Đang tải... (xem toàn văn)
Nêu các vấn đề kết thúc một dự án: tâm lý của các tổ dự án, tâm lý của khách hàng, tâm lý của nhà quản lý dự án. Các vấn đề cần quan tâm khi kết thúc dự án: con người, truyền thông, thông tin và quyền lực. Các thức quản lý nhân sự khi kết thức dự án: Tổ dự án, Khách hàng, Chuyên gia chủ chốt của khách hàng và thực hiện dự án. Quản lý truyền thông và Quản lý thông tin khi kết thúc dự án.
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Kết thúc Dự n CHƯƠNG KẾT THÚC DỰ ÁN (Project Termination / Project Closure) GIỚI THIỆU - Việc kết thúc dự án có vai trò quan thành công dự án việc khởi đầu, tổ chức, hoạch định, thực giám sát dự án - Tâm lý tổ dự án (Project Team) + Tìm kiếm thử thách dự án + Tâm lý quay công việc cũ (có thể người chiến thắng hay người thất bại) - Tâm lý khách hàng (Client) + Lo âu sản phẩm dự án: chất lượng, việc sử dụng, chi phí, thời gian - Tâm lý nhà quản lý dự án (Project Manager) + Lo quyền lực Ỉ Hiệu suất làm việc không cao mâu thuẫn giai đoạn lớn - Thông thường việc kết thúc dự án khó khăn giai đoạn khởi đầu dự án + Các vấn đề giai đoạn kết thúc dự án + Làm để quản lý giải vấn đề cách hiệu nhằm góp phần tạo thành công chung toàn dự án CÁC VẤN ĐỀ KẾT THÚC DỰ ÁN - Đối với trình thay đổi vào giai đoạn cuối người ta cần quan tâm đến vấn đề sau: + Con người (People) + Truyền thông (Communication) + Thông tin (Information) + Quyền lực (Power) - Trong giai đoạn cuối dự án, nhà quản lý cần quan tâm đến vấn đề sau: + Đối với tổ dự án (Project team) • Lo lắng tương lai • Giảm quan tâm dự án • Giảm động làm việc • Không gắn bó với dự án lúc ban đầu + Đốivới khách hàng (Client) • Giảm quan tâm mức độ tổng thể, bao quát • Gia tăng quan tâm theo mức độ nhân viên vận hành dự án • Gia tăng quan tân chi tiết, kết dự án • Thường tham gia họp dự án http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Kết thúc Dự n + Đối với dự án: • Cần phải xác định hoàn tất kết tồn đọng • Kết thúc hợp đồng yêu cầu công việc • Thanh lý tài sản • Đối chiếu so sánh việc làm với liệu đề khứ • Thực đảm bảo cam kết + Đối với nhà quản lý dự án • Tất vấn đề nhiệm vụ thực môi trường mới: • Quyền hạn nhà quản lý bị giảm (nguồn lực, thời gian, chi phí bị giảm đi) • Sự đồng ý, chấp thuận khách hàng bị giảm • Số nhân viên dự án bắt đầu giảm QUẢN LÝ VỀ NHÂN SỰ (Managing the People) Đặc điểm chung nhân giai đoạn quan tâm đến mục tiêu dự án, họ bắt đầu nghó đến mục tiêu dài hạn nhiều - Tổ dự án: Các câu hỏi đặt ra: + Dự án có bị giải tán hay không? + Dự án dự án kế tiếp? + Khi dời khỏi dự án? + Việc trở công việc cũ nào? - Khách hàng + Khi vận hành dự án + Dự án làm việc có yêu cầu mong muốn hay không? + Dự án dự án + Những việc cần làm để dự án kết thúc - Những chuyên gia chủ chốt hai phía khách hàng thực dự án + Được chuyển đến dự án khác cần đến họ - Như vậy, bối cảnh nhà quản lý dự án cần phải: + Động viên trì để người gắn bó với dự án + Làm để khuyến khích người tự quản lý để hoàn thành nhiệm vụ + Phải cung cấp đầy đủ thông tin nguồn lực để hoàn thành nhiệm vụ lại dự án QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG (Managing Communication) - Truyền thông hai chiều cách hiệu thành phần chủ yếu đẫn đến thành công dự án, “effective two way communication” Trong giai đoạn kết thúc, nhà quản lý dự án cần phải đảm bảo luồng thông tin nhà quản lý dự án với tổ dự án với khách hàng http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Nhà quản lý dự án Mục tiêu, yêu cầu Kết thúc Dự n Tổ dự án, khách hàng Phản hồi quy trình, kết - Cần: + Tổ chức nhiều họp để so sánh, đánh giá, rút kinh nghiệm – đóng gói dự án (wrapped up) + Mở rộng thành phần tham gia • tất tổ dự án (càng lúc dần) • mời nhân phía khách hàng + Các họp cho phép xem xét vấn đề chi tiết hơn, vấn đề chưa đề cập trước + Phải có họp riêng nhà quản lý dự án tổ dự án QUẢN LÝ THÔNG TIN (Managing Information) Vấn đề đặt giai đoạn cần thông tin lại cần nó? - Ở giai đoạn này: + Hầu tất tiền bạc nguồn lực sử dụng hết + Đa số kết hình thành - Trả lời câu hỏi là: + Xác định công việc tồn + Ghi nhận lại chất thực kết + Tạo tài liệu dự án + Kiểm soát đạt so với đề Khi có thông tin giúp cho hoàn thành dự án đảm bảo cho khách hàng quản lý vận hành bảo trì cách hiệu thành dự án 1) Hoàn thành dự án (project completion) - Việc hoàn tất? - Việc chưa hoàn tất? Muốn trả lời câu hỏi phải dựa vào: - Đặc trưng dự án (project specs) - Hệ thống kiểm soát thay đổi dự án - Who, what, why thay đổi http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam (AITCV) Kết thúc Dự n Từ thông tin triển khai đánh giá thực so với kế hoạch đề 2) Kiểm định hậu dự án (post project audit) - Kiểm định + Tình trạng hành dự án + Kiểm định khả thất bại hay lầm lỗi dự án Ỉ liệu có cần phải thay đổi phương cách quản lý hay hoạch định dự án hay không - Khách hàng kiểm định: + Kết dự án có hoàn tất hạn hay không? + Chi phí có bị vượt hay không? + Những công việc cần phải tiến hành tiếp - Đối với nhà quản lý dự án + Chi phí họ thực có dự định hay không? + Phong cách quản lý dự án có thích hợp hay không? 3) Thẩm định hậu dự án (Post project appraisal) Một dự án trình thực có nhiều thay đổi so với hoạch định ban đầu, cần cần thẩm định hậu dự án nhằm đánh giá đáng giá dự án sau có thay đổi nói Đây việc làm quan trọng nhằm rút học kinh nghiệm tốt lẫn xấu cho dự án tương lai QUẢN LÝ SỰ CHUYỂN GIAO QUYỀN LỰC (Managing The Transfer Of Power) - Bản chất chuyển giao quyền lực người quản lý dự án sang người vận hành dự án Việc chuyển giao quyền lực phải chuyển giao buổi lễ thức http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi