Trường ĐHKTQD Chuyên đề thực tập tốt nghiệp MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ VỚI VIỆC PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH QUẢN LÝ, SỬ DỤNG NVL, CCDC TẠI CƠNG TY XÀ PHỊNG HÀ NỘI I NHỮNG NHẬN XÉT CHUNG VỀ CƠNG TÁC KẾ TỐN NVL VÀ CCDC VỚI VIỆC PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH QUẢN LÝ, SỬ DỤNG NVL, CCDC TẠI CƠNG TY XÀ PHỊNG HÀ NỘI Sau 40 năm hình thành phát triển, trải qua nhiều khó khăn, đặc biệt chuyển đổi từ kinh tế bao cấp sang kinh tế thị trường, đến hoạt động cơng ty Xà phịng Hà Nội vào ổn định có chiều hướng phát triển cao Sản phẩm công ty tạo chỗ đứng thị trường, thu nhập công nhân viên cải thiện Đạt q trình phấn đấu khơng ngừng việc sử dụng đồng nhiều biện pháp tổ chức kỹ thuật quản lý phận tồn cơng ty Một biện pháp đem lại hiệu mà công ty thực tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm sở đảm bảo không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm Để thực điều này, việc tăng cường cơng tác quản lý hồn thiện cơng tác kế tốn NVL, CCDC cần thiết biện pháp hữu hiệu, quan trọng góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tránh mát, hao hụt, hư hỏng trình SXKD mà đảm bảo chất lượng sản phẩm sản xuất Sau thời gian thực tập công ty Xà phịng Hà Nội, tiếp xúc với thực tế cơng tác kế tốn cơng ty, kiến thức học trường, xin nêu lên số nhận xét cá nhân thực trạng công tác kế tốn NVL, CCDC cơng ty sau: Những ưu điểm SV: PHẠM ĐỨC HIẾU LỚP KTA2-K6 Trường ĐHKTQD Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Thứ là: Về máy kế toán Bộ máy kế toán cơng ty Xà phịng Hà Nội tổ chức theo hình thức tập trung, tương đối khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm tổ chức SXKD công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đạo nghiệp vụ, đảm bảo cho lãnh đạo tập trung kế toán trưởng việc đạo kịp thời lãnh đạo công ty tồn hoạt động SXKD cơng ty Đội ngũ nhân viên kế tốn trẻ, có lực, nhiệt tình cơng việc, trình độ nghiệp vụ vững vàng, hầu hết có trình độ đại học tương đương, sử dụng thành thạo máy vi tính chương trình phần mềm kế tốn làm giảm nhẹ cơng việc kế tốn Thứ hai là: Hình thức sổ áp dụng Hiện nay, cơng ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung, hình thức sổ đơn giản, tiện dụng, dễ làm, dễ đối chiếu, kiểm tra, đặc biệt phù hợp với việc áp dụng kế toán máy cơng tác kế tốn Việc sử dụng máy vi tính chương trình kế tốn máy vào cơng tác kế tốn góp phần nâng cao tốc độ xử lý thông tin, đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý cơng ty Ngồi ra, việc sử dụng máy tính cịn góp phần nâng cao suất lao động, giảm nhẹ khối lượng cơng việc cho kế tốn viên, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu số liệu, việc cập nhật, lưu trữ bảo quản tài liệu kế toán Nhờ hỗ trợ chương trình kế tốn máy FAST hệ quản trị sở liệu Foxpro công ty đưa vào sử dụng từ năm 1998, mà việc kết hợp hạch toán tổng hợp hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo hình thức Nhật ký chung phát huy nhiều ưu điểm, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ hệ thống sổ sách, cung cấp bảng biểu phục vụ cho việc quản trị nội việc lập bảng biểu, báo cáo theo quy định chế độ kế toán hành Thứ ba là: Việc thu mua NVL, CCDC SV: PHẠM ĐỨC HIẾU LỚP KTA2-K6 Trường ĐHKTQD Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trong thời gian qua công ty thực tương đối tốt kế hoạch thu mua NVL, CCDC phục vụ cho sản xuất Mặc dù, khối lượng NVL, CCDC cần sử dụng lớn, đa dạng chủng loại quy cách, phẩm chất, lại có nhiều NVL, CCDC phức tạp khâu thu mua (về nguồn cung cấp, trình vận chuyển, bốc dỡ, ) công ty đáp ứng đầy đủ, kịp thời cho sản xuất, không làm gián đoạn q trình sản xuất thiếu vật tư Phịng Kế toán, đặc biệt kế toán vật tư theo dõi sát công tác thu mua vât tư, phản ánh kịp thời nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đồng thời với phận kế hoạch phòng Kinh doanh xuất nhập có trách nhiệm việc tham mưu, tư vấn mặt chuyêm môn, kiểm tra giám sát việc thực kế hoạch thu mua NVL, CCDC công ty Thứ tư là: Việc sử dụng NVL, CCDC sản xuất Cùng với việc thực tốt kế hoạch thu mua vật tư, phòng Kỹ thuật xây dựng cụ thể, chi tiết định mức vật tư cho thứ, loại sản phẩm Điều tạo điều kiện thuận lợi cho phân xưởng có sở sử dụng tiết kiệm NVL, CCDC sản xuất, từ tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm Việc xây dựng định mức vật tư giúp cho công tác quản lý NVL, CCDC trở nên hiệu hơn, kiểm tra, kiểm soát kế hoạch sản xuất loại sản phẩm phân xưởng tránh mát, hao hụt trình sản xuất, tạo chất lượng ổn định uy tín thị trường Thứ năm là: Công tác bảo quản, dự trữ vật tư Công ty thực tốt kế hoạch thu mua, bảo đảm dự trữ đủ NVL, CCDC cho sản xuất, tránh tình trạng trình sản xuất bị gián đoạn, ngừng hoạt động Việc xác định khối lượng NVL, CCDC dự trữ công ty thực cách hợp lý, khơng gây nên tình trạng ứ đọng vốn NVL, CCDC bảo quản hệ thống kho tàng xây dựng trang bị phù hợp với đặc tính lý hố loại NVL, CCDC Do đó, vật tư ln đáp ứng khơng mặt số lượng mà mặt chất lượng, phục vụ hữu hiệu cho yêu cầu sản xuất sản phẩm Thứ sáu là: Về công tác tổ chức thống kê phân xưởng SV: PHẠM ĐỨC HIẾU LỚP KTA2-K6 Trường ĐHKTQD Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Tại phân xưởng, bố trí thống kê viên phân xưởng làm nhiệm vụ kiểm tra, giám sát việc ghi chép ban đầu, tính tốn nhập, xuất, tồn vật tư vào xưởng Dưới góc độ quản lý nhân sự, nhân viên chịu quản lý phân xưởng, mặt nghiệp vụ chun mơn, họ phịng Kế hoạch Tài vụ hướng dẫn, đạo kiểm tra Đây hướng tổ chức hoàn toàn hợp lý nhằm gắn chặt quyền lợi trách nhiệm nhân viên thống kế phân xưởng với phòng Kế hoạch - Tài vụ, đồng thời tạo điều kiện cho họ thực nhiệm vụ, đảm bảo tính xác, khách quan số liệu Những nhược điểm Nhìn chung, cơng tác NVL, CCDC cơng ty Xà phịng Hà Nội thực hiệu quả, đảm bảo việc theo dõi tình hình N - X - T thường xuyên Tuy nhiên, bên cạnh ưu điểm trên, công tác kế tốn NVL, CCDC cơng ty cịn vấn đề tồn cần khắc phục hoàn thiện Thứ nhất: Về phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng Trên thuyết minh báo cáo tài chính, cơng ty đăng ký phương pháp hàng tồn kho phương pháp KKĐK thực tế tính NVL xuất kho cuối tháng vào phiếu nhập kho, lượng tồn đầu tháng kiểm kê kho cuối tháng, kế tốn vật tư tính giá NVL xuất kho sau: Giá trị NVL = xuất tháng Giá trị NVL tồn + Giá trị NVL nhập đầu tháng tháng Giá trị NVL tồn cuối tháng Song việc hạch toán thực tế kế toán lại sử dụng phương pháp KKTX, không sử dụng tài khoản như: TK 611, TK 631 Thứ hai: Về việc sử dụng chung tài khoản để hạch toán NVL, CCDC Hiện nay, hạch tốn NVL, CCDC, cơng ty sử dụng tài khoản TK 152 để theo dõi, phản ánh tình hình biến động số có tồn NVL, CCDC sử dụng tồn công ty Tài khoản chi tiết thành tài khoản cấp hai, CCDC theo dõi hai tài khoản là: TK 1521- Vật liệu chính, phụ SV: PHẠM ĐỨC HIẾU LỚP KTA2-K6 Trường ĐHKTQD Chuyên đề thực tập tốt nghiệp TK 1524 - Nhiên liệu, vật tư dùng cho sửa chữa Việc ghi chép phản ánh chưa với nguyên tắc hạch toán chế độ kế toán Nhà nước ban hành NVL sử dụng công ty gồm nhiều chủng loại, quy cách, phẩm chất lại khác nhau, CCDC có giá trị thấp đa dạng sử dụng thường xuyên việc hạch toán chung NVL, CCDC trở nên phức tạp, thiếu khoa học, dễ gây nhầm lẫn Việc quản lý gặp khó khăn, khơng biết phải phân chia theo tiêu thức để quản lý, ảnh hưởng hoạt động SXKD cơng ty Thứ ba: Về hạch tốn chi tiết NVL, CCDC Công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL, CCDC - phương pháp phù hợp với đặc điểm công ty Song vấn đề quan tâm yêu cầu phương pháp này: Định kỳ, 5-7 ngày, kế toán phải xuống kho kiểm tra việc ghi thẻ kho nhận chứng từ kế tốn phịng kế tốn để tập hợp, phân loại, hồn chỉnh chứng từ, đảm bảo nghiệp vụ phát sinh phản ánh trung thực, kịp thời Nhưng công ty, cuối tháng cơng việc thực hiện, cuối tháng công việc bận rộn, lượng chứng từ nhiều làm hạn chế chức kiểm tra kế toán Do phần hành kế toán NVL, CCDC phải thực tay (có trợ giúp máy tính) nên việc tính tốn, vào sổ sách, bảng biểu (Sổ chi tiết vật tư, bảng kê xuất vật tư) tháng nhiều sang tháng sau làm Điều làm ảnh hưởng đến việc thực không tiến độ không phục vụ kịp thời yêu cầu nắm bắt thông tin nhanh NVL, CCDC Cũng cuối tháng kế tốn xuống kho kiểm tra nhận chứng từ phòng nên làm cho công tác quản lý NVL, CCDC công ty lỏng lẻo, công ty không nắm bắt kịp thời tình hình biến động vật tư cơng ty Thứ tư: Việc hạch tốn dự phịng giảm giá hàng tồn kho Theo số liệu cuối năm 2005 cho thấy khối lượng vật tư tồn kho công ty lớn (82 loại khác nhau) tương ứng với số tiền 5.163.424.548.Nguyên liệu đầu vào hầu hết nhập từ nước ,giá nguyên liệu cao chịu ảnh hưởng lớn biến động tỷ giá Đôla Mỹ Trong nay, cơng ty khơng tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng SV: PHẠM ĐỨC HIẾU LỚP KTA2-K6 Trường ĐHKTQD Chuyên đề thực tập tốt nghiệp tồn kho mà tiền hành lập dự phòng nợ phải thu khó địi Việc lập dự phịng kinh doanh để hạn chế bớt thiệt hại để chủ động tài trường hợp xảy rủi ro tác nhân khách quan giảm giá vật tư, hàng hố, Do vậy, cơng ty cần thực sách dự phịng giảm giá trị thu hồi vật tư, Đặc biệt số nguyên vật liệu Tripoly, Natri Sunfat, LAS…Các nguyên liệu tồn kho với khối lượng lớn, giá lại thường xuyên biến động Cụ thể: Cuối 2005 Đầu 2006 Natri Sunfat 1.500 đ/Kg 1.100 đ/ Kg Tripoly 10.000 đ/Kg 9.300 đ/Kg Việc tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tiến hành sau: vào tình hình tồn kho, tình hình giá thị trường giá gốc để xác định mức trích dự phịng Số dự phịng cần trích lập cho năm N+1 = Số lượng hàng tồn kho ngày 31/12/N X Đơn giá gốc hàng tồn kho Đơn giá ước tính bán - Sau xác định số dự phịng cần lập kế tốn ghi sổ sau + Cuối niên độ kế toán xác định mức trích dự phịng cần lập (theo chế độ tài chính) tính vào chi phí Nợ TK 632 – giá vốn hàng bán Có TK 159 – Dự phịng giảm giá hàng tồn kho + Nếu số dự phòng phải lập năm > Số dự phòng lập năm trước chưa sử dụng đến số chênh lệch lớn trích lập bổ sung trường hợp trích lập năm Nếu số dự phòng năm < Số dự phịng lập năm trước số chênh lệch nhỏ hồn nhập, kế tốn ghi Nợ TK 159 – Dự phịng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 – Giá vốn hàng bán SV: PHẠM ĐỨC HIẾU LỚP KTA2-K6 Trường ĐHKTQD II Chuyên đề thực tập tốt nghiệp MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU, CƠNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN XÀ PHỊNG HÀ NỘI Hiệu SXKD với u cầu hồn thiện cơng tác kế toán NVL, CCDC: Mục tiêu cuối doanh nghiệp SXKD thị trường lợi nhuận, tiêu thức quan trọng để đánh giá hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Để đạt mục tiêu này, doanh nghiệp phải thực thi nhiều biện pháp, biện pháp nhiều doanh nghiệp quan tâm tính hữu hiệu việc nâng cao hiệu SXKD tiết kiệm chi phí giá thành sản phẩm Muốn tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm, yêu cầu đặt doanh nghiệp phải tổ chức hạch toán kế toán NVL, CCDC khoa học, từ tính tốn xác đầy đủ chi phí sản xuất bỏ phân bổ chi phí xác cho đối tượng tính giá Do đó, hồn thiện cơng tác kế tốn nói chung kế tốn NVL, CCDC nói riêng tất yếu, khách quan mà doanh nghiệp SXKD nên làm để đáp ứng yêu cầu quản lý, cung cấp thông tin chiến lược phát triển kinh doanh doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu cuối cùng, lợi nhuận Trong năm gần đây, cơng ty Xà phịng Hà Nội nắm bắt tình hình biến động kinh tế nên khơng ngừng hồn thiện cơng tác kế tốn, áp dụng khoa học kỹ thuật mới, sử dụng phần mềm kế tốn nên việc thực cơng tác kế tốn cơng ty thuận tiện so với trước Tuy nhiên, tơi xin đóng góp số kiến nghị để hồn thiện cơng tác kế tốn NVL, CCDC cơng ty: Về tài khoản kế toán việc phân loại VL, CCDC Như trình bày, cơng ty sử dụng tài khoản để hạch toán NVL CCDC Theo chế độ kế tốn hành, cơng ty nên mở thêm TK 153 - Công cụ dụng cụ để theo dõi, phản ánh số có tình hình biến động CCDC cơng ty chi tiết đến tài khoản cấp như: + TK 1531: Bao bì luân chuyển + TK 1532: Quần áo bảo hộ lao động + TK 1538: CCDC khác SV: PHẠM ĐỨC HIẾU LỚP KTA2-K6 Trường ĐHKTQD Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Như TK 152 theo dõi, phản ánh số có tình hình biến động NVL, tránh phức tạp, rắc rối trước Tuy nhiên, trình sản xuất kinh doanh có số phế liệu, phế phẩm thu hồi chưa theo dõi tài khoản nào, nên TK 152, công ty nên mở thêm tài khoản cấp hai TK 1528 - Nguyên liệu, vật liệu khác Tài khoản theo dõi NVL khác khơng xếp vào nhóm phân loại phế liệu thu hồi đảm bảo cho việc quản lý, sử dụng vật tư toán diện Đồng thời với việc mở thêm TK 153, công ty cần tiến hành phân loại CCDC theo tiêu thức đó, chẳng hạn phân loại CCDC theo nội dung kinh tế nó, bao gồm loại sau: + Nguyên vật liệu phụ: Gồm loại hộp nhựa, túi nilông, nhãn mác sản phẩm, + Quần áo bảo hộ lao động: Gôm loại quần áo bảo hộ, găng tay, trang, áo mưa bạt, ủng, mũ, Việc áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho Đặc điểm sản xuất kinh doanh công ty sản xuất chất tẩy rửa, lượng vật tư nhập, xuất nhiều, lại có giá trị nhỏ, cơng ty nên áp dụng hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp KKTX thay cho phương pháp KKĐK đăng ký Việc thay đổi đơn để tăng cường công tác kiểm tra, kiểm kê kho phương pháp hạch tốn mà cơng ty sử dụng phương pháp KKTX Do khối lượng vật tư nhập, xuất kho liên tục nên việc áp dụng phương pháp KKTX giúp cho việc theo dõi, quản lý NVL, CCDC tránh chênh lệch số xuất kho thực tế số xuất tổng phiếu xuất kho Giá trị NVL, CCDC thực tế xuất kỳ tính sau: Giá trị NVL,CCDC = xuất kỳ Giá trị NVL, CCDC dư đầu kỳ Giá trị + NVL, CCDC nhập kỳ - Giá trị NVL, CCDC dư cuối kỳ SV: PHẠM ĐỨC HIẾU LỚP KTA2-K6 Trường ĐHKTQD Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Phương pháp ghi thẻ song song Việc kế toán vật tư cuối tháng xuống kho kiểm tra tình hình ghi chép thủ kho nhận chứng từ phòng kế tốn làm cho cơng tác quản lý NVL, CCDC kho trở nên lỏng lẻo, khơng nắm bắt tình hình thực tế vật tư cơng ty Kế tốn vật tư cần thay đổi thời gian xuống kho kiểm tra nhận chứng từ, nên 5-7 ngày thực lần Việc thay đổi giúp cho cơng việc kế tốn bớt nặng nề, dồn dập vào cuối tháng cũnh giúp cho việc lập báo cáo sản xuất nhanh, đáp ứng nhu cầu nắm bắt thông tin nhanh vật tư phận có liên quan SV: PHẠM ĐỨC HIẾU LỚP KTA2-K6 Trường ĐHKTQD Chuyên đề thực tập tốt nghiệp KẾT LUẬN Chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn tổng chi phí sản xuất sản phẩm, đó, kế tốn NVL, CCDC phần hành cần thiết, quan trọng cơng tác kế tốn doanh nghiệp sản xuất Kế tốn xác NVL giúp doanh nghiệp xác định chi phí sản xuất sản phẩm, từ xác định giá thành sản xuất Cơng ty Cổ phần Xà phịng Hà Nội doanh nghiệp Nhà nước sản xuất chất tẩy rửa tổng hợp phục vụ nhu cầu xã hội.Cùng với phát triển chung công ty, công tác kế tốn NVL ngày hồn thiện phù hợp với yêu cầu quản lý SXKD doanh nghiệp kinh tế thị trường Qua kiến thức học trường, kết hợp với kinh nghiệm tiếp thu trình thực tập công ty, đặc biệt sau nghiên cứu rõ phần hành kế tốn NVL, tơi mạnh dạn đưa số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn NVL, CCDC cơng ty Cổ phần Xà phịng Hà Nội Việc hồn thiện cơng tác kế tốn NVL, CCDC cơng cụ hữu ích giúp công ty xây dựng lại hệ thống kế toán NVL, CCDC cách khoa học hợp lý hơn, giúp cơng ty kiểm sốt chi phí cho NVL, từ có biện pháp nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tạo nhiều lợi nhuận Tuy nhiên, trình độ cịn hạn chế, thời gian thực tập không nhiều, viết tơi cịn nhiều thiếu sót, chưa thể nêu rõ ưu, nhược điểm công ty, chưa sâu vào kế tốn NVL, CCDC khơng thể đưa kiến nghị mang tính tồn diện Tôi hy vọng kiến nghị đưa góp phần hồn thiện cơng tác kế tốn NVL, CCDC phân tích tình hình quản lý, sử dụng NVL, CCDC công ty Cổ phần Xà phịng Hà Nội Một lần nữa, tơi xin chân thành cảm ơn bảo tận tình Ths Phạm Thị Minh Hồng, cán phịng kế tốn Cơng ty Cổ phần Xà phịng Hà Nội 10 SV: PHẠM ĐỨC HIẾU LỚP KTA2-K6 Trường ĐHKTQD Chuyên đề thực tập tốt nghiệp TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Lý thuyết thực hành Kế tốn tài Chủ biên: Tiến sĩ Nguyễn Văn Cơng Giáo trình Kế toán quản trị Chủ biên: Tiến sĩ Nguyễn Minh Phương Giáo trình kế tốn doanh nghiệp Chủ biên: PGS TS Ngô Thế Chi TS Trương Thị Thuỷ Hệ thống kế tốn doanh nghiệp Nhà xuất Tài Tạp chí kế tốn, kiểm tốn Các sổ sách, chứng từ kế tốn Cơng ty Cổ phần Xà Phòng Hà Nội 11 SV: PHẠM ĐỨC HIẾU LỚP KTA2-K6 ... tốt nghiệp MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU, CƠNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN XÀ PHỊNG HÀ NỘI Hiệu SXKD với u cầu hồn thiện cơng tác kế toán NVL, CCDC: Mục tiêu... đưa số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn NVL, CCDC cơng ty Cổ phần Xà phịng Hà Nội Việc hồn thiện cơng tác kế tốn NVL, CCDC cơng cụ hữu ích giúp công ty xây dựng lại hệ thống kế toán NVL,. .. công ty, chưa sâu vào kế tốn NVL, CCDC khơng thể đưa kiến nghị mang tính tồn diện Tôi hy vọng kiến nghị đưa góp phần hồn thiện cơng tác kế tốn NVL, CCDC phân tích tình hình quản lý, sử dụng NVL,