Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án. 1.1.1.Mục đích: Là quá trình khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết, hiện tại ta cần phải có đầy đủ về các thông tin, để từ đó làm thế nào xây dựng đợc dự án mang tính khả thi nhất. 1.1.2.Các bớc tiến hành khảo sát: -Khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động của hệ thống cũ. -Xác định phạm vi của hệ thống mới. -Đề xuất các giải pháp và cân nhắc tính khả thi. -Vạch kế hoạch cho dự án cùng với dự trù tổng quát. 1.1.3.Khảo sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại. a.Quan sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại. -Việc quan sát, tìm hiểu cũng nh đánh giá hệ thống phải theo cách nhìn của nhà tin học. -Có các bớc quan sát: +Mức thao tác thừa hành. +Mức điêù phối quản lý. +Mức quyết định lãnh đạo. +Mức chuyên gia cố vấn. -Các hình thức tiến hành: +áp dụng hình thức quan sát. +áp dụng hình thức phỏng vấn. +Phơng pháp thăm dò. +Phơng pháp nghiên cứu tài liệu. b.Tập hợp và phân loại thông tin. Phân loại dựa theo một số tiêu chuẩn sau: -Hiện tại và tơng lai. -Phân loại theo thông tin tĩnh, động, thông tin biến đổi. -Phân loại dựa vào nội bộ môi trờng. -Tập hợp lại tất cả nhũng thông tin đã đợc phân loại. c.Phát hiện yếu kém của hiện trạng và các yêu cầu trong t ơng lai. -Phát hiện yếu kém: Là tìm hiểu các yếu kém về một số mặt nh: Sự thiếu vắng thông tin xử lý, thiếu nhân lực, kém hiệu quả trong tổ chức quản lý, ùn tắc thông tin, phức tạp và tổn phí cao -Phơng pháp phát hiện: Trên cơ sở đã xác định rõ nguyên nhân của yếu kém để đề ra các biện pháp khắc phục những yếu kém đó. 1.2.Phác hoạ giải pháp và cân nhắc tính khả thi. -Xác định phạm vi: Phạm vi của bài toán đặt ra cho dự án trong kế hoạch tổng thể và lâu dài của tổ chức.Phạm vi của bài toán phụ thuộc vào phạm vi của tổ chức: +Tổ chức cỡ lớn, quốc gia, quốc tế: Tập đoàn, Tổng công ty +Tổ chức cỡ trung bình: Đơn vị nhiều chi nhánh, công ty liên doanh +Tổ chức cỡ vừa và nhỏ: Các cơ quan, xí nghiệp -Xác định mục tiêu dự án: +Mang lại lợi ích nghiệp vụ: Tăng khẳ năng xử lý, đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, tin cậy, chính xác, bí mật +Mang lại lợi ích kinh tế: Tăng thu nhập, giảm chi phí hoạt động, hoàn vốn nhanh +Mang lại lợi ích sử dụng: Nhanh chóng, thuận tiện +Khắc phục yếu kém của hệ thống cũ, hỗ trợ chiến lợc lâu dài, đáp ứng các u tiên, hạn chế áp đặt -Phác hoạ các giải pháp: +Chỉ cho ngời dùng thấy triển vọng cụ thể của dự án. +Có một định hớng trong triển khai dự án. +Chỉ ra đợc: *Các chức năng chính của hệ thống, đầu vào, đầu ra, các giải pháp thực hiện. *Kiến trúc tổng thể của hệ thống(phần cứng, phần mềm ). -Cân nhắc tính khả thi: +Khả thi về nghiệp vụ. +Khả thi về kĩ thuật. +Khả thi về kinh tế. 1.3. Lập dự trù và kế hoạch phát triển dự án. 1.3.1.Lập hồ sơ về dự trù và lựa chọn giải pháp. a.Dự trù thiết bị và kinh phí. Khối lợng dữ liệu lu trữ. -Số lợng thông tin cần thu thập, tài liệu cần kết xuất. -Thiết bị ngoại vi, đờng truyền. -Khối lợng công việc, số ngời tham gia, thời gian của dự án. -Yêu cầu về chất lợng, thời hạn bảo hành. b.Dự trù về nhân lực. -Nhóm làm việc: Phân tích, thiết kế, lập trình. -Nhóm điều hành dự án: Quản trị dự án. c.Dự trù về thiết kế. 13.2.Lập kế hoạch triển khai dự án. -Chọn tiến trình cho dự án( Thác nớc, Xoắn ốc) -Dự kiến lịch biểu thực hiện dự án. 1.4.Một số vấn đề về hệ thống thông tin quản lý vật t. 1.4.1. Đặc điểm của hệ thống quản lý vật t. a .Phân cấp quản lý. -Hệ thống quản lý vật t là một hệ thống lớn có chức năng tổng hợp tất cả những thông tin về vật t, thiết bịđể từ đó có thể quản lý một cách dễ dàng. Nhằm giúp các công ty, doanh nghiệp, thực hiện công tác quản lý vật t đợc chính xác, khoa học và tiết kiệm thời gian thì chúng ta cần áp dụng tin học vào công tác quản lý có nh vậy hiệu quả quản lý và kinh doanh mới đợc tăng lên. b.Luồng thông tin. -Thông tin đầu vào: Trong hệ thống quản lý vật t có những thông tin đầu vào và đầu ra khác nhau, thông tin đầu vào gồm các thông tin về nhà cung cấp, thông tin vật t, các hoá đơn, phiếu nhập, phiếu xuất, các yêu cầu những thông tin này có tính chất thay đổi thờng xuyên nh vật t. -Thông tin đầu ra:Thông tin đầu ra đợc tổng hợp từ thông tin đầu vào thông tin đầu ra ở đây chủ yếu là các bảng biểu, báo cáo, thông tin về khách hàng, tình hình nhập xuất -Các bảng biểu báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng đợc tổng hợp để phục vụ công tác quản lý vật t, nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ thống. Vì vậy các bảng biểu báo cáo đòi hỏi phải chính xác và kịp thời . 1.4.2.Mô hình một số thông tin quản lý hiện hành. a .Mô hình luân chuyển dữ liệu. -Mô hình luân chuyển dữ liệu trong hệ thống quản lý vật t có thể mô tả các modul sau: +Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lu trữ, tra cứu. +Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thờng xuyên. +Lập bảng biểu báo cáo. b.Cập nhật thông tin động. -Modul này có chức năng xử lý thông tin luân chuyển chi tiết và tổng hợp nhng đối với loại thông tin chi tiết đặc biệt lớn về số lợng cần xử lý thờng nhật đòi hỏi tốc độ nhanh và tin cậy cao. Khi thiết kế modul cần quan tâm đến các yêu cầu sau: +Phải biết rõ các thông tin cần lọc từ thông tin động. +Giao diện màn hình và số lợng phải hợp lý, giảm tối đa các thao tác cho ng- ời cập nhật dữ liệu. +Tự động nạp các thông tin đã biết và các giá trị lặp. +Kiểm tra và phát hiện sai sót trong quá trình. +Biết loại bỏ những thông tin đã có và không cần thiết. c.Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu. -Thông tin loại này không cần cập nhật thờng xuyên, nhng yêu cầu chủ yếu là phải đầy đủ và phải tổ chức hợp lý để có thể tra cứu nhanh khi cần thiết. d.Lập báo cáo, in ấn. -Để thiết kế phần này đòi hỏi ngời quản lý nắm thật vững nhu cầu quản lý, tìm hiểu thật kỹ các mẫu biểu báo cáo. Vì thông tin sử dụng trong công việc này thuận lợi hơn do đã đợc xử lý từ trớc nên việc kiểm tra sự sai lệch của số liệu trong ngày ở phân này đợc giảm bớt. 1.4.3 - Các nguyên tắc đảm bảo. Để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý vật t hoàn chỉnh, là một công việc không phải là đơn giản, mất nhiều thời gian công sức, cũng nh trí óc ngời thiết kế. Nói chung việc xây dựng một hệ thống quản lý vật t thờng phải dựa trên một số nguyên tắc cơ bản sau: a.Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất. Là thông tin đợc tích luỹ thờng xuyên và cập nhật để phục vụ cho bài toán quản lý. Chính vì thế mà thông tin trùng lặp phải đợc loại bỏ. Một điều cần thiết loại trừ nữa là, để đảm bảo thông tin không nhất quán. Do vậy ta cần tổ chức thành các mảng thông tin cơ bản mà trong đó các trờng hợp trùng lặp không nhất quán về thông tin đã đợc loại bỏ. Chính mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo thành đối tợng thông tin của đối tợng điều khiển. b. Nguyên tắc linh hoạt của thông tin. Nguyên tắc này, ngoài các mảng thông tin cơ bản thì cần phải có những công cụ đặc biệt, để tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời, dựa trên cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ mảng cơ bản. Việc tuân theo hai nguyên tắc thống nhất và linh hoạt với hệ thống thông tin sẽ làm hoàn thiện và phát triển hệ thống rõ ràng và đơn giản hơn. c. Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra. Đây là nguyên tắc có ý nghĩa rất lớn đối với việc làm tăng hiệu xuất sử dụng máy tính. Vì chính đầu vào và đầu ra của máy tính lá khâu hẹp nhất của hệ thống. Để làm đợc việc này cần phải có phơng pháp thay thế giữa việc truyền tải tài liệu thủ công bằng việc truyền tải tài liệu trên thiết bị nh băng từ, đĩa từ , để đảm bảo việc truyền xuất thông tin đợc nhanh chóng. Việc này sẽ giảm bớt đi đợc thời gian lãng phí và tăng hiệu quả của máy tính. Nguyên tắc này vận dụng cả đa thông tin mới vào hệ thống. Việc này không những rút ngắn thời gian và công sức cho việc vào dữ liệu, mà còn đảm bảo độ tin cậy của thông tin.