TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY CỔ PHẦN TÂN VĨNH TIẾN I-ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH Ở CÔNG TY 1. Giới thiệu chung . Về mặt pháp lý, công ty Cổ Phần Tân Vĩnh Tiến được cấp giấy phép thành lập số 299-UB của UBND thành phố Hà Nội ngày 30/12/1994 đã được kinh doanh ngày 25/1/1995. Vốn pháp định : 3.789.000.000 VND Trụ sở : Quán Thánh - Ba Đình - Hà Nội. Công ty Cổ Phần Tân Vĩnh Tiến là công ty thương mại chuyên kinh doanh các sản phẩm về thiết bị văn phòng, hoá chất, vật liệu cho các ngành công nghiệp, hàng tiêu dùng . Trên cơ sở hình thành đó, ban lãnh đạo công ty Cổ Phần Tân Vĩnh Tiến không những chỉ dừng lại là công ty chuyên doanh các thiết bị văn phòng mà còn mở rộng kinh doanh bằng cách là các đại lí trung gian của nhiều nhà, sản xuất trong nước và nước ngoài như các sản phẩm của Mỹ, Đức, Hà Lan, .cố gắng phát triển các mặt hàng của mình để chiếm lĩnh thị trường trong nước. 2. Đặc điểm và hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty. Công ty Cổ Phần Tân Vĩnh Tiến hiện có tổng số 19 cán bộ công nhân viên Trong đó đội ngũ lãnh đạo gồm : - Ban giám đốc : 2 người - Trợ lí giám đốc : 1 người - Cán bộ lãnh đạo phòng : 4 trưởng phòng , 3 phó phòng. Qui mô tổ chức nhân sự và tổ chức và tổ chức kinh doanh như sau: Văn phòng làm việc có diện tích: 150 m tại Quán Thánh – Ba Đình - Hà Nội. Kho chứa hàng tại Quán Thánh :200 m Đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ đại học chiếm 70% trong đó 80% đạt trình độ đại học và cử nhân kinh tế. Về lĩnh vực hoạt động kinh doanh: Công ty Cổ Phần Tân Vĩnh Tiến với chức năng mua bán, đại lý kí gửi hàng hoá trong nước và là nhà phân phối sản phẩm của Diethelm, Frisoland, Elsafe, Wetrok .với lĩnh vực kinh doanh thương mại các sản phẩm tiêu dùng và hàng công nghiệp. Mặt hàng chủ yếu của công ty kinh doanh là cung cấp sản phẩm, thiết bị văn phòng cho khách sạn và văn phòng. Ngoài ra công ty còn cung cấp những sản phẩm như két sắt điện tử, trang thiết bị, hoá chất trong xây dựng, gốm sứ . thực phẩm, công nghệ, thuốc thú y, hoá chất công nghiệp. Ngoài những mặt hàng thiết bị công nghiệp trên Cổ Phần Tân Vĩnh Tiến còn cung cấp sản phảm hàng tiêu dùng, sản phẩm sữa Frisomel của Hà Lan. Có thể nói những sản phẩm của Cổ Phần Tân Vĩnh Tiến tương đối mới, chủ yếu nhập từ nước ngoài. Thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty chủ yếu tập trung ở Hà Nội, Đà Nẵng và Thành Phố Hồ Chí Minh. Tuy nhiên thị trường tiêu thụ vẫn có thể tiếp tục mở rộng nhờ các nhu cầu mới về hàng tiêu dùng, và sản phẩm về đồ văn phòng, trang thiết bị trong khách sạn vẫn đang phát sinh. Một trong ba thị trường trên thì thị trường tiêu thụ sản phẩm lớn nhất là TP.HCM. Trung bình hàng năm thị trường này số doanh thu chiếm 1⁄2 số doanh thu của công ty. Thị trường Hà Nội chiếm gần một nửa và số còn lại là thị trường Đà Nẵng và các tỉnh khác. Về mặt phân phối, các kênh bán hàng của công ty chủ yếu là các cửa hàng tổng hợp, cửa hàng bán lẻ và đại lý. Về hàng tiêu dùng chủ yếu bán cho các siêu thị, cửa hàng tổng hợp cửa hàng tư nhân. Các sản phẩm về sữa của Frisoland được tiếp thị trong các trường mẫu giáo các trạm y tế, bệnh viện . Mặt hàng này bán tương đối mạnh trong cả nước. Về mặt hàng thiết bị văn phòng chủ yếu tập trung vào các văn phòng mới thành lập, khách sạn siêu thị . Hiện tại thị trường trong thành phố tương đối mạnh do nhu cầu về siêu thị và khách sạn, văn phòng lớn. Trong tương lai công ty sẽ tiếp tục mở rộng tại các tỉnh khác. Về sản phẩm hoá chất đang bắt đầu có triển vọng tuy chưa được kết quả như khả quan. Ngoài ra, tại thị trường trong nước có rất nhiều công ty về hóa chất lớn đang chiếm độc quyền về thị trường tại Việt Nam nên công ty gặp một số khó khăn trong việc tiêu thụ sản phẩm. Các sản phẩm thuốc thú y và thức ăn gia súc đang gặp nhiều tiến triển và chưa gặp đối thủ cạnh tranh. Thị trường của mặt hàng này chủ yếu là nông thôn nên việc tiếp thị và đưa vào quảng cáo trên truyền hình và đài là rất quan trọng. 3.Tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán 3.1. Bộ máy quản lý Bộ máy quản lý của Công ty đươc bố trí theo sơ đồ sau: BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG NGHIÊN CỨU PHÁT TRIỂN Như vậy ta thấy bộ máy của công ty có bốn phòng chức năng trong đó : - Ban giám đốc là người chỉ đạo và chịu trách nhiệm chung về mọi mặt hoạt động kinh doanh và quản lí của công ty. - Phòng kế toán chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác kế toán của công ty. - Phòng hành chính chịu trách nhiệm về quản lý lực lượng cán bộ công nhân viên của công ty và vấn đề hành chính khác . - Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm về giao dịch lập kế hoạch và tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty. - Phòng nghiên cứu phát triển nghiên cứu phát triển thị trường của công ty. 3.2. Tổ chức công tác kế toán của công ty 3.2.1.Cơ cấu tổ chức Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Cổ Phần Tân Vĩnh Tiến là bộ máy kế toán hoạt động trực tuyến với công ty. Hình thức sổ kế toán của công ty áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ. Phòng kế toán của công ty có 5 người , tất cả đều có trình độ đại học các nhân viên kế toán đảm nhận phần công việc phù hợp với bản thân. Nhiệm vụ phòng kế toán của Công ty là bám sát quá trình kinh doanh phản ánh và đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ kịp thời chính xác phục vụ cho công tác quản lí và chỉ đạo kinh doanh. Đồng thời ghi chép sổ kế toán và trực tiếp các nghiệp vụ phát sinh toàn công ty. Với nhiệm vụ như vậy bộ máy kế toán của công ty được tổ chức bố trí theo sơ đồ sau: KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN HÀNG HOÁ KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN TỔNG HỢP QUỸ Với sơ đồ như trên , nhiệm vụ của mỗi bộ phận kế toán như sau . Kế toán trưởng :Là người tổ chức chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán tổ chức kiểm tra công tác hạch toán kế toán ở văn phòng công ty, là trợ thủ cho giám đốc trong kinh doanh và chịu trách nhiệm trước giám đốc về mọi mặt tổ chức kế toán trong công ty. - Kế toán tổng hợp có nhiêm vụ tổng hợp và sổ cái và lập báo cáo kế toán. - Kế toán thanh toán có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả với người mua, người bán và các khoản tạm ứng trong công ty. - Kế toán hàng hoá theo dõi chi tiết về hàng hoá về tình hình biến động của hàng hoá trong doanh nghiệp . - Thủ quĩ có nhiệm vụ quản lí tiền thực trong quĩ và trực tiếp thu chi quĩ tiền mặt của công ty. Căn cứ vào các chứng từ phát sinh của kế toán để thu, chi tiền vào vào sổ quĩ. Sổ quĩ được khoá vào cuối mỗi ngày. Hàng tháng thủ quĩ còn căn cứ và số công nợ để ghi chép sổ sách, lên bảng số dư để theo dõi thu hoàn tạm ứng của từng người . 3.2.1 Tổ chức công tác kế toán *Hệ thống tài khoản sử dụng. Hệ thống tài khoản mà công ty sử dụng được vận dụng phù hợp và tuân thủ theo nguyên tắc được qui định ở quyết định 10/TC-QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 và thông tư 10/TC-C ĐKT của bộ tài chính. *Hình thức kế toán áp dụng - Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ . Sơ đồ 15 . Trình tự ghi sổ kế toán của công ty Báo cáo Tài chính Sổ quỹ Chứng từ gốc Chứng từ gốc sổ Sổ cái Bảng chuyển đổi số phát sinh Số chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết II CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Ở CÔNG TY CỔ PHẦN TÂN VĨNH TIẾN 1. Đặc điểm hàng hoá của công ty và yêu cầu quản lý . Các mặt hàng mà công ty kinh doanh rất đa dạng bao gồm nhiều chủng loại, mẫu mã khác nhau trong đó mặt hàng kinh doanh chủ yếu là các sản phẩm về sữa của Frisoland, các sản phẩm tiêu dùng của các nhà sản xuất trong nước và là nhà phân phối sản phẩm của Diethelm, Frisoland, Elsafe . Ngoài ra công ty còn cung cấp những sản phẩm như két sắt điện tử, trang thiết bị, hoá chất trong xây dựng, gốm sứ . thực phẩm công nghệ, thuốc thú y hoá chất công nghiệp. Việc quản lí hàng hoá được áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hàng hoá xuất kho được tính theo phương pháp thực tế đích danh, hàng xuất thuộc lô hàng nhập nào thì tính theo giá nhập của lô đó. Do sự đa dạng về chủng loại (có tới hàng trăm loại hàng khác nhau ) và số lượng hàng tồn kho rất lớn nên công ty cũng không có điều kiện để lập báo cáo nhập xuất tồn kho hàng tháng. Tuy nhiên để đảm bảo yêu cầu quản lí hàng hoá chặt chẽ cứ 6 tháng 1 lần công ty tiến hành kiểm kê lại toàn bộ hàng hoá, đánh giá lại chất lượng hàng tồn cũng như điều chỉnh lại giá trị hàng tồn theo giá thị trường và lập báo cáo kiểm kê hàng hoá. 2. Các phương pháp bán hàng ở công ty . Công ty áp dụng hai phương thức bán hàng chủ yếu sau: - Phương thức bán buôn qua kho bên mua nhận hàng trực tiếp tại kho của công ty hoặc tại kho của bên mua, tuỳ theo hợp đồng thoả thuận của hai bên. - Phương pháp bán buôn vận chuyển thẳng, sau khi hàng nhập về cảng công ty tiến hành giao nhận cho bên mua tại cảng hoặc tại một địa điểm đã thoả thuận trong hợp đồng . Tình hình tiêu thụ hàng hoá của công ty luôn được chú trọng những mặt sau: - Về qui cách phẩm chất hàng hoá tiêu thụ: hàng hoá trước khi nhập xuất phải được kiểm tra kĩ lưỡng về chất lượng cũng như qui cách. Chính vì vậy ở công ty không có trường hợp hàng hoá bị trả lại, hay giảm giá hàng do sản phẩm kém chất lượng. - Về giá bán hàng hoá: hệ thống giá bán được xác định trên giá mua thực tế công phí thu mua bảo quản . và gắn liền với sự vận động gia cả thị trường. Giá bán hàng hoá thường được thoả thuận với người mua cho nên các mặt hàng của công ty không có giá trị cố định như các mặt hàng của các công ty thương mại khác. 3. Tài khoản sử dụng . Việc hạch toán quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty mang tính độc lập. Phần lớn các tài khoản công ty sử dụng có nội dung phản ánh đúng chế độ. Một số tài khoản mà công ty sử dụng trong việc hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh như sau: - TK 156 “hàng hoá “ TK này được chi tiêt thành hai TK cấp hai + TK 1561 “Trị giá mua của hàng hoá” - TK 1561 Phản ánh trị giá mua của hàng bán qua kho - TK 1561 A - GT phản ánh giá mua hàng bán chuyển thẳng không qua kho - TK 1561 B - UT phản ánh hàng nhân uỷ thác + TK 1562 Phản ánh chi phí thu mua hàng hoá - TK 131 “Phải thu khách hàng” - TK 511 “Doanh thu bán hàng” - TK 632 “Giá vốn hàng bán” - TK 641 “Chi phí bán hàng” - TK 642 “Chi phí quản lí doanh nghiệp” - TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” Như đã trình bày ở trên, do công ty không có giá bán xác định từ trước và việc hàng hoá nhập xuất luôn được kiểm tra kĩ lưỡng về chất lượng quy cách nên tại công ty không có trường hợp hàng bán trả lại do kém chất lượng hoặc giảm giá hàng bán nên công ty không sử dụng TK 531 và TK 532 . 4. Kế toán hàng hoá. 4.1 Trình tự ghi số. Công ty sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, tuy nhiên công tác kế toán thực hiên có những điểm rất biệt so với phương pháp này. Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty diễn ra như sau: Sổ theo dõi hoá đơn Hoá đơn bán hàng Sổ chi tiết tài khoản 156,632 511 Phiếu ghi số kiêm luân chuyển chứng từ gốc Sổ cái TK 156,632, .511 4.2 Kế toán bán hàng qua kho. Trước khi xuất kho, giao hàng cho bên mua phòng kinh doanh lập hóa đơn GTGT thành 5 liên, một liên lưu lại phòng kinh doanh, bốn liên còn lại chuyển cho khách hàng. Khách hàng cầm hoá đơn này sang phòng kế toán trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. Lúc này kế toán căn cứ vào hoá đơn để vào sổ theo dõi hoá đơn bán hàng. Sau đó kế toán đưa lại hoá đơn cho người mua. Người mua cầm 4 liên của hoá đơn xuống kho để làm thủ tục nhận hàng. Sau khi kiểm tra hoá đơn, thủ kho lưu lại một liên để ghi sổ kho sau đó xuất hàng cho người mua. Người mua giữ lại một liên (liên đỏ). Thủ kho chuyển hai liên còn lại lên phòng kế toán để vào sổ kế toán. Mẫu hoá đơn mà doanh nghiệp đang sử dụng như sau: Mẫu 1: Người mua hàng Kế toán toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên ) Tại phòng kế toán của công ty khi khách hàng mang hoá đơn sang để thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán vào sổ theo dõi hoá đơn. Sổ này có tác dụng quản lý toàn bộ hoá đơn bán hàng viết ra trong kì, tránh trường hợp bỏ sót hoá đơn. Mẫu này như sau HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số:01 GTKT Liên BH /99-B Ngày 08 tháng 01 năm 2001 N 0 :46212 Đơn vị bán hàng Cổ Phần Tân Vĩnh Tiến Địa chỉ: Quán Thánh - Ba Đình- Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: Tên người mua hàng: Đơn vị: Công ty thương mại Bình Minh Địa chỉ: 108 Phương Mai- Đống Đa- Hà Nội Số tài khoản Hình thức thanh toán: trả chậm STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính [...]... 5 Kế toán chi phí và xác định kết quả 5.1 Kế toán chi phí bán hàng Để tập hợp chi phí bán hàng kế toán Công ty sử dụng TK 641 Với đặc thù của việc bán hàng là bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng lên Công ty không có các cửa hàng bán hàng Chính vì thế chi phí bán hàng của doanh nghiệp chủ yếu là chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hoá Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc như phiếu chi kế toán. .. chuyển cho kế toán xác định kết quả và kế toán tổng hợp vào sổ cái Mẫu6: SỔ CÁI Tài khoản : Doanh thu bán hàng Số hiệu: 511 Tháng 1 năm 2008 Diễn giải Số tiền TK đối ứng Doanh thu bán hàng 911 Có 131 Kết chuyển doanh thu bán hàng Nợ 1.025.000.000 1.025.000.000 4.2.3 Kế toán giá vốn hàng bán Tại công ty, giá vốn hàng hoá bán được tính theo công thức: Giá vốn hàng bán trong kỳ = Giá mua hàng bán trong kỳ... Ngân hàng bên bán Ngày tháng năm Kế toán –Trưởng phòng Kế toán –Trưởng phòng ( Ký) ( Ký) *Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi Kế toán khi nhận được giấy báo có (uỷ nhiệm chi) sẽ tiến hành vào sổ chi tiết tài khoản 112 *Thanh toán chậm: Đối với khách hàng mua hàng theo phương thức thanh toán chậm kế toán công nợ căn cứ vào hoá đơn bán hàng để vào sổ theo dõi công nợ Tại Công ty sổ theo dõi công nợ được mở cho... toán và thu hồi tiền bán hàng Trong quá trình bán hàng, tại Công ty Cổ Phần Tân Vĩnh Tiến có các hình thức thanh toán sau: *Thanh toán bằng tiền mặt Hình thức thanh toán ngay bằng tiền mặt rất ít xảy ra trong quá trình bán hàng tại Công ty mà chủ yếu là hình thức trả chậm Khi khách hàng đến phòng Kế toán để trả tiền thì kế toán thanh toán lập phiếu thu Phiếu thu lập theo mẫu quy định thành 2 liên, 1... tháng kế toán công nợ lập phiếu ghi sổ TK 131 chuyển cho kế toán tổng hợp và các kế toán phần hành có liên quan 4.3 Kế toán bán hàng giao thẳng không qua kho Vời phương thức bán hàng này căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, phòng kinh doanh tiến hành giao dịch với phía nước ngoài để thoả thuận số lượng giá cả hàng hoá, căn cứ vào đó lập hợp đồng mua bán hàng hoá với khách hàng Khi có thông báo hàng. .. 2008 ( Ký ) Sau khi giao nhận hàng hoá, kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng và số hàng giao nhận để vào sổ kế toán Để quản lý hàng giao nhận thẳng từ khi tiếp nhận của người bán cho đến khi giao nhận cho người mua kế toán của Công ty không sử dụng TK 156 ( 1561A-GT) để hạch toán Khi có thông báo hàng về cảng cơ quan cử người đến tiếp nhận hàng Căn cứ vào hoá đơn mua hàng kế toán ghi: Nợ TK 1561A –GT (TGTT)... này kế toán vào sổ theo dõi hoá đơn khi hoá đơn quay về Sổ này có mẫu tương tự như trên 4.2.1 Kế toán hàng hoá Công ty quản lý hàng hoá theo phương pháp thẻ song song Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất hàng hoá thủ kho vào sổ kho (theo dõi về số lượng hàng hoá ) sau đó chuyển chứng từ lên phòng kế toán để ghi sổ kế toán Đối với nghiệp vụ bán hàng, tại phòng kế toán khi nhận được hoá đơn bán hàng. .. Cuối mỗi quý kế toán lập thêm một phiếu ghi sổ chi phí bán hàng phát sinh trong cả quý để xác định kết quả Chi phí bán hàng của doanh nghiệp phân bổ hết cho hàng bán trong kỳ 5.2 Chi phí quản lý doanh nghiệp Hàng ngày trên cơ sở các chứng từ liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh kế toán tiến hành phân loại xử lý ghi vào TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Công ty không mở tài khoản... 2697000000 Kế toán trưởng ( Ký ) ) Kế toán tổng hợp căn cứ vào phiếu ghi sổ TK 911 vào sổ cái TK 911 Mẫu 21 SỔ CÁI Tài khoản : Kết quả kinh doanh Số hiệu : TK 911 Tháng 3 năm 2008 Số tiền TK đối ứng Diễn giải Nợ Có Kết chuyển doanh thu 511 2.697.000.000 Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 1.907.500.000 Kết chuyển chi phí bán hàng 641 115.000.000 Kết chuyển chi phí quản lý doannh nghiệp 641 60.500.000 Kết chuyển... phí bán hàng khác 642 1111 1200000 642 1121 3000000 trả bằng tiền mặt 4 chi phí bán hàng khác trả bằng chuyển khoản 5 Chi phí văn phòng trả bằng 642 1111 1000000 tiền mặt (điện, nước…) Cộng 20877500 Cuối mỗi quý, tháng kế toán phụ trách TK 642 lập một phiếu ghi sổ tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong cả quý để xác định kết quả 5.3 Kế toán xác định kết quả bán hàng: Kỳ hạch toán của Công . TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY CỔ PHẦN TÂN VĨNH TIẾN I-ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ SẢN XUẤT. tiết II CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Ở CÔNG TY CỔ PHẦN TÂN VĨNH TIẾN 1. Đặc điểm hàng hoá của công ty và yêu cầu quản lý .