TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH KHOA KẾ TỐN TIỂU LUẬN KẾT THÚC MƠN ĐỀ TÀI : TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ CHO CHU TRÌNH DOANH THU Giáo viên : Cô Phạm Trà Lam Sinh viên thực : Huỳnh Lê Vy MSSV : 33161025198 Mã lớp học phần : AIS3_VB2K20B_B512 Lớp : VB19BKN001 MỤC LỤC MỤC LỤC 2.3 Phân tích chu trình doanh thu .12 III Nhận xét kiến nghị 14 I Giới thiệu cơng ty I.1 Loại hình doanh nghiệp ngành nghề kinh doanh - Công ty TNHH SX TM Và DV Quảng Cáo S&T, gọi tắt công ty Quảng Cáo S&T, thành lập vào năm 2012 với loại hình doanh nghiệp cơng ty sản xuất, thương mại dịch vụ - Kinh doanh lĩnh vực Quảng Cáo, lĩnh vực hoạt động cơng ty :  Sản xuất, kinh doanh vật dụng quảng cáo  Cho thuê mâm kệ 3D đại hệ thống siêu thị  Thi công lắp đặt hệ nhận diện thương hiệu, logo, bảng hiệu… I.2 Đặc điểm hàng hóa/ dịch vụ - Hàng nhập từ nước để kinh doanh thương mại : bảng giá nhựa, xe đẩy mua sắm siêu thị, giỏ nhựa mua sắm siêu thị, dây treo… - Hàng nhập từ nước để kinh doanh thương mại : móc sắt, bảng quảng cáo, dù quảng cáo, nón bảo hiểm, standee… - Nguyên vật liệu nhập nước, nguyên vật liệu nhập từ nước để sản xuất thành phẩm : Bảng giá nhựa, kệ siêu thị, móc treo hàng… - Các cơng trình thi cơng : Led chiếu sáng mâm kệ, Logo, hệ nhận diện thương hiệu… - Kinh doanh dịch vụ : cho thuê vị trí trưng bày sản phẩm mâm kệ đại 3D siêu thị I.3 Tổ chức cấu phịng ban Cơng ty S&T bao gồm phịng ban, phận Mỗi phòng ban quản lý Trưởng Phịng Trưởng Phịng có trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho Giám Đốc Công Ty Quyền hạn trách nhiệm phòng ban, phận phân chia cụ thể sau : - Ban Giám Đốc : Gồm Giám Đốc phụ trách vấn đề chung tồn cơng ty, đưa đinh hướng phát triển cho công ty, Phó Giám Đốc phụ trách vấn đề sản xuất- kinh doanh, phó giám đốc phụ trách vấn đề kế tốn-tài -nhân - Phịng sản xuất : Chịu trách nhiệm mua hàng, chịu trách nhiệm sản xuất, gia cơng tồn hàng hóa, thi cơng cơng trình Quảng Cáo - Phịng kinh doanh POSM : Chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, xử lý đơn hàng vật dụng quảng cáo thi công quảng cáo - Phòng kinh doanh cho thuê mâm kệ đại 3D : Chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, xử lý đơn hàng, chăm sóc khách hàng liên quan đến thuê mâm kệ đại 3D - Phòng Kế tốn :chịu trách nhiệm nhập kho, xuất kho, tồn cơng tác Kế tốn – tài cơng ty đứng đầu Kế Tốn Trưởng trưởng phịng - Phòng nhân : chịu trách nhiệm tuyển dụng, khai báo BHXH cho nhân viên tồn cơng ty Sơ đồ cấu tổ chức công ty Quảng Cáo S&T I.4 Đặc điểm hệ thống kế toán - Ghi sổ kế tốn hình thức máy vi tính - Kỳ kế toán theo năm - Chế độ kế toán : Thông tư 133/2016/TT-BTC - Mức độ áp dụng công nghệ thơng tin vào lĩnh vực kế tốn : Ghi sổ nghiệp vụ kinh tế phát sinh phần mềm Misa, phần mềm kế tốn phịng kế tốn sử dụng Sơ đồ tổ chức máy kế toán cơng ty Quảng Cáo S&T II Chu trình doanh thu II.1 Đặc điểm kinh doanh: Công ty S&T hoạt động chủ yếu lĩnh vực sản xuất thương mại, thi công quảng cáo dịch vụ quảng cáo + Đối với lĩnh vực sản xuất thương mại : Cơng ty nhập hàng hóa từ nước ngồi, nhập ngun vật liệu từ nước ngồi gia cơng sản xuất thành phẩm, khách hàng công ty chủ yếu hệ thống siêu thị tồn quốc Cơng ty bán hàng trực tiếp không qua đại lý, bán hàng website Khách hàng đặt hàng qua điện thoại, email đặt hàng website Công ty bán hàng qua kho theo phương thức chuyển hàng, phí bốc dở vận chuyển cho công ty chi trả + Đối với lĩnh vực thi công quảng cáo : vật tư vận chuyển từ kho đến nơi thi công, xưởng sản xuất chịu trách nhiệm sản xuất, thi công cơng trình, kế tốn kho chịu trách nhiệm xuất kho tập hợp chi phí vào cơng trình Phịng kinh doanh POSM có trách nhiệm xử lý đơn hàng ( báo giá, đấu thầu, hợp đồng, đề xuất thi công, nghiệm thu,quyết tốn….) Khách hàng cơng ty chủ yếu cửa hàng, siêu thị Tp.HCM + Đối với lĩnh vực dịch vụ quảng cáo : Công ty cho thuê mâm kệ đại 3D siêu thị Trong trình cung cấp dịch vụ, vật tư, linh kiện dùng để bảo trì sản phẩm tập hợp vào chi phí bảo trì sản phẩm Khách hàng công ty đa số doanh nghiệp FMCG (Fast-Moving Consumer Goods – Nhóm hàng tiêu dùng nhanh) - Cơng ty có kho hàng TP.HCM, kho hàng nằm khuôn viên xưởng sản xuất huyện Bình Chánh - Cơng ty có văn phòng showroom Quận 11, Tp.HCM II.2 Tổ chức hệ thống chứng từ II.2.1 Danh mục chứng từ STT Tên chứng từ ( Số liên) Nội dung Nơi Lập Nơi Duyệt Nơi Nhận Mục Đích Sử Dụng Đơn đặt hàng Dữ liệu khách Công ty hàng, liệu khách hàng hóa, hàng liệu ngày tháng năm, liệu giao hàng tốn… Cơng ty khách hàng Phòng kinh Dữ liệu lập doanh lệnh bán hàng Phiếu đề xuất giao hàng ( liên) Dữ liệu khách Phịng hàng, liệu kinh hàng hóa, doanh liệu ngày tháng năm, liệu giao hàng tốn… Trưởng phịng kinh doanh, Trường phịng kế tốn Phòng sản xuất Cơ sở lập phiếu xuất kho, sở lập hóa đơn Phiếu đề nghị xuất kho ( liên) Dữ liệu kho, liệu khách hàng, liệu hàng hóa thực xuất, liệu ngày tháng, liệu giao hàng Bộ phận Kế toán giao nhận- kho Phịng Sản Xuất Phịng kế tốn Theo dõi lượng hàng hóa xuất kho, hạch tốn giá vốn hàng bán, đối chiếu hóa đơn, lệnh bán hàng Phiếu giao hàng, biên nghiệm thu (3 liên) Dữ liệu kho, liệu khách hàng, liệu hàng hóa thực giao, liệu ngày tháng, liệu giao hàng, liệu chênh lệch hàng thực giao Bộ phận giao nhậnPhòng Sản Xuất Bộ phận khoPhòng sản xuất Bộ phận giao nhận hàngphịng sản xuất, khách hàng, phịng kế tốn Căn đòi nợ, chứng từ đường, đối chiếu đơn đặt hàng, điều chỉnh doanh thu Phiếu thu ( liên) Dữ liệu khách hàng, liệu ngày tháng, liệu toán Bộ phận kế toán tốnPhịng kế tốn Phịng kế tốn Kế tốn Căn địi tốn, nợ Phịng kinh doanh, khách hàng Hóa đơn giá trị gia Dữ liệu kho, liệu khách Bộ phận lập hóa Phó giám Bộ phận lập hóa Căn tính thuế, ghi tăng hàng, liệu hàng hóa, liệu ngày tháng, liệu giao hàng, liệu hóa đơn II.2.2 Biểu mẫu chứng từ a) Đơn đặt hàng đơn – phịng kế tốn đốc kinh doanh, kế tốn trưởng đơn, khách hàng, Phịng kế tốn nhận doanh thu, xác nhận chủ sở hữu hàng hóa, xác nhận công nợ Chứng từ đối chiếu - b) Phiếu đề xuất thực công việc c) Phiếu đề nghị xuất kho d) Biên nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng e) Phiếu giao nhận hàng f) Phiếu thu g) Hóa đơn giá trị gia tăng KH ĐĐH Lệnh bán hàng Kiểm tra hàng tồn kho kiểm tra& xét duyệt Phiếu xuất kho(2 liên) Lệnh bán hàng (3 liên) A A Lệnh bán hàng Phiếu xuất kho Phiếu giao hàng HĐ GTGT kho Phiếu thu (3 liên) Thu tiền HĐ GTGT (3 liên) Xuất kho Phiếu thu (3 liên) Hình thức tốn KH Phiếu giao hàng (3 liên) chấp nhận bán chịu 2.3 Phân tích chu trình doanh thu Phịng kinh doanh POSM Kế tốn kho phòng sản xuất Phiếu thu (3 liên) Phiếu Thu (liên 1) Phịng Ghikế sổtốn Lư u Thủ quỹ Lưu đồ dịng liệu quy trình kế tốn doanh thu (1)Khách hàng có nhu cầu mua hàng gửi yêu cầu báo giá đến phịng kinh doanh cơng ty ( email, chat website, điện thoại đến phòng kinh doanh), sau nhân viên kinh doanh nhận yêu cầu báo giá lập “ bảng báo giá” thành liên, liên gửi khách hàng, liên công ty lưu lại để đối chiếu Nếu khách hàng đồng ý với đơn giá bảng báo giá, khách hàng gửi đề nghị mua hàng (email, đặt hàng website, điện thoại đến phòng kinh doanh) gửi đến phòng kinh doanh công ty Quảng Cáo S&T (2) Sau nhận đề nghị mua hàng khách hàng, nhân viên kinh doanh lập hợp đồng ( liên, liên gửi khách hàng, liên lưu trữ lại công ty) trình Giám đốc phịng kinh doanh kiểm tra xét duyệt (3) Sau hợp đồng bên thỏa thuận ký kết xong, khách hàng điều khoản toán hợp đồng để tốn Thơng thường khách hàng thân thiết cơng ty có sách bán chịu, điều kiện tốn vịng 30 ngày kể từ ngày giao hàng Đối với nhóm khách hàng cịn lại, tốn 30% trước giao hàng, sau kế toán nhận giấy “ báo CĨ” từ ngân hàng, kế tốn định khoản Nợ TK 112/ Có TK131, thu tiền mặt kế tốn lập phiếu thu ( liên liên giao cho khách hàng, liên lưu nội bộ), định khoản Nợ TK 111/ Có TK131 Kế tốn có trách nhiệm báo cho phịng kinh doanh POSM tiến độ tốn cơng nợ (4) Nhân viên kinh doanh lập “ phiếu đề xuất bán hàng” gửi đến phịng sản xuất, kế tốn kho Kế tốn kho kiểm tra tồn kho, sau xuất kho theo thơng tin phiếu đề xuất bán hàng, kế toán kho lập phiếu xuất kho liên ( cho khách hàng, cho phòng sản xuất, lưu trữ phịng kế tốn), nhân viên phịng sản xuất có trách nhiệm kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa, ký xác nhận vào phiếu xuất kho vận chuyển đơn hàng đến công ty khách hàng (5) Hàng giao đến công ty khách hàng, khách hàng kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa ký vào phiếu xuất kho( liên 1), biên nghiệm thu hàng hóa ( liên khách hàng giữ, liên đem công ty) (6) Căn vào chứng từ : hợp đồng, biên nghiệm thu, phiếu xuất kho, kế toán xuất hóa đơn ( hóa đơn điện tử) gửi email đến cơng ty khách hàng (7) Kế tốn theo dõi cơng nợ, nhận giấy “ báo CÓ” từ ngân hàng, kế tốn định khoản Nợ TK 112/ Có TK131, thu tiền mặt kế toán lập phiếu thu ( liên liên giao cho khách hàng, liên lưu nội bộ), định khoản Nợ TK 111/ Có TK131 III Nhận xét kiến nghị - Quy trình nhận đơn hàng phịng kinh doanh nhận đơn hàng từ email đặt hàng, nhận đơn hàng qua điện thoại trực tiếp đến phịng kinh doanh, điều gây rủi ro cho quy trình doanh thu đơn hàng bị sai số lượng, sai địa điểm giao hàng, khách hàng không nhận hàng đặt Điều khắc phục cách sửa đổi lại quy trình nhận đơn hàng, nhận đơn hàng qua email nội dung bảng scan có PO xét duyệt cơng ty khách hàng, không nhận đơn hàng qua điện thoại - Chính sách bán chịu khách hàng thân thiết làm cho việc thu hồi cơng nợ khó khăn Để khắc phục điều cần ký hợp đồng nguyên tắc theo năm với hệ thống khách hàng thân thiết quy định việc giao, nhận hàng, tốn… - Chỉ phịng kế tốn sử dụng phần mềm Misa gây bất tiện cho việc xét duyệt đơn hàng, xét duyệt bán chịu, kiểm tra hàng tồn kho… Cần phổ biến phân quyền sử dụng phần mềm kế tốn đến phịng ban khác để tạo thuận lợi cho việc vận hành quy trình kinh doanh cơng ty - Nhìn trình luân chuyển chứng từ công ty áp dụng sát với quy mơ đặc điểm hàng hóa kinh doanh công ty  ... cơng ty) trình Giám đốc phịng kinh doanh kiểm tra xét duyệt (3) Sau hợp đồng bên thỏa thuận ký kết xong, khách hàng điều khoản toán hợp đồng để tốn Thơng thường khách hàng thân thiết cơng ty