Đề tài : Kế toán nguyên vật liệu PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG GIAO THÔNG 18 I, Nhận xét, đánh giá: Việc đổi mới hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường hiện nay là một việc làm mang tính thời sự và có ý nghĩa thiết thực đối với quản lý kinh tế. Bằng công cụ kế toán, các nhà quản lý mà trực tiếp là lãnh đạo công ty có thể kiểm tra, kiểm soát toàn bộ tình hình tài chính, sản xuất và kết quả thu được trong quá trình sản xuất. Sử dụng nguyên vật liệu sao cho có hiệu quả, tiết kiệm, giảm tối đa yếu tố chi phí nguyên vật liệu trong giá thành mà vẫn đảm bảo chất lượng cũng như tiến độ mỗi công trình là mục tiêu hàng đầu mà các doanh nghiệp xây dựng quan tâm. Như vậy công tác kế toán không chỉ dừng lại ở việc phản ánh trên sổ sách, chưng từ kế toán một cách đầy đủ, kịp thời, mà còn phải hiểu biết tính năng, công dụng của nó trong quá trình sản xuất, để từ đó lựa chọn những chủng loại vật liệu thích hợp có thể thay thế nhằm đạt hiệu quả cao nhất với chi phí bỏ ra thấp nhất. Từ những quan điểm đổi mới hiện nay và những vấn đề còn tồn tại trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần XDGT 18, trên cơ sở kiến thức đã học và sự hướng dẫn của cô giáo Nguyễn Thị Lợi, em đã mạnh dạn đưa ra những ý kiến đề xuất với mong muốn góp phần hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty. Vì thời gian thực tập khong nhiều và trình độ còn hạn chế nên sự nhận thức, nội dung trình bày cũng như phương pháp đánh giá của cá nhân em chắc chắn còn nhiều khiếm khuyết, do vậy để tài này không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất Sinh viên : Nguyễn Trung Kiên – kế toán 5 Trang 1 Đề tài : Kế toán nguyên vật liệu mong được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy cô và bạn bè để chuyên để này hoàn thiện và có ý nghĩa thực tiễn. Em xin trân thành cảm ơn các anh chị trong phòng kế toán của Công ty Cổ phần XDGT 18 đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong thời gian thực tập và hoàn thành chuyên để tốt nghiệp này. Đặc biệt em xin cảm ơn thầy giáo Nguyễn Quốc Trung đã tận tình hướng dẫn để chuyên đề của em được hoàn chỉnh. II, So sánh sự giống nhau và khác nhau giữa lý luận và thực tế. Trong quá trình hoạt động của đơn vị, hoạt động kinh tế tài chính diễn ra rất đa dạng, phong phú và được phản ánh một cách đầy đủ, kịp thời, trung thực và chính xác vào các bảng chứng từ kế toán. Tuy nhiên những thông tin về hoạt động kinh tế tài chính phản ánh trong các bảng chứng từ kế toán chỉ là những thông tin riêng biệt về từng hoạt động thông tin kinh tế tài chính. Để quản lý có hiệu quả các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị, những thông tin phản ánh trong các bảng chứng từ kế toán cần phải được phân loại và phản ánh một cách có hệ thống vào các tài khoản kế toán trong các tờ sổ kế toán phù hợp. * Sự khác nhau giữa lý luận và thực tế. - Do điều kiện hoạt động của công ty, cần có sự quản lý tất cả các hoạt động kinh tế tài chính diễn ra trong kỳ hạch toán theo trình tự thời gian diễn ra hoạt động và theo trình tự thời gian bộ phận kế toán nhận được chứng từ kế toán phản ánh hoạt động kinh tế tài chính. Do đó Công ty sử dụng hình thức Nhật ký chung. Sử dụng sổ ghi theo thứ tự thời gian cho phép nhận biết và kiểm tra được toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính diễn ra trong đơn vị. Sinh viên : Nguyễn Trung Kiên – kế toán 5 Trang 2 Đề tài : Kế toán nguyên vật liệu Căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, tiến hành lập định khoản kế toán và ghi trực tiếp vào Nhật ký chung theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản. Căn cứ vào sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký chuyên dùng hàng ngày hay định kỳ, kế toán ghi vào tài khoản liên quan. Những chứng từ gốc phản ánh hoạt động kinh tế tài chính cần quản lý chi tiết, cụ thể, hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào sổ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng căn cứ vào số liệu ở các sổ chi tiết lập các bảng chi tiết số phát sinh, căn cứ vào số liệu ở sổ Cái tài khoản lập bảng đối chiếu số phát sinh. Sau khi đối chiếu đảm bảo số liệu phù hợp, căn cứ số liệu ở bảng đối chiếu số phát sinh và các bảng đối chiếu số phát sinh, lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác. Như vậy hình thức kế toán Nhật ký chung, việc ghi sổ kế toán, kiểm tra đối chiếu số liệu ghi chép trên sổ kế toán trong chừng mực nào đó tương tự như việc ghi sổ kế toán, kiểm tra đối chiếu số liệu ghi chép trên sổ kế toán. - Còn trong lý luận sử dụng hình thức Nhật ký chứng từ. Nhật ký chứng từ có 10 Nhật ký chứng từ, được đánh số thứ tự từ Nhật ký chứng từ số 1 đến Nhật ký chứng từ số 10. Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp, dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo vế Có của các tài khoản. Một NKCT có thể mở cho một tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết với nhau. Khi mở Nhật ký chứng từ dùng chung cho nhiều tài khoản thì trên NKCT đó số phát sinh của mỗi tài khoản. Trong mọi trường hợp số phát sinh bên Có của mỗi tài khoản chỉ tập trung phản ánh trên một NKCT và từ NKCT này ghi vào sổ Cái một lần vào cuối tháng. Số phát sinh Nợ của mỗi tài khoản được Sinh viên : Nguyễn Trung Kiên – kế toán 5 Trang 3 Đề tài : Kế toán nguyên vật liệu phản ánh trên các NKCT khác nhau, ghi Có các tài khoản có liên quan đối ứng Nợ với tài khoản này và cuối tháng được tập hợp vào Sổ Cái từ các NKCT đó. Để phục vụ nhu cầu phân tích và kiểm tra, ngoài phần chính dùng để phản ánh số phát sinh bên Có, một số NKCT có bố trí thêm các cột phản ánh số phát sinh Nợ, số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ của tài khoản. Số liệu của các cột phản ánh số phát sinh bên Nợ các tài khoản trong trường hợp này chỉ dùng cho mục đích kiểm tra, phân tích không dùng để ghi sổ Cái. Căn cứ để ghi chép các NKCT là chứng từ gốc, số liệu của sổ kế toán chi tiết, của bảng kê và bảng phân bổ. NKCT phải mở từng tháng một, hết mỗi tháng phải khoá sổ NKCT cũ và mở NKCT mới cho tháng sau. Mỗi lần khoá sổ cũ, mở sổ mới phải chuyển toàn bộ số dư cần thiết từ NKCT cũ sang NKCT mới tuỳ theo yêu cầu cụ thể của từng tài khoản. Sinh viên : Nguyễn Trung Kiên – kế toán 5 Trang 4 Đề tài : Kế toán nguyên vật liệu III, Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần xây dựng giao thông 18. Công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần xây dựng giao thông 18 nhìn chung đã có nhiều cố gắng trong công tác hạch toán kế toán và đã đạt được những thành tựu đáng kể góp phần đưa công ty lên một vị trí vững chắc trên thị trường. Tuy nhiên, trong nền kinh tế thị trường, cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế, của quan hệ sản xuất, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng phải từng bước hoàn thiện hơn nữa. Có như vậy mới có thể phát huy một cách tốt nhất hiệu quả của công tác kế toán, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của quản trị doanh nghiệp trong công tác quản lý. Qua phân tích thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng giao thông 18, với đội ngũ cán bộ kế toán có nhiều năm kinh nghiệm nên công tác kế toán tại Công ty đã đạt được rất tốt. Bên cạnh những kết quả đạt được, phần kế toán vật liệu của Công ty vẫn còn những hạn chế cần khắc phục. Với thời gian thực tập và tìm hiểu về kế toán nguyên vật liệu, nên Em cũng mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị để góp phần hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty như sau : * Kiến nghị thứ nhất: Về việc phân loại nguyên vật liệu : Trong công tác xây dựng cơ bản, số lượng, chủng loại nguyên vật liệu rất lớn. Do vậy, cần thiết phải có quy định số hiệu cho từng thứ nguyên vật liệu mà mở sổ danh điểm nguyên vật liệu, đặc biệt trong điều kiên sử dụng tin học trong công tác kế toán. Khi sử dụng ký hiệu để thay thế cho tên gọi, nhãn hiệu, quy cách nguyên vật liệu thì trước hết công ty nên phân loại nguyên vật liệu dựa vào tác dụng, tính năng tương đồng thành từng loại chính. Sau đó, chi tiết từng loại thành nhóm, mỗi Sinh viên : Nguyễn Trung Kiên – kế toán 5 Trang 5 Đề tài : Kế toán nguyên vật liệu nhóm gồm nhiều thứ. Mỗi loại, mỗi nhóm, mỗi thứ nguyên vật liệu được quy định một mã riêng, sắp xếp theo một trật tự thuận tiện cho việc tìm kiếm thông tin về một loại nguyên vật liệu nào đó. Hơn nữa, công ty cần tạo lập một mã nguyên vật liệu thống nhất giữa các bộ phận, phòng ban liên quan đảm bảo tính khoa học, hợp lý. Toàn bộ nguyên vật liệu của công ty hiện nay có thể được phân thành 5 loại: + Nguyên vật liệu chính: Là toàn bộ những nguyên vật liệu chính, chủ yếu tham gia cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. Trong nguyên vật liệu chính bao gồm tất cả các nhóm nguyên vật liệu mà công ty đã phân loại như hiện nay. Cụ thể: - Nhóm xi măng( XM ) - Nhóm thép ( THEP ) - Nhóm cát ( CAT ) . + Nguyên vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất như: que hàn, các loại phụ gia . + Nhiên liệu:Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình thi công công trình: xăng, dầu điêzen . + Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, phương tiện vận tải: xăm, lốp, gioăng, hộp số, vòng đệm, thanh mài mòn, tấm mài mòn . + Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại nguyên vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp: công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt các công trình xây dựng cơ bản. Cùng với việc phân loại nguyên vật liệu như trên TK 152- nguyên vật liệu được tổ chức thành các tài khoản cấp hai như sau: Sinh viên : Nguyễn Trung Kiên – kế toán 5 Trang 6 Đề tài : Kế toán nguyên vật liệu TK 1521- Nguyên liệu, vật liệu chính TK 1522- Nguyên liệu, vật liệu phụ TK 1523- Nhiên liệu TK 1524- Phụ tùng thay thế TK 1526- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản Trong từng loại nguyên vật liệu lại gồm các nhóm nguyên vật liệu. Do vậy, tài khoản cấp 2 có thể chi tiết theo tài khoản cấp 3. Ví dụ: TK 15211- Xi măng TK 15212- Thép TK 15213- Cát * Kiến nghị thứ hai Lập ban kiểm nghiệm vật tư và sử dụng “biên bản kiểm nghiệm”. Vật tư mua về trước khi nhập kho cần phải được kiểm nhận để xác định số lượng, chất lượng và quy cách thực tế của vật liệu. Do đó công ty cần phải lập một ban kiểm nghiệm vật tư bao gồm những người chịu trách nhiệm về vật tư của công ty, trong đó người chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Cơ sở để kiểm nhận là hoá đơn của người cung cấp. Trường hợp chưa có hoá đơn phải căn cứ vào hợp đồng mua bán để kiểm nhận, tuy nhiên theo thực tế của công ty hiện nay là hầu hết tất cả các trường hợp vật tư mua về đều có hoá đơn của bên bán do vậy chỉ cần căn cứ vào hoá đơn đó để kiểm nhận, như thế sẽ thuận tiện hơn. Trong quá trình kiểm nhận vật tư nhập kho, nếu phát hiện thừa, thiếu hoặc sai quy cách, phẩm chất đã ghi trong hợp đồng thì phải lập biên bản, xác định rõ nguyên nhân để tiện cho việc xử lý về sau. Còn nếu vật tư mua về dù số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất như trong hoá đơn của bên bán đã ghi thì ban kiểm nghiệm cũng phải lập biên bản để xác nhận. Sinh viên : Nguyễn Trung Kiên – kế toán 5 Trang 7 Đề tài : Kế toán nguyên vật liệu Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 96535 ngày 03/11/2005.Mua sơn và bi phản quang của Công ty cổ phần Sivico và thực tế kiểm nghiệm vật tư nhập kho, ban kiểm nghiệm vật tư có thể lập biên bản kiểm nghiệm như sau: Biên bản kiểm nghiệm vật tư Căn cứ hoá đơn GTGT số 96535 ngày 03/11/ 2005 của Công ty cổ phần Sivico.Ban kiểm nghiệm chúng tôi gồm: 1. Đại diện vật tư: 2. Đại diện tài vụ: 3. Đại diện kho : Đã kiểm nghiệm số vật tư dưới đây do ông Ngô Văn Chúc trực tiếp nhận về, kết quả kiểm nghiệm như sau: S TT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách Số lượng sai quy cách 1 Sơn trải đường Toàn diện Kg 6000 6000 0 2 Bi phản quang Toàn diện Kg 600 600 0 Kết luận của ban kiểm nghiệm: Vật liệu mà Ông Chúc nhận về đúng với số lượng, phẩm chất, quy cách ghi trên hoá đơn GTGT số 96535 ngày 03/ 11/ 2005 của Công ty CP Sivico Đại diện vật tư Đại diện tài vụ Đại diện kho (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) *Kiến nghị thứ ba: Về hệ thống kho tàng Do nguyên vật liệu là một khoản chi chủ yếu trong giá thành công trình, vì vậy vấn đề sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu cần phải hết sức chú ý. Hiện nay ở công ty hệ thống kho tàng chưa đạt yêu cầu, điều đó có thể lý giải được là do diện tích của công ty khá nhỏ nhưng với sự phát triển ngày một nhanh và lớn mạnh của công ty thì việc mở rộng quy mô là điều tất yếu. Vậy, trong thời gian tới công ty nên đầu tư cải tạo, xây dựng mới thêm hệ thống kho để công Sinh viên : Nguyễn Trung Kiên – kế toán 5 Trang 8 Đề tài : Kế toán nguyên vật liệu tác quản lý vật liệu được tốt hơn. Đặc biệt, ngay tại công trình đang thi công cũng phải mở rộng hệ thống kho tàng để tránh tình trạng khó kiểm soát, nguyên vật liệu hư hỏng, hao hụt, mất mát . Xây dựng kho với định mức dự trữ tối thiểu vừa đủ để tránh không gây nên tình trạng gián đoạn thi công và định mức dự trữ tối đa cũng vừa đủ tránh dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn. Hơn nữa, công ty cần tổ chức sắp xếp lại kho tàng theo những đặc điểm tính chất hoá học của từng loại vật liệu sao cho hợp lý nhất. *Kiến nghị thứ tư: Về việc lập biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho cuối tháng Do hệ thống kho tàng ở công ty chưa tốt, có những nguyên vật liệu phải để cả ngoài sân nên việc hao hụt nguyên vật liệu và giảm chất lượng là điều dễ hiểu. Vì vậy để phục vụ cho viện quản lý và bảo quản nguyên vật liệu một cách tốt hơn, công ty nên lập biên bản kiểm kê vật tư hàng tháng để xác định khối lượng, chất lượng vật tư làm căn cứ xác định trách nhiệm trong công tác bảo quản, xử lý vật tư thừa thiếu và để kế toán vật tư hạch toán phần thiếu hụt này. * Kiến nghị thứ năm Hạch toán phần nguyên vật liệu hao hụt và kém phẩm chất Công ty chưa kiểm soát chặt chẽ khâu mua vật tư về, trong quá trình thu mua và nhập kho vẫn còn xảy ra trường hợp thiếu hụt vật liệu ngoài định mức cho phép, những khoản thiếu hụt này được hạch toán vào chi phí mua theo số tiền của số hàng đủ theo hợp đồng. Vì thế, để hạn chế các khoản tiêu hao giảm bớt chi phí bất hợp lý thì cần thiết phải hạch toán hợp lý số nguyên vật liệu thiếu hụt trong quá trình nhập kho. Trường hợp như vậy có thể hạch toán như sau: TK 1388,411 Sinh viên : Nguyễn Trung Kiên – kế toán 5 Trang 9 Đề tài : Kế toán nguyên vật liệu TK 331 TK 152 TK 1381 TK111, 1388, 334 Giá trị nguyên vật liệu thực nhập Thiếu hụt đã xác định được nguyên nhân, tuỳ trường hợp mà xử lý Thiếu hụt chưa xác định được nguyên nhân Khi có quyết định xử lý, tuỳ trường hợp mà kế toán ghi Trường hợp vật liệu mua về nhập vào kho nhưng bị phẩm chất kém so với chất lượng vật liệu ghi trên hợp đồng,kế toán vẫn hạch toán theo giá trị của vật liệu đủ tiêu chuẩn là chưa đúng, vật liệu kếm phẩm chất dẫn đến công trình thi công có chất lượng giảm sút nhưng giá thành lại không giảm làm cho uy tín của công ty giảm sút. Vì vậy, cần xác định chính xác số vật liệu kém phẩm chất và yêu cầu người bán phải giảm giá để kế toán của công ty hạch toán phần giảm ấy và theo đó giá thành công trình sẽ giảm tương ứng. TK111,112,331 TK152 Giá mua chưa có thuế GTGT Thuế GTGT đầu vào TK133 Đối với vật liệu kém phẩm chất, kế toán tiến hành hạch toán như sau: Sinh viên : Nguyễn Trung Kiên – kế toán 5 Trang 10 [...]...Đề tài : Kế toán nguyên vật liệu (1) (2) Ghi chú: (1): Là giá trị của số hàng kém phẩm chất được người bán chấp nhận giảm giá (2): Số thuế GTGT đầu vào của số hàng kém phẩm chất được người bán chấp nhận giảm giá Sinh viên : Nguyễn Trung Kiên – kế toán 5 Trang 11 Đề tài : Kế toán nguyên vật liệu Đề tài : Kế toán ngu yên vật liệu Đơn vị: Công ty cổ phần XDGT 18 Mẫu số:S10- DN Bộ phận:... lượng Thành tiền 4 5 = 1* 4 15 10.021.920 668.128 20 13.362.560 668.128 65 43.428.320 141 94.207.830 Tổng cộng 141 40.087.536 94.207.830 Ngày 30 tháng 03 năm 2006 Người ghi sổ Kế toán trưởng Sinh viên : Nguyễn Trung Kiên – kế toán 5 Trang 12 ... phần XDGT 18 Mẫu số:S10- DN Bộ phận: SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tháng 03 năm 2006 Tài khoản: 152 Tên kho: Kho vật tư số 1 Tên quy cách nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ( Sản phẩm, hàng hoá): Xi măng Đơn vị tính: VNĐ Số chứng từ Diễn giải Số Ngày A 26/3 27/3 18/ 3 B 16/03 20/03 21/03 C Mua xi măng Mua xi măng Xuất xi măng 28/3 24/03 Mua xi măng 19/3 28/03 Xuất xi măng 20/3 30/03 Xuất xi măng Tài khoản đối . : Kế toán nguyên vật liệu PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG GIAO THÔNG 18 I, Nhận xét, đánh giá: Việc đổi mới hoàn. giao thông 18. Công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần xây dựng giao thông 18 nhìn chung đã có nhiều cố gắng trong công tác hạch toán kế toán