MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC HẠCH TOÁN LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNGVÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG. Trong thời gian thực tập tại Công ty em đã tìm hiểu hoạt động kinh doanh của Công ty, tìm hiểu về tình hình lao động và hạch toán tiền lương trong Công ty. Dựa vào phần kiến thức lý thuyết được học tại trường và kiến thức thực tế tại Công ty em xin đưa ra một số đề xuất của bản thân: 3.1. Tình hình sử dụng, quản lý lao động của công ty. Công ty vận tải Biển Đông trực thuộc Tổng Công ty công nghiệp Tàu thuỷ Việt Nam, vì tính đặc thù của mình là vận tải biển mà Công ty phải bố trí nhân lực sao cho việc vận chuyển cũng như tiếp nhận các hợp đồng một cách thuận tiện nhất. Hiện tại Công ty có 2 chi nhánh ở TP.HCM và TP. Hải Phòng, 2 trung tâm ở Hà Nội, 1 Xí nghiệp và khối văn phòng. Vì chia làm nhiều bộ phận mà mỗi bộ phận lại ở một nơi cách xa nhau nên rõ ràng việc quản lý lao động là vô cùng khó khăn. Bên cạnh đó là các tàu thường xuyên chạy đi chở hàng ở các Cảng khác nhau, thậm chí là ra nước ngoài, nên việc kiểm soát hết được lao động cũng khó thực hiện. Tình hình khó khăn này đã làm các nhà quản lý của Công ty quyết định giao nhiệm vụ dứt điểm cho từng chi nhánh từng trung tâm. Nơi nào cũng có Giám đốc riêng của mình, hoạt động độc lập và chỉ thông báo tình hình của mình thông qua các nhà quản lý của chi nhánh. Mặc dù hoạt động độc lập như vậy nhưng việc quản lý của Công ty không hề lỏng lẻo. Việc điều động bố trí nhân lực vẫn là từ văn phòng ban hành, chi nhánh chi thông báo về tình hình lao động của mình thừa thiếu ra sao, có hoàn thành các công việc được giao không. Công ty năm nào cũng có các dự án đóng tàu mới vì thế việc tuyển thêm nhân viên được tiến hành thường xuyên, liên tục. Để đào tạo cho các nhân viên quen với công việc của Công ty cũng mất một khoảng thời gian, vì vậy mà Công ty luôn có kế hoạch trước cho các dự án của mình để lúc nào có tàu mới xuất xưởng là có ngay các nhân viên mới vào làm việc kịp thời. Nhưng công việc tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực của công ty chưc được hoàn thiện. Mới chỉ có các bước: nộp hồ sơ, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn, ra quyết định. Vì vậy mà bỏ qua quá trình trắc nghiệm xem họ có phù hợp với công việc hay không, bỏ qua khâu tham quan công việc để kiểm tra kinh nghiệm thực tế. 3.2. Tình hình công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Công ty vận tải Biển Đông không ngừng từng bước hoàn thiện bộ máy kế toán của mình. Bộ máy kế toán được tổ chức chuyên sâu, mỗi kế toán chịu trách nhiệm về một phần hành cụ thể nên phát huy được tính chủ động, sự thành thạo trong công việc. Công tác quyết toán hàng quý, hàng năm đều được thực hiện tốt, rõ ràng và đúng thời gian. Nhờ đội ngũ nhân viên kế toán có năng lực và không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ nên trong thời gian vừa qua đã cung cấp thông tin kịp thời chính xác, phục vụ đắc lực cho lãnh đạo Công ty trong việc ra quyết định và chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Như vậy Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán tương đối hoàn chỉnh, góp phần tích cực vào quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Từ khi Công ty áp dụng phần mềm kế toán riêng của đơn vị mình thì công việc đã được giảm bớt đi rất nhiều cho các nhân viên, rút ngắn thời gian hao phí. Phần mềm này hoàn toàn xây dựng dùng cho Công ty vì vậy mà các nghiệp vụ của kế toán tỉ mỉ, phù hợp với tình hình kinh doanh của Công ty. Điều này làm giảm bớt sự phức tạp, cồng kềnh trong công việc ghi chép sổ sách kế toán. Công tác hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương chấp hành đúng các chế độ về tiền lương, tiền thưởng, chế độ phụ cấp, trợ cấp đối với người lao động mà Nhà nước ban hành. Kế toán tiền lương luôn hướng dẫn các bộ phận thực hiện tốt công tác cung cấp thông tin để tính tiền lương, tiền thưởng, BHXH như bảng chấm công, bảng đánh giá, . Hình thức trả lương của Công ty thích hợp với tính đặc thù của công việc, việc tính toán tiền lương, tiền thưởng đã phản ánh đúng kết quả lao động của từng người nên thực sự kích thích mọi người làm việc tốt, cố gắng nâng cao trình độ chuyên môn tay nghề và trung thành với Công ty. Nâng cao hiệu quả của tiền lương, tiền thưởng sẽ giúp cho hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao, tạo sự công bằng trong Công ty. Lương thưởng của nhân viên được thành toán kịp thời theo hai kỳ trong tháng. Các hình thức chứng từ sổ kế toán sử dụng đúng mẫu ban hành của bộ tài chính, phản ánh rõ ràng các khoản mục và nghiệp vụ phát sinh.Tổ chức tốt công tác ghi chép chứng từ ngay từ đầu, xử lý và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền lương, BHXH và các khoản thu nhập khác của CNV, báo cáo và phân tích chi phí tiền lương, các khoản trích theo lương trong chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty. Công tác hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương và thu nhập khác của người lao động đã góp phần quản lý, tiết kiệm chi phí lao động, thúc đẩy sự phát triển của Công ty lên rất nhiều vì vậy mà công tác này luôn được quan tâm. Nhưng bên cạnh những thành tựu này công tác hạch toán còn gặp phải một số khó khăn sau: Do khối lượng công việc của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương thường tập trung vào cuối tháng và vào các kỳ trả lương. Nên đến lúc này công việc tập trung khá nhiều. Công ty lại có nhiều chi nhánh và trung tâm nên việc tập hợp hết về văn phòng Công ty càng làm cho công việc chất đầy. Ngày thường đã phải cập nhật thường xuyên các chứng từ thì cuối tháng lại phải tập hợp chúng lại để tính lương và lập các báo cáo. Nên công việc này khá nhiều đối với một kế toán. Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cần được kịp thời và chính xác hơn nữa do đây chính là điều kiện đảm bảo quyền lợi và chế độ cho người lao động, là điều kiện để người cố gắng hơn trong công việc. Nhìn chung thu nhập bình quân của người lao động trong công ty so với thu nhập chung của các ngành khác là tương đối cao nhưng Công ty cũng cần quan tâm hơn nữa về các hoạt động tập thể của nhân viên. Để thu hút nhân tài vào làm việc trong Công ty thì cần có chính sách lương bổng cao hơn thị trường và cho họ thấy khả năng thăng tiến trong công việc nếu hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. 3.3 Một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả quản lý lao động. Bất cứ tổ chức nào cũng được tạo thành bởi các thành viên là con người, những con người này được gọi chung là lao động. Lao động của tổ chức là một tập thể những người làm việc trong tổ chức đó. Để quản lý tốt và nâng cao hiệu quả hoạt động của người lao động thì tổ chức phải có các hoạt động nhân lực thật tốt. Cụ thể tại Công ty vận tải Biển Đông là: 3.3.1. Công tác tuyển mộ, tuyển chọn: Cần xây dựng được bản mô tả công việc, xác định được yêu cầu của công việc đối với người thực hiện. Bản mô tả công việc làm căn cứ để quảng cáo, thông báo tuyển mộ, để xác định các kỹ năng, kỹ xảo cần thiết mà người xin việc cần phải có nếu như họ muốn làm việc tại các vị trí cần tuyển. Bản xác định yêu cầu của công việc đối với người thực hiện giúp cho những người xin việc quyết định xem họ có nên nộp đơn hay không. *Xây dựng một quá trình tuyển chọn hợp lý đầy đủ các phần: -Tiếp đón và phỏng vấn sơ bộ. - Sàng lọc qua đơn xin việc. - Trắc nghiệm nhân sự . - Phỏng vấn tuyển chọn - Phỏng vấn bởi người lãnh đạo. - Thẩm tra thông tin và cho đi tham quan công việc. - Ra quyết định. 3.3.2.Thiết kế, phân tích công việc Thiết kế công việc để xác định các nhiệm vụ, các trách nhiệm cụ thể được thực hiện bởi từng người lao động cũng như điều kiện để thực hiện chúng. Thiết kế công việc trong đó người lao động thực hiện một số công việc khác nhau nhưng tương tự như nhau nhằm chống tính đơn điệu của công việc, áp dụng cho các thuỷ thủ trên tàu là hợp lý. Phân tích công việc để đưa ra bản mô tả, bản yêu cầu, bản tiêu chuẩn công việc. 3.3.3. Kế hoạch hoá nhân lực Dự đoán cầu nhân lực dựa và cầu nhân lực của từng tàu, dựa vào kế hoạch của việc đóng mới tàu. Từ đó dự đoán số nhân lực cho các văn phòng và chi nhánh. Việc này sẽ dễ dàng tính toán vì tàu tải trọng bao nhiêu đã có sẵn số liệu về nhân lực. Ví dụ như tàu chở container 1016 Teu thì cần 01 Thuyền Trưởng, 01 Đại phó, 02 sỹ quan boong, 02 sỹ quan máy, 01 máy trưởng, 08 thuỷ thủ, 07 thợ máy, 01 sỹ quan điện, 01bếp trưởng. Từ đó mà việc dự đoán sẽ tăng thêm bao nhiêu nhân lực vào các vị trí là làm được. Mặc dù có những sai sót nhưng là không đáng kể. 3.3.4. Quan hệ lao động. Tạo mối quan hệ tốt cho người lao động, thường xuyên tổ chức các hoạt động văn nghệ, thể thao để mọi người tiếp xúc và quan hệ với nhau tốt đẹp hơn. Tìm hiểu các nhu cầu hợp lý của người lao động và giải quyết cho họ, tránh xảy ra tranh chấp lao động. phát hiện sớm các tranh chấp bằng cách tăng cường các cuộc thương thảo định kỳ với người lao động, điều chỉnh và sửa đổi kịp thời các nội dung của hợp đồng cho phù hợp với quy định mới của nhà nước. Kỷ luật lao động phải được xây dựng rõ ràng, dễ hiểu để người lao động nào cũng hiểu được nhiệm vụ của mình, quy định rõ trách nhiệm của người có liên quan, cần khách quan trong việc xác minh hành vi vi phạm. Bên cạnh những hoạt động trên, nhìn chung các hoạt động khác của công ty được tiến hành rất tốt nhất là trong công tác tạo động lực. *các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng người lao động Cần đánh giá hiệu quả sử dụng lao động để xem xét người lao động có hoàn thành tốt công việc mình được giao hay không, chất lượng công việc tiến hành ra sao. Vì vậy, Công ty nên xây dựng một hệ thống đánh giá trong việc thực hiện công việc của người lao động. Hệ thống đánh giá được xây dựng phải có tính phù hợp, tính nhạy cảm, tính tin cậy, tính được chấp nhận và tính thực tiễn. Phương pháp có thể sử dụng là phương pháp thang đo đánh giá đồ hoạ: Người đánh giá sẽ cho ý kiến đánh giá về sự thực hiện công việc của đối tượng đánh giá dựa trên ý kiến chủ quan của mình theo một thang đo từ thấp đến cao. Các tiêu thức đánh giá bao gồm các tiêu thức liên quan trực tiếp đến công việc và cả các tiêu thức có liên quan không trực tiếp đến công việc. VD: Tên nhân viên: Chức danh công việc: Tên người đánh giá: Bộ phận: Ngày đánh giá: Chỉ tiêu Xuất sắc Khá Đạt yêu cầu Dưới mức yêu cầu Mức độ tối thiểu Khối lượng công việc 5 4 3 2 1 Chất lượng công việc 5 4 3 2 1 Tính tin cậy 5 4 3 2 1 Khả năng xét đoán 5 4 3 2 1 Khả năng hiểu biết 5 4 3 2 1 Thái độ 5 4 3 2 1 Tinh thần hợp tác 5 4 3 2 1 Khả năng và triể vọng hợp tác 5 4 3 2 1 Để đánh giá, người đánh giá xác định xem mức độ thực hiện công việc của đối tượng thuộc về thứ hạng nào theo từng tiêu thức. Việc kết hợp các điểm số có thể theo cách tính bình quân hoặc tổng cộng các điểm ở từng tiêu thức. Để việc cho điểm dễ dàng và chính xác hơn, mẫu phiếu có thể được thiết kế chi tiết hơn bằng cách mô tả ngắn gọn từng tiêu thức đánh giá và cả từng thứ hạng, khi đó mẫu phiếu được thiết kế như sau: Tên nhân viên: Chức danh công việc: Tên người đánh giá: Bộ phận: Ngày đánh giá: Tiêu thức Thứ hạng Ghi chú 1. Khối lượng công việc: Đánh giá qua số ngày trên tàu của thuyền viên 5. Số ngày tối đa là 30 ngày 4. Chỉ đi làm theo đúng tiêu chuẩn 25 ngày, trừ trường hợp tàu đang chạy đường dài. 3. Đi làm đủ 25 ngày, nếu không xuống tàu được trong những ngày nghỉ thì đòi nghỉ bù vào tháng sau. 2. Chỉ đi làm đến chuyến cuối cùng sát ngày nghỉ, nhưng vẫn có thể làm thêm. 1. Chỉ đi làm chuyến cuối gần ngày nghỉ nhất và không cố gắng làm thêm nếu có ngay chuyến tiếp theo. v.v . 3.4. Đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương. Người lao động là yếu tố đầu tiên quyết định sự thành bại của mọi doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế thị trường. Người lao động bỏ sức lao động cả về thể lực và trí lực để hoàn thành công việc của mình một cách tốt nhất. Đòi hỏi của họ là có được một khoản thù lao sao cho tương xứng với công sức họ bỏ ra, vì thế mà công tác tiền lương được quan tâm nhằm tạo ra sự công bằng rõ ràng trong việc trả lương, trả thưởng. Đó không chỉ là nguyên tắc mà còn là cơ sở cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Trả lương không tương xứng với sức lao động mà người lao động bỏ ra làm họ chán nản, không tích cực làm việc, thậm chí còn chuyển sang doanh nghiệp khác trả lương cao hơn. Ngược lại doanh nghiệp sẽ thu hút được những lao động tài năng, giàu kinh nghiệm đồng thời khơi dậy khả năng tiềm ẩn của người lao động, kích thích họ làm việc tốt, nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm chi phí lao động sống, tăng doanh thu, thúc đẩy doanh nghiệp không ngừng phát triển lớn mạnh hơn. Để làm được việc này Công ty vận tải Biển Đông đã không ngừng từng bước cải thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương sao cho phù hợp nhất. Qua quá trình tìm hiểu Công ty em cũng muôn góp một phần vào việc hoàn thiện hơn công tác này: + Tiến hành kiểm tra thường xuyên năng lực làm việc của nhân viên, đánh giá xem công việc họ đang làm có thật sự thích hợp với năng lực của họ không. Kết quả thực hiện công việc ra sao để đưa ra các giải pháp hữu hiệu hơn cho mọi lao động. Từ việc đánh giá này ta sẽ tính toán tiền lương tiền thưởng chính xác hơn, phù hợp hơn. + Thường xuyên cập nhật các thông tin về tiền lương của nhà nước ban hành để kịp thời sửa đổi bổ sung vào bản thoả ước lao động của mình. + Cung cấp các thông tin kịp thời về các hoạt động liên quan đến tiền lương như: nghỉ ốm, tạm ứng, không hoàn thành công việc để việc tính lương được chính xác. + Bố trí lao động hợp lý giữa các phòng ban để tránh tình trạng người thì làm việc không hết, người thì chơi dài. Nhất là trong kế toán đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối vì vậy mà công việc phải hết sức gọn gàng. Bố trí bớt công việc của kế toán lao động tiền lương sang cho phòng quản lý nhân sự. + Tình hình toàn cầu hoá như hiện nay đòi hỏi mọi người đều phải có cuộc sống khá giả hơn chứ không chỉ là thoả mãn nhu cầu ăn, mặc, ở như trước nữa. Ngoài những nhu cầu đó ra giờ đầy họ còn đòi hỏi được vui chơi, giải trí, nghỉ ngơi hưởng thụ cuộc sống, để làm được điều này thì họ phải có một mức lương tương đối phù hợp để chi trả cho các công việc đó. Người làm công tác tiền lương phải tìm hiểu được cuộc sống của nhân viên để trả mức lương tương xứng nhằm gìn giữ người lao động làm việc cho Công ty. Trong bối cảnh nước ta là nước đang phát triển, mọi hoạt động đầu tư, nhập khẩu đang được tiến hành khắp nơi, nhiều Công ty cạnh tranh với ta cũng đã nắm bắt được tình hình này nên họ là một thách thức với ta trên thương trường. Để việc cạnh tranh nghiêng về phía ta thì ta phải không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ của Công ty. Đầu tiên Công ty phải tận dụng được những nguồn lực hiện có như trang thiết bị, cơ sở vật chất, các tàu đang hoạt động và đặc biệt nhất là con người. Tìm kiếm các hợp đồng chở hàng một cách nhanh nhất có thể, thoả thuận để dành được các hợp đồng tốt nhất. Không để tàu ở cảng quá lâu mà không có hàng để chạy, phải tận dụng hết công suất của các tàu. Công tác kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty được tiến hành quá cụ thể tỉ mỉ. Nó được rút ra từ kinh nghiệm thực tế của những nhân viên lâu năm trong công ty và cả những kiến thức mới của những người sáng tạo trong Công ty. Vì vậy mà khó có những sai sót. Với kiến thức đã học ở trường và kinh nghiệm thì chưa có em chỉ dám đưa ra một vài ý kiến trên, mong cho công tác kế toán của Công ty ngày càng hoàn thiện hơn. KẾT LUẬN Mong muốn Công ty hoạt động ngày càng vững mạnh là mong muốn của toàn thể cán bộ trong công ty cũng như của Nhà nước ta. Mà một Công ty muốn đứng vững và hoạt động đạt hiệu quả cao nhất thì việc quan tâm hàng đầu là người lao động trong Công ty. Công tác hạch toán lao động tiền lương là một công cụ tốt nhất để nâng cao hiệu quả hoạt động của người lao động. Công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là công tác không thể thiếu trong Công ty. Nếu được hạch toán đúng, đủ, chính xác sẽ là động lực thúc đẩy người lao động nâng cao năng suất, hiệu quả lao động, phát huy tính sáng tạo, góp phần hoàn thành công việc được giao, nhằm mang lại doanh thu cao nhất cho Công ty và đem lại mức lương cao nhất cho bản thân cũng như việc làm cho xã hội ngày càng phát triển. Kế hoạch nâng cao hiệu quả của công tác tiền lương là một kế hoạch dài hạn, phải tiến hành thường xuyên. Chỉ có như vậy thì người lao động mới thường xuyên được quan tâm, mà khi đã được quan tâm thì họ sẽ làm hết mình để đáp lại sự quan tâm đó và kết quả cuối cùng không ngoài việc tạo sự phát triển vững mạnh cho Công ty. Do thời gian tìm hiểu về Công ty và kiến thức thu thập được từ trên ghế nhà trường của em còn nhiều hạn chế nên báo cáo còn nhiều thiếu sót và những biện pháp đưa ra chưa được thoả đáng. Em rất mong nhận được sự quan tâm chỉ bảo của các thầy cô giáo để bài báo cáo của em hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn đến thầy cô giáo và toàn thể các cán bộ nhân viên Công ty vận tải Biển Đông đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập. Em xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày 21 tháng 07 năm 2006 Sinh viên Trần Thị Huệ . MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC HẠCH TOÁN LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNGVÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG. Trong thời gian thực tập tại Công ty em đã. ty. Công tác hạch toán lao động tiền lương là một công cụ tốt nhất để nâng cao hiệu quả hoạt động của người lao động. Công tác hạch toán tiền lương và các