Chương4: Phân tích hoạt động duy trì hội viên của Hội Dệt may Thêu Đan Tp.HCM PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG DUY TRÌ HỘI VIÊN CỦA HỘI DỆT MAY THÊU ĐAN TP.HCM VÀ KINH NGHIỆM CỦA CÁC HỘI KHÁC 4.1 HOẠT ĐỘNG DUY TRÌ HỘI VIÊN CỦA AGTEK 4.1.1 Cơ sở dữ liệu của hội viên Hiện nay ở Agtek đã xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu của hội viên nhưng các thông tin này vẫn ở mức đơn giản như địa chỉ liên lạc, loại hình sản xuất kinh doanh, tên chủ doanh nghiệp. Do Agtek không có sự quan tâm đúng mức dành cho việc thu thập cơ sở dữ liệu hội viên nên chưa có hành động cụ thể để thu thập thông tin về năng lực và khả năng sản xuất của doanh nghiệp, những nhu cầu và những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải,…do đó Agtek đã không nắm được chính xác những thông tin của các hội viên của mình. Kết quả là Agtek không cung cấp những thông tin hoặc những hoạt động hỗ trợ phù hợp cho hội viên, khiến cho hội viên không thấy rõ được lợi ích của việc gia nhập Agtek, đó cũng là nguyên nhân khiến cho các hội viên không tích cực tham gia vào các hoạt động của Agtek, không giữ được các hội viên ở lại lâu dài với Agtek và cũng không khuyến khích các doanh nghiệp chưa là hội viên gia nhập vào Agtek. Cơ sở dữ liệu của hội viên cũng không được Agtek cập nhật thường xuyên và kịp thời. Hiện nay Agtek không có một hoạt động cụ thể nào để thu thập và bổ sung kịp thời thông tin của hội viên. Ngoại trừ một số ít những doanh nghiệp hội viên có mối quan hệ mật thiết với Agtek còn thông báo cho Agtek về những thay đổi của mình, đa số các doanh nghiệp hội viên còn lại thường không thông báo cho Agtek những thay đổi mình, mà Agtek cũng không chủ động để thu thập nên những thông tin về hội viên không được cập nhật. Trong năm 2003, Agtek được một tổ chức tài trợ là MPDF tiến hành thu thập thông tin của hội viên nhưng cuộc khảo sát này mới chỉ thu thập thông tin của 60 doanh nghiệp hội viên và cho đến nay Agtek vẫn chưa tiếp tục thực hiện việc khảo sát này. Do đó, ta thấy Agtek đã không có sự quan tâm đúng mức cho việc phát triển cơ sở dữ liệu của hội viên, mà đây là một vấn đề vô cùng quan trọng cho việc duy trì hội viên, đặc biệt là khi số lượng hội viên ngày càng lớn. Từ đó dẫn tới việc Hội không biết nhiều về hội viên nên không thể cung cấp đúng những gì mà hội viên yêu cầu, nên hội viên ít gắn bó với Hội, không tích cực tham gia vào các hoạt động của Hội, không tạo ra sự khác biệt đáng kể giữa các doanh nghiệp hội viên và các doanh nghiệp không là hội viên. 4.1.2 Kênh thông tin của Hội tới các hội viên Một trong những hỗ trợ quan trọng và được duy trì thường xuyên của Agtek là các hoạt động cung cấp, chia sẻ thông tin cả về thương mại, thị trường cũng như về chuyên ngành cho các doanh nghiệp hội viên. Bản tin nội bộ được gửi đến tất cả các doanh nghiệp hội viên và các doanh nghiệp tiềm năng hàng tuần để cung cấp những thông tin có liên quan đến ngành dệt may thêu đan và các cơ hội kinh doanh. Chương4: Phân tích hoạt động duy trì hội viên của Hội Dệt may Thêu Đan Tp.HCM Agtek tiếp tục duy trì và cung cấp Bản tin nội bộ hàng tuần của mình. Với nội dung dần được đa dạng, chuyên đề linh hoạt và sôi động, Bản tin hàng tuần của Agtek đang đem lại những lợi ích thiết thực cho các doanh nghiệp hội viên và các đối tác bạn hàng: thông tin chuyên ngành, cơ hội hợp tác kinh doanh, doanh nghiệp cần biết, thông tin nội bộ… Agtek cũng đã xây dựng website nhằm cung cấp thông tin nhanh hơn và hiệu quả hơn cho hội viên. Tuy nhiên, website không được cập nhật thường xuyên và hoạt động chưa ổn định. Chất lượng của website phụ thuộc rất nhiều vào đơn vị được thuê để thực hiện website vì Agtek không có nhân viên có đủ năng lực để thực hiện công việc này. Bên cạnh đó, Agtek cũng sử dụng các phương tiện thông tin đại chúng để chuyển tải thông tin, tâm tư nguyện vọng, ý kiến và quan điểm của Agtek đến các cơ quan nhà nước, các ban ngành có liên quan và cộng đồng. Nhưng hiện nay Agtek chưa có kế hoạch cụ thể để nói lên tiếng nói và quan điểm riêng của mình, cũng như để xây dựng hình ảnh đối với cộng đồng và gây ảnh hưởng đối với các cơ quan nhà nước và các ban ngành liên quan, nhất là đối với các cơ quan trung ương. Hiện tại Agtek quan hệ với cơ quan truyền thông chủ yếu là Báo Tuổi trẻ. Đây là cơ quan ngôn luận có quan hệ mật thiết với Agtek, được quyền cung cấp những thông tin quan trọng về ngành và Hội Dệt May mà các cơ quan ngôn luận khác không có.Những phương tiện thông tin của Agtek có thể tóm tắt trong bảng 4.1 Bảng 4.1: Những phương tiện truyền thông của Agtek Phương tiện Nội dung Mức độ chi tiết Thời gian Bản tin Thông tin trên các báo, cơ hội kinh doanh, đối tác bạn hàng… Thông tin thô, không có phân tích và nhận xét sơ lược của Hội Thông thường là 3 số 1 tháng Website Giới thiệu Hội, các thành viên của Hội, điều lệ Hội… Chung chung, không cụ thể và không được cập nhật. Hiện nay ngừng hoạt động Phương tiện thông tin đại chúng (báo Tuổi Trẻ) Nói về những sự kiện của Hội, những thông tin liên quan đến Hội Nội dung không kiểm sốt được Khi có sự kiện Theo kết quả phân tích “khảo sát ý kiến hội viên về các dịch vụ của Hội” do MPDF thực hiện cho Agtek - khảo sát này được tiến hành cho 190 doanh nghiệp, trong đó 52% doanh nghiệp là hội viên và 48% doanh nghiệp không phải là hội viên - thì hai nguồn thông tin chủ yếu mà các doanh nghiệp này tiếp cận là tạp chí và truyền hình. Trong khi đó thì các ấn phẩm và trang web của Agtek không phải là nguồn thông tin phổ biến. Trong khi đó Agtek lại coi Bản tin nội bộ là phương tiện truyền thông chủ yếu của mình. Từ đó cho thấy Agtek đã không có kế hoạch sử dụng các phương tiện này hiệu quả, chưa sử dụng phương tiện truyền thông đại chúng để tạo những ảnh hưởng tích cực trong xã hội và đối với các cơ quan nhà nước. 4.1.3 Hoạt động tăng cường mối quan hệ với hội viên Hiện nay Agtek chưa có một hoạt động cụ thể nào để tăng cường mối quan hệ với các hội viên của mình. Agtek vẫn còn thụ động trong việc liên hệ với các hội viên, nhất là đối với các hội viên có mối quan hệ không mật thiết với Agtek, do đó các doanh nghiệp này đã kông tích cực tham gia vào các hoạt động của Hội thì ngày càng xa cách với Chương4: Phân tích hoạt động duy trì hội viên của Hội Dệt may Thêu Đan Tp.HCM Agtek, từ đó càng dễ dẫn tới việc các hội viên này chỉ có danh nghĩa, không đúng nghĩa là một hội viên thực sự. Agtek không thường xuyên liên lạc với hội viên của mình, ngoại trừ Bản tin nội bộ được gửi đến các hội viên hàng tuần, chỉ khi nào Agtek có vấn đề cần liên lạc với hội viên thì nhân viên của Agtek mới gọi điện thoại hoặc ghé thăm các hội viên. Nội dung của các cuộc gọi điệân thoại này cũng chỉ nhằm mục đích giải quyết vấn đề của Agtek mà không đặt vấn đề hội viên lên hàng đầu, do đó Agtek càng không nắm được thông tin của hội viên. Do đó các cuộc gọi điện thoại này cũng chỉ nhằm vào một số doanh nghiệp, không bao quát hết tất cả các hội viên của Agtek, từ đó sẽ dẫn tới có hội viên Agtek thường xuyên liên lạc, có những hội viên hầu như Agtek không liên lạc bao giờ. Điều đó dẫn tới doanh nghiệp nào đã có mối quan hệ tốt đẹp với Agtek thì ngày càng được nâng cao, những doanh nghiệp nào mà ít tiếp xúc với Agtek thì cũng sẽ ngày càng xa cách với Agtek, không tham gia vào các hoạt động của Agtek. 4.1.4 Hoạt động khảo sát sự thỏa mãn của hội viên Để phục vụ hội viên hiệu quả, đáp ứng tối đa các yêu cầu của hội viên thì Agtek phải nắm rõ nhu cầu của các hội viên, phải biết được ý kiến của hội viên về các hoạt động của mình để từ đó có những thay đổi cho phù hợp với nhu cầu của hội viên. Do hiện nay Agtek đã không đặt trọng tâm vào việc duy trì các hội viên nên Agtek cũng không có các hoạt động cụ thể để tiến hành khảo sát ý kiến hội viên về các hoạt động của mình. Trong năm 2003, Agtek được một tổ chức tài trợ là MPDF đã giúp Agtek thực hiện công việc khảo sát ý kiến hội viên về các hoạt động của Hội. Kết quả của khảo sát này cho thấy có 43.2% hội viên là có mối quan hệ mật thiết với Agtek – những hội viên có quan hệ mật thiết là những hội viên tích cực tham gia vào các hoạt động của Hội. Đây cũng là một kết quả tất yếu do Agtek đã không có các hoạt động cần thiết để duy trì các hội viên của mình. Một điểm cần lưu ý để duy trì các hội viên là Agtek phải đáp ứng đúng các nhu cầu của hội viên. Nhưng cho tới nay ngồi bản khảo sát do MPDF thực hiện ra thì Agtek vẫn chưa tiến hành một bản khảo sát nào khác nhằm phục vụ cho việc duy trì hội viên của mình. Đây cũng là một điểm yếu của Agtek trong quá trình hoạt động. Bên cạnh đó, do không thực hiện các cuộc khảo sát nên Agtek không nắm được ý kiến của hội viên về các hoạt động của mình, từ đó Agtek không có những thay đổi cho phù hợp với nhu cầu của hội viên và càng ngày càng không đáp ứng đúng nhu cầu của hội viên. Điều đó làm cho các hội viên không nhận thấy được lợi ích của việc gia nhập Hội, không tạo ra được sự khác biệt giữa các doanh nghiệp là hội viên và các doanh nghiệp không là hội viên nên không khuyến khích các doanh nghiệp gia nhập Agtek. 4.1.5 Ưu, nhược điểm của hoạt động duy trì hội viên của Agtek Ưu điểm: • Có Ban duy trì và phục vụ hội viên, có nhân viên chuyên trách để thực hiện hoạt động này. Nhược điểm Chương4: Phân tích hoạt động duy trì hội viên của Hội Dệt may Thêu Đan Tp.HCM • Chưa lựa chọn đúng kênh thông tin để truyền tải nội dung mà hội viên muốn chuyển tới cho hội viên. • Cơ sở dữ liệu của hội viên không được cập nhật thường xuyên và kịp thời, những thông tin về hội viên hiện nay là qúa đơn giản. • Không chủ động liên lạc với hội viên. Agtek chưa quan tâm tới các doanh nghiệp hội viên không năng động, ít tham gia vào các hoạt động của Agtek. • Không có những hoạt động phù hợp để duy trì hội viên. 4.2 HOẠT ĐỘNG DUY TRÌ HỘI VIÊN CỦA HỘI DOANH NGHIỆP TRẺ 4.2.1 Cơ sở dữ liệu của hội viên Vấn đề cơ sở dữ liệu của hội viên được Hội doanh nghiệp trẻ (YBA) hết sức chú trọng vì YBA biết tầm quan trọng của cơ sở dữ liệu của hội viên. Cơ sở dữ liệu của hội viên cũng khá chi tiết, mô tả hết mọi đặc điểm của doanh nghiệp như năng lực sản xuất, những khó khăn mà hội viên gặp phải, những kiến nghị và đánh giá của hội viên về các hoạt động của mình. Do nắm rõ được tất cả các thông tin về hội viên nên YBA đã chứng tỏ cho hội viên cũng như các tổ chức, doanh nghiệp bên ngồi thấy rằng YBA là người hiểu doanh nghiệp rõ nhất, coi hội viên là nền tảng cho mọi hoạt động thành công của Hội. Đồng thời thông qua đóYBA biết rõ doanh nghiệp cần gì để có những hoạt động hỗ trợ phù hợp. Từ đó càng nâng cao sự khác biệt giữa các doanh nghiệp hội viên và các doanh nghiệp không là hội viên, khiến cho các hội viên thấy rõ lợi ích khi gia nhập Hội, từ đó càng khuyến khích các doanh nghiệp chưa là hội viên gia nhập vào Hội. Vấn đề cơ sở dữ liệu của hội viên cũng thường xuyên được cập nhật do YBA luôn liên lạc với các hội viên của mình. Đặc biệt YBA còn có một biện pháp để luôn liên lạc được với hội viên ngay cả khi hội viên thay đổi địa chỉ liên lạc đó là trong phiếu thu thập thông tin hội viên ngay từ khi hội viên mới bắt đầu gia nhập Hội YBA có kèm theo một câu hỏi đó là hỏi thêm thông tin về địa chỉ và điện thoại liên lạc của chủ doanh nghiệp hoặc của cá nhân đại diện doanh nghiệp liên hệ với Hội. Vì trong thực tế địa chỉ sản xuất và điện thoại liên lạc của hội viên là có thể thay đổi, nếu ta không có sự chuẩn bị thì khi hội viên di dời địa điểm thì ta không thể liên lạc được. Do đó Hội đã hỏi thêm địa chỉ nhà vì đây là một cái cố định, ít thay đổi. Còn một cách khác khiến cho YBA luôn nắm được thông tin hội viên ngay cả khi hội viên đó thụ động, ít tham gia vào các hoạt động của Hội và nhân viên của Hội ít có cơ hội tiếp xúc với các hội viên là chia các hội viên của Hội ra thành từng nhóm. Tiêu chí để YBA chia nhóm các hội viên của mình là chia theo quận, mỗi nhóm như vậy sẽ bầu ra một nhóm trưởng, nhóm trưởng này có nghĩa vụ lãnh đạo nhóm đó, tạo không khí vui vẻ trong nhóm đồng thời cung cấp cho nhân viên của YBA biết những thông tin về các thành viên trong nhóm. Khi chia nhóm các hội viên như vậy thì sẽ giúp các hội viên thân thiện với nhau hơn, tạo mối quan hệ gắn bó giữa các hội viên. Thông qua các nhóm như vậy có thể giúp YBA thu thập được những thông tin mà YBA không thể biết trực tiếp từ chính doanh nghiệp. Chương4: Phân tích hoạt động duy trì hội viên của Hội Dệt may Thêu Đan Tp.HCM 4.2.2 Kênh truyền thông của Hội tới hội viên Hiện nay ở YBA có nhiều kênh thông tin để truyền thông tới các hội viên của mình. Vấn đề lựa chọn kênh thông tin cũng rất quan trọng vì nó sẽ truyền tải đúng nội dung theo đúng mục tiêu mà YBA mong muốn. Các kênh thông tin chủ yếu của YBA gồm có Bản tin nội bộ, web, thông tin báo chí. Kênh truyền thông chủ yếu của YBA tới các hội viên của mình là Bản tin nội bộ, nội dung trên Bản tin nội bộ cung cấp những thông tin về hoạt động của Hội, thông tin về hội viên của mình, diễn đàn doanh nghiệp, cơ hội giao thương…Đặc biệt do hội viên của YBA là các doanh nghiệp không tập trung vào một ngành nên trên Bản tin nội bộ của YBA không cung cấp thông tin về ngành mà cung cấp cho hội viên các tài liệu nói về phương cách quản lý và kinh doanh. Do mục đích của YBA coi Bản tin nội bộ giống như là một phương tiện để quảng bá hình ảnh của Hội nên trên Bản tin thường xuyên cung cấp những thông tin về hoạt động của Hội và những thông tin về hội viên nhằm cho các hội viên cũng như các tổ chức bên ngồi thấy được rằng YBA là một Hội rất hiểu hội viên của mình, nắm rõ mọi thông tin và hoạt động của các hội viên. Bên cạnh đó Bản tin của YBA cũng dùng để cho các hội viên giải trí thư giãn nên thường xuyên đăng các tranh ảnh vui nhộn, truyện cười giúp hội viên thoải mái sau một ngày làm việc. YBA cũng đã thiết lập trang web để trao đổi thông tin với các hội viên của mình. Đặc biệt trên trang web có mục ý kiến của các hội viên để các hội viên nếu có ý kiến đóng góp gì cho Hội thì gửi về. Đây cũng là một cách hiệu quả để YBA có thể nâng cao chất lượng các hoạt động của mình. Ngồi ra YBA cũng đăng tin trên báo chí nhằm quảng bá hình ảnh của Hội, cung cấp cho các hội viên và các tổ chức ngồi Hội biết về các hoạt động của Hội. Khi YBA có những hoạt động lớn thì sẽ tổ chức họp báo, mời phóng viên các báo về tham dự và viết bài về Hội. Còn đối với các hoạt động nhỏ của Hội, YBA thường có những thông cáo báo chí gửi tới cho các báo. Đó là các kênh truyền thông của YBA, do nắm rõ mục tiêu sử dụng của từng kênh thông tin nên YBA đã khai thác triệt để lợi ích của từng kênh thông tin, sử dụng hiệu quả các kênh thông tin nhằm truyển tải đúng mục tiêu của Hội tới các hội viên. 4.2.3 Hoạt động tăng cường mối quan hệ của Hội với hội viên YBA thường xuyên liên lạc với các hội viên của mình, nhất là với các doanh nghiệp bị động, không thường xuyên tham gia các hoạt động của Hội. Mỗi lần trước khi đến thăm các doanh nghiệp, nhân viên duy trì của YBA thường xuyên gọi điện cho các hội viên của mình, nói rõ lý do của buổi gặp mặt với các hội viên. Do cơ sở dữ liệu của hội viên thường xuyên được cập nhật và những thông tin đó khá chi tiết nên YBA luôn nắm rõ hội viên của mình, biết hội viên cần gì nên thông qua các buổi tiếp xúc như vậy càng nắm rõ được thông tin của hội viên, từ đó làm cho các hội viên càng thêm gắn bó với Hội. YBA cũng thường xuyên tổ chức các buổi vui chơi sinh hoạt tập thể dành cho các hội viên của mình, tổ chức các buổi đi chơi dã ngoại tập thể, các buổi thi đấu các môn chơi thể thao như bóng đá dành cho các công nhân viên của các hội viên, tennis dành cho các giám đốc. Thông qua các buổi sinh hoạt thi đấu như vậy, càng làm cho các hội viên Chương4: Phân tích hoạt động duy trì hội viên của Hội Dệt may Thêu Đan Tp.HCM thêm gần gũi, thân thiên với nhau. Hội đã tạo ra được một môi trường sinh hoạt tập thể để các hội viên thiết lập các mối quan hệ của mình. Hiện nay YBA cũng đã đưa vào một hình thức hoạt động mới là thông qua cơ sở dữ liệu của hội viên, biết được những hội viên nào có cùng một vấn đề cần quan tâm, YBA sẽ nhóm các doanh nghiệp này lại thành một nhóm để họ cùng nhau thảo luận để tìm ra hướng đi cho vấn đề đó. Đây cũng là một cách giúp các hội viên của Hội liên kết lại với nhau nhằm cùng nhau tìm ra hướng phát triển cho chính mình. 4.2.4 Khảo sát sự thỏa mãn của hội viên Một phương pháp tốt để tìm hiểu nhu cầu của hội viên là phỏng vấn. Hiện nay YBA đã sử dụng 2 phương pháp để khảo sát nhu cầu của hội viên là dùng bảng câu hỏi hoặc phỏng vấn nhóm và YBA sử dụng phương pháp này rất thành công. Hàng năm, YBA đều gửi bảng câu hỏi cho các hội viên của mình hai lần - đầu năm và cuối năm- bằng đường bưu điện cho các hội viên, sau đó có kiểm tra lại xem hội viên có nhận được phiếu khảo sát hay không bằng cách gọi điện, đồng thời cũng để nhắc nhở hội viên nhanh chóng hồn tất bảng câu hỏi để gửi lại cho Hội. Hiện nay tỉ lệ thành công của YBA là tới 80%. Còn khi YBA cần biết ý kiến của hội viên mà muốn có sự thảo luận giữa các hội viên nhằm tìm ra một hướng mới thì YBA sử dụng phương cách thảo luận nhóm giữa các hội viên. Do YBA biết rõ tầm quan trọng của công việc khảo sát này nên đã có kế hoạch hoạt động thường xuyên. Công việc này cũng nhằm cho các hội viên thấy rằng ý kiến của họ rất quan trọng cho sự thành công của Hội, từ đó hội viên sẽ cảm thấy mình có một vai trò đáng kể trong hoạt động của Hội và sẽ có những hành động thiết thực để quan tâm và tham gia vào các hoạt động của Hội nhiều hơn. 4.2.5 Ưu, nhược điểm của hoạt động duy trì hội viên tại YBA Ưu điểm • Có nhân viên phụ trách hoạt động duy trì hội viên. • Cơ sở dữ liệu của hội viên đầy đủ và được cập nhật thường xuyên. • Có nhiều kênh thông tin để truyền nội dung tới các hội viên. • Có kế hoạch thực hiện các cuộc khảo sát nhằm thu thập ý kiến của hội viên. Nhược điểm • Tốn nhiều chi phí và nguồn lực. Chương4: Phân tích hoạt động duy trì hội viên của Hội Dệt may Thêu Đan Tp.HCM 4.3 KINH NGHIỆM QUỐC TẾ Yếu tố đầu tiên trong cơ cấu tổ chức là các thành viên của nó – các hội viên. Nếu không có hội viên thì cũng không tồn tại hiệp hội. Các hội viên vừa là chủ vừa là khách hàng của hiệp hội. Bởi vì trong các hiệp hội kinh doanh tự nguyện, các hội viên cung cấp phần lớn ngân quỹ hoạt động nên có thể coi họ là chủ sở hữu hay là người có thẩm quyền đối với hội. Ngồi việc được coi là chủ, các hội viên cũng là khách hàng chính của phần lớn các hiệp hội. Các giám đốc và đội ngũ cán bộ cố gắng làm vừa lòng hội viên thông qua việc cung cấp các chương trình, hoạt động và dịch vụ mà hội viên cần hoặc ước muốn. Xây dựng một nền tảng hội viên vững mạnh và tích cực tham gia vào các hoạt động của Hội là nhiệm vụ trọng tâm đối với bất kỳ một Hiệp hội nào. Các hội viên phải sẵn lòng đầu tư thời gian, tiền bạc, sức lực vì một sự nghiệp chung trong việc xây dựng một tổ chức vững mạnh, tồn tại với thời gian. Nếu các hiệp hội muốn phát triển, hoạt động hiệu quả, và quan trọng nhất, muốn đạt được những thành tựu giúp ích cho xã hội thì cốt lõi chi phối thành công của họ là sự ủng hộ tự nguyện từ phía các thành viên của tổ chức. Duy trì hội viên hiện tại cũng quan trọng không khác gì việc kết nạp các hội viên mới. Do trong thực tế để duy trì một hội viên hiện tại thì ít tốn kém thời gian và tiền bạc hơn so với việc kết nạp thêm hội viên mới. Nguyên tắc cơ bản là quá trình duy trì hội viên phải bắt đầu ngay từ khi nhận được đơn xin kết nạp của hội viên. Do đó, cần phải giữ các hội viên ở lại với hội càng lâu càng tốt, mọi người trong hiệp hội đều phải tham gia vào việc giữ chân các hội viên. Các nhân viên của hội phải hướng vào hội viên, phải coi hội viên là khách hàng, là thượng đế, là nhà tài trợ cho hoạt động của mình. Các cán bộ, thành viên ban giám đốc và các lãnh đạo khác phải thường xuyên gặp gỡ với các hội viên của mình. Những hoạt động như vậy là rất cần thiết cho việc duy trì các hội viên. Và lý tưởng nhất là tồn bộ Hội phục vụ hội viên với tư cách là một “bộ phận chuyên phục vụ khách hàng”, với đội ngũ nhân viên giữ vai trò chủ đạo. Một hội viên tích cực hiếm khi từ bỏ Hội và thường nộp hội phí đúng hạn. Hội viên tham gia tích cực vào các hoạt động của Hội có nhiều khả năng ở lại Hội hơn là một hội viên chỉ đóng phí hội viên và không bao giờ tham gia vào các hoạt động của Hội. Công tác giữ chân hội viên phụ thuộc vào đóng góp của tất cả mọi người liên quan đến Hội- và những người này không chỉ là các nhân viên ăn lương, các cán bộ và giám đốc, và uỷ ban hội viên mà còn bao gồm cả những lãnh đạo tình nguyện và các hội viên khác. Ở nhiều hiệp hội, danh sách hội viên đầy đủ được phân bổ cho các lãnh đạo cốt cán và các nhân viên của Hội để những người này, hàng ngày gọi điện thoại cho một số lượng nhất định các hội viên xin ý kiến đề xuất và thông tin đầu vào cho các vấn đề và hoạt động của Hội. Một trong những hiệp hội áp dụng phương cách này là Hiệp hội các ngành công thương Tường và Trần nhà (Mỹ). Hiệp hội này đã chính thức đưa chương trình “gọi điện cho từng hội viên” vào hoạt động. Danh sách tên của gần 1000 công ty hội viên trực thuộc hội được phân bổ cho 12 nhân viên, như vậy mỗi nhân viên quản lý danh sách khoảng 85 hội viên để gọi điện thoại mỗi năm ít nhất một lần – tính ra mỗi nhân viên hàng tuần chỉ phải thực hiện hai cuộc gọi điện thoại. Chương trình này đã tỏ ra rất thành công Chương4: Phân tích hoạt động duy trì hội viên của Hội Dệt may Thêu Đan Tp.HCM trong việc giữ chân các hội viên ở lại hội. Nhờ có chương trình này mà hội viên đã ủng hộ Hội nhiệt tình hơn. 4.4 SO SÁNH GIỮA AGTEK VÀ YBA Giống • Có nhân viên phụ trách • Có nhiều kênh thông tin để truyền thông tới hội viên. Khác AGTEK • Chưa có sự phân công công việc cụ thể cho nhân viên thực hiện. Chương4: Phân tích hoạt động duy trì hội viên của Hội Dệt may Thêu Đan Tp.HCM • Chưa có kế hoạch cụ thể để thực hiện việc duy trì hội viên. • Cơ sở dữ liệu của hội viên còn đơn giản • Thụ động trong việc tiếp xúc với hội viên. • Chưa có kế hoạch cụ thể để thực hiện việc khảo sát sự thỏa mãn của hội viên hàng năm. YBA • Có sự phân công công việc rõ ràng cho nhân viên thực hiện. • Có kế hoạch cụ thể để thực hiện việc duy trì hội viên. • Cơ sở dữ liệu của hội viên khá chi tiết và đầy đủ. • Chủ động tiếp xúc với hội viên • Có kế hoạch thực hiện việc khảo sát sự thỏa mãn của hội viên hàng năm. . Chương4: Phân tích hoạt động duy trì hội viên của Hội Dệt may Thêu Đan Tp. HCM PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG DUY TRÌ HỘI VIÊN CỦA HỘI DỆT MAY THÊU ĐAN TP. HCM VÀ KINH NGHIỆM. ngành dệt may thêu đan và các cơ hội kinh doanh. Chương4: Phân tích hoạt động duy trì hội viên của Hội Dệt may Thêu Đan Tp. HCM Agtek tiếp tục duy trì và