Đang tải... (xem toàn văn)
Bảng tính điện tử Excel là một phần mềm sử dụng tính toán dữ liệu chạy trong môi trường Windows, nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office 2007 do hãng Microsoft thiết kế, phục vụ chuyên dùng cho công tác kế toán, công tác sử dụng và tính toán dữ liệu trong văn phòng. Microsoft Excel 2007 là một chương trình xử lý bảng tính mạnh với những tính năng ưu việt như lập báo cáo, thiết kế Report, Table, Form, lập biểu đồ trên trang bảng tính. Bảng tính Excel thực hiện được những phép tính từ đơn giản đến phức tạp, sắp xếp dữ liệu, lập bảng tổng hợp, bảng thanh quyết toán, bảng lương v.v... Các dữ liệu sau khi được tổng hợp hoặc phân tích có kèm theo biểu đồ và hình vẽ minh họa
BÀI MỞ ĐẦU LÀM QUEN VỚI MICROSOFT EXCEL Giới thiệu bảng tính điện tử Excel Bảng tính điện tử Excel phần mềm sử dụng tính tốn liệu chạy môi trường Windows, nằm phần mềm Microsoft Office 2007 hãng Microsoft thiết kế, phục vụ chun dùng cho cơng tác kế tốn, cơng tác sử dụng tính tốn liệu văn phịng Microsoft Excel 2007 chương trình xử lý bảng tính mạnh với tính ưu việt lập báo cáo, thiết kế Report, Table, Form, lập biểu đồ trang bảng tính Bảng tính Excel thực phép tính từ đơn giản đến phức tạp, xếp liệu, lập bảng tổng hợp, bảng toán, bảng lương v.v Các liệu sau tổng hợp phân tích có kèm theo biểu đồ hình vẽ minh họa Đặc điểm: Phiên Excel 2007 phát triển phiên Excel 97, Excel 2000, Excel 2003 nâng cấp nhiều Ngoài tiến chung MS Office 2007 cải tiến công cụ định dạng, bổ sung chức tự động hóa cho tác vụ thơng dụng, Excel 2007 có loạt công cụ chức như: Kiểm tra thông báo giá trị không hợp lệ, chia sẻ Workbook, đặc biệt chức đồ hoạ, liên kết Khởi động thoát khỏi Excel Cách 1: Kích chuột vào nút Start, chọn Programs/Microsoft Office chọn Microsoft Excel, nhấn chuột Enter Cách 2: Kích chuột lên biểu tượng Microsoft Excel hình, Hoặc vào Start/Run Thốt khỏi Excel: Kích nút Close Offce Button/Exit Excel Làm quen với môi trường làm việc 3.1 Các thành phần cửa sổ Excel Sau khởi tạo Excel, hình xuất với phần tử sau: 3.1.1 Thanh tiêu đề (Title Bar): Là nơi hiển thị tên chương trình tên file mở 3.1.2 Thanh thực đơn (Menu Bar): Chứa tập hợp lệnh làm việc Excel: Home, Insert, PageLayout, Fomulas, Data, Review, View Khi ta kích chuột lên tên nhóm Home hay Insert, Page Layout…; danh sách lệnh nhóm khung hiển thị tuỳ chọn Menu ta cần kích chọn lệnh cần thực Bài giảng Bảng tính điện tử Một điểm lưu ý sử dụng Menu Bar ta di chuột đến vị trí lệnh có thay đổi màu sắc có Tip hướng dẫn giúp ta biết thơng tin chung lệnh Office Button Thanh Menu Tiêu đề cột Thanh công thức Khung hiển thị tùy chọn Menu Tiêu đề hàng Vùng hình bảng tính Thanh Sheet Chế độ Zoom 3.1.3 Thanh cơng cụ (Customize Quick Access Toolbar): Là nơi chứa biểu tượng cơng cụ Excel2007 có nhhiều cơng cụ thể cho nhóm lệnh khác Trên công cụ, lệnh thể dạng biểu tượng riêng a) Offce Button: Office Button Đây điểm Excel2007 Offce Button bao gồm: New, Open, Save, Save as, Print, Phần hiển thị file mở Prepare, Send, Publish, close trước b) Thanh công cụ Home: chứa chức định dạng trình bày cho bảng tính Menu lệnh thao tác trực c) Thanh công thức (Formula Bar): tiếp dùng để hiển thị tọa độ ô hành, công thức ô liệu nội dung ô Lựa chọn cho cấu hình d) Cửa sổ bảng tính (Workbook Excel Window): bao gồm ký hiệu hàng ngang (sử dụng ký tự chữ cái) ký hiệu hàng dọc (sử dụng ký tự số) để xác định vị trí bảng tính e) Thanh ngang dọc (Scroll bar): dùng để hiển thị phần bảng tính bị che khuất hình Bài giảng Bảng tính điện tử g) Danh sách Worksheet nằm hình h) Dịng trạng thái (Status bar): nằm đáy hình, để hiển thị chế độ làm việc hành hiển thị phím Numlock, phím Caps Lock, ý nghĩa lệnh thực hiện, chế độ sẵn sàng nhập liệu (Ready) 3.2 Khái niệm Workbook Worksheet Work Book: file cho phép làm việc chứa liệu Mỗi Workbook gồm nhiều bảng tính (Sheets) tập hợp lại Mỗi Sheet Workbook bảng tính (WorkSheet, biểu đồ (Chart), Macro, hay hộp hội thoại Worksheet chứa liệu, công thức, đối tượng khác đồ thị, hình ảnh… Worksheet: Mỗi Sheet Workbook bảng tính (WorkSheet, biểu đồ (Chart), Macro, hay hộp hội thoại Worksheet chứa liệu, công thức, đối tượng khác đồ thị, hình ảnh… Bài giảng Bảng tính điện tử BÀI MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN VỚI BẢNG TÍNH EXCEL Thao tác với file 1.1.Tạo tài liệu Mở file mới: cách - Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N - Chọn Offce Button, chọn New nhấn OK - Kích chuột lên biểu tượng New công cụ 1.2 Mở tài liệu tồn đĩa Mở file lưu trữ - Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O - Chọn Offce Button, chọn Open - Kích chuột lên biểu tượng Open công cụ 1.3 Ghi tài liệu lên đĩa Lưu trữ tập tin (file): lưu trữ file theo cách: - Nhấn phím Ctrl + S - Chọn Offce Button, chọn Save - Kích chuột lên biểu tượng Save công cụ Các thao tác 2.1 Thêm bảng tính Mỗi Sheet Workbook bảng tính (WorkSheet, biểu đồ (Chart), Macro, hay hộp hội thoại Worksheet chứa liệu, công thức, đối tượng khác đồ thị, hình ảnh… Để chèn thêm bảng tính (sheet mới): - Bấm phải chuột vào tên Sheet/chọn Insert - Cũng chèn thêm Sheet cách chọn thực đơn Home/Insert/Insert Sheet 2.2 Sao chép, di chuyển bảng tính Bấm phải chuột vào tên Sheet/chọn Move or Copy: để di chuyển chép Sheet Cũng di chuyển Sheet cách bấm chuột vào Sheet di chuyển Nếu chép cần nhấn phím Ctrl di chuyển Bài giảng Bảng tính điện tử Ta di chuyển sheet thời sang Workbook vị trí khác Workbook Các chức lựa chọn hộp hội thoại Move Copy có ý nghĩa sau: - To Book: tên workbook đích; Before Sheet – chọn sheet nằm bên phải sheet chép di chuyển tới; - Create a Copy - lựa chọn muốn chép sheet 2.3 Xố, đổi tên bảng tính Bấm phải chuột vào tên Sheet, xuất lựa chọn sau: - Chọn Delete: xố Sheet thời Cũng xố Sheet cách chọn thực đơn Home/Delete chọn Delete Sheet - Chọn Rename: đổi tên Sheet thời: gõ tên Sheet ấn - Chọn Select All Sheet: chọn tất Sheet lúc Bài giảng Bảng tính điện tử BÀI XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH Tìm hiểu kiểu liệu Excel Khái niệm chung: Dữ liệu nhập vào từ bàn phím thể dịng nhập liệu thời Con trỏ Text xuất ô liệu cho phép thao tác tinh chỉnh trực tiếp với số liệu ký tự liệu Các loại liệu: Excel phân biệt hai loại liệu: Hằng số (Constant value) Công thức (Formula value) 1.1 Dữ liệu kiểu số Nếu dòng nhập liệu có chứa số Excel tự động hiểu kiểu số Ví dụ: 1980, ,4 Ngày tháng thời gian Excel hiểu kiểu số Chú ý: Riêng kiểu số Ngày tháng giờ: Kiểu ngày tháng (Date): Excel lưu trữ số ngày tháng theo số nguyên từ đến 65380 tính từ ngày 1/1/1900 đến 31/12/2078 Kiểu thời gian (Time): Excel lưu trữ số thời gian theo số thập phân từ 0.0 đến 0.999 1.2 Dữ liệu kiểu ngày tháng Khi nhập liệu kiểu ngày tháng phải ý nhập ngày tháng theo cài đặt trongWindows máy tính: Kiểu mm/dd/yyyy; dd/mm/yyyy 1.3 Dữ liệu kiểu ký tự Nếu dòng nhập liệu có chứa chữ Excel tự động hiểu kiểu ký tự Trong trường hợp ta gõ toàn số mà muốn Excel nhận xâu ký tự trước xâu ta phải gõ dấu nháy ‘ Ngầm định ta nhập xâu ký tự ln dóng hàng bên trái Tìm hiểu tốn tử cơng thức 2.1 Các tốn tử Các ký hiệu tốn học sử dụng bảng tính: Các phép tính: +: phép tính cộng ; -: phép tính trừ ; *: phép tính nhân ; / phép chia; ^: phép tính luỹ thừa ; %: phần trăm Các phép chuỗi: &: phép nối chuỗi Phép so sánh: = ; ; > ; < ; >= ; ; < ; >= ; ; < ; >= ; 20 , >=, = 1500000 2/ Vùng tiêu chuẩn so sánh gián tiếp (TCSSGT): cho phép ta đưa vào tiêu chuẩn để so sánh liệu phần liệu với giá trị cụ thể - Vùng TCSSGT có hai hàng, hàng đầu ghi tiêu đề tiêu chuẩn Tiêu đề đặt tên không trùng với tên trường Các tiêu chuẩn tìm kiếm ghi vào hàng thứ hai Mỗi tiêu chuẩn phải công thức - Nguyên tắc để đưa công thức vào vùng TCSSGT là: Nếu đưa số liệu trường cần so sánh vào cơng thức phải cho kết giá trị logic (tức nhận hai giá trị TRUE FALSE) Ví dụ cách viết tiêu chuẩn so sánh gián tiếp: Bài giảng Bảng tính điện tử 44 TIÊU CHUẨN ỨNG DỤNG =LEFT(Tên mặt hàng,3)="Bia" =RIGHT(TRIM(PROPER(Họ tên)),5)="Huong" =Tổng tiền bán Date(2009,10,7) =AND(MONTH(Ngày)=8,YEAR(Ngày)=2009) ví dụ: = AND(LEFT(B5,1)=”Nguyễn”,F5>=1200000,F5