàng… - Về hệ thống chứng từ của công ty: Các chứng từ sử dụng phù hợp với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ. Mẫu chứng từ thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính. Các thông tin bắt buộc trên chứng từ đều được ghi chép đầy đủ, có đủ chữ ký và con dấu của những người liên quan. + Các chứng từ trong Công ty được luân chuyển theo trình tự nhất định đảm bảo việc luân chuyển chứng từ nhanh chóng, thuận tiện. Sau khi chứng từ đã được dùng để hạch toán thì đều được lưu trữ, bảo quản theo đúng quy định và được phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế và trình tự thời gian. Đồng thời các chứng từ đều được Scan hình ảnh và lưu trong phần mềm quản lý HBE do đó khi cần tra cứu thông tin về chứng từ kế toán chỉ cần tra cứu trên phần mềm nên rất dễ dàng, thuận tiện và tránh làm hỏng, mất mát chứng từ. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là kê khai thường xuyên giúp cho việc quản lý dễ dàng hơn và theo dõi được chính xác quá trình nhập xuất tồn của từng loại hàng hoá. - Về hệ thống sổ sách kế toán: + Sổ tổng hợp theo hình thức Nhật ký chung đây là 1 hình thức kế toán đơn giản, mẫu sổ dễ thiết kế và ghi chép. Đặc biệt Công ty thuộc loại doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng kế toán máy thì hình thức này rất phù hợp. + Ngoài các loại sổ tổng hợp theo hình thức Nhật ký chung kế toán còn phản ánh các nghiệp vụ vào các sổ, thẻ chi tiết, các bảng tổng hợp chi tiết giúp cho việc quản lý chi tiết các đối tượng. + Công ty sử dụng phần mềm kế toán nên trong kì các nghiệp vụ được hạch toán vào phần mềm và số liệu được tự động chuyển sang các sổ kế toán do đó đảm bảo sự chính xác của số liệu. Cuối năm tài chính Công ty in các sổ này đóng thành quyển và được lưu trữ bảo quản cẩn thận cùng với các chứng từ kế toán. - Về hệ thống báo cáo: + Báo cáo tài chính gồm: Cuối năm tài chính Công ty lập bộ báo cáo tài chính gồm: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh các quý và cả năm, Bảng cân đối kế toán, Bảng cân đối số phát sinh, Thuyết minh báo cáo tài chính, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Tờ khai quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp và các biểu mẫu, phụ lục kèm theo. Hàng tháng Công ty lập Báo cáo VAT tháng nộp cho cơ quan thuế. Các báo cáo này đều được lập theo đúng mẫu và chế độ kế toán giành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. + Báo cáo quản trị: Để phục vụ yêu cầu quản lý kế toán còn lập các báo cáo quản trị để giúp cho việc ra các quyết định như: Báo cáo tình hình sử dụng vốn, chi phí, báo cáo tình trạng TSCĐ và công cụ dụng cụ…Tuy nhiên các báo cáo quản trị chưa được lập thường xuyên và còn sơ sài về nội dung. Việc thực hiện các nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước của Công ty cũng rất tốt. Công ty luôn chấp hành các quy định của chế độ kế toán, luật thuế và Luật doanh nghiệp có liên quan, các khoản thuế của Công ty như thuế Thu nhập doanh nghiệp, thuế Giá trị gia tăng, thuế Môn bài… đều được thực hiện đầy đủ. 3.1.2. Những tồn tại, nguyên nhân Mặc dù bộ phận kế toán của Công ty luôn cố gắng trau dồi kiến thức và kinh nghiệm nghề nghiệp nhưng do đặc điểm công việc kế toán vốn phức tạp và luôn yêu cầu độ chính xác cao nên hệ thống kế toán của Công ty không tránh khỏi những hạn chế cần hoàn thiện để thực hiện tốt hơn nữa vai trò quan trọng của hệ thống kế toán trong công ty. - Về kế toán chi phí: Một số chi phí của Công ty hạch toán chưa đúng như chi phí của một số thiết bị tủ lạnh, điện thoại… không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng vẫn được hạch toán vào chi phí trong kì. Khoản phải trả cho người lao động: 1 số khoản thưởng phải trích từ quỹ khen thưởng của Công ty lại được tính vào chi phí, các khoản chi phí trả trước chưa được phân bổ đúng kì. Việc hạch toán chi phí như vậy làm tăng chi phí phát sinh trong kì và giảm lợi nhuận kế toán trước thuế. Nguyên nhân chủ yếu của việc hạch toán sai các khoản chi phí này là do kế toán viên còn chưa có kinh nghiệm và chưa tìm hiểu kĩ về các quy định hạch toán chi phí có liên quan. - Hệ thống sổ sách: Kế toán của công ty chủ yếu thực hiện trên máy tính và lưu trữ dữ liệu trên phần mềm kế toán nên có 1 số loại sổ chưa được in ra và đóng dấu giáp lai giữa các trang sổ như: Sổ chi phí trả trước, Sổ theo dõi công cụ dụng cụ, Sổ theo dõi TSCĐ. - Về các khoản dự phòng: Hiện nay Công ty chưa áp dụng phương pháp lập dự phòng đối với hàng tồn kho và khoản phải thu. + Các khoản phải thu: Số lượng khách hàng mua chịu của Công ty với số tiền lớn rất nhiều do đó rất có thể phát sinh các khoản phải thu khó đòi. Trong điều kiện kinh tế khủng hoảng như hiện nay thì các khách hàng của Công ty cũng chịu tác động không nhỏ, trong trường hợp các công ty này lâm vào tình trạng khó khăn và không trả được nợ thì đây sẽ là một tổn thất mà Công ty phải gánh chịu. Do đó lập dự phòng khoản phải thu chính là một biện pháp nhằm xác định trước các tổn thất có thể xảy ra trong tương lai và có được cái nhìn đúng đắn, chính xác hơn về tình hình tài chính. + Hàng tồn kho: Là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại nên hàng tồn kho là một trong những khoản mục quan trọng trong tổng tài sản. Đặc biệt hàng tồn kho của Công ty lại chủ yếu là hàng hoá trong lĩnh vực Công nghệ thông tin và thiết bị văn phòng các sản phẩm này rất dễ bị lỗi thời và giảm giá trị do sự phát triển ngày càng nhanh của lĩnh vực này. Tuy nhiên kế toán lại chưa trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho do đó chưa thể đánh giá được giá trị thực tế của hàng tồn kho. Theo em nguyên nhân của việc kế toán chưa lập các khoản dự phòng này là do chưa hiểu hết được ý nghĩa và tầm quan trọng của các khoản dự phòng. - Về hình thức bán hàng: Hiện nay hình thức bán hàng của Công ty còn chưa đa dạng chủ yếu là bán hàng qua điện thoại và bán hàng trực tiếp, do đó chưa thể tận dụng hết khả năng tiêu thụ các mặt hàng trên thị trường. Công ty cần đa dạng hơn nữa các hình thức bán hàng để mở rộng mạng lưới phân phối. 3.2. Hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo Trong thời gian qua được thực tập tại Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo em nhận thấy tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty tương đối khoa học về nhân sự kế toán và công tác hạch toán. Tuy nhiên trước yêu cầu đa dạng và phức tạp của thực tế và trên cơ sở những tồn tại trong hệ thống kế toán hiện tại của công ty thì hoàn thiện công tác kế toán là một tất yếu. Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty phải dựa trên cơ sở các chế độ, chuẩn mực kế toán, pháp luật Việt Nam đồng thời phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của Công ty. Mặc dù em chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế trong công việc kế toán nhưng từ những kiến thức đã học được và thực trạng kế toán tại Công ty em xin đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo. 3.2.1. Kiến nghị về các khoản dự phòng Lập dự phòng là một nguyên tắc thận trọng trong kế toán, dự phòng là việc trích trước một khoản chi phí để bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra trong tương lai. Việc lập dự phòng giúp cho các nhà quản lý có được sự nhìn nhận chính xác hơn về thực trạng tài chính của công ty và đưa ra các quyết định đúng đắn. - Dự phòng phải thu khó đòi: Trước hết Công ty cần phải kiểm tra lại các chứng từ của các khoản phải thu như: Hợp đồng mua bán, Biên bản thanh lý hợp đồng, Cam kết hay khế ước vay nợ, Hoá đơn tài chính…Các chứng từ này đảm bảo Công ty có đủ căn cứ pháp lý với các khoản nợ này và là cơ sở để trích lập dự phòng. Có nhiều căn cứ để xác định mức trích lập dự phòng nhưng thông thường Công ty có thể dựa vào tuổi nợ và tình trạng tài chính thực tế của khách hàng. Theo đó Công ty sẽ phân loại các khoản nợ quá hạn thành các nhóm như dưới 1 năm, từ 1-2 năm, từ 3 năm trở lên đồng thời Công ty xác định mức trích lập đối với từng nhóm nợ này. Thời gian nợ quá hạn càng dài thì tỉ lệ dự phòng càng cao. Đồng thời với việc phân loại nợ theo nhóm này thì Công ty còn căn cứ vào tình hình tài chính của khách hàng để điều chỉnh tỷ lệ trích lập. Chẳng hạn đối với các khách hàng mà tình hình tài chính khó khăn, có nguy cơ phá sản, giải thể thì Công ty phải tăng tỷ lệ trích lập nên cao hơn các khách hàng khác cùng nhóm tuổi nợ. Đối với các đối tác làm ăn lâu năm có uy tín, các khoản nợ quá hạn do yếu tố khách quan và khách hàng có yêu cầu gia hạn thanh toán thì Công ty có thể trích lập với tỷ lệ thấp hơn. Về trích lập dự phòng có 2 cách: - Lập dự phòng riêng cho từng khách hàng: Khi đó mức lập dự phòng cho 1 khách hàng được tính. Mức dự phòng cho khách hàng i = Khoản nợ của khách hàng i * Tỉ lệ nợ khó đòi của khách hàng i Cách lập này đảm bảo chính xác mức lập cho từng khách hàng nhưng lại rất phức tạp và khó thực hiện do số lượng khách hàng của Công ty tương đối nhiều. Công ty có thể lập dự phòng theo cách dựa và tổng doanh thu bán chịu và tỉ lệ nợ khó đòi chung cho toàn bộ khách hàng của doanh nghiệp. Theo cách này thì việc trích lập sẽ đơn giản hơn: Mức dự phòng phải thu khó đòi = Tổng doanh thu bán chịu * Tỉ lệ nợ khó đòi chung Công ty sử dụng tài khoản 1592 – Dự phòng phải thu khó đòi để hạch toán. Nếu Công ty lập dự phòng riêng cho từng khách hàng thì tài khoản này chi tiết theo từng khách hàng. Tài khoản này là tài khoản điều chỉnh của tài khoản 131 – Phải thu khách hàng do đó nó có kết cấu ngược với tài khoản 131. Chi phí dự phòng được hạch toán vào tài khoản 64226 – Chi phí dự phòng. Nếu có xảy ra tổn thất khoản phải thu thì Công ty sẽ lấy khoản dự phòng đã trích lập để bù đắp. Nếu khoản nợ đã được trích lập dự phòng mà lại thu hồi được nợ thì kế toán sẽ hoàn nhập khoản dự phòng này. • Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là dự phòng phần giá trị bị tổn thất do giảm giá hàng tồn kho có thể xảy ra. Đối tượng lập dự phòng là hàng tồn kho thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp mà giá trị thuần có thể thực hiện được < giá gốc trên sổ kế toán. Các hàng tồn kho này phải đảm bảo điều kiện là phải có hoá đơn, chứng từ hợp pháp hoặc bằng chứng khác chứng minh giá vốn hàng tồn kho. Mức trích lập dự phòng được xác định như sau: Mức lập dự phòng giảm = Số lượng hàng hoá bị giảm giá * ( Giá gốc đơn vị của HTK - Giá trị thuần có thể thực ) giá HTK tại thời điểm lập hiện Công ty sử dụng tài khoản 1593 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho để hạch toán. Tài khoản này là tài khoản điều chỉnh của Tài khoản 156 nên có kết cấu ngược với tài khoản 156. Cuối niên độ kế toán hoặc cuối quý kế toán xác định mức dự phòng cần lập về giảm giá hàng tồn kho ghi: Nợ Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán Có Tài khoản 1593: Mức dự phòng cần lập Trong niên độ kế toán nếu xảy ra giảm giá hàng tồn kho thì kế toán lấy số dự phòng đã lập để bù đắp, nếu hàng tồn kho không bị giảm giá thì kế toán sẽ hoàn nhập số dự phòng đã lập. Cuối năm sau khi xác định mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Công ty dựa vào số dự phòng còn lại chưa sử dụng hết để trích lập như sau: - Nếu số dự phòng kỳ này > mức dự phòng kỳ trước còn lại chưa sử dụng thì Công ty trích lập bổ sung số còn thiếu. - Nếu số dự phòng kỳ này < mức dự phòng kỳ trước còn lại chưa sử dụng thì Công ty hoàn nhập dự phòng. 3.2.2. Kiến nghị về sổ kế toán Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting nên mọi số liệu đều được lưu trữ trên phần mềm do đó rất thuận lợi cho kế toán trong việc tra cứu số liệu kế toán. Tuy nhiên hiện nay theo quy định thì mặc dù các số liệu kế toán được lưu trữ trên máy tính và phần mềm kế toán nhưng công ty phải in các sổ kế toán ra giấy, đóng sổ, đóng dấu giáp lai và có đủ chữ kí theo quy định. Tại Công ty kế toán đã thực hiện việc in sổ ra giấy nhưng các sổ còn chưa đủ, cụ thể Công ty chưa in ra các sổ: Sổ chi phí trả trước, Sổ theo dõi TSCĐ, Sổ theo dõi công cụ dụng cụ. Công ty cần phải in đầy đủ các sổ này để thuận tiện cho việc lưu trữ tài liệu và thực hiện đúng quy định kế toán. 3.2.3. Kiến nghị về báo cáo kế toán - Về các báo cáo kế toán: hiện nay định kỳ phòng kế toán của Công ty đã lập các Báo cáo tài chính theo quy định nhưng việc lập các Báo cáo quản trị trong Công ty vẫn còn thực hiện chưa tốt. Theo em bộ phận kế toán của Công ty cần lập các Báo cáo quản trị thường xuyên và các báo cáo này phải có được sự phân tích sâu sắc hơn về tình hình tài chính để thực hiện tốt chức năng tham mưu, hỗ trợ Ban giám đốc ra các quyết định chính xác và kịp thời. Chẳng hạn bộ phận kế toán có thể lập báo cáo quản trị phân tích doanh thu, chi phí và kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng để thấy được lợi nhuận mà Công ty thu được trong kì kinh doanh là do các mặt hàng nào, các mặt hàng nào kinh doanh bị lỗ và không hiệu quả…Từ báo cáo này Công ty đưa ra định hướng trong thời gian tới về số lượng, giá bán các mặt hàng để đạt được hiệu quả hoạt động cao nhất. 3.2.4. Các kiến nghị khác - Về kế toán chi phí công ty cần phân loại và quản lý đúng các tài sản và việc sử dụng các tài sản này. Nếu các thiết bị không dùng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh thì không được tính vào chi phí trong kì. Công cụ dụng cụ cần phải được phân bổ chi phí theo đúng số năm sử dụng hữu ích của nó tránh việc phân bổ chi phí sai làm sai kết quả lợi nhuận trong kì. - Về hình thức bán hàng: để mở rộng hơn nữa mạng lưới phân phối của Công ty thì Công ty phải thực hiện đa dạng các hình thức bán hàng. Ngoài hình thức bán hàng trực tiếp và bán hàng qua điện thoại như hiện nay thì Công ty có thể bán hàng qua đại lý, cửa hàng đại diện, bán hàng qua các Website như vậy qua nhiều kênh phân phối Công ty sẽ tiếp cận với khách hàng dễ dàng hơn. Cùng với các biện pháp đa dạng hình thức bán hàng thì Công ty cần phải thực hiện nhiều chính sách khuyến mại, quảng cáo hấp dẫn giành cho khách hàng. Công ty có thể thực hiện: chiết khấu bán hàng, giảm giá trong những ngày kỷ niệm đặc biệt như lễ, Tết, ngày thành lập Công ty…tặng kèm các linh kiện nhỏ: USB, Mouse . khi mua một bộ sản phẩm. Các hình thức khuyến mại này sẽ làm tăng tính hấp dẫn của sản phẩm và từ đó thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm của Công ty. [...]... biệt Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại do đó hoạt động bán hàng là một hoạt động quan trọng Do đó hoàn thiện kế toán chi phí doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty là một tất yếu và là một phần quan trọng trong việc hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nói chung của Công ty Bản thân em được thực tập tại Công ty TNHH Tư vấn công nghệ. .. công nghệ và Thương mại Hà Bảo đã giúp em được vận dụng các kiến thức kế toán của mình vào thực tế và tiếp thu được nhiều kinh nghiệm thực tiễn Chuyên đề này của em nhằm đưa ra cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh của Công ty và thực trạng công tác kế toán của công ty Qua chuyên đề của mình em cũng mạnh dạn đưa ra một số ý kiến với mong muốn tổ chức kế toán tại công ty hoàn thiện và hiệu quả hơn...KẾT LUẬN Ngày nay vai trò của công tác kế toán trong doanh nghiệp ngày càng được khẳng định Kế toán không chỉ là bộ phận ghi chép và xử lý các số liệu mà còn là nơi đưa ra các ý kiến tham mưu giúp cho ban Giám đốc công ty đưa ra các quyết định tài chính và các quyết định kinh doanh Chính vì vai trò quan trọng đó của kế toán mà hoạt động tổ chức kế toán trong công ty ngày càng được... dạn đưa ra một số ý kiến với mong muốn tổ chức kế toán tại công ty hoàn thiện và hiệu quả hơn nữa Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của Quý Công ty, phòng kế toán công ty đã tận tình chỉ bảo em trong công việc kế toán cùng với sự hướng dẫn của thầy PGS.TS.Nguyễn Ngọc Quang đã giúp em hoàn thiện chuyên đề này . Hoàn thiện kế toán chi phí doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo 3.1. Đánh giá thực trạng về kế. tiêu thụ tại Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo Trong thời gian qua được thực tập tại Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo