Thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần LILAMA 10 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty. 2.1.1. Khái quát chung Trong bộ máy tổ chức cuả các doanh nghiệp nói chung và Công ty cổ phần LILAMA 10 nói riêng phòng Tài chính Kế toán đóng vai trò hết sức quan trọng cùng với các phòng ban khác trong công ty để quản lý điều hành bộ máy của công ty ty giúp công ty tồn tại và phát triễn, giữa các phòng ban có mối quan hệ mật thiết với nhau. Chẳng hạn như giữa phòng Tài chính Kế toán và phòng Kinh tế Kỹ thuật trong công tác kế toán TSCĐ, sự phối hợp đó được thể hiện phòng Kinh tế Kỹ thuật tổ chức kiểm tra tình trạng kỹ thuật, năng lực hoạt động của TSCĐ. Nghiệm thu và lập biên bản bàn giao, hồ sơ tăng giảm TSCĐ, sau đó gửi hồ sơ cùng chứng từ có liên quan về phòng Tài chính Kế toán.Tại phòng Tài chính Kế toán tiến hành sao chép cho mỗi đối tượng một bản để lưu vào hồ sơ riêng, đồng thời giữ lại bản gốc để căn cứ hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết TSCĐ. Do đặc điểm tổ chức quản lý và quy mô sản xuất kinh doanh của Công ty gồm nhiều xí nghiệp, đơn vị thành viên có trụ sở giao dịch ở nhiều trên địa bàn cả nước nên bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức nửa tập trung nửa phân tán. Phòng Tài chính – Kế toán có tất cả 10 người , 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp, 1 thủ quỹ và 7 kế toán viên làm từng phần hành khác nhau. Nhà máy chế tạo thiết bị kết cấu thép có bộ phận kế toán riêng, thực hiện toàn bộ công tác kế toán sau đó sẽ tập báo cáo kế toán gửi lên phòng tài chính kế toán công ty. Các xí nghiệp khác có nhân viên kế toán và có bộ phận kế toán thực hiện định kỳ hàng tháng tập hợp số liệu, chứng từ gửi lên phòng tài chính kế toán công ty. Phòng Tài chính Kế toán công ty có nhiệm vụ tập hợp số liệu chung cho toàn công ty, lập báo cáo kế toán định kỳ. 2.1.2. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần LILAMA 10 Các phần hành kế toán tại phòng Tài chính kế toán Công ty Cổ phần LILAMA 10 bao gồm: - Kế toán tiền mặt - Kế toán tiền gửi Ngân hàng, vay Ngân hàng - Kế toán thuế GTGT đầu vào - Kế toán tiền tạm ứng - Kế toán phải thu khách hàng - Kế toán các khoản phải thu khác - Kế toán vật tư, hàng hóa, công cụ, dụng cụ - Kế toán tài sản cố định, nguồn vốn - Kế toán các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nước - Kế toán các khoản phải trả cho nhà cung cấp - Kế toán tiền lương và các khoản phải trả, phải nộp khác ( Bảo hiểm Xã hội, Bảo hiểm Y tế, Kinh phí Công đoàn) - Kế toán doanh thu - Kế toán tập hợp chi phí, giá thành - Kế toán thanh toán, theo dõi công trình, các đơn vị trực thuộc - Thanh toán khối lượng thu hồi vốn - Kho quỹ, kho chứng từ - Kế toán tổng hợp Mỗi nhân viên phòng Tài chinh – Kế toán đảm nhận một số phần hành và theo dõi các công trình được giao. Cụ thể, chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán như sau: - Kế toán trưởng: Kế toán trưởng phải trực tiếp thông báo, cung cấp thông tin cho giám đốc công ty, đề xuất các ý kiến về tình hình phát triển của công ty, về chính sách huy động vốn, … chịu trách nhiệm chung về thông tin do phòng tài chính kế toán cung cấp; thay mặt giám đốc công ty tổ chức công tác kế toán của công ty và thực hiện các nghĩa vụ với ngân sách nhà nước hướng dẩn nhân viên của mình thực hiện ghi sổ sách, thực hiện công việc kế toán. - Kế toán vật tư hàng hóa: Thực hiện các công việc liên quan đến vật tư hàng hoá như: + Phản ánh tình hình Nhập- xuất- tồn vật tư hàng hóa ở các kho trực tiếp do công ty quản lý. + Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, chính xác của các phiếu nhập, phiếu xuất, hướng dẫn các bộ phận trong công ty thực hiện đúng quy định của nhà nước. + Mở thẻ kho, kiểm tra thẻ kho, chốt thẻ kho của từng kho của công ty thực hiện theo đúng quy định của nhà nước. + Đối chiếu với kế toán tổng hợp vào cuối tháng, căn cứ vào sổ kế toán của mình, cuối tháng đối chiếu với số liệu kế toán do máy cung cấp. + Thực hiện việc kiểm kê khi có quyết định kiểm kê. - Kế toán tiền lương: Thực hiện các công việc liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương gồm: + Lập, ghi chép, kiểm tra và theo dõi công tác chấm công và bảng thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty. + Tính ra số tiền lương, số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ theo đúng các quy định của nhà nước. + Căn cứ vào bảng duyệt lương của cả đội và khối gián tiếp của công ty kế toán tiến hành thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty. - Kế toán tiền mặt, tạm ứng: + Theo dõi chi tiết tiền mặt, đối chiếu với thủ quỹ của từng phiếu thu, phiếu chi, xác định số dư cuối tháng. + Theo dõi chi tiết sổ tạm ứng, kiểm tra hoàn ứng, đôn đốc thu hoàn ứng nhanh. + Nắm số liệu tồn quỹ cuối tháng của các đơn vị trực thuộc. + Lập bảng kê tiền mặt cuối tháng. - Kế toán tiền gửi ngân hàng, tiền vay: + Có kế hoạch rút tiền mặt, tiền vay để chi tiêu. + Theo dõi tiền gửi, các khoản tiền gửi, tiền vay của các ngân hàng trong công ty. + Báo cáo số dư hàng ngày tiền gửi và tiền vay của công ty với trưởng phòng và với giám đốc. + Báo cáo với trưởng phòng về kế hoạch trả nợ vay đối với từng ngân hàng. + Kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của chứng từ dùng để chuyển tiền, kiểm tra lại tên đơn vị, số tài khoản, mã số thuế, tên ngân hàng mà mình chuyển tiền vào đó, báo cáo với Trưởng phòng những trường hợp bất hợp lý, sai sót. - Kế toán TSCĐ: + Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ hiên có, tình hình tăng, giảm và hiện trạng của TSCĐ trong phạm vi toàn công ty cũng như từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra, giám sát thường xuyên việc gìn giữ, bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ và kế hoạch đầu tư đổi mới TSCĐ trong toàn công ty. + Tính và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của TSCĐ. + Mở thẻ theo dõi đối với từng TSCĐ. + Kiểm kê TSCĐ khi có quyết định. - Kế toán thuế: Theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ của Công ty đối với Nhà Nước về các khoản thuế GTGT, Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế thu nhập doanh nghiệp, phí, lệ phí…. - Kế toán tổng hợp : Theo dõi khối lượng công trình, là người tổng hợp số liệu kế toán để lập báo cáo tài chính, đưa ra các thông tin kế toán do các phần hành kế toán khác cung cấp. - Thủ quỹ: Tiến hành thu, chi tại Công ty căn cứ vào các chứng từ thu, chi đã được phê duyệt, hàng ngày cân đối các khoản thu, chi, vào cuối ngày lập các báo cáo quỹ, cuối tháng báo cáo tồn quỹ tiền mặt. - Tại các Xí nghiệp trực thuộc: Cũng tổ chức các bộ phận kế toán riêng tương tự như vậy, thực hiên toàn bộ công tác kế toán sau đó lập các báo cáo gửi lên phòng Tài chính kế toán của công ty. Phòng kế toán có trách nhiệm tổng hợp số liệu chung toàn Công ty và lập báo cáo kế toán định kỳ. Sơ đồ 02. Tổ chức bộ máy kế toán KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán vật tư hàng hóa Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT Kế toán tiền mặt, tiền tạm ứng thanh toán Kế toán tiền gửi, tiền vay, tiền theo dõi công trình Kế toán TSCĐ, nguồn vốn Kế toán Doanh thu, thuế GTGT Kế toán tổng hợp Các tổ, bộ phận ở đơn vị, ở xí nghiệp Kế toán TSCĐ Kế toán tiền lương Kế toán thanh toán Kế toán các phần hành khác Kế toán vật tư 2.2. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15 của Bộ Tài chính ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006. Cụ thể: - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ được sử dụng để lập chứng từ, ghi sổ kế toán là đồng Việt Nam. Chuyển đổi các đồng tiền khác sang tiền Việt Nam đồng tại thời điểm phát sinh theo tỷ giá Ngân hàng nhà nước công bố. - Thuế GTGT được kê khai theo phương pháp khấu trừ. - Công ty ghi nhận Tài sản cố định theo giá gốc, khấu hao Tài sản cố định được trích theo phương pháp đường thẳng, thời gian khấu hao Tài sản cố định thực hiện theo hướng dẫn tại Quyết định số 206/2003TC-BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003 về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao Tài sản cố định của Bộ Tài Chính. - Hàng tồn kho được tính theo giá gốc, công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị xuất kho nguyên vật liệu là giá thực tế đích danh. - Tình hình trích lập dự phòng: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho căn cứ vào tình tồn kho đầu năm, tình hình xuất nhập kho trong năm và tình hình biến động giá cả vật tư, hàng hóa để xác định giá trị thực tế của hàng tồn kho và trích lập dự phòng. - Phương pháp xác định doanh thu và phương pháp xác định phần công việc đã hoàn thành của hợp đồng xây dựng: Doanh thu xác định theo giá trị khối lượng thực hiện từng công trình, hạng mục công trình, được nhà thầu xác nhận. Phần công việc đã hoàn thành của hợp đồng xây dựng sử dụng phương pháp đánh giá. 2.2.1. Hình thức kế toán Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức Nhật Ký Chung, đây là hình thức đang được nhiều công ty áp dụng rộng rãi vì việc ghi chép theo hình thức này đơn giản, kết cấu sơ đồ dễ ghi, dễ đối chiếu và kiểm tra. Với khối lượng công việc kế toán của công ty là rất lớn thì hình thức này là hoàn toàn phù hợp. Theo đó, trình tự ghi sổ kế toán như sau: Sơ đồ 03: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung áp dụng phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán - Sổ chi tiết - Sổ tổng hợp… BÁO CÁO TÀI CHÍNH MÁY TÍNH Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm: Đối chiếu, kiểm tra: 2.2.2. Hệ thống chứng từ kế toán. Hệ thống chứng từ kế toán mà công ty đang áp dụng là hệ thống chứng từ ban hành theo quyết định 15 của Bộ Tài chính ngày 20-3-2006, gồm 5 chỉ tiêu: + Chỉ tiêu lao động tiền lương; + Chỉ tiêu hàng tồn kho; + Chỉ tiêu bán hàng; + Chỉ tiêu tiền tệ; + Chỉ tiêu TSCĐ. Một số chứng từ mà Công ty sử dụng: Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Bảng chấm công, Bảng chấm công làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng, Bảng thanh toán tiền thuê ngoài, Bảng kê trích nộp các khoản lương, Bảng kê phân bổ tiền lương và BHXH, Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH, Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau thai sản Kế toán hàng tồn kho: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư công cụ sản phẩm hàng hoá, Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, Biên bản kiểm kê vật tư công cụ sản phẩm hang hoá, Bảng kê mua hàng, Bảng bổ vật liệu công cụ dụng cụ, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nôi bộ… Kế toán bán hàng : Bảng thanh toán hàng đại lý ký gửi, thẻ quầy hàng, Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng thông thường, Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng: Phiếu thu, phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán, Biên lai thu tiền, Bảng kê vàng bạc kim loại đá quý, Bảng kê chi tiền, bảng kiểm kê quỷ… Kế toán tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ. Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Biên bản kiểm kê TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. 2.2.3. Hệ thống tài khoản kế toán. Tài khoản kế toán Công ty đang sử dụng phù hợp với chế độ kế toán hiện hành của nhà nước, phù hợp với đặc điểm ngành nghề kinh doanh của Công ty . Do khối lượng công việc lớn, công ty có nhiều công trình, hạng mục công trình khác nhau nên các TK kế toán được chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình, một TK lớn được chi tiết thành nhiều tài khoản nhỏ khác nhau. Tuy ở trong ngành xây lắp nhưng công ty không sử dụng tài khoản 623 ( Chi phí [...]... sử dụng phần mền kế toán Fast Accounting 2005 để tiến hành việc công tác kế toán Phần mền kế toán nay cho phép làm giảm nhẹ công việc kế toán, hiệu quả và đơn giản, phù hợp với các doanh nghiệp Việt Nam có quy mô lớn cóa tổ chức kế toán tương đối phức tạp như công ty cổ phần LILAMA 10 Phần mềm kế toán Fast Accounting 2005 chứa nhiều phân hệ kế toán khác nhau, cụ thể: - Phân hệ hệ thống : có chức năng... cáo kế toán quản trị hết sức quan trọng giúp doanh nghiệp khắc phục những tồn tại trong quá khứ và có hướng hoạch định kế hoạch cho tương lai Toàn bộ báo cáo của công ty do Kế toán tổng hợp lập Cuối kỳ Kế toán tổng hợp tiến hành tổng hợp các số liệu kế toán mà các nhân viên kế toán nhập vào máy trong kỳ Kế toán tổng hợp đăng nhập vào phần mềm kế toán FAST 2005 sau đó vào phân hệ Kế toán tổng hợp thực. .. Một số phần hành kế toán chủ yếu của Công ty Cổ phần LILAMA 10 2 3 1 Kế toán Tài sản cố định 2.3.1.1 Đặc điểm tài sản cố định và công tác quản lý tài sản cố định Do đặc điểm vốn có của ngành xây dựng, lắp đặt, các tài sản cố định của Công ty cổ phần LILAMA 10 ngoài trụ sở làm việc, thiết bị quản lý , nhà ở phục vụ cho cán bộ công nhân viên của Công ty, chủ yếu là các máy móc thiết bị thi công các công. .. đó Kế toán tổng hợp tiến hành thực hiện các thao tác kết chuyển chi phí từ các tài khoản 621, 622, 627, 642 vào tài khoản 154 và tiến hành kết chuyển tài khoản doanh thu vào tài khoản xác định kết quả Sau khi kết chuyển xong chi phí và doanh thu Kế toán tổng hợp tiến hành in các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị ( nếu cần) và báo cáo thuế 2.2.6 Phần mềm kế toán máy áp dụng tại công ty Tại công ty. .. trình Chủng loại các CCDC của Công ty cũng rất đa dạng và phong phú như máy mài, máy cắt, máy đầm… Do Công ty tổ chức thi công công trình theo hình thức khoán gọn cho các đơn vị nội bộ, không tổ chức bộ máy kế toán riêng ở từng đội công trình cho nên đa số vật tư mua vào theo tờ trình được nhập xuất thẳng đến công trình ( tập kết tại chân công trình) mà không nhập qua kho Công ty Tuy nhiên đối với một số... hành nhập kho, hoặc NVL dư thừa của công trình này sẽ được nhập trở lại kho Công ty và xuất dùng cho các công trình khác khi cần thiết Hiện nay, kế toán tại Công ty cổ phần LILAMA 10 hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song đồng thời áp dụng cách tính giá thực tế cho NVL , CCDC nhập, xuất Khi vật tư được chuyển tới kho công trình ( kho công trình chỉ là kho tạm thời), thủ... và sổ tổng hợp để quản lý TSCĐ ở Công ty là : - Biên bản giao nhận TSCĐ - Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành - Biên bản thanh lý TSCĐ - Biên bản đánh giá lại TSCĐ - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ - Biên bản kiểm kê TSCĐ Sơ đồ 05: Quy trình tổ chức và luân chuyển chứng từ TSCĐ 2.3.1.4 Tổ chức ghi sổ TSCĐ Công ty cổ phần LILAMA 10 ghi sổ Kế toán theo hình thức nhật ký chung, kế toán tài... 2.3.2.4.2 Hạch toán tổng hợp NVL và CCDC NVL và CCDC của Công ty được hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên Theo đó tình hình nhập- xuất- tồn kho vật tư được theo dõi, phản ánh một cách thường xuyên và liên tục trên các sổ sách kế toán Các nghiệp vụ hạch toán tổng hợp NVL và CCDC của Công ty được thể hiên khái quát qua sơ đồ hạch toán sau: Sơ đồ 10: Tổ chức ghi sổ tổng hợp NVL, CCDC... phận kế toán - Lắp đặt thiết bị Thời gian Kết quả sử dụng thời gian lao động Bảng chấm công, phiếu xác nhận công việc Cơ cấu lao động, xây dựng định mức, đánh giá tiền lương Chế độ tiền lương, tiền thưởng và chế độ khác Lập bảng thanh toán tiền lương, cơ cấu lao động và các khoản khác Ghi sổ kế toán Ví dụ: Mẫu hợp đồng giao khoán, bảng chấm công, … tại Công ty Biểu 10: Hợp đồng giao khoán Công ty Cổ phần. .. vật tư hàng hoá, công nợ khách hàng 2.2.5 Hệ thống báo cáo kế toán Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty tuân thủ theo chế độ Báo cáo kế toán hiện hành của nhà nước Hệ thống báo cáo tài chính của công ty gồm 4 báo cáo cơ bản và bắt buộc: + Bảng Cân Đối Kế Toán + Báo cáo Kết Quả hoạt động kinh doanh + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ + Thuyết minh báo cáo Tài chính Báo cáo tài chính của công ty được lập theo . máy kế toán tại Công ty Cổ phần LILAMA 10 Các phần hành kế toán tại phòng Tài chính kế toán Công ty Cổ phần LILAMA 10 bao gồm: - Kế toán tiền mặt - Kế toán. Thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần LILAMA 10 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty. 2.1.1. Khái quát chung Trong bộ máy tổ chức cuả