GIỚI THIỆU CỬA SỔ CHƯƠNG TRÌNH, QUẢN LÝ TỆP TIN, NHẬP, TÍNH TOÁN VÀ TRÌNH BÀY BẢNG TÍNH 1. Cửa sổ chương trình - Microsoft Excel là một phần mềm được thiết kế để nhập, tính toán các bảng số liệu bằng các công cụ hàm số và công thức. Chính tính linh hoạt trong tính toán của Excel làm nên sự khác biệt cơ bản giữa các bảng tính được thiết kế trên Excel so với các bảng tính được thiết kế trên Word. - Với mục đích tạo các tệp tin có nội dung là các bảng số liệu nên ngay từ đầu màn hình giao diện của Excel đã được thiết kế dưới dạng các bảng bao gồm cột và hàng. H1. Một góc màn hình giao diện của chương trình Dữ liệu được nhập vào các ô của bảng Ký hiệu cột Số TT của hàng Thanh công thức - Tên của tệp tin Excel luôn được mặc định là Book 1 (2,3,…) - Một Book bao gồm 255 Sheet (bảng tính), các Sheet được đặt tên từ Sheet 1 đến Sheet 255. Thông thường khi cài đặt chương trình hệ thống sẽ để hiển thị mặc định trên màn hình 3 Sheet, để có thêm các Sheet ta chèn từ menu Insert\ Worksheet. - Một Sheet bao gồm:  256 Cột: Các cột được ký hiệu theo bảng chữ cái từ A đến IV  65536 Hàng (dòng): Các hàng được đánh số từ 1 đến 65536 - Giao của Cột và Hàng trong bảng gọi là Ô + Ô được xác định bằng địa chỉ Ô, địa chỉ ô cho biết vị trí của ô trên bảng + Địa chỉ Ô được xác định bằng ký hiệu của cột và số thứ tự của hàng. Vd: Ô A1: Cột A Hàng 1 2. Quản lý tệp tin (Xem chương trình Word cơ bản) 3. Nhập Dl và Tính toán trong bảng tính a. Nhập Dữ liệu - Dữ liệu trong Excel được nhập vào các ô của Bảng. Để nhập Dl vào ô nào ta kích chuột vào ô đó và nhập từ bàn phím. - Có hai loại DL: + Dl dạng số (Number): Luôn được mặc định căn bên lề phải của ô. Bao gồm các loại DL sau: Số, Ngày tháng, Tiền tệ,…Vd: + Dl dạng chữ (Text): Luôn mặc định căn bên lề trái của ô. Vd: * Cy:  Nếu Dl dạng số (Number) bị nhập sai quy ước của hệ thống thì chương trình sẽ tự chuyển về định dạng chữ (Text), khi đó ta sẽ không thể thực hiện được các phép toán số học.  Để xem hoặc thay đổi các quy ước của hệ thống về nhập số liệu ta vào Start \ Control Panel\ Regional and Language Options\Regional Options\Customize:  Numbers: Xem hoặc thay đổi các quy ước nhập số  Curency: Xem hoặc thay đổi các quy ước nhập tiền tệ  Date: Xem hoặc thay đổi các quy ước nhập ngày tháng  Time: Xem hoặc thay đổi các quy ước nhập giờ  Một số sự khác biệt giữa quy ước mặc định của máy tính trong hộp thoại Regional Options với cách viết thông thường: Loại ký tự Quy ước trên máy Các viết thông thường Dấu thập phân (Decimal Symbol) Dấu chấm (.) Dấu phẩy (,) Dấu phân cách giữa các nhóm số Trăm, Ngàn, Triệu (Digit group Symbol) Dấu phẩy (,) Dấu chấm (.) Dấu phân cách giữa các đối số trong Hàm (List separator) Dấu phẩy (,) Dấu chấm phẩy (;) Ngày tháng Tháng/Ngày/Năm (mm/dd/yy) Ngày/Tháng/Năm (dd/mm/yy) Mốc điền H2. Đánh số TT tự động Ta có thể thay đổi các loại ký tự trên bằng cách xoá và nhập lại ký tự vào các vị trí tương ứng. b. Đánh số Thứ tự tự động trong bảng tính Excel * C1: - Nhập hai số đầu của danh sách số TT vào hai ô liền kề - Bôi đen hai ô số đó - Đưa trỏ chuột vào Mốc điền của vùng bôi đen và kéo * C2: - Nhập số bắt đầu của danh sách số TT - Bấm Enter - Kích hoạt lại ô số đó - Đưa trỏ chuột vào mốc điền - Bấm giữ Ctrl+ Bấm giữ chuột và kéo đến cuối danh sách H3. Hộp thoại đánh số TT tự động Chọn hướng đánh số TT tự động Nhập gía trị dừng Nhập bước nhẩy (công sai) * C3: - Nhập số bắt đầu của danh sách số TT - Bấm Enter - Kích hoạt lại ô số đó - Vào Edit\ Fill\ Series: + Tại Series in: Chọn hướng đánh số TT  Rows: Đánh số TT trên Hàng  Columns: Đánh số TT trên cột + Tại Step Value: Nhập giá trị nhẩy (công sai) + Tại Stop Value: Nhập giá trị dừng c. Các tính toán trong bảng tính - Mọi phép tính trong bảng tính Excel luôn bắt đầu bằng dấu bằng (=) hoặc dấu cộng (+) - Khi tính toán Excel thường dùng hai loại công cụ tính toán sau: + Các phép toán số học (+,-, *, /,…) + Các hàm số - Một số toán tử tính toán và toán tử so sánh thường dùng trong Excel: + Các toán tử tính toán: + - * / % ^ Cộng Trừ Nhân Chia Phần trăm Luỹ thừa + Các toán tử so sánh: = <> > >= < <= Bằng Không bằng Lớn hơn Lớn hơn hoặc bằng Nhỏ hơn Nhỏ hơn hoặc bằng H4. Chọn căn lề & xoay Dl trong Ô Chọn căn lề theo chiều ngang Ô Chọn căn lề theo chiều dọc Ô Bấm kéo để xoay chữ 4. Trình bày (định dạng) bảng tính a. Căn lề, đổi Font, đổ Mầu nền trong Ô - Bôi đen các ô cần định dạng - Format\ Cells (Ctrl+1): * Alignment: Căn lề và xoay chữ trong Ô + Horizontal: Chọn căn lề theo chiều ngang của ô + Vertical: Chọn căn lề theo chiều dọc ô *Cy: Để đưa Dl vào giữa Ô: Tại Horizontal và Vertical ta chọn Center + Orientation: Xoay chữ * Font: Thay đổi cỡ, mầu, kiểu dáng của chữ (Tương tự chương trình Word) H5. Thẻ lệnh Font để định dạng Font chữ Chọn tên Font Chọn kiểu đường gạch chân Chọn kiểu chữ Chọn cỡ chữ Chọn mầu của chữ H6. Thẻ lệnh kẻ đường viền bảng Chọn mầu đường viền Kích xoá đường viền Kích tạo đường bao ngoài Kích tạo đường phân cách ô trong bảng Tạo/ Huỷ các đường viền riêng lẻ trong bảng Chọn kiểu đường viền * Patterns: Chọn mầu nền Tại Color: Chọn mầu OK b. Kẻ bảng - Bôi đen vùng Dl cần kẻ bảng - Format\ Cells (Ctrl+1)\ Border + Tại Style: Chọn kiểu đường viền + Tại Color: Chọn mầu đường viền + Kích chọn Outline: Tạo đường bao ngoài + Sang ô Style chọn lại đường viền + Kích chọn Inside: Tạo đường phân cách ô OK * Cy: - Xoá đường viền bảng: Trong hộp thoại Format\ Cell\ Border\ Chọn None - Thay đổi một trong các đường viền bảng ta kích lên các nút lệnh trên vùng Border 5. Các định dạng khác a. Trộn Ô - Bôi đen các ô cần trộn - Kích lên nút lệnh Merge and Center trên thanh công cụ Formatting * Cy: - Excel chỉ cho phép trộn một ô chứa Dl với các ô trống. Nếu ta trộn hai ô cùng chứa Dl thì Dl trên ô thứ hai sẽ bị xoá. - Nếu phải trộn ô nhiều lần ta chỉ cần trộn lần đầu, những lần tiếp theo ta chỉ bôi đen và bấm phím F4. - Xoá trộn ô: + Bôi đen các ô cần xoá + Format\ Cell (Ctrl+1)\ Alignment: Xoá dấu tích tại ô Merge Cells hoặc kích chọn lệnh Merge and Center trên thanh công cụ Formatting lần nữa. b. Ngắt dòng trong Ô Trong bảng tính Excel nếu ta bấm Enter thì trỏ chuột sẽ nhẩy xuống ô của dòng kế tiếp trong bảng. Muốn ngắt dòng trong cùng một ô, ta làm như sau: + Đặt dấu chèn tại vị trí cần ngắt + Bấm giữ tổ hợp phím: Alt+ Enter c. Chỉnh sửa Dl trong ô Sau khi nhập Dl và ra khỏi ô, để quay lại ô chỉnh sửa ta làm như sau: - C1:  Nháy đúp chuột lên ô chứa Dl - C2:  Kích hoạt ô chứa Dl  Bấm F2 trên bàn phím - C3:  Kích hoạt ô chứa Dl  Đưa trỏ chuột lên thanh công thức và chỉnh sửa d. Xoá định dạng hoặc Dl trong ô - Bôi đen các ô cần xoá định dạng - Edit\ Clear:  All: Xoá cả nội dung và định dạng trong ô  Formats: Xoá định dạng và giữ lại nội dung  Contents: Xoá nội dung và giữ lại định dạng (Tương ứng với bấm phím Delete trên bàn phím)  Comments: Xoá các ghi chú trong ô 6. Khai báo mặc định Font chữ và số Sheet của tệp Nhập số Sheet Chọn Font chữ Chọn cỡ chữ H7. Hộp thoại khai báo các tuỳ chọn Font chữ và số Sheet - Tools\ Options\ General: + Tại Sheets in new workbook: Nhập số Sheet mặc định của tệp tin khi khởi động chương trình. + Tại Standard Font: Chọn Font chữ mặc định của chương trình. + Tại Size: Nhập cỡ chữ. OK - Tắt và khởi động lại chương trình Excel. . GIỚI THIỆU CỬA SỔ CHƯƠNG TRÌNH, QUẢN LÝ TỆP TIN, NHẬP, TÍNH TOÁN VÀ TRÌNH BÀY BẢNG TÍNH 1. Cửa sổ chương trình - Microsoft Excel. Nhập Dl và Tính toán trong bảng tính a. Nhập Dữ liệu - Dữ liệu trong Excel được nhập vào các ô của Bảng. Để nhập Dl vào ô nào ta kích chuột vào ô đó và nhập