THỰC TRẠNG KẾ TOÁN KINH DOANH NHẬP KHẨU TẠI TRUNG TÂM XUẤT NHẬP KHẨU ĐÔNG PH0NG THUỶ BẮC 2.1. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ KINH DOANH VÀ PHÂN CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở TRUNG TÂM ĐÔNG PHONG 2.1.1 Đặc điểm tình hình chung của Trung tâm ĐÔNG PHONG Trung tâm xuất nhập khẩu Đông Phong là một đơn vị thành viên của Công ty vận tải Thuỷ Bắc, hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân hạn chế. Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu số 1031/GP do Bộ thương mại cấp ngày 23/6/95. * Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm xuất nhập khẩu Đông Phong: - Chức năng: tổ chức hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu - Nhiệm vụ: xây dựng các kế hoạch xuất nhập khẩu, tổ chức thực hiện các kế hoạch đó, tìm kiếm các hợp đồng xuất nhập khẩu trực tiếp, hạch toán lỗ lãi của hoạt động xuất nhập khẩu. Trung tâm xuất nhập khẩu Đông Phong chủ yếu làm đại diện độc quyền cho hãng CKD - Cộng hoà Sec và đại diện cho Hãng Đông Phong và Duy Phong Trung Quốc. Nhập khẩu máy móc, thiết bị phụ tùng vật tư chuyên ngành đường thuỷ bao gồm những mặt hàng như: Máy thuỷ, hộp số, tời máy phát điện, thiết bị cơ khí, phụ tùng máy thuỷ. Những mặt hàng này được nhập từ những thị trường truyền thống như Cộng hoà Sec, Nhật Bản, Trung Quốc. Hàng nhập khẩu được tiêu thụ trong nước, góp phần thúc đẩy sự phát triển cho các đơn vị hiện đang là động lực cho sự phát triển của toàn bộ nền kinh tế quốc dân như: + Công ty dịch vụ và dịch vụ khai thác thuỷ sản Hạ Long + Công ty cơ khí tàu thuyền Hạ Long + Công ty khai thác thuỷ sản Hạ Long + Công ty cung ứng dịch vụ Hàng hải + Công ty vận tải biển - xuất nhập khẩu Quảng Ninh + Xí nghiệp báo hiệu đường sông + Xí nghiệp đóng tàu Hạ Long-Quảng Ninh + Nhà máy đóng tàu Bến Kiều-Hải Phòng Tổng doanh thu và lợi nhuận của hoạt động nhập khẩu qua mấy năm gần đây như sau: Năm Tổng doanh thu Lợi nhuận 1997 11.758.963.040 1.082.800.950 1998 25.454.975.110 1.812.204.847 1999 21.658.817.149 1.177.215.990 Năm 1998, thực hiện chủ trương của Đảng về phát triển ngành đánh bắt cá xa bờ, Trung tâm xuất nhập khẩu Đông Phong đã tăng cường hoạt động nhập khẩu, cung ứng đầy đủ, kịp thời máy thuỷ, góp phần thúc đẩy hoàn thiện chủ trương của Đảng. Dó đó năm 1998 doanh thu lớn. 2.1.2 Mô hình tổ chức bộ máy kinh doanh ở Trung tâm xuất nhập khẩu Đông Phong Cơ cấu tổ chức bộ máy kinh doanh của Trung tâm gồm có: Giám đốc; là người lãnh đạo cao nhất, chịu trách nhiệm tổ chức điều hành chung về mọi hoạt động của Trung tâm. Do vậy Giám đốc phải xác định mục tiêu, nhiệm vụ đề ra, đồng thời phải hỗ trợ tạo điều kiện cho các phòng ban thuộc Trung tâm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình. - Giúp việc cho giám đốc có một phó giám đốc do giám đốc đề nghị và được lãnh đạo cấp trên bổ nhiệm. - Trung tâm gồm có 7 phòng ban: phòng yêu cầu. phòng thu mua, phòng tiếp nhận, phòng marketing, phòng tín dụng, phòng kho vận, phòng tiêu thụ và phòng kế toán. SƠ ĐỒ BỘ MÁY KINH DOANH NHẬP KHẨU CỦA TRUNG TÂM GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng tín dụng Phòng kho vận Phòng tiêu thụ Phòng kế toán Phòng tiếp nhận Phòng thu mua Phòng yêu cầu Phòng marketing CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG - Phòng yêu cầu: lập phiếu yêu cầu mua hàng hoặc đơn đề nghị gửi đến phòng thu mua để xác định lệnh mua hàng - Phòng thu mua: lập đơn đặt hàng gửi người bán,( qua đó người bán gửi hàng kèm hợp đồng phù hợp với đơn đặt hàng) - Phòng tiếp nhận: + Lập báo cáo nhận hàng gửi lên: • Phòng kế toán: đối chiếu với hợp đồng,ĐĐH để xác định giá • Phòng yêu cầu: đối chiếu với phiếu yêu cầu • Phòng thu mua: đối chiếu với ĐĐH + Lập phiếu nhập khẩu gửi Phòng kế toán: ghi sổ kế toán - Phòng marketing: + Xem xét ĐĐH của khách hàng qua đó xác định lệnh bán hàng + Lập phiếu tiêu thụ gửi phòng tín dụng để xác định loại hàng, số lượng. mẫu mã, giá cả khách hàng đặt mua. - Phòng tín dụng: phê chuẩn phiếu tiêu thụ gửi đến phòng kho vận, phòng tiêu thụ để xác định phương thức tín dụng và phương thức bán, gửi hàng cho khách. - Phòng kho vận: lập hóa đơn vận chuyển gửi lên phòng kế toán, khách hàng: phòng kế toán nhận hoá đơn làm căn cứ tính tiền người mua, hoặc hạch toán chi phí - Phòng tiêu thụ: lập hoá đơn bán hàng gửi phòng kế toán, khách hàng - Phòng kế toán: nhận các hoá đơn, chứng từ từ các phòng làm căn cứ để hạch toán, ghi sổ kế toán. Ngoài ra lập các phiếu xuất, phiếu nhập, phiếu thu, phiếu chi 2.1.3 Tổ chức phân công phòng kế toán và bộ sổ kế toán tại Trung tâm xuất nhập khẩu Đông Phong 2.1.3 1. Tổ chức phân công phòng kế toán Tại phòng kế toán tại Trung tâm gồm có 6 người: -Phụ trách kế toán :là người giúp gíam đốc chỉ đạo thực hiện thống nhất công tác kế toán, phụ trách chung, điều hành công việc trong phòng, đáp ứng yêu cầu của kinh doanh. Phụ trách kế toán kiêm kế toán tổng hợp ( chịu trách nhiệm lập các biểu, sổ sách kế toán cuối quý, năm và hạch toán tình hình lỗ lãi của Trung tâm) - Kế toán vật tư hàng hoá: theo dõi tình hình luân chuyển hàng nhập khẩu - Kế toán tiền mặt kiêm theo dõi công nợ của các TK 333, 334, 133 - Kế toán tiền gửi ngân hàng kiêm theo dõi công nợ TK 311 - Kế toán tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp - Kế toán theo dõi công nợ các TK 131, và 331 và kiêm kế toán doanh thu Phụ trách kế toán (Kiêm kế toán tổng hợp) Kế toán tiền mặt (kiêm kế toán thuế và tiền lương)) Kế toán TGNH ,tiền vay nhắn hạn Kế toán vật tư hàng hoá Kế toán tập hợp chi phí Kế toán phải thu của khách hàng , phải trả người bán,kiêm kế toán doanh thu SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA TRUNG TÂM ĐÔNG PHONG 2.1.3.2 Tổ chức bộ sổ kế toán Chứng từ ghi sổ được chọn làm hình thức tổ chức kế toán ở phòng kế toán của Trung tâm xuất nhập khẩu Đông Phong Chứng từ gốc Bảng kê chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ chi tiết Bảng kê chi tiết Trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại Trung tâm xuất nhập khẩu Đông Phong Thường vào giữa tháng hoặc cuối tháng kế toán lập chứng từ ghi sổ ( theo nội dung trên từng bảng kê chứng từ gốc). Hàng ngày ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái. Cuối mỗi quý mới cộng sổ phát sinh, rút ra số dư, lên bảng cân đối số phát sinh, sau đó lên báo cáo tài chính. Hàng quý Trung tâm gửi báo cáo tài chính lên phòng kế hoạch tài chính của Công ty để tổng hợp lên báo cáo toàn công ty. 2.2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NHẬP KHẨU TẠI TRUNG TÂM XUẤT NHẬP KHẨU ĐÔNG PHONG Một thương vụ nhập khẩu được thực hiện với sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban của Trung tâm với phòng kế toán. Các phòng ban đảm nhận các nghiệp vụ mang tính chất ngoại thương, còn phòng kế toán theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh từ lúc mua hàng nhập kho đến lúc bán hàng và xác định kết quả. 2.2.1. Thực trạng kế toán nghiệp vụ nhập khẩu ở Trung tâm Mua hàng nhập khẩu là nhiệm vụ khởi đầu quan trọng đối với quá trình kinh doanh hàng nhập khẩu. Hiện nay Trung tâm chỉ sử dụng phương thức mua hàng trực tiếp theo hợp đồng kinh tế với nước ngoài. Hàng nhập khẩu được mua theo giá CIF. Việc thanh toán tiền hàng với người xuất khẩu chủ yếu thông qua phương thức thư tín dụng chứng từ (L/C) và phương thức nhờ thu chấp nhận đổi chứng từ (D/A). Trung tâm sử dụng tỷ giá thực tế của ngân hàng ngoại thương Việt Nam để hạch toán ngoại tệ trên các TK liên quan đến thu chi ngoại tệ. 2.2.1.1. Quy trình nhập khẩu hàng hoá của Trung tâm Trung tâm xuất nhập khẩu Đông Phong được khái quát qua sơ đồ sau. (Kế toán ngân hàng mở) Trường hợp thanh toán bằng D/A: Kế toán ngân hàng đến ngân hàng chấp nhận nợ và nhận bộ chứng từ. Trường hợp thanh toán bằng L/C. Trung tâm cử người đến ngân hàng nhận chứng từ Trung tâm XNK tìm kiếm nguồn hàng Tổng Giám đốc ký kết hợp đồng Thủ tục mở L/C (Mở tại Ngân hàng công thương Đống Đa Hà Nội) Nhận chứng từ do bên bán gửi Cán bộ Trung tâm đi nhận hàng khi có giấy báo nhận hàng Nhập kho 2.2.1.2. Quy trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu tại Trung tâm xuất nhập khẩu Đông Phong như sau: *Trường hợp thanh toán bằng L/C Căn cứ hợp đồng ngoại kế toán ngân hàng làm đơn xin mở thư tín dụng. Đơn xin mở thư tín dụng được viết bằng tiếng Anh có mẫu như sau: (sau khi dịch) TỔNG CÔNG TY HÀNG HẢI VN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY VẬN TẢI THUÝ BẮC Độc lập - Tự do - Hạnh phúc SỐ 586/ĐÔNG PHONG -------    -------- V/v Mở thư tín dụng Hà Nội, ngày 8/11/1999 ĐƠN XIN MỞ THƯ TÍN DỤNG Kính gửi: Ngân hàng công thương Việt Nam Với trách nhiệm về phía chúng tôi, đề nghị quý ngân hàng mở cho chúng tôi một thư tín dụng có nội dung sau: Hình thức tín dụng: thư tín dụng không được huỷ ngang Ngày hết hạn của thư tín dụng: 15/12/1999 ở Trung Quốc. Cơ quan đề nghị: Công ty vận tải Thuý Bắc Địa chỉ: Người được hưởng: Công ty Diesel engine Trung Quốc. Địa chỉ: Đường 2636, Thượng Hải, Trung Quốc Điện thoại: Fax: Tổng số tiền: 17600USD Mô tả hàng hoá Tên Số lượng Đơn giá (USD) Thành tiền (USD) Hợp đồng Tời kéo lưới 02 8800 17600 SDECSV 29/10/99 Tổng số tiền CIF Hải Phòng: 17600USD Thanh toán qua ngân hàng Trung Quốc, chi nhánh Thượng Hải (Số TK bên bán 40303018250141381164) Chúng tôi xin chấp hành đầy đủ các quy định của ngân hàng và chịu trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản chi phí liên quan đến quá trình thực hiện của ngân hàng. (Dấu và chữ ký Tổng giám đốc) Do Trung tâm xin vay vốn mở và thanh toán L/C nên đồng thời với việc làm đơn xin mở L/C, kế toán phải viết giấy cam kết sử dụng vốn vay số 587/Đông Phong như sau: Cùng với giấy cam kết sử dụng vốn vay để bảo đảm cho khoản vay, Trung tâm phải gửi cho ngân hàng phương án kinh tế tời kéo lưới thuỷ lực, cùng với hợp đồng ngoại số SDECSV 29/10/99. [...]... sách 2.2.2 Thực trạng kế toán tiêu thụ hàng nhập khẩu tại trung tâm XNK Đông Phong Thông thường công ty sử dụng phương thức tiêu thụ trực tiếp tại kho Giá vốn hàng bán là giá thực tế đích danh * Thủ tục kế toán tiêu thụ hàng nhập khẩu tại trung tâm Đông phong HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số 34/99 Ngày 5/11/99 Bên A: Trung tâm XNK Đông Phong – Thuỷ Bắc (Bên bán) Bên B: Công ty cơ khí tàu thuyền Hạ Long – HP (Bên... ( Ký, đóng dấu Trung tâm xuất nhập khẩu Đông Phong) Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: 1 liên lưu tại quyển 1 liên: giao thủ kho để lập thẻ kho (thẻ kho được chi tiết cho từng mặt hàng về số lượng) Liên 3: chuyển cho kế toán để hạch toán Sau khi nhận được các chứng từ trên từ phòng tiếp nhận ,kế toán tiến hành lập các bảng kê và vào sổ kế toán: Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng nhập khẩu Từ 1/12 đến... tiền Thực xuất 02 Xuất ngày 30/12/99 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận (Ký) (Ký) (Ký) Phiếu xuất kho lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại quyển Liên 2: Người nhận hàng giữ Liên 3: Kế toán hạch toán Thủ kho (Ký) Kế toán trưởng (Ký) Thủ trưởng (Ký đóng dấu) Do giá vốn hàng xuất bán là giá thực tế đích danh nên cột 3, cột 4 của phiếu xuất kho được kế toán ghi theo giá nhập PHIẾU CHI Số... Trường hợp thanh toán theo phương thức D/A Theo hợp đồng kinh tế số SDECSV 20/9/99 Đơn vị nhập khẩu: Công ty vận tải Thủy Bắc Đơn vị xuất khẩu: Công ty hữ hạn mày DIESEL, Thuonghai trung Quốc Về việc mua lô hàng sau: Tên, kiểu hàng hoá Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Máy thuỷ 6135A CaBb-2 01 5.340 5.340 2 Máy thuỷ 6135 CaBb-3 01 5.340 5.340 3 Máy thuỷ 6135 J2CaBb-3 01 6.875 6.875 4 Máy thuỷ 4135 ACaBb-3... Hàng nhập khẩu HĐ số SDECSV 20/9/99 (D/A 90 ngày) Số liệu TK Nợ Có Số tiền 1561 331 386.190.000 54 20/11 Nhập phụ tùng máy thuỷ HĐ số SDECSV 29/9/99 311 Cộng 276.840.000 1.458.895.000 Từ CTGS số 53 vào sổ ĐKCTGS ( Mẫu 1), sau đó vào sổ cái TK 1561 (Mẫu 3) Sổ cái TK 331 (Mẫu 5) Mẫu 6 Sổ cái TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp ngân sách 2.2.2 Thực trạng kế toán tiêu thụ hàng nhập khẩu tại trung. .. cán bộ trung tâm đi nhận hàng - Ngày 09/11 hàng về nhập kho Quy trình tương tự giống nhập lô hàng tời kéo lưới PHIẾU NHẬP KHO Số 52/99 Ngày 09/11 Nợ TK 15611 Có TK 331 Người giao hàng: Theo HĐ thanh toán D/A90 ngày số SDECSV 20/9/99 Nhập tại kho Hải Phòng Theo tỷ giá 27 585USD * 14000đ/USD Số Tên nhãn hiệu Mã Đơn Số lượng Đơn giá TT hàng hoá số vị tính Theo Thực chứng nhập từ Thành tiền 1 Máy thuỷ 6135... phòng kế toán lập phiếu xuất kho số 73/99 và phiếu chi số 398 quyển 4 như sau: PHIẾU XUẤT KHO Ngày 30/12/1999 Số 73/99 Nợ TK 632 Có TK15612 Họ tên người nhập hàng: Công ty cơ khí tàu thuyền Hạ Long Hải Phòng Lý do xuất : Xuất bán theo HĐKT số 34/99 ngày 5/11/1999 Xuất tại kho : Hải Phòng STT Tên nhãn hiệu hàng hoá Mã số ĐV tính Số lượng Y/cầu 1 Tời kéo lưới kiểu JYWB2 Bộ 02 đơn giá Thành tiền Thực xuất. .. 2/11/99 Trung tâm lập giấy chấp nhận thanh toán nhờ thu như sau: TỔNG CÔNG TY HÀNG HẢI VN CÔNG TY VẬN TẢI THUỶ BẮC Số 562 /Đông Phong Hà Nội, ngày 2/11/99 Kính gửi: Ngân hàng công thương Đống Đa-Phòng thanh toán quốc tế Công ty vận tải Thuỷ Bắc là đơn vị thường xuyên có quan hệ tín dụng với quý ngân hàng Vào ngày 20/9/99 Công ty có ký hợp đồng số SDECSV 20/9/99 với Shanghai Diesel Engine Co.ltd nhập khẩu. .. l/C, ngân hàng mở L/C số 0323 chuyển đến ngân hàng Trung Quốc, chi nhánh Thượng Hải Bên bán căn cứ vào thư tín dụng này để giao hàng Khi L/C đến hạn thanh toán (27/12/99), ngân hàng gửi cho Trung tâm chứng từ thanh toán L/C (ghi ngày thanh toán, số tiền nhận nợ, lãi suất ), kế toán ngân hàng lập giấy nhận nợ (khế ước vay ngắn hạn số 25/99) như sau: Kế toán vào bảng kê chứng từ vay ngắn hạn ngân hàng... tầu thuỷ Hạ long Số tiền (cả thuế) 4.567.500 đ Kèm theo một chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền Ngày 30/12/99 Thủ trởng đội (ký, đóng dấu) Kế toán trưởng (ký) Người lập phiếu thủ quĩ (ký) Người nhận tiền (ký) Căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi sổ chi tiết chi phí bán hàng (phụ lục số3) * Từ phiếu xuất kho số 73/99 kế toán vào bảng kê chứng từ hàng hoá xuất bán như sau: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ XUẤT . THỰC TRẠNG KẾ TOÁN KINH DOANH NHẬP KHẨU TẠI TRUNG TÂM XUẤT NHẬP KHẨU ĐÔNG PH0NG THUỶ BẮC 2.1. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ KINH DOANH VÀ PHÂN CÔNG TÁC KẾ TOÁN. vụ của Trung tâm xuất nhập khẩu Đông Phong: - Chức năng: tổ chức hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu - Nhiệm vụ: xây dựng các kế hoạch xuất nhập khẩu, tổ