BỆNH VIỆN BẠCH MAI QUY TRÌNH THANH TỐN CHI PHÍ QT.06.HT Người viết Người kiểm tra Người phê duyệt Họ tên CN.Trần Tuyết Mai CN Nguyễn Ngọc Hiền PGS.TS Nguyễn Quốc Anh Ký (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Qui trình tốn chi phí QT.06.HT QUY TRÌNH THANH TỐN CHI PHÍ BỆNH VIỆN BẠCH MAI Mã số: QT.06.HT Ngày ban hành: 01/07/2011 Lần ban hành: 02 Người có liên quan phải nghiên cứu thực nội dung quy định Nội dung quy định có hiệu lực thi hành đạo Giám đốc bệnh viện Mỗi đơn vị phát 01 (có đóng dấu kiểm sốt) Các đơn vị có nhu cầu bổ sung thêm tài liệu, đề nghị liên hệ với thư ký ISO để có đóng dấu kiểm sốt Cán công chức cung cấp file mềm mạng nội để chia sẻ thông tin cần NƠI NHẬN (ghi rõ nơi nhận đánh dấu X ô bên cạnh) X X X X Giám đốc X Tất Viện, Trung tâm, khoa Phó giám đốc Phịng TCKT Tất Phòng chức □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI (tình trạng sửa đổi so với trước đó) Trang Hạng mục sửa đổi Ngày ban hành:01/07/2011 Tóm tắt nội dung hạng mục sửa đổi Trang 2/15 Qui trình tốn chi phí QT.06.HT I MỤC ĐÍCH Quy định thống thủ tục tốn chi phí phù hợp Luật kế tốn, Chế độ kế tốn HCSN Nhà nước ban hành quy định riêng áp dụng Bệnh viện Bạch Mai II PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng cho việc toán chi phí nghiệp vụ kinh tế phát sinh tiền chuyển khoản tiền mặt Phịng Tài kế toán Bao gồm: Mua tài sản, thuốc, dịch truyền, hố chất, vật tư, cơng cụ, dụng cụ, hàng hố ,… (gọi chung mua hàng), toán dịch vụ, chi phí thuê mướn, chi phí hội nghị, hội thảo, đào tạo, tập huấn,….của khách hàng cung ứng hàng hóa, dịch vụ đơn vị nội bệnh viện với mục đích phục vụ điều trị bệnh nhân chi phí khác liên quan đến hoạt động chung toàn Bệnh viện III - TÀI LIỆU THAM KHẢO: Luật Kế tóan Chế độ kế tóan hành nghiệp Quy trình tốn tiền mặt áp dụng từ ngày 01 tháng 01 năm 2006 Quy chế chi tiêu nội Bệnh viện Quy định số 377/BM-TCKT ngày 21 tháng năm 2005 thực quy trình nhập, xuất, quản lý sử dụng toán vật tư hàng hoá Luật thuế GTGT thuế thu nhậpDN, Luật thuế thu nhập cá nhân IV THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT IV.1 IV.2 - Giải thích thuật ngữ: SEC:Chứng từ tóan có ghi mệnh giá, có giá trị giao dịch qua Ngân hàng, kho bạc UNC:Ủy nhiệm chi: Chứng từ tóan qua Ngân hàng, kho bạc Giấy rút tiền từ ngân sách: Đề nghị kho bạc chi tiền từ Dự tóan Ngân sách Từ viết tắt: TCKT: Tài kế tốn HCSN: Hành nghiệp GTGT: Giá trị gia tăng DN: Doanh nghiệp BGĐ: Ban giám đốc (Giám đốc Bệnh viện Phó Giám đốc kinh tế) KTTT: Kế toán toán (Kế toán toán chi phí tiền gửi Kho bạc, Ngân hang Kế toán tiền mặt) TQ: Thủ quỹ Ngày ban hành:01/07/2011 Trang 3/15 Qui trình tốn chi phí QT.06.HT V NỘI DUNG QUY TRÌNH 5.1 Sơ đồ tóan chi phí: Ngươi thực KTTT KTTT KTTT Các bước thực Nhận u cầu tốn chi phí Tiếp nhận chứng từ đề nghị toán từ khách hàng, đơn vị nội cá nhân Xem xét, kiểm tra Lập phiếu chi, UNC, SEC, giấy rút dự tóan kèm chứng từ, chuyển TPKT BGĐ duyệt KTTT Ngày ban hành:01/07/2011 Mơ tả/ Tài liệu liên quan -Khi có nhu cầu người tóan phải: - Lập giấy đề nghị toán theo biểu mẫu số: 01: C37 HD + Tập hợp toàn chứng từ liên quan đến nội dung tốn chuyển cho KTTT phịng TCKT ( Theo Phụ lục 01: Danh mục hồ sơ chứng từ tóan) - KTTT tiếp nhận chứng từ đơn vị có nhu cầu tóan - Lập phiếu nhận hồ sơ tóan - KTTT kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý hợp pháp hồ sơ đề nghị toán - Với trường hợp cụ thể, hồ sơ đề nghị toán xem hợp lệ, hợp lý hợp pháp thoả mãn điều kiện cho trường hợp (theo phụ lục chi tiết 01 đính kèm sau sơ đồ này) - Nếu hồ sơ chưa đạt yêu cầu: trả lại người tóan hướng dẫn bổ sung, hồn thiện chứng từ gốc - Hồ sơ toán đạt yêu cầu: KTTT phải lập phiếu nhận hồ sơ theo mẫu số: BM01 C37-HD trả cho người giao chứng từ toán, đồng thời ghi rõ ngày toán (Chậm ngày tiền mặt ngày chuyển khoản không kể ngày lễ ngày nghỉ) - KTTT lập phiếu chi ( phiếu thu toán tạm ứng), Uỷ nhiệm chi, giấy rút dự toán, séc chuyển khoản theo biểu mẫu số: C30,C31BB, Bộ tài Kho bạc NN ban hành đính kèm hồ sơ đề nghị tốn để TPKT BGĐ duyệt chi Trang 4/15 Qui trình tốn chi phí TP TCKT BG Đ KTTT KTTT QT.06.HT Phê Duyệt - Hồ sơ đề nghị toán sau đầy đủ chữ ký phê duyệt dấu KTTT chuyển Ngân hàng, Kho bạc thực chi tiền mặt Nhập số liệu vào phần mềm KT thực chi -Thực toán kho bạc, ngân hàng chuyển phiếu chi cho thủ quỹ - Nhập số liệu vào phần mềm kế tóan Lưu hồ sơ tốn chi phí Ngày ban hành:01/07/2011 - Nhận chứng từ tóan từ Ngân hàng, kho Bạc thủ quỹ - In chứng từ ghi số phản ánh phát sinh, đóng tập - Cuối quý giao lại cho Kế tóan tổng hợp lưu trữ Trang 5/15 Qui trình tốn chi phí QT.06.HT VI HỒ SƠ STT Tên hồ sơ lưu Người lưu Phiếu chi tiền mặt Kế tóan chứng từ gốc tóan tiền mặt Nơi lưu Kho lưu trữ Chứng từ chuyển khoản Kho lưu trữ Kế tóan Ngân hàng Thời gian lưu Theo quy định luật Kế tóan Theo quy định luật Kế tóan VII PHỤ LỤC - BM C37 – HD BM C30 - BB BM C31 – BB Các biểu mẫu liên quan theo qquy định hệ thống chứng từ kế toán Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 Bộ Trưởng Bộ Tài Ngày ban hành:01/07/2011 Trang 6/15 Qui trình tốn chi phí QT.06.HT Phụ lục 01: DANH MỤC CHỨNG TỪ HỒ SƠ THANH TÓAN Mua thuốc, dịch truyền, hóa chất, vật tư tiêu hao, vật tư can thiệp tim mạch:(bằng nguồn vốn Ngân sách Nhà nước, viện phí) TT63/2007/TT-BTC 15/6/2007 TT 131/2007/TT-BTC 5/11/2007 + Giấy đề nghị toán ghi đầy đủ chi tiết theo biểu mẫu số C37 – HD From 01, với chữ ký người đề nghị toán phụ trách đơn vị công tác + Hợp đồng + Thanh lý hợp đồng (Nếu toán lần cuối) + Quyết định phê duyệt kết trúng thầu định định thầu (kèm danh mục thuốc, hóa chất, vật tư trúng thầu báo giá thuốc, hóa chất, vật tư mua lẻ phịng TCKT phịng Vật tư khảo sát hàng hóa, giá đề xuất Lãnh đạo Bệnh viện phê duyệt + Phiếu nhập kho sản phẩm – có chữ ký xác nhận kế tốn cơng nợ kiểm tra việc nhập kho Nếu Vật tư can thiệp tim mạch phải có Bảng kê danh sách bệnh nhân sử dụng có xác nhận Viện tim mạch phịng Vật tư + Hố đơn tài hợp lệ đơn vị bán hàng 2.Trường hợp mua sắm Tài sản cố định (TSCĐ) > 100.000.000VND TT63/2007/TT-BTC 15/6/2007 TT 131/2007/TT-BTC 5/11/2007 + Giấy đề nghị toán ghi đầy đủ chi tiết theo biểu mẫu số C37 – HD From 01, với chữ ký người đề nghị tốn phụ trách đơn vị cơng tác + Quyết định phê duyệt kết trúng thầu + Hợp đồng + Thanh lý hợp đồng (Nếu toán lần cuối) + Biên nghiệm thu bàn giao tài sản (Khi tốn lần cuối) có ký nhận đơn vị tiếp nhận sử dụng tài sản + Phiếu nhập kho phiếu tăng Tài sản cố định có đủ chữ ký Cán theo dõi TSCĐ, Trưởng phòng TCKT (Hoặc người uỷ quyền), Lãnh đạo đơn vị sử dụng TSCĐ Ngày ban hành:01/07/2011 Trang 7/15 Qui trình tốn chi phí QT.06.HT + Nếu TSCĐ nhập khẩu: Giấy chứng nhận chất lượng (C/Q) giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) + Hố đơn tài hợp lệ đơn vị bán hàng * Nếu mua sắm trang thiết bị, TSCĐ, công cụ dụng cụ, phần mềm quản lý có giá trị từ 20 triệu đến 100 triệu đồng không qua đấu thầu, hồ sơ phải có thêm: - Ít 03 báo giá đơn vị cung ứng hàng hóa, dịch vụ - Biên họp xét định thầu - Quyết định phê duyệt mua sắm tài sản Lãnh đạo đơn vị phải chịu trách nhiệm đảm bảo chọn tốt chất lượng, giá cả, thời hạn giao hàng, yêu cầu bảo hành, bảo trì,… * Nếu mua sắm trang thiết bị, TSCĐ, công cụ dụng cụ, phần mềm quản lý có giá trị nhỏ 20 triệu đồng lãnh đạo đơn vị tự chịu trách nhiệm định bảo đảm đầy đủ hóa đơn chứng từ theo quy định 3.Trường hợp tốn chi phí sửa chữa lớn TSCĐ : + Giấy đề nghị toán ghi đầy đử chi tiết theo biểu mẫu số C37 – HD From 01, với chữ ký người đề nghị toán phụ trách đơn vị công tác + Quyết định phê duyệt kết trúng thầu định định thầu + Giấy yêu cầu đề nghị sửa chữa đơn vị trực tiếp quản lý sử dụng tài sản, thiết bị lãnh đạo bệnh viện phê duyệt + Biên kiểm tra thực trạng tài sản thiết bị làm lập dự toán + Dự toán sửa chữa lớn Tài sản thiết bị cấp có thẩm quyền phê duyệt + Quyết toán sửa chữa lớn cấp có thẩm quyền phê duyệt + Hợp đồng + Thanh lý hợp đồng (Nếu toán lần cuối) + Biên nghiệm thu bàn giao tài sản, thiết bị (Khi tốn lần cuối) có xác nhận đơn vị tiếp nhận sử dụng + Hoá đơn tài hợp lệ đơn vị bán hàng + Các tài liệu liên quan khác (nếu có) Ngày ban hành:01/07/2011 Trang 8/15 Qui trình tốn chi phí QT.06.HT * Nếu sửa chữa lớn có giá trị từ 20 triệu đến 100 triệu đồng không qua đấu thầu, hồ sơ phải có thêm nhất: - Ít 03 báo giá đơn vị cung ứng hàng hóa, dịch vụ - Biên họp xét định thầu - Quyết định phê duyệt Lãnh đạo đơn vị phải chịu trách nhiệm đảm bảo chọn tốt chất lượng, giá cả, thời hạn, yêu cầu bảo hành, bảo trì,… Trường hợp tốn chi phí sửa chữa thường xuyên(Sửa chữa nhỏ): + Giấy đề nghị toán ghi đầy đử chi tiết theo biểu mẫu số C37 – HD From 01, với chữ ký người đề nghị toán phụ trách đơn vị công tác + Giấy yêu cầu đề nghị sửa chữa đơn vị trực tiếp quản lý sử dụng tài sản, thiết bị xác định thực trạng tài sản, thiết bị cần sửa chữa phòng Vật tư TBYT phịng Hành quản trị đơn vị kỹ thuật khác(nếu có) + Biên nghiệm thu bàn giao tài sản, thiết bị xác định sửa chữa thay đưa vào sử dụng đơn vị sử dụng + Hố đơn tài hợp lệ đơn vị cung ứng dich vụ + Các tài liệu liên quan khác (nếu có) 5.Trường hợp chi phí cho hội nghị, hội thảo, đào tạo, tập huấn: + Giấy đề nghị tốn ghi đầy đủ chi tíêt theo biểu mẫu số C37 – HD From 01, với chữ ký người đề nghị toán phụ trách đơn vị công tác + Văn đề nghị mở hội nghị, hội thảo, đào tạo, tập huấn nêu mục đích, u cầu, cần thiết cấp có thẩm quyền phê duyệt + Dự toán (Lập theo TT số/23/2007/TT-BTC ngày 21/03/2007 Bộ Tài chính, TT 57/2007/TT-BTC ngày 11/06/2007, TT hướng dẫn liên quan) BGĐ Trưởng phịng TCKT phê duyệt + Chương trình hội nghị, hội thảo, đào tạo cấp có thẩm quyền phê duyệt + Biên (Nhật ký) hội nghị, hội thảo, đào tạo Ngày ban hành:01/07/2011 Trang 9/15 Qui trình tốn chi phí QT.06.HT + Danh sách khách mời, đại biểu (Nếu có nhận văn phịng phẩm, tài liệu, tiền phải có ký nhận) + Hố đơn tài hợp lệ đơn vị bán hàng (cung ứng tài liệu, văn phòng phẩm, nước uống, thuê hội trường phương tiện phục vụ) + Các tài liệu liên quan khác (nếu có) 6.Trường hợp chi phí cơng tác : + Giấy đề nghị toán ghi đầy đủ chi tiết theo biểu mẫu số C37HD From 01, với chữ ký người đề nghị toán phụ trách đơn vị công tác + Công văn, giấy mời họp, học tập, tập huấn, hội thảo,… cấp có thẩm quyền phê duyệt +Giấy đường có ký duyệt Thủ trưởng quan người uỷ quyền cử cán công tác xác nhận quan nơi cán đến công tác + Vé máy bay tên người công tác (được BGĐ phê duyệt), vé tàu xe, vé cầu đường, … cước hành lý (nếu có) + Hố đơn tài hợp lệ đơn vị bán hàng (Thuê phòng nghỉ) + Lập bảng kê tốn cơng tác phí mẫu số C12-HD Bộ tài (Nếu tốn cho nhiều người) + Các tài liệu liên quan khác (nếu có) 7.Trường hợp chi phí đề tài, chương trình nghiên cứu khoa học : + Giấy đề nghị toán ghi đầy đủ chi tiết theo biểu mẫu số C37HD From 01, với chữ ký người đề nghị tốn phụ trách đơn vị cơng tác + Quyết định cấp có thẩm quyền thành lập Hội đồng KHCN nghiệm thu đề tài + Biên đánh giá kết đề tài nghiên cứu khoa học + Dự tốn thực đề tài, chương trình nghiên cứu khoa học (nếu cấp bộ, cấp nhà nước) + Kết nghiên cứu + Hợp đồng giao khoán (nếu có) Ngày ban hành:01/07/2011 Trang 10/15 Qui trình tốn chi phí QT.06.HT + Thanh lý hợp đồng + Giấy biên nhận tiền, bảng kê chi phí phục vụ thực nghiên cứu (có ký nhận tiền người tham gia) + Hố đơn tài hợp lệ đơn vị bán hàng 8.Trường hợp toán chi phí khác: tiếp khách, điện, nước, dịch vụ th ngồi, … chi phí hành : + Giấy đề nghị toán ghi đầy đủ chi tiết theo biểu mẫu số C37HD From 01, với chữ ký người đề nghị toán phụ trách đơn vị công tác + Hợp đồng, Thanh lý hợp đồng (áp dụng chi phí ≥ 10 triệu đồng) + Hố đơn tài hợp lệ đơn vị bán hàng + Giấy biên nhận tự kê khai hàng hóa sản phẩm tự cung tự cấp người dân( Hoa, quả, chè,…) 9.Trường hợp mua hàng hố có giá trị 100.000 đồng: : + Bảng kê chi phí (biểu mẫu From 02/TCKT-BM/HD) đính kèm theo hố đơn bán lẻ giấy biên nhận viết tay (nếu có) + Giấy đề nghị toán ghi đầy đủ chi tiết theo biểu mẫu số C37HD From 01, với chữ ký người đề nghị toán phụ trách đơn vị công tác 10.Trường hợp tạm ứng : + Giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu số C32-HD Bộ Tài phát hành ghi đầy đủ rõ ràng họ tên, đơn vị công tác, lý tạm ứng, thời hạn tốn – có ký phụ trách đơn vị duyệt BGĐ Bệnh viện + Khi toán tạm ứng, hồ sơ phải áp dụng theo yêu cầu nội dung chi phí nêu Ngoài lập thêm mẫu số C33-BB Giấy tốn tạm ứng Ngày ban hành:01/07/2011 Trang 11/15 Qui trình tốn chi phí QT.06.HT Biểu mẫu số: BMC37/HD Đơn vị:……………… (Ban hành theo QĐ 19/2006/QĐ/BTC Ngày 30/3/2006 Bộ Tài chính) GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TỐN Ngày……tháng… năm… Kính gửi:………………………………………………… ………………………………………………… Họ tên người đề nghị toán:…………………………………………… Đơn vị công tác: …………………………………………… …………… Nội dung tóan:…………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… Số tiền:……………………………………………………………………… Viết chữ:………………………………………………………………… (Kèm theo ………….Chứng từ gốc) Người đề nghị toán (Ký, họ tên) P.T đơn vị (Ký, họ tên) T.P TCKT Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Form sử dụng cho nội dung tóan Ngày ban hành:01/07/2011 Trang 12/15 Qui trình tốn chi phí QT.06.HT Biểu mẫu số: BMC37/HD Đơn vị:……………… (Ban hành theo QĐ 19/2006/QĐ/BTC Ngày 30/3/2006 Bộ Tài chính) GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TỐN Ngày……tháng… năm… Kính gửi:………………………………………………… ………………………………………………… Họ tên người đề nghị tốn:…………………………………………… Đơn vị cơng tác: …………………………………………… …………… Nội dung tóan:…………………………………………………………… Chi tiết cụ thể sau: STT Ngày tháng Nội dung Số Hóa đơn chứng từ Số tiền Ghi 10 Cộng Viết chữ:………………………………………………………………… (Kèm theo ………….Chứng từ gốc) Người đề nghị toán (Ký, họ tên) P.T đơn vị (Ký, họ tên) T.P TCKT Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Form sử dụng cho nhiều nội dung tóan(nhiều hóa đơn) Ngày ban hành:01/07/2011 Trang 13/15 Qui trình tốn chi phí QT.06.HT Biểu mẫu số: BMC39-SN Viện, khoa phòng:………… BẢNG KÊ CHI TIỀN Ngày……tháng……năm…… Họ tên người chi: Đơn vị: Chi cho công viêc:…………………………………………………………… STT Nội dung Số tiền Ghi 10 Cộng Bằng chữ:………………………………………………………………… Kèm theo…… Chứng từ gốc Người lập bảng kê (Ký, họ tên) Ngày ban hành:01/07/2011 Phụ trách kế tóan Thủ trưởng đon vị Trang 14/15 Qui trình tốn chi phí QT.06.HT BỆNH VIỆN BẠCH MAI Phịng Tài Kế tốn PHIẾU NHẬN CHỨNG TỪ THANH TOÁN Ngày……tháng……năm…… SST Số Lượng Chứng từ Nội dung Số tiền Ghi Ngày hẹn đến toán:……………………………………………………… Người giao Chứng từ Ngày ban hành:01/07/2011 Người nhận chứng từ Trang 15/15 ... lập phi? ??u chi ( phi? ??u thu toán tạm ứng), Uỷ nhiệm chi, giấy rút dự toán, séc chuyển khoản theo biểu mẫu số: C30,C31BB, Bộ tài Kho bạc NN ban hành đính kèm hồ sơ đề nghị tốn để TPKT BGĐ duyệt chi. .. tốn chi phí QT.06.HT + Thanh lý hợp đồng + Giấy biên nhận tiền, bảng kê chi phí phục vụ thực nghiên cứu (có ký nhận tiền người tham gia) + Hố đơn tài hợp lệ đơn vị bán hàng 8.Trường hợp toán chi. .. ngồi, … chi phí hành : + Giấy đề nghị toán ghi đầy đủ chi tiết theo biểu mẫu số C37HD From 01, với chữ ký người đề nghị toán phụ trách đơn vị công tác + Hợp đồng, Thanh lý hợp đồng (áp dụng chi phí