Đang tải... (xem toàn văn)
Trình bày các khái niệm cơ bản về kiểm soát dự án, các bước kiểm soát dự án, các vấn đề khó khăn thường gặp trong kiểm soát dự án. Đánh giá dự án. Giám sát dự án. Các phương pháp truyền thống về kiểm soát chi phí của dự án. Phương pháp CSCSC (các đại lượng phân tích về thành quả, các đại lượng phân tích về sai lệch, các chỉ số thành quả công việc và dự báo thành quả chi phí cho tương lai).
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam Kiểm Soát Dự Án CHƯƠNG KIỂM SOÁT DỰ ÁN CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.1 Kiểm soát dự án a Định nghóa: Kiểm soát dự án trình gồm bước: - - Thu thập thông tin: + tiến độ + chi phí + thành (các yêu cầu kỹ thuật) So sánh thông tin với kế hoạch yêu cầu đề Thực biện pháp sửa đổi, hiệu chỉnh nhằm mục đích đạt yêu cầu đề (hay thành mong muốn) b Các dạng kiểm soát dự án Có thành phần kiểm soát dự án: thời gian (time), chi phí (cost) yêu cầu kỹ thuật (technical requirements) Ỉ có dạng kiểm soát tương ứng là: - kiểm soát thời gian - kiểm soát chi phí - kiểm soát yêu cầu chất lượng Nếu kiểm soát thành phần đem lại hiệu tối đa cục chưa đem lại hiệu tối đa toàn phần Do thông thường hệ thống kiểm soát dự án tổ hợp thành phần nói Ỉ phương pháp tiêu chí hệ thống kiểm soát chi phí/tiến độ (Cost/Schedule Control System Criteria C/SCSC) Trong phương pháp người ta cố gắng kiểm soát chi phí tiến độ, yêu cầu kỹ thuật ưu tiên số Có loại kiểm soát: + kiểm soát bên (internal control) + kiểm soát bên (external control) Kiểm soát bên hệ thống quy trình giám sát phía thực dự án Kiểm soát bên quy trình tiêu chuẩn kiểm soát ấn định khách hàng Mô hình hệ thống kiểm soát: - Hệ thống đơn giản (simple system) - Hệ thống phức tạp, cao cấp (high level system) http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam Đầu vào Kiểm Soát Dự Án Quá trình Đầu Phản hồi Hệ thống đơn giản có chu trình phản hồi thông tin Hệ thống cao cấp có nhiều chu trình phản hồi thông tin, điều chỉnh mục tiêu/tiêu chuẩn hệ thống giám sát phụ c Các bước kiểm soát dự án: Ỉ có bước: Bước 1: Thiết lập tiêu chuẩn yêu cầu dự án + Các đặc trưng kỹ thuật (nằm hồ sơ thiết kế có sửa đổi phải bàn bạc ghi thành văn bản) + Ngân sách dự án + Các chi phí + Các nguồn lực yêu cầu Bước 2: Giám sát (monitoring) + Quan sát công việc thực thực tế Bước 3: + So sánh tiêu chuẩn yêu cầu công việc thực thực tế tính ngày thực kiểm tra + Ước tính thời gian chi phí để hoàn thành công việc lại để hoàn tất toàn dự án Bước 4: + Thực biện pháp sửa chữa, hiệu chỉnh kết thực tế có khác biệt so với tiêu chuẩn đề d Các vấn đề khó khăn thường gặp kiểm soát dự án - Chỉ nhấn mạnh số yếu tố đó, ví dụ nhấn mạnh vào chi phí mà bỏ qua yếu tố khác thời gian chất lượng.(Người xây dựng thường quan tâm đến chi phí khách hàng thường quan tâm đến chất lượng) - Quy trình kiểm soát gặp phản đối hay nhẹ không đồng ý - Thông tin thường không xác không báo cáo đầy đủ http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam Kiểm Soát Dự Án - Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến hay thông tin thiên lệch - Các nhà quản lý có quan điểm khác vấn đề tranh cãi - Các chế báo cáo thông tin hạch toán không 1.2 Đánh giá dự án (Project Evaluation) Đánh giá dự án phân tích hiệu hữu (effects and efficiency) dự án so với mục tiêu đề ra.nhằm để: - Đạt mục tiêu dự án - Ghi nhận học kinh nghiệm - Lập kế hoạch sách cho tương lai 1.3 Giám sát dự án (Project monitoring) Là trình kiểm tra thường xuyên tiến trình dự án suốt thời gian thực dự án giai đoạn vận hành dự án với mục tiêu cung cấp thông tin làm sở cho định quản lý như: - Giám sát cần thiết kiểm soát dự án - Giúp thành viên dự án hiểu tốt mục tiêu dự án - Gia tăng mối quan hệ cac nhóm công tác - Chuẩn bị cho nhóm công tác thích nghi với thay đổi dự án - Gia tăng tầm nhìn dự án nhà quản lý cấo cao - Cải thiện mối quan hệ với khách hàng Hệ thống giám sát hữu hiệu khi: - Đầy đủ có liên quan - Báo cáo đến cấp quản lý - Thu thập báo cáo liệu kịp thời - Các khác biệt so với hoạch định cần phại sửa đổi KIỂM SOÁT CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN 2.1 Phương pháp truyền thống kiểm soát chi phí - Sử dụng báo cáo chi phí giám sát cách riêng rẽ cho nhóm công việc - Mỗi báo cáo chi phí gồm: + Mô tả công việc + Tiến độ theo thời gian + Ai người chịu trách nhiệm + Ngân sách theo thời gian + Nguồn lực (nhân lực, trang thiết bị, vật liệu) yêu cầu http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam - Kiểm Soát Dự Án Đối với báo cáo chi phí thường người ta phân tích khác biệt để xem số tiền chi nhiều hay ngân sách dự trù Ví dụ: Dự án làm 1000 m đường có tổng chi phí 200.000 USD Kế hoạch ngày làm 25 m/ngày, chi phí phải trả 200 USD/1m Tổng thời thực : 1000/25 = 40 ngày Giả sử đến cuối ngày 18 làm 400 m Theo kế hoạch đến cuối ngày 18 có số tiền chi theo kế hoạch là: 18 x 25 x 200 = 90.000 USD Thực chi cuối ngày 18 là: 400 x 200 = 80.000 USD Nhược điểm phương pháp truyền thống Trong quản lý dự án có phân tích khác biệt chi phí (cost variance analysis) không đủ không cho biết khối lượng công việc hoàn thành không cho biết chi phí tương lai muốn hoàn thành dự án 2.2 Phương pháp C/SCSC (Cost / Schedule Control System Criteria) Năm 1962, phương pháp áp dụng trong: + quốc phòng Mỹ + NASA (National Aerautic Space Adiministration) a Các đại lượng phân tích thành (Performance Analysis) 1) BCWS (Budgeted Cost of the Work Schedule): Chi phí dự tính công việc theo kế hoạch BCWS số lượng nguồn lực thường tính theo đơn vị tiền hoạch định chi để thực công việc cụ thể thời điểm cho trước 2) ACWP (Actual Cost of the Work Performed): Chi phí thực công việc thực ACWP số lượng nguồn lực thường tính theo đơn vị tiền thực chi thực tế để thực công việc cụ thể thời điểm cho trước 3) BCWP (Budgeted Cost of the Work Performed): Chi phí dự tính công việc thực BCWP gọi Giá trị thu (Earned Value) http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam BCWS = Kiểm Soát Dự Án Ngân sách dự tính cho toàn công việc x % công việc hoạch định thời điểm xem xét Ví dụ: BCWS = 200.000 x 18 / 40 = 90.000 $ BCWP = Ngân sách dự tính cho toàn công việc x % công việc thực làm thời điểm xem xét Ví dụ: BCWP = 200.000 x 400 / 1.000 = 80.000 $ b Các đại lượng phân tích sai lệch (Variance Analysis) 1) Sai lệch tiến độ – SV (Schedule Variance) SV = BCWP – BCWS SV > Ỉ Vượt tiến độ (Ahead schedule) SV = Ỉ Đúng tiến độ (On schedule) SV < Ỉ Chậm tiến độ (Behind schedule) Lưu ý: Tất giá trị quy thành tiền Ví dụ: SV = 80.000 – 90.000 = -10.000 $ Ỉ Chậm tiến độ Cụ thể chậm tiến độ : Hoặc: 10.000 / 200 = 50 m 50 / 25 = ngày 2) Sai lệch chi phí – CV (Cost Variance) CV = BCWP – ACWP CV > Ỉ không vượt chi phí (Cost under run) CV = Ỉ chi phí (On cost) CV < Ỉ vượt chi phí (Cost over run) Lưu ý: - Khi sử dụng cần tính đúng, tính đủ kể chi phí tiền mặt - Khi tính BCWP có tính chi phí dự phòng http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam Kiểm Soát Dự Án 3) Sai lệch kế toán – AV (Accounting Variance) AV = BCWS – AWCP AV > Ỉ Ngân sách theo kế hoạch lớn thực chi AV = Ỉ Ngân sách theo kế hoạch thực chi AV < Ỉ Ngân sách theo kế hoạch nhỏ thực chi Ví dụ: ngày thứ 18, Ỉ Ỉ ACWP = 80.000 $ CV =0 AV = 90.000 – 80.000 = 10.000 $ 4) Sai lệch thời gian – TV (Time Variance) TV = SD – BCSP TV mức độ sớm hay trễ dự án so với kế hoạch SD (Status Date): Ngày xem xét BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed): ngày mà BCWS = BCWP c Các số thành công việc 1) Chỉ số thành tiến độ – SPI (Schedule Performance Index) SPI = BCWP / BCWS SPI > Ỉ BCWP > BCWS Ỉ SV > Ỉ vượt tiến độ 2) Chỉ số thành chi phí – CPI (Cost Performance Index) CPI = BCWP / ACWP CPI > Ỉ BCWP > ACWP Ỉ CV > Ỉ Không vượt chi phí d Dự báo thành chi phí cho tương lai (Forecasting Future Cost Performance) http://www.ebook.edu.vn SD n BCWS BCWP ACWP BCAC G.V Cao Hào Thi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam Kiểm Soát Dự Án 1) Dự báo chi phí để hoàn thành phần việc lại dự án FCTC (Forecast Cost To Complete Project) FCTC = ( BCAC − BCWP ) × ( BCAC − BCWS ) ACWP = BCWP CPI BCAC (Budgeted Cost At Completion) 2) Chi phí dự báo cho toàn dự án FCAC = ACWP + FCTC Bài tập Theo kế hoạch, dự gồm có dự liệu sau: Công tác A B C Thời gian (tuần) Chi phí ($) 1.500 3.000 5.700 Chi phí /tuần 300 1000 814 Công tác Chi phí thực tế Chi phí dự tính A B C 1.500 3.000 2.900 ? ? ? % công việc thực 100% 100% x 100% Sau tuần kiểm tra Hãy đánh giá đến cuối tuần thứ công tác A, B, C đạt tiến độ chi phí nào? http://www.ebook.edu.vn G.V Cao Haøo Thi