NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KÉ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG . 1. Ý nghĩa, nhiệm vụ của kế toán lao động và tiền lương trong các doanh nghiệp sản xuất. 1.1. Ý nghĩa của lao động và tiền lương. Lao động là hoạt động chân tay và chí óc của con người nhằm tác động biến đổi các vật tự nhiên thành những vật phẩm đáp ứng cho nhu cầu của con người. Trong các doanh nghiệp sản xuất, lao động là yếu tố cơ bản quyết định trong quá trình sản xuất kinh doanh. Lực lượng lao động trong doanh nghiệp bao gồm: Số lao động trong danh sách và lao động ngoài danh sách. Lao động trong danh sách là lực lượng lao động do doanh nghiệp trực tiếp quản lý và chi trả lương gồm: Công nhân viên sản xuất kinh doanh cơ bản và công nhân viên thuộc các hoạt động khác. Lao động ngoài danh sách là lực lượng lao động làm việc tại doanh nghiệp nhưng do các ngành khác chi trả lương như: Cán bộ chuyên trách đoàn thể, học sinh thực tập. Để đáp ứng được sức tái tạo lại lao động của con người thì trong các doanh nghiệp phải căn cứ vào giá trị sản phẩm mà người lao động tạo ra để trả công cho người lao động. Phần giá trị ngày công được coi là tiền lương mà các doanh nghiệp trả cho người lao động. Chính vì vậy, tiền lương là biểu hiện bằng tiên phần sản phẩm xã hội trả cho người lao động tương ứng với thời gian, chất lượng và kết quả mà người lao động đã cống hiến. Đối với người lao động thì tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu. Ngoài ra, người lao động còn được hưởng các chế độ khác như: Trợ cấp BHXH, tiền thưởng, tiền ăn ca…Chi phí tiền lương trong các doanh nghiệp là một phần chi phí cấu thành nên giá thành của sản phẩm hoàn thành. Chính vì vậy mà các doanh nghiệp muốn tạo ra sản phẩm nhiều thì cần phải kích thích người lao động bằng cách trả lương làm sao cho xứng đáng để khuyến khích người lao động tạo ra nhiều sản phẩm cho doanh nghiệp. 1.2. Nhiệm vụ của kế toán lao động, tiền lương. Để phục vụ sự điều hành và quản lý lao động, tiền lương có hiệu quả, kế toán lao động, tiền lương trong doanh nghiệp phải thực hiện những nhiệm vụ sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ số lượng, chất lượng, thời gian và kết quả lao động. Kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, việc chấp hành chính sách chế độ về lao động tiền lương và tình hình sử dụng quỹ tiền lương của doanh nghiệp. - Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ, đúng chế bộ ghi chép ban đầu về lao động tiền lương, mở sổ, thẻ kế toán chi tiết để hạch toán lao động tiền lương theo đúng chế độ. - Tính toán phân bổ chính xác đúng đôi tượng chi phí tiền lương, các khoản trích theo lương và chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận sử dụng lao động. - Lập các báo cáo kế toán và phân tích tình hình sử dụng lao động quỹ tiền lương nhằm đề xuất các biện pháp giúp cho cán bộ quản lý điều hành của doanh nghiệp. 2. Các hình thức tiền lương, quỹ tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ 2.1. Các hình thức tiền lương, quỹ tiền lương 2.1.1. Các hình thức tiền lương. Các doanh nghiệp hiện nay thực hiện tuyến dụng lao động theo chế độ hợp đồng lao động. Người lao động phải tuân thủ những cam kết đã ký trong hợp đồng lao động, doanh nghiệp phải đảm bảo quyền lợi của người lao động trong đó có tiền lương và các khoản trích theo lương quy định trong hợp đồng. Hiện nay thang bậc lương cơ bản được Nhà nước quy định. Nhà nước khống chế mức lương tối thiểu không khống chế mức lương tối đa mà điều tiết bằng thuế thu nhập. Tuỳ theo điều kiện tình hình thực tế tại các doanh nghiệp mà có thể áp dụng các hình thức trả lương sau: - Hình thức tiền lương theo thời gian - Hình thức tiền lương theo sản phẩm. Việc thực hiện hình thức trả lương thích hợp đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động có tác dụng đòn bẩy kinh tế, khuyến khích người lao động chấp hành kỷ luật lao động, đảm bảo ngày công, giờ công và năng suất lao động. * Hình thức tiền lương thời gian: Theo hình thức này, tiền lương trả cho người lao động tính theo thời gian làm việc, cấp bậc hoặc chức danh và thang bậc lương theo quy định. Tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý thời gian lao động của doanh nghiệp, tính trả lương theo thơi gian có thể thức hiện theo hai cách: Lương thời gian giản đơn và lương thời gian có thưởng. - Lương thời gian giản đơn: Là hình thức trả lương cho người lao động tính theo thời gian làm việc và đơn giá tiền lương thời gian. Trả lương theo thời gian giản đơn được chia thành: + Lương tháng: Là số tiền lương mà người lao động được tính theo thời gian làm việc trong tháng. Lương Hệ số mức lương x Mức lương tối thiểu Số ngày làm = x tháng Số ngày làm việc theo chế độ việc trong tháng Lương tháng Lương ngày = Số ngày làm việc theo chế độ Lương ngày Lương giờ = Chế độ (8h) - Tiền lương thời gian có thưởng là hình thức trả lương theo thời gian giản đơn với chế độ tiền thưởng tuỳ theo các điều kiện cụ thể: *Hình thức trả lương theo sản phẩm. Theo hình thức này, tiền lương trả cho người lao động được tính theo số lượng chất lượng của sản phẩm hoàn thành hoặc khối lượng công việc đã làm xong được nghiệm thu. Để tiến hành trả lương theo sản phẩm cần phải xây dựng định mức lao động, đơn giá lương hợp lý trả cho từng loại sản phẩm, công việc được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, phải kiểm tra, nghiệm thu sản phẩm chặt chẽ. Hình thức trả lương sản phẩm gồm: - Trả lương theo sản phẩm trực tiếp: Là hình thức trả lương cho công nhân làm các công việc phục vụ sản xuất như: Vận chuyển nguyên vật liệu, thành phẩm nhập kho căn cứ vào số lượng sản phẩm của người trực tiếp tạo ra để trả cho bộ phận phục vụ. - Trả lương theo sản phẩm có thưởng: Là hình thức trả lương cho người lao động theo số lượng và chất lượng của sản phẩm hoàn thành kèm theo chế độ có thưởng nhằm khuyến khích tăng năng suất và chất lượng của sản phẩm. - Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến: Theo hình này tiền lương trả cho người lao động gồm tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp và tiền lương tính theo sản phẩm luỹ tiến căn cứ vào mức độ vượt định mức lao động của họ. - Trả lương khoán khối lượng, hoặc khoán công việc: Là hình thức tiền lương trả theo sản phẩm áp dụng cho những công việc lao động giản đơn, công việc có tính đột suất như: Khoán bốc vác, khoán vận chuyển nguyên vật liệu thành phẩm. - Trả lương khoán gọn theo sản phẩm cuối cùng: Tiền lương được tính theo đơn giá tổng hợp cho sản phẩm hoàn thành đến công việc cuối cùng. Hình thức tiền lương này áp dụng cho từng bộ phận sản phẩm. - Trả lương khoán quỹ lương: Doanh nghiệp tính toán và giao khoán quỹ lương cho từng phòng ban bộ phận theo nguyên tắc hoàn thành kế hoạch công việc hay không thành kế hoạch. - Trả lương khoán thu nhập: Tuỳ thuộc vào kết hoạt động sản xuất kinh doanh,hình thành quỹ lương để phân chia cho người lao động, khi tiền lương không thể hạch toán riêng rẽ cho từng người lao động thì phải trả lương cho cả một tập thể lao động đó, sau đó mới chia cho từng người. Việc trả công cho người lao động trong các doanh nghiệp căn cứ vào hệ thống thang bảng lương thống nhất do Nhà nước quy định và được xây dựng trên cơ sở thước đo chất lượng cơ sở thống nhất. Tiền lương thực tế là cơ sở để tính lương cho mọi chức danh viên chức, mọi bậc công nhân cho tất cả các ngành nghề. Vì vậy, cùng với hệ thống bảng thanh toán lương có các chế độ phụ cấp: + Phụ cấp lãnh đạo. + Phụ cấp khu vực + Phụ cấp thu hút + Phụ cấp trách nhiệm + Phụ cấp lưu động: Phụ cấp cho những người thường xuyên phải thay đổi nơi làm việc. Ngoài ra còn có các loại phụ cấp làm đêm, làm thêm giờ, phụ cấp độc hại phụ cấp độc hại, nguy hiểm. 2.1.2. Nội dung quỹ lương. Quỹ lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương của doanh nghiệp trả cho tất cả các loại lao động thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng. Theo nghị định số 235/HĐBT ngày 19/9/1995 của Hội đồng bộ trưởng (nay là chính phủ). Quỹ tiền lương bao gồm các khoản sau: - Tiền lương tháng, lương ngày theo hệ thống các thang bảng lương của Nhà nước. - Tiền lương trả theo sản phẩm. - Tiền lương công nhật cho người lao động ngoài biên chế. - Tiền lương trả cho người lao động khi làm ra sản phẩm. - Tiền lương trả cho người lao động trong thơi gian điều động công tác hay huy động đi làm nghĩa vụ Nhà nước và xã hội. - Tiền lương cho những người đi học theo chế độ nhưng vẫn thuộc biên chế. - Các loại tiền thưởng thường xuyên. - Các phụ cấp theo chế độ quy định và các phụ cấp khác được ghi theo quỹ lương. * Về mặt hạch toán: Quỹ lương của doanh nghiệp được chia thành tiền lương chính và tiền lương phụ. - Tiền lương chính là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm việc đã quy định cho họ, bao gồm tiền lương cấp bậc, các khoản phụ cấp thường xuyên và tiền lương trong sản xuất. - Tiền lương phụ là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian không làm nhiệm vụ chính nhưng vẫn được hưởng theo chế độ (lương nghỉ phép, nghỉ và ngừng sản xuất.) Việc phân chia tiền lương thành tiền lương chính và tiền lương phụ có ý nghĩa quan trọng đối với công tác kế toán và phân tích tiền lương trong giá thành sản phẩm. Tiền lương chính của công nhân sản xuất gắn với quá trình sản xuất sản phẩm và được hạch toán trực tiếp vào chi phí từng loại sản phẩm, tiền lương phụ của công nhân sản xuất không gắn liền với từng loại sản phẩm. Quản lý quỹ tiền lương của doanh nghiệp phải trong quan hệ với việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm sử dụng hợp lý quỹ tiền lương, tiền thưởng, thúc đẩy tăng năng suất lao động hạ giá thành sản phẩm. 2.2. Quỹ bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế. 2.2.1. Quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH) Quỹ này được hình thành do việc trích lập và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp theo quy định của Nhà nước. Theo chế độ, việc trích lập BHXH được thực hiện hàng tháng theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho công nhân viên trong tháng bằng 20% theo tổng quỹ lương, trong đó 15% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động đóng nộp được tính vào sản xuất kinh doanh, còn 5% do người lao động đóng góp được trừ vào lương. Quỹ BHXH được thiết lập nhằm tạo ra nguồn vốn để tài trợ cho công nhân viên trong trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, mất sức, nghỉ hưu. Quỹ BHXH được phân cấp quản lý sử dụng, một bộ phận được nộp cho cơ quan quản lý chuyên môn để cho các trường hợp quy định (nghỉ hưu, mất sức )một bộ phận được để chi tiêu trực tiếp tại doanh nghiệp cho những trường hợp nhất định (ốm đau, bệnh tật, thai san…) Việc sử dụng chi quỹ BHXH dù ở cấp quản lý nào phải thực hiện theo chế độ quy định: 2.2.2. Kinh phí công đoàn . Nguồn kinh phí này cũng được hình thành do việc trích lập theo quỹ tiền lương và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hàng tháng. Theo chế độ hiện hành tỷ lệ trích kinh phí công đoàn bằng 2% tổng quỹ lương thực tế phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp trong tháng. CPCĐ do doanh nghiệp trích lập toàn bộ, công nhân không phải đóng góp quỹ. Quỹnày được phân cấp quản lý và chi tiêu theo chế độ quyđịnh. Một phần nộp cho cơ quan công đoàn tại đơn vị. 2.2.3.Quỹ bảo hiểm y tế (BHYT). Bảo hiểm y tế thực chất là sự bảo trợ về y tế cho người tham gia bảo hiểm, giúp họ một phần nào đó trang trải phần khám chữa bệnh, tiền viện phí, tiền thuốc thang. Quỹ BHYT là quỹ sử dụng để đài thọ người lao động có tham gia đóng góp trong các hoạt động khám chữa bệnh. QuỹBHYT được hình thành bằng cách trích3%trên tổng số tiền lương phải trả cho người lao động trong đơn vị(người sử dụng lao động) phải chịu 2% được tính vào chi phí kinh doanh, còn 1% người lao động phải chịu được trừ trực tiếp vào lương hàng tháng. Quỹ BHYT do cơ quan y tế thống nhất quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế . Khi tính mức tríchBHYT các doanh nghiệp phải nộp hết 3% cho cơ quan BHYT. Quản lý việc trích lập và sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ có ý nghĩa quan trọng cả đối với việc tính chi phí sản xuất kinh doanh và cả đối với việc đảm bảo quyền lợi của công nhân viên trong doanh nghiệp . Tóm lại:Các quỹ bảo hiểm được hình thành từ hai nguồn: *Chủ doanh nghiệp, người sử dụng lao động phải trích là19% (tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh )trong đó: 15%là BHXH 2%là BHYT 2%là KPCĐ *Cá nhân người lao động phải đóng góp các quỹ là 16%trong đó: 5% là BHXH 1%làBHYT 3. Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ 3.1 .Kế toán tiền lương 3.1.1. Kế toán chi tiết tiền lương *Tính lương và trợ cấp BHXH: Việc tính lương trợ cấp BHXHvà các khoản khác phải trả cho người lao động được thực hiện tại phòng kế toán của doanh nghiệp.Hàng hoá, căn cứ vào các tài liệu hạch toán về thời gian, kết quả lao động và chính sách xã hội về lao động tiền lương, BHXH do nhà nước ban hành, kế toán tính tiền lương, trợ cấp BHXH và các khoản phải trả khác cho người lao động. - Căn cứ vào các chứng từ như “Bảng chấm công” phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành “Hợp đồng giao khoán” kế toán tính toán tiền lương thời gian, lượng sản phẩm, tiền ăn ca cho người lao động. - Tiền lương được tính riêng cho từng người và tổng hợp theo từng bộ phận sử dụng lao động và phản ánh vào “Bảng thanh toán tiền lương” lập cho bộ phận đó. - Căn cứ vào các chứng từ “Phiếu nghỉ hưởng BHXH”, “Biên bản điều tra tai nạn lao động”…kế toán tính trợ cấp BHXH phải trả công nhân viên và phản ánh vào “bảng thanh toán BHXH”. - Đối với các khoản tiền thưởng của công nhân viên, kế toán cần tính toán và lập “Bảng thanh toán tiền thưởng”. để theo dõi và chi trả đúng quy định. - Căn cứ vào “bảng thanh toán tiền lương” của từng bộ phận để chi trả. Thanh toán tiền lương cho công nhân viên đồng thời tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ theo từng đối tượng sử dụng lao động, tính toán trích BHXH BHYT, KPCĐ theo tỉ lệ quy định kết quả tổng hợp tính toán đựoc phản ánh trong “bảng phân bổ tiên lương và BHXH ” (Một số 01/BPB). * Thanh toán lương: Việc trả lương cho công nhân viên trong các doanh nghiệp hiện nay thường được tiến hành theo 2 kỳ trong tháng. Kỳ 1: Tạm ứng lương cho công nhân viên đối với những người có tham gia lao động trong tháng. Kỳ 2: Sau khi tính lương và các khoản phải trả cho công nhân viên trong tháng doanh nghiệp thanh toán nốt số tiền còn được tính trong tháng đó cho công nhân viên sau khi đã trừ đi các khoản khấu trừ. Đến kỳ chi trả lương và các khoản thanh toán trực tiếp khác, doanh nghiệp phải lập giấy xin rút tiền mặt ở ngân hàng về quỹ để chi trả lương. Đồng thời phải lập uỷ nhiệm chi để chuyển số tiền thuộc quỹ BHXH cho cơ quan quản lý quỹ BHXH. Việc chi trả lương ở doanh nghiệp do thủ quỹ thực hiện, thủ quỹ căn cứ vào các “bảng thanh toán tiền lương” “bảng thanh toán BHXH” để chi trả lương và các khoản khác cho công nhân viên. Công nhân viên khi nhận tiền phải ký tên vào “bảng thanh toán tiền lương”. Nếu trong tháng vì một lý do nào đó công nhân viên chưa nhận lương, thủ quỹ phải lập danh sách ghi chuyển họ , tên, số tiền của họ từ “Bảng thanh toán tiền lương” sang “bảng kê thanh toán với công nhân viên chưa nhận lương” 3.2.1. Kế toán tổng hợp tiền lương Kế toán tổng hợp tiền lương sử dụng tài khoản 334 – phải trả công nhân viên các khoản đó gồm: Tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản thuộc thu nhập của công nhân viên. Kết cấu của TK 334 – phải trả công nhân viên. SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TK 141,138,338,333 TK 334 TK 622 Các khoản khấu trừ vào Tiền lương phải trả Tiền lương CNV Công nhân sản xuất TK 111 TK 627 Thanh toán tiền lương Tiền lương phải trả [...].. .Khoản khác cho CNV bằng Nhân viên phân xưởng TM TK 512 TK641,642 Thanh toán lương bằng Sp Tiền lương phải trả nhân viên bán hàng, nhân viên QLDN TK 338.1 3.2 Kế toán các khoản trích theo lương 3.2.1 Kế toán chi tiết các khoản trích theo lương Trích các khoản trích theo lương: BHXH, BHYT, (Trích 19% vào chi phí và trừ 6% vào lương của công nhân viên) Mức trích các trích các Tổng số lương thực... TK335 TK 622 Tiền lương thực tế phải trả Cho sx trong kỳ Trích trước tiền lương phép SX Phần chênh lệch giữa tiền lương phép thực tế với kế hoạch ghi tăng chi phí (nếu T Tế > KH) hoặc giảm chi phí (Nếu T.tế . NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KÉ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG . 1. Ý nghĩa, nhiệm vụ của kế toán lao động và tiền lương. 3.2. Kế toán các khoản trích theo lương. 3.2.1. Kế toán chi tiết các khoản trích theo lương. Trích các khoản trích theo lương: BHXH, BHYT, (Trích 19% vào chi