Quản lý khủng hoảng ( Crisis Management) Với kế hoạch tốt hơn, cải thiện tính hiệu quả, và năng suất tăng lên, số lượng các cuộc khủng hoảng bạn gặp phải được giảm thiểu. Tuy nhiên, bạn không thể lập kế hoạch cho tất cả mọi thứ, vậy trong mô đun này, chúng tôi sẽ xem phải làm gì khi một cuộc khủng hoảng không xảy ra. Khi bão giông đến ( storm hits) Chìa khóa để xử lý thành công một cơn khủng hoảng là giải quyết nó nhanh chóng và dứt khoát (decisively), nhưng phải cẩn thận. Việc đầu tiên cần làm khi một cơn khủng hoảng tác động là xác định các mối liên hệ của nó với những người liên quan và làm cho họ nhận thức được tình hình. (Trong mođun này, chúng tôi sẽ cho rằng người liên hệ đó là bạn.) Sau đó, bạn sẽ phải tập hợp và phân tích dữ liệu. Điều gì đã xảy ra? Những nguyên nhân trực tiếp là gì? Những nguyên nhân gián tiếp là gì? Điều gì sẽ xảy ra kế tiếp? Những gì có thể xảy ra tiếp theo? Những sự kiện gì sẽ bị ảnh hưởng (impact)? Những ai khác cần biết về điều này? Trên tất cả, dành thời gian để làm kỹ lưỡng, nghiên cứu thích hợp. Bạn không nên nhảy vào hành động dựa trên thông tin sai và làm cho cuộc khủng hoảng tồi tệ hơn. Bạn cũng sẽ muốn xác định được thời gian ngưỡng: thời gian mà bạn có trước khi tình hình diễn tiến ra khỏi tầm kiểm soát của bạn, hoặc trở nên tồi tệ hơn theo cấp số nhân. Bạn cũng có thể thấy rằng cuộc khủng hoảng sẽ được giải quyết chính nó sau một thời gian nhất định. Tạo ra một kế hoạch Một khi bạn đã tập hợp dữ liệu, tiếp theo là thời gian để tạo ra một kế hoạch. Phương pháp tốt nhất là xác định được vấn đề, quyết định về một giải pháp, phá vỡ nó làm nhiều phần nhỏ, và tạo ra một dòng thời gian. Ví dụ Vấn đề (Problem): Quarter One Status Report is overdue. Một báo cáo tình trạng quí bị quá hạn Solution: Create Quarter One Status Report. Giải pháp: Tạo một báo cáo tình trạng quí. Timeline: Must be complete within next 48 hours. Thời gian biểu: Phải được hoàn thành trong vòng 48 giờ tới. Bước Chi tiết Thời gian biểu Nguồn lực bắt buộc Một Thu thập thông tin ngân sách Ước tính 2 giờ, (phụ thuộc vào nguồn tài nguyên) Paul Simon Hai hoặc ba Thu thập thông tin dự án 3 giờ Tôi Hai hoặc ba Biên chế thu thập thông tin 1 giờ Tôi Bốn Viết báo cáo 8 giờ Tôi Năm Xem xét và sửa báo cáo 2 giờ Tôi Thời gian dự kiên16 giờ Thực hiện Kế hoạch Khi bạn thực thi kế hoạch, hãy đảm bảo rằng bạn vẫn tiếp tục đánh giá Nếu kế hoạch làm việc còn tiếp diễn. Trong ví dụ của chúng ta mới chỉ nhìn, có lẽ sau khi thu thập thông tin dự án, bạn nhận ra bạn cần thêm chi tiết về một mục cụ thể. Sau đó sẽ là thích hợp để đưa thêm những bước và chắc chắn rằng bạn vẫn còn đang đáp ứng thời gian biểu của bạn. Trong quá trình thực hiện, điều quan trọng là tổ chức sự kiện và để lên hàng đầu các sự kiện bảo đảm kế hoạch của bạn vẫn đang được áp dụng. Điều này cũng sẽ giúp bạn cung cấp chính xác, thông tin hiệu quả cho người khác bị ảnh hưởng bởi cuộc khủng hoảng. (Ví dụ: người quản lý của bạn có lẽ khá lo lắng rằng về việc có được báo cáo hay không) Lessons Learned Bài Học Sau khi cuộc khủng hoảng đã qua, dành một chút thời gian để xem xét lý do tại sao nó xảy ra và làm thế nào để ngăn ngừa nó trong tương lai. Trong ví dụ, "quarter" được sử dụng, một Báo cáo tình trạng quí không được hoàn thành vào đúng thời gian qui định. (Trong thực tế, nó nghe như chúng ta đã quên để bắt đầu nó lại hoàn toàn!). Các kế hoạch và các công cụ ưu tiên mà chúng ta đang thảo luận tại tập huấn này sẽ giúp ngăn chặn những trường hợp khẩn cấp các loại. Tuy nhiên, bạn có thể sẽ thấy rằng bạn luôn điều chỉnh và hoàn thiện phương pháp tiếp cận của bạn, do đó, điều quan trọng là nghiên cứu học hỏi từ những lần khác mà những công cụ không hoạt động. Bạn thậm chí có thể được chuẩn bị cho những hiểm họa mà bạn không thể dự đoán, chẳng hạn như bệnh tật, hỏa hoạn, hoặc trộm cắp. Ví dụ trường hợp bệnh tật, bạn có thể chuẩn bị một kế hoạch ngắn hạn cho những người sẽ chịu trách nhiệm về thư từ, về các dự án của bạn, và trách nhiệm nói chung trong trường hợp bạn bị bệnh một thời gian dài. Hãy chắc chắn rằng bạn chia sẻ các kế hoạch với những người thích hợp để họ có thể được chuẩn bị thật tốt. . Quản lý khủng hoảng ( Crisis Management) Với kế hoạch tốt hơn, cải thiện tính hiệu quả, và năng suất tăng lên, số lượng các cuộc khủng hoảng bạn. khủng hoảng không xảy ra. Khi bão giông đến ( storm hits) Chìa khóa để xử lý thành công một cơn khủng hoảng là giải quyết nó nhanh chóng và dứt khoát (decisively),