CHƯƠNG PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU HÀNG HỐ Ở CƠNG TY TNHH TÂN HỒNG HÀ 2.1 Giới thiệu Công ty TNHH Tân Hồng Hà 2.1.1 Q trình hình thành phát triển Cơng ty TNHH Tân Hồng Hà Ra đời với phát triển đất nước, Công ty Tân Hồng Hà khắc phục khó khăn, phấn đấu vươn lên nội lực mình, hơm trở thành công ty hàng đầu lĩnh vực cung cấp thiết bị văn phòng dịch vụ kỹ thuật Năm 1994: Thành lập Cửa hàng thiết bị máy văn phịng - Số Ðinh Cơng Tráng, có số nhân viên khiêm tốn vỏn vẹn người với sản phẩm kinh doanh hạn chế, chủ yếu thiết bị máy văn phòng đơn lẻ Ngày 28.08.1996, sau thời gian chuẩn bị sở vật chất lĩnh thương trường, Công ty Tân Hồng Hà bố cáo thành lập với nhân ban đầu 25 người doanh thu mức 15 tỷ/năm, lĩnh vực chuyên doanh phân phối sản phẩm Ricoh Miền Bắc có trụ sở chính: 80 Hai Bà Trưng - Hà Nội Năm 1998: Công ty Tân Hồng Hà trở thành nhà phân phối thức hãng sản xuất thiết bị văn phòng tiếng Fuji Xerox miền bắc Việt Nam Năm 1999: Là đại lý phân phối máy huỷ tài liệu UCHIDA miền Bắc Việt Nam Năm 2000: Ký hợp đồng trở thành đại lý phân phối máy in siêu tốc, máy chia xếp tài liệu, đóng gấp tài liệu mang nhãn hiệu DUPLO - Với tốc độ tăng trưởng >30% / năm, nhân - tăng gấp 14,4 lần; Về doanh số - tăng gấp lần; Số cán chủ chốt – tăng gấp 10 lần Số đơn vị thành viên lên đến công ty cửa hàng hoạt động Chắc chắn số khơng dừng lại đó… 2.1.2 Cơ cấu tổ chức Khối kỹ thuật chịu trách nhiệm kỹ thuật bảo hành, sửa chữa, tư vấn thiết bị Văn phòng gồm đội kỹ thuật tổ chức nghiên cứu phát triển kỹ thuật Các phòng ban chức chịu đạo trực tiếp ban giám đốc Mỗi phòng ban đặt quản lý trưởng phịng, phân cơng nhiệm vụ cụ thể đảm bảo hoạt động kinh doanh thông suốt Các phịng nghiệp vụ cơng ty gồm có phịng tổ chức hành chính, phịng tài vụ, phịng kế hoạch xuất nhập Trong phịng Kế hoạch - Xuất nhập có nhiệm vụ: Căn vào hoạt động mua hàng, đặt hàng khách để lên kế hoạch ký kết hợp đồng mua hàng với nước ngồi, chuẩn bị trang thiết bị máy móc, chuẩn bị nhân lực, máy móc, trang thiết bị vật tư, kỹ thuật, phục vụ cho kế hoạch Có hai nhân viên xuất nhập chuyên phụ trách đàm phán, lên hợp đồng theo dõi thực hợp đồng, tìm kiếm khai thác nguồn cung ứng nước Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức máy công ty BAN GIÁM ĐỐC KHỐI KỸ THUẬT ĐỘI KỸ THUẬT IMÁY ANALOG ĐỘI KỸ THUẬT IIMÁY DIGITAL CÁC PHÒNG NGHIỆP VỤ KHỐI KINH DOANH PHỊNGTỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHỊNG SHOWROOM PHỊNG TÀI VỤ PHỊNG MARKETTING ĐỘI KỸ THUẬT IIIWORK CONTROL PHÒNG KẾ HOẠCH PHÒNG DEALER(MÁY VÀ MỰC) TỔ NGHIÊN CỨU & PHÁT TRIỂN KỸ THUẬT PHÒNGXUẤT NHẬP KHẨU PHÒNG KINH DOANHCHO THUÊ MÁY Nguồn: Phòng kế hoạch - Xuất nhập 2.1.3 Đánh giá khái quát tiềm lực công ty 2.1.3.1 Tiềm lực tài - Ngồi văn phịng 158 Triệu Việt Vương, cơng ty cịn có cơng ty cửa hàng Hiện nay, tổng trị giá tài sản công ty phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh lên đến gần 100 tỷ đồng gồm nhà xưởng, kho bãi, văn phịng phịng, máy móc thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất , công tác Bảng 2.2: Tình hình tài sản cơng ty năm gần (đơn vị: triệu đồng) Chỉ tiêu 2005 2006 I Tài sản lưu 58.530 71.802 động Tiền 38.038 46.312 Các khoản phải 11.032 17.353 thu Hàng tồn kho 9.460 8.137 II Tài sản cố 15.914 16.842 định Tài sản cố định 13.804 14.427 hữu hình Tài sản cố định 2.110 2.415 vơ hình III Tổng tài sản 74.444 88.644 Nguồn: Phịng tài vụ - Công ty TNHH Tân Hồng Hà 2007 80.598 58.481 15.088 7.029 17.776 15.253 2.523 98.374 dự trữ, bảo quản lắp đặt, sửa chữa, bảo quản, bảo dưỡng Ngoài ra, cịn có phương tiện vận tải, tài sản có giá trị khác - Tổng tài sản Tân Hồng Hà năm 2006 tăng tương đối nhanh so với năm 2005 Từ 73 tỷ 444 triệu vào năm 2005 lên 88 tỷ 644 triệu vào năm 2006 tức tăng từ 14 tỷ 200 triệu đồng (0,19 lần) mở rộng quy mơ kinh doanh - Với tính chất công ty thương mại lượng tài sản lưu động lớn chiếm khoảng 78,6% năm 2005 xấp xỉ 81% năm 2006 tổng tài sản xấp xỉ 81,9% vào năm 2007 - Lượng tài sản tồn kho ngày giảm chiếm xấp xỉ 16,2% năm 2005, 11,3% vào năm 2006, 8,7% vào 2007 so với tổng tài sản lưu động Do hoạt động kinh doanh hiệu khách hàng tin tưởng đặt mua hàng với khối lượng lớn, giảm lượng hàng tồn kho Thứ hai lập kế hoạch tiêu thụ xác, giảm lượng vốn ứ đọng để dự trữ hàng hố Cung cấp khoản tín dụng cho khách hàng mức cao xấp xỉ 18,8% năm 2005, xấp xỉ 24,2% năm 2006 xấp xỉ 18,7% năm 2007 so với tổng tài sản lưu động 2.1.3.2 Tiềm lực vể nhân lực Mỗi phận, nhân viên công ty phân công công việc cụ thể Nhân viên công ty chủ yếu thạc sỹ kỹ sư, cơng nhân kỹ thuật có tay nghề cao Tổng số cán công nhân viên công ty lên đến 150 người - Về chất lượng lao động: Trình độ đại học, cao đẳng chiếm 90% chủ yếu thuộc phận quản lý - Công nhân kỹ thuật chiếm 7% gồm thợ sửa chữa, bảo hành thuộc phịng kỹ thuật, kho, hàng - Cơng nhân khác chiếm 3% gồm công nhân giao nhận, bảo vệ, bốc xếp - Lương bình quân 1,5 triệu/ 1tháng - Ngồi cịn thưởng theo doanh thu, khuyến khích khác Việc xét thưởng vào thành tích cá nhân, tập thể việc thực tiết kiệm, sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, phương pháp tổ chức kinh doanh, tìm kiếm khách hàng mới, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ giao, đạt hiệu cao kinh doanh, có thành tích chống tiêu cực lãng phí - Thường xuyên đào tạo, đào tạo lại, nâng cao trình độ cán cơng nhân viên, tiếp thu công nghệ mới, thông tin mới, xu hướng 2.1.3.3 Tiềm lực vơ hình khác: Môi trường làm việc công ty thân mật, cởi mở, thành viên có mối quan hệ gắn bó, điều tạo điều kiện thuận lợi cho q trình giao tiếp tạo khơng khí làm việc cơng ty Nhưng khơng mà làm tính kỷ luật nội quy khác mà ban lãnh đạo công ty đặt Mặc dù giành chỗ đứng thị trường, tin cậy khách hàng công ty không ngừng khẳng định thương hiệu, chỗ đứng thị trường, có sách marketing hợp lý để quảng bá hình ảnh thị trường, nhằm thu hút khách hàng Cơng ty trang bị dây truyền máy móc, thiết bị ngoại nhập đại đồng nhằm nâng cao chất lượng giảm giá thành sản phẩm, đảm bảo theo tiêu chuẩn chất lượng Quốc Tế Không ngừng cải tiến công nghệ, đào tạo người , tiếp nhận công nghệ mới… 2.2 Khái quát thị trường kinh doanh công ty 2.2.1 Sản phẩm dịch vụ kinh doanh Kinh tế xã hội Việt Nam ngày phát triển, cơng nghiệp hố đại hố, chun mơn hố Ngày có nhiều tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng thiết bị văn phòng đại chất lượng cao, giá phải chăng, có nhu cầu quan tâm, chăm sóc dịch vụ hữu ích để phục vụ cơng việc nhanh hơn, hiệu Cho nên nói sản phẩm kinh doanh cơng ty sản phẩm người ý Là nhà phân phối thức nhãn hiệu Fujixerox hàng đầu Việt Nam, công ty cung cấp sản phẩm thiết bị máy văn phòng máy fotocopy, máy fax, máy in,… 100%, nguyên đai nguyên kiện, chủng loại, phụ tùng tiêu hao, thay thế, dịch vụ sửa chữa, bảo hành, bảo trì theo tiêu chuẩn tồn cầu Cơng ty cịn vận chuyển, lắp đặt miễn phí địa bàn Hà Nội, hướng dẫn sử dụng bảo quản thiết bị thành thạo.Khách hàng toán séc, chuyển khoản tiền mặt với tỷ giá tính theo giá bán Ngân hàng Ngoại Thương thời điểm tốn Cơng ty cịn có đội ngũ nhân viên, kỹ thuật chuyên nghiệp tận tình ln ln sãn sàng phục vụ khách hàng, đặt lợi ích khách hàng lên hết Cơng ty TNHH Tân Hồng Hà doanh nghiệp thương mại Các sản phẩm thiết bị văn phịng khơng phải công ty sản xuất ra, mà công ty đại lý Việt Nam số hãng tiếng nước Các hãng cung cấp sản phẩm cho công ty đồng thời hướng dẫn cán kỹ thuật công ty tiến hàng lắp đặt, bảo hành sửa chữa…Nếu có tình mà đội ngũ kỹ thuật cơng ty khơng có giải pháp, cơng ty gọi điện sang phía đối tác, yêu cầu hướng dẫn, giúp đỡ Các hãng gửi chuyên gia nước ngồi sang Việt Nam cơng ty cử nhân viên sang nước học hỏi kinh nghiệm Cho nên chất lượng sản phẩm dịch vụ chuyên nghiệp, đạt tiêu chuẩn quốc tế…ngày thu hút ý, gây dựng niềm tin khách hàng Rất nhiều doanh nghiệp nhiều quan đầu ngành phủ Bộ Giáo dục - đào tạo, Bộ Tư pháp,… hay đơn vị mà hiệu làm việc cán nhân viên nâng lên nhiều nhờ trang bị hệ thống máy móc thiết bị văn phịng đại tiên tiến, đạt tiêu chuẩn quốc tế Tân Hồng Hà cung cấp, 2.2.2 Khách hàng Khách hàng cơng ty phân thành nhóm: Khách hàng tổ chức doanh nghiệp, trường đại học, bộ, ngành có nhu cầu sử dụng thiết bị văn phịng có nhu cầu sử dụng thiết bị văn phịng để nâng cao hiệu hoạt động Đây đối tượng khách hàng cơng ty có kinh nghiệm phục vụ, có quan hệ chặt chẽ, chiếm phần lớn doanh thu công ty Số lần mua không nhiều số lượng lớn Ngồi cịn có cơng ty thương mại, đại lý Đặc điểm đối tượng khách hàng mua để bán lại Họ chủ yếu xa trung tâm Thái Nguyên, Thanh Hố, Tun Quang cung cấp thiết bị văn phịng, đồng thời cung cấp dịch vụ lắp đặt, bảo hành, bảo dưỡng Đối tượng khách hàng số lần mua không nhiều, khối lượng mua lớn Khách hàng cá nhân: mua với số lượng ít, phục vụ gia đình, hoạt động kinh doanh nhỏ lẻ Số lượng khách hàng cá nhân cơng ty tương đối nhiều Theo số liệu phòng kế hoạch lượng khách hàng chiếm doanh thu lớn công ty doanh nghiệp thương mại, chiếm doanh số bán 51% Tập trung chủ yếu Hà Nội tỉnh thành lân cận Bắc Ninh, Nam Định, Hải Phòng 2.2.3 Đối thủ cạnh tranh - Với dung lượng thị trường nhỏ, phát triển với tốc độ cao, thị trường thu hút nhiều công ty, tạo sức ép thị trường ngày lớn Đối thủ cạnh tranh công ty công ty TNHH vừa nhỏ thành lập, vốn đầu tư lớn, trang thiết bị đại Ngồi cịn đại lý, trung gian, phân phối hãng tiếng nước giới Ưu công ty qua nhiều trung gian nên giá thành rẻ Nhưng nhược điểm phân phối sản phẩm hãng Một số đối thủ cạnh tranh địa bàn Hà Nội: a) Các website mua sắm máy văn phịng trực tuyến Ưu điểm: • Tạo điều kiện mua hàng thuận lợi cho khách hàng • Khách hàng có khả so sánh mẫu mã, thơng số kỹ thuật, giá cả, nhiều doanh nghiệp, nhiều hãng • Tiết kiệm thời gian • Thanh tốn đơn giản, nhanh chóng Nhược điểm: Hiện Việt Nam, hình thức thương mại điện tử chưa thực phát triển với tiềm Và trang web bán hàng điện tử chưa thu hút nhiều người tham gia Người dân Việt Nam nghèo, nên khơng phải trang bị máy tính cá nhân, có nối mạng Hơn nữa, tâm lý chưa tin tưởng thực chất lượng hàng hoá bán qua mạng Thơng thường người ta nghiên cứu thông tin sản phẩm, nhà cung cấp mạng, sau trực tiếp đến nơi bán để tiếp xúc với sản phẩm b) Cơng ty TNHH Tồn lực, cơng ty văn phịng phẩm Viễn Đơng: Cung cấp giấy photo, giấy in, máy huỷ tài liệu hay mực in Đây doanh nghiệp đáng lo ngại Bởi cơng ty khơng coi thiết bị văn phòng đại cao cấp mặt hàng kinh doanh chủ lực Đối tượng phục vụ học sinh, sinh viên với sản phẩm dụng cụ học tập, sách Khi mua thiết bị văn phòng giá trị cao, khách hàng thường hướng đến nhà chuyên cung cấp sản phẩm đó, kèm theo dịch vụ bảo hành sửa chữa với cảm giác yên tâm hơn, tin tưởng chuyên nghiệp c) Công ty cổ phần phân phối Thiết bị văn phịng FINTEC Cơng ty cổ phần phân phối thiết bị văn phòng FINTEC hãng Canon bổ nhiệm trở thành nhà phân phối thức Việt Nam sản phẩm Máy in Laser, máy in phun màu, máy quét, Camera giám sát Kể từ thành lập công ty quan tâm đến lĩnh vực Phân phối sản phẩm Thiết bị văn phòng Ưu công ty qua nhiều trung gian nên giá thành rẻ Nhưng nhược điểm phân phối sản phẩm hãng Kết luận: Thị trường bn bán Thiết bị văn phịng thị trường nhỏ tiềm năng, tốc độ phát triển cao thu hút ngày nhiểu doanh nghiệp tham gia, tạo nên sức ép thị trường ngày lớn Các cơng ty có tiềm lực tài nên trang bị dây truyền máy móc, thiết bị ngoại nhập đại đồng nhằm nâng cao chất lượng giảm giá thành sản phẩm, đảm bảo theo tiêu chuẩn chất lượng Quốc Tế, đào tạo đội ngũ cán , kỹ thuật viên kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao động, Hơn công ty sau, học hỏi kinh nghiệm công ty trước, tiết kiệm thời gian, chi phí…Các hội ngày bị thu hẹp, thách thức ngày tăng, địi hỏi cơng ty khơng ngừng cải tiến, tìm tịi, khơng ngừng đổi Bên cạnh đó, phải tìm kiếm phương pháp gây dựng giữ vững niềm tin khách hàng Các cơng ty sau có nhiều ưu điểm, dịch vụ sau bán hàng thực chưa quan tâm nhiều, chưa đầu tư mức, khơng có điểm bật, sáng tạo Cho nên cơng ty lợi dụng điểm để có đầu tư phù hợp Ngoài cạnh tranh giá, chất lượng, cơng ty cịn cạnh tranh dịch vụ Cạnh tranh dịch vụ khả quan cơng ty phát huy lực sáng tạo mình, tạo khác biệt vơi đối thủ cạnh tranh, thu hút khách hàng Công ty nên có đầu tư hợp lý vào lĩnh vực dịch vụ bán hàng Lĩnh vực cịn bỏ ngỏ cơng ty chưa đặc biệt ý Cơng ty lợi dụng điểm làm điểm nhấn cơng ty 2.3 Thực trạng nghiệp vụ tổ chức thực nhập thiết bị văn phịng Cơng ty TNHH Tân Hồng Hà Sau ký kết hợp đồng nhập hàng hoá, Tân Hồng Hà với tư cách bên ký kết -phải tổ chức thực hợp đồng Ðây cơng việc phức tạp Nó địi hỏi công ty phải am hiểu luật quốc gia quốc tế, tiết kiệm chi phí lưu thơng, nâng cao tính doanh lợi hiệu tồn nghiệp vụ giao dịch, đảm bảo uy tín doanh nghiệp nâng tầm doanh nghiệp Việt Nam lên tầm quốc tế nghiệp vụ giao dịch Theo trình tự bước nghiệp vụ, lẽ quy trình nghiệp vụ nhập hàng hoá THH phải trải qua bước Tuy nhiên đặc điểm loại hình hàng hóa nhập đặc điểm kinh doanh THH nên công ty trải qua bước phải xin giấy phép nhập khẩu, việc thuê tàu lưu cước bên bán đảm nhiệm Thêm vào với hợp đồng nhập uỷ thác việc nhận hàng thường đơn vị đặt hàng nước trực tiếp đảm nhận Do thực tế nghiệp vụ tổ chức thực hợp đồng nhập THH bao gồm bước sau: 2.3.1 Mở L/C Trước tiên, phòng KH-XNK thơng báo cho phịng Tài vụ hợp đồng nhập ký kết, thời hạn mở L/C chậm mà hai bên thoả thuận Sau đó, đề nghị phòng Tài vụ thị ngân hàng mở L/C số ngân hàng người bán chấp nhận THH thường mở L/C ngân hàng uy tín Việt Nam như: ngân hàng cơng thương Việt Nam (Incombank), ngân hàng ngoại thương Việt Nam (Vietcombank),… Sau xem xét nguồn vốn, công ty vào nội dung hợp đồng để làm đơn yêu cầu ngân hàng phát hành L/C Thường ngân hàng có mẫu in sẵn theo tiêu chuẩn ICC Tổ chức SWIFT quốc tế, công ty phải đọc kỹ điền vào ô đơn yêu cầu Sau nộp ngân hàng hồ sơ xin mở L/C: Đơn xin mở L/C, hợp đồng nhập khẩu, hợp đồng uỷ thác có phương án kinh doanh muốn vay vốn ngân hàng nêu rõ kế hoạch sản xuất kinh doanh, số tiền vay, thời gian vay, thời gian trả nợ nguồn trả nợ Sau xem xét nguồn vốn để đảm bảo tốn L/C cơng ty ngân hàng định việc phát hành L/C Sau ngân hàng phát hành L/C, công ty nhận L/C để xem xét đối chiếu nội dung L/C với đơn yêu cầu để đảm bảo L/C hồn tồn phù hợp, đồng thời thơng báo cho ngân hàng sai lệch (nếu có) Để sửa đổi L/C thì, cơng ty cần xuất trình Thư yêu cầu sửa đổi L/C (theo mẫu) kèm văn thoả thuận người mua người bán (nếu có) Nhưng trường hợp hạn chế xảy trước mở L/C, cơng ty thỏa thuận cụ thể với người xuất khoản toán, lịch giao hàng, phương tiện giao hàng, chứng từ cần xuất trình hai bên thống cụ thể với Và đơn xin mở L/C công ty phù hợp với hợp đồng.Các điều kiện L/C ngắn gọn, dễ hiểu, không đưa vào L/C nội dung chi tiết quy cách kỹ thuật phức tạp, khó hiểu khiến người mua hiểu sai, không thực được, thực không việc giao hàng khiến công ty không nhận hàng hố kịp thời Trong q trình giao dịch có nghi ngờ, thường cơng ty liên hệ với ngân hàng để phối hợp xử lý, tránh tình trạng phải tu sửa L/C nhiều lần gây tốn thời gian chi phí.Khi có u cẩu tu chỉnh L/C từ phía người bán, cơng ty cử cán tiến hành kiểm tra, đưa ý kiến tu chỉnh L/C theo ý kiến ban giám đốc ty Trình tự tu chỉnh L/C cơng ty tiến hành giống trình tự mở L/C Sau sửa đổi, cán lấy xác nhận ngân hàng mở thư tín dụng nội dung sửa đổi có tác dụng Lúc văn sửa đổi hay bổ sung trở thành phần tách rời L/C nội dung cũ huỷ bỏ Chi phí sửa chữa L/C cơng ty chi trả sai sót thuộc phía cơng ty.Khi ký quỹ mở L/C, ngân hàng thường đưa tỉ lệ ký quỹ 100%, 100% giá trị L/C, có khơng phải ký quỹ Thường cơng ty phải ký quỹ 1030% trị giá L/C công ty thường xuyên toán hạn, tạo uy tín ngân hàng hay tính khả thi phương án kinh doanh hàng nhập 2.3.2 Mua bảo hiểm hàng hố Cơng ty thường ký kết hợp đồng nhập theo điều kiện C&F bên bán khơng có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá Nhưng việc mua bảo hiểm cho hàng hoá cần thiết đặc biệt hàng hoá vận chuyển đường biển thiên tai, cướp biển…Việc mua bảo hiểm hàng hố nhập giúp cơng ty chuyển giao rủi ro cho cơng ty bảo hiểm Mức phí bảo hiểm khơng cao, mà cơng ty an tâm hàng hoá xảy tổn thất công ty bảo hiểm bồi thường đầy đủ, nhanh chóng Giữa cơng ty bảo hiểm Việt Nam hãng bảo hiểm nước ngồi, cơng ty thường lựa chọn công ty bảo hiểm uy tín Việt Nam Tổng cơng ty bảo hiểm Việt Nam Bảo Việt Vì cơng ty ý thức rằng, mua bảo hiểm nước có lợi so với bảo hiểm nước ngồi, nhanh chóng nhận tiền bảo hiểm thời gian chuyển giao chứng từ khiều nại đến công ty bảo hiểm nhanh Trước giao hàng, công ty thông báo fax cho người bán để đề nghị họ cho biết chi tiết tàu đinh thuê năm đóng, quốc tịch, tuổi tàu, trọng tải, thông số tàu (kích thước hầm tàu)…để đối chiếu với điều khoản thuê tàu hợp đồng, xem người bán có thực quy định hợp đồng hay không để mua bảo hiểm hàng hoá Sau lựa chọn hãng bảo hiểm, công ty lựa chọn điều kiện bảo hiểm C Công ty thường mua bảo hiểm với điều kiện C (điều kiện tối thiểu để tiết kiệm chi phí) Do rủi ro xảy quãng đường vận chuyển không lớn không thường xuyên có bão, cướp biển,… lựa chọn hãng tàu uy tín để chun chở nên cơng ty hồn tồn n tâm lựa chọn điều kiện bảo hiểm tối thiểu Thường cơng ty mua bảo hiểm theo chuyến, biết thông tin chi tiết tàu, lô hàng hố nhập cơng ty lập “Giấy u cầu bảo hiểm” Trên sở “Giấy yêu cầu bảo hiểm” này, công ty hãng bảo hiểm đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm Yêu cầu hãng bảo hiểm xác nhận đơn bảo hiểm Khi nhận đơn bảo hiểm gốc hố đơn chi phí bảo hiểm, cơng ty tiến hành tốn đơn bảo hiểm có giá trị phí bảo hiểm tốn Đơn bảo hiểm sở để cơng ty khiếu nại người bảo hiểm có tổn thất xảy ra, công ty tiến hành xem xét kỹ lưỡng, đảm bảo tính xác 2.3.3 Làm thủ tục hải quan Việc làm thủ tục hải quan cho lô hàng nhập công ty Tân Hồng Hà đơn giản Hàng hố cơng ty thường nhập theo điều kiện CFR người bán nước tiến hành thuê tàu Tiếp theo, bên bán fax chứng từ giao hàng cho công ty gửi tiếp chứng từ gốc theo đường chuyển phát nhanh Việt Nam cho công ty để công ty làm thủ tục nhận hàng Sau nhận chứng từ gửi từ phía người bán nước ngồi về, công ty tiến hành làm thủ tục hải quan cho lơ hàng nhập nhập Phịng Tài vụ tiến hành làm thủ tục để ngân hàng ký hậu vận đơn Sau đó, nhân viên xuất nhập tập hợp chứng từ nộp cho phận hải quan Thường nhân viên kê khai đầy đủ nội dung tờ khai tự tính thuế Sau lập hồ sơ đầy đủ, nhân viên nộp cho cán hải quan Cán hải quan kiểm tra lại số thuế doanh nghiệp tự tính xác nhận hàng hố miễn kiểm tra thực tế, thơng quan Sau nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) cho kho bạc nhà nước Đối với lơ hàng nhập uỷ thác, cơng ty bàn giao hồ sơ cho đơn vị đặt hàng nước để đơn vị tự làm thủ tục hải quan Vì cơng việc thơng quan hàng hố đơn giản, thường công ty tự tiến hành nhận thông quan cho lô hàng nhập uỷ thác Hiện có số đại lý hải quan, chuyên cung cấp dịch vụ thông quan hàng hố nhập Cơng ty ký hợp đồng với đại lý thời gian dài Các đại lý đảm nhận làm thủ tục hải quan cho tất lô hàng nhập cơng ty thời gian Như vậy, cơng ty tiếp kiệm thời gian, chi phí nhân lực 2.3.4 Giao nhận kiểm tra hàng hố: Có thể nói tất khâu quy trình nghiệp vụ nhập hàng hố cơng ty Tân Hồng Hà khâu giao nhận kiểm tra hàng hố khâu khó nhất, nhiều cơng việc phức tạp nhât Đối với lơ hàng nhập theo hình thức trực tiếp, công ty thường thuê công ty cổ phần Kho vận dịch vụ thương mại Hải phòng - doanh nghiệp chuyên kinh doanh dịch vụ giao nhận thay mặt công ty nhận hàng Công ty doanh nghiệp kinh doanh giao nhận ký hợp đồng thoả thuận cơng ty tốn phí giao nhận tiếp nhận cho doanh nghiệp Các doanh nghiệp hoạt động mang tính chuyên nghiệp hơn, đỡ tốn thời gian, chi phí công ty so với tự thực công việc giao nhận Doanh nghiệp mời tổ chức chuyên môn giám định Vinacontrol đảm nhận việc kiểm tra hàng hố cần thiết Nếu lơ hàng có sai sót thiếu hụt, cơng ty giám định lập biên cần thiết để khiếu nại bên liên quan Sau thông quan cho lô hàng, THH bàn giao hồ sơ cho cho doanh nghiệp dịch vụ để doanh nghiệp nhận hàng từ cảng, làm thủ tục ga cảng, Các giấy tờ bao gồm :  Giấy uỷ nhiệm tiếp nhận hàng  Tờ khai hải quan  Hợp đồng nhập  Bộ chứng từ hàng nhập (01 vận đơn gốc giấy bảo lãnh nhận hàng ngân hàng) Doanh nghiệp tiên hành vận chuyển lô hàng kho công ty Xuân Đỉnh Hưng Yên Công ty việc chuẩn bị kho để nhận hàng làm thủ tục lưu kho lơ hàng Sau ngày tiếp nhận vận chuyển hàng hoá, doanh nghiệp vận tải giao lại toàn chứng từ giao nhận cần thiết đảm bảo cho Tân Hồng Hà giải nốt thủ tục cịn lại Đối với lơ hàng nhập theo hình thức uỷ thác, sau làm thủ tục hải quan, công ty bàn giao chứng từ cho đơn vị đặt hàng nước để đơn vị tiến hàng nhận hàng Bộ chứng từ bao gồm tất nhứng chứng từ chứng minh quyền sở hữu công ty lô hàng nhập Việc bàn giao nhanh tiết kiệm chi phí gửi hàng cảng Công ty tiến hành làm thủ tục lưu kho, lưu bãi cho lơ hàng hàng cảng mà đơn vị đặt hàng nước chưa cử người tới nhận chi phí lưu kho, lưu bãi đơn vị đặt hàng gánh chịu Ngồi ra, trễ thời gian nhận hàng, cơng ty phạt đơn vị đặt hàng nước khoản tiền vi phạm hợp đồng, khoản tiền thường chiếm 15% giá trị hợp đồng Trong hợp đồng có quy định đến thời gian giao hàng mà THH chưa có hàng để giao THH phải chịu phạt tương tự 2.3.5 Thanh toán: Khi tiến hành mở L/C, công ty thường dành số tiền định tài khoản tiền gửi để tiến hành ký quỹ mở L/C thường số tiền lớn số tiền phải ký quĩ Để yêu cầu ngân hàng ký quỹ với mức thấp, hay cho vay khoản tiền lớn với thời gian lâu tương lai cơng ty tạo dựng uy tín ngân hàng cố gắng toán L/C đến hạn Khi tài khoản đủ số tiền ký quỹ, ngân hành trích từ tài khoản tiền gửi chuyển sang tài khoản ký quĩ để tốn Phịng kế hoạch xuất nhập công ty trực tiếp làm phiếu chuyển khoản nội dung ký quĩ mở L/C sau chuyển sang Phịng Kế tốn để thực Còn số dư tài khoản tiền gửi nhỏ số tiền ký quĩ, cơng ty có thường giải hai cách sau: Đó mua ngoại tệ để ký quĩ vay ngoại tệ để ký quĩ Sau người bán tiến hành giao hàng, lập chứng từ thông qua ngân hàng thông báo, gửi đến ngân hàng mở L/C đòi khoản tiền ghi thư tín dụng Ngân hàng đồng ý giao chứng từ cơng ty tốn, chấp nhận tốn chứng từ chi phí liên quan (nếu có) Cơng ty kiểm tra xem chứng từ đủ số lượng nội dung chứng từ hợp với quy định hay chưa Nếu kiểm tra thấy chứng từ hoàn hảo công ty nộp đủ 100% trị giá L/C ngân hàng mở L/C tiến hành ký hậu chứng từ để công ty nhận hàng Đối với lô hàng nhập trực tiếp, công ty phải trích số tiền ứng với tồn trị giá hợp đồng tài khoản để tốn Đối vơi lơ hàng nhập uỷ thác, đơn vị đặt hàng nước ứng trước số tiền định, số tiền cịn lại tốn nốt cho THH thời hạn tối đa 120 ngày kể từ ngày THH hoàn tất việc giao hàng 2.3.6 Khiếu nại xử lý vi phạm hợp đồng Thường q trình giao nhận hàng hố thấy hàng hố có dấu hiệu bị tổn thất, cơng ty doanh nghiệp thay mặt công ty để nhận hàng mời cơng ty giám định, để khiếu nại người bán, người chuyên chở hay người bảo hiểm Khi phát hàng bị đổ vỡ hư hỏng công ty lập biên hàng đổ vỡ Đối với hàng bị thiếu so với xác nhận vân đơn lập biên chứng nhận hàng thiếu Cịn công ty thấy nghi ngờ hàng tổn thất, mát lập thư dự kháng Nếu nhận thấy đối tượng khiếu nại người bán công ty lập hồ sơ khiếu nại người bán Khi phát hàng hoá tổn thất thuộc trách nhiệm người bảo hiểm, cơng ty thông báo cho hãng bảo hiểm cử người xuống kiểm tra Mời quan giám định theo thoả thuận hợp đồng tiến hành giám định tổn thất lập hồ sơ khiếu nại hãng bảo hiểm theo quy định hợp đồng bảo hiểm quy định đơn bảo hiểm Cịn hàng hố tổn thất quãng đường vận chuyển, nghĩa vận đơn cấp vận đơn hoàn hảo giao hàng cảng lại thiếu hụt, sai quy cách phẩm chất, bao bì bẹp hay thấm nước…lúc người chuyên chở hồn tồn phải chịu trách nhiệm Cơng ty lập hồ sơ khiếu nại người chuyên chở để bồi thường Khi ký kết hợp đồng, điều kiện thuê tàu, công ty thường quy định rõ tuổi tàu không 20 tuổi, tuổi tàu 16 tuổi bên bán phải nộp phí tàu già với mức phí 0,25% 110% trị giá hố đơn Nếu người bán thuê tàu già quy định hợp đồng phải phí tàu già cơng ty bảo hiểm thường khơng bồi thường mức phí Thực tế nhận thấy, hàng hoá vận chuyển container lựa chọn hãng tàu uy tín, quãng đường vận tải rủi ro, cơng ty thường mời công ty giám định tổn thất khiếu nại đối tượng Việc khiếu nại đòi bồi thường công việc bất đắc dĩ, tốn thời gian, công sức, để đảm bảo lợi ích hạn chể rủi ro, giao nhận hàng hố cơng ty mời cơng ty giám định chủ động có rắc rối xảy 2.4 Kết việc tổ chức thực nhập thiết bị văn phịng Cơng ty TNHH Tân Hồng Hà Như vậy, quy trình nghiệp vụ nhập hàng hoá phải trải qua bước tuân theo trình tự có liên quan chặt chẽ với Dù sai sót nhỏ dẫn đến hậu không mong muốn Cho nên công ty hồn thành tốt tất khâu, khơng để lỗi lầm nhỏ xảy ra, khâu tiếp nhận hàng hố Điều giúp cho cơng tác giao nhận hàng hố cơng ty diễn tương đối an tồn nhanh chóng Trong cơng tác tốn, cơng ty ln mở L/C tốn hạn Tuy nhiên, đối tác nước ngồi việc tiến hành ký kết thoả thuận hợp đồng chưa chặt chẽ, dẫn đến bất lợi thực hợp đồng Bảng sau cho ta thấy kết hợp đồng công ty thời gian qua: Bảng 2.3: Tình hình thực hợp đồng nhập Công ty TNHH Tân Hồng Hà giai đoạn 2003-2007 2003 Số Tỷ Chỉ 2004 Số Tỷ 2005 Số Tỷ 2006 Số Tỷ 2007 Số Tỷ HĐ trọng HĐ trọng HĐ trọng HĐ trọn HĐ trọng tiêu (%) (%) (%) g (%) (%) HĐN K 36 100 38 100 39 100 40 100 42 36 90 39 10 100 ký kết HĐN K thực 32 HĐN K bị 88,88 11,11 33 86,84 13,15 35 89,74 10,25 92,85 7,143 huỷ bỏ Nguồn: Báo cáo kết hoạt thực hợp đồng nhập phòng Kế hoạch - Xuất nhập Qua bảng ta thấy tình hình thực hợp đồng nhập cơng ty cao, trung bình gần 90% Chứng tỏ khả giám sát điều hành hoạt động ban giám đốc công ty, nghiệp vụ nhân viên nhập tốt Tiến hành tìm hiểu nghiên nhân số hợp đồng bị huỷ bỏ, ta nhận thấy hầu hết lý khách quan nằm ngồi kiểm sốt của công ty Do biến động giá sản phẩm gây thiệt hại cho bên xuất khẩu, doanh nghiệp xuất chủ động huỷ bỏ hợp đồng phải chịu phạt vi phạm hợp đồng Số hợp đồng bị huỷ bỏ hàng năm có xu hướng giảm (năm 2003 hợp đồng đến năm 2007 hợp đồng), thêm vào số hợp đồng ký kết ngày tăng (năm 2003 36 hợp đồng đến năm 2007 42 hợp đồng) làm cho tỷ lệ hợp đồng hỏng giảm xuống (từ 11,111% vào năm 2003 xuống 7,143% vào năm 2007) Đây dấu hiệu cho thấy công tác tổ chức thực hợp đồng THH có nhiều bước tiến khả quan, hứa hẹn nhiều triển vọng phát triển tích cực 2.5 Đánh giá chung việc tổ chức thực nhập thiết bị văn phịng Cơng ty TNHH Tân Hồng Hà 2.5.1 Ưu điểm Nhờ lãnh đạo đắn ban giám đốc, cố gắng đội ngũ công ty, am hiểu nghiệp vụ cán xuất nhập khẩu, giúp công ty đạt mục tiêu để tăng doanh thu, giảm chi phí, nâng cao đời sống cơng nhân viên Cụ thể quy trình nghiệp vụ nhập khẩu, cơng ty có ưu điểm: Trong nghiệp vụ mở thư tín dụng: cơng ty thường nhập theo hình thức uỷ thác Cho nên sau nhận thông báo công ty, đơn vị đặt hàng nước có trách nhiệm chuyển tiền ký quỹ cho công ty hạn để công ty tiến hành mở L/C cho kịp tiến độ giao hàng Cho nên công ty lo lắng khoản tiền ký quỹ mở L/C Trong nghiệp vụ bảo hiểm: công ty thường tiến hành mua bảo hiểm nước, giúp pháp triển hình thức dịch vụ mẻ Việt Nam, đồng thời nâng tầm doanh nghiệp bảo hiểm Việt Nam trường quốc tế Hơn nữa, có tổn thất xảy ra, cơng ty khiếu nại bảo hiểm nhận tiền bảo hiểm doanh nghiệp Việt Nam dễ dàng nhanh chóng Việc mua bảo hiểm nước giúp hạn chế khoản ngoại tệ phải tốn nước ngồi, điều có ý nghĩa quan trọng Việt Nam cịn quốc gia nghèo đói, cần ngoại tệ để phát triển, xây dựng đất nước Trong nghiệp vụ giao nhận kiểm tra hàng hoá Ngay trước hàng hố nhập cảng cơng ty giao trách nhiệm chuẩn bị chứng từ cho cán nghiệp vụ Đối với hợp đồng nhập trực tiếp, công ty thường thuê doanh nghiệp chuyên giao nhận đảm nhiệm hoàn tồn n tâm chất lượng Đối với đơn đặt hàng nhập uỷ thác, công ty kết hợp khâu tiếp nhận hàng nhập với nghiệp vụ giao hàng cho đơn vị đặt hàng nước Nhờ rút ngắn thời gian làm thủ tục giao nhận, đẩy nhanh tiến thực hợp đồng Việc làm giúp công ty giao hàng nhanh chóng, có trục trặc xảy vấn đề giải dễ dàng có mặt người mua Trong nghiệp vụ kiểm tra hàng hoá: công ty thường mời tổ chức chuyên môn Vinacontrol SGS đến kiểm tra Đây công ty có chất lượng việc kiểm tra hàng hố có mức tin cậy cao, hạn chế số lượng hợp đồng không thực Trong nghiệp vụ tốn: Cơng ty lựa chọn hình thức tốn L/C, lợi ích đảm bảo Cơng ty phải trả tiền ngân hàng kiểm tra kỹ lượng hồ sơ, đảm bảo nhận hàng theo hợp đồng ký kết đơn xin mở L/C Hơn cơng ty nhận khoản tín dụng từ phía ngân hàng, thay phải chuyển tồn số tiền cho người bán thời điểm công ty phải ký quỹ từ 5-10% giá trị hợp đồng Công ty nhập theo hình thức uỷ thác giúp cơng ty chủ động vấn đề tiêu thụ, vấn đề dễ dàng cho tất doanh nghiệp – tìm đầu cho sản phẩm, hàng hố Những ưu điểm có ngồi lãnh đạo đắn ban giám đốc, cố gắng đội ngũ công ty, am hiểu nghiệp vụ cán xuất nhập khẩu, cịn có số thuận lợi khách quan sau: Điều kiện kinh tế, trị xã hội góp phần khơng nhỏ hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Nước ta có điều kiện trị ổn định, tăng trưởng kinh tế nhanh ổn định thời gian dài, khuyến khích đầu tư phủ, hệ thống sở hạ tầng ngày hồn thiện, tạo mơi trường cho doanh nghiệp phát triển Các ngành công nghiệp, nông nghiệp, dịch vụ bước phát triển, theo hướng cơng nghiệp hố, đại hoá Đời sống nhân dân ngày nâng cao, cầu hàng hoá dùng cho sản xuất tiêu dùng khơng ngừng tăng lên Thị trường có sức tiêu thụ lớn mặt hàng kinh doanh công ty bán dễ dàng Hơn nữa, đất nước ngày lên, việc áp dụng công nghệ kỹ thuật nâng cao hiệu làm việc thiếu, thị trường mặt hàng thiết bị văn phịng đại mà cơng ty kinh doanh hấp dẫn Các nhà cung ứng Công ty TNHH Tân Hồng Hà thuộc nước có quan hệ ngoại giao tốt đẹp với Việt Nam như: - Fuji Xerox: Cung cấp máy, vật tư phụ kiện máy Photocopy hiệu Fuji Xerox - Uromax Pte Ltd: Cung cấp loại máy in kim máy photocopy qua sử dụng - Panasonic: Cung cấp máy linh kiện máy photocopy hiệu Panasonic Các quốc gia nước Châu Á nước có tư quan điểm kinh doanh tương tự nhau, ví dụ mong muốn trì quan hệ hợp tác làm ăn, lấy lợi ích lâu dài làm trọng Hai bên cịn hiểu rõ phương thức làm ăn Điều đem lại nhiều thuận lợi cho quy trình nghiệp vụ nhập hàng hố Việt Nam nói chung THH nói riêng Hơn nữa, nước cịn có quan hệ hợp tác khoa học kỹ thuật, nhiều cán Việt Nam cử đào tạo nước Trong giai đoạn nay, nhà nước có chủ trương khuyến khích doanh nghiệp tham gia kinh doanh xuất nhập đẩy mạnh hội nhập kinh tế giới Để thực chủ trương này, nhà nước tạo hành lang pháp lý thông thoáng cho hoạt động xuất nhập khẩu, đơn giản thủ tục xin giấy phép xuất nhập khẩu, làm thủ tục hải quan Số mặt hàng phải xin giấy phép giảm xuống mặt hàng mở rộng hoạt động xuất nhập cho tất thành phần kinh tế tham gia Công ty trang bị dây truyền máy móc, thiết bị ngoại nhập đại đồng nhằm nâng cao chất lượng giảm giá thành sản phẩm, đảm bảo theo tiêu chuẩn chất lượng Quốc Tế Không ngừng cải tiến công nghệ, đào tạo người , tiếp nhận công nghệ mới… Nhập tiêu thụ hàng nhập hai hoạt động cơng ty, ln cơng ty quan tâm theo dõi sát Sự quan tâm, lãnh đạo, định hưóng, theo dõi tỷ mỷ q trình nhập hàng hoá ban giám đốc doanh nghiệp làm cho quy trình nghiệp vụ nhập diễn thuận lợi Nhờ điều kiện thuận lợi mà số lượng chất lượng hợp đồng nhập ngày nâng cao Tuy nhiên công ty gặp phải số vướng mắc định 2.5.2 Tồn Công ty thực thành công nhiều hợp đồng nhập hàng hố Tuy nhiên, quy trình nghiệp vụ nhập tồn số hạn chế định Chúng ta cần nhìn thẳng vào vấn đề để từ có giải pháp hồn thiện Trong nghiệp vụ mở thư tín dụng: Đơn xin mở thư tín dụng cịn điều khoản khơng thống với hợp đồng, điều dẫn đến thời gian chi phí tu chỉnh thư tín dụng, ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp Trong nghiệp vụ tốn: cơng ty lựa chọn phương thức tốn tín dụng chứng từ, hạn chế rủi ro cho người mua người bán đến mức tối đa Tuy nhiên, khơng đảm bảo an tồn tuyệt đối cho Cơng ty TNHH Tân Hồng Hà Việc toán dựa chứng từ mà không dựa thực tế hàng hố, nên dẫn đến tình trạng chứng từ giả mạo, chứng từ khơng trung thực, có mâu thuẫn chứng từ hàng hoá Trong nghiệp vụ làm thủ tục hải quan vướng mắc, chưa thực khẩn trương nhanh chóng, làm giảm tiến độ nhập hàng hoá Trong nghiệp vụ giao nhận: Công ty chưa thể đảm nhận mà phải thuê doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ khác, điều dẫn đến tăng chi phí, giảm lợi nhuận kinh doanh  ... đồng nhập  Bộ chứng từ hàng nhập (01 vận đơn gốc giấy bảo lãnh nhận hàng ngân hàng) Doanh nghiệp tiên hành vận chuyển lô hàng kho công ty Xuân Đỉnh Hưng Yên Công ty việc chuẩn bị kho để nhận hàng. .. quan cho lô hàng nhập công ty Tân Hồng Hà đơn giản Hàng hố cơng ty thường nhập theo điều kiện CFR người bán nước tiến hành thuê tàu Tiếp theo, bên bán fax chứng từ giao hàng cho công ty gửi tiếp... hiệu tồn nghiệp vụ giao dịch, đảm bảo uy tín doanh nghiệp nâng tầm doanh nghiệp Việt Nam lên tầm quốc tế nghiệp vụ giao dịch Theo trình tự bước nghiệp vụ, lẽ quy trình nghiệp vụ nhập hàng hoá THH