KHẢO SÁT HỆ THỐNG VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG - Mục đích: Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án và giai đoạn đầu của quá trình phân tích và thiết kế hệ thống. Việc khảo sát thường được tiến hành qua 2 giai đoạn: Khảo sát sơ bộ: nhằm xác định tính khả thi của dự án Khảo sát chi tiết: nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo. - Yêu cầu: Yêu cuầu của giai đoạn khảo sát cũng chính là mục tiêu của người PT TK cần xácc định trong giai đoạn này Khảo sát đánh giá sự hoạt động của hệ thống cũ, đề xuất mục tiêu ưu tiên cho hệ thống mới, đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới, vạch kế hoạch cho dự án. - Các phương pháp khảo sát hiện trạng Nguyên tắc chung của phương pháp khảo sát là biết càng nhiều thông tin về môi trường hoạt động của tổ chức thì càng hiểu rõ vấn đề được đặt ra và có khả năng đặt ra được câu hỏi thiết thực với vấn đề cần xem xét. Các phương pháp (hình thức) khảo sát: + Quan sát theo dõi: bao gồm quan sát chính thức và không chính thức Chính thức: có chuẩn bị, có thông báo trước Không chính thức: thường cho ta kết luận khách quan hơn. + Phỏng vấn / điều tra: trao đổi trực tiếp với người tham gia hệ thống qua các buổi gặp mặt bằng một số kỹ thuật +Nghiên cứu tài liệu +Dùng bảng hỏi,phiếu điều tra:Gửi phiếu điều tra cho đối tác thu nhập trả lời xử lý gián tiếp không có sự trao đổi tranh luận.Phương pháp này thường nhanh, rẻ tiền nhưng độ tin cậy thấp. Khảo sát hiện trạng là một công việc quan trọng để nhận định về qui trình và cách thức hoạt động của tổ chức. Nhận định càng xát với thực tiễn sẽ giúp cho giai đoạn PT & TK được thuận lợi và đúng đắn. Chúng ta nên kết hợp phương pháp pjỏng vấn và một vài phương pháp khác để thu thập thông tin được chính xác và toàn diện hơn. 2.1. Nhiệm vụ cơ bản Khi khách hàng có yêu cầu mua hàng thì bộ phận quản lý hàng hoá và công nợ của Công ty CP XK §«ng Nam ¸ phải thực hiện nhập hàng từ kho của nhà cung cấp (NCC) đưa về đáp ứng kịp thời yêu cầu của khách mua hàng. Sau đó theo dõi quá trình nhập hàng và thanh toán tiền của Công ty với NCC, theo dõi quá trình xuất 1 hàng và thanh toán tiền của khách mua hàng để đưa ra được số lượng hàng hoá tồn kho, trị giá tồn kho, số nợ của khách, những mặt hàng bán chạy nhất trong khoảng thời gian… Cơ cấu tổ chức và phân công trách nhiệm Bộ phận quản lý hàng hoá và công nợ của Công ty CP XK §«ng Nam ¸ hoạt động dựa trên mối quan hệ khăng khít giữa các tổ với nhau. • Tổ thứ nhất: Đảm nhiệm việc nhập hàng, xuất hàng và viết phiếu nhập xuất hàng cho NCC và khách mua hàng. Sau đó lưu dữ liệu vào sổ sách và chuyển phiếu nhập xuất cho tổ thứ hai. • Tổ thứ hai: Đảm nhận việc theo dõi quá trình thanh toán tiền của Công ty với NCC và việc thanh toán tiền của khách mua hàng với Công ty. Sau đó chuyển thông tin tới tổ thứ ba. • Tổ thứ ba: Làm nhiệm vụ tổng hợp nợ, viết giấy báo nợ cho khách mua hàng, báo cáo công nợ tổng hợp và chi tiết của Công ty cho Ban quản lý. • Tổ thứ tư: Lấy thông tin từ tổ thứ nhất để theo dõi quá trình nhập hàng, xuất hàng để đưa ra số lượng hàng tồn kho, trị già hàng tồn kho của các mặt hàng. Cả bốn tổ đều quản lý, lưu trữ, xử lý công việc dựa trên phương pháp truyền thống, ghi chép nhiều trên giấy tờ. 2.2. Quy trình xử lý và các dữ liệu xử lý Khi có quyết định nhập hàng của ban quản lý, bộ phận quản lý kho có trách nhiệm thương lượng với NCC, yêu cầu được nhập hàng theo số lượng và đơn gía hiện hành, viết phiếu nhập kho. Sau đó chuyển phiếu nhập kho cho Kế toán kho. Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, bộ phận quản lý kho có trách nhiệm bán hàng cho khách và viết hoá đơn thanh toán cho khách. Kế toán quỹ có trách nhiệm trả tiền, viết phiếu chi cho NCC , viết phiếu thu cho khách hàng Phiếu nhập_xuất hàng, phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn bán hàng được chuyển sang cho Kế toán kho. Kế toán kho theo dõi quá trình thanh toán tiền của Công ty cho NCC, theo dõi quá trình thanh toán tiền của khách hàng cho Công ty, tổng hợp nợ, viết giấy báo nợ cho khách hàng, báo cáo tổng hợp cho ban quản lý. Sau đây là biểu đồ luồng dữ liệu mức vật lý thể hiện quá trình xử lý thông tin của bộ phận quản lý hàng hoá và công nợ: 2 Ghi chú: Chứng từ trên giấy Chức năng xử lý Đường truyền dữ liệu 3 NCC KH Kho KT kho KT tổng hợp KT quỹ BQL Hàng Nhập hàng Trả tiền Hàng Xuất hàng P.Nhập P.Xuất Tiền P.chi Nhận tiền P.thu Tổng hợp nợ Gbáo nợ BC nợ tổng hợp TD nhập_xuất BC tổng hợp hàng hoá Tiền 4 2.3. Đánh giá hiện trạng Hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ của Công ty CP XK §«ng Nam ¸ hiện nay đang hoạt đông thủ công, ghi chép bằng tay trên sổ sách quá nhiều do vậy có nhiều hạn chế. • Sự thiếu, vắng thông tin cho xử lý, dễ bỏ xót dữ liệu. • Sự kém hiệu lực thể hiện trên nhiều mặt: - Cơ cấu tổ chức chưa hợp lý - Phương pháp xử lý chưa chặt chẽ gây ra tình trạng sai xót trong quá trình tính nợ. - Lưu chuyển giấy tờ quá dài, vòng vèo…nên xảy ra tình trạng ùn tắc quá tải, mất nhiều thời gian. - Tốn nhân lực ở khâu kiểm tra sổ sách Các thông tin của hệ thống • Thông tin nhập của hệ thống bao gồm : - Danh mục hàng hoá - Danh mục NCC - Danh mục khách hàng - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Phiếu thu tiền mặt - Phiếu chi tiền mặt • Thông tin xuất của hệ thống bao gồm : - Báo cáo hàng nhập kho - Báo cáo hàng xuất kho - Báo cáo tổng hợp hàng hoá - Báo cáo công nợ của khách hàng - Báo cáo phiếu chi tiền mặt - Báo cáo phiếu thu tiền mặt - Báo cáo hàng bán chạy nhất trong một khoảng thời gian 5 Từ kết quả khảo sát ta thu thập được các chứng từ, biểu mẫu sau: • Khi Công ty nhập hàng từ NCC phải lập Phiếu nhập kho theo mẫusau: • Khi Công ty trả tiền cho NCC phải lập Phiếu chi tiền mặt theo mẫu sau: • Khi ban quản lý yêu cầu báo cáo tổng hợp hàng hoá thì bộ phận kế toán phải lập theo mẫu sau: 6 CÔNG TY CP XK §¤NG NAM A PHIẾU NHẬP KHO Số: ……… Ngày:……./……./ 2011 Nhà cung cấp:…………………………………… Địa chỉ:…………………………………………… STT Mã hàng Tên hàng Đvt Sl Thành tiền CÔNG TY CP XK §¤NG NAM A PHIẾU CHI Số : ………… Ngày :……/……./ 2011 Người nhận hàng: ………………………………………… Địa chỉ : ………………………………………………… . Lý do chi : ……………………………………………… . Số tiền : ………………………………………………… . Ghi bằng chữ :…………………………………………… CÔNG TY CP XK §¤NG NAM A BÁO CÁO TỔNG HỢP HÀNG HOÁ Mã hàng Tên hàng SL Nhập TG Nhập SL Xuất TG Xuất SL Tồn TG tồn • Khi Ban quản lý yêu cầu báo cáo công nợ của từng khách hàng thì kế toán phải lập báo cáo theo mẫu sau: • Khi Công ty thu tiền của khách hàng thì kế toán phải lập phiếu thu tiền mặt theo mầu sau: 7 CÔNG TY CP XK §¤NG NAM A BÁO CÁO CÔNG NỢ CHI TIẾT Mã KH Tên KH Địa chỉ Tiền đã trả Còn nợ CÔNG TY CP XK §¤NG NAM A PHIẾU THU Số PT: ………… Ngày :……/……./ 2011 Mã KH :………. Tên KH: ………………………………………… Địa chỉ : ………………………………………………… . Lý do : ……………………………………………… . Số tiền : ………………………………………………… . 8 . KHẢO SÁT HỆ THỐNG VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG - Mục đích: Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án và giai đoạn đầu của quá trình phân tích và thiết kế hệ thống. . TK cần xácc định trong giai đoạn này Khảo sát đánh giá sự hoạt động của hệ thống cũ, đề xuất mục tiêu ưu tiên cho hệ thống mới, đề xuất ý tưởng cho giải