HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHÁT I. ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHÁT. Sau hơn hai mươi năm xây dựng và trưởng thành, Công ty TNHH Tân Phát đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt. Công ty đã và đang gặt hái được những thành tựu to lớn, trở thành một trong những doanh nghiệp thành công nhất của ngành Dệt – May Việt Nam. Nhìn chung, Công ty TNHH Tân Phát có một bộ máy quản lý chặt chẽ, các phòng ban được phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng, chính xác và phối hợp nhịp nhàng. Cùng với sự phát triển của Công ty, công tác tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng và hạch toán nói chung cũng không ngừng được hoàn thiện để phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh. Thực hiện được điều đó sẽ góp phần vào việc sử dụng vật liệu hiệu quả hơn nữa và góp phần tích cực hạ giá thành sản phẩm, từ đó tạo ra sức cạnh tranh cho sản phẩm trên thị trường. Sau một thời gian thực tập tại phòng kế toán – tài chính của Công ty TNHH Tân Phát, được tiếp xúc với cán bộ, nhân viên kế toán cũng như các phần hành mà họ phụ trách, em thấy việc hạch toán tại Công ty có những điểm nổi bật sau đây: 1. Những thành tựu đạt được. - Công ty tổ chức hệ thống chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán đúng với chế độ và biểu mẫu do Bộ Tài chính ban hành. Hệ thống tài khoản của Công ty đã phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế phát sinh. Việc sắp xếp, phân loại các tài khoản trong hệ thống tài khoản của Công ty là phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh. - Về việc vận dụng hình thức kế toán : Để quản lý và hạch toán các phần hành kế toán, phòng kế toán đã áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ. Đây là hình thức sổ có nhiều ưu điểm trong quá trình quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp sản xuất hiện nay cũng như ở công ty TNHH Tân Phát. - Về công tác quản lý: Là một đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc ngành công nghiệp nhẹ, sản phẩm của công ty TNHH Tân Phát đã đứng vững được trên thị trường năm nay. Mặc dù gặp nhiều khó khăn trong nền kinh tế thị trường, nhưng Công ty rất nhạy bén trong công tác quản lý và đang tìm những bước đi mới cho mình. Hiện nay, Công ty đã áp dụng nhiều chính sách để nâng cao uy tín với khách hàng về chất lượng sản phẩm trong đó có việc thực hiện tốt công tác quản lý nói chung và công tác quản lý vật liệu nói riêng. Cụ thể, Công ty đã có nhiều chú trọng trong công tác quản lý vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng. + Đối với công tác thu mua vật liệu, Công ty đã có một đội ngũ cán bộ thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn, nắm bắt được giá cả trên thị trường, tìm được nguồn mua nguyên vật liệu và thu mua với giá cả phù hợp, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty đã lập được định mức sử dụng và dự trữ vật liệu cần thiết, hợp lý, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty không bị ngừng trệ, không lãng phí vốn vì dự trữ vật liệu tồn kho không cần thiết. + Đối với công tác tổ chức kho vật tư: Các kho được tổ chức khoa học, bảo quản hợp lý theo tính năng, công dụng của từng loại vật tư. Hệ thống kho tàng rộng, thoáng, cao, thuận tiện cho việc nhập, xuất và kiểm kê vật liệu. + Đối với khâu sử dụng vật liệu: Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức sử dụng tiết kiệm vật liệu. Nhờ đó, vật liệu được xuất dùng đúng mục đích sản xuất và quản lý sản xuất dựa trên định mức vật liệu định trước. Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận sử dụng làm phiếu xin lĩnh vật tư gửi lên phòng sản xuất kinh doanh, sau khi xem xét tính hợp lý, hợp lệ của nhu cầu sử dụng vật liệu, phòng sản xuất kinh doanh xét duyệt. Bằng cách đó vẫn có thể cung cấp vật liệu đầy đủ, kịp thời mà tránh được tình trạng hao hụt, mất mát lãng phí vật liệu. - Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để thực hiện kế toán hàng tồn kho, và kế toán chi tiết vật liệu sử dụng phương pháp thẻ song song được sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán, đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên liên tục một cách tổng hợp tình hình biến động vật tư ở các kho. Điều này có tác dụng rất lớn vì Công ty luôn chú trọng tới việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho cũng như việc tiết kiệm chi phí vật liệu, hạ giá thành sản phẩm góp phần ngày một hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu. Bên cạnh đó, số liệu kế toán được ghi chép rõ ràng, phản ánh trung thực chính xác tình hình hiện có, tăng giảm nguyên vật liệu trong kỳ. Kế toán nguyên vật liệu đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho nguyên vật liệu, đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin về tình hình biến động nguyên vật liệu được chính xác. - Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán, với một đội ngũ nhân viên có trình độ đại học, có kinh nghiệm nghề nghiệp, nhạy bén với những đổi mới của thị trường, họ được giao nhiệm vụ cụ thể, phù hợp với năng lực của mình. Các nhân viên phòng kế toán tài chính luôn hoàn thành nhiệm vụ, cung cấp thông tin kế toán một cách thường xuyên đầy đủ và chính xác, giúp cho ban lãnh đạo Công ty đánh giá được kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty mình. - Công ty đánh giá vật liệu theo giá thực tế. Giá xuất là giá bình quân cả kỳ dự trữ, phương pháp này phản ánh chính xác số liệu xuất dùng trong tháng. Tuy nhiên, để tạo điều kiện thuận tiện cho việc tính toán, Công ty đã tiếp tục nghiên cứu nhằm vi tính hoà toàn phần công tác kế toán tại Công ty. Qua phân tích tình hình chung của công tác kế toán vật liệu tại Công ty, có thể thấy rằng công tác kế toán vật liệu được tiến hành khá nề nếp, đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán, phù hợp với yêu cầu của Công ty, đáp ứng được yêu cầu quản lý, tạo điều kiện để quản lý chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho, tính toán phân bổ chính xác giá trị nguyên vật liệu cho từng đối tượng sử dụng. 2. Những tồn tại và hạn chế. Bên cạnh những cố gắng và những thành tựu đã đạt được thì hạch toán vật liệu tại Công ty TNHH Tân Phát vẫn còn những hạn chế nhất định cần được hoàn thiện hơn nữa. Đó là: - Về phân loại vật liệu: Việc phân loại vật liệu dựa vào vai trò, công dụng kinh tế của vật liệu để chia ra thành từng nhóm, từng thứ vật liệu cụ thể là rất phù hợp với đặc điểm vật liệu tại Công ty. Tuy nhiên, trong điều kiện hiện nay để áp dụng phần hành hạch toán vật liệu vào máy vi tính thì xây dựng hệ thống sổ “Danh điểm vật tư” thống nhất, áp dụng trong toàn Công ty là cần thiết để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý vật liệu. - Về việc lập sổ chi tiết vật liệu: Sổ chi tiết của Công ty đang sử dụng không phản ánh chi phí thu mua vật liệu mà chỉ theo dõi giá mua vật liệu là giá hạch toán ghi trên hoá đơn ngoài các chi phí có liên quan. Còn chi phí thu mua vật liệu phát sinh thường theo dõi trên các nhật ký chứng từ 1, nhật ký chứng từ 2. Giá thực tế vật liệu được tính toán và cuối kỳ trên bảng kê số 3. Như vậy, Công ty nên theo dõi trực tiếp phần chi phí này trên sổ kế toán chi tiết vật liệu. - Về phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu: hiện nay, Công ty đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu. Việc ghi chép theo phương pháp này giản đơn, dễ kiểm tra đối chiếu nhưng việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lắp về chỉ tiêu số lượng. - Về áp dụng tin học trong hạch toán: Công ty đã trang bị cho phòng kế toán tài chính một số máy vi tính nhưng việc cài đặt chương trình vi tính trên máy chưa hoàn hảo, phần mềm kế toán có tốc độ xử lý chưa thật nhanh đã hạn chế đến công tác kế toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng. Bên cạnh đó, phòng kế toán chỉ được sự giúp đỡ của một kỹ sư máy tính, do vậy khi có sự cố về máy tính thì ngoài việc tốn nhiều thời gian cho việc sửa chữa làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc còn làm cho người đảm nhiệm công việc sửa chữa rất vất vả. II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHÁT. Với tư cách là một sinh viên thực tập, dù thời gian tiếp xúc thực tế và trình độ có hạn, em cũng xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện thêm một bước công tác kế toán vật liệu tại Công ty nói riêng và công tác kế toán nói chung. 1. Xây dựng sổ danh điểm vật tư thống nhất cho toàn Công ty. Để thuận tiện cho công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ thống nhất, đối chiếu kiểm tra được dễ dàng và dễ phát hiện khi sai sót, và thuận tiện cho việc muốn tìm kiếm thông tin về một loại vật liệu nào đó, trước hết Công ty nên mở “Sổ dan điểm vật liêu”. Sổ danh điểm vật liệu được mở theo tên gọi, quy cách nguyên vật liệu bằng hệ thống chữ số, đơn vị tính và giá hạch toán. Muốn mở được sổ này, trước hết Công ty phải xác định số danh điểm vật liệu thống nhất trong toàn Công ty chứ không phải xác định tuỳ ý chỉ giữa kho và phòng kế toán. Sổ danh điểm vật tư còn cung cấp thông tin về giá trị vật liệu, tồn kho bất cứ khi nào theo giá hạch toán. Bởi vì như đã nói ở trên, Công ty tính giá xuất vật liệu theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ thì kế toán sẽ không theo dõi được giá trị vật liệu xuất kho và tồn kho trong tháng, chỉ đến cuối tháng mới biết được. Như vậy, việc mở sổ danh điểm vật tư sẽ góp phần giảm bớt khối lượng công việc hạch toán, xử lý nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh và rất thuận tiện cho việc sử dụng phần mềm kế toán cho phần vận hành hạch toán vật liệu trên máy vi tính. Sổ danh điểm vật liệu có thể được xây dựng theo mẫu sau: Biểu số 1.1. SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU Kho Danh điểm vật liệu Tên vật liệu Đơn vị tính Giá hạch toán Ghi chú Bôn g 1521 Vật liệu chính Kg 1521 A Nhóm bông Kg 1521 A01 Bông Việt Nam Kg 1521 A02 Bông Nga Kg … Kg 1521 B Nhóm xơ Kg 1521 B01 Xơ Nanlon Kg 1521 B02 Xơ Sunkyong Kg Mở sổ danh điểm vật liệu phải có sự kết hợp nghiên cứu của phòng kế toán, phòng kế hoạch cung ứng sau đó trình lên cơ quan chủ quản của Công ty để thống nhất quản lý và sử dụng trong toàn Công ty. 2. Hoàn thiện việc lập sổ chi tiết vật liêu: Sổ chi tiết của Công ty đang sử dụng không phản ánh chi phí thu mua vật liệu mà chỉ theo dõi giá mua vật liệu là giá hạch toán ghi trên hoá đơn ngoài các chi phí có liên quan. Chi phí thu mua vật liệu phát sinh thường theo dõi trên các nhật ký chứng từ số 1, số 2. Giá thực tế vật liệu được tính toán vào cuối kỳ trên bảng kê số 3. Như vậy, Công ty có thể theo dõi trực tiếp phần chi phí này trên sổ kế toán chi tiết vật liệu như sau: Biểu số 1.2 SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU Tài khoản 1521 Số thẻ: … Số tờ… Tên vật tư : Bông Việt Nam Số danh điểm : 1521A01 Đơn vị tính : Kg Kho : Bông Xơ. CT Diễn giải TKĐ Ư Nhập Xuất Tồn GC SH NT SL TT SL TT SL TT Tồn đầu kỳ - - Nhập ( xuất) trong kỳ 331 - - Chi phí thu mua Cộng PS 331 - - Tồn cuối kỳ - - 3. Hoàn thiện hạch toán chi tiết vật liệu: Hiện nay, Công ty đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Phương pháp này tuy đơn giản, dễ làm song công việc ghi chép nhiều và trùng lặp, tốn nhiều công sức. Mặt khác, do đặc điểm vật liệu ở Công ty có rất nhiều chủng loại, với tần suất nhập – xuất nhiều, nên công việc theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu của kế toán viên không đảm bảo được công việc ghi chép, hạch toán hàng ngày. Do đó, kế toán thanh toán vẫn phải trợ giúp một phần công việc này. Do đặc điểm vật liệu của Công ty là đa dạng về chủng loại, hơn nữa hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song chỉ phù hợp với các Doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, biến động ít… cho nên theo em Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song là chưa phù hợp. Trong điều kiện hiện nay, Công ty nên áp dụng phương pháp sổ số dư trong việc hạch toán chi tiết về nguyên vật liệu. Ưu điểm của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ giữa việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của kế toán vật liệu. Trên cơ sở đó, ở kho chỉ hạch toán về số lượng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị nguyên vật liệu. Với phương pháp này có thể khắc phục được hạn chế của phương pháp sổ chi tiết và sẽ tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên có hệ thống giữa kế toán và thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác kịp thời. Trên cơ sở đó, ở kho chỉ hạch toán về số lượng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị nguyên vật liệu. Với phương pháp này có thể khắc phục được hạn chế của phương pháp sổ chi tiết và sẽ tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên có hệ thống giữa kế toán và thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác kịp thời. Theo phương pháp sổ số dư trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Giống như phương pháp thẻ song song, tại kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu về mặt số lượng. Ngoài ra, cuối tháng thủ kho còn phải ghi số lượng tồn kho vào sổ số dư. Bước 2: Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật liệu, kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất vật liệu, kế toán lập các bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn làm căn cứ lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu giá trị của từng nhóm, từng loại vật liệu. Bước 3: Kế toán mở sổ số dư sử dụng cho cả năm theo từng kho, từng loại nguyên vật liệu, được ghi một dòng sổ tổng hợp số dư về số lượng và giá trị sau đó giao cho thủ kho ghi cột số lượng dư vào cuối tháng và đưa lên phòng kế toán ghi cột số tiền dư bằng cách lấy số lượng ở các sổ số dư nhân với giá hạch toán. 4. Hoàn thiện việc ứng dụng tin học vào hạch toán vật liệu. Hiện nay, đứng trước nhu cầu thông tin ngày càng cao, ở nước ta đang diễn ra quá trình tin học hoá trên nhiều lĩnh vực của nền kinh tế quốc dân, ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán ở các Doanh nghiệp sản xuất chủ yếu hướng vào việc xây dựng hệ thống công trình kế toán phù hợp với đặc điểm công tác kế toán của Công ty. Tuy nhiên, cần thấy rõ thực tế trong công tác kế toán, về mặt tâm lý là sự cố gắng tránh những biến động hoá mang tính nguyên tắc ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty mà chủ yếu là những biến động về mặt tổ chức. Vì thế, việc đưa máy tính vào công tác kế toán nên triển khai theo từng công đoạn để tránh gây xáo động lớn trong quá trình hạch toán. Đối với kế toán nguyên vật liệu có thể xe chương trình tự động hoá toàn bộ quá trình về xử lý, lưu giữ, bảo quản chứng từ, in ấn sổ sách. Với Công ty TNHH Tân Phát, kế toán chi tiết vật liệu phần lớn được thực hiện trên máy vi tính, nhưng bảng kê số 3 và bảng phân bổ số 2 vẫn phải do kế toán tự khớp giá, do vậy đòi hỏi kế toán phải hết sức cẩn thận mới đảm bảo được độ chính xác cao. Phòng kế toán tài chính chỉ được sự giúp đỡ của một kỹ sư máy tính, làm mọi công việc liên quan đến máy vi tính, công việc rất vất vả. Bên cạnh đó, một nhân tố hết sức quan trọng trong kế toán bằng máy vi tính, đó là phần mềm kế toán có tốc độ xử lý chưa thật nhanh đã hạn chế tới công tác kế toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng. Từ thực tế như vậy, em nghĩ Công ty nên có kế hoạch đổi mới phần mềm máy tính và nâng cấp máy để tăng tốc độ xử lý thông tin, cho ra kết quả chính xác. Đồng thời Công ty nên tuyển thêm nhân viên máy tính và đào tạo kế toán máy cho tất cả các nhân viên kế toán phần hành nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng của quản lý kế toán, và tạo đà cho sự phát triển của Công ty sau này. [...]... phòng kế toán của Công ty TNHH Tân Phát Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Quỳnh Như, cảm ơn Ban lãnh đạo và các cán bộ phòng Kế toán Công ty TNHH Tân Phát đã giúp đỡ em hoàn thành báo cáo tốt nghiệp này Hà Nội, ngày 03 tháng 08 năm 2006 Sinh Viên TÀI LIỆU THAM KHẢO - Giáo trình: kế toán Doanh nghiệp của PGS -TS Nguyễn Văn Công do nhà xuất bản Tài chính xuất bản năm 2004 - Một số tài liệu về quá... Tân Phát em càng nhận thức được ý nghĩa kế toán NVL trong việc tổ chức sản xuất của Công ty, thời gian thực tập tại Công ty là cơ hội để em vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế và cố gắng tìm tòi, học hỏi để hoàn thành báo cáo tốt nghiệp với chuyên đề “ tổ chức thực hiện công tác kế toán NVL tại Công ty TNHH Tân Phát – Văn Điển – Thanh Trì - Hà Nội Với sự hạn chế về kiến thức cũng như hạn chế... LUẬN Kế toán NVL có vai trò quan trọng đối với Công ty, giúp cho các Doanh nghiệp sản xuất theo dõi chặt chẽ NVL cả về số lượng, chủng loại, chất lượng, giá trị xuất – nhập – tồn kho Qua đó công nghiệp có thể sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, tăng tích luỹ tái sản xuất xã hội Sau thời gian thực tập tại Công ty TNHH Tân Phát em càng nhận thức được ý nghĩa kế toán NVL... trình: kế toán Doanh nghiệp của PGS -TS Nguyễn Văn Công do nhà xuất bản Tài chính xuất bản năm 2004 - Một số tài liệu về quá trình hình thành phát triển và sản xuất kinh doanh của Công ty - Các bài giảng trên lớp của giáo viên hướng dẫn nguyễn quỳnh như - Và một số tài liệu tham khảo khác . HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHÁT I. ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHÁT được thì hạch toán vật liệu tại Công ty TNHH Tân Phát vẫn còn những hạn chế nhất định cần được hoàn thiện hơn nữa. Đó là: - Về phân loại vật liệu: Việc