THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH TM&DV MINH PHƯƠNG 2.1. Giới thiệu về công ty TNHH TM&DV Minh Phương 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Cùng với đường lối đổi mới và hội nhập kinh tế quốc tế, ngành giao nhận ngoại thương cũng đang trên bước đường hội nhập với ngành giao nhận thế giới. Một trong những bước phát triển lớn trong hoạt động giao nhận vận tải hiện đại là hoạt động Logistics. Tại VN với một quốc gia có vị trí địa lý thuận lợi – nằm trên đường giao thương quốc tế, trong khu vực phát triển năng động, có bờ biển dài với nhiều vị trí thuận lợi để xây dựng các cảng nước sâu, . thì phát triển dịch vụ Logistics (hậu cần) như một ngành mũi nhọn là điều không cần bàn cãi, nhưng phát triển như thế nào? Phát triển sao cho bền vững và hiệu quả là điều cần được nghiên cứu thấu đáo.   Năm 1995 Nắm bắt được những yêu cầu thiết thực của ngành và hiểu được những điều kiện thuận lợi từ yếu tố môi trường vĩ mô đem lại, chính vì vậy Bà Đặng Thị Minh Phương – Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị công ty – CEO đã quyết định thành lập công ty riêng cho mình. Và ngày 04/07/1995, công ty TNHH TM & DV Minh Phương ra đời với phương châm “chất lượng – tin cậy” định hướng vào các dịch vụ liên quan giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Với 18 nhân viên từ những ngày đầu thành lập, nhưng nhờ sự quyết tâm và tận tụy với nghề đã giúp chúng tôi vượt qua những khó khăn ban đầu và phát triển. Có rất nhiều các công ty là những khách hàng đầu tiên của chúng tôi và cho đến tận bây giờ công ty Minh Phương vẫn là lựa chọn của họ.   Năm 1999 “Thương trường cũng như chiến trường”, quy luật này khiến công ty Minh Phương đã phải đối mặt với biết bao khó khăn, trở ngại để vươn lên và phát triển. Từ những thử thách đó, chúng tôi đã nhìn ra những cơ hội cho mình. Nhận thấy nhu cầu của khách hàng tại khu vực miền Bắc ngày càng cao, nên công ty đã mở rộng qui mô nhằm kịp thời phục vụ cho các khách hàng. Vào tháng 1 năm 1999, văn phòng đại diện đầu tiên của công ty đã ra đời đã hỗ trợ thêm cho các hoạt động của công ty tại khu vực phía Bắc.   Năm 2000 Thị trường của công ty ngày càng phát triển sau một năm thành lập văn phòng tại Hà Nội. Tại thành phố Đà Nẵng – trung tâm công nghiệp của khu vực miền Trung – nơi tập trung đầy đủ cảng biển, hàng không và tàu lửa nên Đà Nẵng hội tụ được các yếu tố cần để phát triển công nghiệp, du lịch và thương mại. Công ty Minh Phương đã nhận thấy tiềm năng đó trong tương lai, và rồi văn phòng đại diện thứ hai tại Đà nẵng ra đời vào tháng 01 năm 2000 đã đánh dấu thêm một bước phát triển của công ty.   Năm 2001 Với khả năng phát triển thêm các sản phẩm dịch vụ nên sau nhiều năm hợp tác với các công ty vận tải, năm 2002 công ty Minh Phương đã liên doanh với tập đoàn Baek-Shim-Ra thành lập công ty Liên Doanh Vận Tải Container Nice Vina. Công ty Nice Vina ra đời đã hỗ trợ rất nhiều cho các hoạt động vận chuyển của công ty và tạo thêm niềm tin cho khách hàng khi đến với các dịch vụ của chúng tôi   Năm 2004 Từ sự lớn mạnh không ngừng của công ty, nên nhu cầu mở rộng văn phòng trụ sở chính tại TP. H Chí Minh được đặt ra nhằm đáp ứng cho lực lượng nhân sự đang ngày càng gia tăng. Cuối năm 2004, trụ sở công ty đã được xây dựng lại trên diện tích cũ với đầy đủ trang thiết bị hiện đại dự kiến sẽ hoàn thành vào khoảng tháng 7 năm 2005.   Năm 2005 Như là một dấu mốc quan trọng trong công cuộc phát triển, công ty chúng tôi đã long trọng k nim 10 n m thành lpă vào tháng 7 năm 2005 khách sạn New World Tp. HCM. Với sự tham gia nhiệt tình của những người thân, toàn thể nhân viên và khách hàng. Đó thật sự là một đêm đáng nhớ, chúng tôi ghi nhận những đóng góp của các nhân viên, sự ủng hộ nhiệt tình của các khách hàng trong thời gian qua và đề ra những bước phát triển cho 10 năm kế tiếp. Tháng 8 năm 2005, chúng tôi đã chuyển từ văn phòng tạm thời sang tòa nhà trụ sở văn phòng mới xây dựng xong. Tòa nhà cao 5 tầng với 4 tầng dành làm văn phòng làm việc cho các phòng ban và các bộ phận, khu vực tiền sảnh khang trang, rộng rãi với hai phòng họp phục vụ cho công việc hội nghị giữa các phòng ban và khách hàng. Để tiếp tục vươn xa và phục vụ ngày càng tốt hơn cho các khách hàng của mình, chúng tôi đã thành lập thêm văn phòng đại diện tại Hi Phòng – là thành phố lớn thứ ba của Việt Nam. Dọc theo bờ biển phía Đông Bắc, Hải Phòng cách Hà Ni 102 km và sở hữu cảng biển lớn nhất khu vực phía Bắc.   Năm 2006 Với mục tiêu phấn đấu trở thành một trong những công ty giao nhận lớn nhất Việt Nam, tập thể nhân viên công ty đã không ngừng nỗ lực làm việc từ những ngày mới bắt đầu họat động và đến nay công ty đã nhìn thấy được thành quả của mình đạt được qua những giải thưởng: “Sao Vàng Đất Việt năm 2006”. Đây là giải thưởng dành cho thương hiệu và sản phẩm tiêu biểu của Việt Nam đáp ứng các tiêu chí về năng lực cạnh tranh quốc tế trong bối cảnh hội nhập quốc tế, là một trong những nội dung trọng tâm của Cuộc vận động hội nhập kinh tế quốc tế của doanh nghiệp trẻ và thanh niên Việt Nam, được thủ tướng Chính phủ trực tiếp giao cho TW Đoàn TNCS Hồ Chí Minh và Hội các nhà Doanh Nghiệp Trẻ Việt Nam tổ chức triển khai. “Bằng khen của UBND quận Tân Bình” về việc Công ty đã “có nhiều cố gắng trong việc phấn đấu đầu tư phát triển sản xuất – kinh doanh, góp phần xây dựng kinh tế Quận Tân Bình trong năm 2006”.   Năm 2007 đến nay Tình hình họat động kinh doanh của công ty không ngừng phát triển, doanh thu hàng năm luôn đạt được chỉ tiêu và cao hơn so với năm trước. Cho đến nay nhắc đến thương hiệu Minh Phương trong ngành giao nhận là khách hàng nghĩ đến dây là một thương hiệu mạnh, có uy tín trên thị trường và là một đối tác tin cậy trong các giải pháp giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Chính điều đó đã giúp cho Minh Phương mạnh dạn mở rộng một mảng kinh doanh mới trong ngành dịch vụ hiện có của mình đó là dịch vụ chuyển phát nhanh “Minh Phuong – Express”. Đây là một dịch vụ tuy không còn mới tại thị trường Việt Nam nhưng nó được đánh giá là một dịch vụ đầy tiềm năng trong tương lai. Để thực hiện được kế hoạch đó và mong muốn thương hiệu và các dịch vụ của Minh Phương vươn xa hơn, được nhiều người biết đến hơn không chỉ tại thị trường trong nước mà cả thị trường nước ngòai bằng cách Minh Phương đã không ngừng chú trọng đến việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực cho nhân viên trong doanh nghiệp: thường xuyên tạo điều kiện cho các nhân viên tham gia các lớp huấn luyện nâng cao năng lực, học hỏi trao dồi thêm các kiến thức về luật, qui định về thuế, hải quan hiện hành nhằm phục vụ tốt hơn cho công việc mà còn thực hiện theo đúng nghĩa vụ, trách nhiệm của mình đối với các tổ chức xã hội như: đóng góp vào ngân sách nhà nước hàng năm, tham gia các họat động từ thiện: ủng hộ trẻ em nghèo khuyết tật, ủng hộ xây dựng nhà tình nghĩa, ủng hộ đồng bào bị lũ lụt. Vừa qua, Công ty Minh Phương đã tổ chức thăm và tặng quà cho các nạn nhân của cơn bão Xangsane tại Đà nẵng với 350 phần quà trị giá 28 triệu đồng.   Thông tin chung về Công ty TNHH Minh Phương Thông tin chung về Công ty TNHH Minh Phương o Tên công ty : Công ty TNHH TM & DV Minh Phương o Tên tiếng Anh : Minh Phương Co., Ltd o Biểu trưng doanh nghiệp (logo đính kèm) o Địa chỉ :33A Trường Sơn, P.4, Q.Tân Bình, Tp HCM o Điện thoại : (08) 811 9033 – Fax: (08) 811 9036 o Email : info@minhphuongvn.com o Loại hình doanh nghiệp : Công ty TNHH o Ngành nghề kinh doanh chính : Dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu và các dịch vụ liên quan khác. Các văn phòng khác trên toàn quốc Các văn phòng khác trên toàn quốc o Hà Nội : P. 304 Tòa nhà Viglacera. Số 02 Hoàng việt - Q. Cầu giấy - TP.Hà Nội o Hải Phòng :137 Lê Thánh Tôn – Q.Ngô Quyền – TP. Hải Phòng o Đà Nẵng :146 Nguyễn Tri Phương, Q. Thanh Khuê, Tp. Đà Nẵng o Đồng Nai : KCN Loteco, P. Long Bình, Tp. Biên Hòa, Tỉnh Đồng Nai.  Ngành kinh doanh chính: Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và các giải pháp logistics liên quan khác.  Tổng số nhân viên trên toàn quốc: hơn 200 người  Công ty liên doanh : Công Ty Liên Doanh Vận Tải Container Nice Vina. 2.1.2. Những dịch vụ của công ty Ngành kinh doanh chính của Minh Phương là dịch vụ giao nhận hàng hóa và các dịch vụ logistics liên quan khác. Minh Phuơng chuyên cung cấp các giải pháp về:  Dịch vụ vận tải hàng không và hàng hải.  Dịch vụ vận chuỵển nội địa (đuờng bộ, đuờng thủy).  Dịch vụ vận tải đa phương thức.  Dịch vụ khai thuế hải quan.  Dịch vụ về quản lý chuỗi cung ứng hậu cần.  Dịch vụ kho bãi. 2.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của công ty   Chức năng − Đại lí giao nhận hàng hóa XNK trong và ngoài nước bằng mọi phương thức vận chuyển. − Kinh doanh kho bãi để bảo quản hàng hóa XNK, phục vụ cho tập kết hàng xuất nhập khẩu của các đơn vị ký gửi,…kinh doanh các dịch vụ có liên quan đến công việc tái chế, đóng gói, thực hiện các qui trình bảo quản hàng hóa theo đúng kỹ thuật của từng loại hàng. − Kinh doanh XNK trực tiếp và nhận ủy thác XNK − Kinh doanh kho ngoại quan: Nhận lưu trữ hàng hóa để làm thủ tục XNK (tạm nhập tái xuất đến nước thứ ba hoặc chờ làm thủ tục nhập khẩu vào Việt Nam) − Thực hiện khai thuê hải quan: Thay mặt chủ hàng khai báo và làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất nhập khẩu.   Nhiệm vụ − Xây dựng tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh dịch vụ và các kế hoạch khác có liên quan (trong ngắn hạn và dài hạn), nhằm đáp ứng cho các chức năng hoạt động kinh doanh của công ty. − Bảo đảm việc hạch toán kinh tế tự trang trải nợ và làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà nước, quản lý sử dụng vốn có hiệu quả bảo đảm cho nhiệm vụ kinh doanh của Công ty. 2.2. Cơ cấu tổ chức của công ty 2.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Sơ đồ 2.1: Bộ máy quản lý của công ty Minh Phương (xem hình bên) 2.2.2. Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban • Phòng kinh doanh − Hoạch định và triển khai các phương án kinh doanh nhằm phát triển qui mô hoạt động của công ty. − Tổng hợp tình hình kinh doanh của công ty theo từng tháng, quí và đề ra các giải pháp trong thời gian tiếp theo. − Mở rộng thị phần, tìm thị trường mới. − Tạo được ấn tượng và hình ảnh chất lượng kinh doanh của công ty. Không để khách hàng phàn nàn về cung cách phục vụ của nhân viên công ty. − Tìm hiểu nhu cầu sử dụng sản phẩm/dịch vụ của khách hàng để tư vấn và giới thiệu dịch vụ của công ty đến khách hàng. − Thực hiện việc báo giá và sọan thảo hợp đồng theo yêu cầu cụ thể của khách hàng. − Ghi nhận các thông tin phản hồi của khách hàng và chuyển đến các bộ phận liên quan xử lý kịp thời. − Phân loại khách hàng để có chế độ hậu mãi thích hợp. • Phòng logistics − Tư vấn cho khách hàng chuẩn bị các chứng từ cần thiết, liên quan cho các lô hàng xuất – nhập do công ty làm dịch vụ. − Lưu trữ và bào quản các chứng từ, thông tin của khách hàng và công ty. − Làm thủ tục hải quan và giao nhận hàng hóa cho khách hàng. − Làm dịch vụ booking cho hàng hóa xuất khẩu. − Thường xuyên cập nhật lịch tàu và lịch bay của các hãng. Cung cấp giá vận chuyển bằng đường biển và đường hàng không cho Phòng sale khi có yêu cầu. − Quản lý và điều độ xe cung cấp dịch vụ cho khách hàng. − Tổ chức thực hiện việc bảo trì và bảo dưỡng xe. − Thống kê, báo cáo và xử lý các sự cố trong quá trình cung cấp dịch vụ tại công ty. − Chọn lựa, đánh giá các đơn vị cận chuyển. − Theo dõi, đánh giá định kỳ các đại lý của công ty ở nước ngoài. • Phòng marketing − Theo dõi và thu thập thông tin trên thị trường để có những thông tin hỗ trợ cho việc lên kế hoạch triển khai các chiến lược kinh doanh. − Theo dõi, chăm sóc và cải tiến website công ty − Nghiên cứu và đưa ra các biện pháp hữu hiệu, tích cực nhằm quảng bá hình ảnh thương hiệu công ty ra bên ngoài. − Chịu trách nhiệm thiết kế, tổ chức các buổi họp, các buổi tọa đàm trong lẫn ngoài công ty. − Soạn thảo nội dung và thiết kế các mẫu quảng cáo, brochure, catalog, danh thiếp… − Hỗ trợ phòng kinh doanh trong việc tiếp cận khách hàng (tìm kiếm thông tin khách hàng, gửi catalog, brochure,…) • Phòng kế toán − Thiết lập tình hình tài chính bằng cách triển khai và áp dụng hệ thống thu thập, phân tích, xác minh và báo cáo thông tin tài chính. − Cân đối sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, quyết toán thuế theo qui định của nhà nước. − Cân đối sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, quyết toán thuế theo qui định của nhà nước. − Theo dõi lợi nhuận, chi phí và lương thưởng của nhân viên. − Đáp ứng các mục tiêu cho tài chính kế toán bằng cách dự báo những yêu cầu: chuẩn bị ngân sách hàng năm, lên kế hoạch chi tiêu, phân tích những sai biệt, thực hiện động tác sữa chữa. − Điều phối việc tập hợp, cũng cố và đánh giá dữ liệu tài chính. − Tránh vi phạm pháp luật bằng cách tìm hiểu các luật lệ hiện tại và đề xuất, thực hiện luật kế toán, đề nghị các thủ tục mới. − Duy trì và kiểm soát các thủ tục chính sách kế toán. − Kiểm tra, rà soát, ghi chép chứng từ kế toán đầy đủ và chính xác, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp. − Lưu trữ, theo dõi và thanh lý các hợp đồng. − Tiến hành mua hàng theo hợp đồng đã ký (đối với hàng kinh doanh thương mại) − Lựa chọn, đánh giá định kỳ nhà cung cấp (đối với hàng kinh doanh thương mại) • Phòng hành chính – nhân sự − Mô tả công việc các chức danh. − Tổ chức tuyển dụng theo sự phê duyệt của Ban Giám Đốc. − Tổ chức đào tạo cán bộ nhân viên đáp ứng theo yêu cầu hoạt động kinh doanh của công ty. − Quản lý và theo dõi các hồ sơ nhân viên. − Theo dõi và thực hiện việc ký hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động, thanh lý hợp đồng, thực hiện các thủ tục bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,… cho các nhân viên trong công ty. − Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quan hệ nhân sự. Quan tâm đời sống nhân viên trong công ty bằng các đề xuất các phần thưởng vào các ngày lễ, thăm viếng gia đình nhân viên khi có hữu sự, bệnh hoạn; lưu ý gia cảnh nhân viên trong công ty để kịp thời vận động hỗ trợ khi cần thiết giúp nhân viên yên tâm công tác. − Theo dõi việc chấm công và nhắc nhở nhân viên về thực hiện các nội qui trong công ty. − Quản lý và phân phát văn phòng phẩm. − Theo dõi vịêc sử dụng và bảo dưỡng các thiết bị văn phòng. − Quản lý hệ thống máy tính (hardware, software) và dữ liệu của công ty. • Ban đánh giá nội bộ − Lên kế hoạch đánh giá hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 − Tiến hành đánh giá nội bộ theo kế hoạch / lịch đã thông báo − Tiếp cận các thông tin của các phòng ban/bộ phận liên quan đế hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 trong quá trình đánh giá nhằm so sánh giữa các tiểu chuẩn của ISO 9001:2000 hoặc các qui định của công ty so với thực tế thực hiện có sự khác biệt hay không. Từ đó phát hiện ra những điểm không phù hợp nhằm cải tiến hệ thống ngày càng tốt hơn. − Đánh giá, kết luận và lập hồ sơ đánh giá chất lượng nội bộ công ty − Báo cáo cho ban giám đốc về kết quả đánh giá chất lượng nội bộ tại các phòng ban/bộ phận 2.3. Phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong ba năm trở lại đây 2.3.1. Phân tích tình hình tài chính của công ty. Bảng 2.1 Bảng 2.1: Năng lực tài chính của công ty (Đơn vị tính : Tỷ đồng) (Nguồn: Phòng kế toán) Nhận xét : Qua bảng Bảng 2.1 Bảng 2.1 ta thấy rằng:   Về tài sản: Năm 2008 so với năm 2007 tổng tài sản của công ty có xu hướng tăng từ 55.5 tỷ đồng tăng lên 62 tỷ đồng tương ứng 6.5 triệu đồng chiếm 11.7% so với năm 2007, năm 2009 so với năm 2008 tăng lên 9.5 tỷ đồng tương ứng với 17%. Đây là dấu hiệu tốt chứng tỏ công ty có sự mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh. Mặc khác ta nhận thấy rằng tài sản cố định và đầu tư dài hạn tăng với tỷ lệ 44.2 % còn TSLĐ và ĐTNH tăng với tỷ lệ lớn hơn 6.5 %. Điều này chứng tỏ năm 2009 công ty đã chú trọng vào các khoản đầu tư dài hạn công ty rất chú trọng đến việc đổi mới trang thiết bị, máy móc đáp ứng yêu cầu của sản xuất kinh doanh.   Về nguồn vốn: Nguồn vốn của công ty qua các năm tăng nhẹ bên cạnh nguồn vốn chủ sở hữu của công ty có xu hướng tốt (tăng đều qua các năm) tăng từ 20 tỷ đồng vào năm 2007 lên 40 tỷ đồng, bên cạnh đó nợ phải trả giảm từ 35.5 tỷ đồng xuống còn 25 tỷ đồng năm 2009. Đây là dấu hiệu tốt giúp cho công ty chủ động trong việc luân chuyển vốn, khả năng thanh khoản tốt. 2.3.2. Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong ba năm gần đây. Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 So sánh 08/07 So sánh 09/08 Chênh lệch Tỷ lệ (%) Chênh lệch Tỷ lệ (%) A. TỔNG TÀI SẢN 55.5 62 65 6.5 11.7 9.5 17 1.TSCĐ&ĐTDH 15.6 17.5 22.5 1.9 12.2 6.9 44.2 2.TSLĐ&ĐTNH 39.9 44.5 42.5 4.6 11.5 2.6 6.5 B. TỔNG NV 55.5 62 65 6.5 11.7 9.5 17 1. NỢ PHẢI TRẢ 35.5 22 25 -13.5 -38 -10.5 -29.6 2.NGUỒNVỐN CSH 20 30 40 10 50 20 50 [...]... 1.776.960.220 826.493.722 38.73 1.183.131.142 - 40 2.Tổng chi phí (Nguồn: Phòng kế toán) Nhận xét: Qua bảng Bảng 2.2 phân tích tình hoạt động kinh doanh của công ty Minh Phương trong 03 năm gần đây ta nhận thấy rằng:  Về doanh thu: doanh thu của công ty tăng đều qua 3 năm Năm 2007 doanh thu đạt 21.019.648.097đ, năm 2008 là 22.482.637.596đ tăng 1.462.989.499đ tương ứng với 7%; năm 2009 doanh thu là 23.700.810.971đ...Bảng 2.2: Tình hình kinh doanh của công ty khảo sát trong 3 năm (20072.2 2009) (Đơn vị tính: đồng) So sánh 2008/2007 So sánh 2009/2008 Tỷ lệ Chênh lệch (%) Các chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Chênh lệch Tỷ lệ (%) 1.Tổng doanh thu 21.019.648.097 . THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH TM&DV MINH PHƯƠNG 2.1. Giới thiệu về công ty TNHH TM&DV Minh Phương 2.1.1 về Công ty TNHH Minh Phương Thông tin chung về Công ty TNHH Minh Phương o Tên công ty : Công ty TNHH TM & DV Minh Phương o Tên tiếng Anh : Minh Phương