THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TẠI DNTN MINH CHÂU  I ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ Tổ chức quản trị nhân DNTN Minh Châu 1.1 Cơ cấu tổ chức DNTN Minh Châu doanh nghiệp có qui mơ nhỏ nên việc tổ chức nhân doanh nghiệp thực theo cấu trực tuyến chức sau: Bộ phận Kinh doanh Chủ Doanh nghiệp Xưởng Sản xuất Bán hàng Giao hàng Bộ phận Kế toán Sơ đồ Tổ chức nhân DNTN Minh Châu Trong đó: đường: Thông tin trực tiếp từ chủ doanh nghiệp đến đối tượng quản trị Thông tin phản hồi nhân viên đến chủ doanh nghiệp Theo cách bố trí tổ chức có ưu điểm nhược điểm sau: - Ưu điểm: Bộ máy gọn nhẹ, nắm bắt mệnh lệnh nhanh, xác - Nhược điểm: Dễ xảy nhiều thiếu sót chun mơn quản lý Do địi hỏi chủ doanh nghiệp phải có nhiều lực để quản lý tồn diện  Chức nhiệm vụ phận - Chủ doanh nghiệp người phụ trách điều hành chung tồn doanh nghiệp Do đó, kết kinh doanh phụ thuộc vào trình độ quản lý chủ doanh nghiệp - Bộ phận kinh doanh có chức bán hàng giao hàng Công việc bán hàng bao gồm việc tư vấn bán hàng, xuất hóa đơn giá trị gia tăng giao hàng cho khách - Bộ phận kế tốn làm cơng tác báo cáo thuế, theo dõi công nợ theo dõi việc nhập kho hàng hóa Để cơng tác quản trị có hiệu quả, phận kinh doanh phận kế toán hỗ trợ định cho người chủ doanh nghiệp theo chức phận Bộ phận bán hàng phận kế toán hỗ trợ làm việc, khâu bán hàng, giao hàng xưởng sản xuất tổ chức liên quan chặt chẽ với Dưới bảng thống kê chi tiết tình hình nhân DNTN Minh Châu BẢNG TÌNH HÌNH NHÂN SỰ CỦA CỬA HÀNG VLXD MINH CHÂU Chức vụ Số người Kỹ thuật Thủ kho Giới tính 1 1 Kế tốn Giao hàng Bán hàng Trình độ Nam Nam Nam Nữ Nam Nữ Phổ thông Phổ thông Đại học Trung cấp Phổ thông Trung cấp Mức lương TB/tháng (triệu đồng) 1.500.000 1.400.000 2.000.000 1.100.000 1.100.000 1.000.000 Thâm niên (Năm) 3 5 3 Mức lương chủ doanh nghiệp trả theo tuần cho nhân viên Những nhân viên phụ trách phần việc sau: 1.2 Quyền hạn - nhiệm vụ thành viên doanh nghiệp  Chủ doanh nghiệp: Chủ doanh nghiệp người thành lập doanh nghiệp, có kinh nghiệm lâu năm (trên 10 năm) lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng có trách nhiệm chung hoạt động quản trị doanh nghiệp Để quản trị tốt chủ doanh nghiệp cần có: - Khả quản lý - Tính nhạy bén kinh doanh - Tinh thần phục vụ khách hàng - Có uy tín với nhà cung cấp, với khách hàng nhân viên - Có khả xử lý tốt tình Nhiệm vụ chủ doanh nghiệp: - Là người đại diện cho doanh nghiệp việc quan hệ với khách hàng lớn, nhà cung ứng ủy quyền cho người khác làm việc - Động viên nhân viên, chăm lo cho đời sống nhân viên, xây dựng tinh thần đoàn kết làm việc cửa hàng - Trực tiếp liên hệ với nhà cung ứng để định giá bán cho nhân viên bán hàng định việc bán nợ cho khách hàng Chủ doanh nghiệp người chịu trách nhiệm trực tiếp ký kết quản lý - nội dung giấy tờ, hợp đồng, biên giao nhận… có liên quan Chịu trách nhiệm có quyền phân công xếp thời gian, ngân quỹ, - nhân cửa hàng - Quản lý tiền bạc, tài sản doanh nghiệp  Kế toán: Chịu điều tiết trực tiếp chủ doanh nghiệp Hiện doanh nghiệp có nhân viên kế tốn với nhiệm vụ quyền hạn sau: người phụ trách tình hình cơng nợ cửa hàng Cụ thể công việc  sau: -Theo dõi ghi lại khách hàng nợ theo cho phép chủ doanh nghiệp, đến hạn gửi bảng công nợ cho khách hàng để khách hàng toán, thu nợ xuất phiếu thu cho khách hàng - Tiếp thị, báo giá cho khách hàng mua sỉ bảng giá sỉ có điều chỉnh - Khi cửa hàng đơng khách người bán hàng với nhân viên bán hàng - Kế toán kiêm nhiệm vụ thủ quỹ quản lý tiền hàng chủ doanh nghiệp vắng  người phụ trách việc lập sổ sách, ghi lại rõ ràng khoản chi phí phát sinh doanh thu ngày theo hoạt động kinh doanh cửa hàng - Lập lưu trữ chứng từ, hoá đơn liên quan đến hoạt động kinh doanh cửa hàng - Biên soạn hợp đồng giao dịch, viết hoá đơn, nghiêm chỉnh chấp hành theo quy định doanh nghiệp kế toán viên - Thực nghiêm chỉnh chế độ báo cáo thuế nộp thuế cho nhà nước  Thủ kho: người giúp chủ doanh nghiệp quản lý kho hang Có trách nhiệm: - Kiểm kê xuất, nhập hàng - Kiểm kê kho hàng ngày báo cáo số lượng đến kế toán để kế toán cập nhật theo dõi sổ sách đề xuất với chủ doanh nghiệp nhập hàng - Hướng dẫn khách xem hàng kho  Nhân viên kỹ thuật: gồm có nhân viên làm việc xưởng sản xuất Trong đó: - người có khả sử dụng máy cắt tole xà gồ - người có khả sử dụng máy cắt tole - người làm nhiệm vụ xả cuộn máy chạy Quyền hạn trách nhiệm họ sau:  Quyền hạn: có quyền nêu ý kiến, nêu thắc mắc với chủ doanh nghiệp khó khăn thực cơng việc khơng kịp lúc Trách nhiệm:  - Sắp xếp cuộn phôi nhập vào xưởng sản xuất - Thường xuyên kiểm tra máy cán tole máy cán xà gồ Cụ thể kiểm tra dầu cho máy chạy êm hệ thống thuỷ lực làm nguội máy - Kiểm tra hệ thống điện xưởng sản xuất máy móc có liên quan, cơng cụ dụng cụ dùng xưởng - Nhận đơn đặt hàng tiến hành cắt tole xà gồ, đo đạc độ dày kiểm tra lại độ xác tole xà gồ sau cắt - Sau cắt xong giao hàng cho xe nhận - Thường xuyên vệ sinh xưởng sản xuất - Chấp hành tốt nội quy an toàn lao động  Nhân viên giao hàng: Quyền hạn: có quyền đề xuất ý kiến thắc mắc với chủ doanh  nghiệp công tác giao hàng  Nhiệm vụ: - Giao mặt hàng thép hình, kẽm, đen, cắt thép hình theo yêu cầu khách hàng - Giúp quản lý kho kiểm kê hàng hoá, báo cáo số lượng cho chủ doanh nghiệp hướng dẫn cho khách xem hàng thủ kho vắng  Nhân viên bán hàng:  Quyền hạn: có quyền định giảm giá cho khách hàng phạm vi cho phép làm hài lòng khách hàng  Nhiệm vụ: - Thường xuyên làm vệ sinh nơi bán hàng, xếp đồ dùng, sổ sách - Tư vấn cho khách mua hàng Ghi đơn đặt hàng khách hàng ghi phiếu cắt tole xà gồ đưa - vào xưởng cắt Nhận điện thoại đặt hàng ghi vào sổ bán hàng ngày - Thường xuyên nghiên cứu học hỏi để nâng cao trình độ nghiệp vụ bán - hàng Nghiên cứu tâm lý khách hàng, mềm dẻo, kiên quyết, khéo léo - khách hàng có thái độ thiếu lịch nhằm đảm bảo an toàn cho thân tài sản cửa hàng Quan hệ giao dịch tốt với khách hàng, vui vẻ sẵn sang đón khách Trong - bán hàng phải có thái độ nghiêm túc, thận trọng, nhã nhặn, linh hoạt giải cố Chấp hành tốt quy trình bán hàng Trong làm việc, không làm - việc riêng Giao nộp tiền bán hàng kịp lúc, kịp thời 1.3 Các sách đãi ngộ, động viên người lao động doanh nghiệp Những sách đãi ngộ, động viên hay đánh giá nhân viên cửa hàng vật liệu xây dựng Minh Châu thực thông qua chủ doanh nghiệp Đánh giá lực làm việc nhân viên bước quan trọng tiến trình quản trị, phần quy trình kiểm tra kết kinh doanh doanh nghiệp năm Nếu việc đánh giá sai dẫn đến việc đãi ngộ, động viên người lao động khơng cơng gây đồn kết nội doanh nghiệp làm ảnh hưởng đến kết kinh doanh doanh nghiệp Chủ doanh nghiệp thực đánh giá nhân viên cách quan sát cách làm việc nhân viên theo tiêu: - Thái độ nhân viên khách hàng - Mức độ hoàn thành trách nhiệm chất lượng công việc - Tinh thần đồn kết tham gia cơng tác tập thể Qua việc quan sát chủ doanh nghiệp biết cách làm việc người, người chưa có thái độ làm việc tốt chủ doanh nghiệp nhắc nhở họ Khi khách hàng phàn nàn việc mà cửa hàng làm họ khơng hài lòng, chủ doanh nghiệp tập trung nhân viên lại, nhân viên có quyền nêu ý kiến thắc mắc đến chủ doanh nghiệp để có hướng hoạt động tốt Lương nhân viên tỷ lệ thuận với kết đánh giá chủ doanh nghiệp lực làm việc họ Điều có nghĩa chủ doanh nghiệp hài lòng thái độ tinh thần làm việc nhân viên thời gian có định tăng lương mức độ định vào cuối tháng cuối năm để khuyến khích nhân viên Việc trả lương cho nhân viên chủ doanh nghiệp trực tiếp đảm nhận Hệ thống khen thưởng cho nhân viên dựa kết hoạt động doanh nghiệp Cụ thể là: Nếu bán hết cuộn tole nhân viên cửa hàng thưởng - 100.000 đồng Đây số tiền thưởng thêm nên nhân viên tự chia số tiền (100.000 đồng cho người) Do vậy, nhân viên có quyền định thời gian nhận số tiền để thuận lợi cho việc phân chia họ Khi công nhân thực cơng tác xuống hàng xếp hàng hóa vào kho - thưởng theo số lượng hàng hóa mà họ bốc xếp Giá bốc dở 15.000 đồng/ hàng Khi doanh nghiệp cử nhân viên giao hàng làm việc nhân - viên thưởng thêm Vào dịp tết cuối năm nhân viên tặng tháng lương kèm theo quà - bánh để ăn tết Ngoài nhân viên doanh nghiệp hưởng chế độ như: - Bảo hiểm xã hội Doanh nghiệp phát tiền ăn ca cho nhân viên bán hàng, nhân viên - giao hàng công nhân xưởng - Trang bị phương tiện bảo hộ lao động Các chế độ ưu đãi khác (ví dụ: phát áo quần bảo hộ lao động cho cơng nhân xưởng sản xuất ) Ngồi điều nhân viên hưởng chế độ quy định luật lao động nước Việt Nam  Như q trình quản trị cơng tác đánh giá kết công việc người lao động cửa hàng thực tương đối tốt Đánh giá tình hình quản trị nhân DNTN Minh Châu  Phân công lao động cửa hàng Phân công lao động cửa hàng đảm bảo nhân viên làm việc đủ ngày, tức làm việc ca, ca tiếng, ca từ 7h – 11h ca từ 1h – 5h Ngày chủ nhật ngày tương đối vắng khách so với ngày khác tuần nên để tạo cho nhân viên có ngày nghỉ doanh nghiệp hạn chế hoạt động cách phân công nhân viên trực Vào ngày chủ doanh nghiệp đảm nhiệm vai trò bán hàng.Việc phân chia thời gian lao động nhân viên cửa hàng vào ngày chủ nhật sau: Nhân viên làm việc văn phịng bao gồm: kế tốn nhân viên bán - hàng nghỉ ngày nhân viên xưởng sản xuất thay phiên làm việc - Ví dụ: + Chủ nhật ngày 2/4: A B trực + Chủ nhật ngày 9/4 : B C trực + Chủ nhật ngày 16/4 : A C trực Nhân viên giao hàng nghỉ vào chiều chủ nhật, tức kết thúc - ca sáng lúc 11 Thủ kho cửa hàng - BẢNG PHÂN CÔNG LAO ĐỘNG TẠI CỬA HÀNG VLXD VÀO NGÀY CHỦ NHẬT Khoản mục Thời gian Ca Ca Từ 7h – 11h Từ 1h - 5h Giao hàng Nhân viên trực - Thủ kho công nhân xưởng Thủ kho công nhân xưởng (Nguồn: DNTN Minh Châu) Cuối ngày, nhân viên bán hàng giao phiếu chi tiền vận chuyển bán hàng ngày cho chủ doanh nghiệp Chủ doanh nghiệp so sánh phiếu chi với sổ bán hàng hàng ngày có khớp hay khơng, sau chi tiền vận chuyển cho xe giao hàng Phần việc lại chủ doanh nghiệp kiểm tra lại doanh thu ngày Trong năm qua, chủ doanh nghiệp phân cơng lao động theo tiến trình trên, trừ trường hợp nhân viên có việc đột xuất cần nghỉ phép với lý đáng thời khố biểu phân cơng lao động cửa hàng có thay đổi Tuy nhiên cách phân cơng thiếu công nhân viên phân xưởng, nhân viên giao hàng so với nhân viên bán hàng kế tốn Đồng thời ảng hưởng đến sức khỏe thời gian chủ doanh nghiệp Chẳng hạn: chủ doanh nghiệp khơng có thời gian nghỉ ngơi, đối phó khơng kịp với việc có nhiều khách hàng vào ngày chủ nhật BẢNG KẾT QUẢ SỬ DỤNG THỜI GIAN LÀM VIỆC VÀ HIỆU QUẢ SỬ DỤNG LAO ĐỘNG Khoản mục ĐVT A Số liệu Doanh thu Số lượng lao động Lợi nhuận sau thuế Tổng quỹ lương thưởng B Kết Năng suất lao động/người/năm Chỉ tiêu mức sinh lời/người Chỉ tiêu hiệu suất tiền lương Tốc độ tăng NSLĐ (lần) Tốc độ tăng lương (lần) So sánh NSLĐ lương 2003 2004 Triệu đồng Người Triệu đồng Triệu đồng 10.403 72 64 15.030 97 88 Triệu đồng Triệu đồng 1.300 2005 1.879 12 1,45 1,36 NSLĐ>lươn g 14.842 47 112 1.855 0,99 1,28 NSLĐ