CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP. I- MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN. 1- Khái niệm : Quan hệ thanh toán được hiểu là một quan hệ kinh doanh xảy ra khi doanh nghiệp có quan hệ phải thu, phải trả với các con nợ và chủ nợ của mình về một khoản vay nợ tiền vốn cho kinh doanh. Mọi quan hệ thanh toán đều tồn tại trong sự cam kết vay nợ giữa chủ nợ và con nợ về một khoản tiền theo điều khoản đã qui định có hiệu lực trong thời hạn cho vay, nợ. 2- Đặc điểm của các nghiệp vụ thanh toán. - Các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến nhiều đối tượng. - Các nghiệp vụ này phát sinh nhiều, thường xuyên và yêu cầu phải theo dõi chi tiết theo từng đối tượng thanh toán. - Việc thanh toán ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính của doanh nghiệp nên thường có các quy định rất chặt chẽ trong thanh toán, vì vậy cần có sự giám sát, quản lý thường xuyên để các quy tắc được tôn trọng. - Các nghiệp vụ thanh toán phát sinh ở cả quá trình mua vật tư, hàng hoá đầu vào và quá trình tiêu thụ. Đối với doanh nghiệp kinh doanh thương mại thì thì nó tham gia vào toàn bộ quá trình kinh doanh (mua hàng và bán hàng). 3- Quan hệ thanh toán với công tác quản lý tài chính. Quan hệ thanh toán liên hệ mật thiết với dòng tiền vào, ra trong kỳ kinh doanh, do đó nó có ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính của đơn vị. Vì vậy, tổ chức quản lý tốt quan hệ thanh toán cũng có nghĩa là làm tốt công tác tài chính tại doanh nghiệp. Việc đảm bảo cho hoạt động thanh toán được thực hiện một cách linh hoạt, hợp lý và đạt hiệu quả cao sẽ góp phần đảm bảo khả năng thanh toán cho doanh nghiệp, đồng thời tận dụng được nguồn tài trợ vốn khác nhau. Do đó, cần phải kiểm soát các quan hệ kinh tế này. Với chức năng thông tin và kiểm tra, hạch toán kế toán giúp cho doanh nghiệp có được các thông tin cụ thể về số nợ, thời gian nợ và tình hình thanh toán với từng đối tượng trong từng khoản phải thu, phải trả. Hơn thế nữa, với các số liệu kế toán, nhà quản lý sẽ biết được khả năng thanh toán đối với các khoản phải trả cũng như khả năng thu hồi các khoản phải thu. Từ đó doanh nghiệp sẽ có những đối sách thu nợ, trả nợ kịp thời nhằm đảm bảo các khoản công nợ sẽ được thanh toán đầy đủ, góp phần duy trì và phát triển mối quan hệ kinh doanh tốt với bạn hàng, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý tài chính của doanh nghiệp. Bên cạnh đó cũng có thể khẳng định thêm rằng hạch toán kế toán là công cụ quản lý duy nhất đối với các nghịêp vụ thanh toán. Bởi vì, khác với một số phần hành như tiền mặt, vật tư, hàng hoá - hiện hữu trong két, trong kho của doanh nghiệp, sự tồn tại của các nghiệp vụ thanh toán phát sinh chỉ được biểu hiện duy nhất trên chứng từ, sổ sách. 4- Phân loại các nghiệp vụ thanh toán : Có thể phân loại các nghiệp vụ thanh toán theo nhiều tiêu thức khác nhau như : - Căn cứ vào đặc điểm của hoạt động thanh toán, các nghiệp vụ thanh toán được chia làm hai loại : + Thanh toán các khoản phải thu + Thanh toán các khoản phải trả - Theo quan hệ đối với doanh nghiệp : thanh toán bên trong doanh nghiệp (thanh toán tạm ứng, thanh toán lương…) và thanh toán với bên ngoài (thanh toán với nhà cung cấp, với khách hàng…). - Theo thời gian : thanh toán thường xuyên hoặc định kỳ. - Nhưng thông thường người ta thường phân loại các nghiệp vụ thanh toán theo đối tượng, theo tiêu thức này thì có các nghiệp vụ thanh toán sau : Thanh toán với người bán Thanh toán với khách hàng Thanh toán với nhà nước Thanh toán tạm ứng Các nghiệp vụ thế chấp, ký cược, ký quỹ Các nghiệp vụ thanh toán khác Trong phạm vi chuyên đề này, tôi sẽ trình bày các nghiệp vụ thanh toán với người bán, với khách hàng và với Nhà nước. 5- Một số phương thức thanh toán phổ biến trong các Doanh Nghiệp hiện nay. * Thanh toán bằng tiền mặt. Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các loại hình thanh toán như : thanh toán bằng tiền Việt Nam, bằng ngoại tệ các loại, hối phiếu ngân hàng và các loại giấy tờ có giá trị như tiền… Đây là hình thức thanh toán trực tiếp giữa hai bên. Khi nhận được vật tư, hàng hoá, dịch vụ… thì bên mua xuất tiền mặt ở quỹ để trả trực tiếp cho người bán. Hình thức thanh toán này trên thực tế chỉ phù hợp các loại hình giao dịch với số lượng nhỏ và đơn giản, bởi vì với các khoản mua có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn. Thông thường hình thức này được áp dụng trong thanh toán với công nhân viên, với các nhà cung cấp nhỏ, lẻ… * Thanh toán không dùng tiền mặt. Đây là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách tính chuyển tài khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng. Các hình thức cụ thể bao gồm : Thanh toán bằng Séc. Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị được hưởng có tên trên séc. Đơn vị phát hành séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng séc. Séc chỉ phát hành khi tài khoản ở ngân hàng có số dư. Séc thanh toán gồm có séc chuyển khoản, séc bảo chi ,séc tiền mặt và séc định mức. - Séc chuyển khoản : Dùng để thanh toán và mua bán hàng hoá giữa các đơn vị có mở số Tài khoản . Séc có tác dụng để thanh toán chuyển khoản không có giá trị để lĩnh tiền mặt, séc phát hành chỉ có giá trị trong thời hạn quy định. - Séc bảo chi : Là séc chuyển khoản được ngân hàng đảm bảo chi số tiền ghi trên từng tờ séc đó. Khi phát hành séc đơn vị phát hành đưa đến ngân hàng để đóng dấu đảm bảo chi cho tờ séc đó. Séc này dùng để thanh toán chủ yếu giữa các đơn vị mua bán vật tư, hàng hoá… có mở số Tài khoản nhưng chưa tín nhiệm lẫn nhau. - Séc định mức : Là loại séc chuyển khoản nhưng chỉ được ngân hàng đảm bảo chi tổng số tiền nhất định trong cả quyển séc. Sổ séc định mức có thể dùng để thanh toán trong cùng địa phương hoặc khác địa phương. Khi phát hành, đơn vị chỉ được phát hành trong phạm vi ngân hàng đảm bảo chi. Mỗi lần phát hành phải ghi số hạn mức còn lại vào mặt sau của tờ séc. Đơn vị bán khi nhận séc phải kiểm tra hạn mức còn lại của quyển séc. - Séc chuyển tiền cầm tay : Là loại séc chuyển khoản cầm tay, được ngân hàng đảm bảo thanh toán. Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu. Uỷ nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản uỷ nhiệm cho ngân hàng thu hộ một số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác. Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi. Uỷ nhiệm chi là giấy uỷ nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhà nước ,và một số thanh toán khác… Thanh toán bù trừ. Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hoá hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau. Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thoả thuận rồi lập thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi. Thanh toán bằng thư tín dụng - L/C Theo hình thức này khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán tiền hàng cho bên bán. Khi giao hàng xong ngân hàng của bên mua sẽ phải chuyển số tiền phải thanh toán cho ngân hàng của bên bán. hình thức này áp dụng cho các đơn vị khác địa phương, không tín nhiệm lẫn nhau. Trong thực tế, hình thức này ít được sử dụng trong thanh toán nội địa nhưng lại phát huy tác dụng và được sử dụng phổ biến trong thanh toán Quốc tế, với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ. Thanh toán bằng thẻ tín dụng Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ. 6- Yêu cầu quản lý, nguyên tắc và nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán. 6.1. Yêu cầu quản lý các nghiệp vụ thanh toán a) Đối với nghiệp vụ thanh toán các khoản phải thu : - Nợ phải thu được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ thanh toán với doanh nghiệp về sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ … đã nhận - Không phản ánh các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dich vụ thu tiền ngay (tiền mặt, séc, hoặc đã thu qua ngân hàng) - Hạch toán chi tiết, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ : nợ trong hạn, nợ khó đòi hoặc nợ không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. b) Đối với nghiệp vụ thanh toán các khoản phải trả : - Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp dịch vụ cần được hạch toán chi tiết từng đối tượng phải trả. Đối tượng phải trả người bán, người cung cấp, người nhận thầu về XDCB có quan hệ kinh tế chủ yếu đối với doanh nghiệp về bán vật tư, hàng hoá, cung cấp dịch vụ. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu XDCB nhưng chưa nhận hàng hoá, lao vụ. - Không phản ánh các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, dich vụ trả tiền ngay (tiền mặt, séc) - Những vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng chưa đến cuối tháng chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính dể ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán. 6.2. Nguyên tắc hạch toán. Để theo dõi chính xác, kịp thời các nghiệp vụ thanh toán, kế toán cần quán triệt các nguyên tắc sau : - Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng; thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc để việc thanh toán được kịp thời. - Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản. - Đối với các khoản nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả về nguyên tệ trên các tài khoản chi tiết và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. - Đối với các khoản nợ phải trả, phải thu bằng vàng, bạc, đá quí, cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kì điều chỉnh số dư theo giá thực tế. - Cần phân loại các khoản nợ phải trả, phải thu theo thời gian thanh toán cũng như theo từng đối tượng có nghi ngờ để có kế hoạch, biện pháp thanh toán và thu hồi vốn phù hợp. - Không bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp, giữa các khách hàng mà phải căn cứ trên sổ chi tiết để lấy số liệu lập bảng cân đối kế toán cuối kì. 6.3. Nhiệm vụ hạch toán : Công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán đòi hỏi phải thực hiện tốt các nhiệm vụ cơ bản sau : - Ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác rõ ràng các khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng phải thu, phải trả theo từng khoản và thời gian thanh toán. - Ghi chép đầy đủ kịp thời trên hệ thống chứng từ, sổ sách chi tiết và tổng hợp của phần hành các khoản nợ phải thu, phải trả. - Thực hiện giám sát chế độ thanh toán công nợ và tính chấp hành các kỷ luật thanh toán tài chính, tín dụng. - Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đến hạn, quá hạn và phải thu khó đòi để quản lý tốt công nợ tránh dây dưa công nợ và góp phần nâng cao hiệu quả tài chính của doanh nghiệp. II - HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN, VỚI KHÁCH HÀNG VÀ VỚI NHÀ NƯỚC. 1- HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN. Nghiệp vụ thanh toán với người bán thường xảy ra trong quan hệ mua bán vật tư, hàng hoá, dịch vụ… giữa doanh nghiệp với người bán, nghiệp vụ này phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng theo phương thức thanh toán trả chậm hoặc trả trước tiền hàng, nghĩa là có quan hệ nợ nần giữa doanh nghiệp và người bán. Khi doanh nghiệp mua chịu thì sẽ phát sinh nợ phải trả, khi doanh nghiệp ứng trước sẽ xuất hiện một khoản phải thu của người bán. 1.1 Chứng từ sử dụng : - Các chứng từ về mua hàng : hợp đồng mua bán, hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn VAT ) do người bán lập, biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá; phiếu nhập kho, biên bản giao nhận TSCĐ. . . - Chứng từ ứng trước tiền : phiếu thu (do người bán lập) - Các chứng từ thanh toán tiền hàng mua : phiếu chi, giấy báo Nợ, uỷ nhiệm chi ,séc… Tuỳ theo quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và trình độ tổ chức quản lý của doanh nghiệp mà lựa chọn số lượng, loại chứng từ sao cho phù hợp. Trong trường hợp doanh nghiệp muốn sử dụng loại chứng từ không có trong quy định nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công tác thanh toán thì càn có văn bản cho phép của Nhà nước. 1.2 Tài khoản sử dụng : Tài khoản 331 - Phải trả người bán Kết cấu của TK 331 Tài khoản 331 “Phải trả cho người bán” - Số phải trả người bán đã trả - Số nợ được giảm do người bán chấp nhận giảm giá, chiết khấu - Số nợ được giảm do hàng mua trả lại người bán - Số tiền ứng trước cho người bán để mua hàng - Xử lý nợ không có chủ - Số nợ phải trả phát sinh khi mua hàng - Trị giá hàng nhận theo số tiền đã ứng - Số nợ tăng do tỷ giá ngoại tệ tăng Số Dư Nợ : số tiền ứng trước cho người bán hoặc số tiền trả thừa cho người bán. Số Dư Có : số tiền còn phải trả cho người bán. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng người bán. 1.3 Phương pháp hạch toán. Trường hợp mua chịu : Mua vật tư, TSCĐ : Căn cứ vào chứng từ, hoá đơn, biên bản giao nhận… kế toán ghi : Nợ TK 152, 153,156,211 : Nguyên liệu,TSCĐ, công cụ, dụng cụ thực nhập (phương pháp KKTX) Nợ TK 611 : Mua hàng ( phương pháp KKĐK) Nợ TK 211, 213 : TSCĐ đã đưa vào sử dụng Nợ TK 133 : Thuế VAT (VAT ) được khấu trừ Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp Mua chịu vật tư, dịch vụ sử dụng ngay : Nợ TK 627, 641, 642, 241, 142… Nợ TK 133 : VAT được khấu trừ Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp Khi trả nợ cho người bán, kế toán ghi : Nợ TK 331 : Phải trả nhà cung cấp Có TK 111 : Trả bằng tiền mặt Có TK 112 : Trả bằng tiền gửi Ngân hàng Có TK 311, 341 : Trả bằng tiền vay Khi được nhà cung cấp chiết khấu, giảm giá và chấp nhận giảm nợ hoặc nhận nợ với doanh nghiệp, trừ vào khoản phải trả kế toán ghi : Nợ TK 331 : Phải trả nhà cung cấp Có TK 152, 153 : Phương pháp KKTX Có TK 133 : thuế phải trả nhà nước Có TK 611 : Phương pháp KKĐK Có TK 515 : số tiền chiết khấu thanh toán được hưởng Khi trả lại vật tư cho người bán và được người bán xoá nợ hoặc ghi nhận nợ với doanh nghiệp, kế toán ghi : Nợ TK 331 : Phải trả nhà cung cấp Có TK 152, 153 : Phương pháp KKTX Có TK 611 : Phương pháp KKĐK Có TK 133 : VAT được khấu trừ Trường hợp ứng trước tiền mua hàng Khi ứng tiền cho người bán để mua hàng : Nợ TK 331 : Phải trả nhà cung cấp Có TK 111, 112 Khi nhận hàng mua theo số tiền ứng trước : Nợ TK 152, 153, 156…nhập hàng theo phương pháp KKTX Nợ TK 611 : nhập hàng theo phương pháp KKĐK Nợ TK 211, 213 : nhập TSCĐ Nợ TK133 : VAT theo phương pháp khấu trừ Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp Thanh toán chênh lệch giữa giá trị hàng nhập với số tiền ứng trước : + Nếu ứng trước < trị giá hàng mua đã nhập và doanh nghiệp trả số tiền còn thiếu : Nợ TK 331 : trả nợ nhà cung cấp số thiếu Có TK 111, 112 + Nếu ứng trước > trị giá hàng nhập thì phải thu, khi thu ghi : Nợ TK 111, 112 Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp Trường hợp nợ phải trả người bán không ai đòi, kế toán ghi tăng thu nhập khác. Nợ TK 331 : kết chuyển xoá nợ vắng chủ. Có TK 711 : thu nhập khác. Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp thì không sử dụng TK133- VAT đầu vào được khấu trừ. Khi đó giá trị vật tư, hàng hoá mua vào và giá trị hàng mua trả lại là giá bao gồm cả VAT . Trường hợp thanh toán với người bán bằng ngoại tệ : Nếu doanh nghiệp dùng tỷ giá thực tế : Khi phát sinh các khoản công nợ đối với người bán thì phải theo dõi cả số nguyên tệ phát sinh. Nợ TK 152, 153, 156, 211 : tỷ giá thực tế Nợ TK 133 : VAT đầu vào được khấu trừ Có TK 331 : tỷ giá thực tế Khi thanh toán : +Tỷ giá giao dịch thực tế> tỷ giá đang ghi sổ Nợ TK 331 : tỷ giá thực tế lúc ghi sổ Nợ TK 635 : chênh lệch tỷ giá thực tế ghi sổ và tỷ giá thực tế khi thanh toán. Có TK1112, 1122… : số tiền đã trả theo tỷ giá thực tế thanh toán. Đồng thời ghi đơn bên Có TK007 ( Nợ sổ chứng từ TK 331, 311, 341 ghi theo nguyên tệ) + Tỷ giá giao dịch thực tế< tỷ giá đang ghi sổ Nợ TK 331 : tỷ giá thực tế lúc ghi sổ Có TK 515 : chênh lệch tỷ giá ghi sổ và tỷ giá thực tế khi thanh toán. Có TK 1112, 1122 : số tiền đã trả theo tỷ giá thực tế thanh toán. (Đồng thời ghi đơn bên Có TK 007) ( Nợ sổ chứng từ TK 331, 311, 341 ghi theo nguyên tệ) - Nếu doanh nghiệp sử dụng tỷ giá hạch toán : Nợ TK 152, 153, 156, 211 : tỷ giá thực tế Nợ TK 133 : VAT đầu vào được khấu trừ Nợ/Có TK (635,515) : chênh lệch tỷ giá Có TK 1112,1122 : tỷ giá hạch toán (Đồng thời ghi đơn bên Có TK 007) Khi thanh toán : Nợ TK 331 : tỷ giá hạch toán Nợ/Có TK (635,515) : chênh lệch tỷ giá Có TK 1112, 1122… số tiền đã trả theo tỷ giá hạch toán (Đồng thời ghi đơn bên Có TK 007) Cuối kỳ hạch toán,kế toán đánh giá lại số dư ngoại tệ của các TK "Tiền mặt", "Tiền gửi ngân hàng","Các khoản phải thu","Các khoản phải trả" theo tỷ giá ngân hàng công bố tại thời điểm lập báo cáo. Chênh lệnh tỷ giá do đánh giá lại được hạch toán vào TK 4131,4132 và phản ánh trên Bảng cân đối kế toán : TK Tài sản là ngoại tệ - Nếu tỷ giá cuối kỳ> tỷ giá đang ghi sổ : Nợ TK 4131,4132 : chênh lệch tỷ giá thực tế và tỷ giá đã ghi sổ Có TK 331,311,341: - Nếu tỷ giá cuối kỳ < tỷ giáđang ghi sổ : ( Chênh lệch giảm) Nợ TK 4131, 4132 : chênh lệch tỷ giá thực tế và tỷ giá đã ghi sổ Có TK 1112, 1122,131 : TK nguồn vốn là ngoại tệ - Nếu tỷ giá cuối kỳ > tỷ giá đang ghi sổ : ( Chênh lệch tăng) Nợ TK 1112, 1122,131 : Có TK 4131,4132 : chênh lệch tỷ giá thực tế và tỷ giá đã ghi sổ - Nếu tỷ giá tăng : Nợ TK 4131, 4132 : chênh lệch tỷ giá thực tế và tỷ giá đã ghi sổ Có TK 331 : phải trả người bán - Nếu tỷ giá giảm : Nợ TK 331 : phải trả người bán Có TK 4131, 4132 : chênh lệch tỷ giá Đầu kỳ kế toán sau ghi ngược lại. a) Trường hợp bù trừ công nợ : Khi một tổ chức, cá nhân (VD : công ty X) vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp của doanh nghiệp, nếu có sự đồng ý của cả hai bên thì có thể bù trừ công nợ. Căn cứ vào các chứng từ mua hàng và bán hàng cho Công ty X và sổ chi tiết phải thu khách hàng - Công ty X, phải trả người bán- Công ty X để xác định số tiền phải thu, phải trả. - Trường hợp số phải thu > số phải trả Nợ TK 331- công ty X : số tiền ghi theo sốphải trả Có TK 131- công ty X - Trường hợp số phải thu < số phải trả Nợ TK 331- công ty X : số tiền ghi theo số phải thu Có TK 131- công ty X Trường hợp Y là nhà cung cấp, Z là khách hàng của doanh nghiệp nếu như Y và Z đồng ý, doanh nghiệp có thể tiến hành bù trừ công nợ. Trong trường hợp này cần phải có biên bản xác nhận về việc bù trừ công nợ, có chữ ký của các bên tham gia. Căn cứ vào biên bản, kế toán ghi : Nợ TK 331- Y Có TK 131- Z Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người bán : -Trả lại tiền thừa (nếu có) TK 111,112 TK331 -TTcho NCC bằng tiền -Ứng trước tiền cho NCC TK152,611,211,627… - Thanh toán thêm nếu thiếu. - Mua chịu hàng - Đã trả theo tỷ giá hạch toán - Nhận hàng đã ứng trước hoặc thực tế TK311,341 TK 133 TT bằng tiền vay VAT được khấu trừ TK 152,(611)… TK 152,153,156,211… Giảm giá, trả lại hàng - tỷ giá thực tế -tỷ giá hạch toán TK 133 TK 635,4132 Chênh lệch tỷ giá TK 515 Chiết khấu mua hàng TK 711 Nợ vắng chủ 2- HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG. Các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng phát sinh khi doanh nghiệp bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ theo phương thức bán chịu hoặc trong trường hợp người mua trả trước tiền hàng. 2.1 Chứng từ sử dụng : - Hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn VAT ) do doanh nghiệp lập - Giấy nhận nợ hoặc lệnh phiếu do khách hàng lập - Chứng từ thu tiền : phiếu thu, giấy báo Có… 2.2. Tài khoản sử dụng : TK 131- Phải thu khách hàng. Kết cấu của tài khoản 131 : Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng” - Số tiền phải thu từ khách hàng mua chịu vật tư, hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp - Số tiền thu thừa của khách - Nợ phải thu từ khách hàng tăng do tỷ giá ngoại tệ tăng - Số nợ phải thu từ khách hàng đã thu được - Số nợ phải thu giảm do chấp nhận giảm giá, chiết khấu, hoặc do khách hàng trả lại hàng đã bán - Số tiền khách hàng ứng trước để mua hàng - Nợ phải thu từ khách hàng giảm do tỷ giá ngoại tệ giảm Số Dư Nợ : số tiền còn phải thu từ khách hàng Số Dư Có : số tiền doanh nghiệp còn nợ khách hàng (Tài khoản này được mở chi tiết cho từng khách hàng. Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng để ghi cả hai chỉ tiêu bên tài sản và nguồn vốn. Tài khoản này cũng được mở chi tiết theo thời hạn thanh toán để xác định nợ phải thu khó đòi, làm căn cứ lập dự phòng phải thu khó đòi). 2.3. Phương pháp hạch toán : - Trường hợp doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ * Trường hợp bán chịu cho khách hàng : - Khi bán chịu vật tư, hàng hoá cho khách hàng, căn cứ vào hoá đơn VAT , kế toán ghi doanh thu bán chịu phải thu : Nợ TK 131 : số phải thu của khách hàng Có TK 511 : doanh thu bán hàng Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra - Khi bán chịu TSCĐ kế toán ghi : Nợ TK 131 : phải thu khách hàng Có TK 711 : thu nhập khác Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra - Khi chấp nhận giảm giá, chiết khấu thương mại, khách hàng trả lại hàng mua trừ nợ hoặc nhận nợ với khách hàng, kế toán ghi : Nợ TK 532, 521,531 : giảm giá hàng bán Nợ TK 3331 : VAT của hàng bán ra Có TK 131 : phải thu khách hàng - Khi chấp nhận chiết khấu thanh toán cho khách hàng, kế toán ghi : Nợ TK 635 : chiết khấu thanh toán cho khách hàng Có TK 131 : phải thu khách hàng - Căn cứ chứng từ thanh toán, kế toán ghi số nợ đã thu : Nợ TK 111, 112 : thu tiền nợ của khách hàng Nợ TK 311 : thu nợ và thanh toán tiền vay ngắn hạn Có TK 131 : ghi giảm số phải thu của khách hàng * Trường hợp khách hàng ứng trước tiền mua hàng. - Khi doanh nghiệp nhận tiền ứng trước của khách hàng, kế toán ghi : Nợ TK 111, 112 : số tiền khách hàng ứng trước Có TK 131 : phải thu khách hàng - Khi giao nhận hàng cho khách hàng theo số tiền ứng trước, căn cứ vào hoá đơn bán hàng, kế toán ghi : Nợ TK 131 : tổng số tiền hàng khách hàng phải thanh toán Có TK 511 : doanh thu bán hàng Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra [...]... hin hnh H s thanh toỏn hin hnh = Tng ti sn lu ng N ngn hn H s ny cho thy kh nng thanh toỏn cỏc khon n ngn hn ca doanh nghip trong k kinh doanh H s ny cng cao thỡ kh nng thanh toỏn n cng ln Thụng thng h s ny ln hn hoc bng 1 thỡ doanh nghip cú kh nng thanh toỏn n ngn hn v tỡnh hỡnh ti chớnh l bỡnh thng hay kh quan (2) H s thanh toỏn nhanh H s thanh toỏn nhanh = Vn bng tin N ngn hn Nu h s thanh toỏn... tiờu : H s kh nng thanh toỏn hin thi = Tin v tng ng tin Cỏc khon n quỏ hn v n hn H s kh nng thanh toỏn trong thi gian ti = Cỏc khon cú th thanh toỏn trong thi gian ti Cỏc khon phi thanh toỏn trong thi gian ti Nu cỏc ch tiờu ny ln hn hoc bng 1 chng t doanh nghip cú kh nng thanh toỏn v tỡnh hỡnh ti chớnh bỡnh thng hoc kh quan Nu ch tiờu ny nh hn 1 chng t doanh nghip khụng cú kh nng thanh toỏn v nu ch... np dch v chu thu Thu sut thu GTGT ca hng hoỏ, dch v GTGT ca hng hoỏ, = dch v Giỏ thanh toỏn ca hng hoỏ, dch v mua vo tng ng Giỏ thanh toỏn ca hng hoỏ, dch v bỏn ra Giỏ thanh toỏn ca hng hoỏ, dch v bỏn ra l giỏ thc t bờn mua phi thanh toỏn cho bờn bỏn, bao gm c VAT v cỏc khon ph thu, phớ thu thờm m bờn mua phi tr - Giỏ thanh toỏn ca hng hoỏ, dch v mua vo tng ng c xỏc nh bng giỏ thc t mua vo, bao gm... Nu h s thanh toỏn nhanh ca doanh nghip ln hn hoc bng 0, 5 thỡ doanh nghip cú kh nng thanh toỏn, tỡnh hỡnh ti chớnh kh quan, nu nh hn 0, 5 thỡ doanh nghip gp khú khn trong vic thanh toỏn Mc dự vy, nu h s ny quỏ cao thỡ cng khụng tt vỡ vn bng tin quỏ nhiu dn ti hiu qu s dng vn gim (3 ) H s thanh toỏn ca vn lu ng H s thanh toỏn ca vn lu = Vn bng tin ng Tng ti sn lu ng Ch tiờu ny phn ỏnh kh nng chuyn i... sỏt thc v tỡnh hỡnh thanh toỏn ca doanh nghip cng cn phi kt hp cỏc ch tiờu trờn vi cỏc ti liu hch toỏn hng ngy v cỏc ti liu khỏc 2- Phõn tớch nhu cu v kh nng thanh toỏn cú c s ỏnh giỏ tỡnh hỡnh ti chớnh ca doanh nghip trc mt v trin vng trong thi gian ti, cn phi i sõu phõn tớch nhu cu v kh nng thanh toỏn ca doanh nghip Da vo ti liu k toỏn lp bng sau : BNG PHN TCH NHU CU V KH NNG THANH TON Nhu cu S... : BNG PHN TCH NHU CU V KH NNG THANH TON Nhu cu S tin Kh nng S tin I - Cỏc khon phi thanh toỏn ngay : 1 Cỏc khon n quỏ hn Nh nc Nh cung cp 2 Cỏc khon n n hn I- Cỏc khon cú th thanh toỏn ngay 1 Tin mt 2 Tin gi ngõn hng 3 Cỏc khon tng ng tin II - Cỏc khon phi thanh toỏn trong thi gian ti 1 Thỏng ti II- Cỏc khon cú th thanh toỏn trong thi gian ti 1 Thỏng ti Ngõn sỏch Khon phi thu Ngõn hng Hng gi bỏn ... Nht ký chng t S Cỏi Th & s chi tit Bng tng hp chi tit Bỏo cỏo ti chớnh IV- PHN TCH TèNH HèNH V KH NNG THANH TON CA DOANH NGHIP 1- Phõn tớch tỡnh hỡnh thanh toỏn bit thc trng ti chớnh ca doanh nghip phi xem xột kh nng thanh toỏn v tỡnh hỡnh cụng n ca doanh nghip Nu tỡnh hỡnh ti chớnh tt thỡ cú kh nng thanh toỏn nhanh, ớt b chim dng vn Doanh nghip cú s ch ng i vi ngun vn kinh doanh, to iu kin cho sn xut... TK 211 : TSC hu hỡnh N TK 213 : TSC vụ hỡnh N TK 611 : mua hng- phng phỏp kim kờ nh k N TK 133 : VAT u vo c khu tr Cú TK 111, 112, 331 : tng giỏ thanh toỏn Khi mua vt t, hng hoỏ, dch v dựng ngay vo sn xut, kinh doanh hng hoỏ, dch v chu VAT theo phng phỏp khu tr thu, k toỏn ghi N TK 621, 627, 641, 642, 241 N TK 133 : VAT u vo c khu tr Cú TK 111, 112, 331 : tng giỏ thanh toỏn Khi mua hng hoỏ giao bỏn... hng bỏn b tr li Khi phỏt sinh cỏc khon thu nhp t hot ng ti chớnh, cỏc khon thu nhp bt thng thuc i tng chu VAT theo phng phỏp khu tr thu (VD : thu v cho thuờ ti sn, thu v thanh lý, nhng bỏn TSC), k toỏn ghi : N TK 111, 112, 131 : tng giỏ thanh toỏn Cú TK 515 : doanh thu hot ng ti chớnh Cú TK 711 : thu nhp khỏc Cú TK 3331 : VAT phi np n v np VAT theo phng phỏp khu tr thu s dng hng hoỏ, dch v biu, tng thỡ... tiờu ny phn ỏnh tc thanh toỏn cỏc khon phi tr Ch tiờu ny cng ln thỡ doanh nghip phi thanh toỏn tin hng mua cng nhanh, cú ngha l ch tiờu ny cng ln doanh nghip cng khụng cú li - Thi gian mt vũng quay cỏc khon phi tr Thi gian mt vũng quay cỏc khon phi = Thi gian k phõn tớch tr S vũng quay cỏc khon phi tr Ch tiờu ny cho bit quay c mt vũng, cỏc khon phi tr phi mt my ngy  ỏnh giỏ kh nng thanh toỏn cn xem . quản lý, nguyên tắc và nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán. 6.1. Yêu cầu quản lý các nghiệp vụ thanh toán a) Đối với nghiệp vụ thanh toán các khoản. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP. I- MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN. 1- Khái niệm : Quan hệ thanh