NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN THEO LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG CỦA DOANH NGHIỆP I. TẦM QUAN TRỌNG CỦA TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH TRÊN LƯƠNG CỦA DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT I.1. Khái quát về tiền lương và các khoản trích theo lương Trong sản xuất kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào đều phải quan tâm đúng mức đến người lao động vì đây là nhân tố quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh. Người lao động phải bỏ sức lao động của mình, sử dụng những công cụ lao động tác động vào đối tượng lao động để làm ra sản phẩm hoặc thực hiện những hành vi kinh doanh, để bù đắp lại phần nào hao phí về lao động của mình, doanh nghiệp phải trả cho họ một khoản tiền phù hợp với số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp, số tiền này được gọi là tiền công hay tiền lương. Vậy tiền lương là biểu hiện bằng tiền của một bộ phận sản phẩm xã hội mà người lao động yêu cầu để bù đắp hao phí lao động của mình trong quá trình kinh doanh. Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người công nhân, ngoài ra họ còn được hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội, khi gặp phải trường hợp rủi ro như sau: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉ hưu… và các khoản tiền khác như thưởng thi đua, thưởng năng suất lao động. I.2. Sự cần thiết phải hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Trong quá trình sản xuất là quá trình kết hợp đồng thời cũng là quá trình tiêu hao các yếu tố cơ bản (lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động). Trong đó, lao động với tư cách là hoạt động chân tay và trí óc của người sử dụng các tư liệu lao động nhằm tác động, biến đổi các đối tượng lao động thành các vật phẩm có ích phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của mình. Để đảm bảo tiến hành liên tục quá trình tái sản xuất, trước hết phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động, nghĩa là sức lao động mà con người bỏ ra phải bồi hoàn dưới dạng thù lao lao động. Tiền lương (tiền công) chính là phần thù lao, lao động được biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượng công việc của họ, để bản chất, tiền lương chính là hiểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động. Về mặt khác tiền lương còn là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích và tạo mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc của họ. Vậy tiền lương là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động tiền tệ và nền sản xuất hàng hóa. Trong điều kiện còn tồn tại nền sản xuất hàng hóa và tiền tệ thì tiền lương là một yếu tố chi phí sản xuất kinh doanh. Tiền lương và các khoản trích trên lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, là những chỉ tiêu quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vì: + Tiền lương và các khoản trích trên lương là một trong những khoản chi phí chủ yếu của doanh nghiệp, nó có liên quan đến chi phí sản xuất kinh doanh, giá thành sản phẩm và dịch vụ… + Chi phí về tiền lương và các khoản trích trên lương là một trong những yếu tố quan trọng để đánh giá hàng tồn kho và sản phẩm dở dang. Nếu việc tính toán và phân bổ tiền lương không đúng sẽ dẫn đến sai lệch về kết quả sản xuất kinh doanh. I.3.Nhiệm vụ của kế toán tiền lương Kế toán phải thường xuyên ghi chép phản ánh giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng quỹ lương đúng nguyên tắc, theo đúng chế độ hiện hành thường xuyên kiểm tra tình hình sử dụng lao động, sự chấp hành kỷ luật của người lao động trong doanh nghiệp Tính toán và phản ánh đúng đắn về tiền lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp phải trả cho từng người lao động theo số lượng và chất lượng lao động theo đúng thang bậc lương của từng người lao động. Đôn đốc việc thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản trích theo lương, phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ bảo hiểm xã hội, đề xuất các biện pháp nâng cao năng suất lao động, ngăn ngừa kịp thời những vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ về lao động, tiền lương và bảo hiểm xã hội. II. CÁC HÌNH THỨC TIỀN LƯƠNG, QUỸ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Trong mỗi hình thái kinh tế xã hội, người ta đều phải quan tâm đúng mức tới người lao động vì đây là nhân tố quan trọng nhất trong quá trình sản xuất. II.1. Phân loại về lao động Trong bất kỳ một tổ chức kinh tế nào lao động đều là một trong những yếu tố quan trọng để cấu thành nên sản phẩm. Do vậy, trong doanh nghiệp thường có rất nhiều loại lao động khác nhau nên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải tiến hành phân loại lao động. Việc phân loại và sắp xếp người lao động theo nhóm, từng công việc khác nhau theo những đặc trưng nhất định. 1.a. Phân theo thời gian lao động Lao động có thể chia thành lao động thường xuyên, trong danh sách bao gồm bao gồm cả số hợp đồng ngắn hạn và dài hạn. Lao động tạm thời mang tính thời vụ, cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp nắm được tổng số lao động của mình, từ đó có kế hoạch để sử dụng, bồi dưỡng, tuyển dụng và huy động khi cần thiết. 1.b. Phân theo quan hệ với quá trình sản xuất * Lao động trực tiếp: bộ phận lao động này bao gồm những người trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất đây là một bộ phận tạo ra những sản phẩm. Thuộc loại này bao gồm những người điều khiển thiết bị, máy móc để sản xuất sản phẩm (kể cả cán bộ kỹ thuật) trực tiếp sử dụng. Những người phục vụ quá trình sản xuất (như vận chuyển, bốc xếp, nguyên vật liệu trong nội bộ, sơ chế vật liệu trước khi đưa vào dây truyền…). * Lao động gián tiếp: đây là bộ phận lao động tham gia một cách gián tiếp, tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thuộc bộ phận này bao gồm nhân viên kỹ thuật (trực tiếp làm công tác kỹ thuật hoặc tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn kỹ thuật) nhân viên quản lý kinh tế (trực tiếp lãnh đạo, tổ chức, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh như phó giám đốc, giám đốc, các cán bộ phòng ban kế toán, thống kê cung tiêu….). Nhân viên quản lý hành chính, (những người làm công tác tổ chức, nhân sự, văn thư, đánh máy, quản trị…). 1.c. Phân theo chức năng của lao động trong quá trình sản xuất - Lao động thực hiện chức năng sản xuất, chế biến: bao gồm những lao động tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ dịch vụ như công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên phân xưởng…. - Lao động thực hiện chức năng bán hàng: là những lao động tham gia vào quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, lao vụ, dịch vụ như nhân viên bán hàng tiếp thị, nghiên cứu thị trường… - Lao động thực hiện chức năng quản lý: là những lao động tham gia hoạt động quản trị kinh doanh và quản lý hành chính của doanh nghiệp. Như các nhân viên quản lý kinh tế quản lý hành chính…. Việc phân loại này có tác dụng giúp cho việc tập hợp chi phí lao động, kịp thời, chính xác, phân định được chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ. II.2. Phân loại tiền lương - Tiền lương chính là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế không làm việc nhưng được hưởng theo chế độ quy định như nghỉ phép hội họp, học tập, lễ tết, ngừng sản xuất… - Tiền lương phụ: đây là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế không làm việc nhưng được hưởng theo chế độ quy định như nghỉ phép hội họp, học tập, lễ tết, ngừng sản xuất. II.3. Các hình thức tiền lương trong doanh nghiệp 3.a. Hình thức lương theo thời gian Theo hình thức này căn cứ vào thời gian làm việc thực tế của người lao động để tính lương phải trả cho từng người theo đúng thang bậc lương của họ. Hình thức tiền lương theo thời gian có thể áp dụng theo cách trả lương theo thời gian giản đơn, hay trả lương theo thời gian có thưởng. * Trả lương theo thời gian giản đơn có thể là lương tháng hoặc lương giờ, lương công nhật. Chế độ trả lương này chỉ áp dụng ở những nơi khó xác định mức lao động chính xác, khó đánh giá công việc chính xác. Công thức tính tiền lương theo thời gian như sau: L tt = L cb x T Trong đó: - L tt : Tiền lương thực tế người lao động nhận được - L cb : Tiền lương cấp bậc giờ tính theo thời gian - T: Thời gian thực tế đã làm việc của người lao động + Lương tháng: là lương trả cho công nhân viên theo thang bậc lương mức lương được tính theo thời gian là một tháng, không phân biệt số ngày làm việc trong tháng. Người hưởng lương theo hình thức này nhận được tiền lương theo cấp bậc lương và theo các bản phụ cấp (nếu có). + Lương ngày: là tiền lương tính trả cho người lao động theo mức lương ngày và số ngày làm việc thực tế trong tháng. Mức lương một ngày = Tiền lương phải trả cho công nhân viên trong tháng bằng mức lương một ngày nhân số ngày làm việc thực tế trong tháng. + Lương giờ: Căn cứ vào mức lương giờ và số giờ làm việc thực tế trong tháng. Mức lương giờ = Tiền lương phải trả cho công nhân viên trong tháng = mức lương 1 giờ * số giờ làm việc thực tế trong tháng. + Lương công nhật: là hình thức tiền lương trả cho một người làm việc chưa được sắp xếp vào thang bậc lương. Người lao động làm việc ngày nào, hưởng lương ngày đó theo mức lương công nhật và số ngày làm việc thực tế. * Trả lương theo thời gian có thưởng: Trả lương theo thời gian có thưởng là hình thức trả lương theo thời gian kết hợp với việc trả tiền thưởng được quy định bằng tỉ lệ phần trăm theo tiền lương thực tế và mức độ hoàn thành chất lượng công việc và chất lượng công tác. Trả lương theo phương pháp này sẽ kích thích kinh tế với người lao động quan tâm tới việc thực hiện nhiệm vụ được giao và chất lượng công tác của nó. 3.b. Hình thức trả lương theo sản phẩm Theo hình thức này tiền lương phải trả cho người lao động được tính theo số lượng chất lượng công việc đã hoàn thành. Đây là hình thức trả lương tiên tiến nhất, vì tiền lương gắn với số lượng và chất lượng lao động, nó có tác dụng thúc đẩy việc tăng năng suất lao động, khuyến khích cải tiến kỹ thuật, tăng nhanh hiệu quả công tác, tăng thu nhập cho người lao động. Tiền lương phải trả theo sản phẩm = khối lượng sản phẩm hoặc công việc hoàn thành x đơn giá tiền lương. Trong kinh doanh mua bán hàng hóa, dịch vụ thì lương đối với sản phẩm thường được tính theo doanh số bán hàng, trong trường hợp này được tính bằng cách tính đơn giá tiền lương trên 1000đ doanh số bán hàng của từng mặt hàng, từng hoạt động. Để áp dụng phương pháp trả lương theo sản phẩm, đòi hỏi hàng hóa cung cấp phải đầy đủ và ổn định. Việc xác định đơn giá tiền lương cho từng mặt hàng từng hoạt động, dịch vụ phải chính xác. Tiền lương trả theo đơn vị sản phẩm có thể tính riêng cho từng cá nhân hoặc tính chung cho cả tổ, đội tập thể người lao động. Công thức tính tiền lương trong kỳ mà một công nhân hưởng theo chế độ trả lương sản phẩm được tính như sau: L = Đg x Q Trong đó: L: tiền lương thực tế mà công nhân được nhận Q: số lượng sản phẩm thực tế mà công nhân hoàn thành Đg: đơn giá tiền lương trả cho 1 sản phẩm Với: Đg = hoặc Đg = Lcb x T Trong đó: T là thời gian hoàn thành một đơn vị sản phẩm Áp dụng hình thức tiền lương theo sản phẩm đảm bảo thực hiện đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động . Gắn chặt số lượng lao động động viên người lao động sáng tạo và tích cực hăng say lao động. 3.c. Hình thức tiền lương khoán Tiền lương khoán là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lương và chất lượng công việc của mình hoàn thành. Ngoài chế độ tiền lương, các doanh nghiệp còn tiến hành xây dựng chế độ tiền thưởng cho cá nhân, tập thể cá nhân có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tiền thưởng bao gồm thưởng thi đua (lấy từ quỹ khen thưởng) và thưởng trong sản xuất kinh doanh (thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm thương tiết kiệm vật tư, thưởng phát minh sáng kiến…). Bên cạnh chế độ tiền lương, tiền thưởng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Người lao động còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc quỹ BHXH, BHYT, trong các trường hợp ốm đau, thai sản… các quỹ này được hưởng một phần do người lao động đóng góp, phần còn lại được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. II.4. Quỹ tiền lương Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ số tiền lương tính theo số công nhân viên của doanh nghiệp trực tiếp quản lý và chi trả lương, bao gồm cả tiền lương cấp bậc, các khoản phụ cấp lương… Thành phần quỹ tiền lương bao gồm nhiều khoản như lương thời gian (tháng, ngày, giờ) lương sản phẩm phụ cấp (cấp bậc, khu vực, chức vụ…) tiền thưởng trong sản xuất. Quỹ tiền lương (tiền công) bao gồm nhiều loại tuy nhiên về mặt hạch toán có thể chia thành tiền lương lao động trực tiếp và tiền lương lao động gián tiếp, trong đó chi tiếp thành lương chính và lương phụ. II.5. Quỷ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn + Quỹ bảo hiểm xã hội Là tổng số tiền trả cho người lao động trong thời gian ốm đau, thai sản tai nạn lao động… - Trợ cấp cho cán bộ công nhân viên khi ốm đau - Trợ cấp cho công nhân viên nữ khi thai sản. - Trợ cấp cho công nhân viên bị tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp. - Trợ cấp cho công nhân viên mất sức lao động. - Chi về công tác quản lý quỹ bảo hiểm xã hội và các sự nghiệp BHXH khác. Quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số quỹ tiền lương bậc và các khoản phụ cấp (chức vụ, khu vực, thâm niên) của công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng. Theo chế độ hiện hành tỷ lệ trích BHXH là 20%, trong đó 15% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp, được tính vào chi phí kinh doanh, 5% còn lại do người lao động đóng góp và được trừ vào lương hàng tháng của người lao động. + Quỹ bảo hiểm y tế Quỹ này được dùng để thanh toán các khoản tiền khám chữa bệnh viện phí, thuốc thang… cho người lao động. + Kinh phí công đoàn Hàng tháng doanh nghiệp còn phải trích theo một tỉ lệ quy định trên tổng số quỹ tiền lương, tiền công và phụ cấp. III. HẠCH TOÁN LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG III.1. Thủ tục chứng từ thanh toán lương Cơ sở chứng từ để tính trả lương theo thời gian là: "Bảng chấm công", mẫu số 01 - tiền lương; cơ sở chứng từ để tính lương cho sản phẩm là: "Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành", mẫu số 06 - 1 tiền lương. Ngoài hai mẫu trên còn một số chứng từ sau: - Phiếu báo là thêm giờ - mẫu số 07 - LĐ tiền lương - Hợp đồng giao khoán - mẫu số 08 LĐ - tiền lương - Biên bản điều tra tai nạn lao động mẫu sổ 09 - LĐ - tiền lương * Mục đích phương pháp và trách nhiệm ghi bảng chấm công - Mục đích: Theo dõi ngày công thực tế làm việc, ngừng việc, nghỉ BHXH… để có căn cứ tính trả lương, BHXH trả thay cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị. - Phương pháp trách nhiệm ghi: Mỗi bộ phận (phòng ban, tổ nhóm…) phải nộp bảng chấm công hàng ngày, hàng tháng Cuối tháng người chấm công hoặc người phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như phiếu ghi hưởng BHXH… về bộ phận kế toán đối chiếu quy ra công để tính lương và BHXH, kế toán tiền lương căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng. Ngày công được quy định 8 giờ, khi tổng hợp quy thành ngày công nếu còn giờ lẻ thì ghi bên cạnh số công và đánh dấu phảy ở giữa ví dụ như 21 công 5 giờ ghi 21,5. Bảng chấm công được lưu lại tại phòng ban kế toán cùng với các chứng từ có liên quan. III.2. Trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân viên trực tiếp sản xuất Đối với doanh nghiệp sản xuất mang tính thời vụ để tránh sự biến động của giá thành sản phẩm, kế toán thường áp dụng phương pháp trích trước chi phí nhân công trực tiếp sản xuất, đều đặn đưa vào giá thành sản phẩm, coi như một khoản chi phí phải trả cách tính như sau: = x Trong đó: Tỷ lệ trích trước = IV. KẾ TOÁN TỔNG HỢP TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG IV. 1. Tài khoản sử dụng 1.a. TK 334: "phải trả công nhân viên" Tài khoản này được dùng để thanh toán và phản ánh các khoản phải trả cho công nhân viên trong doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp, BHXH, tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của người lao động. Bên Nợ: - Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lương của công nhân - Tiền lương, tiền cộng và các khoản khác đã trả cho công nhân viên - Kết chuyển tiền lương công nhân viên chức chưa lĩnh Bên Có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho công nhân viên. + Dư nợ (nếu có) số trả thừa cho công nhân viên + Dư có: tiền công tiền lương, và các khoản khác còn phải trả cho công nhân viên chức. 1.b. Tài khoản 338 "phải trả phải nộp khác". Tài khoản này được dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về KPCĐ, BHXH, BHYT, giá trị tài sản thừa chờ xử lý các khoản vay mượn tạm thời, nhật ký quỹ, các khoản thu nợ giữ hộ, doanh thu nhận trước…. Bên Nợ: - Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ - Các khoản đã chi về KPCĐ - Xử lý giá trị tài sản thừa [...]... và giá trị tài sản thừa chờ xử lý IV.2 Phương pháp hạch toán tiền lương và trích BHXH, BHYT, KPCĐ Hàng tháng, tính tổng số tiền lương và các khoản phụ cấp mang tính chất tiền lương, phải trả cho công nhân viên và số tiền này được phân bổ cho các đối tượng sử dụng như sau: - Phải trả cho công nhân viên trực tiếp sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ Nợ TK: 622 (chi tiết đối tượng)... 334 - Số tiền thưởng phải cho cong nhân viên từ quỹ khen thưởng (thưởng thi đua, thưởng cuối quý, cuối năm) Nợ TK: 431 (4311) Có TK: 334 - Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định tính vào chi phí sản xuất kinh doanh theo tỷ lệ với tiền lương và các khoản phụ cấp mang tính chất lương là (19%) Nợ TK: 622 Nợ TK 627 Nợ TK 642 Nợ TK 641 Có TK 338 - Trích BHXH, BHYT, theo tỷ lệ quy định trừ vào thu nhập... chuyển doanh thu nhận trước vào doanh thu bán hàng tương ứng từng ngày - Các khoản đã trả đã nộp khác Bên có: - Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định - Tổng số doanh thu nhận trước phát sinh trong kỳ - Các khoản phải nộp, phải trả hay thu hộ - Giá trị tài sản thừa chờ xử lý Dư nợ (nếu có) số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán Dư có: số tiền còn phải trả phải nộp và giá trị tài sản thừa... Sơ đồchưa chitoán BHXH, BHYT, KPCĐ Tiền tạm ứng hạch hết TK 431 TK 334 TK 338 TK 622,627,641 Tiền thưởng phải trả TK 138 Số BHXH phải trả trực tiếp cho CNV Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí KD Khấu trừ thu về TSCĐ thiếu TK 333 TK 334 Thuế thu nhập cá nhân Trích BHXH, BHYT, trừ vào thu nhập của CNV TK 111,112 TK 111 TK 338 Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT cho cơ quan QL BHXH phải trả Thanh toán lương TK 111,... Trích BHXH, BHYT, theo tỷ lệ quy định trừ vào thu nhập của công nhân viên chức là (6%) trong đó (5%) tính cho BHXH và (1%) tính cho BHYT Nợ TK 334 Có TK 3383 Có TK 3384 Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán với công nhân viên chức TK 338 - Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ TK 334 Nợ TK 338 (3382, 3383, 3384) Có TK: Khấu trừ 6% 111, 112 TK 622,627,641,642 Tiền lương, công, phụ cấp ăn ca, thưởng phải trả CNV - Chỉ tiêu KPCĐ để lại . NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN THEO LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG CỦA DOANH NGHIỆP. trên tổng số quỹ tiền lương, tiền công và phụ cấp. III. HẠCH TOÁN LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG III.1. Thủ tục chứng từ thanh toán lương