Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: T.S Lâm Minh Châu MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC GIAO HÀNG CÀ PHÊ XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI INTIMEX ĐÀ NẴNG 3.1.Định hướng xuất khẩu cà phê của công ty trong những năm tới: 3.1.1.Thị trường xuất khẩu. Cà phê là mặt hàng xuất khẩu chủ lực của công ty.Trong năm 2008 công ty đã xuất khẩu được 30.145,43 tấn cà phê đạt tổng trị giá 45.592.785 USD sang 30 nước khắp các châu lục như:MỸ ,Anh ,Pháp ,Đức, .Trong đó thị trường châu âu là thị trường nhập khẩu cà phê của công ty nhiều nhất chiếm hơn 50%kim ngạch xuất khẩu cà phê của công ty.Trong thời gian tới công ty sẽ vẫn giữ quan hệ với các thị trường tiềm năng như:Mỹ ,Đức Thụy Sĩ,Indonexia .trong đó thị trường Thụy Sĩ ,Đức là hai thị trường lớn nhất của công ty trong những năm vừa quachir riêng sản lượng xuất khẩu của hai nước này đã chiếm 40%tổng sản lượng xuất khẩu cà phê của công ty. Trong năm 2009 do biến động tài chinhstreen toàn thế giới nên chắc chắn sẽ ảnh hưởng dến kim ngạch xuất khẩu cà phê của công ty,các đối tác sẽ bị thiếu hụt tài chính nên công ty cần rà soát lại đối tác của mình. 3.1.2.Nguồn hàng xuất khẩu. Thị trường cung ứng cà phê của công ty chủ yếu ở Tây Nguyên như các tỉnh Đắc Lắc ,Lâm Đồng,Gia Lai, Kon Tum.Cà phê ở thị trường này phần lớn là cà phê Robutsa Công ty không thu mua trực tiếp từ các nông hộ mà thu chủ yếu qua các công ty,đại lý chuyên thu mua trực tiếp của nông dân ,mối nơi chỉ sử dụng một nhà cung cấp duy nhất,các công ty truyền thống của công ty là: Bảng 3.1: Danh sách nhà cung ứng Khu vực thu mua Trung gian cung ứng ĐắcLắc XNtư nhân TM Trúc Lâm GiaLai DNTN Vĩnh Hiệp Lâm Đồng DNTN Hoàng Ngọc Trong thời gian tới công ty sẽ mở rộng khu vực thu muabawngf cách tìm kiếm thêm nhiều nhà cung cấp nữa phân bổ đều khắp để đáp ứng kịp thời và đầy đủ cho các đơn hàng đồng thời sẽ tạo ra sự cạch tranh để giảm chi phí tăng chất lượng cà phê và giúp công ty có thêm nhiều lựa chon hơn. Còn đối với cà phê Arabica công ty thường nhập khẩu ở thị trường Lào ,sau đó tái xuất cho khách hàng. 3.2.Hoàn thiện công tác giao hàng cà phê xuất khẩu bằng đường biển tại Intimex Đà Nẵng 1 SVTH: ThipPanNha PhomMaSaThit – Lớp 31K01.2 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: T.S Lâm Minh Châu 3.2.1.Hoàn thiện công tác thuê tàu. Trong tất cả các hợp đồng công ty nên dành quyền thuê tàu, như vậy sẽ rất có lợi cho công ty, công ty sẽ chủ động hơn trong nghiệp vụ giao hàng vì công ty là người trực tiếp ký kết hợp đồng thuê tàu với hãng tàu sẽ giúp cho công ty thuận lợi trong việc liên lạc để giải quyết các vấn đề nảy sinh một cách nhanh chóng. Đồng thời công ty cũng có thể lựu chọn được phương thức thuê tàu phù hợp với điều kiện cũng như khối lượng hàng hóa mà công ty cần giao. Hiện nay công ty đang áp dụng phương thức thuê tàu chợ cho các hợp đồng của mình là rất phù hợp và công ty nên duy trì hình thức này vì những lợi ích mà phương thức mang lại là rất lớn. Với phương thức thuê tàu chợ công ty có thể chọn được hãng tàu với giá cước thấp, uy tín nhờ sự cạnh tranh của các hãng tàu trên thị trường thuê tàu hiện nay.Các hãng tàu cạnh tranh nên luôn gởi thông báo bảng giá cước cùng lịch trình tàu chạy mới nhất đến công ty.Theo đó công ty có thể so sánh giữa các hãng tàu với nhau và lựu chọn hãng tàu phù hợp, có lịch trình chạy những cảng mà công ty cần giao hàng, với giá cước thấp nhất giúp giảm chi phí cho công ty. Hơn nữa công ty sẽ chủ động hơn trong quá trình giao hàng nhờ định trước được thời gian giao hàng Hiện nay công ty thường xuyên thuê tàu của hãng Wanhai vì lịch trình của hãng này qua các cảng mà công ty cần giao hàng và công ty đã hợp tác lâu năm nên đã có uy tín, giúp cho việc ký hợp đồng dễ dàng.Bên cạnh đó trong thời gian tới công ty cũng nên tìm hiểu và hợp tác với những hãng tàu khác trên thị trường tàu như Mitsui, Huyndai, OOCL .Các hãng tàu này hiện nay trên thị trường cũng là những hãng tàu uy tín và có giá cả cạnh tranh. Với việc lựu chọn thêm những hãng tàu khác sẽ giúp công ty luôn được đáp ững kịp thới với các hợp đồng giao hàng. 3.2.1: Hoàn thiện công tác đóng hàng vào container 3.2.1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện: Từ khi tham gia vào hoạt động kinh doanh xuất khẩu đến nay, mặt hàng cà phê chỉ được Công ty sử dụng một phương pháp giao hàng duy nhất đó là giao hàng nguyên Container. Do đó, theo tập quán thương mại quốc tế thì trách nhiệm đóng hàng vào Container và mọi chi phí liên quan đến việc này đều do Công ty chịu. Từ đó có thể thấy việc đóng hàng vào Container là một khâu quan trọng nếu làm tốt sẽ góp phần mang lại sự thành công trong công tác giao nhận hàng xuất khẩu tại Công ty. Trong thực tế công tác đóng hàng xuất khẩu vào Container tại Công ty đã được thực hiện tương đối tốt. Tuy nhiên, để khâu đóng hàng vào Container đạt hiệu quả cao hơn thì Công ty cũng cần quan tâm hơn đến các vấn đề như : kiểm tra kỹ tình trạng của Container trước khi đưa vào sử dụng, tổ chức hợp lý việc vận chuyển hàng từ kho của 2 SVTH: ThipPanNha PhomMaSaThit – Lớp 31K01.2 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: T.S Lâm Minh Châu Công ty đến địa điểm tập kết hàng để xếp lên Container, cách thức chất xếp hàng vào Container tối ưu. 3.2.1.2.Các công tác ảnh hưởng đến công tác đõng hàng vào container Qui trình kỹ thuật xếp hàng vào container phụ thuộc vào các yếu tố sau: -Hàng xuất khẩu của công ty là mặt hàng cà phê, mặt hàng này khi vận chuyển phải đòi hỏi giữ nhiệt độ ổn định từ 20-25 độ c, đồng thời phải giữ không khí thông thoáng trong quá trình vận chuyển, độ ẩm không quá 12% có như thế mới giữ được chất lượng cà phê tốt nhất. -Hiện nay, phương thức vận tải tại công ty là phương thức vận tải đường biển, sử dụng tàu biển để chuyên chở hàng hóa xuất khẩu trong một thời gian tương đối dài nếu công tác xếp hàng vào container không được chú trọng sẽ gây tổn thất về hàng hóa trong quá trình vận chuyển. -Kích cỡ container dùng để xếp hàng cũng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc xếp hàng vào container.Tùy vào từng loại container 20’ hay 40’ mà công ty cần xếp hàng để tận dụng hết thể tích của container. 3.2.1.3.Hoàn thiện công tác đõng hàng vào container Nghiệp vụ xếp hàng vào container có thể chia thành từng bước công việc. Như vậy sẽ tạo thuận lợi cho công ty trong kiểm tra giám sát từng công đoạn  Lựa chọn kích cỡ container để xếp hàng. Căn cứ vào hợp đồng, xác định số lượng khối lượng hàng xuất khẩu, công ty tính toán, lựa chọn kích cỡ container để xếp hàng cho hợp lý.Khi khối lượng hàng xuất khẩu lớn, nếu có thể công ty nên chọn container 40’ tránh việc phân chia hàng vào nhiều container 20’.Như vậy sẽ giảm chi phí giao hàng, vận tải tăng hiệu quả kinh doanh xuất khẩu. Nhận vỏ container từ hãng tàu Hiện nay các hãng tàu thường cung cấp vỏ container trong một thời gian rất ngắn trước khi đóng hàng vào container. Công ty cần thỏa thuận với hãng tàu trong quá trình ký két Booking note về điều khoản thời gian cung cấp vỏ container. Container cần được vận chuyển trước đến kho hàng của công ty ít nhất là 6 tiếng đồng hồ. Trong thời gian đó công ty cần thực hiện việc xem xét kiểm tra container cho kỹ càng và thực hiện công việc dọn dẹp vệ sinh chuẩn bị để xếp hàng và đóng hàng vào container. Đồng thời với khoản thời gian như vậy công ty mới có thể xử lí kịp thời khi có những vướng mắc phát sinh  Kiểm tra Container trước khi đưa vào sử dụng: 3 SVTH: ThipPanNha PhomMaSaThit – Lớp 31K01.2 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: T.S Lâm Minh Châu Tại Công ty, lâu nay việc kiểm tra Container trước khi đóng hàng vào không được chú trọng ở mức độ cần thiết. Điều này xuất phát từ suy nghĩ hàng hoá vận chuyển là mặt hàng cà phê khó hư hỏng, không gây nguy hiểm và ít chịu ảnh hưởng bởi sự thay đổi của khí hậu . Hơn nữa, trọng lượng hàng được đóng vào Container bao giờ cũng thấp hơn trọng lượng tịnh của Container. Tuy nhiên thực tế cho thấy dù hàng hoá đóng vào Container là loại hàng gì thì việc kiểm tra Container trước khi đóng hàng là điều cần thiết bởi vì cùng một trọng lượng hàng vận chuyển nằm trong giới hạn cho phép nhưng nếu Container không đảm bảo an toàn có thể gây nứt vỡ Container dẫn đến thiệt hại cho hàng hoá và như vậy công ty sẽ không hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Do đó Công ty cần phải xem trọng việc kiểm tra trước khi đóng hàng. Cách thức kiểm tra: Công ty có thể kiểm tra Container theo hai cách : Cách 1: Công ty tiến hành kiểm tra Container ngay khi Công ty vận tải đưa Container đến. Để việc kiểm tra được kỹ càng, chu đáo thì Công ty nên yêu cầu Công ty vận tải đưa Container đến kho của mình sớm hơn thời gian dự kiến chất hàng, khoảng một ngày hoặc một buổi. Khi đó, nếu Công ty phát hiện Container có những sai sót mà không thể chấp nhận được, thì vẫn có thời gian yêu cầu Công ty vận tải đổi Container khác cho mình mà không ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng của Công ty. Cách 2: Thay vì yêu cầu Công ty vận tải đưa Container đến sớm hơn thì trước đó Công ty nên cử người có kinh nghiệm về Container đến tận bãi Container, yêu cầu Công ty vận tải cho biết Container nào dự kiến sẽ được cấp cho mình, lúc này nhân viên Công ty có thể kiểm tra xem xét Container tại đó. Nếu cảm thấy không an toàn thì yêu cầu đổi Container phù hợp hơn với loại hàng được vận chuyển và nhân viên kiểm tra Container của Công ty cần phải ghi lại số hiệu của Container để tránh việc Công ty vận tải cung cấp Container không đúng yêu cầu. * Khi kiểm tra Container, Công ty cần kiểm tra như sau: - Kiểm tra bên ngoài Container :Tiến hành quan sát để phát hiện các vết hư hỏng, khe nứt, lỗ thủng, biến dạng, móp méo do va chạm … Phải kiểm tra kỹ phần mái và các góc lắp ghép vì đây là nơi thường hay quên kiểm tra, nhưng lại là cơ cấu trọng yếu của Container liên quan đến sự an toàn trong chuyên chở. - Kiểm tra bên trong Container: Đây cũng là khâu không kém phần quan trọng vì nó là không gian chứa đựng hàng hoá trong suốt quá trình chuyên chở. Khi kiểm tra bên trong Container cần kiểm tra độ kín nứơc bằng cách khép kín cửa Container lại và quan sát từ bên trong xem thử có các tia sáng lọt qua hay không để phát hiện các lỗ thủng hoặc khe nứt, kiểm tra các đinh tán, rivê có bị lỏng hoặc nhô lên hay không. Ngoài ra, Công ty cũng cần phải kiểm tra các dây chằng buộc bên trong Container có đạt yêu cầu 4 SVTH: ThipPanNha PhomMaSaThit – Lớp 31K01.2 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: T.S Lâm Minh Châu không bởi vì Công ty sẽ tận dụng các dây chằng buộc này trong quá trình đóng hàng vào Container sau này. - Kiểm tra cửa Container : Kiểm tra tình trạng hoạt động khi đóng, mở cánh cửa, kiểm tra chốt và tấm đệm cửa … đảm bảo an toàn khi đóng , mở cửa, niêm phong chắc chắn và khép kín không để nước thâm nhập. - Kiểm tra tình trạng vệ sinh: Trước khi đóng hàng vào Container, Công ty cần phải kiểm tra tình trạng vệ sinh của Container. Nếu Container không đảm bảo yêu cầu vệ sinh thì Công ty phải tiến hành dọn vệ sinh sạch sẽ rồi mới tiến hành đóng hàng vào. Nếu không, những lốp có màu trắng sẽ bị dây bẩn không đạt yêu cầu của khách hàng. - Kiểm tra các ký hiệu , thông tin của Container như: Số hiệu Container, kích thước chuẩn của Container phải chính xác để không xảy ra sự cố. Nếu số hiệu và kích thước của Container thực giao có sự sai khác với số hiệu và kích thước của Container ghi trong các chứng từ có liên quan thì sẽ gây khó khăn cho việc giao hàng, thông quan hàng hoá và dễ bị nhầm lẫn cho người vận tải. 3.2.2. Tổ chức việc vận chuyển hàng từ kho đến cảng xuất.: Tại Công ty, việc vận chuyển hàng từ kho ra đến bãi tập kết hàng để chuẩn bị xếp lên Container chủ yếu là do đội ngũ công nhân trong Công ty thực hiện. Tuỳ theo mặt hàng được đóng vào Container là cà phê mà Công ty có sự phân bổ công nhân hay các phương tiện vận chuyển khác nhau phù hợp với từng loại mặt hàng. Đối với cà phê, Công ty chỉ bố trí khoảng 8 công nhân vận chuyển và 3 công nhân bốc xếp hàng lên Container. Thông thường, một Container cà phê loại 20. Với con số lớn như vậy thì việc vận chuyển sẽ vất vả đối với công nhân. Do đó, muốn tăng năng suất trong việc vận chuyển hàng và giảm bớt sự vất vả cho công nhân, Công ty có thể bố trí thêm đội ngũ công nhân hoặc cơ giới hoá để vận chuyển hàng vừa tiết kiệm được thời gian và công sức trong việc vận chuyển . Chẳng hạn, Công ty có thể sử dụng xe rùa chạy bằng ắc quy có công nhân đi theo để điều khiển. Loại xe này có thể làm việc được trong nhà kho cũng như ngoài bãi để hàng. Ưu điểm của loại xe này là : cấu tạo đơn giản và bền, tính cơ động cao và không gây ồn, không làm bẩn môi trường bảo quản. Nếu Công ty sử dụng xe rùa này thì mỗi lần có thể chất được 5 hoặc 6 kiện cà phê và như thế việc vận chuyển hàng sẽ được nhanh chóng hơn. 3.2.3. Lựa chọn cách thức chất xếp hàng vào Container : Trong quá trình bốc dỡ và vận chuyển, Container và hàng hoá không tránh khỏi phải gánh chịu các lực tác động từ bên ngoài. Do đó để tránh những rủi ro có thể xảy ra đối với Container và hàng hoá, khi xếp hàng vào Container, công nhân thực hiện việc chất xếp cần lưu ý những điểm sau: 5 SVTH: ThipPanNha PhomMaSaThit – Lớp 31K01.2 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: T.S Lâm Minh Châu - Việc vận chuyển Container có được an toàn hay không tuỳ thuộc chủ yếu vào việc xếp hàng chính xác, bất di bất dịch và việc phân đều về trọng lượng. Vì thế, công nhân cần phải lưu ý phân bổ hàng đều trên mặt sàn sao cho trọng tâm của hàng phải đặt ở chính giữa Container. Sau khi xếp hàng xong, công nhân cần chằng buộc hàng hoá cẩn thận trong lúc vận chuyển. - Việc chất xếp các loại cà phê sao cho thuận lợi trong khâu kiểm ra Hải quan. - Cố gắng sắp xếp cho khoảng trống không thể tránh được trong đống hàng nằm dọc theo đường tâm của Container, không để ở bên thành nhằm hạn chế việc dịch chuyển của hàng hoá. - Muốn việc chất xếp hàng vào Container được tối ưu, Công ty có thể sử dụng cách thức chất xếp như sau:xếp loại cà phê nào ra loại náy tránh tình trạng xếp lẫn lộn đến khi bốc hàng sẽ không phân biệt được loại nào ra loại nào. -Mặc khác cần sắp xếp hàng sao cho tận dụng tối đa khoảng trống trong container mà vẫn đảm bảo độ thông thoáng của container tránh không để thiệt hại đến hàng hóa trong container 3.2.4.Hoàn thiện khai báo hồ sơ hải quan Thủ tục hải quan là khâu quan trọng trong xuất khẩu hàng bởi người xuất khẩu phải tự kê khai hàng hoá, thuế suất, giá tính thuế, tự tính thuế phải nộp. Để giảm đi những rắc rối trong khâu khai báo hải quan thì cán bộ giao nhận của Công ty phải lập hồ sơ đúng theo quy định của hải quan. Do đó, Công ty cần phối hợp chặt chẽ với hải quan để nắm bắt những yêu cầu của hải quan. Nếu thủ tục hải quan chưa hoàn thành thì hàng hóa chưa được giao lên tàu dẫn đến chi phí lưu kho, lưu bãi sẽ tăng lên làm giảm đi hiệu quả trong công tác giao nhận. Để khâu khai báo hải quan hoàn thành sớm, Công ty cần nghiên cứu, tìm hiểu kỹ nội dung các khoản mục trên tờ khai hải quan để có thể điền đúng và đầy đủ các thông tin cần thiết. Bởi vì, đây là khâu đối chứng hàng hóa và chứng từ. Bất cứ xảy ra một sự không ăn khớp nào giữa các chứng từ hoặc giữa hàng hóa và chứng từ đều gây ra sự chậm trễ về thủ tục Hải quan. Vì vậy, khi khai báo công ty cần nắm rõ các yêu cầu sau để lập được bộ hồ sơ Hải quan phù hợp. - Phải khai báo bằng một loại mực, không được khai bằng mực đỏ, không được tẩy xoá, sửa chữa … vào tờ khai, nếu có thì phải có xác nhận của người khai Hải quan và phải được cán bộ Hải quan tiếp nhận tờ khai chấp nhận. - Mỗi tờ khai chỉ khai cho một giấy phép hoặc một hợp đồng, khai bằng tiếng Việt, có thể chú thích bằng tiếng nước ngoài. - Phải khai đầy đủ các cột mục, đối với hàng xuất khẩu phải khai rõ, chính xác. 6 SVTH: ThipPanNha PhomMaSaThit – Lớp 31K01.2 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: T.S Lâm Minh Châu - Người khai phải là chủ lô hàng hoặc là người được chủ hàng uỷ nhiệm, phải có tư cách pháp nhân, phải ký tên vào tờ khai và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tờ khai của mình. Khi thực hiện công việc này đòi hỏi cán bộ lập chứng từ khai báo Hải quan của Công ty phải cẩn thận, chính xác và có sự nhanh nhạy, linh hoạt để giải quyết các vướng mắc phát sinh. Bên cạnh đó, cần nắm bắt kịp thời các sửa đổi trong vấn đề làm thủ tục, có như vậy mới có thể làm tốt công việc này. Từ đó tạo điều kiện rút ngắn thời gian giúp cho việc giao hàng được nhanh chóng. Ngoài ra, để việc phối hợp với Hải quan trong khâu làm thủ tục thông quan xuất khẩu cho hàng hóa được thuận lợi thì Công ty cần tuyển thêm nhân viên có nghiệp vụ ngoại thương và trình độ ngoại ngữ khá để tham gia vào hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu, nhằm giảm bớt khối lượng công việc quá nhiều của nhân viên giao nhận tại Công ty hiện nay. Tóm lại, việc giao nhận và thông quan hàng hóa tại các cửa khẩu không chỉ là nguyên tắc truyền thống mà còn chiếm nhiều cả về thời gian và khối lượng hàng hóa xuất khẩu trong quá khứ cũng như hiện tại đối với Việt Nam nói chung và của Công ty nói riêng. Tuy nhiên, trong những năm gần đây công tác quản lý Nhà nước về Hải quan đối với các hàng hóa xuất khẩu đã có nhiều thay đổi theo chiều hướng thông thoáng, đáp ứng cho lưu lượng hàng hóa ngày càng tăng lên. Do đó, trong tương lai không xa, Hải quan Việt Nam sẽ sử dụng kỹ thuật máy vi tính trên qui mô rộng cho việc lập tờ khai Hải quan, hiện đại hóa các thủ tục nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho lưu thông hàng hóa. Do vậy đòi hỏi nhân viên phụ trách công việc này của Công ty phải có những kỹ thuật nghiệp vụ hết sức thành thạo và chuyên môn hoá cao các công tác liên quan đến các khâu thủ tục trong giao nhận hàng hóa xuất khẩu để hạn chế thấp nhất những sai sót có thể xảy ra. 3.2.5.Hoàn thiện khâu lập chứng từ sau khi giao hàng 3.2.5 1. Những vấn đề Công ty cần quan tâm khi thiết lập bộ chứng từ thanh toán: Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu nói chung và công tác giao nhận hàng xuất khẩu nói riêng, việc lập chứng từ đóng vai trò rất quan trọng xuyên suốt bắt đầu từ khâu làm thủ tục thông quan xuất khẩu cho hàng hóa cho đến khi hoàn thành bộ chứng từ thanh toán và nhận được tiền hàng từ ngân hàng. Tuy nhiên trong thực tế chính khâu quan trọng này lại là khâu rất dễ mắc sai sót, đặc biệt khi hàng xuất khẩu được thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ (L/C). Điều này có thể dẫn đến việc kéo dài thời gian giao hàng cho người mua và nhất là bị người mua từ chối thanh toán hoặc thanh toán chậm. Vì thế, khi thiết lập chứng từ đặc biệt là bộ chứng từ thanh toán, Công 7 SVTH: ThipPanNha PhomMaSaThit – Lớp 31K01.2 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: T.S Lâm Minh Châu ty cần phải quan tâm đến những yêu cầu sau để hạn chế được những sai sót và được ngân hàng chấp nhận trả tiền hàng nhanh chóng góp phần tạo nên thành công trong hoạt động giao nhận của Công ty: - Việc thiết lập các chứng từ đòi hỏi phải có sự cẩn thận, chính xác và sự am hiểu cặn kẽ về các chứng từ khác nhau của nhân viên phụ trách khâu này. - Đối với những khách hàng sử dụng phương thức thanh toán chuyển tiền (như những khách hàng ở thị trường Malaysia và Argentina) thì bộ chứng tư Công ty lập ra đòi hỏi phải phù hợp với hợp đồng. Do đó Công ty cần có những quy định cụ thể trong nội dung các điều khoản của hợp đồng để tạo thuận lợi hơn cho người lập chứng từ trong việc thể hiện hợp lý các nội dung này trên bề mặt các chứng từ gởi hàng. - Đối với những khách hàng sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C (như những khách hàng ở thị trường Singapore, Ý, Cộng Hoà Séc,…) thì bộ chứng từ lập ra phải thể hiện được những yêu cầu sau mới được ngân hàng chấp nhận thanh toán: + Bô chứng từ lập ra phải đầy đủ các chứng từ nghĩa là các loại chứng từ và số lượng của từng loại phải theo quy định của L/C. + Bộ chứng từ lập ra phải hoàn chỉnh về mặt hình thức bề ngoài. Điều này có nghĩa rằng bộ chứng từ này cần phải hoàn toàn đáp ứng các yêu cầu nêu trong L/C : từ mô tả đặc điểm của hàng hóa, đến mô tả chất lượng, phương thức vận tải, giao nhận,… + Bộ chứng từ lập ra đòi hỏi phải thể hiện được tính nghiêm ngặt về mặt chứng từ. Bởi vì, ngân hàng chỉ thanh toán tiền hàng cho Công ty dựa vào bộ chứng từ chứ không dựa vào hàng hóa. Vì thế ngân hàng giám sát rất chặt chẽ từng nội dung của từng loại chứng từ có phù hợp với quy định của L/C hay không. Thậm chí nếu Công ty có những sai sót nhỏ thì ngân hàng sẽ gây khó khăn cho việc thanh toán tiền hàng xuất khẩu. + Bộ chứng từ lập ra đòi hỏi phải không thể hiện sự mâu thuẩn giữa các chứng từ, nghĩa là nội dung của các loại chứng từ không được mâu thuẩn với nhau. Ví dụ mô tả hàng hóa trong hóa đơn phải giống mô tả trong vận đơn phải đúng quy định của L/C; số lượng hàng hóa ghi trong các chứng từ phải thống nhất và đúng quy định của L/C. + Khi lập xong bộ chứng từ đòi hỏi phải xuất trình đúng thời hạn quy định của L/C. Nếu trong L/C không quy định thời hạn xuất trình bộ chứng từ thì điều 43 UCP- DC quy định như sau: “ Các ngân hàng sẽ không chấp nhận các chứng từ xuất trình cho ngân hàng sau 21 ngày kể từ ngày xếp hàng”. Vì vậy trong mọi trường hợp các chứng từ không được xuất trình sau khi hết thời hạn có hiệu lực của L/C. 3.2.5.2. Những sai sót thường gặp và cách thức khắc phục khi thiết lập bộ chứng từ thanh toán : 8 SVTH: ThipPanNha PhomMaSaThit – Lớp 31K01.2 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: T.S Lâm Minh Châu Trong quá trình thiết lập các chứng từ việc mắc phải những sai sót, những lỗi nhỏ là điều khó có thể tránh khỏi. Trên thực tế khi thiết lập các chứng từ trong phương thức thanh toán T/T Công ty có mắc những lỗi nhỏ không đáng kể, nhưng đối với những khách hàng sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C thì Công ty dễ mắc các sai sót hơn. Những sai sót Công ty thường gặp phải và cách khắc phục nó là: a/ Hoá đơn thương mại (Commercial invoice) : Hoá đơn thương mại là chứng từ quan trọng nhất và cơ bản của các chứng từ hàng hoá cũng như trong khâu thanh toán. Do đó, khi lập hoá đơn thương mại Công ty cần chú ý đến các mục thường sai sót sau để có thể hạn chế được những bất hợp lệ khi lập chứng từ này. * Ngày lập hoá đơn : Hóa đơn thương mại do Công ty lập và xuất trình cho người mua sau khi đã giao hàng. Điều này dễ dẫn đến sai sót cho Công ty bởi vì sau giao hàng xong nhân viên giao nhận của Công ty mới bắt đầu hoàn thành bộ chứng từ thanh toán nên có khi không để ý đã ghi nhầm ngày lập hóa đơn sau ngày giao hàng tức là sau ngày ký B/L. Để tránh sai sót này khi lập hóa đơn Công ty cần phải để ý ngày lập hóa đơn phải trước hoặc bằng với ngày ký B/L. * Mô tả hàng hóa : Trong mục này Công ty thường mắc phải các sai sót do mỗi lần đặt hàng khách hàng không chỉ đặt một loại cà phê cụ thể nào đó mà có rất nhiều loại khác nhau trong cùng một đơn đặt hàng cho nên chỉ cần ghi sai một con số hoặc một chữ cái thì chứng từ sẽ được coi là bất hợp lệ. Vì thế nhân viên lập chứng từ cần phải cẩn thận hơn khi mô tả hàng hóa và phải lưu ý rằng hàng hóa phải được mô tả chi tiết và chính xác như trong hợp đồng mua bán (nếu thanh toán theo phương thức T/T) hoặc trong L/C (nếu thanh toán bằng L/C). Nếu L/C có yêu cầu những ghi chú trên mô tả hàng hóa thì hóa đơn và các chứng từ khác cũng phải được thể hiện. * Trị giá hóa đơn : Hóa đơn thương mại là cơ sở để người bán đòi người mua phải trả tiền theo tổng số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn. Do đó trị giá hàng xuất khẩu ghi trên hóa đơn phải không được vượt quá số tiền trong hợp đồng hoặc L/C cho phép. Điều này có nghĩa là nếu giao hàng từng phần không cho phép thì tổng giá trị hóa đơn phải nằm trong dung sai cho phép của thư tín dụng. Ngược lại, nếu người mua chấp nhận việc giao hàng từng phần thì trị giá hoá đơn có thể nhỏ hơn trị giá L/C nhưng khi Công ty giao hàng lần cuối cùng thì tổng giá trị của tất cả các lần giao hàng có thể nhỏ hơn trị giá L/C là 5% không bị giảm. Tuy nhiên, nếu trong L/C có những từ : vào khoảng, khoảng chừng hoặc những 9 SVTH: ThipPanNha PhomMaSaThit – Lớp 31K01.2 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: T.S Lâm Minh Châu từ ngữ tương tự khác dùng để nói về số tiền thì phải được hiểu là số dung sai cho phép là hơn hoặc kém không quá 10%. Trên thực tế khi ghi tổng giá trị hàng Công ty đã ghi đầy đủ cả bằng số, bằng chữ và điều kiện cơ sở giao hàng kèm theo giá đó. Nhưng để bảo lưu quyền đính chính khi có sai sót Công ty nên ghi kèm thêm cả chữ “E and OE” (Errors and omission expelled). Ví dụ như trong hóa đơn thương mại khi gửi cho khách hàng ở thị trường Malaysia, ở mục trị giá hoá đơn Công ty chỉ ghi như sau: Total amount : USD 18,601.30 FOB Danang Port, VietNam, Incoterm 2000 (say: US Dollars eighteen thousand six hundred one and thirty cents) Nếu chỉ ghi như vậy khi có sai sót thì việc sữa đổi sẽ không tiện, tốt nhất Công ty nên ghi như sau để bảo lưu quyền đính chính sữa đổi nếu có nhầm lẫn: Total amount: USD 18,601.30 FOB DaNang Port, VietNam, Incoterm 2000, E and OE. * Số bản hoá đơn khi xuất trình: Số bản hoá đơn khi xuất trình phải bằng số bản mà hợp đồng hoặc L/C yêu cầu và ít nhất trong đó phải có một bản gốc có dấu “ORIGINAL” nếu không bộ chứng từ xuất trình sẽ được coi là không hợp lệ. Tuy nhiên,việc khắc phục sai sót này không có gì khó khăn chỉ cần trước khi gửi bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng Công ty nên xem lại quy định của hợp đồng hoặc của L/C để chuẩn bị số lượng bản hóa đơn gốc và phụ (bản photo) cho đầy đủ. b/ Phiếu đóng gói (Packing list): Phiếu đóng gói là một chứng từ hàng hóa liệt kê những mặt hàng, những loại hàng và số lượng mỗi loại được đóng trong một Container nhất định. Phiếu này do Công ty lập ra mỗi khi đóng hàng xuất khẩu vào Container. Phiếu đóng gói là một chứng từ cần thiết cho Công ty khi tiến hành làm thủ tục thông quan xuất khẩu cho hàng hóa, bởi vì nó có tác dụng tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm đếm hàng hóa trong Container nhằm phục vụ cho khâu làm thủ tục hải quan và công tác giao nhận hàng được dễ dàng và nhanh chóng hơn. Trong thực tế trường hợp bất hợp lệ mà Công ty thường gặp phải khi lập hối phiếu là tổng số số lượng hàng hóa được kể chi tiết trong packing list không bằng với số lượng hàng hóa ghi trong hóa đơn hoặc không phù hợp với số lượng hàng giao thực tế. Chính vì vậy đã làm cho thời gian kiểm hoá hải quan bị kéo dài, ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng của Công ty. Do vậy, khi lập phiếu đóng gói Công ty cần phải chú ý không được tạo ra sự khác biệt về nội dung giữa phiếu đóng gói và hóa đơn thương mại và cần phải chú trọng đến số lượng hàng giao thực tế để lập phiếu đóng gói cho phù hợp. c/ Vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L) : 10 SVTH: ThipPanNha PhomMaSaThit – Lớp 31K01.2 [...]... kiện cơ sở giao hàng cho công ty Hiện nay hầu hết các thương vụ xuất khẩu Công ty đều chọn điều kiện cơ sở giao hàng l FOB v CFR, chỉ riêng có lô hàng cà phê xuất khẩu sang thị trường Ý vừa qua 15 SVTH: ThipPanNha PhomMaSaThit – Lớp 31K01.2 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: T.S Lâm Minh Châu Công ty đã thành công trong việc đàm phán giành quyền vận tải và mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu Thành công bước... cho Công ty vì vậy Công ty nên duy trì mối quan hệ làm ăn tốt với khách hàng ở thị trường Ý để có thể xuất khẩu những lô hàng tiếp theo theo điều kiện cơ sở giao hàng CFR Ngoài ra, Công ty cần nổ lực hơn nữa trong đàm phán để có thể chuyển đổi điều kiện cơ sở giao hàng xuất khẩu theo điều kiện FOB đối với những khách hàng quen thuộc ở thị trường Malaysia, Singapore, Argentina sang giao hàng xuất khẩu. .. triển của chúng để sao cho các hợp đồng xuất khẩu của Công ty nhanh chóng phù hợp với thực tiễn mua bán và vận tải quốc tế Hy vọng với những kiến nghị và giải pháp trên đây sẽ phần nào nâng cao hiệu quả của hoạt động giao nhận hàng cà phê xuất khẩu tại Công ty, tạo được niềm tin của Công ty trong khách hàng, góp phần đưa tên tuổi của sản phẩm cà phê Intimex ngày càng lan rộng khắp các thị trường trên... kiện cơ sở giao hàng FOB sang điều kiện cơ sở giao hàng FCA không những rất thích hợp với điều kiện giao hàng hiện nay của Công ty mà còn an toàn hơn cho hoạt động giao hàng hiện nay của Công ty Bởi vì khi sử dụng điều kiện cơ sở giao hàng FOB, sau khi Công ty giao hàng cho đại lý hoặc đại diện của hãng tàu do người mua chỉ định tại CY thì việc giao hàng của Công ty được coi như là hết trách nhiệm Nhưng... xuất khẩu nhanh chóng góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác giao nhận hàng, Công ty cần phải coi trọng khâu lập chứng từ Thực tế hiện nay tại Công ty việc lập các chứng từ chỉ do một nhân viên thuộc phòng Vật tư – xuất nhập khẩu đảm nhận Hơn nữa, do Công ty mới bắt đầu tham gia xuất khẩu nên nhân viên này không chỉ chịu trách nhiệm mỗi khâu lập chứng từ mà còn phụ trách cả mảng kinh doanh xuất khẩu. .. Ngược lại, nếu khách hàng chưa chấp nhận ký hợp đồng theo điều kiện cơ sở giao hàng CFR thì Công ty cũng không nên duy trì điều kiện cơ sở giao hàng FOB mà cần phải kiên quyết thuyết phục khách hàng để có thể ký kết hợp đồng theo điều kiện cơ sở giao hàng FCA * Cơ sở của việc đề xuất này: + Mặt hàng cà phê xuất khẩu của Công ty được giao theo phương thức vận tải Container + Theo khuyến cáo của Phòng Thương... của công ty như sau: 16 Bảng 2.3 Bảng cân đối kế toán của Công ty 17 Bảng 2.4 : Bảng các chỉ tiêu tài chính .18 Bảng 2.5 :Kết quả hoạt động kinh doanh 20 Bảng 2.6 Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu .21 Bảng 2.7 Cơ cấu thị trường xuất khẩu 22 Bảng 2.8 Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu 23 Bảng 2.9 Cơ cấu thị trường nhập khẩu 23 Bảng 2.10: Cơ cấu mặt hàng cà phê xuất khẩu. .. tra lại chứng từ sau khi đã lập xong + Số lượng hàng hóa ghi trên vận đơn khác với số lượng hàng hóa ghi trên hóa đơn Do đó khi điền vào mục này cần phải lưu ý rằng việc ghi số lượng hàng cần phù hợp với số lượng thực tế được giao lên tàu và phải không được mâu thuẩn với hóa đơn + Vì Công ty giao hàng nguyên Container nên sau khi giao hàng xong và nhận vận đơn nhận hàng để xếp (Received for shipment B/L)... thành vận đơn đã xếp hàng “shipped on board B/L” Khi đó ngày phát hành vận đơn (ngày giao hàng) sẽ được coi là ngày bốc hàng lên tàu + Số lượng B/L xuất trình không đúng quy định Thông thường trong hợp đồng hoặc L/C người ta chỉ quy định số lượng bản gốc cần phải được xuất trình khi thanh toán tiền hàng Ví dụ như khi quy định : 3/3 bản vận đơn gốc, thì Công ty phải nộp cho ngân hàng tất cả 3 bản gốc... điểm cấp chứng từ vận tải 5 Đề cập vấn đề có liên quan đến chi phí giao nhận hàng hóa chuyên chở bằng Container FOB FCA - Lan can tàu tại cảng - Giao cho người chuyên xuất chở tại kho, bãi hoặc trạm Container - Người bán chịu - Người mua chịu (thường nằm trong cước phí vận tải) - Thường là có - Không - Sau khi hàng đã giao - Đã giao xong hàng cho xong lên tàu bãi hoặc trạm Container - Không quy định (chủ . Châu MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC GIAO HÀNG CÀ PHÊ XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI INTIMEX ĐÀ NẴNG 3.1.Định hướng xuất khẩu cà phê của công. thường nhập khẩu ở thị trường Lào ,sau đó tái xuất cho khách hàng. 3.2 .Hoàn thiện công tác giao hàng cà phê xuất khẩu bằng đường biển tại Intimex Đà Nẵng 1